O® Wolters Kluwer

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Claves de la transformación del Despacho Profesional 4.0

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Índice 1

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El despacho ante los nuevos retos ............................................................... 3

1.1. Tendencias del mercado ....................................................................... 41.2. Evolución del negocio de los servicios profesionales ...........51.3. Retos del Despacho Profesional ...................................................... 6

La estrategia de transformación ................................................................... 7

2.1. El nuevo ecosistema de Asesor .........................................................82.2. Los ejes de la transformación: más allá de la tecnología .. 9

Metodología para la Transformación del Despacho ..............................10

3.1. La visión del Despacho Profesional 4.0 ..........................................113.2. Ventajas de la transformación .......................................................... 12

Claves de la transformación del Despacho Profesional 4.0 2

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3Claves de la transformación del Despacho Profesional 4.0

El despacho ante los nuevos retos

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El aumento de la percepción de mejora de la situación económica en general y en los Servicios de Asesoramiento

tras la crisis, así como la revolución digital, sitúan en un nuevo escenario a los Despachos Profesionales.

En un marco mucho más competitivo, los Despachos deben ahora ser más creativos, innovar, transformarse y asumir

nuevos retos si quieren mejorar sus márgenes operativos y fidelizar a su base de clientes.

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4Claves de la transformación del Despacho Profesional 4.0

1.1. Tendencias del mercado

Sector atomizado y sobredimensionado

Presión sobre la productividad y los precios

Fusiones y concentraciones empresariales

Mayor necesidad diferenciación frente a competidores

Cambios que obligan a una actualización constante

Complejidad legislativa

Necesidad de mayor seguridad frente a errores

Canales telemáticos para relacionarse con la Administración

Menor fidelidad

Cambios en la demanda

Experiencia digital y nuevos canales de comunicación

Mayor exigencia de profesionalidad

Necesidad de servicios de valor añadido

Necesidad de conexión on-line con el asesor, modelos de colaboración

Evolución al Cloud

Apuesta por el Big data

Irrupción de la Inteligencia artificial

Expansión de las redes sociales

Seguridad (RGPD, ciberseguridad)

Inmediatez de acceso a información

Comunicación 24x7

Competencia Marco regulatorio

Clientes La Tecnología

Los cambios en las necesidades de los clientes están generando nuevos retos y oportunidades

El crecimiento de la competencia, los cambios en el marco regulatorio, y los avances tecnológicos, acompañan a las nuevas necesidades de los clientes que están llevando a los despachos de toda europa a la evolución del negocio de sus servicios profesionales.

1. El Despacho ante los nuevos retos

5Claves de la transformación del Despacho Profesional 4.0

1.2. Evolución del negocio de los servicios profesionales

Foco comercial

Modelo de Precios

Tecnología

Relación con el cliente

Despacho clásico Despacho 4.0

Mantenimiento de cartera

Cuotas

Oficina, on-premise

Presencial, telefónico, email

Crecimiento de acciones comerciales

Servicios predefinidos y "on demand"

Híbrida cloud-oficina con modelos de colaboración con clientes

Presencial y virtual, multicanal (chat, email, teléfono, vídeo...)

La evolución al modelo del Despacho 4.0

Estamos en nuevo escenario que nos obliga a transformarnos, ser más creativos e innovar.

2008-2015

• Impacto de la crisissobre el sector

• Mayor presión sobre elfactor precio,reducción de márgenes

• Pérdida de clientes yaumento de lacompetencia

2015-2016

• Inicio percepción demejoras en el sector yel mercado

• Toma de concienciadel sector de lanecesidad de cambios

2017-actualidad

• Necesidad de nuevasherramientas

• Presión por captarnuevos clientes ygenerar servicios devalor añadido

1. El Despacho ante los nuevos retos

6Claves de la transformación del Despacho Profesional 4.0

1.3. Retos del Despacho

Revisión cuotas

Ampliar catálogo de servicios

Nuevos servicios

Integración sistemas asesor-cliente

Automatizar tareas bajo valor

Eliminar errores

Aumentar control y trazabilidad

Captar nuevos clientes

Incorporar perfiles comerciales, de marketing y ventas.

