Nyhetsdokument Vitec Hyra

Vitec • Affärsområde Fastighet • www.vitec.se/Fastighet • [email protected] • Växel 090-15 49 00

Nyhetsdokument Vitec Hyra Version x.81 – maj 2021

Reviderad 2021-05-10

Innehållsförteckning

Inledning ................................................................................................................................................................. 3

Uppsägning via Mina sidor ...................................................................................................................................... 3

Nya inställningar ................................................................................................................................................. 3

Uppsägningsdialog .............................................................................................................................................. 5

Ärendefliken ........................................................................................................................................................ 9

Vitec Arena .......................................................................................................................................................... 9

Kontrakt ................................................................................................................................................................ 10

Förvald inställning för fastighetsskatt ............................................................................................................... 10

Öppna utskrift av standardbrev vid uppsägning ............................................................................................... 11

Koppling kontraktsdokument............................................................................................................................ 12

Fakturering ............................................................................................................................................................ 15

”Faktureras ej” på kontrakt – fr o m period ...................................................................................................... 15

Fakturaunderlagens sortering på Mina Sidor.................................................................................................... 16

Reskontra .............................................................................................................................................................. 16

Konstaterad kundförlust – konton på objektstypsnivå ..................................................................................... 16

Påminnelse/Krav och Inkasso – kreditfakturor ................................................................................................. 17

Elektronisk signering ............................................................................................................................................. 19

Nya systeminställningar .................................................................................................................................... 19

Guide Elektronisk signering ............................................................................................................................... 20

Vitec Arena ............................................................................................................................................................ 21

Administratörsinloggning till Vitec Arena ......................................................................................................... 21

Bokmärket [mina sidor] .................................................................................................................................... 22

Utskick ................................................................................................................................................................... 23

Spara utskick automatiskt ................................................................................................................................. 23

Rapporter/Listmallar ............................................................................................................................................. 25

Åldersfördelad saldolista – objektsnummerordning......................................................................................... 25

Ny inställning för namnskyltar .......................................................................................................................... 26

Listmallar kompletteras med Systemmallar...................................................................................................... 26

Mallar ............................................................................................................................................................ 27

Systemmallar................................................................................................................................................. 27

Nya systemmallar ...................................................................................................................................... 27

Smått och gott....................................................................................................................................................... 28

Inkassobetalningar via formatet ISO 20022 ...................................................................................................... 28

Betalningsuppdrag autogiro.............................................................................................................................. 28

Kontroll av unika fakturanummerserier ............................................................................................................ 28

Nyhetsdokument Vitec Hyra – Version x.81 – maj 2021

3

Inledning Här är några av nyheterna i version x.81. Kontraktsuppsägning från Mina sidor har förbättrats och gjorts smidigare, bl. a finns en ny guide för att visa och hantera uppsägningsärenden. Du som administratör har möjlighet att logga in i Arena som en hyresgäst eller som en intressent direkt från Vitec Hyra. Det går att ange separata systeminställningar för e-signeringen för de olika dokumenttyperna såsom kontrakt, uppsägning, nyckelkvittens o s v. Konton för konstaterad kundförlust kan numera anges på objekttypsnivå om det önskas. Du kan bestämma vad nya kontrakt ska få för förvalt värde på inställningen för fastighetsskattsberäkningen. Vid ”faktureras ej” på kontrakt, kan du ange fr o m vilken period detta ska gälla.

Uppsägning via Mina sidor I denna version har uppsägning via mina sidor förbättrats. Det har exempelvis skapats möjligheter att hantera uppsägningen direkt från ärendet (i Vitec Hyra ej i Teknisk Förvaltning) eller från en ny uppsägningsdialog som finns under meny/kontrakt. Uppsägningen av kontraktet måste fortfarande göras av en användare i Vitec Hyra. Uppsägningsförfarandet på mina sidor är liknande som tidigare. Vitec hyra använder fortfarande ärende för uppsägning för att kunna använda bland annat notifiering från Teknisk Förvaltning.

