NORMA ISO 15489

Sistema de gestión de documentos

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Norma ISO 15489

• Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión documental.

• Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001.

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Norma ISO 15489

• Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS 4390.1 – 1996, AS 4390.2 – 1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS 4390.5 – 1996 y AS 4390.6 – 1996.

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Objetivo

La Norma ISO 15489 se centra en los principios de la gestión de documentos y establece requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos apoyando las política y objetivos de la institución.

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Todo tipo de Organización

SGD

Cualquier soporte

ISO 9000AS4390

ISO 15489ALCANCE

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• Determinar los documentos de archivo que deben ser creados, producidos, utilizados, conservados, valorados, eliminados y sus respectivos metadatos.

• Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos de archivo.

• Decidir cómo organizar los documentos de archivo.

Principios de la GD

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• Evaluar los riesgos que se derivarían de la pérdida de documentos de archivo (evidencia, testimonio, información, probatorio).

• Establecer los plazos de conservación de los documentos de archivo.

• Conservar los documentos de archivo a largo plazo.

Principios de la GD

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Gestores de los documentos- archivistas

Autoridades

Usuarios / partes interesadas

Destinatarios

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Integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de la organización con base en sistemas de calidad.

Proveer de políticas, directrices, instrucciones y otros documentos

Identificar las delegaciones de autoridad y distribución y asignación de responsabilidades

Identificar procesos y procedimientos relacionados con los documentos.

Auditorías: Sistemas, Archivos, Procesos, Servicios, Recursos, Resultados

Beneficios

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Aplicación institucional

• La normalización de la gestión documental es un aspecto importante en toda institución para la mejora continua de su desempeño, para la toma de decisiones y la gestión de recursos, ya que posibita la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de los riesgos y la preservación de la memoria institucional.

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Proyecto Piloto

• En conjunto con la Sección de Archivística estamos desarrollando un proyecto que permita inciar con la tarea de normalizar la gestión documental institucional, mediante la aplicación de la norma ISO 15489 iniciando con un plan piloto en la Rectoría y en el Archivo Universitario.

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Metodología

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Etapa A:

Investigación preliminar

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CONTEXTO JURÍDICOGeneral

UniversitariaEspecifica sobre gestión documental

CONTEXTO ADMINISTRATIVOPersonas físicas/jurídicas

CONTEXTO FUNCIONAL Actividades y transacciones

CONTEXTO DOCUMENTAL Macroproceso de apoyo

Macroproceso claveMacroproceso estratégico

Establecen competencias y funciones

Realizan

Producen/reciben

Evidencian

Utilizan

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Diagnóstico• Nombre autorizado • Otras formas del nombre • Fecha • Historia Administrativa• Estatus jurídico • Dependencia jerárquica • Competencia, funciones

y actividades• Legislación• Estructura orgánica• Instalaciones• Equipo y mobiliario

Situación archivística• Producción documental• Flujo documental• Procesos técnicos• Área de relaciones

Servicios• Custodia de documentos • Proceso de transferencia• Consulta y préstamos

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FODA(Análisis estratégico)

Entorno(análisis externo)

Contexto(análisis interno)

Oportunidades FortalezasAmenazas Debilidades

Aprovecharse Sortearse Utilizarse Eliminarse

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Análsis FODA

• Servicios y vínculo externo• Organización• Recurso Humano• Académica/ Capacitación• Recurso Financiero • Infraestructura y equipo• Político-legal• Comunicación

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Etapa B:

Análisis de las actividades de la organización

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Proceso claveSIPOC: Normalización y asesoría en gestión documental

Proveedores del proceso

Entradas (Insumos del

proceso)

Proceso(Actividades del proceso)

Salidas(productos o

servicios que ofrece el proceso)

Clientes del proceso

Internos: Funcionarios del AUROLExternos:La comunidad universitaria en general.

Necesidades identificadas.Solicitudes de algún miembro de la comunidad universitaria.Reglamentos del SAU.    

mapa del

proceso

-Directrices, procedimientos, métodos y prácticas archivísticas, tablas de plazos y capacitaciones.    

