O Mundo do Planejamento de Projetos João Gabriel Diniz, Diretor de Programas.

O Mundo doPlanejamento de Projetos

João Gabriel Diniz, Diretor de Programas

AGENDA

Entendendo o Contexto dos Jogos Mundiais Militares do CISM

Alguns Dados Comparativos: RIO 2007 x RIO2011

Entendendo a Estrutura dos 5ºJMM RIO2011 – Os Jogos da Paz

Alguns Dados Específicos dos JMM RIO2011

O PMO dos Jogos Gr Plaj. Geral e Gestão Integrada

Resultados: A Mídia Registrou...

Debate Público

O Que Faz um Gerente de Projetos?

Considerações Iniciais

O Mundo do Planejamento de Projetos

Considerações iniciais

Veja e Reflita sobre as Situações Abaixo:

Gestão e Planejamento de Projetos

Abrir uma empresa para fornecer um produto ou prestar um serviço;

Novo produto ou serviço para o portifólio de uma empresa existente;

Reduzir o custo de um produto ou serviço através da melhoria ou

implementação de um novo processo de trabalho;

Criar um Ambiente próprio à INOVAÇÃO;

Aumentar a capacidade de produção de um produto ou serviço;

Transformar a Gestão Familiar em uma Gestão Corporativa Moderna e

Dinâmica.

AGENDA







Debate Público




O que faz um Gerente de Projetos?

???


Gerente de Projetos

• É a pessoa responsável pelo atendimento dos objetivos do projeto.

• Trabalha em interação permanente com todas as áreas funcionais envolvidas no empreendimento.

• Passa a maior parte do tempo comunicando, liderando, negociando, resolvendo problemas e influenciando a organização para desempenhar as atividades necessárias para entregar o serviço ou produto final.


AGENDA







Debate Público




Entendendo o Contexto dos JMM do CISM

Criado em 1948 Hoje: 133 Países Membros Missão “Friendship through Sport ” Projetos Organizados em Conjunto com IOC/ UN / EU Estreita Relação com:

Federações Internacionais / Nacionais Autoridades Desportivas Internacionais

Organização de Campeonatos Mundiais por Modalidades Lançamento da 1ª Edição dos JMM em 1995 Lançamento da 1ª Edição dos JMM de Inverno em 2011


COMITÊ DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL – 5º JOGOS MUNDIAIS MILITARES DO CISM

Jogos Mundiais - Histórico


Jogos Mundiais Militares 1995 - 2011


TEXTOROMAITÁLIA1995

• 4.017 Participantes• 93 Países• 17 Esportes

CATÂNIA ITÁLIA2003


ZAGREB CROÁCIA

1999


HYDERABAD INDIA2007


RIO DE JANEIROBRASIL

2011

Planejamento

Atletas e delegações 6.000 + 2000

Países 110

Esportes 20


DISCIPLINE COMMISSION

APPEAL COMMISSION

CISM GENERAL ASSEMBLY(CISM Member Nations)

PRESIDENT

BOARD OF DIRECTORS

AUDIT

CISM INTERNATIONALFOUNDATION

TREASURERGENGERAL

VICE -PRESIDENTS

SECRETARY

GENERAL

COMMISSIONS

PCSCPCSCPCSCGENERALSECRETARIAT

CDMN


AGENDA







Debate Público




5ºJMM RIO2011 – Os Jogos da Paz

Entendendo a Estrutura dos 5º JMM

Decreto Presidencial de 09/JUN/2008


COMITÊ ORGANIZADOR CPO - Rio 2011

COMITÊ INTERMINISTERIALPresidente – Ministro da

Defesa

COMITÊ EXECUTIVO

19 MinistériosCmt MB-EB-AER

Gov - Pref RJCOB

Secretaria-Executiva



1. PENTATLO NAVAL2. VELA3. FUTEBOL4. BOXE5. BASQUETE6. ATLETISMO

1. PENTATLO AERONÁUTICO2. NATAÇÃO3. ORIENTAÇÃO4. TAEKWONDO

1. PENTATLO MODERNO2. PENTATLO MILITAR3. HIPISMO4. JUDÔ5. TIRO6. VOLEIBOL7. VOLEIBOL DE PRAIA8. TRIATLO9. ESGRIMA 10.PARAQUEDISMO

