1

Pielikums

Ādažu novada domes 30.10.2014.

rīkojumam Nr. ADM/1-10-1/14/86

NOTEIKUMI Ādažos, Ādažu novadā

Dokumentu aprites kārtība Ādažu novada pašvaldībā

I. Vispārīgie jautājumi

1. Ādažu novada domes (turpmāk – Dome) iekšējie noteikumi „Dokumentu aprites kārtība

Ādažu novada pašvaldībā” (turpmāk – noteikumi) nosaka kārtību, kādā Domē, tās

struktūrvienībās un iestādēs notiek korespondences (t.sk., ar drošu elektronisko parakstu

parakstītas) apstrāde, sadale, rezolūciju noteikšana, uzdevumu izpildes kontrole,

dokumentu sagatavošana, noformēšana, vizēšana, parakstīšana, nosūtīšana,

atvasinājumu veikšana un to pareizības apliecināšana, kā arī uzskaite, saglabāšana un

izmantošana.

2. Noteikumus ar rīkojumu apstiprina Domes priekšsēdētājs un tie ir saistoši Domes

struktūrvienību un iestāžu amatpersonām un darbiniekiem (turpmāk – darbinieki).

3. Dokumentu apritē tiek izmantota elektroniskā dokumentu vadības sistēma „NAMEJS”

(turpmāk – DVS). Darbinieki izmanto struktūrvienībās un iestādēs reģistrētos

dokumentus un šo noteikumu 14.punktā norādīto nereģistrējamo korespondenci.

4. Domē iesniegtu fiziskas vai juridiskas personas dokumentu, kurā ietverts Domes

kompetencē esošs lūgums, sūdzība, priekšlikums, jautājums vai informācija (turpmāk

tekstā – iesniegums), kā arī mutvārdos izteikta iesnieguma izskatīšana un atbildes

sniegšana tiek veikta atbilstoši normatīvo aktu prasībām.

5. Šie noteikumi neattiecas uz elektroniski iesniegtiem dokumentiem, kas nav parakstīti ar

elektronisko parakstu normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

6. Dokumenta projekta (t.sk. elektroniskā dokumenta) sagatavotājs dokumentu sagatavo

lietišķa raksta stilā, atbilstoši literārās valodas normām, nodrošinot tā komplektācijas un

tehniskā noformējuma atbilstību normatīvo aktu prasībām.

7. Dokumenta sagatavotājs un amatpersona, kura paraksta dokumentu, ir atbildīgi par

dokumentā iekļauto informāciju un dokumenta formas un satura atbilstību normatīvajos

aktos noteiktajām prasībām.

8. Ja dokumenta komplektācija un tehniskais noformējums neatbilst normatīvo aktu

prasībām, Kancelejas darbinieks (turpmāk – Lietvedis) šādu dokumentu atdot

sagatavotājam nepilnību novēršanai.

9. Par sevišķās informācijas (klasificētās informācijas) dokumentu pārvaldības kārtošanu

atbildīgo darbinieku ar rīkojumu nosaka iestādes vadītājs (turpmāk – Vadītājs).

II. Korespondences saņemšana un apstrāde

10. Domē korespondence tiek saņemta ar:

10.1. pasta sūtījumiem;

10.2. personīgi nodotiem sūtījumiem;

10.3. kurjerpasta sūtījumiem;

10.4. faksa vai e-pasta sūtījumiem;

10.5. elektronisko datu nesējiem, u.c.

2

11. Korespondenci saņem un apstrādā Lietvedis.

12. Saņemto korespondenci Lietvedis grupē reģistrējamā un nereģistrējamā korespondencē.

13. Reģistrējamā korespondence ir:

13.1. valsts un pašvaldību iestāžu dokumenti (arī pa faksu saņemti);

13.2. ārvalstu un starptautisko institūciju dokumenti (arī pa faksu saņemti);

13.3. privātpersonu iesniegumi;

13.4. tiesas pavēstes;

13.5. elektroniskā veidā saņemti iesniegumi;

13.6. audio un video materiāli.

14. Nereģistrējamā korespondence ir:

14.1. pasta sūtījums ar norādi „Sevišķa lietvedība” (sevišķi slepeni, slepeni,

konfidenciāli);

14.2. korespondence ar norādi „Personīgi”;

14.3. iespieddarbi (laikraksti, grāmatas, žurnāli, biļeteni u.c.);

14.4. apsveikumi, ielūgumi, programmas, bukleti, anonīmi iesniegumi.

15. Lietvedis pēc korespondences saņemšanas atver visus sūtījumus, kas adresēti Domei,

iestādēm un darbiniekiem, izņemot tās, uz kurām ir norāde „Personīgi”, „Konkursam”

vai „Sevišķa lietvedība”. Kļūdaini piegādātos dokumentus nosūta atpakaļ pastam.

16. Ja adresāts, kurš saņēmis korespondenci ar atzīmi „Personīgi” konstatē, ka

korespondencei nav personisks saturs, to nodod Lietvedim.

17. Ja saņemtajam dokumentam trūkst pielikumi, Lietvedis par to paziņo dokumenta

iesniedzējam. Lai nodrošinātu laicīgu dokumenta izskatīšanu, Lietvedis reģistrē

saņemto dokumentu bez pielikumiem, veicot dokumenta kartiņā ierakstu par pielikumu

trūkumu. Saņemot dokumenta pielikumus, tos apstrādā saskaņā ar šiem noteikumiem un

pievieno attiecīgajai dokumenta kartiņai.

18. Aploksni pievieno dokumentam gadījumā, ja tikai pēc tās var noteikt iesniedzēja adresi

un ir būtisks dokumenta nosūtīšanas datums.

19. Ja dokuments pēc adresācijas vai būtības attiecas uz jebkuru citu iestādi, tad Lietvedis to

reģistrē, skenē un ar DVS palīdzību pārsūta iestādei. Dokumenta oriģināls paliek tās

iestādes lietvedībā, kurā tas reģistrēts.

20. Domei adresētos rēķinus Lietvedis reģistrē rēķinu reģistrēšanas datnē un ievieto iestādes

vai struktūrvienības pasta kastē.

21. Ja saņemts dokuments svešvalodā un tam nav pievienots Ministru kabineta noteiktajā

kārtībā vai notariāli apliecināts tulkojums valsts valodā, Lietvedis to nereģistrē un

nosūta atpakaļ iesniedzējam ar pavadvēstuli valsts valodā, kurā izskaidrots dokumenta

nepieņemšanas iemesls.

III. Saņemto dokumentu reģistrācija

22. Lietvedis korespondenci reģistrē saņemšanas dienā, izveidojot DVS dokumenta kartiņu.

23. Lietvedis pārbauda dokumenta atbilstību normatīvo aktu un šo noteikumu prasībām un

reģistrē to DVS sadaļā ,,SAŅEMTĀ KORESPONDENCE".

24. Dokumentam Lietvedis uzliek spiedogu, kurā norāda saņemšanas datumu un

reģistrācijas numuru, kāds norādīts DVS dokumenta kartiņā. Pēc dokumenta iesniedzēja

lūguma, uz iesniedzēja rīcībā esošā dokumenta otrā eksemplāra Lietvedis izdara atzīmi

par saņemšanas datumu un dokumenta reģistrācijas numuru.