Nuevos modelos de negocio por asociaciones, adquisiciones, modelos de franquiciado

Ante esta situación, los Despachos Profesionales deberían centrarse en mejorar la competitividad: optimizar procesos, eliminar tareas repetitivas, integrar nuevas formas de negocio y trabajar de forma colaborativa con el cliente. Estos son los puntos clave para marcar la diferencia con respecto a la competencia.

AUMENTAR LA RENTABILIDAD DEL DESPACHO

FIDELIZARCLIENTES

OPTIMIZAR PROCESOS INTERNOS

CRECER

1. El Despacho ante los nuevos retos

7Claves de la transformación del Despacho Profesional 4.0

La estrategia de transformación

2

del despacho

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La transformación digital es ya una realidad a la que los Despachos Profesionales deben adaptarse con el uso de herramientas que les permitan optimizar sus recursos.

Superar este reto les permitirá ofrecer un servicio renovado, competitivo y de valor añadido a sus clientes.

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8Claves de la transformación del Despacho Profesional 4.0

...2.1. El nuevo ecosistema del Asesor

En este ecosistema destaca la necesidad de desarrollar el rol tecnológico del asesor a partir de herramientas digitales que le permitan apoyar su gestión y evolucionar a un modelo colaborativo con la pyme. De esta manera ambos pueden agilizar gestiones, automatizarlas y mejorar su eficiencia y productividad, además de mantener un flujo de comunicación siempre disponible.

Un ecosistema colaborativo asesor-pyme será la solución ante el exigente volumen de información que manejamos, y constituirá una oportunidad para mejorar la gestión de las pymes que apuestan por el control del propio negocio y la optimización del tiempo manteniendo los máximos niveles de seguridad que permiten las herramientas cloud.

Bancos

Impuestos Instituciones sociales

Partners

Empleados

EmprendedoresExpertos financieros

Grandes empresas

Asesor Clientes

La base del ecosistema que acompaña a la transformación 4.0 de los Despachos Profesionales, se basa en dos pilares fundamentales: la tecnología y la colaboración.

Tecnología Cloud

Conectividad

2. La estrategia de transformación

9Claves de la transformación del Despacho Profesional 4.0

A menudo se comete el error de considerar la transformación como algo sólo relacionado con la tecnología. En realidad, las herramientas tecnológicas son un punto de apoyo, pero no el único. El verdadero Despacho 4.0 debe basar su transformación en procesos, personas y tecnología para considerarse como tal. Revisamos algunas de las preguntas que pueden ayudar en este proceso.

2.2. Los ejes de la transformación: más allá de la tecnología

¿En qué tareas estamos invirtiendo más recursos?

¿Existen herramientas que puedan automatizar tareas sencillas?

¿Podemos externalizar tareas (introducción de datos, gestión documental) para que las realice el cliente?

¿Qué porcentaje de nuestro tiempo dedicamos a procesos vs al asesoramiento?

¿Estamos funcionando con un modelo colaborativo con nuestros clientes?

¿Dedicamos nuestros esfuerzos a tareas estratégicas o funcionales?

¿Qué necesidades no cubiertas tienen nuestros equipos: formación, herramientas…?

¿Podemos hacer crecer nuestra vertiente de asesoría vs la de gestión?

¿Qué herramientas actuales han quedado desfasadas con respecto a nuestras necesidades?

¿Disponemos de plataformas para facilitar el trabajo colaborativo?

¿Estamos cubiertos a nivel de seguridad?

¿Podemos trabajar en viajes, acceder a la información siempre que lo necesitamos…?

PROCESOS Y SERVICIOS PERSONAS TECNOLOGÍA

PROCESOSY SERVICIOS

PERSONAS

TECNOLOGÍA

TRANSFORMACIÓN

Autoevalúa tu nivel de transformación

2. La estrategia de transformación

10Claves de la transformación del Despacho Profesional 4.0

Metodología para la Transformación del Despacho

3

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Incluir un modelo colaborativo, facilitar la comunicación entre todas las partes implicadas, utilizar nuevas herramientas y la digitalización de los sistemas son clave para avanzar con seguridad en el proceso de la transformación digital.

