KEMENTERIAN AGAMA RIDITJEN BIMAS ISLAM

2011

PEDOMAN PENATAAN KEARSIPANDI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

TENTANG

KEPUTUSAN MENTERI AOAMAREPUBLIK INDONESIA

NOMOI 44 'AHUN 2010

Puji syukur kehadirat Allah SWTTuhan yang Maha Esaatas perkenan-Nya penyempurnaan buku Pedoman PenataanKearsipan di lingkungan Kementerian Agama dapat terwujud.

Pedoman Penataan Kearsipan di lingkungan KementerianAgama ini merupakan penyempurnaan dari Peraturan MenteriAgamaNomor 10tahun 2005tentang Petunjuk PelaksanaanSistemKearsipan Arsip Dinamis di lingkungan Departemen Agama, haliniselaras dengan telah ditetapkannya Undang - Undang Nomor43 tahun 2009tentang Kearsipan.

Pedoman Penataan Kearsipan iniberisi tentang pengaturansistem penataan kearsipan di lingkungan Kementerian Agama,secara substansi merupakan penyempurnaan dati materi sistempenataan kearsipan yang tertuang dalam Peraturan sebelumnyaagar lebih memudahkan bagi .Pimpinan Satuan Organisasi/Kerja dalam meIaksanakan penataan kearsipan di lingkunganKementerian Agama,

Diharapkan Pedoman ini dapat menunjang kelancaranpenataan kearsipan dalam mewujudkan tertib administrasi dilingkungan Kementerian Agama.

KATAPENGANTAR

111

BAB III. TATA KEARSIPAN .. 17A. Pengurusan Surat ~..... 17

1. Prinsip Pengurusan Surat 172. Sarana dan Perlengkapan 173. Prosedur Pengurusan Surat Masuk 264. Prosedur Pengurusan Surat Keluar 31

B. Penataan Arsip 351. Prinsip Penataan 352. Sarana................. 353. Prosedur Penataan Arsip Aktif 76

BABn. ASAS,KEWENANGAN DAN ORGANISASIKEARSIPAN 11A. Asas :..... 11B. Kewenangan 11C. Organisasi 11

1. Unit Kearsipan 112. Unit Pengolah 14

BAB 1. PENDAI-IULUAN 5A. Latar Belakang 5B. Maksud dan Tujuan 5C. Ruang Lingkup 6D. Pengertian :........................................... 6

Kata Pengantar iDaftar lsi . .. iiiKEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIANOMOR 44 TAHUN 2010 TENTANG PEDOMANPENATAAN KEARSIPAN 1

DAFfARISI

iv

BAB IV PENU1UP 103

4. Prosedur Penataan dan Layanan Arsiplnaktif .-...................................... 89

5. Pemeliharaan Arsip 916. Penyusutan Arsip 95

1

1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan (Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2009 Nomor152,Tambahan LembaranNegara RepuhlikIndonesiaNomor 5071);

2. Peraturan Pemerintah Nomor .34 Tahun1979tentang Penyusutan Arsip (Lembaran

Mengingat:

Menimbang: a. bahwa dalam upaya mewujudkan tertibadministrasi perlu meninjau kembaliPeraturan Menteri Agama Nomor 10Tahun 2005 tentang Petunjuk PelaksanaanSistem Kearsipan Dinamis di LingkunganDepartemenAgama;

b. bahwa berdasarkan pertimbangansebagaimana dimaksud dalam huruf adan huruf b perlu menetapkan KeputusanMenteriAgama tentang Pedoman PenataanKearsipan di Lingkungan KementerianAgama;

MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPUfUSAN MENTERI AGAMAREPUBLIK INDONESIA

NOMOR « TAHUN2mOTENTANG

PEDOMAN PENATAAN KEARSIPANDJ LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Menetapkan Pedoman Penataan Kearsipandi lingkungan Kementerian Agama,sebagaimana tercantum dalam LampiranKeputusan ini.

KEPUTUSAN MENTERI AGAMATENTANG PEDOMAN PENATAANKEARSIPAN DI LINGKUNGANKEMENTERIAN AGAMA.

MEMUTUSKAN:

Negara Republik Indonesia Tahun 1979Nomor 51, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 1979 Nomor3151);

3. Keputusan Menteri Agama Nomor 373Tahun 2002 tentang Organisasi dan TataKerja Kantor Wilayah Departemen AgamaProvinsi dan Kantor Kementerian Agamakabupaten/Kota sebagaimana te1ah diubahdengan Keputusan Menteri Agama Nomor480 Tahun 2003;

4. Peraturan Menteri Agama Nomor 3 Tahun2006 tentang Organisasi dan Tata KerjaDepartemen Agama;

5. Keputusan Menteri AgamaNomor 16Tahun2006 tentang Tata Persuratan di LingkunganDeparteman Agama:

2

KESATU

Menetapkan

3

Ditetapkan eli Jakartapada tanggal 23April 2010

Keputusan inimulai berlaku pada tanggalditetapkan.

Pada saat Keputusan ini mulai berlaku,Keputusan Menteri Agama Nomor 10Tahun 2005 tentang Petunjuk PelaksanaanSistem Kearsipan Dinamis di LingkunganDepartemen Agama dicabut dan dinyatakantidak berlaku.

Penataan Kearsipan sebagaimana dimaksuddalam Diktum KESATU merupakan acuan

'bagi para pejabat dalam melaksanakanpenataandan pengelolaanarsip elilingkunganKementerian Agama. .

KEEMPAT

KETIGA

KEDUA

4 -

5

A. Latar BelakangSiklus kehidupan arsip dimulai dari tahap penciptaan,penggunaan, penyimpanan dan penemuan kembali,pemeliharaan, penyusutan melalui pemindahan dan berakhirpada tahap pemusnahan atau pelestariannya. Sebagai salahsatu upaya peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipanmenuju tertib administrasi yang berdaya guna dan berhasilguna antara lain melalui penerapan penataan kearsipan.Untuk itu upaya memperbaiki mekanisme dan prosedurkerja kearsipan secara terus menerus sehingga dapatmenyeragamkan dan memudahkan pemahaman dalampelaksanaan kegiatan kearsipan, periu dilakukan melaluipenyempurnaan pedoman penataankearsipan yang telah ada.

B. Maksud dan Tujuan1. Maksud

Pedomanini dimaksudkan sebagai acuanbagi para pejabatdalam penyelenggaraan kearsipan dalam mendukungkelangsungan dan kelancaran pelaksanaan tugas danfungsi instansi dan pelayanan publik.

2. Tujuana. tertatanya arsip dengan baik dan benar, sehingga

berdaya guna dan berhasil guna;

PENDAHULUAN

LAMPIRAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMAREPUBLIK INDONESIA

NOMOR 44 TAHUN 2010TENTANG

PEDOMAN PENATAAN KEARSIP ANDI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

BABI

6

C. Ruang LingkttpPedomaninimengatur penyelenggaraankearsipanmencakuppenetapanasas,kewenangandan pengorganisasiankearsipanserta tata kearsipan rneliputi pengurusan surat, penataanarsip, pemeliharaan dan penyusutan arsip.

D..Pengertian

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalamberbagaibentuk danmediasesuaidenganperkembanganteknologi informasi dan komunikasi yang dibuat danditerima oleh lembaga negara, dalam pelaksanaankehidupan bermasyarakat,berbangsa,dan bemegara.

2. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secaralangsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpanselamajangkawaktu tertentu.

3. ArsipVitaladalah arsipyang keberadaannyamerupakanpersyaratandasarbagikelangsunganoperasionalpenciptaarsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikanapabila rusak atau hilang.

4. Satuan Organisasi adalah bagian dari suatu organisasiyang menyelenggarakankegiatan-kegiatanadministrasidalam arti terbatas yang didalamnya terdapat pejabat­pejabat yang mengurusi administrasi kepegawaian,keuangan, dan administrasi umum.

5. SatuanKerjaadalah unit-unit dibawah satuan organisasiyang melaksanakan administrasi tertentu dan tidak

b. tertatanya organisasi kearsipan,c. teratumya siklus kearsipan; dand. menjamin terselamatkannya arsip sebagai bahan

pertanggungjawaban nasional, memori organisasi danmemori kolektif bangsa.

7

memenuhi unsur-unsur yang menangani administrasikepegawaian, keuangan dan administrasi umum.

6. Unit PelakSana Teknis (VPf) adalah satuan organisasiyang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis .operasional dan/ atau tugas teknis penunjang dariorganisasiDnd~ya.

7. Unit Pengolah adalah satuan kerjayang mempunyai tugas. dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitandengan kegiatan pencipta arsip,

8. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsipyang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalampenyelenggaraan kearsipan.

9. Kearsipan ialah kegiatan penyelenggaraan ataupengelolaan arsip mulai dari tata naskah, pengurusansurat, pengelolaan arsip aktif dan inaktif, sampai denganpenyusutannya.

10.Kartu Kendali ialah formulir untuk pencatatan,penyampaian surat penting dan untuk menelusurilokasi serta pengganti arsip selama masih aktif pada unitpengolah ..

11. Lembar Pengantar Surat Biasa ialah formulir yangdigunakan sebagai alat penyampaian surat biasa,berwarna putih dan kuning muda.

12. Lembar Pengantar Surat Rahasia ialah formulir yangdigunakan sebagai alat penyampaian surat rahasia,berwarna putih dan merah muda. .

13. LembarDisposisi ialah lembar untuk menuliskan disposisiyangmengatur danmekanisme pekerjaan,berwama putihdan kuning muda.

14. Tickler File ialah sarana untuk menyimpan lembardisposisi ke 2 (warna kuning) pada Tata Usaha UnitPengolah.

8

15. Berkas ialah himpunan arsip yang dapat ditata secarakesamaan urusan, kegiatan, dan kesamaan jenis,

16. Penataan Berkas ialah cara menata arsip ke dalam berkasdan mengatur berkas ke dalam susunan yang sistematisdan logis, dengan mempergunakan klasifikasi, indeksdokumen, indeks berkas (title) dan tunjuk silang.

17. Kotak Kartu kendall ialah alat untuk menyimpan kartukendali; terbuat dari kayu atau besi berbentuk sepertilemari yang didalamnya ada lad tersusun horizontaldan vertikal yang ukurannya disesuaikan dengan kartukendali. .

18. Folder ialah alat untuk menyimpan arsipJkartu kendalidi dalam filling cabinet atau dalam kotak kartu kendali,dengan ukuran tertentu.

19. Sekat ialah alat untuk pemisah dan petunjuk antarakelompok masalah satu dengan masalah yang lainnyasesuai dengan pembagian dalam klasifikasi arsip..Untuksekat kartu kendall, disampmg sebagai alat pemisah danpetunjuk seperti tersebut diatas juga dipakai sebagaipemisah antara kelompok wilayah/ instasi yang satudengan yang lain. .

20. Kode adalah membedakan satu masalah dengan masalahyang lain dalam berbagai jenjang, yang merupakansarana penuntun letak dokumen/ arsip pad a temp atpenyimpanan yang sarna. Kode merupakan gabunganhuruf dan angka diperoleh dari singkatan pokok masalah.

21. Klasifikasi adalah pengelompokan atas dasar perincianmasalah dari pelaksanaanfungsi dankegiatanKementerianAgama yang disusun secara legis dan sistematis.

22. Klasifikasi Arsip ialah pengelompokan arsip denganperincian masalah secaralogis dan sisternatisyang menjadidasar penataan berkas.

9

23. Kode Klasifikasi Arsip ialah merupakan bagian dariklasifikasi arsip yang menjadi tanda pengenal masalahdalam bentuk huruf dan angka, serta menjadi saranapenuntunletak dokumenarsip d.i tempat penyimpanannya.

24. Indeks ialah tanda pengenal arsip yang merupakan alat. bantu. untuk penemuan kembali.

25. Tunjuk Silang ialah alat bantu yallg menunjuk ke berkaslain yang saling berkaitan atau saling melengkapi.

26. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlaharsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif, pemusnahanarsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahanArsip Statis kepada Lembaga Kearsipan,

27. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisisekurang-kurangnya jangka waktu. penyimpanan atauretensi,jenis arsip, danketerangan yang berisirekomendasitentang pedoman suatu.jenis arsip dimusnahkan, dinilaikembaIi,atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagaipedoman penyusutan.

28. Pemindahan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsipdan pemindahan tanggung jawab pengelolaan dari unitpengolah ke unit kearsipan.

29. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan pengurangan danpengamanan informasi melalui penghancuran fisik daninformasi sehingga tidak dapat dikenali lagi.

30. Penyerahan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsipdengan menyerahkan arsip statis dan tanggungjawabpengelolaannya dari instansi kepada lembaga kearsipan.

10 --

- 11

C. Organisasi1. UnitKearsipan

a. KementerianDilaksanakan oleh Sekretariat Jenderal dalam haliniBiroUmumyang kemudian disebut sebagaiUnitKearsipan I.

B. KewenanganArsip sebagaimana yang telah disebutkan pada babpendahuluan adalah wewenang pemerintah dan dalam halarsip yangberkaitan denganarsip di lingkunganKementerianAgamamenjadiwewenang KementerianAgama1. Menterimenetapkankebijakanumum dibidangkearsipan.2. Sekretariat Jenderal melakukan pembinaan kearsipan

di lingkungan Kementerian Agama dalam hal inidilaksanakanBiroUmum,

3. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi sebagaipusat arsip di lingkungan KantorWilayah KementerianAgama yang selanjutnya disingkat Kanwil KementerianAgama.

A. AsasPenyelenggaraan kearsipan di lingkungan KementerianAgamamenerapkan asas:1. Sentralisasi dalam kebijakan pengelolaan kearsipan di

lingkungan KementerianAgama;dan2. Desentralisasi pelaksanaan kebijakan pengelolaan

kearsipandi seluruhsatuanorganisasi/kerjadilingkunganKem.enterianAgama.