25. Reģistrēto dokumentu ieskenē un pievieno DVS izveidotajai dokumenta kartiņai

(elektroniskā veidā saņemtos sūtījumus pievieno elektroniski). Ja dokumentam ir

3

pielikumi, ko nav iespējams elektroniski pievienot kartiņai, tad pielikumu oriģinālus

izsniedz galvenajam uzdevuma izpildītājam un dokumenta kartiņā norāda pielikumu

oriģinālu atrašanās vietu.

26. Dokumenta oriģinālu Lietvedis ievieto lietā. Turpmākā dokumenta aprite notiek tikai

DVS.

27. Dokumentu, kas saņemts pa faksu, reģistrē DVS, norādot, ka tas saņemts pa faksu. Ja pa

faksu iepriekš atsūtītā dokumenta oriģinālu saņem arī pa pastu, to reģistrē ar tādu

numuru, kāds ir pa faksu saņemtajam dokumentam un dokumenta kartiņā norāda

oriģināla saņemšanas datumu. Lietā ievieto pa pastu saņemtā dokumenta oriģinālu.

28. Gadījumos, ja pa faksu saņemts privātpersonas iesniegums, privātpersona tiek informēta

(pa faksu vai telefoniski) par nepieciešamību iesniegt arī dokumenta oriģinālu.

29. Ja saņemtais dokuments ir parakstīts ar elektronisko parakstu, tad pēc reģistrācijas

Lietvedis uz sūtītāja e-pastu nosūta apstiprinājumu dokumenta par saņemšanu, paziņojot

tā reģistrācijas numuru un datumu. Ja elektroniskais paraksts nav derīgs, Lietvedis

elektroniski nosūta adresātam atbildi par paraksta nederīgumu.

30. Nereģistrētos sūtījumus un dokumentus Lietvedis nodod pēc piederības darbiniekiem,

bet anonīmos dokumentus nodod izvērtēšanai izpilddirektoram vai Domes

priekšsēdētājam.

31. Kanceleja pieņem publiskā iepirkuma pretendentu piedāvājumus, veicot ierakstu

publiskā iepirkuma pretendentu piedāvājumu reģistrācijas žurnālā. Piedāvājumus

izsniedz Iepirkumu komisijas priekšsēdētājam.

32. Iepirkumu dokumentu kārtošanu un glabāšanu līdz lietu aprakstīšanai nodrošina

Juridiskā un iepirkuma daļa.

33. Pašvaldības darbinieku iesniegumus personālvadības jautājumos, kā arī citus ar

darbinieka amata kompetenci saistītos dokumentus iesniedz, apstrādā un izskata saskaņā

ar šiem noteikumiem.

34. Saņemtie dokumenti tiek uzkrāti hronoloģiskā secībā tekošā kalendārā gada laikā.

Dokumentu uzglabāšana Domē, tās struktūrvienībās un iestādēs, kā arī to nodošana

Ādažu novada pašvaldības arhīvā aprakstīšanai, notiek saskaņā ar Latvijas Nacionālā

arhīva Siguldas zonālo valsts arhīva apstiprināto Domes lietu nomenklatūru kartējam

gadam.

IV. Dokumentu izskatīšana un nodošana izpildītājam

35. Reģistrēto korespondenci (t.sk. arī elektronisko) Lietvedis elektroniski nodod

izskatīšanai:

35.1. Domes priekšsēdētājam – viņam, Domei un komitejām adresēto korespondenci;

35.2. Domes priekšsēdētāja vietniekiem – viņiem un Domei adresēto korespondenci par

priekšsēdētāja vietnieku atbildībā esošiem jautājumiem;

35.3. Domes izpilddirektoram – viņam un Domei adresēto korespondenci par

izpilddirektora atbildībā esošiem jautājumiem;

35.4. Domes amatpersonām vai darbiniekiem, atbilstoši to amata kompetencei vai

atbildībā esošiem jautājumiem.

36. Domes priekšsēdētājs, viņa vietnieki un izpilddirektors iepazīstas ar dokumentu un

iespējami ātri DVS izveido rezolūciju vai uzdevumu (turpmāk – uzdevums), kurā

norāda:

36.1. izpildītāju;

36.2. konkrētas veicamās darbības (piem., „IEPAZĪTIES UN SAGATAVOT

ATBILDI”, „SAGATAVOT ATZINUMU”, „SNIEGT PIEPRASĪTO

4

INFORMĀCIJU”, u.tml.);

36.3. izpildes termiņu;

36.4. izpildes steidzamību;

36.5. ja uz saņemto dokumentu nepieciešams sniegt atbildi, tad uzdevuma autors

dokumenta kartiņā atzīmē pazīmi „IR KONTROLĒ”.

37. Lietvedis var sagatavot un nodot izpildītājiem uzdevumus DVS Domes priekšsēdētāja,

viņa vietnieku un izpilddirektora vārdā, saskaņojot to ar minētajām amatpersonām.

38. Ja uzdevumu izņēmuma gadījumā gatavo papīra veidā, papildus norāda uzdevuma

autora amatu, parakstu un tā atšifrējumu. Dokumentu ar uzdevumu ieskenē un pievieno

dokumenta kartiņai.

39. Par uzdevuma izpildi ir atbildīgs uzdevumā norādītais darbinieks. Ja uzdevumā nav

precizēts par izpildi atbildīgais darbinieks, tad par uzdevuma izpildi ir atbildīgs pirmais

uzdevumā norādītais darbinieks. Uzdevuma izpildītājs atbild par uzdevumu savlaicīgu

un kvalitatīvu izpildi.

40. Ja uzdevumā ir norādīts viens uzdevums, bet izpildītāji ir vairāki, uzdevumu izpilda visi

izpildītāji kopīgi, atbilstoši amata kompetencei. Par uzdevuma izpildi kopumā ir

atbildīgs uzdevumā minētais pirmais darbinieks, savukārt citi izpildītāji ir vienlīdz

atbildīgi par uzdevuma savlaicīgu un kvalitatīvu izpildi atbilstoši amata kompetencei.

41. Izpildītājs pēc uzdevuma saņemšanas nekavējoties organizē tā izpildi, iesaistot tajā citus

izpildītājus, kuri iesniedz visu nepieciešamo informāciju. Ja uzdevumā ir norādīti

vairāki izpildītāji un katram ir dots savs uzdevums, par sava uzdevuma izpildi katrs

izpildītājs atbild atsevišķi.

42. Ja tiek konstatēta uzdevuma neatbilstība darbinieka amata kompetencei, tad darbinieks

nekavējoties uzdevuma kartiņā izvēlas komandu „DELEĢĒT” un nosūta to atpakaļ

uzdevuma devējam, nosūtot tam uzdevumu ar lūgumu pāradresēt uzdevuma izpildi

citam darbiniekam.

43. Atbildi uz saņemto dokumentu sagatavo atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām

prasībām un šiem noteikumiem.

