1

Е.В.МИХЕЕВА, Е.Ю.ТАРАСОВА, О.И.ТИТОВА

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЭКОНОМИСТА И БУХГАЛТЕРА

РекомендованоФедеральным государственным учреждением «Федеральный институт развития образования» в качестве учебного пособия для использования в учебном процессе образовательных учреждений, реализующих программы среднего профессионального образования

Регистрационный номер рецензии 419 от 2 июля 2009 г. ФГУ «ФИРО»

8-е издание, стереотипное

С Р Е Д Н Е Е П Р О Ф Е С С И О Н А Л Ь Н О Е О Б РА З О В А Н И Е

МоскваИздательский центр «Академия» 2013

2

Р е ц е н з е н т —председатель цикловой комиссии информационных технологий ГОУ СПО

Коммерческо-банковского колледжа № 6, преподаватель спецдисциплин ВКК Е. Г. Фирстова

УДК 33(075.32)ББК 32.81я723

М695

© Михеева Е. В., Тарасова Е. Ю. Титова О. И., 2005© Образовательно-издательский центр «Академия», 2005© Оформление. Издательский центр «Академия», 2005ISBN 978-5-7695-8035-2

Михеева Е. В.М695 Информационные технологии в профессиональной дея-

тельности экономиста и бухгалтера : учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования / Е.В.Михеева, Е.Ю.Тарасова, О.И.Титова. — 8-е изд., стер. — М. : Изда-тельский центр «Академия», 2013. — 240 с.

ISBN 978-5-7695-8035-2Рассмотрены основные информационные технологии, применяемые в

сфере экономики и бухгалтерского учета: особенности автоматизации бух-галтерского учета и программы автоматизации бухучета (1С: Предприятие. 8.1, Инфо-бухгалтер); финансово-экономический анализ в MS Excel 2007; специализированные программы для анализа финансового состояния пред-приятия (Инек-Аналитик, Альт-финансы), электронные коммуникации (систе-ма «Клиент-банк»); поиск в WWW, обзор электронных бухгалтерских изда-ний.

Учебное пособие может быть использовано при изучении естественно-научной дисциплины «Информационные технологии в профессиональной деятельности» в соответствии с требованиями ФГОС СПО по специально-стям укрупненной группы «Экономика и управление».

Для студентов учреждений среднего профессионального образования.

УДК 33(075.32)ББК 32.81я723

Оригинал-макет данного издания является собственностью Издательского центра «Академия», и его воспроизведение любым способом

без согласия правообладателя запрещается

3

Уважаемый читатель!

Данное учебное издание является частью учебно-методического комплекта по специальности укрупненной группы «Экономика и управление».

Учебное пособие предназначено для изучения естественно-научной дисциплины «Информационные технологии в профессио-нальной деятельности».

Учебно-методические комплекты нового поколения включают традиционные и инновационные учебные материалы, позволяющие обеспечить изучение общеобразовательных и общепрофессиональ-ных дисциплин и профессиональных модулей. Каждый комплект содержит в себе учебники и учебные пособия, средства обучения и контроля, необходимые для освоения общих и профессиональных компетенций, в том числе и с учетом требований работодателя.

Учебные издания дополняются электронными образовательными ресурсами. Электронные ресурсы содержат теоретические и прак-тические модули с интерактивными упражнениями и тренажерами, мультимедийные объекты, ссылки на дополнительные материалы и ресурсы в Интернете. В них включен терминологический словарь и электронный журнал, в котором фиксируются основные параме-тры учебного процесса: время работы, результат выполнения кон-трольных и практических заданий. Электронные ресурсы легко встраиваются в учебный процесс и могут быть адаптированы к различным учебным программам.

Учебно-методический комплект разработан на основании Феде-рального государственного образовательного стандарта сред него профессионального образования.

4

ПреДисловие

В условиях информационного общества одним из основных эле-ментов рабочего места любого специалиста является персональный компьютер как инструмент обработки информации. Именно поэто-му квалификация современного выпускника в немалой степени определяется умениями использования информационных техноло-гий в профессиональной деятельности.

В книге семь глав, разбитых, в свою очередь, на более мелкие со-ставные части. Несколько слов о том, что вы найдете в отдельных главах книги.

В главе 1 представлен обзор российских систем автоматизации бухгалтерского учета, их классификация и возможности, приведе-ны примеры существующих систем. Представлены критерии выбо-ра системы автоматизации бухгалтерского учета.

Глава 2 посвящена программе «1С: Бухгалтерия 8.1». Рассма-триваются вопросы заполнения журнала операций, добавления и редактирования документов и проводок, а также особенности уче-та отдельных видов хозяйственных операций. Рассмотрен порядок составления отчетных документов, поиска и фильтрации информа-ции. По тексту главы имеются ссылки на выполнение Практических работ в программе «1С: Бухгалтерия 8.1» из одноименного Практи-кума. Представлены контрольные вопросы и проверочные тесты.

