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Mtro. Francisco Valencia López Director del Registro Civil. P r e s e n t e .

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Oficio Núm. 0900/2/17/0496 ASUNTO: Informe de Auditoria.

Anexo a este documento, remito a usted la carta de observaciones y recomendaciones de la auditoría practicada a la Dirección de Registro Civil, iniciada el día 23 de enero de 2017, en la que se determinaron 8 (ocho) observaciones a solventar.

Este Órgano Municipal de Control, le otorga un plazo de 14 (catorce) días hábiies contados a partir del día siguiente a la fecha de notificación para solventar las observaciones y justificar las acciones realizadas en cada uno de los puntos, señalando el numeral que le corresponde, para lo cual se le remite cuadernillo y dispositivo magnético (CD) con archivo de la cédula de observaciones, para facilitar la respuesta dentro de la columna "propuesta de solventación del ente auditado" debiendo imprimir y firmar por el titular, adjuntando los documentos probatorios que sustenten su argumento, al tiempo que se hace de su conocimiento que de las que no se puedan aclarar o solventar, se pueda determinar las causas que le impiden respaldar la observación y en su caso, iniciar los procedimientos administrativos de responsabilidad que se deriven de las mismas.

Lo anterior con fundamento en lo previsto por los artículos 55, fracción XXIV de la Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios, 61, fracción XVII de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y 35 Y 37 fracciones I y 11, del Reglamento de la Administración Pública Municipal de Zapopan, Jalisco.

Sin otro particular, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo e informar a usted, que la Dirección de Auditoria dependiente de esta Contraloría Ciudadana, pone a su consideración una mesa de trabajo, la cual de considerarlo viable deberá ser solicitada por esta misma vía, antes del cumplimiento del plazo perentorio otorgado para la contestación de di cha auditoria.

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Zapopan

Contraloría Ciudadana Zapo pan

Mtro. Francisco Valencia López . Director del Registro Civil. P RESEN TE.

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OFICIO: 0900/4/17/0793. ASUNTO: Informe de Seguimiento de Auditoria.

Ciudad de los niños

Por este conducto le extiendo un cordial saludo, ocasión que aprovecho para dar contestación a su oficio 420/2017/107 recepcionado en este Órgano Interno de Control con fecha 17 de abril del año en curso, mediante el cual tuvo a bien remitir propuesta de solventación, con el objeto de aclarar, justificar y /0 comprobar, las 8 Observaciones, derivadas del Informe de Auditoría, notificado mediante el Oficio Núm. 0900/2/17/0496 de fecha 23 de marzo de 2017, lo anterior como resultado de la Auditoría Interna practicada a la Dirección de Registro Civil a su digno cargo.

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Central Dría Ciudadana Av. Hidalgo SIN. Edific.lo Serfín 2' piso, Plaza de los Caudillos Zapopan, Centro Jalisco, Mexico 38182200 ext.1002/1OO9 www.zapopan.gob~mx

Por tanto, a continuación detallo el resultado del análisis y valoración realizada a la Propuesta de Solventación antes descrita:

..........

, r. •.

Evaluación I 3 1 4

08 ObservaCÍónes

Derivado de lo anterior, este Órgano Interno de Control, le otorga un plazo de 07 ( siete) días hábiles improrrogables, contados a partir del día siguiente a la fecha de ' notificación, para solventar cada una de las 5 Observaciones pendientes de aclarar y/o justificar, para lo cl.\al se le remite Cuadernillo el cual contiene las Cedulas de Seguimiento en Original, así como dispositivo magnético (CD) con el archivo de las mismas, lo anterior con el objeto de facilitar la respuesta dentro de la columna denominada "Propuesta de Solventación del Ente Auditado", debiendo remitirlo de manera impresa y firmado por el titular, adjuntando los documentos probatorios que sustenten su argumento.

Lo anterior, fundamentado en el artículo 37 del Reglamento de la Administración Pública Municipal de Zapopan, Jalisco.

Sin otro particular, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo, así mismo quedo a sus órdenes para cualquier duda y/o comentario.

A ten t a m e n t e: "Zapopan, Tierra de Amistad, Trabajo y Respeto"

J'romulgación de la Constitución Política de >~~~a Constitución Política del Estado Libre y

Nat.yicio de Juan Rulfo /' r r ? 4 R de 2017. by¡ /3 'd l ZQPopan

CON1 RAl ORIA ClUOAOM~'" H. AYUNTAMIENTO COW8TJTUCIONAL 01.

