OBJETIVO ALCANCE BASE LEGAL REGLAS INTERNAS
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Procedimiento de Auditorías Internas de Calidad PRO-DPP-008
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO
PLANIFICACIÓN Y CONTROL GESTIÓN DE CALIDAD ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD
ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y
PROYECTOS
VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0
CÓDIGO PRO-DPP-008
2. OBJETIVO
Establecer la metodología para la planificación y realización de auditorías internas que
permitan evaluar el funcionamiento y la adecuación del Sistema de Gestión de Calidad del
GAD Municipal de Portoviejo.
3. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las auditorías internas de calidad que se realicen al Sistema
de Gestión de Calidad del GAD Municipal de Portoviejo.
4. BASE LEGAL
ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
5. REGLAS INTERNAS
5.1. Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del
GAD Portoviejo que realizan auditorías internas de calidad. El no cumplimiento por parte
de los funcionarios responsables del control y la ejecución, será causal para la
determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas
vigentes.
5.2. Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de
incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes,
normas y políticas emitidas o las necesidades administrativas que surjan en el GAD
Portoviejo.
6. POLÍTICAS
6.1. Las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad en el GAD Municipal de
Portoviejo se realizan dos veces al año, en los meses planificados (pueden ser marzo y
septiembre), considerando el estado e importancia de los procesos y el resultado de
auditorías previas. En el mes de enero se realizará el Programa de Auditorías y con un
mes de anticipación a cada auditoría programada se elaborará el “Plan de Auditorías”
que establece el alcance, frecuencia, criterio y recursos necesarios para realizar las
auditorías del Sistema de Gestión. El alcance define las áreas o los procesos de la
institución que se auditarán y el criterio define las cláusulas de la norma ISO 9001 y/o la
documentación del SGC que se revisarán en la auditoría.
6.2. Las auditorías internas de calidad son ejecutadas por funcionarios de la institución
certificados como Auditores Internos de Calidad.
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6.3. Un funcionario no puede auditar los procesos de la Dirección en la cual labora para
evitar un conflicto de intereses.
6.4. Los resultados de las auditorías internas de calidad se comunican al Alcalde, Directores
Generales, Directores y a todo el personal, en las instancias en que se determinen como
más adecuadas.
6.5. El análisis de causas y acciones propuestas para solventar no conformidades
encontradas en el proceso de auditoría, deben ser entregadas al Auditor
correspondiente una semana posterior a la Auditoría Interna realizada.
7. DEFINICIONES
AUDITORÍA DE CALIDAD: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance al que se
cumplen los criterios de la Norma ISO 9001:2015.
8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
a) Responsables de la ejecución: Director de Planificación Estratégica y Proyectos,
Coordinador de Procesos, y Auditores Internos de Calidad.
b) Responsables del control: Director Cantonal de Planificación y Desarrollo.
c) Distribución: La Dirección General de Planificación distribuirá a toda la Institución
mediante correo electrónico. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en la
Intranet del GAD Portoviejo.
9. PROCEDIMIENTOS
No. Actividad Documento Responsable Tiempo proceso
ETAPA DE PLANIFICACIÓN
1
a) Elabora el “Programa Anual de Auditorías de Calidad” (PRO-DPP-008-01) hasta el 31 de enero de cada año.
b) Presenta el plan al Comité de Calidad Institucional para su aprobación.
Programa Anual de Auditorías de
Calidad (PRO-DPP-008-
01)
Director de Planificación Estratégica y
Proyectos
2
¿Está de Acuerdo? SI: Aprueba el “Programa Anual de Auditorías de Calidad” (PRO-DPP-008-01) NO: Envía con observaciones para modificar el “Programa Anual de Auditorías de Calidad” (PRO-DPP-008-01). Paso 1.
Comité de
Calidad Institucional
ETAPA DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA
3
Previo a realizar la auditoría de calidad, designa los Auditores Internos seleccionándolos del “Listado de auditores internos calificados” ANEXO 1 y nombra al Auditor Líder de la auditoría.
Director de Planificación Estratégica y
Proyectos
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4 Elabora el “Plan para la Ejecución de la Auditoría” (PRO-DPP-008-02).