Глава 3 посвящена финансовым расчетам и анализу экономиче-ских показателей деятельности предприятия в электронных табли-цах Excel 2007. Рассмотрены особенности проведения процентных вычислений, экономических расчетов и анализа финансового со-стояния организации. По тексту главы имеются ссылки на выпол-нение Практических работ по финансовым расчетам из одноимен-ного Практикума.

В главе 4 рассмотрены специализированные программы, пред-назначенные для анализа финансового и экономического состоя-ния предприятия на основании данных бухгалтерского баланса и оценке состояния предприятия по результатам анализа. По тексту главы имеются ссылки на выполнение практических работ по теме главы из одноименного Практикума.

5

В главе 5 рассмотрены возможности российских справочных правовых систем (СПС), а также описаны СПС «Гарант», «Консуль-тант Плюс», «Кодекс» и «Референт». Приведены общие рекоменда-ции по поиску документов и принципы выбора СПС. По тексту гла-вы имеются ссылки на выполнение Практических работ по работе с правовой информацией в системе «Гарант-Эксперт 2010» из одно-именного Практикума.

Глава 6 посвящена системам представления налоговой и бухгал-терской отчетностей в электронном виде. Рассмотрены возможно-сти систем электронной отчетности, а также описаны системы «Такском-Спринтер», «Контур-Экстерн», «Астрал Отчет», «Баланс-2W», «СБиС++Электронная отчетность». Представлена техноло-гия создания и сдачи электронной налоговой отчетности.

В главе 7 рассмотрены возможности дистанционного банковско-го обслуживания, системы «Клиент-банк» и Web-сайты для эконо-миста и бухгалтера.

Авторы — практики и преподаватели, имеющие большой опыт работы, постарались сделать книгу не только информативной, но и полезной в плане организации эффективной профессиональной работы финансового специалиста на основе достижений современ-ных информационных технологий.

6

ввеДение

В условиях развивающейся экономики бухгалтерский учет как прикладная экономическая дисциплина имеет первостепенное зна-чение для предприятий всех форм собственности. Бухгалтерский учет обеспечивает регистрацию, хранение и обработку информа-ции о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Ин-формационные технологии (ИТ) автоматизируют именно такие процессы.

Профессия бухгалтера в условиях частой смены нормативных актов государства и правил ведения бухгалтерского учета становит-ся все более престижной, а роль бухгалтера в управлении предпри-ятием — ключевой.

Проблемы настоящего времени вынуждают бухгалтера посто-янно совершенствовать квалификацию, отслеживать последние из-менения и дополнения к действующим законам и учитывать их в практической деятельности.

Могут ли российскому экономисту и бухгалтеру помочь совре-менные информационные технологии? Безусловно, да. За послед-нее десятилетие компьютер в экономическом отделе и бухгалтерии стал просто незаменимым рабочим инструментом и верным по-мощником.

Как бухгалтер может использовать компьютер в своей профес-сиональной деятельности? Ответ прост — компьютер может стать помощником бухгалтера почти на всех участках работы. Автомати-зация финансовой работы и бухгалтерской службы предприятия включает в себя выбор программных средств одного из трех на-правлений.

Первое направление — использование офисных программ, на-пример из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и имеют невысокую стои-мость, однако требуют значительной подготовительной работы — ввода форм документов, разработки системы таблиц и баз данных и т. д.

Наиболее популярно второе направление автоматизации бух-галтерского учета — с помощью специализированной прикладной

7

бухгалтерской программы. Их выбор сейчас очень широк, наибо-лее популярны такие программы, как «1С», «Инфо-Бухгалтер», «Парус». Возможно совместное использование бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.

Практически в каждом регионе страны работают фирмы, пред-лагающие ту или другую систему автоматизации бухучета. Предпри-ятию такой вариант может быть удобен, если кроме самой програм-мы предлагаются и другие услуги: ее настройка, внедрение, сопро-вож дение, обучение персонала. И хотя бухгалтерских программ существует множество, вопрос определения предпочтений сводится к выбору не столько программы, сколько надежной фирмы, с кото-рой придется работать весь период использования программы.

Третье направление автоматизации бухгалтерского учета — раз-работка программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственного подразделения ИТ-службы. Это требует, как правило, длительного времени и больших затрат и оправданно только для крупных предприятий при условии, что имеющиеся на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика. Если разрабатывается автоматизированная система управления, главный бухгалтер должен следить, чтобы были учтены и потреб-ности бухгалтерии.

Где в своей профессиональной деятельности может использо-вать компьютер экономист? При расчете любого экономического показателя и для анализа в целом финансового состояния с приме-нением специализированных программ, таких как «ИНЭК-Ана-литик», «Финансовый анализ», «Инвестиционный анализ», про-граммные продукты серии «Инталев».

