ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DEL LITORAL

PROYECTO DE ADMINISTRACION

“Análisis del funcionamiento en los distintos niveles administrativos de la empresa Importadora Electric Jordan S.A”

Presentado por:

María Loor Silva

Ricardo Miño Duran

Grace Pinargote Ruiz

Frank Posligua Vidal

Tutor

Ing. Horacio Villacís M.

Guayaquil – Ecuador

2014 – 2015

Indice

Introducción

Capítulo 1

Descripción de la empresa y del producto

Breve historia de la empresa

Actividad comercial y línea de productos

Características principales de los productos

Especificaciones generales y técnicas

Análisis FODA

Análisis de la planificación de la empresa

Misión, visión y valores de la empresa

Metas financieras y metas estratégicas

Estrategias competitiva

Análisis PORTER y PEST

Análisis de la organización de la empresa

Estructura de la empresa: Organigrama

Descripción de los puestos de trabajo

Proceso de selección y reclutamiento

Análisis de la dirección de la empresa

La forma de motivar a los empleados

Análisis del control de la empresa

Presupuesto de gastos operacionales

Conclusiones y recomendaciones

INTRODUCCION

Este proyecto trata acerca del análisis de una empresa que es importadora y distribuidora de repuestos para vehículos lo cual pertenece al sector automotriz. El tema de este proyecto es: Análisis del funcionamiento en los distintos niveles administrativos de la empresa Importadora Electric Jordan S.A

Esta empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Guayaquil en donde compite con otras empresas que tienen más años de trayectoria y son reconocidas a nivel nacional. También en este mercado hay minoristas que son los que compran los repuestos a las importadoras para venderlos a los consumidores finales.

Con respecto al mercado o sector automotriz, éste ha generado en los últimos treinta años un desarrollo de la tecnología y no solo eso, también ha generado un desarrollo nacional por medio de las inversiones y da cabida a la generación de divisas. Cumple un rol muy importante en la economía de un país y cuando éste se desarrolla, le genera ingresos al estado que son fiscales por medio de los impuestos o los aranceles.

Según la Agencia de Tránsito Municipal existen al menos 350000 vehículos del parque automotor del cantón Guayaquil los cuales demandan en algún momento repuestos para su correcto funcionamiento. El parque automotor cada vez crece más y muchas veces no va de la mano con el crecimiento de la población en el caso de que el parque automotor tenga una tasa de crecimiento mayor a la de la población de la cuidad.

Guayaquil es la ciudad que tiene el parque automotor más antiguo esto significa que un gran porcentaje de los vehículos tienen muchos años circulando es decir que son viejos. Esto de una forma u otra es una ventaja para las empresas que se dedican a la venta e importación de repuestos automotrices debido a que los vehículos con mayor antigüedad son los que presentan más daños frecuentes y el propietario por lo tanto debe repararlo y demanda de los repuestos.

Electric Jordan es una empresa considerada mediana que se dedica a importar y es distribuidora mayorista a nivel local y nacional. Una empresa importadora es aquella que compra los productos en este caso repuestos a productores de otros países. Electric Jordan posee varios departamentos los cuales funcionan en conjunto para cumplir con los objetivos de la empresa.

Para analizar el funcionamiento de una empresa y en este caso de Electric Jordan, se deben tomar en cuenta varios factores que influyen en la misma. Se debe analizar desde cómo está constituida la empresa, si los empleados están motivados, si la misión y visión muestran claramente a dónde quiere llegar la empresa, las metas que se han propuesto, entre otros factores. Tan sólo de ésta manera se podrá dar una sugerencia o un punto de vista de cómo puede mejorar la empresa.

Capítulo 1

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y DEL PRODUCTO

Breve historia de la empresa

En el año 1996 el Sr. Johnny Jordan fundador de la Empresa, inicia el negocio con una mochila que contenía algo de repuestos probando un nuevo ingreso para su familia. Al pasar del tiempo su ingreso extra fue incrementando notando una gran oportunidad de negocio mucho más lucrativa que el mismo empleo.