BABIIASAS, KEWENANGAN DANORGANISASI KEARSIP AN

12 --

Tugas Unit Kearsipan I: _1) Mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif .

diseluruh satuan organisasi;2) Menyimpan arsip in aktif dati seluruh satuan

organisasi (sebagai pusat arsip);3) Membina dan mengkoordinasikan dibidang

kearsipan di lingkungan Kementerian Agama;4) Membina,mengkoordinasikandan mengendalikan

jabatan fungsional arsiparis di lingkunganKementerian Agama;

5) Memusnahkan arsip sesuai dengan Jadwal RetensiArsip (JRA);

6) Menyerahkan arsip statis Kementerian AgamaPusat kepada Arsip Nasional.

b. Satuan OrganisasiDilaksanakan oleh Sekretariat Direktorat [enderal,Sekretatiat Inspektorat [enderal, dan SekretariatBadanLitbang dan Diklat yang dilaksanakan oleh BagianUmum disebut Unit Kearsipan II.Tugas Unit Kearsipan II:1) Mengarahkan, mengendalikan dan menata arsip

aktif di lingkungan satuan organisasi masing­masing;

2) Melakukan koordinasi bidang kearsipan danjabatanfungsional arsiparis dengan UnitKearsipanI;dan

3) Memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan Imaksimal2 tahun sekali.

c. Instansi Vertikal1) Kantor Wilayah Kementerian Agama yang

dilaksanakan oleh Bagian Tata Usaha; dan2) Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota

yang dilaksanakan oleh Subbagian Tata UsahaYang disebut Unit Kearsipan ill

- 13

Tugas Unit Kearsipan .III:1) Kantor Wilayah Kementerian Agama

a) Mengarahkan dan mengendalikan arsip aktifdiKanwil;

b) Menyimpan arsip' in aktif Kanwil;c) ~engkoor~sikan bi~ang kearsipan da~

jabatan fungsional arslpans dengan UrutKearsipan Ii ,.

d) Memusnahkan arsip sesuai dengan [adwalRetensi Arsip (JRA);

e) Menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsi­pan Daerah (LKD); dan

f) Memberikan bimbingan kegiatan kearsipanpada Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota, UIN, IAIN/IHDN, S'fAIN/STAKN/STAHN/5TABN, Balai, KUAdanMadrasah

2) Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kotaa) Mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif

di Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota;

b) Menyimpan arsip in aktif Kantor Kemente­rianAgama Kabupaten/Kota, KUA, MIN danMfsN;

c) Mengkoordinasikan kegiatan kearsipan danjabatan fungsional arsiparis dengan Unit Ke­arsipan Tingkat KanwiI;

d) Memberikan bimbingan kegiatan kearsipandi lingkungan Kantor Kementerian AgamaKabupaten/ Kota; dan

e) Menyerahkan arsip inaktif pada Kanwil.

d. Tingkat Unit Pelaksana Teknis (UPf)1) Perguruan Tinggi Agama:

a) UIN yang dilaksanakan oleh Biro AdministrasiUmum;

b) IAIN/IHDN yang dilaksanakan oleh BagianAdministrasi;

c) 5TAINj5T AKN/STABN/STAHN yang dilak­sanakan oleh Bagian Administrasi;

14 --

b. Satuan Organisasi1) SekretariatJenderal

a) Pimpinan Unit Pengolah adalah SekretarisJenderal;

b) Tata Usaha adalah Subbagian SekretariatJenderal;

c) Pelaksanaadalah Birodan Pusat.

2) Madrasah yang dilaksanakan oleh Tata Usaha3) Kantor UrusanAgamayang dilaksanakan oleh

Tata Usaha4) Balaiyang dilaksanakan oleh TataUsaha.

Yangdisebut Unit Kearsipan IVTugasUnit Kearsipan IV:1) Mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif di

masing-masing UPI';2) Menyimpanarsip inaktifdariunit kerja dilingkungan

UPT masing - masing;3) Membinadanmengkoordinasikandibidangkearsipan

di lingkungan UPTmasing-masing;4) Membina, mengkoordinasikan dan mengendalikan

jabatan fungsional arsiparis di lingkungan UPTmasing-masing;

5) Memindahkan arsip in aktif ke Kanwil kecuali KUAMadrasahTsanawiyahdanMadrasahIbtidaiyahyaituke KantorKementerianAgama KabupatenjKota.

2. Unit Pengolaha. SatuanOrganisasi

1) Pimpinan Unit Pengolah adalah MenteriAgama;

2) Tata Usaha adalah Subbagian Tata UsahaMenteri;

3) Pelaksana adalah pimpinan Satuan Organisasi(Sekretaris Jenderal, Inspektur [enderal, Direktur[enderal, dan KepalaBadanLitbang dan Diklat).

-- 15

c. Instansi Vertikal1) Kantor Wilayah Kementerian Agama

a) Pimpinan Unit Pengolah adalah KepalaKanwilKementerian Agama Provinsi;

b) Tata Usahaadalah Subbagian Umum;c) Pelaksana adalah Bagian Tata Usaha dan

Bidang.2) Kantor Kementerian Agama Kabupateu/Kota

a' Pimpinan Unit Pengolah adalah Kepala KantorKementerian Agama Kabupaten/ Kota;

b) Tata Usaha adalah Subbagian Tata Usaha;c) Pelaksana adalah Seksi .

2) Direktorat Jenderal .a). Pimpinan Unit Pengolah adalah Direktur

Jenderal;b) Tata Usaha adalahSubbagian Tata Usaha dan

KearsipanjSubbagian Tata UsahajSubbagianTata Usaha, PerlengkapandanRumah Tangga;

c) Pelaksana adalah Sekretariat dan Direktoral

3) Inspektorat [enderala) Pimpinan Unit Pengolah adalah Inspektur

Jenderal;b) Tata Usaha adalah Subbagian Tata Usaha;c) Pelaksana adalah Sekretariat dan Inspektorat.

4) Kepala Badan Litbang dan Diklata) Pimpinan UnitPengolahadalahKepala Badan

Litbang dan Diklat; .b) Tata Usaha adalah Subbagian Tata Usaha,

Rumah Tangga dan BMN;c) Pelaksana adalah Sekretariat dan Pusat.

16 -

4) Balaiyang dilaksanakan oleh Tata Usahaa) Pimpinan Unit Pengolah adalah Kepala;b) Tata Usaha adalah subbag Tata Usaha;c) Pelaksana adalah seksi.

3) Kantor Urusan Agama yang dilaksanakan olehTata Usahaa) Pimpinan Unit Pengolah adalah Kepala,b) Tata Usaha adalah pelaksana Tata Usaha;c) Pelaksana adalah petugas yang ditunjuk.

2) Madrasah yang dilaksanakan oleh Tata Usahaa) Pimpinan Unit Pengolah adalah Kepala;b) Tata Usaha adalah Subbagian Tata Usahaj

Pelaksana Tata Usaha;c) Pelaksana adalah petugas yang ditunjuk.

d. Unit Pelaksana Teknis (UP'I)1) Perguruan Tinggi Agama:

a) DINi. Pimpinan Unit Pengolah adalah Rektor;ii. Tata Usaha adalah Subbagian Tata

Usaha;iii. Pelaksana adalah Biro.

b) IAINjIHDNi. Pimpinan Unit Pengolah adalah Rektor;ii, Tata Usaha adalah Subbagian Tata

Usaha;ill. Pelaksana adalah Biro.

e) STAINjSTAKNjSTABNjSTAHNi, Pimpinan Unit Pengolah adalah Ketua;ii, Tata Usaha adalah Subbagian Tata

Usaha:ill. Pelaksana adalah Bagian.

-- 17

2. Saranadan Perlengkapana. Meja Sortir

Meja Sartir digunakan untuk menyimpan danmensartir surat masuk, seperti gambar dibawah ini:

A. Pengurusan Surat1. Prinsip Pengurusan Surat

a. Semua surat masuk dan surat keluar untuk dan darisatuan unit organisasi melalui unit kearsipan sesuaitingkatan masing-masing satuan unit organisasi elilingkungan Kementerian Agama.

b. Penomoran surat keluar dan surat masuk dilakukansecara sentral di unit kearsipan sesuai tingkatanmasing-masing satuan unit organisasi di lingkunganKementerian Agarna.

c. Surat-surat yang proses pengolahan informasinyamelibatkan lebih dari satu unit organisasipenyampaiannya perlu dikoordinasikan dengansatuan unit organisasi terkait melalui TU UnitPengolah masing-masing satuan organisasi.

d. Pengurusan surat harus menjamin kecepatan, ketepa­tan penyampaian informasi kedinasan untuk prosespenyelesaian pekerjan unit kerja yang memiliki ke­wenangan penanganan informasi,

BAB IIITATAKEARSIPAN

18 --

Indeks berkas... Tgl. Kode....M/KNo. Urut :

lsi ringkas:

Lampiran

Dari: Kepada:

Tanggal: No. Surat:

Pengolah IParaf,Catatan: .................................................................................................... .........................................................

b. Kartu KendaliContoh Kartu Kendall

- 19

Cara mengisi kartu kendall:1) mencantumkan tanggal penerimaan surat;2) melingkari huruf M untuk surat masuk dan

huruf K untuk surat keluar:3) memberikan nomor urut surat masuk;4) mengisi kolom isi ringkas sesuai dengan isi

surat;5) mengisi kolom lampiran, jika ada lampiran;6) mengisi kolom dari sesuai dengan alamat

surat;7) mengisi kolom kepada sesuai dengan alamat

yang dituju;8) mengisi kolom tanggal sesuai dengan tanggal

surat;9) mengisi kolom nomor surat sesuai dengan

nomor yang tertera dalam surat;10) mengisi kolom pengolah sesuai dengan unit

pengolah;11) mengisi kolom catatan sebagai berikut:

a) apabila isi surat memiliki dua kata tangkapatau lebih, kata tangkap kedua (sekunder)dipergunakan sebagai petunjuk hubungandengan kata tangkap pertama (TunjukSilang);

b) mencatat hubungan surat yang diterima atauyang dikirimkan (retro akta);

c) mencatat kekurangan/kelainan pada isisurat;

d) mencatatjumlah surat dan tujuan pengirimansurat (untuk suratyang memiliki tembusan);

e) mencatat jumlah dan nama berkas/ orangdalam lampiran surat;

f) mencatat hal-hal lain yang dianggap perIu.

20 -

Cara mengisi LPSB:a) mengisi kolom unit pengolah sesuai dengan

nomenklatur unit pengolah penerima surat;b) mengisi kolom jam dan tanggal sesuai dengan

jam dan tanggal penerimaan surat;c) mengisi kolom nomor urut sur at;d) mengisi kolom asal sur at/ ditujukan kepada

sesuai dengan surat masuk dan surat keluar;e) mengisi kolom tanggal/nomor surat sesuai

yang tercantum pada surat;f) mengisi kolom perihal sesuai dengan perihal

suraf; .g) mengisi kolom keterangan, jika perIu;h) mengisi kolom diterima, tanda tang an

penerima dan nama terang sesuai dengan jam

Unit Pengolah: Disampaikan Jam:

Tanggal:

Nomor Asal Surat Tanggall perihal KeteranganUrut IDitujukan Nomor

Kepada") Surat

Dit-erima ....~........ ,...................,

Tanda Tangen Penerima .......... ,......~...... " ........

Nama Terang .-................................

c. Lembar PengantarLembar Pengantar terbagrdua [enis:1) Lembar Pengantar Surat Biasa (LPSB)

Contoh lPSB

-- 21

Cara pengisian LPSR:a) mengisi kolom unit pengolah sesuai dengan

nomenklatur unit pengolah penerima surat;b) mengisi kolom jam dan tanggal sesuai dengan

jam dan tanggal penerimaan surat;c) mengisi kolom nomor urut surat;d) mengisi kolom asal suratj ditujukan kepada

sesuai dengan surat masuk dan surat keluar;e) mengisi kolom tanggalfnomor surat sesuai

dengan yang tercantum pada surat;f) mengisi kolom keterangan, jika perlu;g) mengisi keterangan diterima pukul, tanggal,

tanda tangan dan nama terang penerima padaunit pengolah.

Tanggal. .Diterima PukulTanda Tangan PenerimaNama Terang

DisampaikanUNIT PENGOLAH Pukul.............

Tan_gg_al.........Nomor Asal Suratl Tanggall KeteranganUrut Ditujukan Nomor

Kepada

2) Lembar Pengantar Surat Rahasia (LPSR)Contoh:

dan tanggal penerimaan surat, tanda tangandan nama terang penerima surat pada unitpengolah.

22 --

Cara Pengisian Lembar Disposisi:1) mengisi keteranganIndeks dan kode sesuai dengan

yang tercantum pada Kartu Kendali;2) mengisi keterangan tanggal/nomor, sesuai dengan

yang tercantum pada KartuKendali;3) mengisi keterangan asal sur at sesuai dengan asal

surat;4) mengisi keterangan isi ringkas sesuai dengan isi

surat;5) rnengisi keterangan diterima tanggal sesuai dengan

tanggal penerimaan surat;

.................................. , , .

Sesudah digunakan harap dikembalikan;Kepada:

Oiteruskan kepada1 .2 .3 .

lsi Oisposisi

Tan99al Penyelesaian:

Tanggal/NomorAsal Suratlsi RingkasDiterima Tanggal

Kode:Indeks, Pemindahan

d. Lembar DisposisiContoh:

-- 23

e. Kotak Kartu KendallDidalam kotak kartu kendall terdapatfolder dan sekatuntuk menata Kartu kendall.

6) mengisi keterangan tanggal penyelesaian sesuaidengan tang gal selesainya pengolahan Buratoleh Unit Pengolah (diisi oleh Pimpinan UnitPengolah);

7) mengisi kolom isi disposisi sesuai dengan yangtertulis oIeh Pimpinan Unit Pengolah;

8) mengisi kolom diteruskan kepada sesuai denganyang tertulis oleh Pimpinan Unit Pengolah;

9) mengisi keterangan sesudah digunakan harapdikembalikan kepada diisi oleh Unit Pengolah;dan

10) mengisi keterangan sesudah digunakan harapdikembalikan tanggal diisi sesuai dengan tanggalkembalinya sur at.