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Ciudad de los niños

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Contrataría Ciudadana A\J. Hidalgo SIN, Edificio Serfín 20 piso, Plaza de los Cauditlos Zapopan. Centro Jali sco, México 38 182200 ext. 1002 / 1009 www.zapopan.gob.mx

Contraloría Ciudadana Zapopan

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OFICIO: 0900/2/17/1070 ASUNTO: Informe de Conclusión de Auditoria.

Mtro. Francisco Valencia López. Director de Registro Civil. P RE S E N T E.

Por este conducto le extiendo un cordial saludo, así mismo en atención a su ofi cio 420/2017/152 de fecha 30 de mayo, mediante el cual tuvo a bien remitir propuesta de solveritación con el objeto de aclarar, justificar y/o comprobar, las OS observaciones pendientes de solventar, derivadas del Informe de Seguimiento notificado mediante el oficio No. 0900/4/17/0793 de fecha 19 de mayo de 2017, lo anterior como resultado de la Auditoría Interna practicada a la Dirección a su digno cargo, bajo el amparo del oficio de comisión No. 0900/2/17/0128 de fecha 23 de enero de 2017.

Por tanto le informo que fue analizada y evaluada la propuesta de solventación proporcionada, obteniendo el siguiente resultado:

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Por tal motivo, le informo que por parte de la Dirección de Auditoria, se considera Concluida la auditoría en comento.

Lo anterior, fundamentado en el Reglamento de la Administración Pública Municipal de Zapopan, Jalisco, artículo 37, fracción XVI, en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco, artículos 61. fracción XVII y 82, en la Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios, articulo SS, fracción XXIV.

Importante es precisarle que en aras de un mejor proveer en su actuación reglada, es importante continuar dando puntual seguimiento a lo observado siempre con el firme objetivo de eficientar el servicio prestado a la ciudadanía.

Sin otro particular, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo, así mismo quedo a sus órdenes para cualquier duda y/o comentario,

Atentamente Zapo pan, Tierra de Amis tad, Trabajo y Respeto"

"2017, Año del Centenario de la Promulgación de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos de la Constitución Política del Estado

Gobierno de

Zopopan CO/lfT'ffALORIAQUOAOAHA

'CSDaJ:lJa

de Jalisco y del Natalicio Zapopan, Jal., O~ de junio

adana.

OONrRALORIA CIUDADANA

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Total Solventadas:

Total No Solventada:

Núm. de Observación.Status de

Solventación.

Observación Núm. 1.1 Solventada






Auditoría Interna, Correspondientes al Ejercicio 2017.

Número de Auditoría:

Ente Auditado:

Número de Oficio de Comisión:

Gobierno Municipal de Zapopan, Jalisco.

Contraloría Ciudadana.

Dirección de Auditoría.

7

DIRECCIÓN DE REGISTRO CIVIL

0900/2/17/0128

Tipo de Auditoría: ORDINARIA

Número de Observaciones: 08 Observaciones.

Oficio de Notificación de Conclusión: 0900/2/17/1070

Detalle de las Observaciones

Descripción de la Observación.

De la revisión realizada a los expedientes que obran en el archivo de la

Oficialía número 11 (ANEXO 13) se observa que el expediente que corresponde

al acta de divorcio con fecha de registro 04 cuatro de octubre de 2016 no

cuenta con copia certificada de la sentencia que decreta el divorcio, solo un

extracto, contraviniendo así a lo establecido en el Artículo 98 de la Ley del

Registro Civil del Estado de Jalisco mismo que a la letra dice: “...La sentencia

ejecutoria que declare un divorcio, se remitirá en copia certificada al Archivo

General del Registro Civil y al oficial del Registro Civil del lugar donde se

celebró el matrimonio…”


Oficialía número 8 (ANEXO 11) se observó que en el expediente que

corresponde al acta de matrimonio con número de folio 106299 no se localizó

la constancia de curso prematrimonial que establece el artículo 82 en su

fracción VIII de la Ley del Registro Civil del Estado de Jalisco, además que la

solicitud de matrimonio no cubre los requisitos que establece artículo 81

fracción I, de la Ley del Registro Civil del Estado de Jalisco


Oficialía número 8 (ANEXO 11) se observó que en el expediente que

corresponde al acta de matrimonio con número de folio 109292 la solicitud de

matrimonio no cubre los requisitos que establece el artículo 81 fracción I, de la