Nya inställningar I Teknisk förvaltning har det under Grunddata/ärende/ärendetyper lagts till en inställning som styr vad som ska hända med ärendet om uppsägningen inte fullföljs. Ärendet kan Annulleras om hyresgästen inte signerar inom tidsgränsen som är uppsatt under meny/systeminställningar/uppsägning. Det kan även annulleras om e-signeringen har avbrutits av hyresgästen. När Ni uppgraderar kommer dessa valen inte att vara ibockade. Ärendet kommer automatiskt att stängas när uppsägningen är genomförd. Här måste ni bestämma vilken åtgärdsstatus som ska användas. Detta måste ställas in av er om det inte görs kommer systemet att välja den först inlagda av typen avslutad.

Under Inställningar/alternativ har det tillkommit en ny inställning som styr Arena mina sidor. Om tidigare önskat uppsägningsdatum ska visas på mina sidor eller inte. I samband med detta kan inställning göras för vilka dagar som är möjliga, sista i månaden, 15 och sista i månaden eller alla dagar i månaden. Det finns också möjlighet att ställa in minsta antalet dagar som kontraktet måste löpa vidare.

Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version x.81 – maj 2021

4

Inställningen för om elektronisk signering används numera även för Vitec Arena. Inställningen har tidigare bara använts för Vitec Portal

Om användaren initierar uppsägningen från Vitec Hyra genom att gå in på kontrakt och välja dokumenttyp uppsägning. För att det ska skapas ett ärende som sedan kan hanteras i uppsägningsdialogen behöver inställning göras under meny/systeminställningar/elektronisk signering.


5

Uppsägningsdialog Under meny/kontrakt/uppsägningsärenden har vi samlat alla ärenden av typen uppsägning. De som kommer in från mina sidor men även de som läggs upp manuellt i Vitec Hyra.

Dialogen går att göra som en listmall där användaren endast får upp de kolumner som är inställda. Vidare är det standardurvalet som används för att få fram informationen som önskas. När användaren har gjort sitt urval presenteras de uppsägningsärenden som finns både nya och gamla. Listan är i grunden samma som på kontraktsfliken och samma val att hantera ett kontrakt finns även här genom högerklick. Den har även kompletterats men några kolumner som rör uppsägningsärenden

Genom att högerklicka kan man därmed säga upp kontraktet från uppsägningsdialogen direkt men även hantera ärendet.


6

I dialogen finns det förutsättningar för att endast få fram de uppsägningsärenden som är intressanta för användaren. Möjligheter att göra urval genom from och tom, om önskat avflyttningsdatum, vilket är det datum som hyresgästen har valt på mina sidor, är inom intervallet så kommer uppsägningsärendet att visas. Skapat fr o m och skapat t o m, om ärendet är skapat inom intervallet kommer ärendet att visas. I bilden nedan är önskat avflyttningsdatum mellan maj-aug och ärendet är skapat under april månad. Ärenden som är skapade under mars månad kommer inte att synas i listan.

Vidare går det att filtrera på mina ärenden. Om användaren är handläggare eller ansvarig på ärendet kommer dessa att visas. Men det finns även möjlighet att fritt filtrera på andra handläggare och användare.

Möjlighet att filtrera på olika uppsägningsstatusar finns också detta för att ytterligare kunna minska sitt urval. Valet varje användare har gjort sparas till nästa gång användaren använder dialogen.


7

Registrerad Status för ärende som registrerats, antingen av hyresgästen eller hyresvärden.

Annullerad (av hyresvärd) Status för ärende som annullerats manuellt av hyresvärden.

Annullerad (tidsgräns överskriden) Status för ärende som annullerats på grund av att tidsgränsen för att genomföra e-signeringen har passerats.

E-signering påbörjad Status för ett ärende där e-signering har påbörjats.

Avslutad Status för ett ärende som avslutats, där kontraktet har sagts upp.

E-signering genomförd Status för ett ärende där e-signeringen har genomförts och alla parter har signerat.

Annullerad (av hyresgäst) Status för ärende som annullerats av hyresgäst genom att e-signeringen avbrutits.

E-signering avbruten Status för ärende där e-signeringen avbrutits men där inställningen är att ärendet inte ska annulleras automatiskt.

Påbörjad Status för ärende där en åtgärd påbörjats.


8

Om elektronisk signering används Om man väljer att säga upp ett kontrakt som ännu inte har signerats av hyresgästen kommer det upp en varning. Uppsägningen går fortfarande att genomföras men användaren uppmärksammas på att signeringen inte är slutförd.