24 --

a) TicklerFiledigunakan untuk menyimpan LembarDisposisi (LD) II juga digunakan untuk menyimpanlembar peminjaman Arsip;

b) TicklerFileterbuatdarikarton tebal, triplek, kayu,plastik, kaleng, besi baja, dan lain- lain;

r:::l~

f. Kotak Lembar Disposisi (Tickler File)

Gambar Susunan Sekat dan Folder Kartu Kendall

Gamber Kotak Kartu kendall

-- 25

d) Keterangan,Ada 6 macam tab (satu lembar papan dibagi 6),papan dengan tab ke I, II~IlL bila dibalik menjadipapan dengan tab IV, V, dan VI. [umlah papantanggal sebanyak 311embar, disusun menjadi 6sai, tiap saf (lapis) terdiri dan 6 macam papanbertap ke I, IT,ill, IV, V, dan VI. Sa[ ke 6 hanya

Papan tanggal :

Kotak Ukuran bagian dalamA- B = 16.50 em,B-C =36crrt,C-D 26em,B-E=19cm.(dalam posisi berdiri) beruku­ran: Tinggi 25.50 em, datar/lebar 16.50 em, tonjolan atas(tinggi) 1.50 em, tonjolan atas(datar) 2.75 em letak Kedudu­kan tab bergeser dan kiri kekanan.(dalam posisi berdiri): tinggi24cm1 datar 16.50 em, padabagian atas tengah ada tabdengan ukuran.tinggi 2 em dandatar 6.50 em, jumlah papanbulan sebanyak 12 lembarbulan [anuari s.d Desember,bulan yang sedang berjalanditempatkan di depan, dibelakang papan tanggal.

Papan bulan

c) Tickler File Terdiri dari:Bagian I KotakBagian II Papan Tanggal

sebanyak 31 Lembar'Bagian TIl Papan Bulan

sebanyak 12Lembar

26 --

3. ProsedurPengurusan SuratMasuka. Penerimaan

Proses penerimaan surat masuk dilakukan sesudahsurat diterima yaitu.:1) memeriksa kebenaran surat;2) mengembalikan surat salah alamat kepada alamat

yang dituju;3) melampirkan amplop surat terhadap surat tidak

terdapat alamat yang jelas:

\,.__--__ -,I

COntoh1ickerF'~}'aqdiisicbpnbWan danfInBp):

~--~/ - \~.----~

berisi selembar papan tab ke I untuk tempat angkatanggal31. Setelah papan itu disusun meniadi 6 safdan masing-masing tabnya diberi tanggal, terlihatsusunannya sebagai berikutSaf ke 1 berisi tanggal, 1-2-3-4-5-6.Safke 2 berisi tanggal, 7-8-9-10-11-12.Saf ke 3 berisi tanggal, 13-14-14-15-16-17-18.Saf ke 4 berlsi tang gal, 19-20-21-22-23-24.Saf ke 5 berisi tanggal, 25-26-27-28-29-30.Saf ke 6 berisi tang gal, 31

- 27

c. Pencatatan1) membuka amplop untuk surat terbuka dengan

hati-hati untuk menjaga agar surat jangan sampairusak;

2) , membaca dan menentukan isi surat;3) meneliti surat sesuai dengan catatan yang tertera

pada amp lop, termasuk kelengkapan surat danlampirannya;

4) memberi catatan seperlunya terhadap surat yangtidak lengkap seperti kurang lampiran;

5) membedakan surat penting dan surat biasa dengancara memberi tanda dengan pensil disudut kananatas surat berdasarkan jenis surat, yaitu huruf Puntuk surat Penting dan huruf Buntuk surat biasaContoh:(PSe.kjenartinya surat penting yang memerlukankebijakan Sekjen. (P Rocan) artinya suratpenting yang memerlukan kebijakan Kepala BiroPerencanaan, (BRocan) artinya surat biasa yangdikirim ke BiroPerencanaan.

4) memberi stempel jam dan tanggal diterima padabagian belakang surat yang sudah dibuka;

5) memberi stempel jam dan tanggal diterima padabelakang amplop surat tertutup / rahasia;

b. Penggolongan .1) memisahkan surat dinas, surat pribacli dan surat

salah alamat;2) menggolongkan surat tertutup / rahasia dan surat

terbuka;3) menyerahkan surattertutup / rahasia pada pencatat

surat dan menyerahkan surat terbuka padapengarah surat;

4) menyortir surat-surat sesuai dengan unitpengolahnya

28 -

e. Pengarahan1) mencatat surat penting dengan menggunakan

Lembar Disposisi rangkap dua;2) menyampaikan surat beserta Lembar Disposisi

rangkap dua pada pimpinan unit pengolah;3) menerima kembali surat beserta Lembar Disposisi

rangkap dua yang telah diberikan disposisi olehPimpinan Unit Pengolah:

4) mengarahkan surat beserta lembar disposisirangkap dua ke Unit Pengolah surat;

5) meminta paraf tanda terima dari petugas pelaksanaunit pengolah pada lembar disposisi rangkap dua;

d. Pendistribusian1) mendistribusikan surat penting dan surat biasa

dengan sarana pencatatan (KK atau LembarPengantar) ke Unit Pengolah sesuai tujuan surat;

2) meminta tanda tangan penerimaan surat padaKK atau Lembar Pengantar (LPSB/LPSR)kepadapetugas TV Unit Pengolah;

3) menyimpan KK I (warna putih) sesuai denganurutan nomor pencatatan, KK II (warna kuning)dan Lembar Pengantar (LPSBjLPSR) pada unitkearsipan sesuai dengan klasifikasi arsip:

4} menyimpan KK III (warna merah) pada unitpengolah sesuai klasifikasi arsip,

6) memberi penomoran surat penting;7) mencatat surat penting kedalam kartu kendali

(KK);8) mencatat surat biasa kedalam formulir LPSB

(Lembar Pengantar Surat Biasa):9) mencatat surat rahasia kedalam formulir LPSR

(Lembar Pengantar Surat Rahasia).

28 --

e. Pengarahan1) mencatat surat penting dengan menggunakan

LembarDisposisirangkap dua;2) menyampaikan surat beserta Lembar Disposisi

rangkap dua pada pimpinan unit pengolah;3) menerimakembalisurat besertaLembarDisposisi

rangkap dua yang telah diberikan disposisi olehPimpinanUnitPengolah;

4) mengarahkan surat beserta lembar disposisirangkap dua ke Unit Pengolahsurat;

5) memintaparaftanda terima daripetugaspelaksanaunit pengolahpada lembardisposisirangkap dua;

d. Pendistribusian1) mendistribusikan surat penting dan surat biasa

dengan sarana pencatatan (KK atau LerribarPengantar) keUnit Pengolahsesuai tujuan surat;

2) meminta tanda tangan penerimaan surat padaKKatau LembarPengantar (LPSB/LPSR)kepadapetugas TVUnit Pengolah;

3) menyimpan KK I (warna putih) sesuai denganurutan nomor pencatatan, KKII (warna kuning)dan Lembar Pengantar (LPSB/LPSR)pada unitkearsipan sesuai dengan klasifikasiarsip;

4) menyimpan KK III (warna merah) pada unitpengolah sesuai klasifikasiarsip.

6) memberi penomoran surat penting;7) mencatat surat penting kedalam kartu kendali

(KK);8) mencatat surat biasa kedalam formulir LPSB

(LembarPengantarSurat Biasa):9) mencatat surat rahasia kedalam formulir LPSR

(LembarPengantarSurat Rahasia).

-- 29

Bagan Sural Masuk Penung di lingkungan Se!jen

f. Penyimpanan1) .memertksa tanda pelepas (File, Simpan/ Dep)

surat;2) menyimpan surat yang telah selesaidiproses;3) menyimpan arsip sesuai dengan klasifikasi.

BaganSuratMasuk Penting di lingkungan Setjen

6) menyimpan lembar disposisi II (warn akuning) pada TV unit pengolah sesuai tanggalpenyelesaian,

30 _-

cco~OJ

-- 31

. 4. ProsedurPengurusan Surat Keluara. Pembuatan Konsep

PelaksanaUnit Pengolahmembuatkonsep surat sesuaidengan tata naskah yang berlaku

UNtT KEARSIPAN I.NT,....SInt PCQIIlIIhmSllral ...... sn PauelArsip PeNGO\.AH

c:J- Llr--~i!JI •

Lt ; : 11t ~; i,; :': i

tti····~·~·······.............-- ......_ ......._- J.~lJI LP

BAGAN PllOSEDUB. SURAT BIASA MASUX

32 --

e. Penyampaian1) menyampaikan surat asli beserta Kartu Kendall

atau Lembar Pengantar dari Unit Pengolah keUnit Kearsipan;

2) meminta paraf pada petugas/pelaksana UnitKearsipan pada Kartu Kendall;

3) mengambUKK ill(warna merah) untuk disimpanpada Unit Pengolah.

f. Pengiriman1) menyiapkan amplop berkop satuan organisasi;2) mengetik nomor dan alamat tujuan surat pada

amplop;

d. Pencatatan1) mencatat surat penting kedalam Kartu Kendall

pada Unit Pengolah;2) mencata.t surat biasa atau.rahasia kedalam Lembar

Pengantar (LPSB/LPSR);3) memberi nomor surat pada net surat;4) memberi stempel pada surat.

C. Penomoran1) meminta nomor surat ke Unit Kearsipan;2) memberi nomor surat pada net surat;3) memberi stempel pada surat.

b. Persetujuan1) mengajukan konsep surat keluar untuk memper­

oleh persetujuan kepada Pimpinan Unit Pengolahsesuai dengan kewenangannya;

2) mendapatkan paraf persetujuan konsep surat;3) mengetik konsep surat yang telah diparaf menjadi

net surat;4) mengajukan kemball net surat untuk ditandatan­

gani pimpinan Unit Pengolahan.

-- 33

3) memeriksa kelengkapan surat;4) memasukkan surat kedalam amplop;5) mengirimkan surat sesuai alamat dituju.

g. Penyimpanan1) menyimpan pertinggal net surat (copy surat) ses­

uai dengan klasifikasi2) menyimpan KK III (warna merah) pada kotak

kartu kendali (TicklerFz7e) di unitpengolah3) menyimpan KK I dan KK II (warna putih dan

kuning) pada kotak kartu kendall (Tickler File) diunit kearsipan

34 --

UYT U....'T WEI...._._.....PE~ ~ ~!l.-aI '_',Anjp .~s.r

lPSR £PSt

1 n 1 11

I I I 1

l~[ .~1; "I~I• =~:il

r-v- ......».41................... _· -.;""..~...,.............~i mJl.PSR ~

.,--.

UNn .......,lT~~~ ~s. !tlIrlIIatSlaf ~ ~!lInl

-- 35

Rincian klasifikasi:1) Klasifikasi arsip fasilitatif

KU. KEUANGAN00. RENCANA DAN PENYUSUNAN ANGGA­

RAN00.1 RENCANA ANGGARAN

Surat-surat atau naskah yang berkenaan

2. Saranaa; Klasifikasi

Klasifikasi merupakan pengelompokkan atas dasarperincian pokok masalah, sub masalah dan sub-submasalah. Contoh: Kepegawaian (pokok masalah), pen­gadaan (sub masalah), formasi (sub-sub Masalah).

B. Penataan Arsip1. Prinsip Penataan

a. Arsip aktif disimpan secara desentralisasi di setiapunitpengolah sesuai jenjang struktural dilingkungan KantorKementerian AgarnaKabupaten/Kota:

b. Penyimpanan arsip aktif dilakukan sesuai prosedurdan Penataan pemberkasan yang telah ditentukanberdasarkan klasifikasi alpha numerik;

c. Setiap unit pengolah memiliki sentral file untukmenyimpan arsip aktif.

d. Penataan Arsip in aktif dipusatkan di Unit Kearsipandalam tiap satuan organisasijUPT, tetapi sebelumdipindahkan ke Unit Kearsipan disimpan sementaraterlebih dahulu di masing-masing Tata Usaha unitpengolah dalam tiap satuan Organisasi/UPT;

e. Setelah melalui proses pemindahan arsip, penataan arsipinaktif dapat tetap mempertahankan penataan sewaktumasih aktif, apakah dalam bentuk dossier, rubrik atauseri;

f. Untuk kepentingan penemuan kembali arsip in aktif,maka perlu dibuatkan daftar indeks berkas (titel).

01. BELANJA01.1 Surat PermintaanPembayaran

Surat-surat yang berkenaan denganpengajuan dan pengeluaran surat per­mintaan pembayaran (SPP) meliputiSPP-GU, SPP-DUjTU, SPP-LS, ABTrutin, termasuk gaji pegawai, SuratPernyataan Pengajuan Tambahan DangPersediaan, Surat Permohonan Tamba­han Dang Persediaan, Surat Pernyataan

00.3 NON BUDGETERSurat-surat yang berkenaan dengan penyusu-Inan anggaran non budgeter meliputi:

NTCR (Nikah, Talak, Cerai, Rujuk)Biaya Petugas HajiBKM(Badan Kesejahteraan Masjid)BP-4(Badan Perkawinan dan PenyelesaianPerceraian)MTQ (Musabaqoh Tilawatil Qur'an).

00.2 PENYUSUNAN ANGGARANSurat-surat yang berkenaan dengan ang-.garan belanja mulai dari pengumpulan bahan,pemrosesan penetapan Pagu Indikatif, PaguDefinitif, Rencana Kerja Anggaran (RKA),DIPA, Peturijuk Operasional Kegiatan (POK),RevisiAnggaran dan target penerimaan bukanpajak.

dengan rencana anggaran meliputi RencanaAnggaran KerjaInstansi (RAKIP), RJ<A-KL, danRASKIP,usulan RAPBN ke DPRRI termasukusulan anggaran Belanjadari Unit Organisasi.

