ønsker velkommen til SUHS-konferansen 2010€¦ · Hvordan lykkes med ehandel? 5 PRESENTASJON AV...
Transcript of ønsker velkommen til SUHS-konferansen 2010€¦ · Hvordan lykkes med ehandel? 5 PRESENTASJON AV...
Velkommen til SUHS 2010
ønsker velkommen til
SUHS-konferansen 2010 !
2
Hvem er vi?
UNINETT FAS (Felles Administrative Systemer)
Kundekoordinator og tjeneste-
leverandør ved utredning, valg,
innføring, drift, videreutvikling og
utskifting av felles administrative
systemer ved universiteter og
høgskoler
Ikke-kommersiell formålsparagraf
Eid av Kunnskapsdepartementet
UNINETT orienterer
SUHS-konferansen
12. November 2010
Terje Aandalen & Bjørn-Are Lyngstad
4
Agenda – Bjørn-Are
Nytt bestillings- og
fakturahåndteringssystem (BFS)
Kostnader og Avtaler BFS
Innføring efaktura
Prioriteringsråd Agresso
Senere i dag?
Hvordan lykkes med ehandel?
5
PRESENTASJON AV VALGT
SYSTEMLØSNING
6
Hvilken prosess skal støttes?
Anskaffelse BestillingFaktura-
håndteringBetaling
Fra anskaffelse til betaling
7
Hvilken systemstøtte gis?
Anskaffelse BestillingFaktura-
håndteringBetaling
Fra anskaffelse til betaling
8
Valgt systemløsning
Bestilling (PM)
Fakturahåndtering
(BI)
PM Admin
Agresso
Markedsplassen
ehandel.no
Meldingssentral
(BT)Elektronisk
faktura
Papir-
fakturaSkanning
Kataloger
Bestillinger
Fakturabilag
Konterings-
data
Tolkning
9
Valgt løsning – nøkkelpkt’er (1)
En leverandør for valgt løsning
SaaS-løsning – Dere kjøper tilgang
Globalt oppsett og Lokalt oppsett
Fellesløsning m/lokale tilpasninger
Ny skanningspartner
Ny fakturaadresse
Ny skanne/tolke prosess
Forvente å bruke noe tid på å få
ønsket kvalitet på skanning /
tolkning
10
Valgt løsning – nøkkelpkt’er (2)
Nytt fakturasystem (elller…?)
Basware Invoice = Contempus.Invoice
v2009
Nytt driftsmiljø hos Basware
Integrasjoner mot Agresso må settes opp
på nytt
1 spesialtilpasning er valgt fjernet
Periodiseringsnøkkel
Må bruke standardfunksjonalitet i BI
11
Valgt løsning – nøkkelpkt’er (3)
Endringer markedsplass
Større ansvar på dere – import av katalog
Endring i mulighet for elektronisk
ordrebekreftelse fra markedsplassen og til
bestillingssystemet.
Her skal det utvikles en bedre integrasjon
i løpet av 2011.
Difi støtter opprettelse av nye integrasjoner
mellom ehandel.no og Basware PM
Egentlig en kostnad på 18.750 per UH
12
Valgt løsning – nøkkelpkt’er (4)
Endringer bestillingssystem
Mulig å ha en rekvirent-rolle
Manuell arbeidsflyt i Basware vs
automatisert arbeidsflyt i Visma
Større fleksibilitet vs større ansvar hos
bruker
Oppsett av punch out til leverandørens
nettbutikk kan gjøres av den enkelte UH
Før en kostnad på ca 30.000 – 40.000
13STATUS FRA AKSEPTANSETESTEN
14
Status akseptansetest
Skal være ferdig til 18.november
Vi har noen utfordringer som kan
forhindrer måloppnåelse
Vil dette påvirke oppstart for øvrige
UH-institusjoner
NEI
15
TIDSPLAN FOR AVVIKLING AV
DAGENS LØSNINGER
16
Tidsplan (fra i fjor!)
2009 2010 2011 2012
VISMA PROCEEDO
CONTEMPUS.INVOICE
FELLES ANSKAFFELSE
NYTT BFS - 2018Publisering
Kontrakt
Pilot start
Godkjennelse
17
Hva er endret siden i fjor?
Hydro Notodden har valgt å legge ned
sin skannetjeneste
Vi har en deadline – 7. feb 2011
18
OVERGANG FRA GAMMEL TIL NY
LØSNING
19
Overgang CI til BI
Alle grunndata og historiske
fakturabilag konvertes over i ny
løsning (inkl logger som viser BDM)
Håndtering av dagens papirfakturaer?