Основные направления использования компьютера финансо-вым специалистом — это работа со специализированными эконо-мическими и бухгалтерскими программами и информационно-справочными системами. Также специалисту необходимо уметь создавать и редактировать текстовые документы и применять элек-тронные таблицы, уметь оперировать с файлами в среде Windows, а с развитием телекоммуникаций осуществлять передачу докумен-тов и отчетов в банк и налоговые органы в электронном виде.

Что необходимо знать и уметь делать, чтобы компьютер стал действительно помощником в нелегкой работе экономиста и бух-галтера? Для эффективной и плодотворной работы на компьютере бухгалтеру-специалисту следует ознакомиться с перечисленными основными возможностями специализированных компьютерных программ, а также полезно изучить особенности работы в вычисли-тельных сетях.

8

Конечно, компьютерная программа не может заменить грамот-ного экономиста или бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций бухгал-терского учета, найти арифметические ошибки в учете и отчетно-сти, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы развития. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также блан-ки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия.

Автоматизированный учет современной бухгалтерии и компью-теризированный анализ финансового состояния предприятия — это профессионально и эффективно.

9

глава 1

СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Бухгалтер использует компьютер чаще всего для работы со спе-циализированными программами, которые автоматизируют бух-галтерский учет. Также довольно часто применяются текстовые ре-дакторы и программы для работы с электронными таблицами.

Бухгалтерских систем (программ) довольно много, поэтому в рамках одного учебного пособия детально ознакомиться со всеми не представляется возможным. Мы ознакомимся с самыми попу-лярными из российских бухгалтерских программ, с теми, которые чаще всего используются на практике.

Перед описанием конкретных программ рассмотрим особенно-сти использования компьютеров в современной бухгалтерии и об-щие принципы работы с бухгалтерской программой. Ведь принци-пы работы различных программ чрезвычайно похожи, и большин-ство бухгалтеров, освоивших одну программу, при необходимости без труда научатся работать на другой.

1.1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ РОССИЙСКИХ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Первые попытки автоматизации задач бухгалтерского учета на основе использования ЭВМ были предприняты в нашей стране примерно в середине 1960-х гг. Используемые тогда в СССР ЭВМ второго поколения (типа «Минск-32») были малопроизводительны-ми и обладали очень небольшим объемом памяти. В соответствии с этим разрабатывались и программы.

Для того чтобы реализовать комплексный подход к решению за-дач бухгалтерского учета, учеными того времени были предложены различные модификации так называемой унифицированной моде-ли бухгалтерской информации. В них в качестве информационной базы автоматизированной системы бухгалтерского учета (АСБУ)

10

выступал единый массив бухгалтерских записей, основой которого являлись проводки, дополненные данными аналитического учета и натуральными показателями. Унифицированная модель учетных данных как основа построения информационной базы учета ис-пользовалась не столько по причине ее оптимальности, а скорее из-за ограничений, накладываемых возможностями существовавших тогда ЭВМ.

По мере распространения в 1970-х гг. ЭВМ третьего поколения (типа ЕС ЭВМ), имевших уже значительные вычислительные воз-можности, встал вопрос о комплексной автоматизации системы управления предприятиями. Это требовало интеграции функций бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учета на основе единого банка данных.

В начале 1990-х гг. наступило временное затишье в развитии си-стем автоматизации бухучета. В значительной степени оно было вызвано началом экономических реформ, когда многие крупные предприятия были поставлены на грань выживания и при отсут-ствии средств практически не могли серьезно развивать свои ин-формационные системы. Из-за чрезвычайно низкой надежности больших ЭВМ советского производства, на которых строилось большинство информационных систем средних и крупных пред-приятий, было сложно обеспечивать их работоспособность.

Интенсивный переход на персональные компьютеры потребо-вал создания для них программного обеспечения, соответствующе-го реалиям рыночной экономики. Производители бухгалтерского программного обеспечения сделали акцент на создании относи-тельно простых программ для ведения бухгалтерского учета, кото-рые могли обеспечить их массовое распространение. Они были ориентированы главным образом на задачи финансового учета и составление отчетности.

К середине 1990-х гг. масштабы деятельности многих коммерче-ских предприятий существенно выросли, а рентабельность их ра-боты резко упала по различным причинам, в том числе из-за роста числа конкурентов. Это потребовало пристального внимания к эффективности использования ресурсов. Была сделана попытка радикально, не меняя идеологии построения программ, выйти за пределы задач финансового учета, существенно расширив сферу их применения. Это закономерно привело к тому, что в рамках чи-сто бухгалтерской модели обработки информации пользователю предлагалось решать задачи оперативного учета и анализа.

На сегодняшний день практически все ведущие производители финансово-экономического программного обеспечения активно

11

работают над созданием систем автоматизации корпоративного уровня. Это означает, что производители ориентируются уже не на разработку отдельных компонентов автоматизации систем управ-ления, а на создание комплексных информационных систем мас-штаба предприятия и корпорации.

Приведем классификацию поколений российских программ ав-томатизации бухгалтерского учета.