44. Uzdevuma autors ir tiesīgs noteikt uzdevumam īsāku vai garāku izpildes termiņu, nekā

tas noteikts saņemtajā dokumentā, vadoties no objektīvas lietderības apsvērumiem.

45. Ja uzdevuma izpilde noteiktajā termiņā nav iespējama, par uzdevuma izpildi noteiktais

darbinieks divas darba dienas pirms termiņa beigām elektroniski ziņo uzdevuma

autoram un lūdz mainīt uzdevuma izpildes termiņu, norādot iemeslus, kāpēc uzdevums

nav izpildīts termiņā. Par izmaiņu veikšanu lēmumu pieņem uzdevuma autors un paziņo

to izpildītājam.

V. Uzdevumu izpildes un kontroles kārtība DVS

46. Katrs darbinieks ne retāk kā divas reizes dienā (dienas pirmajā un otrajā pusē) pārbauda

elektronisko pastu vai DVS sadaļu „Mani uzdevumi” un organizē saņemto uzdevumu

izpildi.

47. Uzdevumu izpildes termiņu kontrolē uzdevuma autors un izpildītājs.

48. Lietvedis kontrolē saņemtos dokumentus, kuriem dokumenta kartiņā ir veikta atzīme

„IR KONTROLĒ”. Informācija par kontrolē esošajiem un neizpildītajiem uzdevumiem

atrodas DVS sadaļā „Kontrolē”.

49. Izpildītājs sagatavo atbildes dokumentu, izveidojot DVS dokumenta kartiņu un norādot

iniciatīvas dokumentu („SAISTĪTIE”), kuru Lietvedis atzīmē kā izpildītu, kad ir

parakstīts nosūtāmais atbildes dokuments. Izpildītājs DVS nosūta dokumenta projektu

5

Lietvedim, ar uzdevumu „PARAKSTĪT” un „REĢISTRĒT”. Pēc dokumenta

nosūtīšanas Lietvedis noslēdz dokumenta kartiņu un sākotnējā dokumenta kartiņu.

50. Ja Dome vai iestāde ir pieņēmusi motivētu lēmumu administratīvā akta izdošanas

termiņa pagarinājumam, tad uzdevuma izpildītājs sagatavo attiecīgu vēstules projektu,

ko nosūta iesniedzējam un uzdod uzdevumu Lietvedim saņemtā dokumenta kartiņas

piezīmēs ierakstīt atzīmi par termiņa pagarinājumu, kā arī izmainīt kartiņā izpildes

datumu.

51. Uzdevuma izpildes faktus (iereģistrēts un nosūtīts dokuments) Lietvedis ieraksta

dokumenta kartiņā.

52. Izpildītāja pienākums ir informēt uzdevuma autoru par atbildes sniegšanas veidu

(informācija sniegta pa telefonu, e-pastu vai pēc jautājuma izskaidrošanas, ka

iesniedzējam atbilde nav nepieciešama, u.c.) un veikt atbilstošu ierakstu dokumenta

kartiņā.

53. Par uzdevuma izpildes faktu atbild uzdevuma izpildītājs, kurš uzdevuma kartiņā ieraksta

izpildes rezultātu un aizpilda izpildes komentāru sadaļu. Dokuments, kam dokumenta

kartiņā nav atzīmes par izpildi un nav atcelta izpildes kontrole, tiek uzskatīts par

neizpildītu.

VI. Dokumentu projektu sagatavošana

54. Domes izejošo korespondenci sagatavo uz veidlapas ,,ĀDAŽU NOVADA DOME”, kas

apstiprināta ar Domes rīkojumu.

55. Katrs dokuments sastāv no pamatdokumenta un, ja nepieciešams, tā pielikumiem.

Pielikumus pievieno aiz pamatdokumenta secībā, kādā pielikumi ir norādīti

pamatdokumentā. Dokumenta sagatavotājs nodrošina visu tajā norādīto pielikumu

sagatavošanu. Dokumenta sagatavotājs iesniedz Lietvedim pamatdokumentu un tā

pielikumus papīra veidā divos eksemplāros, ja ir viens adresāts. Ja adresāti ir vairāki,

tad eksemplāru skaits palielinās par tik, cik ir adresātu.

56. Dokumenta sagatavotājs uz dokumenta norāda adresāta pilnu pasta adresi (ja

dokumentu paredzēts nosūtīt e-parakstītā veidā, tad norāda tikai e-pasta adresi). Ja ir

vairāki adresāti, tad norāda tos visus. Ja adresātu skaits ir vairāk par trīs, tad dokumenta

sagatavotājs papildina dokumentu ar adresātu pasta adresēm uz atsevišķas papīra lapas,

pamatdokumentā adresātu vietā veicot ierakstu „Pēc pievienotā saraksta”.

57. Kancelejas vadītājs sagatavo dokumentu atvasinājumus (izrakstus, norakstus, kopijas)

un apliecina pareizību tiem dokumentiem, kuru autors ir Dome, tās struktūrvienības un

iestādes, kurām nav savas lietvedības, kā arī apliecina to dokumentu atsavinājumu

pareizību, kurus Dome, tās struktūrvienības un iestādes ir saņēmusi no citām

institūcijām vai privātpersonām, ja tiesību aktos nav prasīts notariāls dokumenta

atvasinājuma apliecinājums. Dokumentu atsavinājumu sagatavošanā ievēro normatīvo

aktu prasības.

58. Dokumenta atvasinājuma un cauršūtā dokumenta pareizību, kas atrodas Domes arhīvā,

sagatavo un apliecina arhīva uzraudzības speciālists.

59. Dokumenta projektu dokumenta sagatavotājs nodod visiem izpildītājiem ar uzdevumu

vizēšanai (saskaņošanai). Ja kāds no izpildītājiem dokumentu nesaskaņo, viņš norāda

iebildumus, kurus pievieno elektroniskajam dokumenta projektam „Track Change”

režīmā (WORD – Tools – Track Change).

60. Ja dokumenta sagatavotājs labojumus atzīst par pamatotiem, tad dokumentu labo un ar

uzdevumu nodod atkārtotai vizēšanai. Ja dokumenta sagatavotājs labojumus atzīst par

nepamatotiem, tad dokuments ar iebildumiem tiek nosūtīts dokumenta parakstītājam ar

6

uzdevumu izlemt par dokumenta vienu vai otru variantu. Pēc dokumenta parakstītāja

atzinuma saņemšanas, dokumenta sagatavotājs to izlabo saskaņā ar dokumenta

parakstītāja norādījumiem un nosūta Lietvedim.