36 --

- 37

02.2 SPJNON BUDGETERSurat-surat yang berkenaan dengan per­tanggungjawaban keuangan:- NTCR (Nikah Talak Cerai Rujuk)- Biaya Petugas Haji- BKM (BadanKesejahteraan Masjid)- BP-4 (Badan Penasehat Perkawinandan Penyelesaian Perceraian)

- MTQ (Musabaqoh Tilawatil Qur'an)

03. PENDAP ATAN NEGARA03.1 PAJAK

Surat-surat yang berkenaan denganpendapatan Negara dari hasil pajak yangmeliputi:

02. SPT02.1 SPTAPBN

Surat-surat yang berkenaan dengan per­tanggungjawaban keuangan anggaranbeIanja rutin, seperti:- laporan Realisasi Keuangan- surat Pernyataan Tanggung JawabBelanja

- sur at Keterangan Tanggung JawabMutlak

- laporan Realisasi Anggaran

01.2 SPJSurat-surat yang berkenaan dengan pen­gajuan dan pengeluaran surat permint­aan pembayaran (SPP)beban tetap dansementara/UUDP (Dang Untuk Diper­tanggungjawabkan) pembangunan.

Permintaan Dispensasi Tambahan UangPersediaan, Penambahan Anggaran/Anggaran Pendapatan Belanja NegaraPerubahan.

04.2 SVRAT-SURAT YANG BERKENAANDENGANSALDO REKENING KORANYANG ADA PADA BANK.

o _ ralat Rekening- Surat Pernyataan Rekening

05. SUMBANGANjBANTUANSurat-surat yang berkenaan dengan permin­taan, pemberian sumbangan/bantuan khususdi luar tugas pokok Kementerian Agama,seperti: .- bencana alam

kebakaran.! pekan Olah Raga

danlainsebagainnya

03.2 BUKAN PAJAKSurat-surat yang berkenaan denganpendapatan Negara dan hasil bukan pa­[ak (nontax) yang meliputi penerimaandari:- biaya penelitian hasil penerimaan

negara- biayaNTCR- biaya perkara dan hasil penjualan

barang-barang inventaris yang diha­puskan.

04. PERBANKAN04.1 VALUTAASINGjTRANSFER

Surat-surat y:ang berkenaan denganpembelian Valuta Asing.

- MFO (Menghitung Pajak Orang)- PPN (pajak Pendapatan Negara)- Pajak [asa- PPH (PajakPendapatan Penghasilan)- Dan pajak lainnya.

38 --

-- 39

00.3 PENGANGKATANSurat-surat yang berkenaan dengan selu­rubproses pengangkatan calon pegawaidanmenempatkan calonpegawai sampaidengan menjadi pegawai negeri, mulaidari pemeriksaan kesehatan sampai den­gan pengangkatan, termasuk pelimpa­han/ penempatan.

01. TATAUSAHA KEPEGAWAIAN01.1 IZIN/DISPENSASI

Surat-surat yang berkenaan dengan izintidak masuk kerja atas permintaan yang

00.2 PENERIMAANSurat-surat yang berkenaan denganpenerimaan pegawai baru, mulai daripengumuman penerimaan, panggilantesting/ psychotestf clearance test sampaipengumuman yang diterima, termasuk didalamnya:

GAR (Guru Agama Honorarium)CIT (Guru Tidak Tetap)P3-NTCR (Pegawai Pembantu Pen­catat Nikah TalakCerai Rujuk)I Pem­bantu PPN dan Tenaga honorariumlainnya, termasuk pengangkatan danpemberhentiannya.

KP. KEPEGAWAIAN00. PENGADAAN

00.1 FORMASISurat-surat yang berkenaan denganperencanaan pengadaan pegawai, notausul,formasi sampai dengan persetujuantermasuk didalamnya berzetting.

02.2 DIKLAT DALAM JABATANSurat-surat yang berkenaan dengan:a. Diklat Kepemimpinan

Jabatan StrukturalDiklatpimTingkatN adalah Diklat­pim untuk Jabatan StrukturalEselonIV

01.2 KETERANGANSurat-surat yang berkenaan dengan ket­erangan pegawai keluarganya, termasuksurat-surat mengenai NIP / KARPEGpenunjukan penghubung ke instansi laindandata pegawai/ pejabat.

02. PENDIDIKAN DAN PELATlliAN02.1 DIKLATPRAJABATAN

Surat-surat yang berkenaan dengan:- Diklat Prajabatan Golongan I sebagaisyarat untuk menjadi PNS golongan I

- Diklat Prajabatan Golongan II sebagaisyarat untuk menjadi PNS golongan II

- Diklat Prajabatan Golongan III sebagaisyarat untuk menjadi PNS golongan III

Mulai dari perencanaan (training needsurvei kurikulum, silabus dan lainnya),pelaksanaan dan evaluasi.

diajukan oleh pegawai yang bersang­kutan, maupun dispensasi yang diajukanoleh instansi lain termasuk tugas padainstansi lain dan tugas ke luar negeribagi pegawai Kementerian Agama sertatugas belajar yang diberikan oleh instansiKementerianAgama atau atas permintaanpegawai yang bersangkutan.

40 --

-- 41

b. Diklat FungsionalDiklat Fungsional AdministrasiDiklat PustakawanDiklat ArsiparisDiklat Pranata KomputerDiklat PerencanaDiklat AuditorDiklat StatistisiDiklat Penganalis OrganisasiDiklat AnaIisis KepegawaianDiklat LitkayasaDiklat Widyaiswara AdministrasiDiklat Fungsional Tenaga TeknisKeagamaan

Diklatpim TmgkatIll adalah Diklat­pim untuk Jabatan StrukturalEselonIIrDiklatpim Tingkat IIadalah Diklat­pim untuk Jabatan StrukturalEselonIIDiklatpim Tingkat I adalah Diklat­pim untuk [abatan StrukturalBselonIDiklat Pengembangan Kepemimpi­nan terdiri:Diklat Manajemen Kepala Madra­sahDiklat Manajemen Kepala KUADiklat Bagi Pengolah ProgramDiklatDiklat Instruktur BidangKepemimpinan dan AdministrasiDiklat Manajemen StrategiDiklat Analisis OrganisasiDiklat Pengembangan Staf

42 -

02.3 LATlHAN KURSUSSurat-surat yang berkenaan dengan kursus

DildatGuru.Diklat DosenDiklat PenelitiDiklat Pengawas PendidikanAgamaDiklat Widyaiswara KeagamaanDildat PenyuIuh

c. Diklat TeknisDiklat Teknis AdministrasiDiklat PerencanaanDiklat KepegawaianDiklat KeuanganDikIat PerlengkapanDiklat KeprotokolanDiklat PenelitianDiklat Penyelenggara ProgramDiklat AdministrasiDiklat Teknis KeagamaanDiklat Pengembangan Meto­dologi dan Bahan AjarDiklat Peningkatan KemampuanGuruDiklat Pegawai Pencatat NikahDiklat Pengelola ZIS dan WakafDiklat Pembimbing lbadah HajiDiklat Keluarga SakinahDiklat Hisab dan Rukyat

Mulai dari perencanaan (trainingneed survey kurikulum, silabus danlainnya), persiapan, pelaksanaan danevaluasi.

- 43

04.2 HUKUMANSurat-surat yang berkenaan dengan hu­kuman pegawai yang meliputi: .

teguran tertulispemyataan tidak puas secara tertulispenundaan kenaikan gaji berkala un­tuk paling lama 1 (satu) tahunpenundaan kenaikan pangkat untukpaling lama 1 (satu) tahun

04. PENILAIANDAN HUKUMAN04.1PENILAIAN

Surat-surat yang berkenaan dengan pe­nilaian pelaksanaan pekerjaan, disiplinpegawai, pemalsuan administrasi kepe­gawaian, rehabilitasi dan pemutihan.

03. KORPRISurat- surat yang berkenaan dengan organisasiKORPRI termasuk di dalamnya:

Dharma WanitaPEMILUdan lain-lain yang sejenis.

baik yang diselenggarakan dalam negerimaupun luar negeri, misalnya:

LEMHANAS (Lembaga PertahananNasional)WorkshopLokakaryaOrientasiKonsultasiSosialisasiSeminar, dan lain-lain

Mulai dari perencanaan, persiapan, pelak­sanaan dan evaluasi.

07.2 KENAIKANGAJl BERKALASurat-surat yang berkenaan dengankenaikan gaji berkala.

07.3 PENYESUAIN MASA KERJASurat-surat yang berkenaan denganpenyesuaian masa kerja untuk peruba­han ruang gaji dan impassing.

07. MUTASl07.1 KEPANGKATAN

Surat-surat yang berkenaan dengankenaikan pangkatJ golongan termasukdidalanmya ujian dinas, penyesuaianijazah dan daftar unit kepangkatan.

05. SCREENINGSurat-surat yang berhubungan dengan screen­ingbagi pegawai dalam hal kegiatan politik.

06. PEMBINAAN MENTALSurat-surat yapg berkenaan dengan pembi­naan mental pegawai termasuk di dalamnyakerohanian dan P4

penurunan pangkat pada pangkatyang setingkat lebih rendah untukpaling lama 1 (sam) tahunpembebasan dari jabatanpemberhentian dengan hormat tidakatas permintaan sendiri sebagai Pega­wai Negeri Sipilpemberhentian tidak dengan hormatsebagai Pegawai Negeri Sipil.

44 --

- 45

OB.2 CUTISurat-surat yang berkenaan dengan cutipegawai mellputi:

cuti tahunancuti karena alasan penting

OB. KESEJAHTERAAN08.1 KESEHATAN

Surat-surat yang berkenaan denganpenyelenggaraan kesehatan bagi pega­wai meliputi:

asuransi kesehatan (ASKES)general chek up pejabatgeneral chek up karyawan/ i

07.6 JABATAN STRUKTURAL/FUNGSIONALSurat-surat yang berkenaan denganpengangkatan dan pemberhentiandalam jabatan strukturalffungsionaltermasuk tunjangan jabatan sewaktupenugas.anatau pemberian kuasa untukmenjabat sementara, termasuk fasilitas­nya.

07.5 ALIH TOGASSurat-surat yang berkenaan dengan alihtugas bagi para pelaksana/ staf, perpin­dahan dalam rangka pemantapan tugaspekerjaan termasuk mengenai fasilitas­nya.

07.4 PENYESUAIAN TUNJANGANKELUARGASurat-surat yang berkenaan denganpenyesuaian tunjangan keluarga.

09. PEMUTUSANHUBUNGANKERJASurat-suratyang berkenaan pemberian dengan

08.8 PENGHARGAANSurat-surat yang berkenaan denganpenghargaan, Tanda jasa, Piagam,SatyaLencana, Penghargaan Anumerta dansebagainya.

08.7 ANTAR JEMPUTjTRANSPORTASISurat-surat yang berkenaan dengantransportasi pegawai

08.6 PERUMAHANSurat-surat yang berkenaan denganperumahan pegawai

08.5 KOPERASISurat-surat yang berkenaan dengan or­ganisasi koperasi termasuk didalamnyamasalah pengurusan kebutuhan bahanpokok.

08.4 BANTUANjSANTUAN SOSIALSurat-surat yang berkenaan pemberianban tuan/ tunjangan sosial kepada pe­gawai dan keluarga yang mengalamimnsibah, termasuk ucapan duka cita.

08.3 REKREASISurat-surat yang berkenaan denganrekreasi dan olah raga.

cuti sakitcuti bersalin/hamil, dancuti di luar tanggungan negara.

46 --

-- 47

01.3. PENYUSUNANPROSEDURKERJASurat-surat yang berhubungan denganpenyusunan sistem, pedoman, petunjukpelaksanaanan, petunjuk teknis danpembakuan sarana kerja

01.2.LAPORANSurat-surat yang berhubungan denganmonitoring, evaluasi dan laporan antaralain:

AKIPkinerja Menterimingguanbulanantriwulansemesteran

01. TATALAKSANA01.1. PERENCANAAN

Surat-surat yang berhubungan denganperencanaan/ program keria. Pengem -bangan organisasi dan kebijakan dibidang perencanaan

pensiun pegawai, termasuk jaminan-jaminanasuransi karena berhenti atas permintaansendiri, berhenti dengan hormat bukan karenahukuman, pindah keluar dari Kementeriandan meninggal dunia.

QT. Organisasi dan Tatalaksana00. ORGANISASI

Surat-suratyang berhubungan dengan pem­bentukan dan pengembangan organisasiserta analisis jabatan.

HK.Hukum00.PERATURANPERUNDANG·UNDANGAN

Surat-surat yang berkenaan dengan pemrosesansuatu peraturan perundang-undangan produk Ke­menterianAgama dan konsepIdraf sampai selesai,maupun produk peraturan-peraturan perundang­undangan yang diterima baik intern Kementerianmaupun dari instansi lain.00.1 Undang-Undang termasuk perpu00.2 Peraturan Pemerintah00.3 Keputusan Presiden, Instruksi Presiden00.4 Peraturan Menteri, Instruksi Menteri00.5 Keputusan Menteri, Pimpinan Unit

Eselon I00.6 SKBMenteri-Menteri, Pimpinan Unit Eselon

lin00.7 Edaran Menteri/Pimpinan Unit Eselon l/ll00.8 Peraturan Kantor Wilayah Kementerian

Agama Provinsi dan Kantor KementerianAgama Kabupaten/Kota

00.9 Peraturan PEMDATk. IjPEMDA Tk. II

01.4. PELAYANAN MASYARAKATSurat-surat yang berhubungan denganpeningkatan pelayanan masyarakatantara lain :

penilaian kinerja unit pelayananmasyarakatpenilaian kinerja Sumber Daya Ma­nusiaindek kepuasan masyarakatstandar pelayanan minimal (SPM)standar pelayanan Prosedur (SPP)standar operasional prosedur(SOP)

48 --

-- 49

03.HUKUM AGAMA03.1 FATWA

Surat-surat yang berkenaan denganpendapat hukum dan penetapan statushukum mengenai suatu halyang belumjelashukumnya seperti:

bedahmayatmasalahwaris (di[awadan Madura)masalah hibah/Shodaqoh (di JawadanMadura)dan lain-lain sejenisnya.

