Organización

DefiniciónO Estructuración de acciones y

funciones, asignación de jerarquías y establecimiento de puestos para lograr los objetivos determinados previamente, con la máxima eficiencia y ahorro de recursos humanos, materiales y económicos.

IntroducciónO Proceso administrativo se establecen

reglas políticas y procedimientos, así como funciones y acciones que se realizarán y el tiempo.

O Se determinan los recursos económicos que se han asignado para cada acción.

O Etapa final del aspecto teórico, mecánico o estructural del proceso administrativo de reuniones.

Principios de organización.

O Principio de especialización.O La división limitada y concreta de acciones

por desarrollar rinde mayor eficiencia y destreza.

O La especialización es útil cuando se tiene conocimiento general del campo del que forma parte dicha especialización.

O La especialización está limitada a la capacidad de la naturaleza humana; se podrán desperdiciar talentos si no se ponen en donde mejor se desmpeñan.

Principio de unidad de mando.

O Para cada función debe existir un solo jefe.

O Ningun subordinado podrá cumplir su trabajo si sobre una misma acción recibe instrucciones de 2 o más personas o si debe rendir informe a 2 o más personas.

Principio de equilibrio de autoridad –responsabilidad.

O Cada nivel jerárquico se establece y precisa el grado de responsabilidad de sus acciones y, la autoridad correspondiente.

O Ejercer la autoridad sin responsabilidad trastorna gravemente la organización, además de ser riesgoso delegar responsabilidad sin la autoridad correspondiente.

O La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo, la responsabilidad va en línea ascendente.

Principio de equilibrio de dirección-control.

O En cada grado de delegación se deben establecer los controles adecuados para asegurar la unidad de mando y de acciones.

O Responsabilidad y autoridad dependen de capacidad de la persona, naturaleza de acción o función.

O La autoridad se delega mientras que la responsabilidad se comparte; deben existir controles de dirección, a fin de corregir errores, orientar acciones y, limitar responsabilidad o reubicar al responsable.

Funciones, Reglas y Técnicas.

O Durante la planeación se establecen objetivos y plan general de trabajo, incluirá una serie de acciones primarias. Estas están sujetas en cada caso a una serie de factores.

O Importancia numérica de los asistentes a la reunión.

O Programa general de trabajo, técnica, social y de acompañantes.

O Recursos humanos disponibles.O Recursos económicos.

Reglas sobre la división de funciones.

O Cada organizador deberá aplicar sus mejores criterios y conocimientos para elegir la regla que mejor convenga.

O Escribir todas las funciones y acciones que el plan general de trabajo contiene en relación a la reunión.

O Considerar cualquier otra acción o función que probablemente no se incluya en el plan general de trabajo.

O Ampliar dicha lista, de modo que se abarque las funciones y acciones en los niveles jerárquicos inferiores.

O Integrar de acuerdo a sus características, acciones y funciones en grupos. Cuando su función lo amerite.

O Definir las funciones de forma sencilla, como hospedaje, recepción, relaciones públicas, promoción, registro.

Unidad de Organización.

O Las unidades de organización se forman de acuerdo con las funciones que se desarrollarán en cada línea básica.

O El trabajo que se debe realizar.O Las personas específicas de que se debe

disponer.O Los lugares en que dicho trabajo se debe

ejercer.O Las unidades de organización se nombran,

normalmente, División, departamento, sección, grupo-subgrupo y unidad-subunidad.

Organización lineal o militar

O La autoridad y la responsabilidad correlativa se transmiten integrantemente por una sola línea para cada persona o grupo. De quien da las ordenes a quien las recibe.

Ventajas y desventajasO Es sencilla y clara

O No hay conflicto de autoridad, ni fuga de responsabilidades

O Facilita la rapidez de acción.

O Cada jefe adquiere una autoridad

O Carece de flexibilidadO Se presta a la

arbitrariedadO Descansa en los

hombres y no en las institución.

O No estimula especialización.

Organización funcional o de Taylor

O Esta basada en funciones, actividades o especialidades de la autoridad correspondiente.

Ventajas y desventajasO Implica mayor

capacidad de especialidad de los jefes

O Mayor eficienciaO Simplificación de

trabajos complejos y difíciles

O Adaptación rápida

O Hay un de definición de areas de responsabilidad y autoridad en acciones comunes a varias personas.