När man väljer att säga upp ett kontrakt som har inkommit från mina sidor som har underkontrakt kommer dessa att markeras för uppsägning. Användaren har möjlighet att ändra detta i uppsägningsprocessen precis som vanligt. När kontraktet är uppsagt behöver användaren skicka en uppsägningsbekräftelse.


9

För att kunna använda uppsägningsdialogen finns det en ny behörighet som måste sättas till användaren. Att kunna säga upp ett kontrakt styrs av samma behörighet som tidigare

Ärendefliken I Vitec hyra har ärendefliken kompletterats med nya kolumner. Uppsägningsstatus har lagts till som visar statusen på e-signeringen av uppsägningsärendet. Vi har också lagt till status som visar vilken status dokumentet har. Detta för att lättare kunna följa uppsägningen direkt från ärendefliken. Det finns också möjligheter att välja visa kontrakt för att direkt kunna komma till kontraktet som ärendet är kopplat till. Detta finns bara i Vitec Hyra inte i Teknisk förvaltning.

Vitec Arena I Vitec Arena presenterar numera en länk till uppsägningsdokumentet som ska signeras för den hyresgästen som är inloggad. Om det är 2 hyresgäster på kontraktet kommer det att skickas ett mail till hyresgäst 2 precis som det fungerar idag.


10

Om hyresgästen väljer att avbryta uppsägningen kommer ärendet att annulleras under förutsättning att den inställningen är gjord.

Kontrakt Förvald inställning för fastighetsskatt Du har nu möjlighet att bestämma vad nya kontrakt ska få för förslag på fastighetsskattsinställnigen. Vilket förvalt alternativ det ska vara anger du under Inställningar->Alternativ->Kontrakt. Det går också att välja avvikande inställningar för olika ägare.


11

Öppna utskrift av standardbrev vid uppsägning Nu har du möjlighet att få dialogen Utskrift av standardbrev att öppnas direkt i samband med en uppsägning. Om det önskas ställer du in det under Inställningar->Alternativ->Kontrakt, bocka i "Skriv ut standardbrev vid uppsägning av kontrakt". Inställningen kan även anges avvikande per ägare.


12

Koppling kontraktsdokument Vid koppling av kontraktsdokument på flera objekt samtidigt går det nu att välja om tidigare kopplade kontraktsdokument ska behållas eller skrivas över och om det gäller de som kopplats individuellt eller de som kopplats samtidigt på flera objekt. Om tidigare kopplade kontraktsdokument behålls så läggs de nya till efter befintliga.


13

Guiden har också utökats med ett steg, steg 3 som kommer efter att man sparat kopplingar, eller om man trycker nästa direkt i steg 2. I steg 3 fås en sammanställning av vilka kontraktsdokument som finns kopplade på objekten samt eventuella förändringar som gjordes i steg 2.


14

Vid koppling av kontraktsdokument på ett enskilt objekt så framgår det nu också vilka kopplade kontraktsdokument som är kopplade enskilt och vilka som har kopplats vid guiden koppla kontraktsdokument.

Det framgår också i loggen på objektet när ett kontraktsdokument kopplats till/från objektet.


15

Fakturering ”Faktureras ej” på kontrakt – fr o m period På kontraktet finns det sedan tidigare möjlighet att ange om kontraktet inte ska faktureras. Det har nu utökats med ”fr o m period”. Då har du möjlighet att ange från och med vilken period det ska gälla.

Kontraktet undantas från fakturering så länge markeringen ”Faktureras ej” är förbockad och angiven period gäller. Period fr o m innebär att kontraktet från och med vald period och framåt inte faktureras. Om ingen period är vald undantas kontraktet alltid från faktureringen. Kontraktsinformationen visar också om en period fr o m är vald.

Fliken ”Faktureras ej” i fakturakontrollen är numera uppdelad i två sektioner. Den övre visar de kontrakt som helt undantas från faktureringen om de har inställningen ”Faktureras ej”. Den nedre delen visar de kontrakt vars faktureringsperiod helt eller delvis undantas från faktureringen om de har inställningen ”Faktureras ej”.


16

Fakturaunderlagens sortering på Mina Sidor Fakturaunderlagen som visas på Mina Sidor (Portal) sorteras nu i samma ordning som på fakturan i Vitec Hyra. Först kommer avgifter markerade som hyra i bokstavsordning, sedan övriga avgifter (varken hyra eller rabatter) i bokstavsordning och till sist avgifter markerade som rabatter i bokstavsordning.