Plan para la Ejecución de la
Auditoría (PRO-DPP-008-
02)
Auditor Líder
5 días laborables previo a la Auditoría
5
¿Está de acuerdo con el Plan? SI: Envía una comunicación a los responsables que van a ser auditados junto al “Plan para la Ejecución de la Auditoría” (PRO-DPP-008-02), indicando las fechas de auditoría, horarios de las actividades, grupo de auditores, entre otros. NO: Paso 4
Plan para la Ejecución de la
Auditoría (PRO-DPP-008-
02)
Director de Planificación Estratégica y
Proyectos
4 días laborables antes de la Auditoría
6
¿Está de acuerdo con el Plan? SI: Paso 7 NO: Emite sus observaciones al Director de Planificación Estratégica y Proyectos, para que se realicen los cambios solicitados. Paso 4.
Plan para la Ejecución de la
Auditoría (PRO-DPP-008-
02)
Responsable del proceso a ser auditado
7
Antes de la realización de la auditoría, realiza el estudio de la documentación correspondiente y elabora el formato “Lista de Verificación” (PRO-DPP-008-03).
Lista de Verificación
(PRO-DPP-008-03)
Equipo de auditores
8
Se reúnen en fecha y hora planificadas, definidas en el “Plan para la Ejecución de la Auditoría” (PRO-DPP-008-02), con los responsables del proceso a ser auditado, a fin de: Indicar el alcance, objetivo de la auditoría y sitio
a auditarse. Comunicar el criterio de la auditoría. Presentar el programa de la auditoría. Indicar la confidencialidad de la información
proporcionada a los auditores. Indicar el formato de la “Solicitud de Acción
Correctiva - SAC” (PRO-DPP-008-04) Explicar la necesidad de establecer un programa
de implantación y seguimiento de las acciones correctivas.
Confirmar la hora y fecha para la reunión de cierre y para cualquier otra reunión intermedia, si se necesita.
Aclarar cualquier detalle de la programación de la auditoría.
Plan para la Ejecución de la Auditoría (PRO-
DPP-008-02)
Solicitud de Acción
Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-
04)
Auditor Líder y Equipo de Auditores
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a) Empleando la “Lista de Verificación” (PRO-DPP-008-03), realizan la auditoría, para lo cual recolectan evidencias, es decir, la información necesaria a través de entrevistas, examen de procedimientos, observaciones y registros de las actividades; con el fin de verificar su cumplimiento al compararla con los requisitos especificados en el Sistema de Gestión de Calidad del GAD Municipal de Portoviejo.
b) Una vez concluida la auditoría del proceso, informa al auditado acerca de las desviaciones encontradas y registra las No Conformidades y Observaciones en el formato “Solicitud de Acción Correctiva - SAC” (PRO-DPP-008-04); entrega la solicitud para que el auditado responsable complete el análisis de causas y las acciones propuestas para solventar las no conformidades.
Lista de Verificación
(PRO-DPP-008-03)
Solicitud de
Acción Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-
05)
Auditor Líder y/o Equipo de
Auditores
10
Al final de la auditoría mantiene una reunión con los responsables de las funciones auditadas para indicar el total de no conformidades detectadas en la “Ficha de No Conformidades” y las conclusiones globales de la auditoría.
“Ficha de No Conformidades” (PRO-DPP-008-
04)
Auditor Líder y Equipo de Auditores
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a) Prepara el “Informe de Auditoría” (PRO-DPP-008-05), en la semana posterior a la auditoría, dirigido al Comité de Calidad Institucional para su conocimiento y comentarios sobre aspectos específicos de los resultados de la auditoría interna efectuada.
b) Envía la “Solicitud de Acción Correctiva – SAC” (PRO-DPP-008-04) con sus fechas de cumplimiento al Director de Control de Gestión, para su control y seguimiento.
Informe de Auditoría (PRO-
DPP-08-06)
Solicitud de Acción
Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-
05)
Auditor Líder
12
Ingresa en el SISCOM, las acciones correctivas a ejecutar, los responsables y fechas de ejecución, para su control y seguimiento, e ingresa como revisor al Auditor Responsable.