03.2 RUKYAT/HISABSurat-surat yang berkenaan dengan pe-nentuan; -

arab kiblat

02. PERDATA02.1PERIKATANSu~at-surat yang. be:hubungan denganperikatan yangmeliputi:

hakpakaipeminjamansewa menyewadan lain-lain sejenisnya

01. PIDANA01.1 PENCURIAN

Surat-surat yang berkenaan denganpencurian yang terjadi di dalamlingkungan Kantor KementerianAgama baik pusat maupun daerah.

01.2 KORUPSISurat-surat yang berkenaan dengankorupsi, penyelewengan dan penya­Iahgunaan wewenang/jabatan

03.3 HARI BESARAGAMASurat-surat yang berhubungan denganhari besar agama:

IslamKristenKatholikHinduBudha danKong Hu eu (Imlek)

04. BANTUANHUKUM04.1 KASUSHUKUM PIDANA

Surat-surat yang berkenaan denganbantuan hukum kepada pejabat/pegawai Kementerian Agama dalamkasus pidana yang berhubungan denganpelaksanaan tugas.

04.2 KASUSHUKUM PERDATASurat-suratyang meliputiJberhubungandengan bantuanhukumkepada pejabatJpegawai Kementerian Agama dalamkasus perdata yang berhubungan denganpelaksanaan tugas.

04.3 KasusHukum TataUsahaNegara (TUN)Surat-surat yang· berkenaan denganpember ian bantuan hukum kepadaMenteriAgama atau pejabatKementerianAgama dalam kasus Tata Usaha Negara(TUN)

awalJ akhir Ramadhanhari besar Islamjadwal waktu sholatkalender

50 -

-- 51

02. OOKUMENTASI DAN KEPUSTAKAAN02.1 DOKUMENTASI

Surat-surat yang berkenaan dengankegiatan yang berhubungan denganpenyediaanjpengumpulan bahanjdokumentasi termasuk penyebarannya.

HM. Kehumasan00. PENERANGAN

Surat-suratyang berhubungandengankegiatanyang berkenaan dengan penerangan terhadapmasyarakat antara lain :

konferensi perspameranwawancaradan pene:rangan dalam media massalainnya.

01. HUBUNGANSurat-surat yang berhubungan dengan kerjasama dalam dan luar negeri dan kordinasiintern dan ekstern antar pemerintahan umumantara lain:

BakohumasHearing DPR AMd,PKP.Kelompok kerja (POKJA)dan organisasi-organisasi mass mediatermasuk di dalamnya pengarahanjsambutan yang bersifat umum

04.4 PENELAAHAN HUKUMSurat-suratyang meliputijberhubungandengan penelaahan hukum yangberkaitan dengan masalah agama, selainagama Islam.

02.2-KEPUSTAKAANSurat-surat yang berkenaan dengankegiatan yang berhubungan denganpenyediaan pengumpulan bahan-bahankepustakaan.

03. KEPROTOKOLANSurat-surat yang berkenaan denganmasalah keprotokolan, seperti:

tamu-tamu pimpinan Kementerian(dalam maupun luar negeri)kunjungan kerjaupacara hari nasionaldan HUT Kementerian Agama.

KS~Kesekretariatan00. KERUMAHTANGGAAN

Surat-surat yang berkenaan dengan:penggunaan fasilitas; contoh: pinjamuntuk dapat menggunakan ruang rap at,kendaraan dsb.Keamanan dan ketertibanKonsumsipakaian dinas kerjapapannamalambangalamat pejabatdan telekomunikasi/listrikJ air (lang­ganan)

01. PERLENGKAP AN01.lGEDUNG

Surat-surat yang berkenaan dengan:asramabangunan kantorgedung sekolah

52 -

-- 53

01.3 MESIN KANTOR/ ALAT-ALAT ELEKTRONIK

Surat-surat yang berkenaan dengan mesinkantor (barang-barang mekanis)/alat-alatelektronik meliputi:

ACAmplifierFan/kipas anginFoto copyKameraMesin ketik/hitungOverhead proyektorProyektor filmRadioRoneoSlideMesin stensilTape recorderTeleksVideotapedan lain-lain yang sejenis, mulai dariperencanaan, pen.distribusian,pemeliha­raan sampai dengan penghapusan

pos penjagaanrumah dinas termasuk tanah, mulaidatiperencanaan, pengadaan, pendis­tribusian, pemeliharaan sampaidengan penghapusannya.

01.2 ALAT KANTORSurat-surat yang berkenaan dengan alatkantor seperti:

ATK (Alat Tulis Kantor)Formulir/faktur mulai dari perenca­naan, pengadaan dan pendistribusian

02 KETATAUSA~Surat-surat yang berkenaan dengan korespon­densi dankearsipan, penandatanganan surat danwewenangnya serta cap dinas.

01.7 PENAWARAN UMUMSurat-surat yang berkenaan dengan penye­lenggaraan prakualifikasi calon rekanan danpenawaran umum termasuk persyaratannya.

01.6 INVENT ARIS PERLENGKAPANSurat-surat yang berkenaan dengan in­ventaris perlengkapan, laporan inventarisperleng-kapan pusat dan daerah.

01.5 KENDARAANSurat-surat yang berkenaan denganmasalah kendaraan mulai dari perencanaan,pengadaan, pendistribusiandan pemeliharaansampai dengan,penghapusannya.

01.4 PERABOTKANTORSurat-surat yang berkenaan denganpengelolaan perabot kantor, meliputi:

kursimejalemarifiling cabinet! card rakdan lain-lain yang sejenis mulaidari perencanaan, pengadaan,pendistribusian, pemeliharaan sampaidengan penghapusannya.

54 --

-- 55

01. PENELITlAN KEAGAMAANSurat-surat yang berhubungan denganpenelitian keagamaan, sejak dari perizinan,pelaksanaan sampai dengan laporan hasilnya.

02. PENELITIAN LEKTUR AGAMA02.1 Surat-surat yang berhubungan dengan

penelitian atas penerbitan, import danpenyebaran kitab-kitab sud agama

02.2 PENELITIAN BUKU-BUKU AGAMASurat-surat yang berhubungan denganpenelitian buku-buku agama yangditerbitkan, diimport dan penyebaranbuku-buku agama

03. PENGEMBANGAN PENELITIANSurat-surat yang berhubungan denganmasalah-masalah pengembangan penelitiansejak dari perencanaan, pelaksanaannyasampai dengan laporannya.

PS. Pengawasan00. ADMINISTRASI UMUM

Surat-suratyang berkenaan dengan pengawa­san adminitrasi urnum yang terdiri dari:

pengawasan tugas pokokpengawasan kepegawaianpengawasan keuanganpengawasan perlengkapan

TL Penelitian00. PENELmAN PENDIDIKAN

Surat-surat yang berhubungan dengan pene­litian pendidikan, sejak dari perizinan, pelak­sanaan sampai laporan hasilnya.

03.PENGAWASAN EKSTERNAL03.1 BPK RI

Surat-surat yang berkenaan denganpengawasan BPKRItermasuk Iaporan basilpemeriksaan semester (HAPSEM)maupun

02.2 NON FISIKSurat-sur at yang berkenaan denganpengawasan proyek-proyek pembangunannon fisik, termasuk laporan hasilpemeriksaan (LHP)maupun tindak lanjuthasil peme-riksaan (TLHP)nya.

saran tindak lanjut (SLT)dan laporan hasilaudit (LHA)serta tindak Ianjut hasil audit(TLHP) nya.

01. TUGAS UMUMSurat-surat yang berkenaan dengan penga­wasan tugas umum, yang meliputi bidang­bidang:- pendidikan agaIrul.

penerangan agama~ urusan agama

bimbingan masyarakat beragamape~adi1anagamahaJIpenelitiandanpengembangankeagarrwan

02. PROYEK PEMlJANGUNAN02.1 FISIK

Surat-surat yang berkenaan denganpengawasan proyek-proyek pembangunanfisik, termasuk laporan hasil pemeriksaan(LHP) maupun' tindak lanjut has ilpemeriksaan (TLHP) nya.

56 --

-- 57

03.2BADAN PENGAWASAN KEUANGANDAN PEMBANGUNAN (BPKP)Surat-surat yang berkenaan denganpengawasan BPKP, termasuk laporan hasilaudit (LHA) maupun tindak lanjut audit(TLHA) nya.

03.3 PENGADUAN MASYARAKATSurat-suratyang berkenaan denganpenga­duan atau pengawasan dari masyarakatyang disampaikanme1alui Tromol Pes 5000(TP 5000) termasuk tindak lanjutnya.

1.4 Pengaduan Masyarakat (non TP 5000)Surat-suratyang berkenaan dengan pengaduanatau pengawasan yang disampaikan secaralangsung oleh masyarakat (non TP 5000),termasuk tindak Ianjutnya.

2) Klasifikasi Arsip SubstantifPW. PERKAWINAN00. PENYULUHAN

Surat-surat yang berkenaan dengan:- penyuluhan perkawinan

KB (Keluarga Berencana) dan KKB (KeluargaKecil Bahagia)BP 4 (Badan Penasehat Perkawinan danPenyelesaian Perceraian)PKK (pendidikan Kesejahteraan Keluarga)Dan UPGK (Usaha Peningkatan Gizi Keluarga)

01. PERKAWINANSurat-surat yang berkenaan dengan seluruh proses:- Nikah .

Talak

tindak lanjut hasil pemeriksaan (TLHP)nya.

02. PETUGAS HAJISurat-surat yang berkenaan dengan petugas haji;

TPIll (Tim Petugas Haji Indonesia) .TKIll (Tim Kesehatan Haji Indonesia)ppm (Panitia Penyelenggara Haji ) PusatPPIH ( Panitia Penyelenggara Haji) Embarkasippm (Panitia Penyelenggara Haji ) Arab SaudiTenaga MusimanP3H (Panitia Pemberangkatan dan Pemulangan Haji)Sekretariat Boyongan

01. BIMBINGANSurat-surat yang berkenaan dengan bimbingan je­maah haji dan petugas haji, termasuk:pameranpenatarandan peragaan

HJ. HAJI00. CALON HAJISurat-surat yang berkenaan dengan pendaftaran calonhaji, termasuk kelengkapan dokumen, seperti: .

daftar nominativeSTPH (Surat Tanda Pergi Haji)PasporPaskim (buku kesehatan)Visadan lain-lain yang sehubungan

02. CAMPURANSurat-surat yang berkenaan dengan seluruh prosesperkawinan campuran antar agama dan bangsa.

CeraiRujukTermasuk akte dan sarananya.

58 -

-- 59

05. ANGKUTANSurat-surat yang berkenaan dengantransportasi haji dalam dan luar negeri, jadwalpemberangkatan dan pemulangan jemaah hajidan daftar jemaah (manifest).

06. PENGASRAMAANSurat-surat yang berkenaan denganpengasramaan calonhaji di dalam/Iuar negeri,pengembalian biaya perumahaan eli ArabSaudi dan Qur'ah.

07. PEMBEKALANSurat-surat yang berhubungan dengan pem­bekalan jemaah haji termasuk pengadaan,penyimpanan, pendistribusian, antara lain:

kemashaji

04. JEMAAH HAJlSurat-surat yang berkenaan dengan jemaahhaji, meliputi:

sejkh/ muzawwirsakitmeninggalmelahirkandanhilang

Amirul Haj dan Naib Amirul HajPPIH non kloter termasuk laporan kegia­tan

03. ONGKOS NAIl< HAJI. Surat-surat yang berkenaan dengan: .

penentuan besarnya ONHrestitusi dan asuransiliving cost

BA. :pEMBINAAN AGAMA00. PENYULUHAN

Surat-surat yang berkenaan dengan seluruhproses yang berhubungan dengan peneranganagama. kepada masyarakat dan lingkungankhusus (transmigrasi, suku terasing inrehabdan narapidana), termasuk sarananyaseperti:

FibnDramaMTQ (Musabaqoh Tilawati Qur'an)Pagelaran seni budayaPerayaan hari-hari besar agamaSekatenPesparawi

09. UMROHSurat-surat yang berkenaan dengan masalah­masalah umroh, termasuk perizinan,pelaksanaan penyelenggaraj organisasi -organisasi, yayasan-yayasan, travel biro danpengawasan penyelenggaraannnya.

08.DISPENSASI/ REKOMENDASIKHUSUSSurat-suratyang berkenaan dengan dispensasidan rekomendasi masuk Arab Saudi padamasa-masa musim haji baik bagi "VNI dalam.maupun luar negeri.

Kateringobat-obatanbuku manasik hajibuku kesehatan jamaah hajipetunjuk perjalanan haji .barang-barang bawaan dan dalam/luarnegeri serta kelengkapan Iainnya yangsehubungan

60 -

-- 61

02. KERUKUNAN HIDUP BERAGAMASurat-suratyang berkenaan dengan bimbingankerukunan hidup beragama, termasuk surat­surat yang berkenaan dengan hal-hal yangmenyinggung perasaan umat beragama.

01.2 ALIRAN KEROHANIAN/KEAGAMAANSurat-surat yang berkenaan dengan alirankerohaniarr/ keagamaan yang timbuldalam masyarakat.