Clientes internos:Funcionarios del AUROL

Clientes externos:Comunidad universitaria.

PROPÓSITO DEL PROCESO:Normalizar y

sistematizar la gestión documental

en la comunidad universitaria

promoviendo la asesoría y

capacitación técnica del personal

perteneciente al SAU.

DIAGRAMA

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Actividades

• Subproceso 1: Normalización de la gestión documental

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Mapeo de la Actividad

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Etapa C:

Identificación de requisitos

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N° de normativa Nombre Texto Observaciones

Directriz AUROL 2-2012

Elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales de noviembre 2012 (En revisión)

Criterios para la elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales.

Diseño y creación

Manual de la Universidad de

Costa Rica.

Manual de Identidad Visual de la Oficina de Divulgación de la Universidad de Costa Rica

Uso adecuado de los símbolos y elementos gráficos que representan a la Universidad de Costa Rica.

Diseño y creación

Identificación de requisitos(Ejemplo de Cartas enviadas)

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Serie documental del proceso clave/ Cartas

enviadas

Requisitos

1. Diseño y creación

Requisitos técnicos Asignar un número único a cada oficio .Nombre del diseñador. Fecha de elaboración. Selección de los materiales adecuados.

Requisitos legales Directriz AUROL 2 Elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales de noviembre 2012 (En revisión)

Requisitos tecnológicos Garantizar el correcto ingreso de los datos y uso de los sistemas.

Necesidades de los usuarios Trazabilidad de la documentación.

2. Utilización y mantenimiento

Requisitos técnicos Implementar un instrumento de control como un registro de entrada y salida de documentos y un control de entrega de los mismos a la persona encargada de cada procedimiento de acuerdo a sus competencias.

Requisitos legales El Reglamento del Sistema de archivos Universitarios en su artículo 17 indica que los encargados de los archivos de la Universidad deben: “ recibir, identificar, organizar, describir, seleccionar, administrar, conservar, facilitar y eliminar los documentos producidos o recibidos en la unidad, de acuerdo con lo establecido por el AUROL y la CUSED.

Requisitos tecnológicos Cumplir con lo establecido en las Directrices Generales en Tecnologías de Información y Comunicación (TIC’s) para la UCR.

Necesidades de los usuarios Establecer medidas claras para el acceso.

3. Evaluación

Requisitos técnicos Se cuenta con un procedimiento establecido para la elaboración de tablas de plazos y actas de eliminación de documentos.

Requisitos legales Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios de la Universidad de Costa Rica. Artículos 11 y 13 sobre la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos.

Requisitos tecnológicos Aplicar el proceso de selección a nivel electrónico.

Necesidades de los usuarios Garantizar que los individuos y organizaciones asuman la responsabilidad de sus actos en materia administrativa.

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Diseño y creación Utilización y mantenimiento

Evaluación

Existen procedimientos establecidos para la creación de estos documentos.

Los oficios se encuentran organizados y conservados adecuadamente

Falta establecer la vigencia.

Cartas enviadas (oficios)

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Etapa D:

Evaluación de los sistemas existentes

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Metodología

• Análisis de los puntos contemplados en la Ley General de control Interno Nº8292, para definir si los sistemas utilizados cumplen o no con los requisitos que dicta la normativa, a saber:

 – Seguridad y confiabilidad en su acceso y uso.– Normalización de los procedimientos para la gestión de los

documentos.– Adaptabilidad a las etapas de archivo de gestión, central e

histórico.– Establecimiento de controles y estadísticas por medio de la

generación de reportes.

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Evaluación del sistema

Lotus Notes

VENTAJAS DESVENTAJAS

•Confiable •Creación del número de Oficio de manera automática y consecutiva.•Crea códigos y descripciones para identificar los documentos.•Fuerte motor de búsqueda.•Flujos de trabajo•Permite la relación de documentos •Seguridad y bitácoras que permiten establecer la responsabilidad y autoridad de cada uno de los participantes en la tramitología•Está compuesto por módulos

•El sistema no es Web•No recibe mantenimiento•No se visualizan los expedientes electrónicos•No permite el control de los préstamos de documentos ni de expedientes•No posee alertas•No permite la aplicación de las tablas de plazos (eliminación y transferencia de documentos).•No utiliza firma digital.