Director de Control de
Gestión
13
Gestiona y/o ejecuta la acción correctiva establecida en la “Solicitud de Acción Correctiva – SAC” (PRO-DPP-008-04) respectiva y despacha en el SISCOM.
Solicitud de Acción
Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-
05)
Responsables del Proceso
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Realiza el seguimiento de las acciones correctivas ejecutadas. ¿El servidor responsable cumple con la fecha propuesta para ejecutar la acción correctiva a la no conformidad encontrada? SI: Registra el cumplimiento en la “Solicitud de Acción Correctiva – SAC” (PRO-DPP-008-04) y despacha la tarea en el SISCOM. Paso 15 NO: El Auditor fija una nueva fecha con el responsable correspondiente, la misma que es registrada en el casillero de observaciones. Si se vuelve a incumplir el nuevo plazo, el Auditor responsable levantará una nueva “Solicitud de Acción Correctiva – SAC” (PRO-DPP-008-04).
Solicitud de Acción
Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-
05)
Auditor Líder y/o
responsable de la no
conformidad
15
Evalúa su eficacia con el fin de que la No Conformidad se haya eliminado. Esta evaluación se realiza tres meses después de la ejecución de la última acción correctiva propuesta. ¿La evaluación de la acción correctiva es favorable? SI: Procede al cierre de la No Conformidad registrando las firmas del Responsable de Proceso y del Auditor responsable y la fecha de cierre en la “Solicitud de Acción Correctiva – SAC” (PRO-DPP-008-04). NO: Levanta una nueva “Ficha de Acción Correctiva” (PRO-DCG-004-01), y envía al Director de Control de Gestión las No Conformidades aún no resueltas y las resueltas cerradas, para su registro.
Solicitud de Acción
Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-
05)
Auditor Líder y/o
responsable de la no
conformidad
3 meses después de
la Acción Correctiva
16
Lleva un control de todas las No Conformidades detectadas en el registro “Control de No Conformidades” (PRO-DCG-004-02). A través de este registro se pueden identificar aquellas No Conformidades repetitivas, puntuales o potenciales, y las respectivas soluciones.
Control de No Conformidades (PRO-DCG-004-
02)
Director de Control de
Gestión
17 Mensualmente, el Director de Control de Gestión presenta el estado global de las acciones correctivas en las reuniones del Comité de Calidad Institucional.
Director de Control de
Gestión 1 vez al mes
FIN PROCESO
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10. DIAGRAMAS DE FLUJO
Procedimiento de Auditoría Internas de Calidad
Aud
itor
Líd
erCo
mit
é de
Cal
idad
Inst
ituci
ona
lD
irec
tor
de P
lan
ifica
ció
n Es
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égic
a y
Pro
yect
os
Resp
onsa
bles
a s
er
audi
tado
sD
irec
tor d
e Co
ntro
l y G
estió
n
a) Elabora el Programa Anual de
Auditorías de Calidad (PRO-DPP-008-01) hasta el 31 de enero de cada año.Presenta el plan al Comité
de Calidad Institucional para su aprobación.
¿Está de acuerdo?
Envía con observaciones para
modificar el Programa Anual de Auditorías de Calidad (PRO-DPP-008-01).
NO
Aprueba el Programa Anual de Auditorías de Calidad (PRO-DPP-008-01)
SI
Designa los Auditores Internos seleccionándolos del Listado de
auditores internos calificados ANEXO
1 y nombra al Auditor Líder
Elabora el Plan para la Ejecución de la Auditoría (PRO-
DPP-008-02).
Envía una comunicación a los responsables que van a
ser auditados junto al Plan para la Ejecución de la Auditoría (PRO-DPP-008-02), indicando las fechas de auditoría,
horarios de las actividades, grupo de auditores, entre
otros.
NO
SI
¿Está de acuerdo con el Programa?
Emite sus observaciones al Director de
Planificación Estratégica y Proyectos para que se realicen cambios en la
programación
NO
Se reúne con el equipo auditor para realizar el
estudio de la documentación correspondiente y elabora el
formato Lista de Verificación (PRO-DDP-008-
03)
SI
¿Está de acuerdo?