Det kommer en detaljert sjekkliste for
overgangen fra CI til BI
Nei, dere behøver ikke opplæring i BI
20
Tidsplan CI BI
22. november – pilotene i gang
22.11 – 10.12 – forberedelser øvrige
13.12 – 22.12 – Test og informasjon
ut til leverandører og internt
3. januar – Øvrige starter skanning /
tolkning av fakturaer i BI
Avslutte gamle fakturaer i CI, innen
20. januar
7. februar – CI –miljø legges ned
21
Overgang Visma - PM
BDM må dokumenteres manuelt
Rapporter i Visma
Det kommer en detaljert sjekkliste for
overgangen fra Visma til PM
Ja, dere behøver forberedelser og
opplæring i PM
3 Utrullingspuljer – vi starter
forberedelser ca 2 mnd før go-live
22HVA SKAL VI JOBBE MED I 2011?
23
Oppgaver 2011
Utrulling av PM
20 institusjoner (3 puljer)
Kvalitetsheving skanning / tolkning
papirfaktura (ny leverandør)
Flytte volum fra papir til elektronisk
faktura
Endringsønsker
Eget endringsønskeskjema
Dokumentasjon
Eget nettsted
24
Prioriteringsråd for BFS
Medlemmer i prioriteringsrådene skal
sitte i 2 år
Vi har nå kommet til en ny
valgperiode, hvor 2 medlemmer skal
byttes ut
Det er mulig å ta gjenvalg
Vi sender ut invitasjon – men start å
tenkt på dette nå
Vi ønsker 1 økonomidirektør og 1
innkjøpsleder
25KOSTNADER OG AVTALER
26
Kostnader 2011
Forvarsel om tjenesteavgift sendt ut
for alle UNINETT FAS sine tjenester
Detaljert oversikt kostnader for
Basware BFS sendt ut av meg
Denne inkluderer den samme
tjenesteavgiften som i forvarsel
Vi har fortsatt noen kostnads-
elementer som kan endre seg – det
kan komme endringer
27
Avtalehierarki
28STATUS E-FAKTURA
29
Elektronisk meldingssentralStatus per 12 . november 2010
5 av 29 høgskoler i produksjon
Cirka 15 høgskoler er aktivt på saken
600 fakturaer fra 6 leverandører i produksjon
Dette skal vi arbeide mer med i 2011
Alle 29 høgskoler/universiteter som er med på rammeavtalene gjennom UNINETT FAS er klare til å ta i mot elektroniske fakturaer; statens krav er oppfylt i god tid før 1. juli 2011.
30AGRESSO PRIORITERINGSRÅD
31
Bakgrunn for Prio.råd Agresso
KD er kontraktseier, og har gitt
UNINETT FAS i oppdrag å sikre godt
driftstilbud og en videreutvikling av
systemet
Prio.råd skal være sektorens organ for
styring og medvirkning i det arbeidet
som gjøres for å koordinere kundesidens
fellesaktiviteter for forbedring og
videreutvikling av systemet.
Det er ønskelig med forankring og
samordning med UHRs økonomigruppe
32
Samordningstiltak - UHR
Et av Prio.rådsmedlemmene
rekrutteres fra UHRs Øk.gruppe
Referat fra prio.rådsmøter i Agresso
sendes til info for UHRs Øk.gr.
UNINETT FAS er representert som
observatør i UHRs Øk.gr og som
sekretær i Prio.råd.
33
Samordningstiltak – Øvrige Agresso brukere
UMB, UiT og NHH har egne
driftsmiljøer på Agresso
Vi ønsker samarbeid på tvers av
system og driftsmiljøer
UMB, UiT og NHH vil få invitasjon til
å ha en felles representant i
TROFAST-samarbeidets
prioriteringsråd.
34
Mandat og valg
Mandat er godkjent av UNINETT FAS
sitt styre, og følger policy for øvrige
prioriteringsråd i FAS-regi
Mandat forankret hos UHR og KD
Øvrige detaljer blir sendt ut i
invitasjon til å stille som medlem
Invitasjon kommer om kun kort tid!
Utnevnelse gjøres av FAS-styret
35AGRESSO BRUKERSTØTTE
36
Agresso Brukerstøtte
Brukerstøtteavtalen med Ergo er
gjenstand for en årlig fornyelse
Vi nærmer oss en ny avtaleperiode?
Skal UNINETT ta et større ansvar krever
det duplisering av kompetanse.
Er det ønskelig at vi gjennomfører en
undersøkelse i sektoren i forhold til hva
man ønsker på dette området?
37
Spørsmål?
Takk for oppmerksomheten!
38HVORDAN LYKKES MED EHANDEL?