En 2003 decide salir de su empleo, dedicándose por completo a su propio negocio logrando hacer sus primeras importaciones a través de un contacto.

Para 2006, debido al crecimiento obtenido, toma la decisión de crear una persona jurídica para el negocio tomando el nombre de IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S. A. conformada por apenas 20 personas con domicilio en un barrio alejado de Guayaquil.

En el 2012 el negocio se establece en Capitán Nájera y Tulcán con 1209 m2 de oficinas y bodegas conformada por 25 personas.

Actualmente en el año 2014, el negocio consta de 50 empleados distribuidos en los distintos departamentos de la empresa y por lo tanto es considerada como empresa mediana.

Actividad comercial y línea de productos

Con respecto a la actividad comercial es decir a lo que se dedica una empresa, Electric Jordán es una empresa importadora dedicada a la venta de accesorios y repuestos eléctrico-automotrices para autos, camiones y maquinarias agrícolas en el mercado local y nacional. Cuenta con una amplia gama de stock variado y de una buena calidad para satisfacer a sus clientes.

Una línea de productos son una gama de productos que son dedicados para usos similares y están estrechamente relacionados porque satisfacen una necesidad. La necesidad satisfecha sería principalmente la transportación y la de mantener a los vehículos en buen estado para que así los clientes puedan transportarse.

Con respecto a la línea de productos, poseen dividido su stock en tres grupos: autos, camiones y maquinarias agrícolas. En ellas podemos encontrar repuestos y accesorios tales como: alternadores, arranques, bobinas, carbones, reguladores, guías, bujías, fusibles y demás productos de la línea electro-mecánica.

Alternadores

Es una maquina electrónica con la cual se puede transformar la energía mecánica en energía eléctrica el cual provee una corriente alterna mediante la inducción electromagnética, funciona cambiando continuamente la polaridad para así poder generar energía.

Arranques

O también conocido como motor de partida es un motor eléctrico el cual se alimenta con corriente continua con imanes de tamaños reducidos y que se lo utiliza para el encendido de los motores de combustión interna

Bobinas

Las bobinas o también conocidas como inductores o redactores es un componente pasivo de un circuito

eléctrico que gracias al fenómeno de la autoinducción guarda la energía en forma de un campo magnético.

Carbones

O también conocida como escobilla en el caso de los motores o generadores eléctricos se establece una conexión eléctrica entre una parte que ya está fija y una parte rotatoria en un dispositivo.

ReguladoresEs un dispositivo con el cual se es capaz de ejecutar un control o un tipo de regulación de una magnitud física de un sistema.

Guías

Provee iluminación al conductor para que el vehículo funcione con seguridad en condiciones que sea difícil la visibilidad. Hay luces frontales, laterales y traseras en el vehículo.

Bujías

Es un aparato que realiza el encendido de la mezcla de combustible y de aire en los cilindros el cual se genera mediante una chispa, su funcionamiento es crucial para el buen desenvolvimiento de combustión ya que

pertenece al sistema de encendido de motor.

Fusibles

Es un dispositivo que está constituido por un soporte adecuado que posee una lámina de un metal de un punto de fusión que se intercala en un punto estratégico de una instalación eléctrica para que se funda.

Características principales de los productos

Ofrece los beneficios y satisfaciendo necesidades tales como:

- Mejorar el funcionamiento de los vehículos y maquinarias.- Asegurar calidad y duración en cada uno de sus productos.- Garantizar el buen acoplamiento de sus accesorios generando el correcto

funcionamiento del vehículo. - Asesoramiento acerca de marcas y productos que el cliente necesita y está

buscando.

Especificaciones generales y técnicas

Electric Jordan ofrece sus productos para tres tipos de voltajes:

- 12v, que son destinados para autos de una sola batería.- 24v, para camiones y autos con dos baterías.- 32v, que son especialmente para las maquinarias agrícolas.

