NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE … · Reglamento de la Ley de Obras Públicas y...

NORMATIVIDAD EN MATERIA DE

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

Dirección General de Administración y Finanzas

Fecha de actualización: 19 Abril 2010

Normatividad en Materia de Administración de Recursos


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III NNN DDD III CCC EEE I. MARCO JURIDICO ........................................................................................................... 4

Disposiciones Constitucionales ................................................................................................... 4 Leyes ........................................................................................................................................... 4 Estatutos ..................................................................................................................................... 5 Tratados ...................................................................................................................................... 5 Reglamentos ............................................................................................................................... 5 Decretos ...................................................................................................................................... 5 Acuerdos ..................................................................................................................................... 5 Oficios ......................................................................................................................................... 7 Normas ........................................................................................................................................ 7 Manuales ..................................................................................................................................... 9 Convenios ................................................................................................................................... 9 Lineamientos ............................................................................................................................... 9

II. PROPOSITO .................................................................................................................... 9 III. DISPOSICIONES GENERALES ..................................................................................... 9 IV. PROCESO DE PROGRAMACION PRESUPUESTACION .......................................... 11 V. DISPOSICIONES DE AHORRO .................................................................................... 12 VI. ADECUACIONES AL PRESUPUESTO ....................................................................... 12 VII. CAPTACION DE INGRESOS ...................................................................................... 14 VIII. EJERCICIO PRESUPUESTAL ................................................................................... 14

* Fondo revolvente y/o fondo de caja chica .............................................................................. 15 IX. PARTIDAS PRESUPUESTALES DE MANEJO ESPECÍFICO .................................... 16

* Viáticos y Pasajes ................................................................................................................... 16 * Servicio para eventos ............................................................................................................. 18 * Consultorías, Asesorías, Estudios e Investigaciones ............................................................. 18 * Servicios de Difusión e Información ........................................................................................ 19

X. ADQUISICIÓN, CONTRATACIÓN Y ARRENDAMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS. ........................................................................................................................................... 19

* Generalidades ......................................................................................................................... 19 * Seguro de Bienes Patrimoniales ............................................................................................. 21 * Servicios de Fotocopiado ........................................................................................................ 21 * Conceptos 2600, 3100, 3200 y Partidas 3411, 3501, 3502 y 3505 ........................................ 21 * Servicio de cafetería ............................................................................................................... 22 * Servicio de llamadas de larga distancia .................................................................................. 22 * Estacionamiento ..................................................................................................................... 22 * Servicio de Telefonía Celular, Radiolocalización y Radiocomunicación ................................. 22 * Registro, Distribución y Asignación del Parque Vehicular e Insumos .................................... 22 * Servicios de transportación terrestre ...................................................................................... 22



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* Tarjeta IAVE ............................................................................................................................ 23 * Mantenimiento del parque vehicular ....................................................................................... 23 * Pago de derechos del parque vehicular ................................................................................. 23 * Reporte de mantenimiento ...................................................................................................... 23 * Servicio de Seguridad ............................................................................................................. 24 * Mensajería Interna .................................................................................................................. 24 * Envíos de servicio postal y mensajería ................................................................................... 24 * Servicio Postal ........................................................................................................................ 25 * Contratación de Obra Pública. Construcción, Ampliaciones o adecuaciones ........................ 25 * Espacios físicos ...................................................................................................................... 25 * Solicitud de materiales ............................................................................................................ 26 * Solicitud de activos fijos .......................................................................................................... 26 * Adquisición de Bienes Informáticos ........................................................................................ 26 * Requisitos Fiscales y administrativos ..................................................................................... 27

XI. TRAMITES DE CHEQUES ........................................................................................... 27 XII. GASTOS POR COMPROBAR (Deudores) ................................................................. 28 XIII. COMPROBACIÓN DE GASTOS ................................................................................ 29 XIV. SERVICIOS PERSONALES ....................................................................................... 31

* Generalidades ......................................................................................................................... 31 * Disponibilidad presupuestal y prioridad de contratación ......................................................... 31 * Requisitos para el personal de nuevo ingreso ........................................................................ 32 * Requisitos para los becarios de investigación ........................................................................ 32 * Requisitos para los becarios y honorarios por proyecto: ........................................................ 33 * Contratación de personal ........................................................................................................ 34 * Contratación del Personal Extranjero ..................................................................................... 34 * Permanencia del personal ...................................................................................................... 35 * Política de antigüedad ............................................................................................................ 35 * Credencial para el personal .................................................................................................... 35 * Movimiento de personal .......................................................................................................... 36 * Cambio de Adscripción ........................................................................................................... 36 * Promociones ........................................................................................................................... 36 * Bajas de personal ................................................................................................................... 37 * Inducción ................................................................................................................................. 37 * Condiciones generales de trabajo .......................................................................................... 37 * Política de asistencia .............................................................................................................. 37 * Jornada de trabajo .................................................................................................................. 38 * Horas extraordinarias .............................................................................................................. 38 * Licencias sin goce de sueldo .................................................................................................. 39 * Licencia de maternidad y adopción ........................................................................................ 40 * Asignación y pago de remuneraciones ................................................................................... 40 * Incidencias de Personal .......................................................................................................... 41 * Carta poder ............................................................................................................................. 42 * Calendario de pago ................................................................................................................. 42 * Prestaciones y servicios ......................................................................................................... 42



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* Ayuda de lentes ...................................................................................................................... 43 * Canastilla maternal ................................................................................................................. 43 * Despensa ................................................................................................................................ 43 * Estímulo por proyecto ............................................................................................................. 43 * Ayuda de guardería ................................................................................................................ 43 * Periodo vacacional .................................................................................................................. 44 * Periodo vacacional / incapacidades ........................................................................................ 45 * Ajuste de calendario ............................................................................................................... 45 * Material didáctico .................................................................................................................... 45 * Aguinaldo ................................................................................................................................ 45 * Ayuda de transporte ................................................................................................................ 45 * Prima de antigüedad ............................................................................................................... 46 * Prima vacacional ..................................................................................................................... 46 * Gastos médicos mayores ....................................................................................................... 46 * Gastos médicos mayores a dependientes .............................................................................. 47 * Seguro de vida ........................................................................................................................ 47 * Días de descanso obligatorio .................................................................................................. 47 * Fondo de Ahorro ..................................................................................................................... 48 * Gastos de Comedor ................................................................................................................ 48 * Ayuda de Marcha .................................................................................................................... 48 * Menaje de casa ....................................................................................................................... 48 * Apoyo para útiles de trabajo ................................................................................................... 48 * Exámenes de grado ................................................................................................................ 48 * Prestaciones de seguridad social ........................................................................................... 48 * Otras prestaciones .................................................................................................................. 49 * Póliza de Seguro Mexicano y Americano de vehículos .......................................................... 50 * Capacitación y desarrollo del personal ................................................................................... 51 * Programa institucional de capacitación .................................................................................. 51 * Programa institucional de superación profesional .................................................................. 52 * Gratificación por antigüedad ................................................................................................... 52 * Higiene y Seguridad ................................................................................................................ 52 * Terminación de las relaciones de trabajo ............................................................................... 53 * Bajas ....................................................................................................................................... 53 * Actas de entrega-recepción .................................................................................................... 54 * Padrón de servidores públicos superiores .............................................................................. 54 * Servicio social ......................................................................................................................... 54 * Otros servicios ........................................................................................................................ 54

XV. PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS COMPLEMENTARIOS ................. 55 XVI. EVALUACION Y SEGUIMIENTO ............................................................................... 58



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I. MARCO JURIDICO Disposiciones Constitucionales

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Leyes

Ley Federal del Trabajo.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Código Fiscal de la Federación.

Ley General de Deuda Pública.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

Ley de Coordinación Fiscal.

Ley del Impuesto al Valor Agregado.

Ley de Planeación.

Ley Reglamentaria de la Fracción XIII Bis del Apartado B del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro.

Ley Federal de Entidades Paraestatales.

Ley para el Fomento de la Investigación Científica y Tecnológica.

Ley del Instituto de Seguridad Social al Servicio de los Trabajadores del Estado.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006.

Ley del Impuesto sobre la Renta.

Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año correspondiente.

Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Ley General de Bienes Nacionales.

Ley de Ciencia y Tecnología.



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Estatutos Estatutos de la Asociación Civil del El Colegio de la Frontera Norte.

Tratados Tratado de Libre Comercio de América del Norte.

Reglamentos Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.

Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

Estatuto Orgánico del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.

Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las Mismas.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Decretos Decreto de Creación del El Colegio de la Frontera Norte.

Decreto por el que se recomienda que las inversiones en valores que realicen los servidores públicos las lleven a cabo por conducto de fideicomisos constituidos para ese único fin en sociedades nacionales de crédito o en acciones representativas de capitales de inversión.

Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006.

Decreto por el que se aprueba el programa sectorial denominado Programa Nacional de Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 2001-2006.

Decreto por el que se crea el Instituto Nacional para la Evaluación de la Educación. Acuerdos

Acuerdo por el que se establecen bases y lineamientos conforme a los cuales las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal formularán y presentarán sus programas anuales de requerimientos inmobiliarios, así como los relativos a obras en inmuebles destinados o utilizados para oficinas públicas.

Acuerdo que establece los casos en que deberán expedirse actas de venta o facturas de los bienes que se indican.

Principios de Contabilidad Gubernamental.

Acuerdo por el que se establece el procedimiento para la recepción y disposición de los, donativos o beneficios en general que reciban los servidores públicos.

Acuerdo mediante el cual se dan a conocer las reglas en materia de compras del sector público para la participación de las empresas micro, pequeñas y medianas,



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para las reservas del Tratado de Libre Comercio de América del Norte, y para la determinación del grado de integración nacional.

Acuerdo para la adopción y uso por la Administración Pública Federal de la Clave Única de Registro de Población.

Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el arrendamiento de inmuebles por parte de las dependencias de la Administración Pública Federal, en su carácter de arrendatarias.

Acuerdo por el que se determinan los servidores públicos que deberán presentar declaración de situación patrimonial en adición a los que se señalan en la ley de la materia.

Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo por transmisión electrónica o medio magnético, así como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que éstos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitación pública.

Acuerdo que establece los lineamientos para la contratación de los servicios de telefonía de larga distancia por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Acuerdo que establece los Lineamientos generarles para la aplicación de Ahorro de Energía en Inmuebles de la Administración Pública Federal.

Acuerdo que establece los lineamientos y estrategias generales para fomentar el manejo ambiental de los recursos en las oficinas administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Acuerdo por el que se establecen las disposiciones para el uso de medios remotos de comunicación electrónica, en el envío de propuestas dentro de las licitaciones públicas que celebren las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como en la prestación de las inconformidades por la misma vía.

Acuerdo por el que se expide el clasificador por objeto del gasto para la Administración Pública Federal.

Acuerdo por el que se crea la Comisión para la Transparencia y el Combate a la Corrupción en la Administración Pública Federal, como una comisión intersecretarial de carácter permanente.

Acuerdo por el que se dan a conocer a las dependencias y entidades qué productos objeto de una licitación internacional, deberán incluir en sus bases, la manifestación de los licitantes referente a que sus propuestas económicas, no se cotizan en condiciones de prácticas desleales de comercio internacional.

Acuerdo por el que se establecen las disposiciones que deberán observar las dependencias y los organismos descentralizados de la Administración Pública



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Federal, para la recepción de promociones que formulen los particulares en los procedimientos administrativos a través de medios de comunicación electrónica, así como para las notificaciones, citatorios, emplazamientos, requerimientos, solicitudes de informes o documentos y las resoluciones administrativas definitivas que se emitan por esa misma vía.

Acuerdo por el que se establecen las normas y lineamientos generales para la aplicación de recursos presupuéstales en materia de comunicación social.

Acuerdo que establece las disposiciones de ahorro en la administración Pública Federal.

Acuerdo que establece las normas que determinan como obligatoria la presentación de las declaratorias de situación patrimonial de los servidores públicos, a través de medios de comunicación electrónica.

Programa Nacional de Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 2001-2006.

Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal.

Oficios Oficio-Circular por el que se dan a conocer los modelos de contratos de obra pública a

base de precios unitarios, a precio alzado y de servicios.

Oficio-Circular por el cual se hacen algunas aclaraciones relacionadas con los Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Oficio-Circular por el que se dan a conocer los Lineamientos y Procedimiento para el Control, Seguimiento y Cobro de las Sanciones Económicas, Multas y Pliegos de Responsabilidades.

Oficio-Circular por el que se dan a conocer los lineamientos por los que se establece un mecanismo de información con base en indicadores de gestión, conforme a los cuales las representaciones, delegaciones u oficinas con que cuentan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como la Procuraduría General de la República en el exterior, deberán reportar sus erogaciones, actividades y el cumplimiento de los programas a su cargo.

Oficio-Circular por el que se da a conocer el Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública Federal.

Normas Instructivo del Sistema de Programación y Presupuestación Anual para los

requerimientos de inmuebles y la realización de obras para oficinas y servicios de la Administración Pública Federal.

Lineamientos para la aplicación de los recursos federales destinados a la publicidad y difusión, y en general a las actividades de comunicación social.



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Lineamientos para la adquisición y enajenación de inmuebles por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Modelo de contrato que establece las estipulaciones que deberán contener los contratos de arrendamiento de inmuebles que con el carácter de arrendatarias celebren las dependencias de la Administración Pública Federal.

Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la administración Pública Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes patrimoniales y de personas.

Reglas de Operación e Indicadores de Evaluación del Programa Calidad Integral y Modernización.

Reglas de Operación de los Programas del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología.

Procedimiento para que la Coordinación General de Política de Ingresos y de Coordinación Fiscal emita su opinión respecto a los ingresos excedentes obtenidos durante el ejercicio por las dependencias, órganos administrativos desconcentrados o entidades de la Administración Pública Federal, así como para que las Direcciones Generales de Programación y Presupuesto Sectoriales de la Subsecretaría de Egresos otorguen la autorización de ampliaciones presupuestarias para ejercer dichos ingresos.

Normas y Lineamientos Generales para las erogaciones destinadas a publicidad, propaganda, publicaciones oficiales y, en general, todas aquellas referentes a comunicación social, para el Ejercicio Fiscal del año 2001.

Norma para el otorgamiento de estímulos por productividad, eficiencia y calidad en el desempeño a los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Lineamientos y estrategias generales para fomentar el manejo ambiental de los recursos en las oficinas administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Normas para la administración y baja de bienes muebles de las dependencias de la Administración Pública Federal.

Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para calcular los montos máximos para el arrendamiento de bienes inmuebles, la superficie máxima a ocupar por servidor público, así como para calcular los ahorros netos.

Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de El Colegio de la Frontera Norte.



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Manuales Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal.

Manual de Requerimientos de Información a dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y a la Procuraduría General de la República.

Manual de uso de las cuentas para el Fideicomiso, CONACYT.

Manual de registro de cuentas para aportaciones CONACYT.

Manual para la Administración de Bienes Muebles y el Manejo de los Almacenes de El Colegio de la Frontera Norte, A.C.

Convenios Convenio de Desempeño.

Lineamientos Lineamientos específicos para el Control y Administración de la Tarjeta IAVE.

II. PROPOSITO El presente documento tiene el propósito de establecer los lineamientos básicos normativos a

los que deberán sujetarse todas las áreas de El Colegio de la Frontera Norte: Presidencia,

Secretarías, Direcciones Generales, Direcciones de Departamento Académico, Direcciones de

Departamento Administrativo, Direcciones Regionales, Coordinaciones, sin menoscabo de la

observancia de las leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, oficios, estatutos, manuales y

disposiciones complementarias., y en general, de la normatividad vigente sobre el proceso

programático presupuestal, su ejercicio, adecuaciones e informes.

III. DISPOSICIONES GENERALES Los lineamientos que se presentan en este documento son de observancia obligatoria para las Unidades Académica y Administrativas adscritas a El Colegio de la Frontera Norte.

1. Durante el ejercicio fiscal del año 2004, las unidades deberán atender las disposiciones del Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año 2004 (PEF 2002), publicadas en el Diario Oficial de la Federación.

2. Es necesario aplicar acciones enfocadas a buscar la efectividad y uso óptimo del gasto público por lo que en el ejercicio fiscal 2004, se deberán atender puntualmente las



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disposiciones señaladas en el Acuerdo que establece las disposiciones de ahorro en la Administración Pública para el ejercicio fiscal del año 2004.

3. Las Unidades de El Colef, se sujetarán estrictamente a los calendarios de presupuéstales. Cuando por alguna circunstancia un evento o un gasto no se realice en la fecha prevista, deberá de programarse en la nueva fecha si es necesario realizarlo, en caso contrario se convierte en una economía para el proyecto.

Para establecer cualquier compromiso, cada Unidad de El Colef deberá considerar previamente su disponibilidad presupuestaria dentro de su proyecto.

4. Las Unidades de El Colef no podrán contraer obligaciones que impliquen comprometer recursos de los subsecuentes ejercicios fiscales en los términos de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, tampoco podrán realizar la celebración de contratos, otorgamiento de concesiones, permisos, licencias y autorizaciones, o en cualquier otro acto de naturaleza análoga que impliquen la posibilidad de algún gasto contingente, o adquirir obligaciones futuras, si para ello no se cuenta con la autorización previa correspondiente.

En el caso de los proyectos financiados con recursos complementarios, si su desarrollo corresponde a ejercicios fiscales subsecuentes, se reprogramará su presupuesto en el ejercicio correspondiente, por parte de la Dirección de Finanzas.

5. De acuerdo al Programa de Trabajo de El Colef, los titulares de las Unidades, serán directamente responsables de la administración por resultados; por ello deben cumplir con oportunidad y eficiencia las metas y objetivos previstos en sus proyectos o programas de trabajo.

6. Las erogaciones previstas en el presupuesto autorizado, que no se encuentren devengadas al 31 de diciembre del año en curso, no podrán ejercerse, salvo el caso de los proyectos que reciben recursos complementarios, los cuales como se comentó en el punto 4, reprogramarán su presupuesto en el ejercicio posterior correspondiente.

7. Las adquisiciones de las partidas centralizadas deberá obtenerse invariablemente a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, y ésta a su vez validará el requerimiento de las unidades responsables y en su caso procederá a hacer la solicitud a la Dirección de Finanzas. (ver Anexo DRMS: Relación de partidas centralizadas)

8. Toda adquisición o servicio que requieran las áreas, deberá generar un contrato, orden de compra o anticipo, y deberá ser coordinado invariablemente, por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, independientemente de la partida o tipo de gasto de que se trate, con excepción de los fondos fijos de caja.

9. Algunas partidas de gasto serán expresamente autorizados por la Presidencia, como es el caso de las salidas internacionales y la realización de algunos eventos. (ver Anexo DRMS Política de viáticos DRMS001 y Reglamento de viáticos)



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Todas las solicitudes para el ejercicio de las partidas deberán de ser autorizados por los jefes inmediatos correspondientes, independientemente de que se cuente con el recurso dentro de la disponibilidad presupuestal.

IV. PROCESO DE PROGRAMACION PRESUPUESTACION 10. El proceso de programación presupuestación está orientado a dotar de mayor flexibilidad

y agilidad a la actividad presupuestaria, fortaleciendo la presupuestación, ejercicio, seguimiento y control de los recursos de que dispone la Institución. Éstos recursos pueden ser fiscales, complementarios o propios. (Ver anexo DF: Política DF015)

11. Para lo cual las actividades deberán realizarse con estricto apego a los plazos y términos establecidos en las disposiciones jurídicas, o convenios o cartas compromiso respectivas. Este proceso considera cuatro etapas fundamentales que son las siguientes:

Concertación de la Nueva Estructura

Metas, indicadores estratégicos, unidad de medida

Proyecto de Presupuesto de Ingresos de la Institución tanto de recursos fiscales, complementarios y propios.

Calendario de Gasto.

(Ver Anexo DF: Calendario de presupuesto)

12. La Dirección de Finanzas, solicitará a cada Unidad Responsable que elabore y calendarice el proyecto de presupuesto, de acuerdo a las necesidades reales de operación y conforme a los lineamientos establecidos, enviándolo para su autorización a la Junta Directiva y posteriormente a el CONACYT, para lo cual se ofrecerá asesoría permanente.

Tratándose de proyectos financiados con recursos complementarios, deberá de calendarizarse en base al convenio o carta compromiso y a la disposición de los recursos financieros depositados en las cuentas de la Institución. (Ver Anexo DF: Formatos de presupuesto Políticas DF015 DF019)

13. Una vez autorizado el presupuesto por las entidades de Gobierno correspondientes, la Dirección de Finanzas se lo comunicará a las Unidades Responsables para iniciar el ejercicio presupuestal correspondiente, programando sus disponibilidades en los diversos proyectos.

En aquel caso de que sea necesario realizar un ajuste al presupuesto solicitado por las diversas áreas, éstas procederán a realizarlo en base a los techos financieros otorgados en autorización, con apoyo de la Dirección de Finanzas en caso necesario. (Ver Anexo DF: Políticas DF015 DF019)



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V. DISPOSICIONES DE AHORRO

14. La administración del presupuesto debe ser aplicada con estricto apego a los criterios de racionalidad establecidos. (Ver Anexo DF: Criterios de racionalidad)

VI. ADECUACIONES AL PRESUPUESTO

15. De conformidad con el Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, se podrán solicitar adecuaciones (transferencias) al presupuesto para dotar de recursos a procesos y proyectos que no cuentan con la suficiencia presupuestal para llevarlos a cabo, tomando los recursos de aquellos que de alguna manera cuenten con una disponibilidad que lo permita.

Tratándose de proyectos financiados con recursos complementarios las transferencias de recursos se harán de acuerdo a lo establecidos en los convenios o en las cartas compromiso. (Ver anexo DF: Políticas DF015, DF019)

16. Todas las solicitudes de adecuación (transferencias) al presupuesto se deberán solicitaran a la Dirección de General Administrativa serán llevadas a cabo por la Dirección de Finanzas en común acuerdo con la áreas solicitantes. Estas transferencias podrán ser entre partidas o entre proyectos y a diferentes fechas del año.

Las solicitudes de transferencias de partidas de proyectos financiados con recursos complementarios serán presentadas para su autorización a la institución financiadora. (Ver anexo DF: Formato de transferencia o adecuación Políticas DF015, DF019)

Adecuaciones presupuestarias de inversión (Capítulo 5000 “Bienes Muebles e Inmuebles” y 6000 “Obras Públicas”)

17. Las unidades de El Colef enviarán a la Dirección de Finanzas quien a su vez se coordinará con la Dirección de Recursos Materiales, el presupuesto de sus necesidades de bienes de inversión correspondientes al Capítulo 5000 "Bienes Muebles e Inmuebles" y/o 6000 “Obras Públicas”. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios en conjunto con la Dirección General de Administración revisará la procedencia de dicho requerimiento y solicitará el oficio de autorización de inversión. (Ver anexo DF: Políticas DF015 DF019, Formato de Presupuesto)

18. La totalidad de los bienes solicitados deberá contar con descripción completa y las características técnicas del bien, una estimación de su valor en el mercado incluidos los impuestos a la fecha de la solicitud. (Ver anexo DRMS: Políticas DRMS004 DRMS005, Formato: Solicitud de materiales)

Tratándose de bienes muebles e inmuebles programados en los proyectos financiados con recursos complementarios, sólo se requerirá solicitarlos a través de la Solicitud de materiales, para su compra, siempre y cuando se cuente con el recurso financiero disponible, y se encuentren incluidos en el oficio de autorización de inversión. (Ver anexo DF: DF008)



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19. Respecto a las adquisiciones de bienes informáticos, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios se coordinará con el Comité de Cómputo a través de la Coordinación de Cómputo para definir su programa y alcance de compra. (Ver anexo DRMS: Política DRMS005)

20. Cuando la autorización sea improcedente, la Dirección General de Administración comunicará a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios turnando copia a la Unidad solicitante de El Colef, a fin de obtener en conjunto, nuevos o adicionales elementos para presentar un replanteamiento ante El CONACYT y la SHCP.

21. Respecto a las adquisiciones de bienes informáticos, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios se coordinará con el Comité de Cómputo a través de la Coordinación de Cómputo para definir su programa y alcance de compra. (Ver anexo DRMS: Política DRMS005)

22. Cuando la autorización sea improcedente, la Dirección General de Administración comunicará a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios turnando copia a la Unidad solicitante de El Colef, a fin de obtener en conjunto, nuevos o adicionales elementos para presentar un replanteamiento ante El CONACYT y la SHCP.

23. Atendiendo lo que marca la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para poder realizar las compras de mobiliario y equipo tiene que efectuar el proceso de licitación.

Cuando el resultado de una licitación conlleve a establecer una necesidad de recursos diferente (mayor o menor) a la contenida en el Oficio de Autorización de Inversión, debe informar oportunamente y por escrito a la Dirección General de Administración, notificando a su vez a la Dirección de Finanzas para que se realicen los ajustes presupuestales correspondientes.

24. La Dirección General Administrativa y la Dirección de Finanzas con base en la información de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, solicitará a El CONACYT el ajuste al oficio de autorización de inversión original.

25. No se tramitará ninguna solicitud de bienes de inversión que no se presente en tiempo conforme a las fechas límite establecidas por la Dirección de Finanzas, que no cuente con los dictámenes técnicos, descripciones y se apegue a la normatividad vigente. (Ver anexo DRMS: Políticas RMS005 y ver anexo DF: Política DF008)



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VII. CAPTACION DE INGRESOS 26. La captación de todos ingresos invariablemente deberán ser enterados a la Dirección de

Finanzas, quien emitirá un recibo de ingresos y será la responsable de su registro, control y uso.

27. Todos los ingresos se depositarán en cuentas de cheques que para tal efecto tenga aperturadas El Colef, en las diferentes instituciones bancarias del país.

28. La captación de los ingresos derivados de convenios con instituciones financiadoras externa, invariablemente deberán ser enterados a la Dirección de Finanzas, la cual será la responsable de su registro y control.

29. El recibo de ingresos institucional tratándose de ingresos provenientes de recursos complementarios, deberá contener la siguiente información:

Nombre de la institución u organización financiadora que está proporcionando el ingreso.

Domicilio fiscal de la financiadora. Registro Federal de Contribuyentes de la financiadora. Monto del recibo. Tipo de moneda Concepto del ingreso.

30. Los depósitos que se reciban en cheques nominativos deberán estar expedidos únicamente a nombre de El Colegio de la Frontera Norte, A.C. (Ver anexo DF: Política DF003, Formato de ingresos y anexo DF: DF019)

VIII. EJERCICIO PRESUPUESTAL

31. El ejercicio del presupuesto, comprenderá el manejo y aplicación de los recursos que realicen las unidades de El Colef, para dar cumplimiento a los objetivos y actividades institucionales contenidas en sus presupuestos aprobados.

32. El ejercicio del presupuesto se realizará de acuerdo al programa de disponibilidad presupuestal autorizada, cuyo objetivo es determinar los montos que se pueden ejercer por proyecto y por partida en forma mensual, incluyendo los proyectos financiados por recursos complementarios. (Ver anexo DF: Políticas DF015 DF019)

33. El ejercicio del presupuesto se aplicará únicamente a través de los trámite de solicitud de viáticos, materiales u otros servicios a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, y a través de las solicitudes de honorarios o becarios y la nómina (sueldos y prestaciones) a la Dirección de Recursos Humanos. (Ver anexo DRMS: Políticas de DRMS01 y anexo DF:Políticas DF015 , DF019)



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* Fondo revolvente y/o fondo de caja chica 34. Se define al fondo revolvente, como el mecanismo presupuestario que permite cubrir los

compromisos de carácter urgente, derivados del ejercicio de sus funciones, programas y presupuestos autorizados. (Ver anexo DF: Política DF002)

35. Para el caso de las Direcciones Regionales, el Fondo revolvente o de caja chica se establecerá mediante solicitud del Director Regional a la Dirección General Administrativa la que aprobará la creación o renovación del Fondo según el caso y la Dirección de Finanzas entregará el recurso para tal fin. (Ver anexo DF: Política DF002)

36. La entrega del Fondo revolvente o de caja chica se hará mediante oficio, recibo de constitución.

La delegación de la administración del Fondo por parte de la Dirección de Finanzas, implica la responsabilidad del titular del área solicitante y del o los empleados a cargo de su utilización. (Ver anexo DF: Política DF002)

37. Para el manejo del Fondo revolvente, se abrirá cuenta de cheques que deberá ser productiva, siempre que el monto de la comisión que se cobre por manejo de cuenta, sea inferior a los intereses que genere, en caso contrario, se deberá abrir cuenta de cortesía. En todos los casos se deberá registrar un mínimo de dos firmas de los empleados facultados para su manejo, ya que los cheques que se expidan, se firmarán en forma mancomunada, siempre siendo la primera firma el responsable del Fondo. (Ver anexo DF: Política DF002)

38. De los recursos del Fondo revolvente podrá conservarse en efectivo hasta el monto de las cantidades establecidas en disposiciones emitidas anualmente, como fondo fijo de caja.