Первое поколение (1988 — 1991 гг.). Оно характеризуется не-большим числом автоматизированных операций и сложностью подстройки к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета в России. Эти программы изготовлялись в расчете на большой ти-раж при низкой стоимости копии программы и были предназначе-ны для эксплуатации в виде автоматизированных рабочих мест бух-галтера (АРМ) на автономных компьютерах.

Второе поколение систем (1992 — 1994 гг.). Программы этого времени характеризуются увеличением числа автоматизирован-ных операций и большей приспособленностью к различным изме-нениям в правилах бухгалтерского учета. Они уже предполагали работу в локальных сетях или автономно. Среди них впервые по-явились системы, сочетающие ряд функций учета, непосредственно не связанных с бухгалтерией. На этом этапе преобладали универсаль-ные бухгалтерские программы, хотя уже стали появляться програм-мные продукты, ориентированные на определенный круг клиентов, например системы для автоматизации торговых предприятий.

Третье поколение бухгалтерских систем (1995 — 1998 гг.). Про-граммы данного класса отличают комплексный подход и более узкая специализация. Во многих случаях эти системы являются ин-тегрированными и предназначены для полной автоматизации дея-тельности предприятий.

Практически все программы имеют Windows-версии и могут ра-ботать в сети. Бухгалтерские комплексы третьего поколения, как правило, имеют встроенные средства развития и полностью совмес-тимы с другими программными продуктами фирмы-разработчика, обеспечивающими автоматизацию избранного объекта (торговой или страховой фирмы, промышленного предприятия, банка).

Четвертое (современное) поколение. Это программы, которые распространяются в настоящее время, — бухгалтерские системы, а по своей сути уже комплексные корпоративные информацион-ные системы (КИС), характеризующиеся интегрированными тех-нологическими решениями.

Они предполагают поставку вместе с программными средства-ми методики организации производства и консалтинговых услуг.

12

Таким образом, в сфере методологии разработки систем для авто-матизации бухгалтерии практически завершен переход от про-грамм, рассчитанных на широкий круг потребителей, к почти инди-видуальным решениям, максимально отвечающим потребностям конкретного заказчика.

Несмотря на разные сроки создания всех классов бухгалтерских систем, на российских предприятиях до сих пор имеются бухгал-терские системы всех четырех поколений.

1.2. ВОЗМОЖНОСТИ КОМПЬЮТЕРНЫХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Заменить бухгалтера не может ни одна бухгалтерская програм-ма, она всего лишь помогает специалисту выполнять ряд утомитель-ных действий. Не поможет самая качественная программа, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер. А специа-лист, не разбирающийся в бухгалтерском учете, просто не сможет работать с бухгалтерской программой.

Компьютерные бухгалтерские системы должны уметь:

правильно производить арифметические расчеты;обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распе-

чатку первичных и отчетных документов произвольной формы;

осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.Для обеспечения указанных возможностей система должна

иметь единую базу данных (БД) по текущему состоянию бухгалтер-ского учета на предприятии и архивные материалы, из которых лю-бые сведения могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут содержать различную информацию, но в обязательном по-рядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкрет-ную учетную деятельность.

Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, сум-мирование итогов и начисление процентов, должны использовать

13

действующие расчетные нормативы. При этом программа должна уметь легко изменять их по запросу пользователя. Важно, чтобы правильность расчетов проверялась с помощью специальных на-дежных методов, и одновременно результаты заносились во все не-обходимые документы и таблицы.

Весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основе первич-ных документов, поэтому первая задача любой бухгалтерской про-граммы — автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов.

Некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить бухгалтеру эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочников вместо ввода информации с по-мощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание до-кументов. Если в документах есть расчетная часть (например, сле-дует отдельно выделить НДС — налог на добавленную стоимость), то программа автоматически выполнит нужные расчеты и само-стоятельно выведет нужную сумму прописью. А бухгалтеру остает-ся выполнить минимум операций — ввести только наименование товара, количество и цену без НДС.

Другие документы попадают в бухгалтерию из разных подраз-делений или от сторонних организаций. Данные из этих докумен-тов следует ввести в компьютер, не изменяя при этом никакой ин-формации. В идеальном случае для ввода документа в компьютер хорошо бы использовать сканер, а затем автоматически преобразо-вать отсканированный документ в удобный для хранения вид. Но пока современные бухгалтерские программы не способны на это, поэтому бухгалтеру приходится вручную вводить нужную инфор-мацию, используя формы соответствующих документов.

Для облегчения ввода во многих программах используются раз-личные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов.

Введенные и созданные документы хранятся в программе, их в любой момент можно просмотреть и при необходимости откоррек-тировать. Поэтому программа должна иметь удобные средства по-иска нужного документа, а продуманная структура хранения доку-ментов существенно облегчить работу бухгалтера.

Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы попа-дают в нужном виде и в установленный срок, иногда случаются за-держки. Поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять до-кументы задним числом, и такие изменения не нарушали все даль-нейшие операции, выполненные после введения документа.