Con respecto a las marcas de sus productos importados, entre algunas de las marcas internacionales que ellos poseen estan:

Flosser: Empresa alemana que cuenta con más de 50 años en el mercado teniendo clientes en más de 90 países. Es una empresa que vende productos de iluminación para el sector automovilístico.

Valeo / Chevrolet: Es una empresa Francesa tecnológica que vende equipos que son innovadores y que permiten reducir las emisiones de CO2 es decir que es amigable con el medio ambiente. Monark Diesel: Es una empresa de Hamburgo y cuenta con más de 60 años de experiencia ofertando sus productos

Zen: Es una empresa de las mayores proveedoras de bendix para los vehículos de excelente calidad.

Y de marcas nacionales, solo de rulimanes, NTN y Koyo.

Análisis FODA

La matriz FODA es una herramienta que permite analizar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de cualquier producto, empresa, individuo o situación que sea un objeto de estudio en un determinado tiempo. Luego de realizar el análisis, se podrá tomar decisiones estratégicas para así mejorar la situación actual del objeto de estudio. Las variables Fortalezas y debilidades representan lo interno de la empresa mientras que las oportunidades y las amenazas son variables externas a las empresas o al objeto de estudio.

Objeto de estudio: Empresa Importadora Electric Jordan S.A

FODA

Fortalezas

Calidad.- Con más de 16 años en el mercado ofreciendo las mejores marcas de repuestos eléctricos garantizando calidad para autos, camiones y maquinarias agrícolas.

Stock.- Formada por una amplia gama de accesorios y repuestos de las mejores marcas del mundo satisfaciendo el mercado local y nacional.

Precio.- Ofreciendo calidad y duración en sus productos al mercado ecuatoriano con los precios más atractivos del mercado.

Oportunidades

Alianzas con empresas nacionales. Creciente demanda debido al aumento de vehículos en la ciudad. Posibilidad de convenios con empresas extranjeras.

Debilidades

Poca inversión en publicidad. Ubicación alejada del mayor afluente comercial de la ciudad.

Amenazas

Aumentos arancelarios y restricciones en las importaciones, generando reducción en el volumen de importaciones.

Marcas con casas comerciales y sucursales propias, ofreciendo los productos a menores precios.

Capítulo 2

ANÁLISIS DE LA PLANIFICACIÓN DE LA EMPRESA

Misión, visión y valores de la empresa

- Misión

“Ofrecer a nuestros clientes una amplia gama de repuestos de las principales marcas del mundo, brindándoles toda la confianza y el mejor servicio al momento de adquirirlos, satisfaciendo plenamente sus necesidades.”

- Visión

“Seguir siendo la empresa más importante en la importación y distribuidora de repuestos para autos, camiones y maquinarias agrícolas a nivel nacional. Innovando constantemente el servicio y la calidad de los repuestos.”

- Valores

* Responsabilidad.

* Cordialidad.

* Confianza.

Metas financieras y metas estratégicas

Metas Estratégicas

Lograr cero demoras al momento de entregar los repuestos de vehículos Incrementar la cartera de clientes en un 50% Lograr cero quejas por parte de los clientes con respecto al empacado de los

repuestos Satisfacción del 100% de los empleados de la empresa

Metas Financieras

Incrementar las ventas en un 30% Lograr cobrar por lo menos el 90% de las facturas mensuales Reducir los gastos operacionales en un 15% Aumentar la rentabilidad en un 20%

Estrategias competitivas

Realizar promociones con los repuestos que lleven antigüedad en la empresa y no se hayan vendido aun

Motivar a los clientes a que realicen compras en volumen por medio de descuentos especiales

Ofrecer servicios a domicilio a las personas que lo requieran Ampliar el horario de atención a los clientes e incluso atender los días sábados.

Realizar descuentos especiales para los clientes cuyo volumen de ventas sea alto

Desarrollar una publicidad que permita que la empresa sea reconocida como una de las mayores importadoras de Guayaquil

Análisis PORTER y PEST

PEST

Político

Nueva resolución del Comex 049-2014 que restringe las importaciones de autos y partes de su ensamblaje que reduce los cupos de importación asignados hasta en un 57%.