En caso de que las unidades administrativas no requieran de una cuenta de cheques (Fondo revolvente), el monto en efectivo podrá ser hasta el monto establecido en las disposiciones anuales emitidas, como fondo de caja chica, debiendo reintegrar a la Dirección de Finanzas el excedente del monto asignado. (Ver anexo DF: Política DF002)

39. Los pagos que se efectúen mediante el Fondo autorizado, deberán realizarse con cheque a nombre del legítimo beneficiario o del proveedor del bien o servicio adquirido o contratado.

40. Los pagos efectuados a través del fondo de caja chica no deberán ser mayores a los establecidos en las disposiciones emitidas anualmente, por comprobante presentado.

41. Será responsabilidad de la Dirección de Finanzas y del área en la cual esté delegada la administración del Fondo revolvente o de caja chica, verificar que las erogaciones realizadas con cargo al mismo, se ajusten al presupuesto autorizado y a la disponibilidad de recursos en las partidas presupuestarias, a efecto de que en ningún momento la aplicación de los recursos implique adiciones al presupuesto aprobado.

42. El titular del Fondo verificará que los recursos del mismo se destinen a cubrir únicamente erogaciones con cargo a las partidas y conceptos de los capítulos 2000 “Materiales y Suministros” y 3000 “Servicios Generales”.



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43. Tratándose del fondo de caja chica No se deberá cubrir gastos de carácter fijo como son: Telefonía convencional y celular, servicios de radiolocalización, energía eléctrica, de agua potable; servicios de arrendamiento de vehículos, edificios, locales y terrenos, honorarios profesionales y asimilables a sueldos, seguros, servicio de vigilancia, pasajes y viáticos, trabajo de campo, penas, multas y accesorios fiscales. (Ver anexo DF: Política DF002)

44. Todo comprobante presentado para su reembolso debe cubrir los requisitos fiscales y deberá contar con la firma del solicitante y su Director de Área, incluyendo una pequeña descripción del motivo del gasto. (Ver anexo DF: Política DF002)

45. No formarán parte del reembolso los comprobantes de gastos efectuados en el ejercicio anterior a la constitución de los fondos. (Ver anexo DRMS: Formato de solicitud de servicios varios)

46. Para el trámite de pago de reembolso del fondo, éste deberá entregarse con tres días de anticipación. (Ver anexo: Política DF002 y Formato de Solicitud de servicios varios)

47. A fin de facilitar el control y manejo del Fondo deberá utilizarse un reporte “Relación de movimientos bancarios” para registrar el manejo de la cuenta de cheques, así como del fondo de caja chica.

48. Las unidades, deberán enviar a la Dirección de Finanzas de forma mensual el reporte de ”Relación de movimientos bancarios” y copia del estado de cuenta del banco debidamente conciliado.

49. Los fondos revolventes asignados anualmente deberán reintegrarse a la dirección de finanzas a más tardar los primeros 10 días naturales del mes de diciembre.

IX. PARTIDAS PRESUPUESTALES DE MANEJO ESPECÍFICO * Viáticos y Pasajes 50. Los viáticos y pasajes se otorgarán al personal académico y administrativo que requiera

desplazarse a una localidad distinta a la de su área de trabajo para el desempeño de una actividad oficial aprobada por El Colef asignándosele una comisión oficial, así como al personal visitante que acuda a una visita oficial y sea convocado por el propio El Colef, de conformidad con las normas emitidas para tal efecto, verificando previamente su disponibilidad presupuestal en el proyecto. (Ver anexo DRMS: Políticas DRMS001 y Reglamento de viáticos)

51. Para el otorgamiento de viáticos, las Áreas deberán presentar ante la Dirección de Recursos Materiales la “Solicitud de viáticos, pasajes y traslados” debidamente requisitaza, la cual contiene integrada la encomienda de la “Comisión”, para que los empleados realicen sus actividades en un lugar diferente a su centro de trabajo.



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La solicitud se tramitará ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la cual deberá especificar claramente los datos que en ella se solicitan, especialmente el nombre de la persona que se traslada, los lugares de estancia y el número de días y el origen del recurso que se utilizará presupuestalmente.

Cuando la solicitud sea para que el personal acuda a un evento, deberá adjuntar programa o invitación del mismo. (Ver anexo DRMS: Formato de Solicitud de Viáticos, pasajes y traslados)

52. La tarifa de viáticos se encuentra estructurada por zonas y por niveles de la organización:

53. Las solicitudes deberán estar autorizados por:

Tratándose de nacionales: Beneficiario Solicita Aprueba

Investigador Director de departamento académico o administrativo Director general académico o administrativo

Resto de personal Director de departamento académico o administrativo Director general académico o administrativo

Director de área Director general académico o administrativo

Secretario general académico o administrativo

Director general Secretario General Presidente

Secretario General Secretario General Presidente

En el caso de proyectos que reciban recursos complementarios y que tengan programado en presupuesto, viáticos y pasajes nacionales, la autorización de la solicitud del investigador, se efectuará en directo por el Director de departamento académico, y si es éste (como responsable de proyecto) quien tiene que salir le autorizará el Director General. Tratándose de Internacionales:

Beneficiario Solicita Aprueba Autoriza

Investigador Director de departamento académico o administrativo

Director general académico o administrativo

Presidente

Resto de personal Director de departamento académico o administrativo

Director general académico o administrativo

Presidente

Director de área Director general académico o administrativo

Secretario general académico o administrativo

Presidente

Director general Secretario General académico o administrativo

Presidente Presidente

Secretario General Secretario General Académico o administrativo

Presidente Presidente



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En el caso de proyectos que reciban recursos complementarios y que tengan programado en presupuesto viáticos y pasajes internacionales, la aprobación de la solicitud del investigador, se efectuará en directo por el Director de departamento académico y la autorización la otorga el Presidente. Tratándose del Director de área como responsable de proyecto, lo autoriza la Dirección General Académica y la Presidencia.

54. Cuando el empleado requiera trasladarse en su propio vehículo, se le cubrirán los costos de los peajes y del combustible.

55. Para cumplir con una comisión fuera de las instalaciones del Colegio y que el traslado sea pagado por otras Instancias que no sean El Colef, se requiere que la autorización sea a través del formato de solicitud de viáticos, pasajes y traslados, firmada por el director del área.

56. El importe de los viáticos se entregará en cheque y los pasajes se entregarán en el boleto del transporte utilizado y será requisito indispensable comprobarlo en los siguientes cinco días hábiles al término de la comisión. La comprobación requerirá de cubrir los requisitos fiscales, salvo el caso de las salidas de campo de las cuales se dificulta, por el lugar donde se realiza, obtener comprobación requisitada.

57. De acuerdo con lo establecido en el Reglamento de viáticos nacionales, internacionales, de campo y pasajes aprobado para la institución, se requiere a los empleados o a los responsables de recibir a los visitantes, que la comprobación de los recursos asignados por concepto de viáticos y pasajes se realice durante los cinco días hábiles siguientes a la conclusión de la comisión, anexando la o las facturas originales que reúnan requisitos fiscales.

* Servicio para eventos 58. Para la realización de eventos la Dirección de Recursos Materiales y Servicios,

proporcionará los insumos requeridos cuando se cuente con disponibilidad presupuestal para ello.

* Consultorías, Asesorías, Estudios e Investigaciones 59. La contratación de servicios de consultoría, asesoría, estudios e investigaciones para el

desarrollo de los proyectos, requerirá previamente a su presentación ante el Comité de Adquisiciones, de la autorización expresa del Presidente de El Colef, independientemente de la disponibilidad presupuestal.

Tratándose de proyectos financiados por recursos complementarios se solicitará la contratación que se especifique en los respectivos convenios o cartas compromiso.



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60. La contratación de dichos servicios deberá reducirse al mínimo indispensable conforme a lo dispuesto por el Presupuesto del ejercicio.

61. Para la contratación de estos servicios, se deberá comprobar que El Colef no cuenta con los recursos humanos disponibles para satisfacer los requerimientos técnicos de los servicios profesionales que se demandan.

Tratándose de proyectos financiados por recursos complementarios se solicitará la contratación que se especifique en los respectivos convenios o cartas compromiso.

62. Además de los requisitos señalados, los servicios deberán ser solicitados a la Dirección de Recursos Materiales quién contratará de acuerdo al procedimiento que marca la Ley de Adquisiciones y la de Obras Públicas, aplicable en materia de asesorías, estudios e investigaciones.

63. Las Unidades de El Colef que realicen erogaciones por estos conceptos, deberán adoptar las medidas que garanticen el cumplimiento de las disposiciones fiscales, verificando que se efectúen las retenciones a que haya lugar.

* Servicios de Difusión e Información 64. Las erogaciones con cargo a las partidas del concepto 3600 “Servicios de Impresión,

Publicación, Difusión e Información”, requerirán de la aprobación previa de la Dirección General de Vinculación así como la Secretaria de Planeación.

65. El Área de difusión de El Colef formulará las solicitudes de material correspondiente, para contratar los servicios de impresión o de publicaciones oficiales especializadas que se requieran por parte de las áreas.

66. Para los casos de publicidad, publicaciones oficiales y demás actividades de comunicación social, se utilizarán preferentemente los medios de difusión del sector público.

67. Los gastos destinados a publicaciones únicamente procederán cuando estén directamente relacionados con la función sustantiva de las Unidades de El Colef, en términos de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

X. ADQUISICIÓN, CONTRATACIÓN Y ARRENDAMIENTO DE BIENES Y

SERVICIOS. * Generalidades

68. De conformidad con la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios la integración de los expedientes de solicitudes y su presentación ante el Comité de Adquisiciones.



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Con base en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de El Colef, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios conducirá los procesos adjudicatorios que, conforme a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento, resulten procedentes y llevará a cabo los procedimientos para la adquisición y contratación de bienes y servicios solicitados y justificados por las Unidades Responsables solicitantes, sin perjuicio de los acuerdos que, sobre el particular, emanen del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

69. La Adquisición y/o arrendamiento de vehículos aéreos, terrestres y fluviales deberán ajustarse a las disposiciones que en materia de ahorro, productividad y eficiencia emita la Secretaría de la Función Pública y aquellas que se establezcan en el Manual de sueldos y prestaciones para los servidores públicos de mando de la Administración Pública Federal que al efecto determine la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

70. Con la finalidad de dar cumplimiento a las disposiciones jurídicas y normativas en materia de planeación, programación y presupuestación de las adquisiciones de bienes, las Solicitudes de Materiales no considerados en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios vigente, únicamente se aceptarán cuando estén debidamente justificadas y resulten prioritarias para el desarrollo de las actividades institucionales que se desarrollen, realizándose una adecuación presupuestal para equilibrar el monto del presupuesto por área, debiéndose aclarar el porqué no se consideraron para su integración en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de El Colef.

71. Para su atención y efectos, en las solicitudes de materiales o de servicios se considerarán los siguientes aspectos:

Deberán de contar con la firma de autorización del responsable del proyecto y de sus jefes inmediatos.

Las solicitudes de bienes de marca determinada se ajustarán a las disposiciones de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, por lo cual éstas deberán ser debidamente justificadas por el Área solicitante.

Cuando dichas solicitudes se sujeten a lo dispuesto en la Fracción I del Artículo 41 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, invariablemente se deberá sustentar el ejercicio de la opción mediante el dictamen de procedencia que emita el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de El Colef.

En los casos en que las solicitudes de compra o de servicio no se integren conforme a lo expuesto en el presente, se tendrán por no presentadas.

72. Con base en las solicitudes de materiales que al efecto remitan las Unidades de El Colef a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, ésta efectuará de manera periódica y consolidada o individual, los procedimientos adjudicatorios correspondientes a la adquisición de estos bienes, procurando obtener las mejores condiciones de precio, calidad, financiamiento, oportunidad y tiempos de entrega, que propicien el ejercicio racional de los recursos presupuestarios.



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* Seguro de Bienes Patrimoniales 73. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios será la Unidad Responsable de la

conducción del proceso adjudicatorio, contratación, administración y supervisión de la póliza de aseguramiento de los bienes patrimoniales propiedad de El Colef o bajo su responsabilidad, de conformidad con los Lineamientos para que para la Contratación de Seguros sobre Bienes Patrimoniales a cargo de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal”.

74. Los casos de siniestro, robo o cualquier daño a los bienes patrimoniales de El Colef, deberá ser reportado, con la oportunidad que el caso amerite, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios cuando esto ocurra dentro de las Instalaciones de El Colef.

Si el siniestro ocurre fuera de las instalaciones del El Colef se procederá a levantar un acta ante el Ministerio Público que deberá de entregarse mediante oficio a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

* Servicios de Fotocopiado 75. La contratación del servicio de fotocopiado en las áreas de El Colef y Regionales,

corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, asesorará a las regionales foráneas que pretendan contratar este servicio, con objeto de llevar a cabo los actos administrativos procedentes.

76. El uso directo por las áreas del servicio de fotocopiado se podrá utilizar con una tarjeta para fotocopiado, que proporcionará la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

* Conceptos 2600, 3100, 3200 y Partidas 3411, 3501, 3502 y 3505 77. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios asignará y administrará, los recursos

presupuestarios y efectuará los procesos adjudicatorios para la adquisición y contratación de los bienes y servicios correspondientes a los siguientes conceptos y partidas: 2600, Combustibles, Lubricantes y Aditivos. 3100, Servicios Básicos. 3200, Servicios de Arrendamiento. 3411, Servicios de Vigilancia. 3501, Mantenimiento y Conservación de Mobiliario y Equipo. 3501, Mantenimiento y Conservación de Bienes Informáticos. 3505, Servicio de Lavandería, Limpieza, Higiene y Fumigación.

78. Las Áreas, en su ámbito de atribuciones, serán responsables de supervisar la eficaz y oportuno suministro de bienes y prestación de los servicios correspondientes a los conceptos y partidas enunciados.



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* Servicio de cafetería 79. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios tendrá la responsabilidad de llevar a cabo

la contratación del servicio que proporcionará la cafetería dentro de las instalaciones de las oficinas centrales de El Colef, para aquel personal o estudiantes que requieran consumir sus alimentos, sin retirarse de las instalaciones. El costo de los consumos será a cargo de cada comensal, ya que el servicio estará concesionado con terceros.