Utsawa Dharma GitaOrientasi Seni Budaya

'. , Siaran RRI /TVRI01. BIMBINGAN

01.1 LEMBAGA KEAGAMAANSurat-surat yang berkenaan denganbim-bingan kepada lembaga-lembagakeagamaan yang ada dalam masyarakat,meliputi: .

da'i /juru penerang agamaorganisasi-organisasi keagamaankepengurusan rumah ibadahorganisasi remaja keagamaan dansarana bimbingannyarekomendasi DPKK (DanaPengembangan Keahlian danKetrampilan)rekomendasi izin impor terhadapbarang bantuarr/hibah dari luar negerirekomendasi pembebasan pajakpertambahannilai terhadap bukukitabsud, buku pelajaran agama

05.ROHANIAW ANSurat-surat yang berkenaan dengan roha­niawan, termasuk:

urusan perizinan

04. PENGEMBANGAN KEAGAMAANSurat-surat yang berkenaan denganpengembangan keagamaan, meliputi. data:

statistik keagamaanpemeluk agamatokohagamadan rumah ibadah

03. IBAPAH DAN IBADAH SOSIAL03.1IBADAH

Surat-surat yang berkenaan denganseluruh proses kegiatan pembinaan ibadahseperti.:

ShalatledEkaDhasa RudraKebaktianNatalGalunganWaisakNyepi

03.2 IBADAH SOSIALSurat-suratyang berkenaan denganseluruhproses kegiatan ibadah sosial, seperti:

baitul maal termasuk zakat, hibah,infak, wakaf dan hondo masjiddanapuniadana paramitakolektadiskonia dan lain-lain termasukbantuan rumah ibadah.

62 --

- 63

00.3 SEKOLAHLANJUTANTINGKAT ATAS(SLTA).Surat-suratyang berkenaan dengan masalah­masalah kurikulum, tenaga edukatif, saranapendidikan dan pengajaran termasuk subsididari bantuan pada tingkat 5LT A sertamasalah - masalah yang menyangkut siswa.

00.2SEKOLAH LANJUTAN TINGKATPERTAMA (SLTP)Surat-surat yang berkenaan dengan masalah­masalah kurikulum, tenaga edukatif, saranapendidikan dan pengajaran termasuk subsididan bantuan pada tingkat SLTP serta ma­salah - masalah yang menyangkut siswa.

PP. PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN00. KURIKULUM, TENAGA EDUKATIF DAN

SARANA

00.1 SEKOLAH UMUM TINGKAT TAMANKANAK-KANAK DAN SEKOLAH DASAR(TKDANSD).Surat-suratyang berkenaan dengan masalah­masalah kurikulum, tenaga edukatif, saranapendidikan dan pengajaran tennasuk subsididan bantuan pada TK dan SD serta masalah- masalah yang menyangkut siswa.

- naturalisasi- paskim (buku kesehatan)

visa- perpanjangan izin

dan pengambilan sumpah.

00.8 MADRASAH DINIYAHSurat-suratyang berkenaan dengan masalah-

00.7 PONDOK PFSANTRENSurat-suratyang berkenaan denganmasalah­masalah yang menyangkut santri, kuriku­lum, tenaga edukatif, sarana pendidikan danpengajaran termasuk subsidi dan bantuanpada pondok pesantren.

00.6 MADRASAH ALIYAHSurat-surat yang berkenaan denganmasalah-masalah yang menyangkut siswa,kurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidi­kan dan pengajaran termasuk subsidi danbantuan padaMadrasah Aliyah baik MadrasahmaupunPGA.

00.4 RA UDHATUL ATHFA L DANMADRASAH IBTIDAIYAHSurat-surat yang berkenaan dengan masalah­masalah yangmenyangkut siswa, kurikulum,tenaga edukatif, sarana pendidikan danpengajaran termasuk subsidi dan bantuanpada perguruan agama tingkat RA danMadrasah lbtidaiyah (prasekolah danpratama).

00.5 MADRASAH TSANAWIYAHSurat-suratyang berkenaan denganmasalah­masalah yang menyangkut siswa, kuriku­lum, tenaga edukatif, sarana pendidikan danpengajaran termasuk subsidi dan bantuanpada Madrasah Tsanawiyah (menengahpertama).

64 --

-- 65

01. EVALUASI DAN IJAZAH'01.1 PENDIDIKAN AGAMA

Surat-surat ~ang berkenaan denganmasalah-masalah yanr;menyangkut soalevaluasi / ujian dan iJazah dan tingkatTK/RA MT,MTsN, MA,Diniyah,Pondok'

00.11 PENGEMBANGAN PENDIDIKANSurat-suratyang berkenaan dengan masalah­masalah pengembangan kurikulum, tenagaedukatif dan sarana pendidikan di ling­kungan Kementerian Agama. Ruang inijugauntuk menampung masalah PP 00.1 sl dPP00.11yang termuat secarakolektifdalamsatusurat. .

00.10 PERGURUAN TINGGI UMUMSurat-surat yang berkenaan denganmasalah­masalah yang menyangkut mahasiswa,kurikulum, tenaga edukatif, saranapendidikan dan pengajaran, termasuksubsidi dan bantuan pada perguruan tinggiumum termasuk program pasca purnasarjana.

masalah yang menyangkut mahasiswa, kuri­kulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan

. dan pengajaran, termasuk subsidi dan ban­tuan pada madrasah diniyah.

00.9 PERGURUAN TINGGI AGAMASurat-suratyang berkenaan dengan masalah­masalah yang menyangkut mahasiswa,kurikulum, tenaga eduka tif, saranapendidikan dan pengajaran termasuk subsididan bantuan pada perguruan tinggi agamatermasuk program pasca puma sarjana.

03. KELEMBAGAAN03.1. ORGANISASI

Surat-surat y~g menyangkut masalahorganisasi intra maupun ekstra sekolah/siswa/ mahasiswa/ guru maupun orangtua murid. Contoh: OSIS, MENW A,POMD, PGRI, Musyawarah guru matapelajaran (MGMP) PAK, Kelompok KerjaGuru (KKG)dan sebagainya.

02.2. KEPENGAW ASANSurat-surat yang berkenaan dengankepengawasan pacta SLTP/Tsanawiyah,SLTA/ Aliyah, pondok pesantren danDiniyah Wustho.

02.3. PEMBINAANSurat-surat yang berkenaan dengankegiatan pembinaan pada perguruantinggi agama dan perguruan tinggi umumdi bidang keagamaan.

02.KEPENILIKAN, KEPENGAWASAN DANPEMBINAAN02.1. KEPENILIKAN

Surat.-surat yang berkenaan denganke~tan kepenilikan pada TK/RA, SD/Ibtidaiyah dan Diniyah Awaliyah

Pesantren sampai Perguruan TinggiAgama.

01.2 PENDIDIKAN UMUMSurat-surat }Tangberkenaan denganmasalah-masalah yang menyangkut soalevaluasi/ ujian dan ijazah tingkat TK,SD,SLTP,SLTA,dan perguruan tinggi umum.

66 -

- 67

05. SUMBANGANSurat-surat yang berkenaan dengan:- uang sekolah- uang ujian dan lain-lain yang sejenis.

06. PENGABDIANSurat-surat yang berkenaan dengan pengabdianterhadap masyarakatseperti:- KKN (Kuliah Kerja Nyata)- Butsi (Badan Usaha Tenaga Sukarela

Indonesia) dan kegiatan - kegiatan ektrakurikuler lainnya.

07. PERIZlNANSurat-suratyangmenyangkutmasalah perizinanbelajar / mengajar bagi lembaga/ instansij orangIndonesia ke luar negeri.

b. Tunjuk SilangTunjuk silang merupakan sarana untuk memudahkanmenemukan arsip kembali.

03.2 PENGEMBANGANSur at-sur at yang menyangkut masalahpengembangan, relokasi, fisial/kelas jauh,peru bahan/ persamaan / penyesuaianstatus swasta-negeri pada pergurUanagama.

04. BEASISWASurat-surat yang berkenaan dengan pemberianbeasiswa baik dari pemerintah, swasta maupundan luar negeri, termasuk anak asuh.

c. Folder1) Bentuk

Folder dibuat dari karton manila dan bentuknyaseperti map, tetapi tanpa daun penutup pada sisi­nya dan di atas terdapat bagian yang menonjolyang juga disebut tab. Tab gunanya untuk menu­Iiskan titel dan kode Klasifikasi arsip terakhir.

2) KegunaanUntuk menyimpan lembaran arsip / dokumenmenurut berkasnya.Untuk menyimpan lembaran kartu kendali dandikelompokkan sesuai kedudukarmya untuk mem­bedakan satu berkas dengan yang lain

IDdeks ! . Ix.od&:lSiRmp-:

..t.m.tJncIe1iaJ:Babs :IbcJdie, s-.t: J K.o4c:

Fungsi tunjuk silang:.1) Sebagai petunjuk untuk mengetahui tempat

penyimpanan arsip/ dokumen, apabila dalam satuarsip/ dokumen terdapat lebih dari satu persoalansehingga tempat penyimpanannya masing-masingberbeda

2) Sebagai petunjuk untuk mengetahui tempatpenyimpanan berkas yang satu dengan yang lainyang saling terkaittetapi tempat penyimpanannyaberbedaContoh lembar tunjuk silang:

68 --

-- 69

3) [enis dan Ukurana) Folder Besar

Ukurannyasama dengan 2 kali sekat besar,yaitu: panjang 1 x 36 em, lebar 2 x 24em ditam­bah 1emuntuk lipatan, panjang tab folder 9em;lebar tab folder 2,2 em. Kedudukan Tab yaituberada di ujung sebelah kanan atas.

b) Folder Kedl.Ukuran sama dengan 2 kali sekat keci1,yaitu :panjang 1 x 15 em; lebar 2 x 10,5 em ditambah0,5 em untuk lipatan. Kedudukan Tab yaituberada di ujung sebelah kanan atas.

70 --

d. Guide/Sekat1) Bentuk

Sekat dibuat dati karton berbentuk segi empat,memiliki bagian yang menonjol yang dinamakantab. Tab gun~nya untuk menempatkan kodeklasifikasi dan uraiannya, dan pokok masalah,sub masalah, dan sub-sub masalah. Sekatpertamadengan tab di ujung kiri untuk pokok masalah,sekat kedua dengan tab agak ke kanan untuk submasalah, dan sekat ketiga dengan sekat lebih kekanan lagi untuk sub-sub masalah

r-- ..,IJ1U.1 ' ..

Gambar Folder

70 -

d. Guide/Sekat1) Bentuk

Sekat dibuat dari karton berbentuk segi empat,memiliki bagian yang menonjol yang dinamakantab. Tab gun~nya untuk menempatkan kodeklasifikasi dan uraiannya, dan pokok masalah,sub masalah, dan sub-submasalah. Sekatpertamadengan tab di ujung k.iri untuk pokok masalah,sekat kedua dengan tab agak ke kanan untuk submasalah, dan sekat ketiga dengan sekat lebih kekanan lagi untuk sub-sub masalah

1r---_.-'"U1 'Gambar Folder

- 71

b) Sekat KeeilPanjang Sekat 15 em; lebar sekat 10,5 em;Panjang tab Sekat 3,75 em; tab sekat 1,4 em.Kedudukan Tab:Sekat I : berada diujung sebelah kid

atas.Sekat II : berada3,75andariujungsebelah

kiri atas.Sekat ill : berada 7 an dari ujung sebelah

kiri atas (jika dibalik, sekat IIsarna dengan ill)

3) Jenis dan Ukurana) Sekat Besar

Panjangnya sekat 36 em; lebar sekat 24 em;Panjang tab sekat 9 em; lebar tab 2,2 em.Kedudukan tab:Sekat I berada di ujung sebelah kiri

atas.Sekat n berada 9 em dari ujung sebelah

kiri atasSekat ill berada 18 em dari ujung sebelah

kiri atas. (jika dibalik, sekat IIsarna dengan sekat III)

2) Kegunaana) Sebagai petunjuk dan pemisah antara pokok

masalah satu dengan pokok masalah yang lainbeserta perinciannya (sub masalah dan sub-submasalah)

b) Untuk memperlihatkan hubungan antara submasalah satu dengan sub - sub masalah dalamsatu pokok masalah.

72 -- .

e. FillingCabinetAdalah tempat untuk menyimpan arsip aktif.Penggunaannyamenurut susunan vertikal lad -lacinya,yang dimulai dari atas ke bawah. FillingCabinet memiliki4 (empat) dan 2(dua) lad.

I,I

I Sekat I'- Poko'k masalar.

Gambar susunan sekat sesuai dengan klasifikasi arsip

r~ ~·~i ------~

-73

f. Boks ArsipBoks/Doos arsip dipergunakan untuk menyimpanarsip in aktif terdapat berbagai ukuran, ada yangberukuran kecil, ada yang besar. Doos ukuran keci1lebar 9 em. panjang 38 em, tinggi 27 em. Doos ukuranbesar lebar 18 em. panjang 38 em, tinggi 27 em.

€Ba[fAaff83jc~a"r-:-l ·:~.L..-i-J ! +J.' ,.• a t......_._..._•....: 1._..__• ...:

g. Rak ArsipRak yang dipergunakan dapat berupa rak tidakbergerak atau rak bergerak (mobile stack). Rakdipergunakanuntuk menempatkanboksj doosarsip,ooks/doosditempatkansampingmenyampingsesuaidenganurutan yang telah dipersiapkan.

Gambar DoosIBoks Arsip

74

-75

- -.- '''i- f '1rJ •.s . -l ..J

Gambar rak tidak bergerak

76 --

3. Prosedur Penataan Arsip Aktifa. Persiapan

1) Menyiapkan sarana penyimpanan arsip aktif2) Memeriksa tanda pelepas berkas (file,simpan pada

lembar disposisi atau pada surat)3) Memeriksa kelengkapan berkas berupa lampiran­

lampiranb. Menentukan Indeks Berkas (Title)

Arsip yang telah dihimpun menjadi berkas ditentukantiteInya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas,titel ditulis pada tab folder. Penentuan titel harus dise­suaikan denganisi berkas, apakah dalam bentuk dossier,rubrik atau seri,

1) Berkas yang merupakan hasil kegiatan (dossier)misalnya penataran lokakarya, seminar dansebegainya, maka title dapat diambil dati hal tersebutdi atas. Contohnya penataran kearsipan, DiklatPimpinan, dan sebagainya. Berkas yang terhimpundimulai dari kegiatan awal sampai se1esaikegiatannya .harus menjadi satu.