Ley del Registro Civil del Estado de Jalisco

En revisión a la Oficialía 18 del Registro Civil, se detectó la serie numerada del

folio 3521401 al 3521500, misma que no se encontró relacionada en la bitácora

de folios entregados a Oficialías del Registro Civil (Anexo 3.1), por tal motivo se

solicitó el comprobante de compra correspondiente en el que aparece la serie

citada (Anexo 3.2), a través de la cual se advierte que faltó incluso relacionar

la serie 3521501 al 3521600, y en el registro se asentó erróneamente el folio

inicial de la serie 3521601 al 3521659, citando inicialmente el folio 3488001,

siendo lo correcto, como ya se mencionó el folio 3521601, situación que

evidencia el deficiente control administrativo para la custodia y resguardo de

las formas valoradas, por la propia Dirección del Registro Civil y las Oficialías

adscritas

Al momento de la revisión se observa que no hay lineamientos para el control y

utilización de formas valoradas para el registro de actos, se utilizan de acuerdo

a el criterio del Oficial de Registro Civil en turno, de las doce oficialías visitadas

la única que tiene un registro puntual del destino y ubicación de cada uno de

los folios de las formas valoradas asignadas, es la Oficialía número 4. Los

formatos de las series se utilizan indistintamente en el registro de cualquier acto,

por lo cual resulta difícil identificar la sustracción o perdida de formatos

oficiales, situación que se considera delicada, toda vez que además del costo

que éstas tienen para el Municipio de Zapopan, podrían ser utilizadas de forma

indebida.

En diligencias relativas a la auditoría en curso, se advierte que en las oficialías

visitadas se registra la entrada en un formato estandarizado que se llena de

puño y letra, el cual incluye los siguientes datos:

No empleado, Día, Nombre, Hora de Entrada, Firma Hora de Salida Y Firma

Observaciones (En caso de incidencias firma de autorización)

Se solicitó entre otros documentos al personal de las Oficialías auditadas, la lista

de asistencia del día de visita, detectando inconsistencias en los registros de las

oficialías 6, 8, 11, 15 y 18.

Derivado del análisis de la propuesta de solventación

(Información y/o documentación), presentada por el ente

auditado, se determina aclarada, justificada y/o

solventada la observacion en virtud deque el ente

auditado muestra copia certificada de la solicitud de

matrimonio con los requisitos que establece el numeral 81

de la Ley del Registro Civil del Estado de Jalisco




solventada la observación en comento, acreditandose un

error invlountario en el llenado manual de las bitacoras.




solventada la observación en comento, en virtud de que el

ente auditado creo un formato digital y manual que

permite identificar con precisión la ubicación y por

menores de cada una de las formas valoradas.




solventada en virtud de que se acredito medidas

correctivas, para erradicar las practicas objeto de la

observación.

08 Observaciones.

0 Observaciones.

Valoración de la Propuesta de Solventación.




solventada la observación en comento, en vitud de que

acredito la existencia de los documentos que al momento

de la revisión no fueron observados.




solventada en virtud de que el ente auditado muestra

copia certificada de la constancia de curso

prematrimonial y solicitud de matrimonio con los requisitos

que la normatividad establece,






solventada la observación toda vez que se acredita que

dicha acción se ejecuto en aras de no interrumpir el

servicio a la ciudadania.

Nos presentamos en la Oficialía 08 del Batán (Anexo 11), el día 03 de febrero

de 2017, aproximadamente a las 13:00 trece horas, al llegar a la oficialía,

preguntamos por el Oficial del Registro Civil y nos informaron que recién se

había salido, en el tiempo que permanecimos en lo oficina, no regresó.

Se advierte que durante el tiempo que estuvimos presentes en la oficina, se

presentaron personas a solicitar servicio y el personal lo negó enviándoles a

otras oficialías.

Nos presentamos en la Oficialía 11 de San Juan de Ocotán (Anexo 13), el día

10 febrero de 2017, aproximadamente a las 13:00 horas, al llegar a la Oficialía,

preguntamos por el Oficial del Registro Civil y nos informaron que no se

encontraba, retirándonos aproximadamente a las 14:30 catorce horas con

treinta minutos, durante el tiempo que permanecimos en la Oficialía se

continuó prestando el servicio (a pesar de la ausencia del Oficial del Registro

Civil, Lic. Enrique Bañuelos Solís), por lo cual solicitamos nos mostraran la última

forma llena y los folios consecutivos siguientes en blanco, al mostrar los formatos

para la expedición de copia de acta certificada, se detectó que el Oficial del

Registro Civil dejó firmadas y selladas las formas en blanco correspondientes a

los folios que van del número IOM0577033 al folio número IOM0577057,

sumando un total de 25 formatos, por tal motivo se levantó el acta

circunstanciada de hechos correspondiente, y se agregó fotocopia del primer y

último folio citado.




solventada toda vez que se acredita que fue por

nececesidades del servicio la ausencia.

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Transcript of Oó~ J ~, :,- r~ :' ;' I .¡ . '. ) t!lcí! j~.c :; • r --, i