* Servicio de llamadas de larga distancia 80. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios tendrá como responsabilidad la

administración del conmutador telefónico, para lo cual brindará el servicio de las llamadas de larga distancia.

Las llamadas que se realicen en forma personal, serán descontadas a los empleados, vía nómina.

* Estacionamiento 81. Será responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales, vigilar el uso de los espacios

de estacionamiento de vehículos.

* Servicio de Telefonía Celular, Radiolocalización y Radiocomunicación 82. Conforme a las disposiciones jurídicas aplicables, la Presidencia de El Colef y la Secretaria

de Planeación son la instancia facultada para la asignación y determinación de las normas de operación de equipo de telefonía celular, de radiolocalización y de radiocomunicación, cuyo servicio deberá contratarse a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios.

* Registro, Distribución y Asignación del Parque Vehicular e Insumos 83. La adquisición, registro, control, distribución y asignación de acuerdo a las autorizaciones

del parque vehicular propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, ubicado en oficinas centrales, será facultad exclusiva de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, Unidad Responsable que, asimismo, realizará las mismas acciones en lo concerniente al mantenimiento y a la dotación de gasolina y aditivos necesarios para la operación de las unidades automotrices.

* Servicios de transportación terrestre 84. Toda vez que corresponde a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios el control,

asignación y reasignación del parque vehicular propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, ésta brindará el servicio de transporte colectivo a de empleados adscritos a oficinas centrales, en días y horas hábiles.



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85. Brindará también los servicios de transportación que se requieran para la atención de visitantes distinguidos, invitados especiales y aquellos que por razones protocolarias realicen visitas oficiales.

* Tarjeta IAVE 86. Adquisición de la Tarjeta electrónica para cruce Vehicular que se otorga a los usuarios de

El Colef, como una prestación para compensar el costo del peaje de la caseta de CAPUFE ubicada en Playas de Tijuana así como para el control y uso de la misma. (ver Anexo DRMS9.1: Lineamientos específicos para el Control y Administración de la Tarjeta IAVE).

* Mantenimiento del parque vehicular 87. Corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios efectuar las acciones

conducentes para conservar en buen estado el parque vehicular propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, mediante los servicios que al efecto se contraten con talleres especializados en mantenimiento preventivo y correctivo de unidades automotrices, con sujeción a las disposiciones aplicables.

* Pago de derechos del parque vehicular 88. Los pagos de derechos correspondientes a tenencias, verificaciones de emisiones de

gases contaminantes, emplazamientos y revistas, correspondientes al parque vehicular propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, se realizarán a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, siempre y cuando los vehículos de referencia se encuentren asignados a las áreas de El Colef o Regionales.

89. El pago de estos derechos, en tiempo y forma, en las oficinas regionales si será responsabilidad de dichas Regionales.

* Reporte de mantenimiento 90. Para poder solicitar cualquier servicio de mantenimiento que se requiera en las áreas de

trabajo de El Colef, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

Llenar y entregar el formato denominado reporte de mantenimiento en la Coordinación de Obras y Mantenimiento en las oficinas centrales, para solicitar el servicio de pintura, carpintería, electricidad, plomería y/o varios (chapas, focos, aire acondicionado, etcétera). El formato deberá estar debidamente requisitado.

91. En caso de ausencia del director del departamento para la firma de autorización del servicio, y siendo un servicio de necesidad básica (que impida el desarrollo de las labores del empleado), podrá ser firmado únicamente por el solicitante del servicio.



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* Servicio de Seguridad 92. La contratación del servicio de seguridad a bienes propiedad o bajo responsabilidad de El

Colef, y de empleados y visitantes que se encuentren en el interior de las instalaciones de la misma, corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la cual conducirá el proceso adjudicatorio que conforme a las disposiciones legales aplicables corresponda.

* Mensajería Interna 93. Se entenderá como circuito interno el intercambio de documentos entre las oficinas de El

Colef.

94. No deberá utilizarse para el envío de valores, objetos personales y dinero en efectivo por el Circuito Interno de Mensajería, en caso de que así fuere queda bajo la responsabilidad del empleado que lo haya enviado, deslindando la responsabilidad de El Colef.

95. Toda la documentación que requiera ser enviada por el Circuito Interno deberá ser entregada en sobre cerrado.

96. La correspondencia interna podrá también ser depositada por el interesado en el casillero del destinatario, ubicado en las Oficinas centrales.

* Envíos de servicio postal y mensajería 97. Los documentos oficiales que se requieran enviar por el sistema de mensajería nacional e

internacional se deberán colocar en un sobre membretado y deberán ser entregados en la Coordinación de Servicios Generales, en las oficinas centrales.

98. Se realizarán envíos diariamente de todos aquellos paquetes que ingresan antes de las 12:00, de lo contrario se enviarán al siguiente día hábil.

99. El personal de la Coordinación realizará un recorrido entre las 13:00 y las 14:00 horas por los tres edificios a fin de recolectar la correspondencia que se enviará, la cual deberá estar previamente rotulada con los datos del remitente y destinatario. De no utilizarse este medio la correspondencia deberá ser entregada en el mostrador de la Coordinación de Servicios Generales donde se le dará el curso solicitado.

100. La correspondencia que se envíe deberá contener la información necesaria de manera clara y completa, para que pueda ser enviada, asimismo, se recomienda que los datos del remitente se incluyan en el paquete y/o documento para que en caso de ser devuelto sea notificado al usuario.

101. Cuando se requiera enviar paquetería urgente deberá llenarse una guía que será proporcionada por la Coordinación de Servicios Generales, ésta deberá requisitarse de manera clara y completa, además se recomienda que se incluya el nombre de algún



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contacto interno, para que en caso de algún problema con el paquete y/o documento, éste sea notificado.

* Servicio Postal 102. El servicio de correo en cualquiera de sus modalidades (ordinario, o registrado) estará

sujeto a lo dispuesto por los artículos 2 y 14, fracciones III, IV, V y VI de la Ley del Servicio Postal Mexicano.

103. Los documentos que se requieran enviar por cualquiera de las modalidades de Correo deberán ser entregados en sobre cerrado.

El contenido de cada sobre será responsabilidad de cada área solicitante, así como de enviar la documentación completa y datos correctos.

104. El servicio de Correo es exclusivamente para el envío y recepción de DOCUMENTOS OFICIALES.

105. Queda prohibido el uso de estos servicios para el envío y recepción de correspondencia personal. (tarjetas de crédito, estados de cuenta, suscripciones, etc.)

Igualmente está prohibido el envío de dinero en efectivo o documento negociables por cualquiera de las modalidades de correo.

Las Unidades Administrativas que deseen enviar documentos oficiales por esta vía deberán entregarlos en la Coordinación de Servicios de recepción localizadas en el Primer Edificio, primer piso.

* Contratación de Obra Pública. Construcción, Ampliaciones o adecuaciones 106. Corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, en coordinación con

las áreas de El Colef y Regionales, conducir los procesos adjudicatorios correspondientes a la contratación de trabajos de obras públicas y de servicios relacionados con las mismas, así como, con base en la magnitud, complejidad y calendarización de los trabajos de esta naturaleza.

* Espacios físicos 107. Es facultad exclusiva de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios realizar las

acciones tendentes a la contratación de arrendamientos inmobiliarios y de la renovación de los contratos de esta naturaleza, de conformidad con las disposiciones legales que al efecto establezca la Secretaría de la Función Pública.

108. La distribución y asignación de espacios físicos en los inmuebles propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, deberá sujetarse a la política de Techo financiero establecida por la Dirección de Finanzas, por lo que corresponderá a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios la aplicación de esta normativa, razón por la cual todos y cada uno



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de los proyectos de remodelaciones, readecuaciones, modificaciones y reasignaciones de espacios, deberán ser invariablemente validados por Recursos Materiales y Dirección de Finanzas por el techo presupuestal.

109. Conforme a las disposiciones aplicables, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios deberá actualizar, en forma permanente, el inventario de bienes inmuebles propiedad o bajo responsabilidad de El Colef, con la finalidad de determinar el nivel de utilización y los espacios disponibles para su reasignación o, en su caso, llevar a cabo las acciones administrativas conducentes.

* Solicitud de materiales 110. La Coordinación de Compras se encarga de proveer, a todas las direcciones o

departamentos de El Colegio de la Frontera Norte, los materiales necesarios tales como: papelería, mobiliario y artículos de oficina, equipo y accesorios de computo, etcétera, siempre y cuando el área y proyecto cuenten con disponibilidad presupuestal.

Cualquier requerimiento deberá ser solicitado a través del formato de solicitud de materiales, mismo que deberá ser firmado por el director de área.

* Solicitud de activos fijos 111. Se deberá elaborar una solicitud de materiales, para solicitar el mobiliario y equipo

autorizado en el programa y presupuesto de inversión, con la autorización del responsable del proyecto y del director del área.

112. Para proyectos financiados con recursos complementarios y que tengan dentro de sus proyectos el presupuesto indicado, de igual manera deberán presentar una solicitud de materiales a la Dirección de Recursos materiales y servicios.

Los activos fijos que no se soliciten por medio del programa anual de adquisiciones presupuestados por área, se deberán prever para el siguiente ejercicio.

113. En caso esporádico de que el bien exista en almacén, se entrega al solicitante, mismo que firma de recibido en el formato de salida de almacén.

Al bien se le asigna el número de inventario en una etiqueta y se registra en el sistema de inventarios.

114. Al momento de la entrega del mobiliario y equipo al responsable permanente deberá de firmar un resguardo que ampare las características del bien y su número de inventario, para que le pueda dar seguimiento a su responsabilidad sobre los mismos.

* Adquisición de Bienes Informáticos 115. Tratándose de mobiliario y equipo informático, conforme a sus atribuciones, la

Coordinación de Computo (Informática) y la Dirección de Recursos Materiales y Servicios



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establecerán la coordinación necesaria para que todo el equipo dellcómputo y software solicitado por las áreas cuenten con un dictamen técnico por parte de la Coordinación de cómputo, para incluirlos en el programa de inversión.

Tratándose de proyectos financiados con recursos complementarios, se ajustará a lo que especifiquen los convenios o cartas compromiso, tratando de que sea lo más compatible posible con el equipo existente en El Colef.

* Requisitos Fiscales y administrativos 114. La solicitud de adquisición de Materiales o Servicios varios se respaldará con los

documentos originales que justifiquen y comprueben la erogación respectiva y que cumplan con las disposiciones en la materia.

115. Es responsabilidad del Director de la unidad o equivalente y de los servidores públicos que directamente realicen el ejercicio de recursos, documentarlo con apego a las disposiciones aplicables en vigor, reuniendo la documentación comprobatoria con todos los requisitos legales y administrativos establecidos.

116. La documentación deberá ser original y a nombre de El Colegio de la Frontera Norte y contar con las firmas de autorización requeridas e invariablemente la del responsable.

117. Todos los comprobantes de personas físicas o morales, sujetos a retenciones de impuestos, deberán contener su respectiva constancia de entero y retención a la SHCP.

118. La documentación no deberá presentar tachaduras o enmendaduras y, en caso de que sea enviada para contabilización o comprobación, presentará el sello de PAGADO.

119. Todo retraso en el pago al legítimo beneficiario, que sea atribuible a una entrega inadecuada de la documentación soporte, será responsabilidad de la unidad remitente.

120. Con el propósito de describir los diversos requisitos que deberá cubrir la documentación comprobatoria del ejercicio del gasto, se esquematizan en el anexo de Requisitos fiscales.

121. La observación de las anteriores disposiciones, coadyuvará a que las actividades institucionales se realicen dentro del marco normativo establecido, contribuyendo a la oportuna realización de las actividades sustantivas y adjetivas de El Colef.

XI. TRAMITES DE CHEQUES 122. La solicitud para el pago de bienes y servicios se llevara a cabo por medio de los

formatos correspondientes a cada operación (servicios varios, viáticos y pasajes)

123. La recepción de las solicitudes se debe realizar en la ventanilla ubicada en la Dirección de Finanzas la cual debe cumplir con los requisitos establecidos.



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124. La ventanilla de recepción deberá sellar la solicitud, estipulando la fecha y la hora así como el nombre de la persona que recibe la misma.

125. Se llevará a cabo la emisión del cheque siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal y se cuente con flujo de efectivo.

126. Las solicitudes deberán entregarse con un mínimo de cinco días hábiles antes a la fecha de emisión del pago.

127. Las solicitudes que no cumplan con el plazo establecido, deberán ser debidamente justificadas por escrito, contando con la autorización previa del Director de Área y del Director General Administrativo siempre y cuando se verifique con la Dirección de Finanzas la disponibilidad del recurso.

128. Aquellas solicitudes que no cumplan con el plazo establecido, serán procesadas en forma cronológica según su recepción.

XII. GASTOS POR COMPROBAR (Deudores) 129. La emisión de los gastos por comprobar se realizará solo en casos excepcionales cuando

la naturaleza del evento no permita una identificación del monto o del concepto del gasto en forma inmediata, pero que es indispensable para la realización del mismo.

130. Se deberán otorgar gastos a comprobar únicamente con la debida autorización de los Directores de Departamento de conformidad a los presupuestos autorizados y a la disponibilidad.

131. Sólo se otorgarán gastos por comprobar a empleados que se encuentren contratados por plaza presupuestal.

132. Sé deberán de comprobar de conformidad al origen de la solicitud y con fecha posterior a la recepción de los recursos cumpliendo con los requisitos fiscales.

133. Para poder entregar oportunamente un cheque o transferencia bancaria con el monto del gasto por comprobar se deberá de solicitar los recursos con cinco días de anticipación.

134. Se deberá solicitar gastos a comprobar sólo cuando no exista una comprobación previa pendiente de entregar.

135. Los gastos a comprobar serán emitidos únicamente para el pago de bienes y servicios, no incluye el pago de servicios personales ni adquisición de activos fijos.

El pago de los viáticos se le da tratamiento como un gasto por comprobar.



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XIII. COMPROBACIÓN DE GASTOS 136. Todos los gastos efectuados por El Colegio de la Frontera Norte, deberán estar

debidamente soportados con documentación comprobatoria original, expedida a nombre de El Colegio de la Frontera Norte, A.C. Salvo los boletos de pasajes que se encuentran a nombre del usuario.