61. Dokumentu veidošanai:

61.1. izmanto MS Word teksta redaktoru un Times New Roman fontu;

61.2. teksta (izņemot virsrakstu) kreisajai un labajai malai jābūt nolīdzinātai;

61.3. teksts jāraksta ar melnas krāsas burtiem, kuru izmērs ir 12 pt (atsevišķos

gadījumos pieļaujams izmērs, ne mazāks par 11 pt), atstatumam starp rindiņām

jābūt single;

61.4. dokumentu raksta lapas abās pusēs. Ja dokuments noformēts uz vienas lapas vai

lappuses, to nenumurē. Dokumentos, kurus izdrukā uz divām vai vairākām lapām

(lappusēm), tās numurē ar arābu cipariem. Lappuses numuru raksta apakšējās

malas labajā pusē bez jebkādām papildu zīmēm;

61.5. teksta aizsargāšanai uz vienas lapas noformētā dokumentā atstāj šādas malas:

kreiso - 30 mm, pārējās - 20 mm. Ja dokuments noformēts uz vairākām lappusēm,

tad atstāj šādas malas: kreiso un labo - 25 mm, pārējās - 20 mm (izņemot līgumus,

kur burtu izmērs un attālumi līdz lapas augšējai un apakšējai malai var būt

atšķirīgi).

62. Visos dokumentu projektos:

62.1. norāda dokumenta veidu (izņemot vēstules). Dokumenta veidu un normatīvā akta

nosaukumu raksta lapas vidū ar 14 pt izmēra lielajiem burtiem (Caps Lock);

62.2. norāda nosaukumu, kurā atklāj īsu dokumenta saturu un ietver tā identificēšanai

nepieciešamos datus (piemēram, personas vārds, uzvārds, nekustamā īpašuma

atrašanās vieta (adrese), grupa, numurs u.tml.). Normatīvo aktu nosaukumus,

nodaļu un apakšnodaļu nosaukumus raksta ar bieziem (bold) burtiem lapas vidū.

Vēstules nosaukumu raksta slīprakstā (italic), no lapas kreisās malas līdz tās

vidusdaļai;

62.3. rindkopas raksta bez atkāpēm, rindas nolīdzina līdz kreisajai malai un savstarpēji

atdala ar 6 pt atstarpi;

62.4. normatīvajos aktos, kuros tiek veikta numerācija, punktus numurē sākot ar 1.,

izņemot sadaļu numerāciju. Sadaļas numurē ar romiešu cipariem, punktus numurē

ar arābu cipariem. Punktu un sadaļu numerācija nav savstarpēji saistīti. Viens

punkts no otra ir jāatdala ar 6 pt atstarpi, apakšpunktos atstarpes neveido;

62.5. ja tekstu vai tā daļu dokumentā nepieciešams izcelt, izceļamo informāciju raksta

ar bieziem (bold) burtiem vai pasvītro. Vienā dokumentā nelieto vairākus

izcelšanas veidus, ja netiek definēts izcēlumu lietojums;

62.6. dokumenta parakstītāja amats un uzvārds tiek norādīts ne mazāk kā trešajā un ne

vairāk kā piektajā līnijā aiz dokumenta pamatteksta vai pielikumu saraksta;

62.7. informāciju par dokumenta sagatavotāja uzvārdu tālruņa numuru un e-pasta adresi

izvieto ne mazāk kā otrajā un ne vairāk kā piektajā līnijā aiz paraksta zonas, lapas

kreisajā malā, 10 pt izmērā.

63. Grozījumus un papildinājumus izdotajos dokumentos sagatavo, ņemot vērā

normatīvajos aktos noteiktās prasības.

64. Sagatavoto dokumentu dokumenta sagatavotājs ievieto DVS, izvēloties dokumenta

veidam atbilstošu sadaļu un izveidojot dokumenta kartiņu, un norāda:

64.1. dokumenta veidu;

64.2. dokumenta nosaukumu;

64.3. lietas nomenklatūras numuru;

64.4. dokumenta sagatavotāju;

64.5. dokumenta parakstītāju;

7

64.6. reģistrācijas datumu;

64.7. korespondentu;

64.8. dokumenta teksta satura atklāstu;

64.9. piezīmes (ja nepieciešams).

65. Dokumentu, kas sagatavots iestādes vai struktūrvienības vadītāja uzdevumā, saskaņo ar

vadītāju dokumenta kartiņas sadaļā „UZDEVUMI”.

66. Pirms dokumenta izdrukāšanas un nodošanas parakstīšanai, Lietvedis pārbauda tā

noformējuma atbilstību normatīvajiem aktiem, kā arī pielikumu esamību. Lietvedis

nepieņem neatbilstoši noformētus dokumentus un dod sagatavotājam DVS uzdevumu

nepilnību novēršanai.

67. Dokumenta sagatavotājs noformēto dokumentu ar uzdevumu „IZLASĪT UN

PARAKSTĪT” nosūta dokumenta parakstītājam, kā arī Lietvedim – ar uzdevumu

„NODROŠINĀT DOKUMENTA PARAKSTĪŠANU”, norādot parakstīšanai

nepieciešamo eksemplāru skaitu. Lietvedis pārliecinās par dokumenta elektronisku

parakstīšanu DVS, izdrukā dokumentu norādītajā eksemplāru skaitā un nodod

parakstīšanai dokumentu parakstītajam.

VII. Parakstīto dokumentu nosūtīšana

68. Nosūtītā dokumenta eksemplāru Lietvedis ievieto lietu nomenklatūrai atbilstošā lietā.

Nosūtot elektroniski parakstīto dokumentu, viens tā eksemplārs tiek izdrukāts papīra

veidā un tiek ievietots lietā.

69. Dokumentus nosūta ar pasta sūtījumu vai elektroniskā formā ar drošu elektronisko

parakstu un laika zīmogu. Pēc saņēmēja lūguma dokumentu var nosūtīt elektroniski uz

norādīto e-pasta adresi, faksu vai nodot personīgi.

70. Dokumentu nosūta ierakstītā vēstulē, ja par to izdarīta rakstiska vai mutiska norāde, kā

arī tādos gadījumos, ja tas paredzēts ārējos normatīvajos aktos. Par dokumentu

nodošanu pastā atbild Lietvedis.

VIII. Normatīvo aktu projektu sagatavošana

71. Normatīvā akta (nolikumu, noteikumu, reglamentu, instrukciju, u.c.) projektu sagatavo,

ievērojot šo noteikumu VI. nodaļā noteiktos nosacījumus.

72. Normatīvo aktu sagatavo parakstīšanai uz Domes veidlapas. Iekšējo normatīvo aktu, ko

paraksta iestādes vadītājs, sagatavo uz iestādes veidlapas.

73. Normatīvā akta pirmās lapas augšējā labajā stūrī, pirms virsraksta raksta vārdus

„APSTIPRINĀTS ar...”, norādot apstiprinātāju un apstiprināšanas datumu.

74. Dokumenta sagatavotājs normatīvā akta projektam pievieno sarakstu, norādot

darbiniekus, Domes struktūrvienības vai iestādes, kam nosūtāms dokumenta

atvasinājums pēc tā parakstīšanas.

75. Normatīvā aktā iekļauj noslēguma jautājumus, ja vienlaikus ar dokumenta pieņemšanu

ir nepieciešams noteikt pāreju no pašreizējā tiesiskā regulējuma uz jaunu regulējumu.

Noslēguma jautājumos norāda, kādi dokumenti zaudē spēku ar pieņemtā normatīvā akta

spēkā stāšanās brīdī.