Sistema electrónico de Gestión de Correspondencia Institucional (GCI)

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Filemaker Pro 6.0Base de datos Inventario General

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Etapa E: Identificación de estrategias para

cumplir los requisitos

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Plan estratégico

a) Establecimiento de una política de gestión de documentos.

b) Asignación de responsabilidades y competencias.

c) Fijación y promulgación de procedimientos y directrices.

d) Diseño, implementación y administración de sistemas especializados.

f) Integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de la organización.

g) Auditorías de sistemas, procesos, archivos, recursos, servicios.

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Plan estratégico

• Objetivos estratégicos de la Universidad

• Políticas institucionales• UDigital• Sistema integrado: los actores

(autoridades, administradores, archivistas, informáticos)

• Responder a las necesidades de los usuarios

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Etapa F:

Diseño del sistema de gestión de documentos

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Sistema de Archivos Universitarios

AG

AGAG

AG

AG AG

AG

AG

AGCACP

AUROL

AUROL: Coordinador del SAUAGC: Archivos de gestión centralizados

(Rectoría, Vicerrectorías)AG: Archivos de gestión

ACP: Archivos centrales periféricos(Facultades y Sedes Regionales)

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SGD

Documentos

Procesos

Recursos

Normativa

Estrategias

Estructura organizacional

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Incorporación

Creación Captura

Digitalización Formularios Electrónicos

Registro

CreaciónEntrada

DistribuciónSalida

MetadatosIndización

ClasificaciónDescripciónEvaluación

Almacenamiento

Trazabilidad

Control de tiempos

Aprobación

Selección, eliminación, transferencia

Conservación permanente

Gestión documental

Flujo de trabajo

Búsquedas

Tratamiento archivístico

Planificación

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39

ETAPA G:

Implementación de un sistema de gestión de

documentos

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Objetivos de la implementación del SGD

• Fortalecer la cultura archivística mediante la expansión y el seguimiento de acciones de sensibilización, capacitación y formación que promuevan la generación de una cultura sobre el manejo adecuado de los documentos.

• Elaborar los instrumentos necesarios que permitan

una adecuada gestión de documentos a nivel institucional.

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Objetivos de la implementación del SGD

• Optimizar la normativa interna mediante directrices claras en materia archivística, que garanticen la normalización con miras a lograr la ejecución controlada de los procesos archivísticos que se realicen.

• Consolidar la implementación e integración de una infraestructura tecnológica de gestión documental ajustada a los procesos administrativos y archivísticos.

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IMPLEMENTACIÓN DEL SGDAcciones

Plan Operativo:• Identificación de los procesos institucionales• Mapa de Series• Cuadro de Clasificación Institucional• Tablas de Plazos• Tablas de acceso y seguridad• Política de seguridad de la información• Política de preservación de la información• Análisis de riesgos

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Política de gestión

• “Nos comprometemos a preservar, organizar y difundir el patrimonio documental universitario, a asesorar y capacitar en materia archivística a la comunidad universitaria, para lograr una gestión documental efectiva, sustentada y formativa, cumpliendo con el SGC, los requisitos del servicio y mejorando continuamente nuestros procesos.”

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Ligada a las políticas institucionales

• 4.1.3 Fortalecerá la simplificación de los procesos académicos y de los trámites administrativos.

• 4.1.5 Fortalecer una cultura de transparencia y rendición de cuentas de todas las actividades y del uso de los recursos.

• 4.3.1 Fortalecerá el sistema integrado de información universitaria, para coadyuvar en los procesos y en la toma de decisiones institucionales, con base en principios de seguridad, confidencialidad, universalidad y accesibilidad.