14

На основе первичных документов создается журнал хозяйствен-ных операций. При отсутствии компьютера эта трудоемкая и уто-мительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бух-галтерская программа автоматически создает журнал операций на основе введенных документов, однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. В идеале весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она на-строена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную.

Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал проводок. Бухгалтерская программа делает эту операцию автоматически, поэтому вводить проводки вручную в журнал приходится достаточно редко. Ввод операции вручную и состоит в описании связанных с ней прово-док, так что на практике бухгалтеру все же приходится иногда опи-сывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнале проводок. В некоторых программах от-дельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с жур-налом хозяйственных операций.

Требование ведения налогового учета наряду с бухгалтерским учетом существенно увеличило нагрузку на бухгалтеров. Использо-вание компьютера для ведения не только бухгалтерского, но и на-логового учета помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, полу-чаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете. Добавив несколько документов, программа может автомати-чески построить любой налоговый регистр. Многие фирмы, произ-водящие бухгалтерские программы, своевременно добавили в свои программы возможность вести налоговый учет.

Кроме первичных документов, журналов хозяйственных опера-ций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно под-держивает ведение многочисленных справочников. Они нужны не только для быстрого ввода документов, но и необходимы при авто-матических расчетах. План счетов, штатный состав предприятия, курсы валют, ставки налогов и другая информация должны хра-ниться в программе для ее правильного функционирования. Про-грамма должна обязательно давать возможность редактирования справочников, добавления и удаления из них информации. Спра-вочной информации может быть очень много, поэтому в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочниками.

15

Конечная цель работы любой бухгалтерии — составление от-четов по результатам хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, шахматку, главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автома-тически на основе информации из журнала проводок. Отчеты, сда-ваемые в налоговую инспекцию, во внебюджетные фонды и орга-ны государственной статистики, также создаются автоматически, хотя иногда вам предлагается вручную заполнить ряд полей в стан-дартной форме.

Можно сказать, что одна из главных причин использования бух-галтерских программ — автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит от-чет абсолютно безошибочно, конечно, если информация в журнале проводок верна.

В любой компьютерной бухгалтерской системе должен быть ге-нератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печа-ти документов. Чем мощнее эти средства, тем привлекательнее си-стема для ее пользователей. Что еще здесь важно? Конечно же, воз-можность распечатки отчетов на различных по классу печатающих устройствах — матричных, струйных или лазерных принтерах. Пользователь не должен испытывать никаких проблем при под-ключении к своему компьютеру любых допустимых моделей прин-теров или при смене одной модели на другую.

Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией). При таких перерас-четах должно быть предусмотрено изменение данных во всех преды-дущих документах и в текущей отчетности.

Практические работники отмечают, что с бухгалтерской програм-мой удобней работать, когда в работе максимально используется кла-виатура и минимально — мышь. Это сильно влияет на скорость рабо-ты, а бухгалтер умеет считать не только деньги, но и время.

В бухгалтерском учете имеется ряд периодических действий, ко-торые следует регулярно выполнять — начисление и выплата зара-ботной платы, расчет амортизационных отчислений, переоценка валюты. Эти операции в большинстве бухгалтерских программ вы-полняются автоматически, при этом формируются все необходи-мые проводки.

Ряд бухгалтерских программ позволяет производит импорт дан-ных из других специализированных программ, скажем, специали-зированных программ автоматизации строительства — сметных

16

программ, таких как «Сметчик-строитель», «WinСмета», «Смета-плюс». Примером может служить реализация экспорта данных в «1С: Бухгалтерию» из «WinАВеРС» (начиная с версии 2.31). Режим «Экспорт в 1С» формирует транспортный файл формата, стандарт-ного для «1С», содержащий все необходимые данные для проведе-ния операций списания материалов. После импорта данных в «1С: Бухгалтерию» каждой переданной ресурсной позиции из сметной программы соответствует операция в журнале операций.

Некоторые специализированные программы создаются на базе существующих бухгалтерских программ. К примеру, для автомати-зации учета ресторанов, баров, кафе разработана программа «1С-Парус: Общепит» (на платформе программы «1С: Бухгалтерия»), позволяющие вести всю документацию предприятия питания от составления плана-меню до списания продуктов со склада.

Для бухгалтерий крупных предприятий чрезвычайно важно иметь возможность одновременной работы нескольких бухгалте-ров с одной информационной базой. Иногда возникает необходи-мость консолидации учета. Эти проблемы решаются большинством бухгалтерских программ, но для этого необходимо использовать более дорогую сетевую версию программы.

Многие программы имеют встроенный калькулятор и кален-дарь, хотя обычный настольный калькулятор или настенный кален-дарь часто оказываются значительно удобнее, чем встроенные в программу.