Se reúne con equipo de auditores y responsables de
proceso, en fecha y hora planificadas, para indicar
detalles de la planificación de la auditoría
a) Empleando la Lista de Verificación (PRO-DDP-008-03), ejecuta la auditoría, con el equipo de auditores.b) Informa al auditado acerca de las desviaciones encontradas y registra las No Conformidades y Observa-ciones en el formato Solicitud de Acción Correctiva - SAC (PRO-DPP-008-04); entrega la solicitud para que el auditado responsable complete el análisis de causas y las acciones propuestas.
Mantiene una reunión con los responsables de las
funciones auditadas para indicar el total de no
conformidades detectadas y las conclusiones globales de
la auditoría.
a) Prepara el Informe de Auditoría (PRO-DDP-008-04), en la semana posterior a su ejecución, dirigido al Comité de Calidad Institucional para su conocimiento y comentarios sobre aspectos específicos de los resultados. b) Envía la Solicitud de Acción Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-04) con sus fechas de cumplimiento al Director de Control de Gestión, para su control y seguimiento.
Ingresa en el SISCOM, las acciones correctivas a
ejecutar, los responsables y fechas de ejecución, e ingresa como revisor al
Auditor Responsable.
Gestiona y/o ejecuta la acción correctiva establecida
en la Solicitud de Acción Correctiva – SAC (PRO-DPP-
008-04) respectiva y despacha en el SISCOM.
Realiza el seguimiento de las acciones correctivas ejecutadas.
Registra el cumplimiento en la Solicitud de
Acción Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-04) y
despacha la tarea en el SISCOM.
Fija una nueva fecha con el responsable, la misma que es registrada en el casillero
de observaciones. Si se vuelve a incumplir el nuevo
plazo, el Auditor responsable levantará una nueva Solicitud de Acción
Correctiva – SAC (PRO-DPP-008-04).
NO
SI¿El servidor
cumple con la fecha propuesta?
Evalúa su eficacia con el fin de que la No Conformidad se haya eliminado. Esta evaluación se realiza tres meses después de la ejecución de la última acción correctiva propuesta.
Procede al cierre de la No Conformidad registrando las firmas del Responsable de
Proceso y del Auditor responsable y la fecha de cierre en la Solicitud de Acción Correctiva – SAC
(PRO-DPP-008-04).
Levanta una nueva Ficha de Acción Correctiva (PRO-
DCG-004-01)
Envía al Director de Control y Gestión
las No Conformidades aún
no resueltas y las resueltas cerradas,
para su registro.
Lleva un control de todas las No
Conformidades detectadas en el
registro Control de No Conformidades (PRO-DCG-004-02)
Mensualmente, el Director de Control y Gestión presenta el estado global de
las acciones correctivas en las
reuniones del Comité de Calidad
Institucional.
SI¿La evaluación es favorable?
NO
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11. FORMATOS DE REGISTRO
FORMATO 1: PRO-DPP-008-01 Programa Anual de Auditorías de Calidad
FORMATO 2: PRO-DPP-008-02 Plan para la Ejecución de la Auditoría
PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS DE CALIDAD GAD Municipal de Cantón Portoviejo
CÓDIGO: PRO-DPP-008-01
AÑO: __2017___________________
PROGRAMA DE AUDITORÍA
AUDITORÍAS ENE. FEB. MAR. ABR. MAY. JUN. JUL. AGO. SEP. OCT. NOV. DIC.
PRIMERA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
X
SEGUNDA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
X
ELABORADO POR: CAROLINA LASSO CEVALLOS JEFE TÉCNICA DE PROCESOS
APROBADO POR: SOLEDAD NARANJO DIRECTORA DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS
FIRMA: FIRMA:
FECHA: 22/02/2016 FECHA:
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FORMATO 3: PRO-DPP-008-03 Lista de Verificación
FORMATO 4: PRO-DPP-008-04 Ficha de No Conformidades
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FORMATO 5: PRO-DPP-008-05 Solicitud de Acción Correctiva – SAC
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FORMATO 6: PRO-DPP-008-06 Informe de Auditoría
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12. ANEXOS
ANEXO 1: Listado de Auditores Internos Calificados