137. Se deberá presentar ante la Dirección de Finanzas el formato denominado “Comprobación de gastos” el cual entre otras cosas, deberá especificar a qué solicitud o cheque se refiere la comprobación y deberá estar acompañado de la documentación comprobatoria correspondiente a esa solicitud o cheque-. La dirección de finanzas deberá sellar y firmar de recibido el formato para futuras aclaraciones.

138. Los comprobantes de gastos deberán estar firmados por el beneficiario del gasto y deberán contener los siguientes requisitos fiscales:

REQUISITOS FISCALES DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA

Ser documentación original

Tener impreso los siguientes requisitos:

Nombre, denominación o razón social de quien la expida.

Domicilio Fiscal

Cédula del Registro Federal de Contribuyentes.

Número de folio.

Lugar y fecha de expedición

Estar expedidos a favor de:

Nombre: El Colegio de la Frontera Norte, A.C.

Domicilio Fiscal: Km. 18.5 Escénica Tijuana- Ensenada

San Antonio del Mar

Tijuana, Baja California C.P. 22320

R.F.C.: CFN 860206-338

Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que ampara

Precio unitario y valor total (con número y letra); así como el monto de los impuestos que, en los términos de las disposiciones fiscales, deban trasladarse.

Fecha de impresión, caducidad y datos de identificación del impresor autorizado.



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No tener tachaduras, enmendaduras y doble color de tinta.

La fecha de facturación deberá corresponder al ejercicio presupuestal vigente, posterior a la emisión del anticipo para gasto.

139. Las comprobaciones de salidas al extranjero no estarán sujetas a los requisitos anteriores, se presentará la documentación original otorgada por el prestador del bien o del servicio, expedido a nombre de El Colef.

140. En el caso de gastos por concepto de viáticos, solo se aceptarán comprobaciones por concepto de gastos de hospedaje, alimentación, transporte local, tintorería, lavandería, propinas y cualquier otro similar o conexo a éstos. Puede comprobarse hasta un 80% del monto otorgado, causando el 20% restante el Impuesto Sobre la Renta del 34% como lo marca el artículo 10, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, cargándose éste importe a la partida presupuestal correspondiente.

141. El mencionado 20% anterior puede aplicarse, en su caso, para los gastos efectuados por concepto de propinas, taxis y autobuses locales. Para tal caso se deberá presentar el formato denominado “Gastos no sujetos a comprobación” debidamente firmado por el beneficiario y el responsable del proyecto.

142. Los gastos otorgados por concepto de viáticos que no se comprueben a los cinco días hábiles después de concluida la comisión, serán descontados vía nómina en la quincena subsecuente ya que se considera, según la Ley del Impuesto Sobre la Renta, como un ingreso al trabajador.

143. En el caso de pasajes solo se aceptarán los denominados vouchers o esqueletos emitidos por las líneas aéreas, así como los boletos expedidos por las líneas de transporte foráneos y compañías ferroviarias.

144. Para efecto de viáticos otorgados en moneda extranjera, se recibirá su comprobación para efectos de tipo de cambio, al tipo que se especifico al emitir el cheque o pago respectivo.

145. Se deberá anexar a la comprobación de viáticos o pasajes un “Reporte de actividades”, el cual debe contener: un breve resumen de las actividades realizadas, las conclusiones o resultados obtenidos y mencionar las evidencias documentales. Debe de contar con el visto bueno de quien autorizó la comisión.

146. El mencionado 20% anterior puede aplicarse, en su caso, para los gastos efectuados por concepto de propinas, taxis y autobuses locales. Para tal caso se deberá presentar el formato denominado “Gastos no sujetos a comprobación” debidamente firmado por el beneficiario y el responsable del proyecto.

147. Los gastos otorgados por concepto de viáticos que no se comprueben a los cinco días hábiles después de concluida la comisión, serán descontados vía nómina en la quincena subsecuente ya que se considera, según la Ley del Impuesto Sobre la Renta, como un ingreso al trabajador.



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148. En el caso de pasajes solo se aceptarán los denominados vouchers o esqueletos emitidos por las líneas aéreas, así como los boletos expedidos por las líneas de transporte foráneos y compañías ferroviarias.

149. Para efecto de viáticos otorgados en moneda extranjera, se recibirá su comprobación para efectos de tipo de cambio, al tipo que se especifico al emitir el cheque o pago respectivo.

150. Se deberá anexar a la comprobación de viáticos o pasajes un “Reporte de actividades”, el cual debe contener: un breve resumen de las actividades realizadas, las conclusiones o resultados obtenidos y mencionar las evidencias documentales. Debe de contar con el visto bueno de quien autorizó la comisión.

XIV. SERVICIOS PERSONALES * Generalidades 151. Las disposiciones aquí mencionadas son aplicables a las siguientes categorías:

PLAZA PRESUPUESTAL,- Personal que pertenece al capítulo 1000 del Presupuesto Federal asignado sujeto a las disposiciones emitidas en la Ley Federal del Trabajo, la Legislación Federal del Trabajo Burocrático, la Ley del I.S.S.S.T.E., la Secretaría de la Función Pública y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

HONORARIOS - Prestadores de servicios Profesionales asimilados a sueldos.

BECARIOS DE INVESTIGACION – Estudiantes activos del nivel medio o superior que reciben una asignación mensual por parte de la Institución como apoyo a su formación académica. Y a los cuales no les es aplicable la Legislación Federal del Trabajo Burocrático ni la Ley del I.S.S.S.T.E.

* Disponibilidad presupuestal y prioridad de contratación 152. Para la ocupación de cualquier plaza sea de base o confianza, se requiere que esté

disponible presupuestalmente, en cuanto a su categoría, tabulador y tiempo de contratación. Cuando el presupuesto lo permita y en cada trimestre se revisará la disponibilidad presupuestal, para estar en posibilidad de otorgar una beca para el desarrollo de sus estudios al personal técnico académico que se encuentre en superación académica y cuente con licencia con o sin goce de sueldo.

153. En el caso de proyectos financiados con recursos complementarios, para disponer de la plaza deberá de estar depositado el recurso en las cuentas bancarias de El Colef.



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154. Las Unidades de El Colef se abstendrán de contratar y asignar funciones a los candidatos, hasta en tanto no haya sido tramitado y aprobado el ingreso de la propuesta.

155. No se autoriza la creación de nuevas plazas, salvo lo previsto en el Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

* Requisitos para el personal de nuevo ingreso 156. Todos los trabajadores de nuevo ingreso deberán presentar a la Coordinación de

Relaciones Laborales, la siguiente documentación:

Solicitud de empleo

Currículum Vitae

Certificado médico original

Copia del acta de nacimiento

Copia de Credencial Federal Electoral (anverso y reverso)

Copia del último comprobante de estudios

Copia de comprobante de domicilio

Copia de la CURP

Hoja Única de servicios (si estuvo adscrito al ISSSTE)

Si es profesionista además de lo anterior:

Cédula Profesional.

La constancia de no inhabilitación del servidor público se tramitará por la Dirección de Recursos Humanos.

* Requisitos para los becarios de investigación 157. Todos los becarios de investigación deberán presentar a la Coordinación de Relaciones

Laborales, la siguiente documentación:

Solicitud de empleo

Currículum Vitae

Certificado médico original

Copia del acta de nacimiento.

Copia de Credencial Federal Electoral ( anverso y reverso)



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Copia del último comprobante de estudios vigente que los acredite como estudiantes activos (requisito indispensable).

Comprobante de cobertura médica por parte de la Institución educativa en la que realiza sus estudios.

Copia de comprobante de domicilio

Copia de la CURP

La constancia de no inhabilitación del servidor público se tramitará por la Dirección de Recursos Humanos.

* Requisitos para los becarios y honorarios por proyecto: 158.

Becario por proyecto:

Formato de datos generales

Constancia de estudios

Convenio de beca

Carta de aceptación de beca de CONACYT

Identificación oficial con fotografía (anverso y reverso)

Comprobante de domicilio

Copia de acta de nacimiento (legible)

Copia de CURP

Honorarios por proyecto

Formato de datos generales

Convenio de servicios

Identificación oficial con fotografía (anverso y reverso)

Comprobante de domicilio

Copia de acta de nacimiento (legible)

Copia de CURP

Carta de descuento de ISPT

Cédula de R.F.C. (alta como asimilados a sueldos y salarios)



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159. Para estar en posibilidad de generar pago, el encargado del proyecto deberá proporcionar los documentos originales al departamento de Recursos Humanos, de lo contrario no se dará continuidad al proceso.

* Contratación de personal 160. Para la contratación del personal académico se procederá de acuerdo a CCT SIP-

COLEF, Estatuto del Personal Académico (Investigadores y Técnicos Académicos) y la Ley Federal del Trabajo. Para la elaboración del convenio de beca del Becario de Investigación se procederá de acuerdo a las políticas de Incorporación y permanencia de Becarios de Apoyo.

161. Para la contratación del personal por honorarios asimilados a sueldos, se procederá de acuerdo a las normatividades que para el caso expida la SHCP y la Secretaría de la Función Pública.

162. Las contrataciones deberán apegarse estrictamente a los niveles establecidos en los tabuladores de sueldos autorizados por la SHCP.

163. Cuando se contrate a Servidores Públicos Superiores y Mandos Medios, se solicitará el nombramiento respectivo a la Presidencia de la Institución, el cual debe contener nombre del trabajador, plaza que ocupará y carácter del nombramiento.

164. En ningún caso se aceptarán solicitudes de contratación con fecha retroactiva, el personal a contratar deberá ser mayor de edad independientemente la categoría en la que ingrese.

165. De acuerdo al Manual de Normas Presupuestarias para la administración pública federal, las altas del personal serán los días 1 y 16 del mes que corresponda.

166. A todos los candidatos a ocupar una vacante se les aplicará una batería psicológica.

* Contratación del Personal Extranjero 167. Para contratación de investigadores extranjeros, se deberá de contar con el documento

migratorio FM3 correspondiente.

168. En el caso de que no se cuente con éste documento a la llegada a El Colef, el trámite se efectuará por la Dirección de Recursos Humanos, siempre y cuando el extranjero no provenga de un país de nacionalidad restringida.

169. El costo respectivo al trabajador será cubierto por la Institución.

170. Es importante señalar que los trámites son únicamente relacionados con el trabajador, mas no se tiene responsabilidad con sus familiares.



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171. La Dirección de recursos humanos podrá proporcionar la asesoría necesaria para los trámites relacionados con sus familiares a solicitud del trabajador.

172. En todos los casos se procederá de acuerdo a la Ley y el Reglamento General de Población.

* Permanencia del personal 173. Al trabajador de nuevo ingreso, no académico, que sea contratado firmará un contrato por

tiempo determinado y será evaluado en el desarrollo del puesto por un lapso de 3 meses.

174. Se podrá firmar un contrato igual hasta los seis meses, una vez transcurrido este tiempo, se procederá a la contratación por tiempo indefinido.

175. En caso de que no cumpla con el perfil establecido, El Colegio de la Frontera Norte, podrá rescindirlo sin ninguna responsabilidad.

176. Para el área académica, el ingreso, la promoción, evaluación y la definitividad de los trabajadores académicos (Investigadores y Técnicos Académicos), serán determinados por comisiones dictaminadoras académicas por especialidad, de acuerdo con el Estatuto del Personal Académico. La reglamentación de los procedimientos de promoción, evaluación y definitividad respetarán en todo tiempo la garantía de audiencia del trabajador académico en cuestión.

* Política de antigüedad 177. Se tomará como fecha de ingreso para efectos de antigüedad en la Institución, la fecha

en que el personal académico, operativo o becarios de investigación, y la institución inicien con una relación de trabajo.

178. Se tomará como fecha de ingreso para efectos de antigüedad ante el ISSSTE la fecha de ingreso a la plaza presupuestal.

* Credencial para el personal 179. Se proporcionará a mas tardar a la quincena siguiente a su ingreso a los trabajadores de

El Colegio de la Frontera Norte una credencial que le permitirá identificarse como empleado de la misma y ésta será exclusivamente de uso personal.

180. El mal uso que de ella se haga será responsabilidad del titular de la misma y se hará acreedor a las sanciones que establezcan las leyes civiles.

181. En caso de contar con la credencial expedida por COLEF, ésta se deberá entregar a la Dirección de Recursos Humanos al momento de la baja del trabajador.



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182. En caso de extravío, el trabajador deberá solicitarla a la Dirección de Recursos humanos para su reposición, la cual se emitirá en un plazo no mayor de cinco días hábiles de la solicitud.

183. La Dirección de Recursos Humanos tomará una foto digital para expedir la credencial al personal de plaza, honorarios y becarios.

* Movimiento de personal 184. Cuando se solicite una asignación de plaza, de cualquier área, es importante que antes

de operar el movimiento, la Dirección de Recursos Humanos informará a la Dirección General Administrativa y a la Secretaria General de Planeación y Desarrollo Institucional, acerca del movimiento, sus impactos económicos y sus implicaciones dentro de los movimientos de plazas en la estructura.

185. Los movimientos de personal pueden ser por altas, promociones, bajas, cambio de adscripción, licencias, jubilación, muerte, entre otros.

* Cambio de Adscripción 186. Para que pueda efectuarse un cambio de adscripción (del personal de apoyo,

administrativo, honorarios y becarios), debe de existir una vacante y disponibilidad presupuestal en el departamento en el que se reubicará el trabajador, además debe ser autorizado por el Director General del área receptora.

187. En el caso de los investigadores y técnicos académicos se procederá de acuerdo al CCT SIP-COLEF y al Estatuto de personal Académico.

* Promociones 188. Las promociones de personal a plaza presupuestal (personal de apoyo, administrativo,

honorarios y becarios) de El COLEF, serán a propuesta y bajo la responsabilidad de los Directores del departamento de que se trate, quien debe autorizarla, siempre y cuando exista la vacante y la disponibilidad presupuestal.

189. El candidato sujeto a promoverse deberá contar con la capacidad y características que se requieran para desempeñar las funciones del puesto.

190. Se recomienda dar prioridad al personal con mayor antigüedad de la Dirección de departamento que esté bajo las categorías de Honorario asimilado a sueldo o bien como Becario de Investigación.

191. Las promociones que procedan, se aplicarán y en ningún caso podrán ser retroactivas, de conformidad a lo que establece el manual del ejercicio del presupuesto.