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11Claves de la transformación del Despacho Profesional 4.0

3.1. La visión del Despacho Profesional 4.0

Segmentación

Integración

Consultoría

Mejora constante

Seguridad

las nuevas herramientas nos permiten adaptarnos a las características de cada cliente a partir de la creación de grupos afines. De esta manera, el servicio personalizado es una realidad.

es la base del modelo colaborativo. A partir de espacios comunes donde compartir datos y la mecanización de procesos mejoramos en eficiencia y ganamos tiempo para dedicarlo a lo más importante.

a partir del tiempo recuperado con la automatización de tareas repetitivas podremos ofrecer al cliente un verdadero servicio de valor añadido. Descargarnos de trabajo que podemos mecanizar nos permitirá centrarnos en la asesoría.

mentalidad de testeo, procesos agile, revisión continua de nuestros procesos... el mercado se mueve cada vez más deprisa y es necesario construir rápido, testear, y corregir de forma repetida para optimizar nuestro trabajo.

control sobre los datos, trazabilidad de estados y modificaciones, verificación a partir de perfiles... la seguridad deja de ser una opción para convertirse en un requisito sine qua non.

Los Despachos Profesionales se encuentran hoy en la mayor disrupción tecnológica de la historia gracias a fenómenos como el big data y análisis avanzado, la inteligencia artificial o la robótica. Nos encontramos en la era donde la productividad se ha convertido en materia de estudio y preocupación de economistas y directivos que buscan crear nuevas metodologías y enfoques para asumir los retos a los que se enfrentan actualmente. Para ello, despachos y asesores del sector están gestionando una

transformación digital que repercute directamente en sus nuevos modelos de negocio y de relación con el cliente. Una nueva etapa para los despachos que, arrastrados por la revolución tecnológica, están incrementando su profesionalidad 4.0 adaptada a las nuevas circunstancias que marcan el contexto actual. Sin duda, las herramientas digitales adecuadas permitirán multiplicar la productividad, haciendo que los despachos puedan trabajar de manera eficiente haciendo uso de un amplio despliegue de tecnologías y recursos.

3. Metodología para la Transformación del Despacho

12Claves de la transformación del Despacho Profesional 4.0

3.2. Ventajas de la transformación

Como hemos visto, nos encontramos en un momento en el que las nuevas herramientas van a permitir que el Despacho Profesional tome la iniciativa frente a la competencia, y evolucione su nivel de servicio frente a un cliente cada vez más exigente y con mayores recursos. Repasemos cuáles van a ser las ventajas de subirse al tren de la innovación tanto para los Despachos como para sus clientes

VENTAJAS DEL DESPACHO 4.0 BENEFICIOS PARA EL CLIENTE DEL D4.0

Reducción y automatización de procesos de trabajo recurrentes

Posibilidad de dar otros servicios de valor añadido al cliente

Incremento de la rentabilidad

Mayor competitividad frente al mercado

Tecnología segura y fiable que evita desplazamientos y errores

Accesibilidad inmediata y 24x7

Apertura a modelos de trabajo colaborativos más autonomía

Alineación con las exigencias de la Administración, enlace directo con ella

Dar respuesta a las demandas de clientes más avanzados

Imagen de marca y reputación

Renovación del método de trabajo con su asesor, a partir de modelos colaborativos

Seguridad máxima de sus datos, frente a los modelos clásicos (montañas de papeles, documentos extraviados, dificultad de organización, etc)

Mayor autonomía en la gestión de la información

Mayor transparencia y aumento de la confianza. Refuerzo del vínculo con el asesor

Incremento de la sensación de control y tranquilidad

3. Metodología para la Transformación del Despacho

El futuro no se detiene, nosotros tampoco.

En a3innuva siempre estamos pensando en mañana.

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