O Implica una fuerte duplicidad de mando.

O Existe fuga de responsabilidad

O Falta de disciplina y conflictos.

Organización lineal y staff

O Permite aprovechar las ventajas de los dos sistemas anteriores. Se conserva la autoridad y responsabilidad, transmitida por el jefe para cada función. Y de la funcional proporciona asesoría y servicio de técnicos a cuerpos especiales para cada funcion.

La integración de un sistema de organización con ejecutivos o secciones de staff se fundamenta en las razones siguientes :

OLos jefes de línea no tienen la preparación técnica o profesional especifica que requiere la acción de la cual son responsables

OAun cuando los jefes de línea tuviesen dichos conocimientos, por limitaciones de tiempo y/o ejercicio de otras actividades, no les es permitido concentrar sus esfuerzos para dedicarse a la acción encomendada

ORGANIGRAMAS. GRAFICA DE ORGANIZACIÓN O CARTA DE

ORGANIZACIÓN

UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

O División de funciones o acciones.O Niveles jerárquicos.O Líneas de autoridad y

responsabilidad.O Canales formales de comunicación.O La naturaleza lineal o de staff del

departamento.O Los responsables de cada comité o

subcomité y sección y la relación.

Tipos de organigramasO Claros y limitados.O Incluir necesariamente los puestos

de responsabilidad directa.O Contener los nombres de los

comités.O Deben representar el numero mas

limitado de los elementos de la organización.

TIPOS DE ORGANIGRAMASVENTAJAS DESVENTAJAS

* Mas utilizado en reuniones. A veces es necesario generar cartas u organigramas individuales para para todos los niveles subsecuentes.

* Fácil de entender y apreciar visualmente.

* Establece la jerarquía de los puestos.

Organigrama horizontalVentajas

• Sigue la forma general de la lectura.• disminuye la triangulación.

• Indica mejor la magnitud de los niveles de autoridad formal.

Organigrama Circular

O Consiste en una serie de círculos que va marcando las jerarquías, en el cual el centro es la autoridad máxima.

Ventajas.O Señala adecuadamente la importancia de los

niveles jerárquicos.

Desventajas.O Limita a la colocación que ocupa un solo ejecutivo

de acción.

Organigrama Circular

Niveles Jerárquicos.O La administración representa la

obligación de delegar autoridad y responsabilidad.

O El grado de autoridad y responsabilidad que se delega en cada nivel determina el nivel de jerarquía de cada puesto.

Centralización y Descentralización.

O La problemática de este tema es el grado en que se debe o no centralizar la autoridad y las responsabilidades.

O LA ADMINISTRACION CENTRALIZADA, delega poco y conserva el máximo control en los altos niveles, de manera que reserva a éstos el mayor número de decisiones.

O LA ADMINISTRACIÓN DESCENTRALIZADA, delega el mayor número de decisiones y conserva sólo los controles necesarios en los altos niveles.

Definición de Funciones y Obligaciones.O En la descripción del puesto se distingue lo

siguiente: a) El encabezado o título que debe tener.b) La descripción general del puestoc) Especificar el puesto.Las especificaciones del puesto deben contener:d) La habilidad.e) El esfuerzo.f) La responsabilidad.g) Las condiciones de trabajo.

Manuales e Instructivos.

Siempre es recomendable elaborar manuales instructivos de las responsabilidades, obligaciones y autoridad que el personal ejerce en cada puesto.

Consideraciones Generales

OAl realizar un evento, se debe tener en cuenta la publicidad, ya que es el medio que generara el interés de asistir al mismo.

OLa publicidad es un factor determinante en las metas de asistencia.

Publicidad y Promoción.

O Para la publicidad de un evento se deben responder las siguientes preguntas: ¿A quien nos dirigimos?, ¿Qué medios son los mas prácticos para nuestro mercado? Y ¿Cuál es su costo?

Medios Internos.

O Estos medios son la vía de comunicación que se utiliza dentro de una asociación, institución o empresa.

Medios Externos.

O Son toda clase de publicaciones comerciales, que subsisten por la publicidad pagada.

Organización de eventos

Nancy Alicia Leal Valero

Recomendaciones en el uso de publicidad.