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* Bajas de personal 192. Tomando en consideración que el pago de los sueldos y otras prestaciones actualmente

se otorgan mediante depósitos en cuenta de cheques personales, es necesario que cuando se tenga conocimiento de una baja tanto del personal operativo como de Servidores Públicos, ésta se notifique a la Dirección de Recursos Humanos dentro de las 24 horas siguientes.

193. Las bajas de personal que deberán informarse serán por los siguientes conceptos:

Baja por renuncia

Baja por conclusión de contrato

Baja por abandono de empleo

Baja temporal por licencia sin goce de sueldo

Baja por jubilación

Baja por defunción

194. Cuando las áreas de El Colef informen las bajas del personal en general en forma extemporánea y esto redunde en un depósito o pago indebido de sueldos o prestaciones, y multas ante ISSSTE por movimientos extemporáneos, serán responsables solidaria y subsidiariamente el Director de las Unidades y el Servidor Público en quien él deposite el control de las funciones administrativas.

* Inducción 195. La inducción para los empelados de nuevo ingreso incluye:

Video Institucional, plática y recorrido por las Instalaciones

* Condiciones generales de trabajo

Actas administrativas 196. Cuando el personal adscrito a El Colef comete irregularidades, se requiere levantar un

acta administrativa para asentar lo ocurrido y se remitirá a este departamento en un término no mayor de cinco días naturales posteriores a su formulación para el trámite correspondiente.

* Política de asistencia 197. La Coordinación de Relaciones Laborales será la encargada de llevar a cabo el control de

asistencia de los trabajadores administrativos, becarios, honorarios y técnicos académicos de El Colegio de la Frontera Norte.



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198. Se elaborarán y remitirán las listas de asistencia a cada departamento en donde cada siete días se recolectarán y los jefes de cada departamento las entregarán con su firma de Vo.Bo., así como las debidas justificaciones o en su caso deducciones por escrito de los días no laborados de su personal para proceder al descuento vía nómina.

* Jornada de trabajo 199. Las jornadas laborales para el personal de apoyo y administrativos, así como para los

honorarios asimilables y técnicos académicos serán de 40 horas semanales.

200. El horario para los trabajadores antes mencionados será de las 9:00 a las 17:00 hrs. de lunes a viernes; para los becarios de investigación será de 9:00 a 15:00 horas. de lunes a viernes.

201. Los trabajadores administrativos, personal de apoyo, honorarios asimilables y técnicos académicos contarán con una hora para comer, que será preferentemente de las 14:00 a las 15:00 hrs.

202. Para los trabajadores académicos, dada la naturaleza de su trabajo de investigación, el horario y el lugar de trabajo se ajustará a las necesidades de los planes y programas académicos aprobados por la Institución, a través de los departamentos académicos y direcciones regionales, a propuesta del trabajador investigador.

* Horas extraordinarias 203. Para que se acrediten horas extras por motivos de trabajo, a los trabajadores de El

Colegio de la Frontera Norte se procederá de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo.

204. Para el pago correspondiente se deberá seguir el siguiente procedimiento:

El formato de horas extras deberá entregarse a más tardar en la fecha indicada por el calendario de nómina ,de no ser así se pagará en la quincena siguiente, además de considerar que el motivo de la misma sea por tener que laborar en alguna actividad urgente ó caso distinto a la labor normal del trabajador.

205. Las Áreas de El Colef se abstendrán de efectuar compromisos que se traduzcan en erogaciones por este concepto y sólo se autorizarán en aquellos casos que estén previstos presupuestalmente previo trámite ante la Dirección de Recursos Humanos.

206. Se deberá eliminar la asignación y pago de horas extras en forma permanente. Este procedimiento sólo podrá ser aplicado por el tiempo estrictamente necesario para resolver problemas inherentes a la prestación del servicio, mismos que no podrán ser solucionados dentro de la jornada ordinaria del trabajador.

207. No deberá asignarse ni cubrirse tiempo extraordinario al personal que desempeña labores de tipo rutinario y que no estén contemplados dentro de los programas que incrementen directamente la productividad de los servicios.



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208. Cuando por la naturaleza de las funciones se requiera temporalmente de la extensión del tiempo de prestación del servicio, sin menoscabo de lo previsto en los ordenamientos legales en vigor, deberán escalonarse los horarios del personal y establecerse las guardias necesarias, con la finalidad de disminuir en lo posible la autorización y pago de tiempo extraordinario.

209. No se tramitará ningún pago de tiempo extraordinario que acumule más de tres quincenas o corresponda a ejercicios presupuéstales anteriores.

210. El tiempo extraordinario deberá ser considerado únicamente para la atención de cargas excesivas de trabajo real y estar debidamente justificado, conforme a lo estipulado en la Ley Federal del Trabajo y los lineamientos aplicables en la materia.

211. Invariablemente este tiempo extraordinario lo deberán devengar los trabajadores en forma total, puesto que se deducirán las ausencias aun cuando estas obedezcan a permisos, licencias, enfermedades.

212. La asignación del tiempo extra y el control del mismo será responsabilidad de cada una de las áreas, quienes tendrán la obligación de establecer los controles a través de listas de asistencia y tenerlos disponibles para los órganos fiscalizadores, sujetándose al menor tiempo extraordinario que se tenga que laborar.

213. Los Titulares de la Unidades Administrativas, deberán advertir al trabajador que labora tiempo extraordinario que éste se asigna por requerimiento de la Institución, por lo que su otorgamiento no genera derechos para que sea concedido en forma permanente.

214. El formato para el trámite del tiempo extraordinario, deberá remitirse a la Dirección de Recursos Humanos debidamente requisitado en los plazos fijados, con base en el calendario establecido.

215. El tiempo extraordinario será remunerado de acuerdo a la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado y las Condiciones Generales de Trabajo, tomando en cuenta el nivel salarial de su plaza.

216. El tiempo extraordinario deberá ser trabajado únicamente en el área de adscripción a la que pertenece el trabajador, por lo que de hacer caso omiso de esta recomendación, no procederá el pago correspondiente.

* Licencias sin goce de sueldo 217. El profesor investigador y el técnico académico de El Colegio de la Frontera Norte,

tendrán derecho a obtener licencia sin goce de sueldo en los siguientes términos:

Por causas de fuerza mayor o por motivos personales. Cuando el trabajador académico tenga un problema de fuerza mayor, debidamente comprobado, se otorgará un permiso de hasta tres meses sin goce de sueldo, pudiendo en todo caso acumular hasta un año de permiso sin goce de sueldo. Se consideran como



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ejemplos de problemas de fuerza mayor: enfermedad grave de un familiar directo, trámite personal de carácter legal etc.

Por motivos profesionales. El trabajador académico podrá obtener licencia hasta por un año sin goce de sueldo, por cada tres años de servicio a la Institución.

De crianza. El profesor-investigador de El Colegio de la Frontera Norte, padres y madres, podrán solicitar un permiso de crianza sin goce de sueldo hasta por un año a partir del nacimiento de su hijo y hasta los seis años de edad.

A los trabajadores académicos por inscripción en algún programa de desarrollo académico, por iniciativa del trabajador académico y con el acuerdo de la Institución. En este caso, el tiempo del programa se contabiliza en la antigüedad laboral y todas sus prestaciones, salvo para el año sabático en el caso de los profesores investigadores.

Cuando se autoriza una licencia con o sin goce de sueldo, el área académica o bien la Presidencia de la Institución deberá informar a través de oficio a la Dirección de Recursos Humanos anexando a dicho oficio la documentación correspondiente, a fin de que esta Dirección lleve a cabo el registro correspondiente.

* Licencia de maternidad y adopción 218. Las madres trabajadoras disfrutarán de 90 días naturales de descanso, repartidos antes y

después del parto, con goce de salario íntegro.

219. Estos periodos de descanso se prolongarán por el tiempo necesario en caso de que se vean imposibilitadas para trabajar a causa del embarazo o del parto, previa licencia médica del I.S.S.S.T.E.

220. En caso de adopción de menores de 6 años, los 90 días contarán a partir del día de la adopción.

* Asignación y pago de remuneraciones

Formas de pago 221. El pago será quincenalmente depositado en cuentas personales abiertas en la Institución

de crédito con la que contrate El Colegio de la Frontera Norte.

222. La Coordinación de Nómina expedirá los recibos de pago que ampararán el depósito correspondiente y deberán ser firmados de recibido por el trabajador en la Coordinación de Tesorería dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha del depósito.

223. El trabajador que acumule tres recibos sin firma, se hará acreedor a que el siguiente pago sea a través de cheque que se entregará en la Coordinación de Tesorería.



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224. Todas aquellas incidencias como renuncias, jubilación, término de efectos de nombramiento, defunción, licencias sin goce de sueldos, etc., deberán ser notificadas de manera inmediata por escrito a la Dirección de Recursos Humanos.

225. Los pagos indebidos por concepto de remuneraciones deberán reintegrarse a la Dirección de Finanzas, en su caso, mediante cheques de caja o certificado.

226. Para los efectos del cierre del ejercicio presupuestal la recepción y trámite de la documentación que impliquen ingresos y promociones, se suspenderán del 30 de noviembre al 31 de diciembre, pudiendo recibirse excepcionalmente; dándole el trámite correspondiente en el siguiente ejercicio fiscal.

227. La Dirección de Recursos Humanos, será la responsable del ejercicio de los recursos presupuéstales del capítulo 1000 y de la conciliación presupuestal contra los auxiliares contables correspondientes de la Dirección de Finanzas, quedando esta última, como la responsable de la ministración oportuna de recursos financieros.

* Incidencias de Personal 228. Las incidencias del personal deberán reportarse a la Dirección de Recursos Humanos, de

acuerdo al calendario de nómina.

229. Las incidencias del personal que ocurran en el mes, deberán reportarse en el cierre de nómina, entendiéndose como tales las siguientes:

• Retardos

• Faltas injustificadas

• Faltas por comisión

• Vacaciones

• Faltas justificadas con constancia médica del ISSSTE

• Faltas justificadas con licencia médica del ISSSTE

• Permiso de omisión de firma en listas de asistencia

• Licencia sin goce de sueldo

• Justificación de entrada fuera de horario

• Constancia para cuidados maternos

• Falta por suspensión

• Licencia con goce de sueldo

• Constancia médica particular



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• Licencia médica por maternidad

• Licencia pre-jubilatoria

• Justificación de salida fuera de horario

* Carta poder 230. El trabajador que por motivos particulares se ausente de la Institución y designe a una

tercera persona para la firma de sus recibos de pago quincenales y/o el cobro de sus cheques, deberá de otorgarle autorización expresa para ello mediante formato de carta poder debidamente requisitado.

231. En ésta se deberá indicar:

• El nombre completo de la persona quien otorga el poder.

• El nombre completo de la persona a quien se le otorga el poder.

• El periodo de tiempo durante el cual será responsable de firmar los recibos de pago y/o los cheques.

• Describir el concepto por el cual el aceptante firmará.

• Nombre, dirección, firma y R.F.C. del otorgante.

• Nombre, dirección , firma y RFC del aceptante.

• Nombre, dirección, firma y RFC de dos testigos.

• Anexar copia de identificación oficial del otorgante y aceptante.

• Motivo por el cual deja la carta poder.

* Calendario de pago 232. El pago de remuneración al personal se efectúa durante los días hábiles de cada

quincena conforme a las fechas del calendario de pago que elabora la Coordinación de Nómina , el cual se dará a conocer durante los primeros quince días del mes de enero de cada año.

* Prestaciones y servicios 233. El personal con plaza presupuestal tendrán derecho a las prestaciones que se autoricen

bienalmente por la S.H.C.P. entre las cuales mencionaremos las siguientes:



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* Ayuda de lentes 234. Se otorgará esta prestación cuando exista prescripción médica del I.S.S.S.T.E. La factura de

compra deberá ser entregada junto con la prescripción y oficio de solicitud de reembolso a la Coordinación de Relaciones Laborales de la Dirección de Recursos Humanos para que proceda al reembolso autorizado en el paquete de prestaciones del bienio correspondiente .

235. En el caso de los investigadores no será necesario presentar la prescripción médica del ISSSTE, sin embargo, tiene que existir de igual forma una prescripción médica que los recomiende así como el oficio de solicitud de reembolso, se procederá de acuerdo a lo estipulado en el Contrato colectivo de Trabajo SIP-COLEF.

* Canastilla maternal 236. La prestación será otorgada a todas las madres trabajadoras de plaza presupuestal que tenga

un hijo, dicha prestación será de acuerdo al paquete de prestaciones autorizadas para el bienio correspondiente. El pago se hará vía nómina, siempre y cuando se presente la licencia por gravidez o incapacidad por maternidad expedida por el I.S.S.S.T.E. la cual deberá ser entregada a la Coordinación de Relaciones Laborales.

* Despensa

237. Se basará en el paquete de prestaciones autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; esta prestación se dará únicamente a los trabajadores de plaza presupuestal académica y administrativa, y al trabajador que labore tiempo parcial se le pagará la parte proporcional correspondiente.

* Estímulo por proyecto 238. Esta prestación se otorga únicamente a las plazas académicas de la Institución, de

acuerdo al paquete de prestaciones autorizadas por la SHCP.

* Ayuda de guardería 239. El Colegio de la Frontera Norte, como prestación adicional al trabajador con plaza

presupuestal que tengan un hijo desde 45 días de nacido o hasta 6 años de edad, se les otorgará una ayuda económica para el pago de guardería, hasta por dos hijos, dicha ayuda se entregará vía nómina.

240. Para realizar el trámite correspondiente de la ayuda de guardería, el trabajador deberá presentar copia fotostática del acta de nacimiento de su hijo junto con el oficio de solicitud a la Coordinación de Relaciones Laborales de la Dirección de Recursos Humanos, para que se efectúe el pago correspondiente.



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241. Adicional a lo anterior, El COLEF cuenta con una Guardería, la cual proporciona servicio para los niños de 45 días de nacidos hasta los 6 años cumplidos.

242. Requisitos solicitados por la guardería de El Colef:

• 2 copias del acta de nacimiento del infante.

• 4 fotografías tamaño infantil.

• Copia de la Cartilla de Vacunación.

• Llenar la solicitud otorgada por la guardería.

• Original de carta de buena salud

• Carta de solicitud de ingreso

• Cubrir cuota única de padres de familia

• Cubrir cuota de inscripción

• Cubrir cuota de mes de depósito.

• Carta de descuento vía nómina a partir de la fecha en que ingresará el menor con copia a la Dirección de Recursos Humanos y a la Coordinación de Tesorería de la estancia infantil.