Некоторые бухгалтерские программы позволяют также созда-вать текстовые документы, но для этих целей значительно удобнее использовать текстовый редактор MS Word. Если же программа по-зволяет создавать электронные таблицы, то они оказываются ме-нее удобными, чем электронные таблицы Excel. Многие дополни-тельные возможности, встроенные в бухгалтерские программы, на практике используются достаточно редко.

Следует отметить одну особенность российского бухгалтерского учета: все время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции, правила учета постоянно меняются. Большинство бух-галтерских программ отслеживают такие изменения, но для этого программу приходится постоянно модифицировать и обновлять. Если вы не обновляли программу достаточно длительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибоч-ными, при этом значительно больше операций надо будет выпол-нять вручную.

Для успешной работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия. Часто затра-

17

ты на приобретение программы оказываются значительно мень-шими, чем затраты на ее адаптацию и обновление. Поэтому иногда проще изменить учет в организации под возможности программы.

Современные бухгалтерские программы вышли за рамки авто-матизации чисто бухгалтерской деятельности. Фирмы, производя-щие бухгалтерские программы, предлагают дополнительные про-граммы по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т. д. При этом все программы тесно связаны между собой и позволяют работать в едином информационном простран-стве различным подразделениям организации.

Отдельные бухгалтерские программы могут напрямую работать с некоторым автоматизированным торговым и складским оборудо-ванием. К примеру, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров штрих-кодов и другого оборудования автоматически мо-жет попадать в информационную базу бухгалтерской программы.

На сегодняшний день создаются комплексные системы автома-тизации, включающие и бухгалтерский учет. Так, для автоматиза-ции ресторанов, баров и кафе создан программный комплекс R-KEEPER. Такой комплекс — это мощный инструмент для все-объемлющего контроля зала, складского учета и учета рабочего времени, отличный помощник для владельцев и финансового ме-неджмента.

Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического уче-та, позволяют облегчить ведение складского учета и учет взаимоот-ношений с контрагентами.

Постоянное развитие специализированных программ для финан-сового анализа позволяет предположить, что в недалеком будущем они станут удобнее и доступнее. Следует отметить, что такие про-граммы не слишком распространены, имеют высокую стоимость и сложны в освоении. Чаще всего для финансового анализа использу-ются электронные таблицы MS Excel, которые предоставляют мощ-ные расчетные средства, легки в освоении и удобны в использовании.

Современные бухгалтерские программы не предлагают полную автоматизацию бухгалтерской деятельности. Они ограничиваются учетом и хранением первичных документов и выполнением рядом расчетов, а также построением различных отчетов. Полную авто-матизацию расчетов в любой финансово-хозяйственной ситуации бухгалтеру не предлагает ни одна из программ.

Бухгалтерская программа реализует действия бухгалтера, но не подсказывает нужные действия. Следовательно, бухгалтер должен

18

самостоятельно выбрать, что он должен сделать в той или иной си-туации. В идеальном варианте хотелось бы, чтобы любая задача, ко-торую следует решить бухгалтеру, передавалась программе, и она автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию.

На сегодняшний день бухгалтер при работе с существующими программами должен самостоятельно определить последователь-ность действий, после чего программа поможет выполнить их.

Ведущие российские фирмы-разработчики оперативно выявля-ют основные неудовлетворенные потребности бухгалтеров и бы-стро приводят свои системы в соответствие к новым требованиям и запросам. Во многих компаниях есть собственные службы внедре-ния и сопровождения, которые при необходимости могут оказать помощь непосредственно на местах.

1.3. КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Для классификации современного программного обеспечения по бухгалтерскому учету выделяет следующие классы программ:

Мини-бухгалтерия;Интегрированные бухгалтерские системы;Бухгалтерский конструктор;Бухгалтерский комплекс;Бухгалтерия-офис;Системы учета международного уровня;Международные системы.

«Мини-бухгалтерия». Отличительными чертами систем этого класса является небольшой объем учетных операций, а также от-сутствие инструментов для организации учета по различным участ-кам (учет заработной платы, товарно-материальных ценностей). При этом ограничен набор операций, реализованных в программах данного класса. «Мини-бухгалтерия» позволяет оформлять неболь-шое число первичных документов и форм отчетности, используется для бухгалтерий с малой численностью (1 … 3 человека).

Интегрированные бухгалтерские системы. Эти системы обе-спечивают ведение учета по всем основным участкам и предостав-ляют пользователям более широкие возможности. Организации

19

учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность, является их от-личительной особенностью. Интегрированные бухгалтерские си-стемы позволяют организовать работу и в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможно-сти.

«Бухгалтерский конструктор». Программы класса «Бухгалтер-ский конструктор» отличаются наличием развитого языка макро-программирования и средств настройки, что позволяет адаптиро-вать их к особенностям учета на любом предприятии.

В современных условиях, когда довольно часто изменяется си-стема налогообложения и методика учета, разработчики программ любого класса стремятся обеспечить гибкость своих программ. Правда, чаще всего они ограничиваются возможностью редактиро-вать текстовые файлы форм первичных документов и изменять ставки налогов.