Reskontra Konstaterad kundförlust – konton på objektstypsnivå Det finns nu möjlighet att ange konton för konstaterad kundförlust på objektstypsnivå, till exempel om du vill boka dina kundförluster olika för lokaler (ej momspliktiga) och bostäder. Konton som ska gälla unikt för en objektstyp anges i fliken Objektstyp (Meny-> Grunddata->Kontering->Kontovärden). Även här finns det val för fyra olika kontotyper, två för hyresfakturor (med och utan moms) och två för direktfakturor hyresfakturor (med och utan moms).


17

Om det finns konton angivna på objektstypsnivå används dessa i första hand, annars används konton som är angivna på fliken Övrigt (Meny->Grunddata->Kontering->Kontovärden).

Påminnelse/Krav och Inkasso – kreditfakturor Hanteringen av påminnelser/krav och inkasso har förändrats för att inkludera även kreditfakturor och hyresfakturor med negativa belopp (dvs. fakturor med enbart rabatter). Dessa fakturor kommer inte automatiskt att komma med i hanteringen av påminnelse/krav eller inkasso, utan de måste inkluderas manuellt vid körningen. Kreditfakturorna och debetfakturor som tillhör samma kontrakt hamnar i den nedre delen ”Förfallna fakturor som inte kommer krävas”. De kommer att vara röd-markerade och i kolumnen


18

”Information” står antingen texten ”Faktura har tillgodo” eller ”Förfallen faktura med tillgodo finns på kontraktet”. Du kan bestämma om fakturorna ska justeras med hjälp av manuella betalningar (omföring) innan de inkluderas så att det negativa beloppet minskar debetfakturan, eller inkludera fakturorna som de är. Om du väljer att inkludera en kreditfaktura eller en hyresfaktura med negativt belopp i antingen påminnelse/krav eller inkasso, är det viktigt att du kontrollerar att distributören eller mottagaren kan ta emot negativa belopp. Det kan till exempel vara din printerleverantör eller inkassobolag. Självklart behöver både debetfaktura och kreditfakturan vara inkluderad.

Vid höger-klick och val "Registrera betalning" från Påminnelse/Krav och Inkasso får du med dig objektsnumret som urval istället för fakturanumret. För att enklare kunna registrera betalningar (omföringar) på alla fakturor på kontraktet/objektet.


19

Elektronisk signering Nya systeminställningar Det går nu att ange separata inställningar för e-signeringar för respektive användningsområde (Meny -> Inställningar -> Systeminställningar -> Elektronisk signering).


20

Guide Elektronisk signering Möjligheten att komma åt dialogen elektronisk signering har även lagts till under Meny/kontrakt, dialogen ligger fortfarande kvar under meny/verktyg.


21

Vitec Arena Administratörsinloggning till Vitec Arena Möjlighet finns nu att från redigera intressent och redigera person (både i Hyra och Teknisk Förvaltning) klicka på en knapp för att logga in på Vitec Arena, om man använder den modulen.


22

Detta kräver en separat rättighet som finns under Gemensamt - Personer - Logga in på Vitec Arena.

Om personen har ett konto används det vid inloggning. Om personen är oregistrerad kommer man att loggas in med ett temporärt konto som sedan rensas bort efter 20 minuter.

Bokmärket [mina sidor] Bokmärket [mina sidor] som kan anges när man distribuerar fakturor via e-post eller SMS, kan nu även användas för dig som kör Vitec Arena. Tidigare har detta bokmärke endast fungerat för dig som kör Vitec Kundservice. Bokmärket [mina sidor] genererar en URL-länk till hyresgästens ”Mina sidor”.


23

Utskick Spara utskick automatiskt Du kan nu välja om dokument som skrivs ut eller skickas med e-post från Standardbrevs-dialogen ska sparas automatiskt i dokumentarkivet. Det har tillkommit en ny flik för inställningar kring Utskick av standardbrev i dialogen för Alternativ-inställningar. Där går det att ange om dokument som Skrivs ut eller skickas med e-post från Standardbrevs-dialogen också automatiskt ska sparas till dokumentarkivet. Inställningen för vilken dokumentkategori som ska användas när standardbrev sparas i dokumentarkivet är också flyttad hit, från systeminställningar där den låg tidigare. Inställningarna kan också anges avvikande på ägarnivå.