243. La aceptación del menor será condicionado al cupo de las instalaciones.

244. En todo momento se procederá de acuerdo al Reglamento de la Guardería.

* Periodo vacacional 245. Las vacaciones serán de acuerdo al paquete de prestaciones autorizado por la SHCP en

el bienio que corresponda.

246. Para disfrutar de los períodos vacacionales, deberán tener un período de 6 meses consecutivos en la Institución, las vacaciones no son acumulables, ni podrán ser pagadas, de acuerdo al Artículo 30 de la Legislación Federal del Trabajo Burocrático.

247. De acuerdo a las prestaciones autorizadas por la S.H.C.P., se otorgarán dos días hábiles de vacaciones después del décimo año de antigüedad, solo acumulable hasta el décimo quinto, a lo cual se establecerá el siguiente criterio:

• No se acumularán a los períodos de verano y diciembre

• Se necesitará oficio del jefe inmediato con autorización

• Los días se repartirán en dos semestres.

• Estos días no son acumulables.



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* Periodo vacacional / incapacidades 248. Cuando por causas ajenas a la voluntad del trabajador, en el caso concreto de incapacidad

medica expedida por el ISSSTE, coincida con el periodo vacacional institucional, se procederá a lo siguiente:

249. El trabajador podrá gozar de sus vacaciones durante los dos meses posteriores a la fecha en que la incapacidad haya vencido, siempre y cuando no se acumulen con un período vacacional institucional, es decir, que no se acumulen a las vacaciones de verano y a las del mes de diciembre del año de que se trate, lo anterior con el propósito de que no se interrumpa el desarrollo y la labor diaria del departamento correspondiente.

250. Cuando un trabajador no pudiera hacer uso de sus vacaciones en el período de las vacaciones institucionales por necesidades del servicio, se podrán disfrutar en fechas posteriores, siempre y cuando no se acumulen con un período vacacional institucional.

* Ajuste de calendario 251. El Colef pagará al personal de plaza presupuestal 5 días de ajuste por calendario anual

que resulte en el año normal y 6 días en caso bisiesto, acumulable por la diferencia de días mes-calendario, tomando en consideración que se paga en bases quincenales, este pago se hará en forma anual.

* Material didáctico 252. Procede a otorgar las cuotas establecidas por la S.H.C.P. en sus tabuladores autorizados

al personal con plaza académica de la Institución.

* Aguinaldo 253. Todo los trabajadores de plaza presupuestal de El Colegio de la Frontera Norte tendrán

derecho al pago de aguinaldo que será de 40 días de sueldo bruto.

254. El Colegio de la Frontera Norte cubrirá la parte proporcional que corresponda al tiempo trabajado. El aguinaldo se cubrirá de la siguiente manera: 20 días de aguinaldo a más tardar el 15 de diciembre y los restantes a más tardar el 15 de enero del año siguiente.

* Ayuda de transporte 255. Se otorgará de acuerdo a la disponibilidad presupuestal y con apego a las prestaciones

autorizadas por la S.H.C.P.



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* Prima de antigüedad 256. A los trabajadores académicos se les otorgará el 2% del salario tabular vigente, acumulable

por cada año de servicio hasta 20 año, pagadero a partir del quinto año. Y el 2.5% del vigésimo primero de servicio manteniéndose a partir de este ultimo factor porcentual acumulable hasta la jubilación del trabajador.

257. Para el trabajador no docente se otorgará el 1.8% del salario tabular vigente, acumulable por cada año de servicios hasta el 20 año , pagadero a partir del quinto año. Y el 2.3% del vigésimo primero año de servicios, manteniéndose a partir de este último factor porcentual acumulable hasta la jubilación del trabajador.

258. Para el otorgamiento de esta prestación se tomara como base la fecha de alta en plaza presupuestal.

* Prima vacacional 259. Se otorgará 24 días al año al personal con plaza presupuestal y proporcional al personal

que labore menos de un año, de acuerdo a las prestaciones autorizadas por la S.H.C.P.

* Gastos médicos mayores 260. Todos los trabajadores de El Colegio de la Frontera Norte con plaza presupuestal tendrán

derecho a esta prestación, las condiciones generales de la póliza marcan una suma asegurada de 600 SMGM, 2 SMGM de deducible y 10% de coaseguro.

261. Para el pago directo del siniestro es necesario que se presente en Hospital de convenio y sean atendidos con médico de convenio con la aseguradora que en el momento esté contratada por el Colef, así como también es necesario presentar la credencial que acredita su inscripción ante la aseguradora.

262. En todos los casos se procederá de acuerdo a las condiciones generales de la póliza.

263. Del mismo modo por este medio se les proporcionan los números telefónicos de la oficina de los asesores: (664) 972-91-98 y 99.

264. El otorgamiento de los beneficios tal como:

Excimer lasser :se otorgarán al personal que de acuerdo al informe médico lo requiera y lo haya solicitado con oficio dentro de los plazos y términos que la Dirección de Recursos Humanos haya establecido.

Parto normal: se otorgarán de acuerdo a la fecha de solicitud del mismo.

265. Se dará de baja al personal con licencia sin goce de sueldo por más de 15 días.



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* Gastos médicos mayores a dependientes 266. Todo trabajador de plaza presupuestal que desee dar de alta en este concepto, a un

dependiente (esposa (o) y/o hijos), deberá hacer el pago correspondiente, el cual variará de acuerdo a una tabla proporcionada por la aseguradora que contrate El Colef (La tabla estará basada en el sexo y edad del dependiente), el monto se le descontará vía nómina.

267. Esta póliza tiene renovación anual, el deducible, coaseguro y suma asegurada puede variar.

268. En todos los casos se procederá de acuerdo a las condiciones generales de la póliza.

269. Para solicitar la adscripción de este seguro, deberá remitir oficio a la Dirección de recursos humanos indicando el nombre, parentesco, fecha de nacimiento del dependiente y la autorización de que se le descuente vía nómina. Cuando se trate de menores de tres años, deberá anexar copia del acta de nacimiento. No se podrá solicitar la adscripción de hijos mayores de 25 años. Cuando se trate de dependientes de 18 a 24 años deberán acreditar que son estudiantes.

* Seguro de vida 270. Los trabajadores de El Colegio de la Frontera Norte, con plaza presupuestal, tendrán

derecho al seguro de vida y deberán proporcionar la información requerida incluyendo los nombres de los Beneficiarios.

271. De acuerdo a lo publicado en el Diario Oficial de la Federación el día 11 de enero de 1993, se establecen nuevas condiciones para el aseguramiento de los servidores públicos. La suma asegurada para cada trabajador, en caso de fallecimiento o de incapacidad total y/o permanente, será igual a la cantidad equivalente a cuarenta veces el salario bruto mensual que perciba al momento del suceso.

* Días de descanso obligatorio 272. Se consideran como días no laborables las fechas: 1ro. de enero, el primer lunes de

febrero en conmemoración del 5 de febrero, el tercer lunes de marzo en conmemoración del 21 de marzo, jueves y viernes de semana santa, 1ro, 5 y 10 de mayo, 15 y 16 de septiembre, 12 de octubre, 1, 2 y el tercer lunes de noviembre en conmemoración del 20 de noviembre, 24, 25 y 31 de diciembre y 1ro de diciembre de cada 6 años (cuando corresponda el cambio del titular del poder Ejecutivo Federal). Los días autorizados pueden cambiar de acuerdo a lo autorizado en el paquete de prestaciones bianuales que corresponda.

273. Si en un día de descanso existe una actividad urgente que atender, el director nombrará a la persona indicada para la realización de dicha actividad. Y ese día será remunerado conforme a la Ley Federal del Trabajo.



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* Fondo de Ahorro 274. El Colegio se compromete a retener hasta el 5% del sueldo tabular mensual de los

trabajadores con plaza presupuestal que expresamente y por escrito lo soliciten, proporcionando El Colegio el mismo porcentaje de ahorro por cada trabajador, este porcentaje no deberá modificarse en lo sucesivo.

* Gastos de Comedor 275. Cuando la disponibilidad presupuestal de la Institución así lo permita y en virtud de que

las instalaciones de San Antonio del Mar se encuentran fuera de la zona urbana de la ciudad de Tijuana, se otorgará al personal de San Antonio del Mar un subsidio para consumir los alimentos de la Cafetería de la Institución.

* Ayuda de Marcha 276. Dependiendo de la disponibilidad presupuestal. En caso de muerte de un trabajador

(plaza presupuestal) o familiar en primer grado que dependiera económicamente de éste al momento del deceso, procede a otorgar la cantidad autorizada en el paquete de prestaciones que emita la SHCP a la presentación de la solicitud por escrito y del acta de defunción correspondiente.

* Menaje de casa 277. Se procederá de acuerdo a las prestaciones autorizadas por la S.H.C.P. y será aplicable

al personal docente.

* Apoyo para útiles de trabajo 278. Se procederá de acuerdo a las prestaciones autorizadas por la S.H.C.P. y será aplicable

a los profesores-investigadores de acuerdo a disponibilidad presupuestal un apoyo mensual para la adquisición de libros, sin necesidad de comprobación.

* Exámenes de grado 279. Se procederá de acuerdo a las prestaciones autorizadas por la S.H.C.P. y será aplicable

a los profesores-investigadores y personal técnico académico. El Colegio cubrirá el costo del transporte sujeto a las prestaciones autorizadas por la S.H.C.P. y a disponibilidad presupuestal.

* Prestaciones de seguridad social

o SAR

o ISSSTE



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o FOVISSSTE Sistema de ahorro para el retiro (S.A.R)

280. Los trabajadores de El Colegio de la Frontera Norte con plaza presupuestal y honorarios, tendrán derecho al Sistema de Ahorro para el Retiro. I.S.S.S.T.E.

281. Los trabajadores de El Colegio de la Frontera Norte, con plaza presupuestal y honorarios tendrán derecho al servicio del I.S.S.S.T.E. Se le descontará vía nómina el monto correspondiente, el número telefónico para citas es el 018000122350.

282. Dentro del marco de incapacidades se procederá de acuerdo a la Ley del ISSSTE vigente.

283. En el caso de incapacidad para laborar, los profesores-investigadores tendrán derecho a recibir su salario íntegro conforme a lo establecido por la Ley del ISSSTE. En caso de incapacidad permanente para desempeñar sus actividades académicas e intelectuales, el trabajador recibirá, además de las prestaciones a que tenga derecho en el ISSSTE, el importe de tres meses de salario y veinte días de salario por cada año de servicios prestados, con independencia de su derecho a otras prestaciones. Si la incapacidad fuera parcial y pueda seguir desempeñando las actividades académicas e intelectuales, el trabajador podrá seguir laborando al servicio de El Colegio y éste le respetará su salario, posibilitándole una función acorde a su capacidad.

284. Se dará de baja al personal con licencia sin goce de sueldo por más de 15 días. FOVISSSTE

285. Su finalidad es establecer y operar un sistema de funcionamiento que permita a los trabajadores obtener crédito barato y suficiente mediante préstamos con garantía hipotecaria. Además de coordinar y financiar programas de construcción de habitaciones destinadas a ser adquiridas en propiedad por los trabajadores que carezcan de ellas.

La aportación realizada por la Institución a dicho fondo es del 5% sobre el sueldo base y únicamente es otorgada por el personal de plaza presupuestal y honorarios.

Cuando se presenten convocatorias se hará del conocimiento de todo el personal de la institución, el requisito indispensable para poder ser inscrito en la convocatoria es tener plaza presupuestal y honorarios, y cubrir los requisitos que en ella se publican.

* Otras prestaciones

Préstamos ordinarios y especiales de ISSSTE

287. Para obtener este préstamo se necesita tener plaza presupuestal ó ser personal por honorarios, así como cumplir con el periodo de cotización correspondiente.

288. Todo aquel interesado deberá remitir a la Dirección de Recursos humanos oficio en donde especifique que tipo de préstamo desea, una vez recibido se incluirá en la lista.



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289. Cuando ISSSTE envíe la información del presupuesto autorizado a la Institución, se procederá de acuerdo a la lista de espera. Evaluación del personal administrativo y de apoyo

290. Dos veces al año se realizará una evaluación del desempeño de todo el personal administrativo y de apoyo de plaza , asi como también a los honorarios y becario de investigación.

291. Todo jefe debe evaluar a su personal y analizar en conjunto el resultado de la misma. El formato de evaluación debe ir firmado por el empleado, el jefe inmediato y el jefe del área.

292. En caso de que la disponibilidad presupuestal lo permita se otorgará un estímulo cuyo monto ascenderá a la cantidad disponible del presupuesto. Para llevar a cabo lo anterior se dará prioridad al personal de plaza. Eventos

293. La Dirección de recursos humanos organizará los eventos para los empleados de acuerdo al programa que se autorice para tal fin y a la disponibilidad presupuestal asignada.

294. En el caso de las Direcciones regionales se les hará el envío del presupuesto correspondiente de acuerdo al personal activo.

295. Cuando la Institución tenga previsto dentro de su programa de eventos la entrega de obsequios, para tal fin, no se considerará al que se encuentre en condiciones de: licencia con o sin goce de sueldo, superación académica, año sabático , estudiantes y proyectos.

* Póliza de Seguro Mexicano y Americano de vehículos 296. Al personal que desee asegurar su vehículo deberá presentar una copia de la tarjeta de

circulación de su auto y solicitar el formato de cotización, para la determinación de su costo por la aseguradora.

297. El empleado deberá de otorgar la aprobación expresa de la cotización de la aseguranza para que proceda.

298. El tiempo de espera de la póliza es de aproximadamente 15 días hábiles, una vez que se le entregue, firmará la carta de autorización de descuentos vía nómina.

299. La contratación del seguro americano, es sólo para efectos de responsabilidad civil.

300. En caso de las Direcciones Regionales, mandarán vía fax la tarjeta de circulación y se les hará llegar el formato por la misma vía.

301. Es importante que se deberá contar con licencia de conducir vigente.



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* Capacitación y desarrollo del personal 302. La capacitación, y actualización de todas las acciones de El Colef orientadas a la

formación de personal, se consideran prioritarias, así como las destinadas al desarrollo de los trabajadores. La Dirección de Recursos Humanos, será la encargada de integrar, instrumentar, operar y coordinar el Programa Institucional de Capacitación de el Colef.

