OBJECTIF de la ½ journée : le document numérique pourquoi une diffusion en format pdf ? quelles...
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OBJECTIF de la ½ journée :
le document numériquepourquoi une diffusion en format pdf ?quelles fonctionnalités à rechercher ?(signets, table des matières, liens hypertextes)
manipulation sur un document word utilisation d’une feuille de styleconversion d’un document en pdf
Création de document numérique
D. Fournier – 1er février 2005
Un « mauvais » document numérique
les Echos de la Gaillarde (8 pages, sommaire non cliquable) http://www.montpellier.inra.fr/intranet/echos/Echos_no_37.pdf
Le Projet de pôle de recherche et d’enseignement supérieur agronomiques (41 pages, absence de table de matière)http://www.agropolis.fr/pole-ens-agro/rapetap/03-Synthese.pdf
Une thèse en ligne (Devez, 2004, 269 p., sommaire p.8)http://tel.ccsd.cnrs.fr/documents/archives0/00/00/64/97/tel-00006497-00/tel-00006497.pdf
Un « bon » document numérique
Thèse en ligne (Condom, 2000, 240 pages)http://www.inra.fr/Internet/Departements/EA/theses/CONDOM.pdf
Guide simplifié pour l’utilisation d’Endnote 6 http://www.montpellier.inra.fr/documentation/
Les fonctionnalités recherchées
Pour un document pdfSignetsTable de matières cliquableLiens hypertexte
Pour un document wordexplorateur de documentstable des matièresliens hypertextes
Le format pdf
Créé en 1992, le format PDF (Portable Document File) a peu à peu évolué pour remplir deux rôles très distincts : - homogénéiser les formats pré-presse de la chaîne graphique (imprimeurs) - faciliter la diffusion de documents bureautiques propriétaires sur le Web.
Présentation de supports originaux : Les fichiers Adobe PDF sont fidèles aux originaux et se prêtent parfaitement à l'archivage électronique et à la protection des documents.
Format Universel : Le logiciel gratuit Adobe Reader permet d'ouvrir des documents Adobe PDF sur n'importe quel système, indépendamment de la plate-forme logicielle, de l'application native ou des polices utilisées.
Convivialité : Les fichiers Adobe PDF sont beaucoup plus polyvalents et fonctionnels que ceux créés avec des applications non Adobe : polices incorporées, informations sur les profils colorimétriques pour un meilleur rendu des couleurs quels que soient les systèmes, et balises permettant de réagencer le contenu des
documents en fonction de l'affichage.Sécurisation de l'échange de documents : Grâce à Adobe Acrobat® 7.0 ou Adobe LiveCycle™, vous pouvez protéger vos fichiers PDF par un mot de passe pour empêcher leur consultation ou leur modification par des utilisateurs non autorisés tout en autorisant les personnes habilitées à les réviser à l'aide d'outils d'annotation intuitifs.
Documents indexables : Les fichiers PDF permettent de rechercher des termes figurant aussi bien dans le corps du texte que dans les annotations, les signets et les champs de données.
Le logiciel Acrobat
Acrobat reader : logiciel gratuitpermet de visualiser un document pdftéléchargeable sur de nombreux sites
Acrobat writer : logiciel payant s’inscrire pour pouvoir l’utiliser sur le réseau INRA AGRO.Mpermet de créer des fichiers en format pdf
(paramètrage de macros dans word pour conversion)permet de protéger un document (mot de passe, lecture, impression)permet d’apporter (et de gérer) des commentaires sur un document permet d’introduire des liens et des signets dans un document pdf
NB: il n’est pas possible de modifier de façon importante le contenu d’un document pdfToutes les miodifications devront être faites avec le document initial (avant conversion)
Quelques fonctionnalités d’Acrobat Writer (1)
• Insertion de commentaires sur un document
surlignage
note, Texte à main levée, tampon
• Gestion des commentairesaffichage du navigateur
Ou Fenêtre Commentaires
Quelques fonctionnalités d’Acrobat Writer (2)
• Des possibilités de recherche dans le texte
ou Edition Rechercher…
• Des possibilités de copier du texte pour le coller ailleurs sélectionner le texte puis Ctrl C (et Ctrl V dans word…)
• Des possibilités limitées pour retoucher du texte
(sur une seule ligne)
Quelques fonctionnalités d’Acrobat Writer (3)
• Des possibilités de naviguer entre les signetsSignets posés manuellement (Signet > nouveau signet)Signets générés automatiquement (feuille de style dans Word)
• Des possibilités pour insérer des liens hypertextes (cliquables)
Intérêts d’une feuille de style
Permet d'identifier ou de marquer les différents éléments syntaxiques d'un texte. Peu importe le logiciel utilisé pour la rédaction, les éléments que l'on trouve dans la feuille de style sont les mêmes, c'est un outil suffisamment générique pour être utilisé quel que soit le domaine de recherche.
Le marquage des éléments syntaxiques d’un document peut sembler inutile… mais présente de nombreux intérêts.la manipulation et la mise en page du document seront plus rapides et plus efficaces (grâce à l'identification des éléments syntaxiques)
Elle permet ainsi de produire des documents plus homogènes.
un premier pas vers la structuration du document une aide non négligeable pour la rédaction.