24

I Utskicks-dialogerna för standardbrev får du förslag enligt Alternativa-inställningar. Vid varje utskick kan du frångå inställningen om dokumentet ska sparas i dokumentarkivet eller inte. Från ett enskilt kontrakt är ”Spara i dokumentarkivet” valt vald enligt inställningar, men kan ändras just för den här utskriften/e-posten.


25

Via Utskick->Standardbrev då flera personer och kontrakt kan väljas finns tre val.

• Enligt inställning per ägare

Dokumenten sparas enligt inställningar, kan även vara avvikande per ägare.

• Alla

Alla personers dokument sparas oavsett inställningar.

• Inga

Inga dokument sparas oavsett inställningar.

Rapporter/Listmallar Åldersfördelad saldolista – objektsnummerordning Sorteringsordning i PDF-rapporten Åldersfördelad saldolista har ändrats till objektsnummerordning. Först kommer Ägare och Fastighet, sedan i objektsnummer och sist sorteras fakturorna i förfallodatumordning (äldst först).


26

Ny inställning för namnskyltar Det går numera att skriva ut namnskyltar även på objekt som saknar lägenhetsnummer.

I version x.79 infördes ett krav på att objekt måste ha ett lägenhetsnummer registrerat för att

komma med när man skriver ut namnskyltar. Det kan nu styras med hjälp av en check-box "Endast lägenhetsnr". Om du tar bort valet "Endast lägenhetsnr" kommer även namnskyltar skrivas ut för de objekt som saknar lägenhetsnummer. Precis som innan behöver även fältet Namnskylt vara ifyllt på kontraktet.

Listmallar kompletteras med Systemmallar Systemet skiljer numera på två sorters mallar bland listmallarna och de är separerade i två flikar ”Mallar” och ”Systemmallar” (Meny->Verktyg->Listmallar).


27

Mallar

Under fliken ”Mallar” finns standardmallar och mallar skapade av användare. Det är de mallarna som fanns sedan tidigare, som du kan skapa nya mallar av och också finns att välja bland dess listor.

Systemmallar

Under fliken ”Systemmallar” finns det en ny typ av mallar, som är skapade av systemet och används av systemet i diverse listor. För dessa listor används systemmallen automatiskt och användaren har ingen möjlighet att välja vilken mall som ska användas, därför går det häller inte att skapa nya mallar av dessa typer. En systemmall går att redigera och ändringar som görs i en systemmall påverkar all användare. För att återställa en systemmall till sitt grundläge kan man ta bort den och låta systemet skapa systemet skapa upp den på nytt. Detta sker när du kör databasinitiering från Meny->Inställningar->Systeminställningar->Allmänt.

Nya systemmallar

• Avstämningsunderlag frivillig skattskyldighet (per fastighet)

• Avstämningsunderlag frivillig skattskyldighet (per objekt)

• Inkassolista (exkluderade)

• Inkassolista (inkluderade)

• Inkassolista (resultat)

• Kravlista (exkluderade)

• Kravlista (inkluderade) • Kravlista (misslyckade)

• Kravlista (resultat)


28

Smått och gott Inkassobetalningar via formatet ISO 20022 Inkassobetalningar som läses in via formatet ISO 20022 markerar nu med betalningssättet Inkasso om matchande bankgironummer har angetts i inställningarna för inkasso, precis som det gör för formaten BGMax och TotalIN.

Betalningsuppdrag autogiro "Endast ej distribuerade" i urvalet i dialogen Betalningsuppdrag autogiro kan inte användas längre. Urvalet selekterade fakturor som inte var distribuerade, vilket var missvisande och inte relevant när man skapar betalningsuppdrag.

Kontroll av unika fakturanummerserier För att minska risken för att likadana fakturanummerserier kan skapas på olika ägare har kontrollen utökats. Det görs en kontroll vid Redigering av fakturanummerserier och ägare/ägarnummer så att nummerseriens första värde inte längre får vara samma som en annan nummerseries första värde eller tidigare genererade värde.

Nyhetsdokument Vitec Hyra

Documents

Transcript of Nyhetsdokument Vitec Hyra