76. Normatīvā akta projektu saskaņo (vizē) DVS šādi darbinieki:

76.1. attiecīgās struktūrvienības vai iestādes vadītāju;

76.2. jurists;

76.3. finanšu un administratīvajos jautājumos – finansists un izpilddirektors.

77. Pēc normatīvā akta projekta saskaņošanas, Lietvedis iesniedz to parakstīšanai Domes

priekšsēdētājam, viņa vietniekiem vai izpilddirektoram. Ja nepieciešams, dokumenta

8

sagatavotājs normatīvā akta projektu virza uz Domes komitejas sēdi atzinuma

saņemšanai. Pēc pozitīva atzinuma saņemšanas Domes komitejā, normatīvā akta

projektu virza apstiprināšanai Domes sēdē.

78. Lietvedim ir tiesības nepieņemt normatīvā akta projektu, kas neatbilst šo noteikumu un

citu normatīvo aktu prasībām. Šādā gadījumā Lietvedis uzdod DVS dokumenta

sagatavotājam uzdevumu veikt labojumus vai saņemt trūkstošos saskaņojumus.

79. Normatīvo aktu parakstīšanai sagatavo vienā eksemplārā. Domes priekšsēdētāja, viņa

vietnieku vai izpilddirektora parakstīto normatīvo aktu Lietvedis reģistrē DVS un

nosūta adresātiem. Normatīvā akta atvasinājumu ievieto iestāžu un struktūrvienību

korespondences pasta kastītēs vai nosūta elektroniski uz norādīto e-pasta adresi, vai

izsniedz personīgi.

80. Ārējo normatīvo aktu pēc tā apstiprināšanas, Juridiskā un iepirkuma daļa piecu dienu

laikā nosūta valsts vai pašvaldību institūcijām saskaņošanai un informē Kanceleju par

saskaņošanas rezultātiem.

81. Kanceleja saskaņoto ārējo normatīvo aktu nodod publicēšanai pašvaldības laikrakstā un

ievieto pašvaldības mājaslapā. Ja ārējais normatīvais akts nav saskaņots un Juridiskā un

iepirkuma daļa nepiekrīt valsts vai pašvaldību institūciju atzinumam, tad atbilstoši

normatīvo aktu prasībām tā sagatavo lēmuma projektu, kurā sniedz atbilstošu

pamatojumu, kā arī nodrošina ārējā normatīvā akta publicēšanu pašvaldības mājaslapā,

attiecīgi informējot par šādu lēmumu institūciju, ar kuru tika skaņots ārējais normatīvais

akts.

82. Veicot grozījumus normatīvajā aktā:

82.1. virs dokumenta nosaukuma, kreisajā malā aiz apstiprinājuma uzraksta izvieto

tekstu „Apstiprināti grozījumi”;

82.2. zemāk, kolonnā raksta grozījumu apstiprinājuma pamatojumu (piemēram,

„2014.gada 11.marta saistošie noteikumi Nr.9/2014”);

82.3. zem punkta vai sadaļas, kurā veikts grozījums, iekavās slīpā drukā, 10 pt izmēra

burtiem raksta tekstu „Ar grozījumiem, kas izdarīti ar...” un norāda tā normatīvā

akta datumu un numuru, ar kuru normatīvais akts tika grozīts, vai, ja punkts

izslēgts, iepriekšējā teksta vietā raksta tekstu „Svītrots ar ...” un norāda tā

normatīvā akta datumu un numuru, kuru normatīvais akts tika grozīts (piemēram,

„Ar grozījumiem, kas izdarīti ar 2014.gada 10.jūnija saistošajiem noteikumiem

Nr.26/2014”);

82.4. dokumenta sagatavotājs normatīvā akta projekta beigās norāda adresātus, kuriem

precizētais normatīvais akts jānosūta;

82.5. precizētā normatīvā akta tālākā virzība jāveic šo noteikumu 89.punktā noteiktajā

kārtībā.

83. Normatīvo aktu oriģinālus uzglabā Kancelejā, izņemot iestāžu izdotos iekšējos

normatīvos aktus, kuru oriģinālus uzglabā iestādēs.

IX. Rīkojumu sagatavošana

84. Domes priekšsēdētāja, viņa vietnieku un izpilddirektora rīkojumus noformē uz

veidlapas ĀDAŽU NOVADA DOME. Iestādes vadītāja rīkojumus noformē uz iestādes

veidlapas.

85. Rīkojumus sadala divās daļās:

85.1. pašvaldības vai iestādes rīkojumi pamatdarbības jautājumos;

85.2. rīkojumi personāla jautājumos (komandējumi, atvaļinājumi, semināri, darba

tiesisko attiecību nodibināšana un izbeigšana u.c.).

86. Sagatavojot rīkojuma projektu:

9

86.1. satura atklāstu (nosaukumu) raksta lapas kreisajā pusē un sāk ar vārdu „Par ...”,

ierakstot rīkojumu raksturojošo būtību. Nosaukumu raksta ar bieziem (bold)

burtiem lapas kreisajā malā un ne tālāk par lapas vidusdaļu. Ja rīkojums ir par

kādu konkrētu personu, tad šīs personas vārdu, uzvārdu iekļauj virsrakstā. Ja

rīkojums apstiprina kādu iekšējo normatīvo aktu, tad norāda tā pilnu nosaukumu;

86.2. tekstu izklāsta pavēles formā un tas sastāv no trīs daļām:

86.2.1. pamatojuma daļa – rīkojuma nepieciešamības pamatojuma, kurā

raksturo rīkojuma izdošanu noteicošos apstākļus un nosauc tiesību

aktus, uz kuru pamata izstrādāts rīkojuma projekts;

86.2.2. lemjošā daļa (punkti, apakšpunkti), kurā iespējami īsi un konkrēti

norāda veicamā uzdevuma saturu. Tekstu sāk ar rīkojuma formā

izteiktu vārdu (piemēram: Uzdot, Norīkot u.c.);

86.2.3. skaidrojošā daļa, kurā norāda darbinieku, kurš atbild par rīkojuma

izpildes kontroli;

86.3. ja rīkojums groza spēkā esošu rīkojumu, jaunajā rīkojumā iekļauj normu, kas

spēkā esošo rīkojumu vai tā daļu atzīst par spēku zaudējušu.

87. Pamatdarbības jautājumu rīkojumu projektus sagatavo struktūrvienības vai iestādes pēc

savas kompetences.

88. Rīkojumus personāla jautājumos sagatavo Personāldaļa vai iestādes attiecīgs speciālists.

89. Dokumenta sagatavotājs izveido dokumenta kartiņu DVS, pievieno sagatavoto rīkojuma

projektu un uzdod pakārtotus uzdevumus šādā secībā:

89.1. saskaņošanai – domes finansistam, ja rīkojums attiecas uz finanšu jautājumiem;

89.2. saskaņošanai un parakstīšanai – rīkojuma parakstītājam;

89.3. reģistrācijai, izdrukāšanai un paraksta saņemšanai – Lietvedim vai Personāldaļas

darbiniekam.