Comissão de Desportos do Exército

Gen FERNANDO

Comissão de Desportos da Aeronáutica

Brig ROBINSON

Comissão de Desportos da Marinha

Almte FERNANDO


COBFundações de Apoio

EmpresasContratadas

Ministérios Federais

Prefeitura Rio

Governo Rio

Confederações Esportivas

BASE DE A

POIOOM MARINHA

OM EXÉRCITO

OM AERONÁUTICA

Com. Social & Mkt

Relações c/ Delegaçõe

s

Operações dos Jogos

Gestão de Pessoas

Logística

Comando e Controle

Segurança e Inteligência

COMITÊRIO 2011



Gestão dos Envolvidos e Interessados

78 Macro-Projetos

11; 14%

12; 15%

9; 12%8; 10%

31; 40%

4; 5% 3; 4%

Com & Controle

Com Social & Mkt

Gestão Pessoas

Logística


Rel c/ as Delegações

Seg & InteligLOG - 8

C&C - 11

COM - 12

OPJ - 31 GP - 9

REL - 4 SEG - 3



AGENDA







Debate Público




• 5.633 atletas • 1.689 árbitros

• 42 delegações nacionais

• 6.103 Delegados• 1.220 árbitros

• 111 delegações nacionais

• 03 vilas de atletas MB - Campo Grande

EB - Vila MilitarAER - Campo dos Afonsos

• 01 vila de atletas Barra da Tijuca

Alguns Dados Comparativos:

Rio2007 x Rio2011

AGENDA







Debate Público




Alguns Dados Específicos – JMM Rio2011Mapa Conceitual do Teatro de Operações

• 111 delegações militares com + de 6.000 integrantes.

• 3 vilas e 43 instalações esportivas e de apoio.

• Média de 15 eventos simultâneos por dia.


• 14.000 militares das Unidades de Apoio.

• 1.000 voluntários civis.

• 3.500 prestadores de serviço.

• Órgãos e Agências federais-estaduais-municipais.

• 580 veículos (Pico) no transporte da Família CISM.

• 55.000 refeições por dia.

Alguns Dados Específicos – JMM Rio2011

Resumo do Teatro de Operações


AF LOGÍSTICA


• Atendimento por tipo de cliente.• Planejamento – OM & Consultoria.• Execução terceirizada.• Apoio OM – FT• Operação 24hrs nas Vilas

Alimentação: Características

Tipos de RefeiçãoCAFÉ DA MANHÃ

COLAÇÃO

ALMOÇO

LANCHE

JANTAR

CEIA

PLANTÃO

LUNCH BOX

Alimentação Vilas – Destaques

Por Tipo de Refeição (Principais) Café da Manhã: 82.120 Almoço: 82.010 Jantar: 79.250

Pico de Atendimento Vila Branca – 22 JUL 8.780 Refeições Vila Verde – 23 JUL 14.350 Refeições Vila Azul – 22 JUL 9.200 Refeições

316.970 21.131

TOTAL DE REFEIÇÕESMÉDIA REFEIÇÕES DIA

DADOS GERAIS 3 VILAS

Tipos de RefeiçãoCAFÉ DA MANHÃ

COLAÇÃOALMOÇOLANCHEJANTAR

CEIAPLANTÃO

LUNCH BOX


Alimentação nas Instalações – Destaques: Refeições Servidas Atletas / Comissões – Competições: 53.254 Atletas / Comissões – Treinamento: 23.987 Árbitros: 8.756 Imprensa: 14.680 Força de Trabalho

Café da Manhã 65.835 Almoço 65.007 Jantar 56.608 Ceia 26.325 Lounge FT 97.673 Lunch Box 48.896