Préparation du document (Word)
stylage du documentutilisation de la feuille de style (normal.dot)modification des styles proposés
(hiérarchisation, police, …)génération de la table des matières,
(+ liste des figures, liste des annexes, …)liens hypertexte (URL, signets)
paramétrage des options pour conversion en pdf
utilisation d’une feuille de style + complexe(pour document structuré, XML)même démarche pour powerpoint (titre)
Stylage d’un document
1 - Téléchargement du fichier document_TP.doc
http://www.montpellier.inra.fr/documentation/adresses_utiles.htm Clic droit enregistrer la cible du lien vers…
2 - Stylage du document Format Style
utilisation de la feuille de style (normal.dot) : (mettre en surbrillance le titre et appliquer le style voulu)
Titre 1
Titre 2
Titre 3
Modification des styles
Format Style… Modifier… FormatPoliceParagrapheBordureNumérotation
1 – TITRE 1
1-1 Titre 2
1.1.1 Titre 3
Création de nouveaux styles: exemple ANNEXE
Numérotation automatique des annexes Format > Style > Modifier >Annexe
NumérotationNumérosPersonnaliser
Format Style… Nouveau… Annexe
L’explorateur de documents (Word)
Affichage … Explorateur de documents
Création de la table des matières
NB: se placer au début du document !
InsertionTables et index … Table des matières
OK
NB: ne pas oublier d’intégrer les annexes ! (cf. Options …)
Création de la liste des annexes et/ou des figures
NB: se placer avant les annexes !
InsertionTables et index … Table des illustrations
Options …Construire la table à partir de :Style Annexe
Création de liens dans le texte
Insertion … Signets… Figure1
AjouterAnnexe1
Annexe2
Insertion … Liens hypertextes Signet …Figure1Annexe1Annexe2
La conversion doc pdf
Acrobat Convertir en pdf
Modifier les options de conversion
Protection du fichier pdfMot de passe, Droits (copie, impression)
Signets
Titre1 XTitre2 XTitre3 X
Annexe X
AcrobatConvertir en pdf
Le résultat obtenu Document_TP.pdf
Identique au document initial
Signets permettant une navigation dans le texte
Table des matières cliquable
Liens hypertextes
Créer une nouvelle feuille de style
Objectif: utiliser dans un autre document les modifications de styles réalisées sur le document document_TP.doc
Dans WordFichierNouveauCréer un nouveau Modèle
Créer (ou modifier) les styles que vous voulez utiliser
Sauvegarder le modèleFichier Enregistrer sous…TP_INRA.dot
Créer une nouvelle feuille de style (avec barre d’outils)
Dans Word (TP_INRA.dot)EditionBarre d’outilsPersonnaliserNouvelle…
Positionner sur la barre les styles du modèleCommandesStyles (Clic droit pour modifier l’intitulé)Possibilité de classer les styles par menu déroulant
Nouveau MenuPossibilité d’insérer un logo
à bricoler à partir de Formes automatiques,puis clic droit Editeur de boutons
Utiliser une feuille de style
Les modèles sont enregistrés dans le répertoireOutils > Options > Dossiers par défaut > Modèles utilisateursY copier les modèles TP_INRA.dot
Dans WordFichierNouveauSélectionner le modèle que vous souhaitez utiliser TP_INRA.dotCréer un nouveau Document
Utiliser une feuille de styleavec barre d’outils
Dans WordOutilsModèles et complémentsAjouterSélectionner le modèle que vous souhaitez utiliser TP_INRA.dotOrganiser…
Étape 1 :
Sélectionner tous les styles du document ouvert et supprimer
(certains ne peuvent pas être supprimés)
Etape 2 :
Fermer le fichier
Ouvrir le fichier en affichant les styles du modèle TP_INRA.dot
Sélectionner tous les styles et copier.
Etape 3 : Fermer
Appliquer une feuille de style à un document existant
Ouvrir le document auquel on veut appliquer le modèleAffichage > Plan Copier le texte ( Edition > Sélectionner tout et Copier)
FichierNouveauSélectionner le modèle que vous souhaitez utiliser Appliquer les différents styles au documentSi le document initial utilisait déjà une feuille de style, la feuille de style s’applique automatiquement
Le projet Cyberthèse
La plateforme Cyberdocs permet de structurer des documents issus de traitements de texte et de les publier sur internet, à l'aide de la norme XML (Extensible Markup Language) et de la DTD TEI Lite (text encoding initiative)
Elle est aujourd'hui principalement utilisée comme nouvelle plateforme de traitement et de diffusion des thèses dans le cadre du projet CyberThèses, un programme francophone d'archivage et de diffusion électronique des thèses, qui regroupe aujourd'hui de nombreuses institutions francophones ou non à travers le monde. La nouvelle appellation Cyberdocs signifie que la plate forme d'édition électronique peut traiter tout document structuré qu'il soit conforme ou non à la DTD TEI Lite.
La feuille de style « Lyon 2 » utilisée pour la
diffusion électronique des thèses Mise en forme du fichier électronique de la thèse les menus permettent de « styler » les diverses parties du texte en les surlignant et en attribuant la dénomination souhaitée
aide à la structuration intellectuelleFeuille de style : http://demeter.univ-lyon2.fr:8080/sdx/theses/fds.shtm
Conversion de fichier et mise en ligne à l’aide du logiciel SPARTE (Système de Production et d’ARchivage de Thèses Électroniques).
Une thèse en format XML pour la pérennité et l’archivage
Contenu de la thèse + ressources
Les métadonnéesUne version HTML pour la diffusionUne notice dans le catalogue Sudoc
La feuille de style « Lyon 2 »adaptée pour l’AGRO.M
http://www.agro-montpellier.fr/documentation/Memoires/guide_memoire_AGROM.pdf
Autres types de fichiers pdf
Diaporama powerpoint : utiliser des diapositives avec TitreAcrobat > Modifier les options de conversionOffice: fonction powerpoint > créer des signets