2) Berkas yang dihimpun berdasarkan kesamaan rna­salah (rubrik), maka title dapat diambil dari namamasalahnya, misalnya cuti tahunan, mutasi dansebagainya

3) Berkas yang dihimpun berdasarkan kesamaanjenis (seri), seperti misalnya kumpulan surat-suratKeputusan Menteri Agama, Surat Edaran Menteri,dan sejenisnya (yangbukan merupakan produk yangdihasilkan sendiri), maka title dapat diambil darinama peraturannya seperti misalnyaSurat KeputusanMenteri (merupakan kumpulan).

4) Berkas yang dihimpun berdasarkan nama orang,badan atau temp at, maka titel dapat diambil darinama orang, badan atau tempat yang.bersangkutan.Misalnya berkas kepegawaian si Amat, Amin dansebagainya.

-- 77

c. Menentukan KodeKode berupa gabungan huruf dan angka. Hurufdiperoleh dari singkatan pokok masalah, misalnya KPsingkatan dati Kepegawaian. Angka merupakan simbolpembagian pokok masalah, seperti 00 pada KP yaitutentang pengadaan, 00.01 yaitu tentang formasi.Contoh:KP. KepegawaianOO.Pengadaan00.01 Formasi

Masing-masing himpunan berkas yang telah ditentukantitlenya, ditempatkan dalam folder. Pada tab folderdiberi title dan perincian terakhir 'pola kiasifikasi.Apabila hirnpunan arsip terlalu besar jumlahnya, makadapat diternpatkan pada beberapa folder. title dan kodeklasifikasi yang dituliskan pada folder harus sarna,hanya diberi keterangan yang menyatakan bahwa foldertersebut merupakansatuhimpunan berkas denganfolderyang lain dengan diberi nomor urut..Gambar contoh pencatatan title dan kode klasifikasi

78 --

d. Membuat Tunjuk SilangLembar Tunjuk Silang:1) Satu surat memiliki dua permasalahan atau lebih

a) Asal surat atau isi ringkasKanwil A terima surat dari MAN I, isinyapermohonan mesin ketik, lemari dan kendaraan

b) Masalah yang termuat dalam suratI Mesin ketik, Kode KS.Ol.3II Lemari, Kode KS.Ol.4III Kendaraan Kode KS.Ol.5

79

--'~~--;".

~'"'-"" ;if"" "':'-'-'::...!~. _ .==- ....- ...........-

~ ~_.-:::::"__ ~b........... ~--....-:............. --..._...._. ..............

-- ..--- !!-.....- ...~- ...~-;'."'C~iI

~~4~

~I

c) Cara menata:

80 -

e. CaraMenata Arsip dalam Folder1) Pengelompokan arsip menurut bentuk dossier

Arsip yang saling berkaitan dalam satu kegiatanpekerjaan disatukan dalam satu himpunan berkas.Penyusunan arsipnya diurutkan atas dasar kronologis,yaitu tanggal arsip menurut proses pekerjaan.

2) Bila ada hubungan antara berkas yang satu denganyang lainnya, sedang tempat penyimpanannya yangberbeda:a) Situasi penataan berkas:

Instansi A memiliki banyak rekanan perusahaandiantaranya CV adil. Berkas - berkas rekanantersebut disusun menurut urutan abjad namaperusahaan,

b) Masalah:Suatu ketika CV Adil mengirim surat yangmenyatakan telahmenggantinama perusahaannyamenjadi PI'. MakmurI Indeks berkas, CVAdil, kode berkas KS.Ol.7II Indeks berkas, PT. Makmur, kode KS.Ol.7

-- 81

I

GAMBAR CARA MENATA ARSIP MENURUTPENATAAN PENATA BERKAS DOSSIER DAN DITATADALAM FOLDER

2) Pengelompokan arsip berdasarkan bentuk rubrikPenyusunannya diurutkan berdasarkan indeksdokumen, yaitu apabila indeks dokumen berupa katasusunan arsip diatur menurut abjad indeks, apabilaindeks dokumen berupa angka (nomor) sususnanarsip diatur menurut angka.

3) Pengelompokan arsip menurut bentuk seriArsip yang jenisnya sama (seperti produk peraturanperundang-undangan misalnya Keputusan Menteri,Surat Edaran Menteri), penyusunan diatur atasdasar indeks dokumen, yaitu nomor dan peraturanperundang-undangan yang disusun menurut abjadindeks dokumennya.

82 --

GAMBAR CARA MENATA ARSIP MENURUTPENATAAN PENATA BERKASRUBRIK DAN DITATADALAM FOLDER

-- 83

t. Menata SekatSekat terdiri dan tiga jenis apabila perincian klasifikasisampai pada perincian ketiga (tersier). Perinciantersebut dimulai dari pokok masalah, sub masalah,. sub-sub masalah. Apabila perincian arsip hanya sampaipada perincian kedua (sekunder), maka sekat yangdipergunakan hanya dua jenis saja yaitu sekat untukpokok masalah dan sub masalah. Kemudian sekatdiletakkan berdiri berderet secara vertikal di dalam laci­lad filling cabinet.

\

j. \I.. ------ 1~'!">_....__ ......_ t" r

~ - ~.:l....... ~ ... ~, t ~____! ..

........""'1 _.- 1.~. __ , 1. ]- __ " €f ........... 1_ll-~----I

...... ~ .. 11 .iP___ t_U

" ~ -----. .1-'.............._-- _J"-~JMo.·...".__.,..~ .. ..-I*'

GAMBAR CARA MEN AT A ARSIP MENURUTPENATAAN PENATA BERKAS SERI DAN DITATADALAM FOLDER

84 -

g. Menata Folder dalam susunan sekatFolder yang berisi himpunan arsip ditempatkan padakedudukan keempat dibelakang sekat ketiga apabilaperincian klasifikasi sampai pada perincian ketiga.Apabila perincian klasifikasi arsip hanya sampaipada perincian kedua, maka folder ditempatkan padakedudukanketiga di belakang sekatkedua. Folder daIamsusunan sekat dengan kode klasifikasi yang sama diaturberdasarkan urutan abjad titel.Contoh cara menata sekat dan folder untuk:a) Surat/ arsip dalam filling cabinet di TU UP.b) KK III dalam kotak KK III di TU UPc) KK ITdalam Kotal<KK II di penataan arsip (KK)d) KK II dari masing-masing Unit Pengolah eli tata ter­

sendiri (tidak disatukan)

Gambat penafaan sent -

- 85

h. PenemuanKembalidan Peminjaman1,) KetentuanPokok

a) Penemuankembaliadalah carauntukmenemukankembali arsip yang berpedoman pada sarana:1. IndeksDokumenII. IndeksBerkas(Title)III. KodeKlasifikasi Arsip

b) Kartu Kendali, Lembar Pengantar Surat Biasa/Rahasia dan lembar Disposisi bukan saranapenemuan kembali arsip melainkan hanyamembantu menemukan lokasi arsip, Sedangkanrelatifindeks digunakan sebagaisaranapembantudalammenemukan kode klasifikasinya,

c) Penemuan kembali arsip tergantung padapermintaan para pemakai arsip berdasarkankebutuhan pekerjaan. .

..~~_=_Ma__.~ ~......-

4) PeminjamanArsipa) PeminjamanArsip pada prinsipnya harus dieatat

dalam lembar peminjam arsip rangkap 3 yangmasing-masingberfungsi sebagai:1. Pengganti arsip yang dipinjam dan disimpan

dalam folder.II. Sebagaitandabuktipeminjamanbagipeminjam

arsip

3) Penemuan Arsip InAktifa) Sepertihalnya arsipaktif makaindeksberkas (title)

merupakan sarana utama dalammencari arsip inaktif yang tereantum dalam daftar indeks berkas(title),Makauntuk penemuankembaliarsipinaktifperiu dibuatkan daftar indeks berkas.

b) Kartu Kendali yang berada di Penata Arsip(Unit Kearsipan) hanya dapat dipergunakanuntuk menentukan lokasi arsip dan membantumenemukan kembalinyasaja,

2) Penemuan Arsip AktifPenemuan kembali arsip aktif yang masih berada diTata Usaha Unit Perigolah akan mudah dipahamiapabila dihubungkan dengan sistem penataanberkasnya.Contoh:a) Menata Berkas kepegawaian personal (berkas

perorangan) berdasarkan title nama orang, makapenemuan kembali berdasarkan indeks berkas(title) nama orang.

b) Menata Berkas berdasarkan nama masalah, makapenemuan kembali berdasarkan indeks berkas(title) masalahnya.

86 --

- 87

Ill.Alat pengingat di Tata Usaha Unit Pengolahbagi arsip aktif dan Unit kearsipan bagi arsip inaktif, disimpan menurut tanggal pengembalian.

b) Apabila arsip sudah dikembalikan, maka petugasharus melakukan:1. Memeriksa arsip yang dikembalikan apakah

dalam keadaan baik dan utuh seperti semulawaktu. dipinjam.

Il, Mengembalikan arsip yang dipinjam ketempatnya semula, lembar peminjam keduadapat dimusnahkan.

Ill. Lembar Peminjaman yang pertama yangdisimpan menurut tanggal pengembaliansebaiknya jangan dimusnahkan, sebab dapatdigunakan sebagaibahan pertimbangan untukmenentukan retensi arsip tersebut.

N. Membubuhkan paraf padalembar peminjamanketiga sebagai bukti bahwa arsip sudahdikembalikan.

88 -

x) Coret yang tidak perlu

NIP.NIP.

Kepala Pusat Penyimpanan ArsiplKepala UnitPengolah

Peminjam

........ ,,, .., .TartggalPengembalianNama PetugasArsipTanda Tangan

TanggalPemlnjamanNama~eminjamanJabatanUnit Pengola"Tanda Tangan

No. Indeks Tltel Kode Jumlah Lokas! catalanurut DokumenlBerkas Penyimpanan

LEMBAR PEMINJAMAN ARSIP

Unit Penaolah: _ x)Pusst PenyimpananArslp

No .KEMENTERIAN AGAMA RISEKRETARiATJENDERALJAKARTA

contoh Formulit Perninjaman Arslp (21 x 16 em)

- 89

/.

4. Prosedur Penataan dan Layanan Arsip Inaktif

a. Perstapan1) Mengk6rdinasikan rencana pemindahan arsip

dengan unit pengolah;2) Menjadwalkan pelaksanaan penerimaan arsip dari

unit pengolah;3) Menentukan lokasi transit penerimaan arsip in aktif.4) Menyiapkan sarana penyimpanan arsip inaktif

b. Penataan dan Penyimpanan1) Arsip inaktif yang akan disimpan diteliti kebenaran

dan kelengkapannya, antara lain title, kode kIasifi.kasi,isi berkasnya apakah sudah benar atau belum, bilabelum maka dapat dibetulkan seperlunya;

2) Mempersiapkan boks/doos yang telah diberi labeluntuk menerangkan isi berkas secara keseluruhan.Keterangan keterangan yang perlu ditulis pada labeladalah:a) kode klasifikasi yang menunjukkan isi berkasb) nomor boks/ doos arsipc) nama unit pengolah serta tahunnya.

3) Folder yang berisi arsip in aktif sesuai dengan bentukberkasnya ditempatkan dalam boks/ doos arsip sesuaidengan keterangan dalam label yang diatur menurutabjad title atau sesuai dengan level kelompok arsipberdasarkan klasifikasi;

4) Boksj doos yang berisi arsip in aktif ditempatkandalam rak samping menyamping sesuai denganurutan yang telah dipersiapkan, Boks-boks dari unitpengolah satu dengan yang lain ditempatkan secaraterpisah.

90 --

c. Layanan ArsipKegiatan pelayanan arsip in aktif bertujuan untukmemberikan layanan terhadap unit pengolah yangmemerlukanarsip untuk kepentinganreferensi kegiatanunit organisasi. Adapun prosedumya meliputi :1) Permintaan

Permintaan peminjaman arsip inaktif dapat dilakukansecara langsung, tertulis maupun telepon;

2) PencarianPencarian arsip dilakukan sesuai dengan permintaandan hanya dapat dilakukan oleh petugas pusat arsip(records center); .

3) Pencatatan .a) setiap peminjaman arsip in aktif harus dicatat

dalam formulir atau buku peminjaman arsipb) jangka waktu peminjaman arsip in aktif maksimal

adalah 1minggu dan apabila masih diperlukan lagibisa diperpanjang. Untuk kepentinganhal tersebutpetugas records center dapat mengingatkan;

Gambar susunan boks arsip dalam rak

-- 91

5. Pemeliharaan Arsipa. Tujuan

1) menjaga dan mencegah kerusakan fisik daninformasi arsip yang disebabkan oleh faktor kimiawi,biologi, dan manusiawi

2) menjaga keamanan informasi alsip akibat kelalaiandan kesengajaan manusia

b. Pengamanan Informasi Alsip1) Petugas Informasi Arsip

Faktor utama sebagai sarana pengamanan informasidan arsip adalah orang atau petugas yang mengelolakearsipan. Persyaratan yang diperlukan sebagaipetugas pengelola kearsipan ialah:a) memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang

kearsipan:b) mempunyai pengalamankerja yang sesuaidengan

jabatan /tugasnya;c) harus mempunyai rasa perhatian terhadap bidang

kearsipan dalam rangka tertib administrasi demitercapainya tujuan organisasi.

2) Sarana Kerjaa) Tempat Penyimpanan

Ruangan tempat menyimpan arsip inaktif harusmemenuhi persyaratan sebagai berikut

4) PengendalianPengendalian terhadap arsip yang dipinjammemerlukan peralatan sebagai berikut :a) buku/ formulir Peminiaman;b) out indikator/ formulir pinjam rangkap ke-2 yang

berfungsi -sebagai tanda pengganti arsip yangdipinjam;

5) Penyimpanan kembaliarsip yang sudah dikembalikan harus ditelitikelengkapannya dan dikembalikan ke tempat semula.

b) Lokasi Penampungan arsip - arsip in aktif:I. Depo Arsip Pusat disingkat DAP sebagai

temp at penampungan arsip-arsip in aktifyang diserahkan oleh instansi-instansi PusatKeme;nterian Agama dan juga untuk instansi­instansi struktural/ fungsional (Unit PelaksanaTeknis) Kementerian Agama khusus wilayahDKI Jakarta.