Controle de Doping 399 Posto de Atendimento Médico 13.489

TOTAL 508.439

Atendimentos e/ou Refeições



• Atendimento por tipo de cliente

T1 Carros Exclusivos de Luxo - 24 hs (VIPs)

T2 Vans ou Sedans dedicados Programação oficial - 12 hs (VIPs)

T3 Ônibus / Microônibus / Vans Dedicados (Delegações)T4 Ônibus / Microônibus dedicados / Frota adquirida / Sedans operacionais (Árbitros e FT CPO/MD)T5 Transporte Público (Rodoviário – Ferroviário – Metroviário) –

Força de Trabalho

• Frota própria e terceirizada.• Garagens satélites.• Transporte de materiais e equipamentos (carga) • Cargas vivas – equinos – OM / terceirização• Transporte Solidário - delegações africanas – FAB

Transporte: Características


Transporte: Destaques

• Veículos utilizados: 684• Nº de profissionais: 784 • Quantidade total de transporte: 70.000• Transporte África: 280 atletas

Resultados


Saúde: Características

• Atendimento por Tipo de cliente• Utilização da Estrutura de Saúde das FFAA• Médico militar nas vilas• Terceirização• Plano de contingência – GT Ministério da Saúde• Apoio das OM • Força de Trabalho • Infraestrutura • Técnico

Saúde – Operacionalidade

Todas as Instalações Esportivas foram mobiliadas 29 Postos de Atendimento Especializado: Urgência, Emergência e

Fisioterapia 495 Diárias de Saúde nos Postos de Atendimento 54 Ambulâncias com Suporte Avançado de Vida 411 Diárias de Saúde p/ as Ambulâncias 199 médicos militares e 129 médicos civis Evacuação Aéro-médica –EVAM

01 Aeronave de Asa Fixa (C-95) Aeródromo de Resende 01 Aeronave de Asa Rotativa (H-34) Campo dos Afonsos


Saúde – Indicadores Epidemiológicos 1849 Atendimentos Médicos no período de 12 a 26 Julho Frequência acumulada de atendimentos segundo sexo e tipo de pessoa:

1293 Homens (69,9%) 556 Mulheres (30,1%)

Atendimento por tipo de cliente: 729 Atletas – 39,5% 294 FT Militar – 15,9% 288 FT Civil – 15,6% 156 Delegação – 8,4% 41 Voluntários – 2,2% 23 CISM – 1,2 % 318 Outros – 17,2%

03 Cirurgias 05 casos de Notificações Compulsórias (Doenças Infecto-contagiosas)



Hospedagem: Características Gerais• Atendimento por tipo de cliente;• Agência de viagens;• Hotéis de trânsito / clubes militares – apoio FT• Contratação de uma agência de viagens para hospedagens nos hotéis• Programas turísticos para os hóspedes• Oferta de um pacote de hospedagem • Atrativo para a Família Militar• Apoio das OM• Força de Trabalho Intérpretes Hotéis de Trânsito Alojamentos

DESTAQUES

• Número total de diárias: 1.553

• Alimentação fornecidas: 4.273

• Almoxarifado Central - 1º D Sup. e Outros CD.

• Sistema de controle patrimonial – foco logística reversa

• Montagem e desmontagem – OM / voluntários / terceiros (equipamentos)

• Alfândega - OM

• Limpeza e administração do lixo

• Seguros

Serviços Gerais: Características


Serviços Gerais: CaracterísticasMontagem e desmontagem:

Alfândega:

Seguros:


AGENDA







Debate Público





O PMO dos Jogos - Plan. Gestão Integrada



Centro de Capacitação de Gerentes

• Ferramentas

• Técnicas

• Boas Práticas

Ênfase: Iniciação e Planejamento (12 Processos) • Integração: Desenvolver o Project Charter • Escopo:

Coletar Requisitos do Escopo Definir o Escopo Criar a WBS / EAP

• Prazo:

Identificar as Atividades .... Desenvolver o Cronograma

• Custos: Estimar Custos / Termo de Referência

PROJETO BÁSICO


Conceito Operacional 5W / 2H

Invitation – 1ª e 2ª edições

Projeto Básico Termo de Referência Licitações

Preparing for the Games


Metodologia de Construção do Plano do Projeto - CPO

Tópicos Desenvolvidos

1. Apresentação 9. Cronograma

2. Justificativa 10. Público Alvo e Abrangência

3. Objetivos 11. Instr. de medição e Meios de Verificação

4. Diretrizes e Premissas 12. Metas

5. Escopo do Projeto 13. Fatores Críticos de Sucesso

6. Quadro de RH 14. Responsável pelas Informações

7. Custos 15. Dados de Aprovação

8. Serviços ou materiais solicitados às AF


Tópicos Sugeridos – Boas Práticas

1. Introdução 11. Gestão dos Riscos do Projeto

2. Análise do Negócio 12. Controle dos Principais Marcos

3. Estrutura Organizacional do Projeto 13. Cronograma

4. Matriz de Responsabilidades 14. Custos

5. Restrições e Premissas 15. Pl Divulgação do Progresso das Tarefas

6. Formação da Equipe e Treinamento 16. Metas e Indicadores

7. Ger das Configurações / Documentação 17. Principais Entregas

8. Controle das Alterações do Projeto 18. Ger da Qualidade

9. Gestão de Mudanças 19. Ger das Aquisições e Contratos

10 Plano de Comunicação

Plano do Projeto, conforme Boas Práticas do PMBoK®


Tópicos Desenvolvidos

1. Introdução 11. Gestão dos Riscos do Projeto

2. Análise do Negócio 12. Controle dos Principais Marcos

3. Estrutura Organizacional do Projeto 13. Cronograma

4. Matriz de Responsabilidades 14. Custos

5. Restrições e Premissas 15. Pl Divulgação do Progr Tarefas

6. Formação da Equipe e Treinamento 16. Metas e Indicadores

7. Ger das Configurações / Documentação 17. Principais Entregas

8. Controle das Alterações do Projeto 18. Ger da Qualidade

9. Gestão de Mudanças 19. Ger das Aquisições e Contratos

10 Plano de Comunicação

Plano do Projeto, conforme Boas Práticas do PMBoK®

Gerências

GrPlajGI

GAA - Orç


Com. e Controle

Logística


Com. Social e Marketing

Gestão de Pessoas

Segurança e Inteligência

Relações com as Delegações

78 Macroprojetos

ESPORTES20 Projetos

31 (40%)11 (14%)

12 (15%)

9 (12%)8 (10%)

3 (4%)4’ (5%)

Complexidade




1. Desenvolvimento dos Projetos Básicos

2. Modelagem para as Competições (requisitos)

3. Integração entre Projetos (todas AF)

4. Adequação ao Orçamento previsto

5. Definição dos Termos de Referência

6. Meta: projeto executivo integrado

Gerente + Gestão = “Especialista Coordenador”



• Orientar a Execução dos Projetos e Trabalhos• Gerenciar o Programa dos JMM (Escopo / Prazo / Custos / Riscos)• Controlar a Entrega dos Marcos do Programa• Monitorar Pontos de Atenção e Riscos• Realizar o Controle Integrado das Mudanças

• Distribuir as Informações• Gerenciar os Principais Interessados• Coordenar a mobilização (move-in)• Eventos Testes (65ª AG CISM / 45º CMMT) – 2010• Eventos Testes da Fase Pré-Jogos (Apronto Operacional)


Concepção Estratégica

2007/08 2009 2010 2011

Planejamento Operacional Execução Desmob.