90. Domē rīkojumus paraksta:

90.1. domes priekšsēdētājs, bet viņa prombūtnes laikā – domes priekšsēdētāja

vietnieks;

90.2. izpilddirektors.

91. Iestādē rīkojumus paraksta iestādes vadītājs.

X. Līgumu sagatavošana

92. Līgumiem ir atsevišķs reģistrs DVS.

93. Līguma sagatavošanas procedūru var ierosināt dome, domes priekšsēdētājs un

izpilddirektors. Iestādes vai struktūrvienības vadītājs var ierosināt līguma sagatavošanu,

saskaņojot to ar iepriekš minētajām amatpersonām. Līgumu projektus gatavo Juridiskā

un iepirkuma daļa un iestādes, kurām ir noteiktas šādas tiesības.

94. Līgumu ir tiesīgas slēgt amatpersonas, kurām šādas tiesības piešķirtas saskaņā ar

normatīvajiem aktiem (likumi, domes vai iestāžu nolikumi u.c.), ievērojot tajos

noteiktos ierobežojumus (darījuma veids, līguma summa, termiņš u.c.).

95. Līgumus, kuros dome ir kreditors, slēdz, ja pašvaldības budžetā ir paredzēti līdzekļi

saimnieciskiem darījumiem.

96. Sagatavojot līguma projektu, tajā norāda līgumslēdzējas puses, līguma priekšmetu

(veicamos uzdevumus), līguma summu, preces (pakalpojuma) pasūtīšanas, pieņemšanas

un norēķinu kārtību, pušu tiesības, pienākumus un atbildību, līguma darbības laiku un

izbeigšanas nosacījumus, strīdus risināšanas kārtību, atbildīgos par līguma izpildi, kā arī

līgumslēdzēju rekvizītus. Līgumā var iekļaut citus nosacījumus, ja tie ir nozīmīgi

līguma mērķu sasniegšanai un nav pretrunā ar likumiem un normatīvajiem aktiem.

10

97. Ja līguma izpilde saistīta ar budžeta līdzekļu izmantošanu, līguma projektu saskaņo ar

domes finansistu, kurš pārbauda vai:

97.1. Līgumā paredzētās finanšu saistības atbilst pašvaldības budžeta iespējām, t.sk.,

vai izdevumiem konkrētā postenī ir paredzēti līdzekļi;

97.2. ir pareizi piemēroti un aprēķināti nodokļi;

97.3. ir pareizi aprēķinātas līguma summa, procenti un maksājumu sadalījums.

98. Finanšu stabilizācijas laikā struktūrvienībai vai iestādei pirms tāda līguma projekta

sagatavošanas, kur paredzētā darījuma kopsumma (ieskaitot PVN) ir vienāda vai lielāka

par 1422 EUR, darījuma nodoms un tā nepieciešamības pamatojums ir jāsaskaņo ar

finanšu stabilizācijas procesa uzraugu.

99. Līguma projektu starp iestādēm, struktūrvienībām un amatpersonām saskaņo

elektroniskās saziņas veidā.

100. Pēc līguma saskaņošanas domē, dokumenta sagatavotājs nosūta to saskaņošanai otrai

līgumslēdzējai pusei.

101. Ja otra līgumslēdzēja puse veic līguma labojumus, dokumenta sagatavotājs veic līguma

saskaņošanas procedūru atkārtoti.

102. Ja otra līgumslēdzēja puse saskaņo līguma projektu, Juridiskā un iepirkuma daļa DVS

reģistrē līgumu, izveidojot dokumenta kartiņu, izdrukā līgumu, noformē to atbilstoši

normatīvo aktu prasībām un nodod to parakstīšanai domes amatpersonai. Pēc līguma

parakstīšanas nodod Kancelejai nosūtīšanai vai izsniegšanai otrai līgumslēdzēju pusei.

103. Juridiskā un iepirkuma daļa nepieciešamības gadījumā saskaņo līgumu ar finanšu

stabilizācijas procesa uzraugu.

104. Līguma projektus, ko sagatavo otra līgumslēdzēja puse, iesniedz Juridiskai un

iepirkuma daļai, kas pārbauda to atbilstību normatīvo aktu prasībām un sniedz atzinumu

piecu darba dienu laikā. Pozitīva atzinuma gadījumā Juridiskās un iepirkuma daļas

darbinieks uzliek uz līguma projekta atzīmi „SASKAŅOTS” un nodod to parakstīšanai

domes amatpersonai. Negatīva atzinuma gadījumā Juridiskās un iepirkuma daļas

darbinieks pievieno līguma projektam rakstveida iebildumus vai labojumus un

elektroniski nosūta tos otrai līgumslēdzējai pusei.

105. Pēc līguma parakstīšanas no domes puses, Kanceleja organizē tā nosūtīšanu vai

izsniegšanu otram līgumslēdzējam, veicot ierakstu atsevišķā datnē un kontrolē

parakstītā domes līguma eksemplāra saņemšanu.

106. Noslēgto līgumu Lietvedis skenē, pievieno dokumenta kartiņai, noslēdz līguma kartiņu

un sākotnējo dokumenta kartiņu, kā arī ievieto lietā un nosūta:

106.1. atbildīgajam par līguma izpildi (turpmāk – atbildīgais darbinieks), kurš norādīts

līgumā;

106.2. galvenajai grāmatvedei – līgumus, kas attiecas uz izrakstāmajiem rēķiniem.

107. Atbildīgais darbinieks:

107.1. izpilda atbildīgajam darbiniekam līgumā noteiktos pienākumus;

107.2. pārliecinās, ka noslēgtā līguma oriģināla eksemplārs atrodas Kancelejā;

107.3. kontrolē līguma saistību izpildi un to izpildes termiņus;

107.4. nodrošina norēķinu veikšanu atbilstoši līguma noteikumiem sadarbībā ar

finansistu un Grāmatvedības daļu;

107.5. informē Grāmatvedības daļu par nepieciešamību aprēķināt kavējuma procentus

un līgumsodu;

107.6. pārbauda saņemtā rēķina vai preču pavadzīmes atbilstību līgumā noteiktajiem

nosacījumiem;

107.7. organizē līgumu grozījumu, defektu aktu un nodošanas-pieņemšanas aktu

11

parakstīšanu;

107.8. nekavējoties ziņo izpilddirektoram par līguma saistību nepienācīgu izpildi;

107.9. ne vēlāk, kā divus mēnešus pirms spēkā esoša līguma termiņa beigām vai

līgumā vienam gadam noteiktā finansējuma izlietojuma 70% apmērā gadījumā

informē izpilddirektoru par turpmākajām veicamajām darbībām attiecībā uz

līguma priekšmetu un norēķinu kārtību.

108. Apsekošanas un defektu aktus reģistrē DVS, savienojot ar sākotnējo dokumentu un

nosūtot to oriģinālus Grāmatvedības daļai, atbildīgajam darbiniekam vai iestādei,

atbilstoši to kompetences jomai. DVS tiek veikts ieraksts par akta oriģināla atrašanās

vietu.