Económico

El crecimiento del PIB fue del 3.4% en el año 2014

Inflación anual del Ecuador en el 2014 fue de 3.67

La tasa de desempleo del Ecuador 4.54%

El West Texas Intermediate (WTI) alcanzó un valor promedio de $76 por barril y el precio del barril del petróleo del crudo de Napo es de $58.1

Balanza comercial durante enero a diciembre del 2014 tuvo un déficit de -124.3 millones de dólares y se tuvo una recuperación del 90.4% con respecto al mismo período en el año anterior.

Social

En el Ecuador se ha registrado una disminución en las ventas de vehículos es decir que las personas se sienten desmotivadas a comprar un vehículo debido a los altos precios que los mismos poseen ya que se ha venido incrementando.

El salario básico es de $354 y la mayor parte de la población del ecuador posee un estatus social de clase media.

Tecnológico

Cada vez en el mundo se diseñan nuevos tipos de autos e incluso más baratos que los vigentes con diversos repuestos para su funcionamiento.

Aprovechamiento de la tecnología para brindar información a sus clientes por medio de su sitio web aunque éste no se encuentre actualmente actualizado.

Tecnología que permite llevar un control rígido de las entradas y salidas de los repuestos como la implantación de cámaras en toda la empresa.

ANALISIS PORTER

Grado de rivalidad entre competidores actualesEn este sector de venta de repuestos de automóviles Electric Jordan tiene competidores como Frenoseguro Cia. Ltda, Distribuidora Garzón S.A, Andrés Borbor que son grandes importadoras y distribuidoras de repuestos para vehículos y cuentan con muchos años de experiencia. En este caso ellos venden los mismos productos que ofrece Electric Jordan y en el caso de Andrés Borbor también vende algo adicional que son las llantas para vehículos. Electric Jordan compra repuestos a empresas nacionales como NTN que fabrica los rulimanes y por lo tanto son considerados competencia.

Amenaza de nuevos entrantesElectric Jordan puede verse amenazado por aquellos minoristas que han tomado gran parte del mercado y decida empezar a importar y hacerse distribuidora. La mayoría de empresas que ahora son grandes, han empezado siendo minoristas y así poco a poco fueron creciendo y por lo tanto hay que cuidarse de cualquiera de estas amenazas.

Proveedores El número de proveedores de Electric Jordan es numeroso debido a que necesitan contar con una gama de productos de diferentes marcas. Tiene proveedores como flosser, ZM, Zen, Delco Remy, Monark Diesel entre otras. Electric Jordan importa sus repuestos de Alemania, Taiwán entre otros países. Estos tienen gran poder sobre Electric Jordan debido a que las personas demandan ciertos repuestos en específicos y por lo tanto la empresa lo debe vender. Por ejemplo una persona que confíe en flosser y que sólo compre repuestos de esa marca a Electric Jordan porque es de excelente calidad, en este caso Flosser posee poder sobre Electric Jordan ya que sus clientes demandan tales productos.

Clientes Los clientes al igual que los proveedores poseen poder sobre Electric Jordan debido a que tienen otras opciones en donde comprar sus productos que sería la competencia. El nivel de compradores que posee Electric Jordan es alto debido a que es un mayorista y por lo tanto posee precios cómodos al cliente. Existen varios ofertantes en el mercado de venta de repuestos por lo que cada empresa debe cuidar a sus clientes y hacer que éstos le sean fieles. Electric Jordan posee clientes como los minoristas y aquellas personas que demanden un repuesto ya sea de un auto, de un camión o de una maquinaria agrícola.

SustitutosEn el sector automotriz, sus repuestos no tienen sustitutos ya que cada parte del vehículo necesita un repuesto en específico y si no lo posee, el vehículo no funcionará.