Программы класса «Бухгалтерский конструктор» предоставля-ют пользователям возможность изменять методику учета, коррек-тировать учетную политику предприятия, которая предполагает, например, выбор определенных правил оценки запасов товарно-материальных ценностей.

Бухгалтерский комплекс. Это уже целая система из отдельных взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ) (на-пример, «Финансы», «Заработная плата», «Склад», «Торговый зал»). Каждый отдельный элемент системы предназначен для автомати-зации отдельного участка бухгалтерского учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном компьютере, так и на разных машинах, объединенных в локальной вычислительной сети. Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего че-рез АРМ главного бухгалтера. Такая организация работы системы обладает широкими функциональными возможностями, что позво-ляет сосредоточиться на отдельных участках учета и требует мень-шей доработки пользователями.

«Бухгалтерия-офис». Программы этого класса помимо учетных функций решают аналитические задачи, оптимизируют сбыт про-дукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах и пра-вовую поддержку бизнеса, благодаря возможности совместной работы со справочными правовыми системами, поставляемыми отдельно от основного модуля. Система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга, поэтому бух-

20

галтерская составляющая здесь может не быть главенствующей. Больше внимания уделяется взаимосвязи составных частей систе-мы и возможности эффективного управления предприятием.

Системы учета международного уровня. Эти системы позволя-ют организовать учет и проводить анализ в соответствии с некото-рыми международными стандартами учета (GAAP, IAS). Поскольку совместить отечественные методики с международными довольно сложно, такие системы позволяют сформировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности (Income Statement, Cash Flow) и произвести анализ хозяйственной деятель-ности по набору ограниченных показателей с использованием не-сложных методик (например, Break Event Point). Интерфейс таких программ организован, как правило, на русском и английском язы-ках.

Международные системы. Программы этого класса поставля-ются на отечественный рынок программных продуктов иностран-ными фирмами. Первой отличительной особенностью этих про-грамм является многоязычность (10 … 15 языков), другая особен-ность — модульность программ, что предполагает наращивание возможностей программы посредством новых модулей, приобре-таемых за дополнительную плату.

Международные системы, как и программы «Бухгалтерия-офис», не только предоставляют пользователю широкие возможно-сти в области организации традиционного бухгалтерского учета, но и позволяют обеспечить управление проектами, системой закупок и продаж. Кроме таких возможностей, как генерация отчетов, на-стройка меню пользователя, указанные системы могут содержать специфические и не свойственные отечественным программам сервисные возможности. Например, работа программы по таймеру позволяет выполнять длительную обработку данных, резервное ко-пирование и формирование объемных ежедневных отчетов в ноч-ное и нерабочее время.

1.4. РОССИЙСКИЕ ПРОГРАММЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

В настоящее время на российском рынке программного обеспе-чения бухгалтерского учета предлагается множество программ раз-ных производителей. Все они имеют схожее функциональное на-полнение, но основаны они на различающихся технологических принципах и часто имеют непохожий интерфейс. Переход от ис-

21

пользования одной программы к другой вызывает некоторые за-труднения, что связано с индивидуальностью интерфейса и разли-чиями в правилах настройки программ на особенности учетной практики конкретного предприятия.

Однако, несмотря на существенные различия в порядке приме-нения различных программ, все они основаны на едином подходе к решению задач бухгалтерского учета, вытекающем из его «класси-ческой» технологии. В самом общем виде она сводится к тому, что-бы на основании информации первичных документов, вводимых в базу данных системы, составить записи о хозяйственных операци-ях, вычислить обороты и исходящие остатки счетов и затем соста-вить отчетность.

Все бухгалтерские программы позволяют вводить первичные документы, вести журнал хозяйственных операций и формировать на его основе разнообразные отчеты. К особенностям учета на кон-кретном предприятии может быть адаптирована любая программа, для этого в ней имеется встроенный язык. Возможности самостоя-тельной настройки программ самим бухгалтером существенно ограничены. Настройка должна выполняться специалистом и за-ключается в написании специальных программ на этом языке.

Приведем перечень наиболее известных и популярных россий-ских разработчиков автоматизированных бухгалтерских систем:

«1С» (серия программ «1С: Предприятие»);«Инфо-Бухгалтер» («Инфо-бухгалтер»);«Интеллект-Сервис» (серия «БЭСТ»),«ДИЦ» («Турбо-Бухгалтер»);«Галактика-Парус» (серии программ «Галактика» и «Па-

рус»);«Инфин» («ИНФИН-Управление»);«Омега» (серия ABACUS);«Инфософт» (система «Флагман»);«Гектор» («Гектор: Зарплата»).