109. Līguma oriģināls tiek ievietots nomenklatūras lietā, bet darba līguma oriģināls -

Personāldaļai (izņemot Ādažu vidusskolu un Ādažu Mākslas un mūzikas skolu, kas

līgumu oriģinālus uzglabā patstāvīgi).

110. Darba līgumus un līgumus par kompensāciju mācību maksas segšanu sagatavo

Personāldaļa vai iestāde šajos noteikumos noteiktajā kārtībā.

111. Atbildību par līguma slēgšanu, neievērojot šajos noteikumos noteikto kārtību, uzņemas

amatpersona, kura parakstījusi līgumu.

XI. Rēķinu un pavadzīmju aprite

112. Pēc rēķinu un pavadzīmju (turpmāk – dokumenti) saņemšanas domē vai iestādē,

Lietvedis, vai darbinieks, kurš saņēmis dokumentu, pārbauda, vai ir pareizi norādīts

saņēmējs un tā rekvizīti. Ja šīs ziņas ir kļūdainas, tas nekavējoties nodot dokumentu

iesniedzējam. Ja dokuments noformēts pareizi, tad darbinieks, kurš saņēmis dokumentu,

to nogādā Lietvedim.

113. Pēc reģistrācijas datnē, Lietvedis dokumentu nosūta izpildei šādā secībā:

113.1. apmaksas rezolūcijas noteicējam (budžeta tāmes pārvaldītājam);

113.2. saskaņošanai – finansistam;

113.3. izpildei – Grāmatvedības daļai.

114. Pēc dokumentu saņemšanas Grāmatvedības daļā, to virzība turpinās saskaņā ar

grāmatvedības dokumentu iekšējās aprites kārtību. Dokumentu oriģināli glabājas

Grāmatvedības daļā.

115. Avansa dokumentu aprites kārtība ir noteikta atsevišķā iekšējā normatīvajā aktā.

XIV. Komisiju protokolu sagatavošana

116. Domes komisiju protokoli tiek sagatavoti atbilstoši ārējo normatīvo aktu vai komisijas

reglamentā noteiktajām prasībām.

XII. Lēmumprojektu, komiteju un domes sēžu protokolu sagatavošana

117. Sagatavojot lēmumprojektu, ievēro, ka:

117.1. virsrakstu raksta lapas vidusdaļā ar bieziem (bold) burtiem un sāk ar vārdu

"Par". Virsrakstam jāatbilst dokumenta saturam un tajā jāietver identifikācijas

rādījumi: ja par konkrētu personu vai nekustamo īpašumu, tad norāda personas

vārdu, uzvārdu, bet īpašumam – adresi vai nosaukumu (ja nav ne viens, ne otrs,

tad norāda kadastra numuru). Ja lēmums apstiprina kādus noteikumus vai

instrukciju, tad norāda apstiprināmā dokumenta pilnu nosaukumu. Virsrakstam

jābūt pēc iespējas īsam;

117.2. lēmumprojekta teksts sastāv no:

117.2.1. konstatējošās daļas (obligāti, ja lēmums ir administratīvs akts) –

lēmuma nepieciešamības pamatojuma, kurā raksturo lēmuma

12

izdošanu noteicošos apstākļus;

117.2.2. pamatojuma daļas – nosauc tiesību aktus, uz kuru pamata izstrādāts

lēmumprojekts;

117.2.3. lemjošās daļas, kurā iespējami īsi un precīzi norāda nolemto. Ja

lēmums attiecas uz personu, tad jānorāda vārds, uzvārds un personas

identifikācijas dati. Papildus, ja nepieciešams, norāda izpildes

termiņu, izpildītāju, lēmuma spēkā stāšanās laiku, iepriekš izdotā

lēmuma atcelšanu vai grozījumu izdarīšanu, ja jaunais

lēmumprojekts ir saistīts ar kādu iepriekš izdotu lēmumu un ir

pretrunā ar to;

117.2.4. norādījuma daļas, ja lēmumprojekts satur ierobežotas pieejamības

informāciju. Tam jābūt norādītam lēmumprojektā aiz lemjošās daļas;

117.2.5. lēmuma pārsūdzības iespējas (administratīviem aktiem);

117.3. lēmumprojekta tekstā nelieto saīsinājumus, izņemot tos, kas atbilst valsts

valodas vispārpieņemtajiem pareizrakstības noteikumiem;

117.4. lēmumprojekta dokumentā, aiz paraksta zonas, iekļauj informāciju par

nepieciešamo lēmuma izrakstu skaitu un adresātiem, kuriem tie jāizsniedz vai

jānosūta.

118. Par lēmumprojekta saskaņošanu atbild dokumenta (lēmumprojekta) sagatavotājs, kurš

dod attiecīgus uzdevumus DVS.

119. Lēmumprojektu saskaņo (vizē) DVS ar šādiem darbiniekiem:

119.1. attiecīgās struktūrvienības vai iestādes vadītāju;

119.2. juristu;

119.3. finanšu un administratīvajos jautājumos – finansistu un izpilddirektoru.

120. Sagatavoto lēmumprojektu dokumenta sagatavotājs nosūta Kancelejai tā iekļaušanai

izskatīšanai domes sēdē.

121. Ja kāds no lēmumprojektiem attiecas uz kādu no komitejām, tad saskaņoto

lēmumprojektu tā sagatavotājs nosūta komitejas sēdes protokolētājam iekļaušanai

komitejas darba kārtībā.

122. Komitejas darba kārtību sagatavo komitejas sēdes protokolētājs. Darba kārtība tiek

izveidota trīs darba dienas pirms komitejas sēdes, iekļaujot tajā tikai saskaņotus

lēmumprojektus.

123. Komiteju sēdes protokolē Kancelejas darbinieks (protokolētājs). Komiteju protokolā

norāda protokola nosaukumu, sēdes norises vietu, datumu, laiku, numuru, sēdes vadītāja

un protokolētāja amatu, vārdu un uzvārdu, personas, kas piedalījušās vai nav

piedalījušās sēdē, nepiedalīšanās iemeslus, pieaicinātās personas, darba kārtību,

ziņojumus, debates vai to kopsavilkumu, pieņemtos lēmumus, kā arī citu informāciju

saskaņā ar normatīvo aktu prasībām. Protokolu izdrukā vienā eksemplārā. Protokolu

paraksta līdz domes kārtējai sēdei komitejas priekšsēdētājs un visi komitejas locekļi, kas

piedalījās komitejas sēdē. Pēc parakstīšanas protokolu ievieto lietā un DVS datnē.

124. Ja tas nepieciešams, tad pieņemtos atzinumus komitejas protokolētājs noformē

rakstveidā, kā izrakstu no sēdes protokola un izsniedz lēmumprojektā norādītajām

struktūrvienībām un personām. Izrakstus drīkst izsniegt tikai pēc tam, kad protokolu

parakstījis vismaz komitejas priekšsēdētājs.

125. Ja kāds no lēmumprojektiem komiteju sēžu laikā saņem pozitīvu atzinumu, bet tiek

labots vai precizēts, tad dokumenta sagatavotājs izdara pieņemtos labojumus. Pēc

labojumu izdarīšanas lēmumprojektu ar uzdevumu DVS nosūta saskaņošanai šajos

noteikumos noteiktā kārtībā. Kad saņemti visi saskaņojumi, dokumenta sagatavotājs ar

uzdevumu DVS to iesniedz Kancelejai iekļaušanai domes sēdes darba kārtībā.