II. Depo Arsip Daerah disingkat DAD sebagaitempat penampungan arsip-arsip inaktif yangdiserahkan oleh instansi-instansi KementerianAgama dalam wilayah provinsi baik instansi­instansi struktural maupun instansi-instansifungsional (Unit Pelaksanaan Teknis). DADberada dan dibawah tanggung jawab KantorWilayah Kementerian Agama Provinsi.

1. Luas dan besarnya d isesuaikan dengankebutuhan/volume kearsipan instansi yangbersangku:tan;

II. Harus terhindar dad kemungkinan­kemungkinan serangan bahaya kebakaran,kebanjiran, pencurian dan lain-lain;

III. Harus mempunyai ventilasi yang baik danmendapat penerangan / cahaya yang cukup,tetapi tidak periu mendapat pancaran sinarmatahari secara langsung ke dalam ruangan;

IV. SOOuudara dan kelembaban udara dalam ru­angan harus terjaga dengan baik, tidak bolehterlalu dingin dan Iembab:

V. Perlu adanya pesawa_t pengatur suhu dankelembaban udara dalam l'uangan;

VI. Harus mempunyai peralatan yang sesuai danlengkap.

92 --

-- 93

3) Prosedur KerjaProsedur kerja yang dapat menjamin keamananinfotmasi ialah suatu prosedur yang dapatmenghasilkan kelancaran, ketertiban dankesempurnaan dalam pelaksanaan tugas KementerianAgama. Untuk kelancaran dan ketertiban jalannyaadministrasi perkantoran dari masing-masing unitkerja yang berada di dalamnya denganmengutamakanpengamanan informasi kearsipan yang diperlukan.

4) Dasar HukumPeraturan perundang-undangan yang dijadikanlandasan hukum dalam pengamanan informasikearsipan perlu disebarluaskan kepada petugaspengelola kearsipan danjuga kepada semua karyawanKementerian Agama untuk dapat diketahuiseperlunya

5) Pemcliharaan/Pengamanan Fisik Arsipa) Lokasi GedungjRuang arsip

Lokasi ruangan atau gedung arsip yang palingbaik ialah di area bebas industri sebab polusiudara yang mengandung sulphurdioxide (hasilpembakaran antara minyak dengan arang batu),yang merupakan hasil proses industri sangatmembahayakan bagi kelangsungan hidup kertas.Apabila gedungj ruang arsip telah dibangun diarea industri, maka ventilasi ruangan perlu diberifilter untuk menghindari sulphurdioxide.Apabila ruang arsip menjadi bagian dari gedung,hendaknya ruangan untuk menyimpan arsipdibuat Iebih terpisah dengan ruangan lainnyadengan pertimbangan sebagai berikut:I. Keamanan

- Sifat rahasia arsip terjamin;- Mengurangi lalu lintas pegawai dari bagian di

sekitar ruangan penyimpanan arsip. Dengandemikian akan terjamin keamanannya;

II. EfisiensiPembagian ruangan dibuat sedemikianrupa sehingga masing-masing ruanganhanya dipergunakan untuk satu bagiari/ .unit saja guna meningkatkan efisiensi dankelancaran pekerjaan;Menghindari penggunaan kayu untukbangunan yang secara langsungbersentuhan dengan tanah. Hal ini untukmencegah adanya serangan api, air danserangga. Ruangan yang paling ideal ialahruangan yang tidak menggunakan jendelame1ainkan dengan menggunakan ventilasiyang berfilter. [ika memerlukan cahaya,dapat menggunakan cahaya listrik.

6) Penggunaan Sistem Pendingin Udara (AC)Penggunaan AC dalam ruangan sangatlah pentingguna memelihara arsip agar tahan lama karena ACdapat mengontrol tekanan udara.Penggunaan sistem pendingin udara (AC)memungkinkan pencegahan hama kertas, baikdisebabkan oleh faktor kimiawi (sulphurdioxide),biologis (serangga) maupun fisik (sinar matahari).Temperatur atau suhu udara yang ideal bagi bahan­bahan dan kertas ialah sekitar 60 - 70 derajat of dankelembaban sekitar 50 sampai 60 OC.AC harus dipasang terus menerus selama 24 jamdalam musim apapun sepanjang tahun karenakeadaan udara yang tidak konstan secara terusmenerus akan daya tahan kertas.

- Menghindari pihak la-in yang tidakberkepentingan untuk masuk ke ruangankhusus arsip guna menghindari adanyapencurian/ penyelewengan arsip yangbernilai.

94 --

95

No Kode Pokok Indeks lsi Tahun Jml Tingkat No.masalah Berkas Ringkas Perkem- Boo

(Tltel) bangan

1 2 3 4 5 6 7 8 9

a. TujuanTujuan Penyusutan Arsip adalah untuk mengendalikanarus akumulasi penambahan arsip dan menjaminkese1amatan arsip yang bernilai permanenj tetap sebagaibahan bukti pertanggungjawaban nasional.

b. Sarana1) Daftar Arsip

Daftar Arsip yang dimusnahkan, dipindahkan, dandiserahkan

6 Penyusutan Arsip

96 -

~ ~lt"., & , 20 .

Dalamhal iDibcrtindakatas namaden untuk Pusat Penyimpamu1 AmpyangIleltmjutnYt diseb\npUlak ked!). :M'cAyaiakan tdah~ serah ~ arsip.&Sipyang dipmdahkanseperti tem.ntum daWn daftar terJampir untuk dlsimpan di PusatP~At$ip.

Dalam hal iJJi bertiDdak atas nama UnitPengolth mH~ ..

yangJClanjutnya,d'~pihakkesatlLNama.lahtwaNIP

Pada 1IIri ini1angpl ~_N""" Bulan •..•....... Tallm .~ _. Jauniyaugbemmda taDgandibawah mi:Nama1abataaNIP

BERlTA ACAIlA rEMlNDA8AN AJtSIP IN AICI1fNOMOB. =

2) Berita Acaraa) Berita Acara Pemindahan

-- 97

Yaag~Ptbaklemua.n Stkretaris, J'eederel

VUc J1SBdribi&NlakKNuaa.n Kepd, ArsipNuiouallU

M~~menpdabnsc:rahttrimamip-arsipstatisy.qt~dJlam daftar~inmtukdisimpandi Atsip NIi$lonal J{epuhlik Indonesia.

~ hal joi bcrtiodak $_S IIIID1 dan PIltuk Alsip NasiooaJ RepublikIndooesia sdanjutnyadlsebutl'lbt1{ectq:

D!Wi1hal in;benindak stunanit 6an 1lnIUkDtpa.rtcmffi :••_ )'MIse1anjuttlya diselntt Plhk KesatG.NamaJabetanNIP

Pada. bIlri unt.8:nW1 ..••.•.•.•• ....BWtm ... ._ fatu1..~._.n_.........lwi:)'Jn8~ tan.pndibawab ini:Nama.labe_NIP

BIlUTA ACAIlA PEMJNl)A1IA.~ARm STANNQJ\lQl'':

b) Berita .Acara Penyerahan .

98 --

NIP.3 _.. " "" " .

NIP.1 1I ••• 1II4i.it. ..

h&l hariw tan ~.••....•w Yini bert:imQa tInpn dibawah initb-«duarbn sllrat Ktputusan MenteriApma Nlt .•; Ttngpl........ cw dan SurttTugu No tanggal telah~~pemosnabatl.mp...arsip yang tercantumdalamGaftartcrJampirde'J)pn eam*)

a.~b.~_Co pelebunm JCCP kinli*

Momar : " ~ _....·~" ._ ..-" " c ..

c) Berita Acara Pemusnahan

-- 99

6) Pelaksanaan PemindahanPelaksanaan pemindahan arsip dilakukan setelaharsip dilakukan penataan (dalam keadaan teratur)

3) PendaftaranArsip-arsip yang telah dikelompokkan menjadi seriesarsip didaftar dalam Daftar Arsip (DA) yang akandipindahkan dan dibuat rangkap 2 (dua). Rangkappertama untuk Unit Pengolah dan rangkap keduauntuk Unit Kearsipan.

4) PenataanArsip-arsip ditata berdasarkan nomor urut sesuaidengan nomor urut dalam DPA dan dimasukkandalam boks arsip, sesuai dengan sistem penataanaslinya. Kemudian boks diberi labelnomor urut boks,dan nomor series didalamnya.

5) Pembuatan Berita Acara PemindahanSebagai bukti atas kegiatan pemindahan arsip karenamenyangkut pengalihan wewenang dan tanggungjawab, mala setiap pemindahan arsip disertakan DAdan Berita Acara Pemindahan ..

c. Prosedur Pemindahan1) Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan apakaharsip tersebut benar-benar sudah in aktif, yangdidasarkan pada 'JRA (kolom retensi aktifnya) atauberdasarkan frekuensi penggunaannya

2) PengelompokkanKegiatan mengelompokkan/ menyatukan file-filearsip yang saling berkaitan yang merupakan satukesatuan informasi ke dalam series arsip, tanpamengubah sistem penataannya. Contoh: file tentangcuti tahunan, cuti besar, cuti bersalin dapat digabungmenjadi series arsip cuti.

100--

dan dilengkapi dengan Daftar Arsip (DA) dan BeritaAcara Pemindahan Arsip.

7) Penyimpanan Dokumen Pelaksanaan PemindahanSetelah pelaksanaan pemindahan arsip dilakukanpenyimpanan dokumen pelaksanaan pemindahanoleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan dimasing­masing unitnya, yaitu masing-masing menyimpanBeritaAcarapemindahanArsip danDaftarArsipyangdipindahkan sebagailampiran,

d. Prosedur Pemusnahan1) Pemeriksaan

Meneliti arsip in aktif yang sudah habis masasimpannya diunit kearsipan berdasarkan JRA.

2) Pembentukan Panitia PemusnahanPeriu dibentuk panitia pemusnahan arsip untukmelakukan penilaian terhadap arsip yang diusulkanuntuk dimusnahkan, jika arsip tersebut memilikiretensi lebih dan 10 tahun. Sedangkan pemusnahanarsip yang memiliki retensi dibawah 10 tahuntidak perlu dibentuk panitia/ tim pemusnahan,cukup dilakukan oleh unit yang secara fungsionalbertanggung jawab dalam pengelolaan arsip.

3) Penilaiandan PersetujuanArsip yang diusulkan untuk dimusnahkan perludiberitahukan kepada pimpinan unit pengolahpemilik arsip, khususnya untuk arsip yang memilikiretensi lebih dari 10 tahun, perlu penilaian danpersetujuan dari Kepala Arsip Nasional RI.Khususuntuk arsipkeuanganperlumendengarpertimbangandari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan (BPK),danarsip kepegawaian periu mendengar pertimbangandan KepalaBadanKepegawaianNegara (BKN).

--101

e. Prosedur PenyerahanArsip yang diserahkan ke Arsip Nasional RepublikIndonesia adalah arsip statis yang memiliki nilai gunapertanggungjawaban nasional/ nilai guna sejarah.Prosedur Penyerahan Arsip adalah sebagai berikut :1) Pemeriksaan

Memeriksa arsip statis (yang memiliki nasib akhirpermanen di kolom keterangan dalam JRA).

5) Pelaksanaan PemusnahanPemusnahan arsip dapat dilakukan dengan caradibakar, dicacah atau dilebur menjadi bubur kertas(Pulp) dan disaksikan minimal oleh dua orang pejabatdari Bagian Hukum dan atau bagian Pengawasan.Berita Acara Pemusnahan ditandatangani olehpimpinan unit kearsipan dan dua orang saksi dariBagian Hukum dan BagianPengawasan. Berita AcaraPemusnahan dan DAyang dimusnahkan disimpan diUnit Pengolah dan Unit Kearsipan sebagai penggantiarsip yang dimusnahkan.

6) Penyimpanan Dokumen Pelaksanaan PemusnahanSetelah pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukanpenyimpanan dokumen pelaksanaan pemusnahanoleh Unit Kearsipan sebagai bukti dan pengganti arsipyang dimusnahkan.

4) Pembuatan Berita Acara PemusnahanArsip yang telah memperoleh persetujuan untukdimusnahkan, dibuatkan daftar arsip arsip yangdimusnahkandan dibuatkan BeritaAcara pemusnahanarsip dan dibuat rangkap 2 (dua). Rangkap partamauntuk Unit Pengolah dan rangkap kedua untuk UnitKearsipan/Bagian Tata Usaha.

4) Penyimpanan Dokumen Pelaksanaan Serah TerimaArsip 8tatisSetelahpelaksanaan serah terima arsip statis dilakukanpenyimpanan dokumen pelaksanaan serah terimaoleh para pihak dimasing-masing intansinya, yaitumasing-masing menyimpan BeritaAcara PenyerahanArsip Statis danDaftar Arsip Statis yang diserahkansebagai Iampiran,

2) PendaftaranMemisahkan arsip statts terse but pada tempattersendiri dan didaftar dalam daftar arsip usul serah,rangkap 2 (dua).

3) Pelaksanaan PenyerahanPenyerahan arsip statis dengan penandatangananBerita Acara Serah Terima Arsip Statis oleh KepalaArsip NasionalRldanMenteriatau yangmewakilinya.Berita Acara Serah Terima Arsip Statis dan DArangkap 2 (dua). Rangkap pertama disimpan diKementerian Agama sedangkan BeritaAcara dan DArangkap kedua yang diserahkan beserta fisik arsipnyadisimpan diArsip Nasional RI.

102-

--103

Pedoman Penataan Kearsipan ini dimaksudkan sebagai acuanbagi para pejabat dalam penyelenggaraan kearsipan, sehinggaterwujudnya penataan arsip yang baik dan benar, berdayagunadan berhasil guna untuk medukung pencapaian kinerjamanajemen dan pelayanan publik serta penyelamatan arsipsebagaibahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memorikolektifbangsa.

BABNPENUfUP