CAPITULO 3ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

Estructura de la empresa: Organigrama

Gerente General Subgerente

Importación

Mensajero

Archivo

Facturación

Jefe de bodega

Electromecánico

Jefe de despacho

Jefe de empaque

Supervisor de ventas

Asistente de ventas

Servicio al cliente

Credito y cobranza

Analista

Asistente

Cobranza y Caja chica

Contabilidad

Jefe de Talento humano

Asistente contable

Descripción de los puestos de trabajo

Gerente General: es quien maneja desde el punto más alto a la organización, teniendo bajo su mando a todos departamentos y las funciones de la compañía. Es quien gestiona los aspectos más importantes en cuanto a las importaciones. También, es quien realiza la última entrevista antes de contratar a un nuevo empleado.

Subgerente: se encarga de las funciones del Gerente cuando este no se encuentra y también coopera con ciertas funciones del Dep. de Contabilidad.

Siguiendo ahora con los departamentos:

Departamento de Importación: son quienes se encargan de realizar las funciones de recibir las mercaderías, realizar los documentos de constancias de recibidas y también realizan las operaciones de mensajería con las autoridades de control, como el Municipio.

Departamento de Facturación: se encarga de llevar el control de dichos documentos (facturas).

Departamento de Bodega: aquí se realizan todo lo relacionado con la mercadería como tal. Su revisión al momento de llegar a las bodegas, su organización y ubicación en la bodega, su preparación antes de ser distribuidas y posteriormente su distribución a los clientes dentro o fuera de la ciudad.

Departamento de Ventas: está formado por los vendedores que se encargan de atender a los clientes dentro del local.

Departamento de Crédito y cobranzas: lo relacionado con aquellas cuentas pendientes de cobro con los clientes que deben ser analizadas y también está dentro sus funciones la custodia de la caja chica para operaciones de bajo costo.

Departamento de Contabilidad: es donde se lleva el control de los movimientos de dinero que ha habido en las operaciones de la compañía. Aquí también se encuentra la Jefa de Talento humano quien se encarga de realizar la primera entrevista a los candidatos a un puesto.

Proceso de selección y reclutamiento

- Selección y reclutamiento

Selección del Personal

La Jefa de Talento humano la Srta. Geraldine Mendoza es quien se encarga de esta función. Ella es la que recibe todos los curriculums que llegan semanalmente y los archiva. El proceso de selección es el siguiente:

1. Hay una vacante en un puesto determinado y se necesita que alguien lo ocupe.2. Se revisan los archivos de curriculums y se analiza a los posibles candidatos

para que ocupen el puesto vacante.3. Se escogen a los mejores candidatos que tengan el perfil para cumplir con el

cargo4. Se contactan a los candidatos para que asistan a una entrevista preliminar con

la Jefa del Dep. de RRHH5. Nuevamente se escoge a los que mejor desenvolvimiento han mostrado

durante la entrevista quedando así mayormente dos candidatos posibles.6. Los dos candidatos pasan a tener otra entrevista selectiva con el Gerente

General el Sr. Jhonny Jordan7. El Gerente General escoge a la persona indicada para ocupar el cargo y se lo

comunica a la Jefa del Dep. de RRHH para que continúe con el proceso de reclutamiento.

Reclutamiento del personal

Una vez que se escoge a la persona que va a ocupar el puesto vacante de la empresa, se realiza el siguiente procedimiento:

1. Con respecto a la ley, se realiza un contrato por un año al trabajador pero con un periodo de tres meses de prueba.

2. Durante estos tres meses se analiza el desenvolvimiento y el comportamiento del trabajador y si es efectivo, continúa en la empresa

3. Luego de haber cumplido el año en la empresa y haber mostrado un excelente desempeño de actividades y valores ya es considerado definitivamente parte de la empresa y continúa con sus actividades.