13

126. Pēc domes sēdes piecu darba dienu laikā protokolētājs sagatavo protokolu. Protokolu un

tā pielikumus protokolētājs izdrukā vienā eksemplārā. Protokolu paraksta domes

priekšsēdētājs un protokolētājs. Divu darba dienu laikā pēc parakstīšanas protokolu

ievieto lietā, DVS, un publicē domes mājaslapā.

127. Pieņemto domes lēmumu atvasinājumus Kancelejas vadītājs noformē pēc

nepieciešamības. Atvasinājumus drīkst izsniegt tikai pēc tam, kad dokumentu oriģinālus

parakstījis domes priekšsēdētājs.

128. Atvasinājumus izsniedz vai nosūta Kanceleja.

XIII. Dažādu dokumentu noformēšana

129. Izziņas sagatavo uz domes, iestādes vai uz tiesību aktos noteiktām veidlapām. Izziņā

norāda pieprasīto informāciju, izziņas adresātu, pamatojumu un citu tiesību aktos

noteikto informāciju.

130. Pilnvaras raksta uz domes vai iestādes veidlapas. Pilnvarā norāda derīguma termiņu un,

ja nepieciešams, pilnvarojamās personas paraksta paraugu.

131. Aktu raksta uz domes vai iestādes veidlapas vai A4 formāta lapas. Aktā norāda

apstiprinājuma uzrakstu, akta nosaukumu, sagatavošanas vietu, datumu, pamatojumu,

ja akts tiek sastādīts saskaņā ar kādu dokumentu, ar aktu iepazīstināmās personas, ja

nepieciešams ar aktu tās iepazīstināt. Aktu paraksta visi tā sastādītāji un pieaicinātās

personas, apstiprina domes priekšsēdētājs, viņa vietnieki, izpilddirektors vai iestādes

vadītājs, atbilstoši amata kompetencei.

132. Cita veida protokolus raksta uz domes vai iestādes veidlapas vai A4 formāta lapas.

Protokolā norāda protokola nosaukumu, sēdes norises vietu, datumu, laiku, numuru,

sēdes vadītāja un protokolētāja amatu, vārdu un uzvārdu, personas, kas piedalījušās vai

nav piedalījušās sēdē, nepiedalīšanās iemeslus, pieaicinātās personas, darba kārtību,

ziņojumus, debates vai to kopsavilkumu, pieņemtos lēmumus, kā arī citu informāciju

saskaņā ar normatīvo aktu prasībām. Protokolu paraksta saskaņā ar normatīvo aktu

prasībām. Protokolam pievieno sēdē izskatāmos nereģistrētos dokumentus vai to

kopijas.

133. Lietvedis izziņas, pilnvaras, aktus un protokolus reģistrē DVS un nodod turpmākai

rezolūcijas sagatavošanai šo noteikumu IV. nodaļā noteiktajā kārtībā.

134. Būvvalde savā darbā papildus izmanto būvniecību reglamentējošajos normatīvajos

aktos noteiktās veidlapas.

XIV. Dokumentu nosūtīšana un saņemšana pa faksu

135. Darbinieks, kura rīcībā ir nodots faksa aparāts, atbild par saņemtās informācijas

nodošanu reģistrācijai Lietvedim. Reģistrē tikai tos saņemtos dokumentus, kas atbilst šo

noteikumu prasībām.

136. Dokumentu nosūta pa faksu, lai paātrinātu informācijas apmaiņu, vienlaikus dokumenta

oriģinālu nosūta pa pastu vai nogādā adresātam citādā veidā.

XV. Dokumentu nodošanas un pieņemšanas kārtība, reorganizējot iestādes, atbrīvojot

vai pieņemot darbiniekus

137. Lai darbinieku iekļautu DVS, uzsākot darba attiecības ar domi, Personāldaļas vadītājs

piesaka DVS Administratoram jauna darbinieka datus un viņa amata pienākumus, lai

darbiniekam piešķirtu DVS lietotāja tiesības.

138. Lai pārtrauktu darbiniekam DVS lietotāja tiesības, Personāldaļas vadītājs par darbinieka

darba attiecību pārtraukšanu nekavējoties paziņo DVS Administratoram, kas anulē

darbiniekam iepriekš noteiktos lietotāja identifikācijas datus.

14

139. Darbinieks, beidzot darba tiesiskās attiecības, dokumentus ar aktu nodod savam

tiešajam vadītājam vai citam ar izpilddirektora rīkojumu noteiktam darbiniekam.

140. Ja darbinieka tiešais vadītājs uzskata par nepieciešamu, var izveidot komisiju lietu

pieņemšanai, kas izvērtē dokumentu esību, to stāvokli un veic to pieņemšanu.

141. Nododot un pieņemot lietas, sastāda aktu, kurā uzskaita lietvedībā esošās lietas saskaņā

ar lietu nomenklatūru un norāda sējumu skaitu. Lietas sakārto atbilstoši arhīva

prasībām. Aktu paraksta darbinieks un viņa tiešais vadītājs vai komisija, aktu apstiprina

izpilddirektors. Aktus sastāda trijos eksemplāros, no kuriem viens eksemplārs tiek

nodots darbiniekam, kurš nodod dokumentus, otrs – darbiniekam (vai komisijai), kurš

pieņem dokumentus, trešais – Personāldaļai.

142. Ja, pieņemot un nododot dokumentus, tiek atklāts to iztrūkums, tad darbinieks

nekavējoties informē izpilddirektoru un uzsāk dokumentu meklēšanu.

143. Reorganizējot iestādi, tās lietvedībā esošos dokumentus iestādes vadītājs ar sarakstu

nodod izpilddirektora nozīmētai personai vai speciāli izveidotai komisijai.

144. Ja jaunizveidotā iestāde pārņem likvidējamās vai reorganizējamās iestādes funkcijas, tad

iestādes vadītājs ar nodošanas-pieņemšanas aktu nodod dokumentus jaunizveidotās

iestādes vadītājam.

145. Ja iestādes likvidācijas vai reorganizācijas gadījumā tās funkcijas netiek nodotas citai

iestādei, dokumenti tiek nodoti domes arhīvā ar nodošanas-pieņemšanas aktu, ko

paraksta iestādes vadītājs vai speciāli izveidota komisija un arhīva uzraudzības

speciālists. Akti nododami glabāšanā domes arhīvā.

XVI. Noslēguma jautājumi

146. Šie noteikumi stājas spēkā ar 2014.gada 1.novembri.

147. Ar šo noteikumu spēkā stāšanos spēku zaudē Ādažu novada domes 2012.gada

1.februāra rīkojums Nr. ADM/1-10-1/12/9 „Par normatīvā akta „Noteikumi par

dokumentu aprites kārtību Ādažu novada pašvaldībā” apstiprināšanu”.

Domes priekšsēdētājs M.Sprindžuks