 

Políticas de la Universidad de Costa Rica para los años 2010-2014

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Manual de CalidadSección del

ManualSistema de Gestión Documental y de Calidad

Capítulo 1 GENERALIDADES

1.1 Introducción

1.2 Definiciones

1.3 Abreviaturas

1.4 Requisitos Generales

1.4.1 Requisitos de la Documentación

1.4.2 Manual de Calidad

1.4.3 Control de los registros

1.5 Responsabilidad de la dirección

1.5.1 Compromiso de la dirección

1.6 Enfoque al usuario

1.6.1 Política

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Manual de Calidad

Capítulo 2 Planificación

2.1 Objetivos

2.2 Responsabilidad y Autoridad

2.3 Representante de la Dirección

2.4 Comunicación interna y externa

Capítulo 3 Revisión por la Dirección

3.1 Generalidades

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Manual de Calidad

Capítulo 4 Gestión de los Recursos

4.1 Suministro de recursos

4.2 Recursos Humanos

4.3 Infraestructura

4.4 Ambiente de Trabajo

Capítulo 5 Procesos relacionados con el usuario

5.1 Determinación de los requisitos relacionados con el usuario

5.2 Comunicación con los usuarios

5.3 Compras

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Manual de Calidad

Capítulo 6 Prestación del Servicio

6.1 Características del sistema de gestión de documentos

6.2 Incorporación de los documentos

6.3 Almacenamiento y manipulación

6.4 Acceso

6.5 Trazabilidad

6.6 Medición, análisis y mejora

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Manual de Calidad

Capítulo 7 Seguimiento y Medición

7.1 Satisfacción del usuario

7.2 Auditoría Interna

7.3 Seguimiento y medición de los procesos

7.4 Análisis de datos

7.5 Mejora continua

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Tarea: Documentar

F-00-03 Formulario de quejas PG-00-04 Perfil de puestos.

F-01-02 Estudio de usuarios PG-00-05 Auditorías Internas. F-02-04 Ficha para la identificación de Series documentales PG-00-05 Auditorías para servicios externos.

F-03-01 Control de ingreso al depósito.PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas

IT-00-01 Resolución de problemas y quejas. PG-03-05 Incorporación de documentos.

IT-00-02 Estudio de usuarios. PG-04-01 Compras.

IT-03-04 Control condiciones ambientales. PS-03-01 Préstamo de documentos

P-02 Asesoría R-00-01 Objetivos de Calidad.

PG-00-02 Proceso de gestión de comunicación R-00-02 Programa de formación.

PG-00-03 Control de registros. R-00-03 Niveles de acceso a documentos

PG-00-03 Objetivos y Metas del Sistema. R-04-01 Cambios de Unidad de Tecnologías.

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52

Diagrama de Tortuga

53

54

Diagrama matricial(matriz de dependencia entre procesos)

Herramienta de mejora continua

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Relación entre las entidades

Comité Técnico

CUSED Sección AsesoríasSección Servicios de Información

Archivos del SAU

Cliente final

Comité TécnicoIdentificación de necesidades de

directrices

Identificación de necesidades de

directrices

Identificación de necesidades de

directrices

CUSEDIdentificación de

documentos a valorar

Identificación de documentos a

valorar

Sección Asesorías

Directrices técnicas

archivísticas

Directrices en cuanto a

valoración

Directrices técnicas archivísticas

Sección Servicios de Información

Directrices técnicas

archivísticas

Directrices en cuanto a

valoración

Garantía de documentos e

inventarios exactos

Remisión de documentos

Requerimientos de servicio

Archivos del SAU

Directrices técnicas

archivísticas

Directrices en cuanto a

valoración

Asesoramiento y apoyo técnico en

sus funciones

Servicio de préstamo de documentos o

consultas

Cliente finalServicio de préstamo

y consulta de documentos

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Matriz de relaciones entre procesos

57

Sistema de Gestión de documentos

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Del sistema

Seguridad y Acceso

Flujos de trabajo

Tratamiento archivístico

Características

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Gestión de documentos • Administración de los documentos desde que nacen hasta su disposición final.• Registro, clasificación, transferencias, eliminaciones

Normalización • Estantarización de parámetros y procesos archivísticos• Plantillas, roles, expedientes, plazos de conservación

Trazabilidad • Registro detallado, notificaciones y avisos. • Bitácoras y flujos de trabajo.