Planes de capacitación

Luego de haber escogido al nuevo trabajador y de contratarlo, se le brinda un manual de funciones. Después es llevado al departamento al que pertenece para recibir la capacitación del jefe o supervisor de aquel departamento y de los demás colaboradores de allí acerca de las actividades que desempeña el departamento y de las actividades que él debe realizar. Mayormente en un día se le explica al nuevo trabajador todo lo que él debe hacer ya que se debe apoyar también en el manual de funciones. Dependiendo del departamento se le muestran las actividades que debe realizar. En el caso del departamento en donde más se contrata personal es decir el de

Bodega, se le enseña al trabajador de cómo empacar de una forma correcta la mercadería y a operar ciertas máquinas para la revisión de los repuestos que estén en buen estado.

ANÁLISIS DE LA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA

La forma de motivar a los empleados

La compañía realizada tres actividades para mantener a sus empleados motivados.

La primera de ella es designar a “El empleado del mes”. Esto consiste en quien ha sido aquel empleado que se ha esforzado más durante un mes de actividades se le realiza una reunión en la bodega de la empresa donde se reconoce su esfuerzo y empeño frente a sus demás compañeros. También ese reconocimiento llega hasta su familia por medio de cartas que recalcan el buen desempeño del trabajador.

Otra motivación es especialmente para los vendedores. Quien haya realizado mayor volumen de ventas durante un mes se le otorga comisiones extras a su sueldo normal. Como hay vendedores de provincias que son quienes se encargan de vender repuestos a minoristas, el Gerente les pone una meta de la cantidad de repuestos o del volumen de ventas que deban tener. Aquel que supere esta cifra se le da bonos de $100 y algunas veces pases a restaurantes reconocidos.

Y para fin de año, el Gerente General realiza un viaje de integración para todos los trabajadores de la empresa en donde cierran su año laboral y van de viaje algún lugar con los gastos pagados por la empresa. Como la empresa tiene dos guardias de seguridad, cada año se turnan para cuidar la empresa en el tiempo en que todos se van al viaje de integración.

Análisis del control de la empresa

Presupuesto de gastos operacionales

Conclusiones y recomendaciones

Podemos concluir que Importadora Electric Jordan S.A. es una empresa que se encuentra en crecimiento y que se está posicionando como un gran referente en el mercado nacional de repuestos eléctrico-automotriz debido a las marcas y calidad de sus accesorios y repuestos y al servicio completo que brindan a sus clientes.

Sin embargo nos gustaría expresar ciertas observaciones y recomendaciones.

Pensamos que no se debe descuidar otros aspectos importantes como lo son la publicidad, la posibilidad de una expansión o establecer locales más cercanos al centro de la ciudad, ya que allí se encuentra la mayor fuerza comercial.

Con respecto a la publicidad, es más bien una inversión, no solo un gasto, ya que así se da a conocer a todo el público acerca de nuestro negocio y de lo que hacemos. Esto genera interés en las personas y querrán acercarse a conocer personalmente el establecimiento. Lo cual significa mayores ventas.

Con respecto al sitio web, su desarrollo es una excelente iniciativa ya que en estos momentos todo se desarrolla con el internet y es una manera más “fácil” de llegar al cliente, sin embargo realizarle ciertos retoques a la página no le vendría mal, arreglar ciertos aspectos para que el público se sientas más atraído visualmente.

Con casi 20 años en el mercado creemos que es hora de pensar en expandirse más dentro del país. Creando por lo menos una sucursal en el centro de la ciudad ya que allí hay mayor afluencia de personas.

Entre otros aspectos también recomendamos:

Incluir en la Misión de la empresa, a que mercado pertenece. En este caso el de repuestos eléctrico-automotrices para vehículos.

Asimismo en la Visión, cambiar la denominación “más importante” por “líder”.

Por otro lado recomendamos ciertos cambios en la estructura del organigrama. Pensamos que debería quedar así:

Gerente General Subgerente

Importaciones

Bodega

Electromecanico

Jefe de despacho

Jefe de empaqueMensajería

Archivo

Ventas

Facturación

Crédito y cobranzas

Analista

Asistente

Caja chicaAsistente

Servicio al cliente

Contabilidad Asistente

Talento humano