En cualquier publicidad que se piense hacer se deben incluir las siguientes recomendaciones:

A) Integrar en el formato publicitario el logotipo y el lema

de la reunión. B) Señalar claramente el lugar y fechas de la reunión. C) Indicar con precisión la dirección y el teléfono del comité

organizador para informes adicionales. D) Encontrar a un especialista creativo, para los efectos de

imaginación, creatividad y diseño.

Negociaciones en publicidad.

A veces, el presupuesto para la publicidad es excesivamente limitado, por lo que se deben considerar ciertos tipos de negociaciones a fin de obtener un incremento en este renglón:

A) Solicitar patrocinios B) intercambiar publicidad a través del reconocimiento

público durante el evento.

Importancia.

Según el tipo de reunión que se vaya a celebrar, se debe tener en cuenta la clase de publicidad que se ha de realizar. La difusión del evento a su debido tiempo, con imaginación y creatividad, y con los medios más adecuados, será una acción que formará parte integral del programa de actividades de una reunión.

Apoyos promocionales:Apoyos oficiales.

Secretaria de turismo a nivel nacional y/o estatal.

Es importante dar atención y cortesía a los funcionarios de dicha dependencia por su apoyo y colaboración en el evento.

Tipos de apoyo que se pueden solicitar.

Cartas de bienvenida Carteles y folletos de información turística Folletos SHELLS impresos sin textos Facilidades en los tramites aduanales y de migración Facilidades para la circulación de transito y

estacionamiento Escolta y vigilancia especial Atención especial a visitas a museos, zonas arqueológicas

y lugares de interés turístico Facilidad para la autorización de rifas, sorteos, etc. Obtención de testimonios especiales Patrocinios o contribuciones materiales o económicas

Apoyos privados.

Existen diversas instituciones, asociaciones, organismos, empresas y compañías del sector privado que pueden tener un interés especial en participar y colaborar.

Sus apoyos y contribuciones obedecen a un interés comercial o de imagen. Por lo que se debe de aceptar la mención o el crédito respectivo en la acción promocional ofrecida.

Participan:

Cámaras de comercio Asociaciones de restaurantes

Cámaras industriales Bancos

Entre otros

Tipos de apoyos que se pueden solicitar:

Patrocinios de eventos sociales Apoyos publicitarios Patrocinios de materiales de la reunión: gafetes,

portafolios, papelería impresa Patrocinio de servicios: transportación, traslados, recesos

de café, eventos folklóricos, etc. Descuentos a los delegados participantes en tiendas,

restaurantes, clubes nocturnos, etc.

Importancia

Las limitaciones económicas que afronta un OPR al realizar una reunión, sobre todo las que se aplican a apoyos promocionales, hacen necesario buscar externamente la colaboración de instituciones públicas y privadas. No debe descartarse la necesidad de recurrir a estas organizaciones para obtener tales beneficios.

Emergencias

Capitulo 12

ODE

Se ha demostrado que en todo tipo de reunión, existe la posibilidad de una emergencia.

Y la obligación esta en el OPR prever las atenciones y trato que en cada caso deben otorgarse para evitar consecuencias mayores.

PrevisiónDurante la etapa de la previsión del

proceso administrativo de reuniones, el OPR debe prever las atenciones de emergencias que podrían presentarse en el transcurso de la reunión.

Inquietudes que deben tenerse en cuenta:

1.- Servicio medico. 2.- Hospitales o sanatorios. 3.- Servicios de ambulancias o paramédicos. 4.- Servicio de seguridad de bomberos. 5.- Servicio de seguridad publica. 6.- Ministerio publico. 7.- Representaciones consulares o diplomáticas. 8.- Central de avisos de emergencias. 9.- Información impresa. 10.- Servicio de salvavidas. 11.- Folleto de recomendaciones. 12.- Coordinación con ejecutivos del hotel.

Principales Causas de Emergencia A) Asfixia por atragantamiento

B) Edad avanzada y problemas cardiovasculares de los delegados participantes.

C) Exceso en el consumo de bebidas embriagantes, comidas, o en actividades que exigen condiciones físicas fuera del alcance de la persona.

D) Estado mental y emocional

E) Descuido en uso de cigarrillos y cerrillos.