39
Bakgrunn for saken
UNINETT FAS anskaffer i samarbeid
med UH-institusjonene nye systemer
U-FAS har ikke kapasitet eller
kompetanse til å bistå ved
implementering lokalt av nytt system
Vi opplever at ikke alle UH-institusjoner
har tilstrekkelig med ressurser eller
kompetanse om hvordan gjennomføre
endringsprosesser internt.
40
Ehandel i UH-sektoren (1)
Styringsgruppen vurderer at følgende 2 punkter vil være viktige å håndtere på en god måte for å lykkes med ehandel:
1) En endring i oppgaveutføring og kompetanse i forhold til dagens situasjon. Hypotesen er at
Dagens innkjøpere vil flytte fokus fra bestillinger til anskaffelser, regelverk, kontraktsforvaltning og kompetanseoppbygging internt
Dagens økonomi/regnskapsavdeling vil flytte fokus fra fakturabehandling og til bestillingstidspunktet
Arbeidsflyten endres slik at attestasjon og budsjettdisponeringsmyndigheten utøves på anskaffelsestidspunktet i stedet for på betalingstidspunktet
41
Ehandel i UH-sektoren (2)
Styringsgruppen vurderer at følgende 2 punkter vil være viktige å håndtere på en god måte for å lykkes med ehandel:
2) Det er begrenset med ressurs for å løse oppgavene. Det vil si at nye oppgaver ikke kan legges til uten at eksisterende oppgaver automatiseres eller avvikles.
Det er spesielt på dette området hvor samarbeid på tvers av institusjoner kan bidra til å realisere flere ressurser eller tilgang til ressurser gjennom oppgavedeling eller fellestjenester
42
Samarbeid med Difi
I forbindelse med nytt BFS har Difi
kommet med forslag til samarbeid.
Samarbeidet knytter seg til
bistand rundt modeller og verktøy
for implementering av
organisatoriske endringer knyttet til
e-handel
OG samarbeidsmodeller på tvers
av UH-institusjoner
Pilotene for nytt BFS har sagt seg
villige til å prøve ut opplegget fra Difi
43
Kort om samarbeid m/Difi
Oppdraget til Difi:
Bistå UH-sektoren med
Metoder,
Verktøy,
Støtte,
som kan bidra til at UH-
institusjonene lykkes med ehandel
44
Målsetting for samarbeid
Når vi er ferdig bør deltakerne: Ha fått god forståelse for de organisatoriske
forutsetningene for å lykkes med ehandel
Identifisert egne utfordringer, kritiske
suksessfaktorer og mulige måter å løse disse
på – enten alene eller i samarbeid
Være kjent med og fått tilgang til ulike
metoder og verktøy som kan benyttes i
analyser, planlegging og presentasjoner
Utvikle ferdigheter
Tilgang til andres kunnskaper og erfaringer
Ha fått støtte og veiledning hvis behov for det
Motivasjon for å ta ufordringen alene eller
sammen
45
Programinndeling
• Identifisere og prioritere behov og forutsetninger for endring/utvikling
Identifisere behov
• Finne, prioritere og utvikle løsningerFinne løsning
• Planlegge hvordan løsning skal implementeres Planlegge
• Gjennomføre plan Gjennomføre
• Evaluere resultater. Løse problemer. Feire suksess. Sikre varige resultater
Følge opp
46
2 O
rganis
ering o
g
ledels
e a
v e
handel
7
Ehandels
pro
sess
er
8 R
esu
ltate
r av
ehandel
3 E
handels
stra
tegi
og p
olic
y
9 Kontroll, Læring og utvikling
4 Mennesker
5 Leverandører og partnere
6 Systemer og teknologi
Modell for suksess med ehandel (NB! Det arbeides for tiden med utvikling av ny modell for ehandel. Dette er den siste, og mest sannsynlig endelige, versjonen)
1 Rammevilkår for ehandel
47
Omfang av samarbeid
Endringsprogram bør tilbys alle UH-
institusjoner som skal i gang med nytt
BFS, SAMT øvrige UH-virksomheter
som ønsker det.
Frivillig, men forpliktende
Difi dekker egne kostnader
(selvfinansiert), og får bistand til
utvikling av verktøy, modell og
opplegg fra UH-sektoren
48
Ledelsesforankring
For å lykkes med ehandel kreves det i god
forankring av endringsarbeidet hos øverste
ledelse (Direktør og Rektor)
I tillegg til har man behov for kompetanse,
verktøy og modell for å gjennomføre
endringsarbeidet internt.
UHR vil spille inn dette samarbeids-
prosjektet til UHRs administrasjonsutvalg for
forankring
KD er også invitert med i den første
workshopen med pilotene.