303. Las Unidades de El Colef y las Regionales deberán participar en el Programa de Detección de Necesidades de Capacitación. (Cedulas y oficios solicitud)

304. Todo evento de capacitación que se realice en El Colef sin importar la Unidad Ejecutora deberá estar contemplado en el Programa Institucional de Capacitación. Para su ejecución, estos eventos deberán contar con la autorización de la Dirección Recursos Humanos previa disponibilidad presupuestaria. (Verificar Dirección de Finanzas).

305. La Dirección Recursos Humanos, podrá solicitar a las Unidades de El Colef y Regionales, de conformidad con su especialidad el apoyo tanto en opinión técnica como en infraestructura física y humana para el desarrollo del Programa Institucional de Capacitación.

* Programa institucional de capacitación 306. Como parte de sus actividades regulares El Colef realiza un esfuerzo permanente

encaminado a impulsar la capacitación continua del personal de todas sus áreas académicas y administrativas.

307. Estas actividades de capacitación son organizadas por la Dirección de Recursos Humanos a través de programas anuales que se alimentan de las evaluaciones periódicas del desempeño de nuestro personal dentro del marco de su normatividad y de la disponibilidad financiera.

308. Al margen de este procedimiento existe la posibilidad de que cualquier miembro del personal solicite a esa dirección, a través de su director de área o departamento, el apoyo necesario para participar en cursos, talleres o seminarios que resulten relevantes para optimizar el desempeño de sus funciones. En estos casos, la oportunidad con la que se programen y soliciten los apoyos necesarios será un factor determinante para su aprobación, así como las disponibilidades presupuéstales de la institución.

309. En caso de requerir capacitación en algún área relevante para el desempeño de sus funciones, es importante plantearla en el presupuesto anual de su área, haciendo saber de esto a su director. En caso de programación extemporánea (fuera de presupuesto) podrán acudir a su director para solicitarla.

310. Su implementación se regirá por las disposiciones que en la materia expida La Ley Federal del Trabajo.



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311. En lo que concierne a la capacitación del área académica se constituirá una Comisión Mixta de Capacitación integrada por dos representantes del Sindicato y dos de El Colegio de la Frontera Norte, encargados de definir y vigilar la instrumentación y operación del sistema, para mejorar la capacitación de los trabajadores académicos y sugerir las medidas tendientes a perfeccionarlos; todo esto conforme a las necesidades del personal académico y de El Colegio de la Frontera Norte.

* Programa institucional de superación profesional 312. Como complemento al programa institucional de capacitación, El Colef ha dispuesto

implementar, en el marco de su normatividad y disponibilidades financieras, un programa de superación profesional que contribuya a la actualización, el desarrollo y fortalecimiento de su estructura administrativa, estimulando el arraigo y el mejor desempeño de su personal técnico y operativo.

313. Forman parte de este programa las actividades de actualización y superación académica impartidas por instituciones educativas locales, cuyo contenido resulta relevante para el desarrollo administrativo de El Colef y cuyos horarios sean compatibles con el desempeño de la actividad laboral.

314. Podrán ser incorporados a este programa aquellos miembros del personal técnico académico, administrativo y de áreas de aplicación tecnológica que cuenten con el grado de licenciado como mínimo, que se destaquen en el desarrollo de sus funciones, que tengan al menos 2 años de antigüedad laboral con plaza de tiempo completo en la institución o con plaza de honorarios y que cuenten con una amplia recomendación de su jefe inmediato superior. Queda excluido el personal con categoría de director y categoría superior. En todo momento se procederá de acuerdo al Programa de Superación Profesional y su Convocatoria del año que corresponda.

* Gratificación por antigüedad 315. De conformidad a la autorización de la Junta Directiva y a las prestaciones autorizadas

por la S.H.C.P. , El Colef, otorga un estímulo por cada diez años de servicio ininterrumpido de labor en la Institución, sujeto a disponibilidad presupuestal.

* Higiene y Seguridad 316. Según lo establece los artículos 132 de la Ley Federal del Trabajo y 43 de la Ley Federal

de los trabajadores al servicio del Estado, se deberán implantar programas de higiene y seguridad con la finalidad de prevenir riesgos de trabajo y procurar el bienestar físico, mental y social de sus trabajadores.

317. La Institución en conjunto con Protección civil en la Ciudad de Tijuana, Baja California creó el Plan de Contingencias, el cual es un instrumento de prevención que tiene como finalidad salvaguardar vidas y evitar daños a la propiedad y/o instalaciones, en caso de que se llegara a presentar una emergencia.



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318. En nuestra Institución se cuenta ya con el Plan Interno de Contingencias, el cual se puede consultar en la Dirección de Recursos Humanos.

319. También se cuenta con botiquines de primeros auxilios ubicados en los en las distintas oficinas.

320. Del mismo modo por este medio se les proporcionan los números telefónicos de “Baja Care” compañía que cuenta con ambulancia en Playas de Tijuana: 01-800-027-3320 y 6862031.

321. En las Direcciones Regionales también se cuenta con botiquín de primeros auxilios, así como personal capacitado para atenderlos.

322. Con base a la Ley General de Salud y al Reglamento sobre el consumo de Tabaco, se prohíbe fumar dentro de las instalaciones de El COLEF, por lo que cuando se realicen verificaciones en nuestras instalaciones y derivado de la inspección resultaran multas y/o sanciones a la Institución, se trasladará dicha responsabilidad al trabajador que haya cometido la falta en cuestión.

* Terminación de las relaciones de trabajo

Definición de la terminación de relación de trabajo 323. Se entiende como terminación del contrato o relación de trabajo, a la extinción de ésta

por mutuo consentimiento o como consecuencia de la interferencia de un hecho independiente de voluntad de los trabajadores o de los patrones que hace imposible su continuación.

* Bajas 324. Cuando se presente una baja, será responsabilidad del director notificar por escrito a la

Dirección de Recursos Humanos en un plazo no mayor de dos días naturales posteriores a la fecha en que se dé el movimiento.

325. El escrito deberá contener la siguiente información.

• Nombre.

• Departamento.

• Fecha de Baja.

• Motivo de Baja.

326. Para el pago del finiquito correspondiente al personal con plaza presupuestal se deberá realizar la constancia de no adeudo, una vez liberada se procederá con el trámite, remitiendo la solicitud de cheque correspondiente a la coordinación de Tesorería.



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* Actas de entrega-recepción 327. Se elaborará una acta de entrega recepción de acuerdo el procedimiento establecido y se

llevará a cabo por los servidores públicos superiores y manos medios, así como los directores de las Direcciones Regionales, cuando por cualquier causa dejen de tener ese nombramiento.

* Padrón de servidores públicos superiores 328. Se aplicará el padrón de servidores públicos, a los servidores públicos superiores y

mandos medios, a los Directores de los Departamentos Académicos, Coordinadores de Maestría y doctorado, Directores regionales y a aquellas personas que tienen bajo su responsabilidad el manejo de valores.

329. Dependiendo del movimiento de que se trate deberán presentar su declaración de :

o Inicio / cambio

o Conclusión

o Modificación patrimonial anual

* Servicio social 330. Las Unidades de El Colef podrán solicitar el apoyo de la Dirección de Recursos Humanos

prestadores de servicio social de acuerdo a la detección de sus necesidades.

El prestador de servicio que se asigne, deberá desarrollar actividades dentro del programa por el cual fue solicitado y desempeñar funciones de acuerdo con su perfil académico.

Las Unidades de El Colef deberán reportar a la Dirección de Recursos Humanos los avances correspondientes al desarrollo del prestador del servicio.

La Dirección de Recursos Humanos es la única facultada para expedir constancias de inicio y término de servicio social.

Los programas para la prestación del servicio social dependerán de la autorización de la Universidad ó escuela con la que se tenga convenio ó se haya solicitado la prestación del servicio social.

* Otros servicios 331. La Dirección de Recursos Humanos proporcionará el servicio de entregas documentos

periódicos en forma natural o a petición expresa de los empleados interesados.



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XV. PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS COMPLEMENTARIOS 332. El investigador responsable deberá presentar ante la Dirección Académica el protocolo de

investigación de acuerdo con los requerimientos establecidos incluyendo copia del formato de registro de proyectos y los presupuestos de ingresos y egresos calendarizados.

333. Una vez aprobado el protocolo se solicitará, ante la Dirección de Vinculación, el trámite de formalización del convenio o carta compromiso.

334. Se solicitará ante la Dirección General Académica el registro del proyecto al cual se le asignará un número control.

335. El responsable del proyecto solicitará, por escrito a la Dirección de Finanzas, el recibo de ingresos institucional, para lo cual deberá proporcionar la siguiente información:

• Nombre de la institución u organización financiadora. • Domicilio fiscal de la financiadora. • Registro Federal de Contribuyentes de la financiadora. • Monto del recibo. • Tipo de moneda. • Concepto del ingreso.

336. La captación de los ingresos derivados de convenios con instituciones financiadoras externa, invariablemente deberán ser enterados a la Dirección de Finanzas, la cual será la responsable de su registro y control.

337. Los depósitos que se reciban en cheques nominativos deberán estar expedidos únicamente a nombre de El Colegio de la Frontera Norte, A.C.

338. Los recursos estarán disponibles una vez que estos se encuentren acreditados en la institución bancaria, y que el proyecto este debidamente registrado en el sistema electrónico de El Colef, a través de los formatos de presupuestos.

339. Los recursos deberán ser ejercidos de conformidad a lo establecido en el convenio o carta compromiso. En el caso de que no este estipulado, se considerará lo presentado en el protocolo de investigación. En caso de transferencias ente partidas, se deberá atender a los requerimientos de la institución financiadora, para tal efecto se ofrecerá asesoría por parte de la Dirección de Finanzas.

340. Los recursos deberán solicitarse de acuerdo a las políticas generales establecidas en la institución, las cuales son:

341. Servicios personales



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342. Para la contratación de personal bajo el régimen de honorarios y becarios, se sujetaran a lo establecido en la Dirección de Recursos Humanos. Para el pago de dichos servicios, se deberá requisitar el formato denominado “ Solicitud de Servicios Varios”, el cual deberá entregarse ante la Dirección de Recursos Humanos para su respectivo trámite. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

343. Para la adquisición de materiales (papelería, consumibles, libros, revistas, etc.) se deberá solicitar de manera directa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del formato “Solicitud de Materiales”. Todas las adquisiciones deberán realizarse a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

344. Las adquisiciones que se soliciten a través del capitulo 5000 “ Activos Fijos” deberán estar previstas en el programa anual de inversión y su autorización estará sujeta a lo previsto por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Para tal efecto se deberá requisitar el Formato denominado “ Solicitud de Materiales” Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

345. Viáticos y pasajes: Estos se otorgarán de conformidad a las normas emitidas para tal efecto. Se deberá solicitar mediante el formato denominado “Solicitud de Viáticos y Pasajes” según lo establecido en las políticas de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato En el caso de viáticos al extranjero estos deberán estar autorizados además por el Presidente de la Institución.

346. Para la contratación de servicios varios que requiera el proyecto de investigación, se deberá solicitar el pago a través del formato denominado “Solicitud de servicios varios” ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

347. En caso de mantenimiento de maquinaria y equipo, esto se sujetará a lo establecido por la institución financiadora, en caso contrario solo se autorizaran para aquellos equipos adquiridos con recursos del proyecto.

348. La Dirección de Finanzas emitirá estados de cuenta donde se muestra el seguimiento financiero de ingresos y egresos a la fecha que se soliciten, por parte del responsable del proyecto. Dicho estado de cuenta proporcionará:

• Fecha • Beneficiario • Concepto del ingreso o gasto • Monto • Cantidad del ingreso • Cantidad del egreso • Saldo del proyecto • Resumen por tipo de gasto.



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349. La Dirección de finanzas proporcionará informe o copia de los estados de cuenta bancarios de aquellas cuentas de bancos que han sido signadas a los responsables de proyecto.

350. La Dirección de Finanzas emitirá comparativos para dar seguimiento a la disponibilidad presupuestal.

351. De acuerdo con los requerimientos de la institución financiadora, la Dirección de Finanzas elaborará informes financieros correspondientes acompañados de la copia de la documentación comprobatoria.

352. Overhead, participación del proyecto en los costos fijos de la institución.

353. Todos los proyectos que reciban recursos complementarios externos mayores al equivalente a $5,000.00 (cinco mil dólares americanos), se les aplicará desde un quince por ciento del total de la aportación programada, por concepto de participación en los costos fijos de la institución. Este porcentaje será aplicado a cada uno de los ingresos recibidos.

354. El participación en los costos fijos de la institución (overhead) de los proyectos de investigación que sean financiados desde las Direcciones Regionales tendrá la oportunidad de ser aplicado en el gasto operativo o de inversión de la Dirección General Regional correspondiente, previa autorización de Secretaria Académica.

355. La guarda del archivo de la documentación comprobatoria original, será responsabilidad de la Dirección de Finanzas.

356. Gastos de trabajo de campo: Esta partida está destinada al pago de los gastos derivados del trabajo de campo requerido para el desarrollo de los proyectos, de los cuales no se pueda obtener comprobantes que reúnan los requisitos fiscales.

357. Para efecto de su comprobación se deberá llenar el formato denominado “Justificación de gastos por concepto de trabajos de campo” en el cual tiene que estar autorizado por el Titular del proyecto y su jefe inmediato. Cabe mencionar que dichos gastos no se consideran como deducibles, por lo que se deberá cubrir un impuesto adicional de acuerdo a lo establecido en la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

358. Los gastos a comprobar originados por trabajo de campo deberán solicitarse a través del formato “ Solicitud de Servicios Varios” en la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Invariablemente, la solicitud deberá estar autorizada por el titular del proyecto y su jefe inmediato.

359. El costo total de los proyectos financiados con recursos complementarios se integrará de los recursos aportados por la institución financiadora, más aquellos costos derivados de los servicios personales, materiales y servicios los cuales son cargados al presupuesto fiscal de la Institución.



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XVI. EVALUACION Y SEGUIMIENTO

360. Para el cumplimiento a la normatividad correspondiente, las unidades responsables deberán enviar, de manera mensualmente trimestral, la información programática correspondiente a los indicadores estratégicos que darán cumplimiento a las actividades institucionales.

361. La Dirección de Finanzas a través de la Dirección General de Administración proporcionará mensualmente trimestral, la información financiera del ejercicio de cada proyecto, en un comparativo donde se indique su presupuesto, su ejercicio y su disponibilidad presupuestal.

362. Trimestralmente se evaluará en conjunto con los responsables de los proyectos y sus jefes inmediatos el avance del ejercicio presupuestal.

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NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE … · Reglamento de la Ley de Obras Públicas y...

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