Любая из бухгалтерских программ может использоваться в бух-галтерии и автоматизировать ряд наиболее трудоемких операций. Каждая программа имеет достоинства и недостатки. О достоин-ствах бухгалтерских программ можно легко узнать из рекламных материалов, распространяемых фирмами-разработчиками бухгал-терских программ. Исчерпывающую информацию о бухгалтерских программах можно получить в Интернете, посетив сайты фирм,

22

разработавших эти программы. Приведенные далее программы входят в группу наиболее популярных российских специализиро-ванных бухгалтерских программ.

«1С: Предприятие» (фирма «1С») — http://www.1c. ru (рис. 1.1). «1С: Предприятие» является мощной универсальной системой но-вого поколения, предназначенной для автоматизации деятельности предприятия. «1С: Предприятие» — это не просто программа авто-матизации бухгалтерского и налогового учета, существующая в виде набора неизменяемых файлов, а совокупность различных програм-мных инструментов, с которыми работают разработчики и пользова-тели. Основными программными продуктами фирмы «1С» являются «1С: Предприятие 7.7» и новая версия «1С: Предприятие 8». В Ин-тернете имеется специализированный сайт по адресу http://v8.1c.ru, посвященный программе «1С: Предприятие 8» (рис. 1.2).

Система программ «1С: Предприятие 8» включает в себя плат-форму и прикладные решения, разработанные на ее основе, для ав-томатизации деятельности организаций и частных лиц. Сама плат-форма не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать раз-личные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Рис. 1.1. Сайт фирмы «1С»

23

Выделяют типовые, локализованные и отраслевые решения «1С: Предприятие 8». Перечислим типовые решения «1С: Пред-приятие 8»:

1С: Бухгалтерия;1C: Упрощенка;1C: Предприниматель;1C: Управление торговлей;1С: Зарплата и Управление Персоналом;1С: Комплексная автоматизация;1С: Управление производственным предприятием;1C: Консолидация;1С: Налогоплательщик;1С: Платежные документы;1С: Розница;1С: Документооборот;1С: Управление небольшой фирмой;1С: Деньги;

Рис. 1.2. Web-страница программного продукта «1С: Предприятие 8»

24

1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения;1С: Бухгалтерия автономного учреждения;1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения;1С: Бюджетная отчетность;1С: Свод отчетов;1C: Управляющий.

По некоторым оценкам «1С: Бухгалтерия» является наиболее распространенным экономическим программным продуктом на территории бывшего СССР, число официальных пользователей превышает 300 тыс.

Программа «1С: Бухгалтерия» обеспечивает ведение бухгалтер-ского учета хозяйственных операций и налогового учета. На основе информации из этих регистров в дальнейшем создаются показате-ли регистров формирования данных. Разработанная «1С» методо-логия позволяет обойтись без двойного ввода, так как каждая хо-зяйственная операция автоматически регистрируется и в бухгал-терском, и в налоговом учете.

Программа отличается следующими качествами: широкие воз-можности ведения планов счетов, поддержка ведения многомер-ной аналитики, реализация системы регистрации информации о движении средств, объединение вводимых проводок в операции, реализация единого механизма построения отчетов. В «1С: Бух-галтерии» имеются мощные (по сравнению с предыдущими верси-ями) средства для организации работы «от документа», которые со-четаются с развитыми режимами ручного ввода операций (работа с журналом операций и проводок, типовые операции).

В программе присутствует весь стандартный набор сервисных возможностей системы «1С: Предприятие»: современный интер-фейс, мощные средства конфигурирования, построение диаграмм, гибкие средства связи с другими программами и многое другое.

«Инфо-Бухгалтер» («Инфо-Бухгалтер») — http://www. ib. ru (рис. 1.3). Наряду с программами серии «1С: Предприятие», специа-листы относят программу «Инфо-Бухгалтер» к наиболее простым и популярным программам автоматизации учета. Программа «Инфо-Бухгалтер» была создана в 1992 г. для автоматизации бухгалтерской деятельности на малых и средних предприятиях. Программа полно-стью соответствует российскому законодательству и адаптирована к различным режимам налогообложения.

Перечислим программные продукты «Инфо-Бухгалтера»:

«Инфо-Бухгалтер» с общим режимом налогообложения;

25

«Инфо-Бухгалтер» с упрощенной системой налогообло-жения;

«Инфо-Бухгалтер» для бюджетных учреждений;«Инфо-Предприниматель» УСН (упрощенная система

налогообложения).Дополнительные блоки к программе:

Общепит (с поддержкой кассовых аппаратов);Производство;Торговый склад;Финансовый анализ.

Блок «Финансовый анализ» позволяет:

проводить расчет коэффициентов на основе форм бух-галтерской отчетности (баланс, отчет о прибылях) за определенную дату;

автоматически вводить данные для анализа на основе жур-нала операций (для пользователей «Инфо-Бухгал тера»);

вводить данные для анализа вручную;проводить анализ нескольких предприятий;проводить расчет следующих коэффициентов для оцен-

ки деловой активности.

Рис. 1.3. Сайт «Инфо-Бухгалтер»