Autenticidad • Mediante el uso de certificados digitales. • Firma Digital.

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Planificación

Planeamiento Inicial:

• Sesiones de Planificación y reopilación

de información: Requerimient

os, normativas, legislación,

etc.

Análisis de Especificaciones:• Análisis de los

requerimientos y los insumos

de la fase anterior

Diseño y Desarrollo:

• Diseño de propiedades,

métodos, relaciones, bases de

datos, etc.Implementación:

• Escritura del código y

creación de los objetos y

demás componente

s del software

Pruebas de Integridad:• Pruebas

realizadas en ambiente de laboratorio

para comprobar el cumplimient

o de las especificacio

nes

Evaluación:• Pruebas realizadas por el

cliente en un ambiente similar

al de producción

• Liberación de un plan piloto

Liberación:• Instalación

de la solución en el ambiente

de producción del cliente.

• Soporte• Control de

Calidad

61

Planificación

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63

Procesos

1. Elaboración e incorporación de documentos.

2. Descripción

3. Clasificación

4. Categorías de acceso y seguridad

5. Selección y eliminación de documentos

6. Almacenamiento (conservación)

7. Uso y trazabilidad

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Parámetros del sistema

• Perfiles de los usuarios• Niveles de acceso• Uso y trazabilidad• Normalización • Tipos y series documentales• Expedientes• Evaluación documental

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SisDoc

• Glosario de términos empleados• Creación – Disposición Final• Ciclo de vida de los documentos• Norma ISAAR CPF• Norma ISAD-G• Manual de usuario• Manual técnico

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Mejorar los servicios brindados al SAU

AUROL Web 2.0

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Recuperación • Visualización ágil de la información con un identificador único.• Código de barras.

Acceso • Sitios personalizables para cada instancia universitaria.• Aplicación Web 2.0

Preservación • Uso de estándares internacionales.• PDF/1A.

Autenticidad • Mediante el uso de certificados digitales. • Firma Digital.

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Inventario

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Recursos necesarios

Recurso humano

Infraestructura

Equipo

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ETAPA H:

Revisión posterior a la implementación.

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Acción correctiva

• La organización toma acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Los encargados de cada proceso son los responsables de establecer contramedidas y delegar la ejecución.

• El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define los requisitos para:

• Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los usuarios)

• Determinar las causas de las no conformidades• Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de

que las no conformidades no vuelvan a ocurrir• Determinar e implementar las acciones necesarias• Registrar los resultados de las acciones tomadas• Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas. 

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Acción preventiva

• La organización determina acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.

• El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define los requisitos para:

• Determinar las no conformidades potenciales y sus causas• Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de

no conformidades• Determinar e implementar las acciones necesarias• Registrar los resultados de las acciones tomadas• Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas

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Acciones

• Indicadores• Actualización de los instrumentos, normas,

procedimientos• Análisis de los servicios (internos y externos)• Estudio de usuarios• Control de correspondencia• Atención de trámites• Capacitaciones y atención de consultas

(Sistemas: SisDoc, Sitio Web)• Pistas de auditoría• Programa de formación

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CONCLUSIONES

• La norma ISO 15489 es un compendio de buenas prácticas que sirve de guía para normalizar la gestión de los documentos a nivel institucional, lo que supone todo un reto.

• A nivel puntual y como resultado del proyecto en el Archivo Universitario, se evidencia la necesidad de fortalecer el sistema de gestión de documentos que actualmente se utiliza, así como la actualización o elaboración de instrumentos archivísticos.

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CONCLUSIONES

• Se recomienda crear un grupo de trabajo con funcionarios de la administración, del Centro de Informática y el Archivo Universitario, con el fin de establecer los requisitos para la producción, implementación y mantenimiento de las soluciones informáticas, así como los aspectos de la seguridad y la conservación de la información, que garantice a la institución el acceso continuo y confiable del recurso y una correcta gestión del aseguramiento de la información que contiene, desde una perspectiva integral.

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GRACIAS