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2007/08 2009 2010 2011


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2007/08 2009 2010 2011


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JUL

2010 2011

MAR

Análise e Revisão

dos Projetos

Análise e Gestão dos Riscos

JUL

NO

V

JUN

ABR


29/06 – 05/07 06-09/07 09/07 10-14/07

Montagem JOGOSPré-Jogos

Mob

iliza

ção

Desmont.Acabamento/Look

15/07 15-24/07 25-30/07

BLOQUEIO DAS INSTALAÇÕES

F A S E O P E R A C I O N A L


• Reuniões Semanais

• Reuniões Mensais

• Reuniões de Alinhamento e aprovação de Projetos

• Apoio direto às Gerências


• Encerrar os Projetos

• Encerrar as Aquisições e Contratos

• Elaborar Relatório Final do Programa

• Relatório do Projeto

• Elaboração e Consolidação das Lições Aprendidas

• Relatório Consolidado da AF

• Relatório Consolidado do Programa

• Finalizar Relatório ao TCU

• Orientar e Apoiar Auditores do TCU


LIÇÕES APRENDIDAS: Evolução da Maturidade e Cultura em Gerenciamento de Projetos

• Gerenciamento: Boas Práticas de Gerenciamento

Matriz: 9 Áreas de Conhecimento x Fases do Ciclo de Vida

• Gestão: Foco na Execução e Controle: Atuar para Ajustar e atualizar

Riscos

Ênfase p/ minimizar alterações nos Custos e Prazos

Gerenciamento x Gestão

!



Capacitação e Competência Gerencial em Processos

• Capacitação eTreinamento nos Processos e Produtos da Fase de:

MONITORAMENTO E CONTROLE

• Tais como:

Solicitações de Mudança

Atualizações do Plano do Projeto

Atualizações dos Documentos do Projeto

Produtos Entregues e Documentos de Aceites






• Tais como:

Medições de Desempenho do Trabalho e Projeto

Atualizações dos Ativos

Previsões de Orçamento

Medições do Controle da Qualidade






• Tais como:

Relatório de Desempenho

Atualizações do Registro de Riscos

Documentos de Aquisições e Contratos


LIÇÕES APRENDIDAS: Sugestões de Melhoria e Questões para Pensar

• Organização matricial balanceada, com apoio de um escritório de

gerenciamento de projetos forte, bem equipado e com mais profissionais

• Estrutura que possa ter autonomia financeira ou então que possa ter

órgão governamental dedicado exclusivamente para megaevento

• Prever, em sua estrutura, AF exclusiva para aquisições & contratos;

• Dedicar uma AF para a Gestão dos Stakeholders (Interessados)


Métricas de Gestão: Indicadores do trabalho Gerencial

Critérios Baseados no Nível de Maturidade Atingido

•Fase de Planejamento•Conceito Operacional•Projeto Básico – Alinhamento ao Modelo•Projeto Básico – Alinhamento às Diretrizes de Planejamento•Projeto Básico – Prazo de Desenvolvimento e Aprovação

•Fase de Execução•Atendimento ao Escopo•Entrega dos Produtos•Integração junto às AF•Elaboração TR / Licitações / Contratos


Métricas de Gestão: Indicadores do trabalho Gerencial

Critérios Baseados no Nível de Maturidade Atingido

•Fase de Acompanhamento e Controle•Controle do Escopo•Controle dos Prazos•Gestão dos Custos•Acompanhamento dos Contratos•Controle de Qualidade dos “Entregáveis”•Gestão Operacional (Período dos Jogos)

•Fase de Encerramento•Relatório Gerencial Final•Encerramento Formal dos Contratos•Atendimento ao TCU


Métricas de Gestão: Indicadores do trabalho Gerencial Consolidado

AGENDA







Debate Público




Exposição na mídia

Isto É

Rio Times Folha de PernambucoO Globo

Marca Br

A Mídia Registrou - Clipping

AGENDA







Debate Público




Gerente x Líder: Pense a Respeito Every leader may not be a manager, but every

manager should be a leader.

– Managers give answers, leaders ask questions…– Managers criticize mistakes, leaders call attention to

mistakes indirectly….– Managers forget to praise, leaders reward even the

smallest improvement….– Managers focus on the bad, leaders emphasize the

good…– Managers want credit, leaders credit their teams.

Ilya Pozin - Founder of Ciplex. Columnist for Inc, Forbes & LinkedIn. 30 Under 30 Entrepreneur.


“Se você acha que a educação é cara,

experimente a ignorância.”Derek Bok.


DEBATEDÚVIDAS


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