Noções de Arquivologia
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Noções de Arquivologia
Prof.: Charlley Luz
Aula especial para as turmas de Biblioteconomia da FESPSP em alusão ao dia do bibliotecário
12/03/13
A escrita é filha da Arquivologia, assim como a Arquivologia é filha da escrita. O desenvolvimento da escrita surge da necessidade de registro de a9vidades administra9vas.
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
Arquivologia = Arquivís9ca Ciência / Disciplina / Técnica
Tem por objePvo o conhecimento dos arquivos e das teorias, métodos e
técnicas a serem observados na sua consPtuição,
organização, desenvolvimento e
uPlização.
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
“conjunto de documentos que, independente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das aPvidades de pessoas Ssicas ou jurídicas, públicas ou privadas”
DTA 06
Arquivo
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
“Arquivo são os conjuntos de documentos PRODUZIDOS e RECEBIDOS por órgãos públicos, ins9tuições de caráter público e en9dades privadas, em decorrência do exercício de a9vidades específicas, bem como por pessoa Ssica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (Lei no 8.159, de 08-‐01-‐1991. Art. 2o)
arquivo 1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma enPdade colePva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas aPvidades, independentemente da natureza do suporte. Ver também fundo. 2 InsPtuição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso(1) a documentos. 3 Instalações onde funcionam arquivos(2). 4 Móvel desPnado à guarda de documentos.
Cuidado: É um termo polissêmico
Fonte: DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
Arquivo
A natureza dos arquivos é administra9va, é jurídica, é informacional, é probatória, é orgânica, é serial, é concnua, é cumula9va. A soma de todas estas caracterísPcas faz do arquivo uma insPtuição única e inconfundível” (BELLOTTO, 2005)
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
A principal finalidade do arquivo é servir à ADMINISTRAÇÃO, consPtuindo-‐se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da HISTÓRIA.
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
DOCUMENTO Unidade de registro de informações, em qualquer suporte ou formato -‐ suscenvel de consulta, estudo, prova e pesquisa. INFORMAÇÃO Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem conPdos em um documento. SUPORTE Material no qual são registradas as informações.
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
DOCUMENTO = SUPORTE + INFORMAÇÃO
SUPORTE • Material sobre o qual as informações são registradas
• Ex: Fita magnéPca, película filmográfica, papel, pergaminho, papiro etc
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
Conceitos Fundamentais de Arquivologia DOCUMENTO de ARQUIVO Informação registrada produzida e manPda por uma insPtuição ou pessoa ao longo de suas aPvidades administraPvas, com valor de prova. São fortemente ancorados nos princípios da proveniência, da organicidade, unicidade e da indivisibilidade.
Processos
Entrada: materiais, serviços e
informações
Saída: materiais, serviços e
informaçõesAgregação de valor
Atividade fim
Atividade meio
O caráter orgânico do Arquivo
Biblioteca e arquivo
Semelhanças controle bibliográfico e arquivísPco
Por conta da proximidade das áreas, o controle bibliográfico e arquivísPco guardam semelhanças e diferenças, as quais HAGEN (1998) apresentou.
As semelhanças seriam: • a) a permissão da exploração da documentação por parte tanto de
catálogos bibliográficos quanto de instrumentos arquivísPcos de referência;
• b) a consciência da necessidade de descrever tanto os elementos Ssicos quanto os intelectuais;
• c) o “dilema comum da busca de informação”, onde quem faz o instrumento está em vantagem em relação ao pesquisador quanto à disponibilidade dos dados acerca do material descrito.
Diferenças controle bibliográfico e arquivísPco
• a) as caracterís9cas Ssicas e intelectuais entre livros e documentos de arquivo, pois livros são preparados para serem descritos e divulgados, sendo unidades com ctulo, autor e assunto definidos, enquanto os arquivos são o resultado de uma a9vidade, sendo conjuntos de documentos que não podem ser definidos por um assunto ou autor;
• b) os pesquisadores desses acervos apresentam necessidades informacionais disPntas. A busca de informação bibliográfica é em geral mais específica do que a arquivísPca, baseada principalmente em informações contextuais.
Documentos Não ArquivísPcos: Informação não orgânica
• Documentação promocional não solicitada e sem interesse para o desPnatário;
• Legislação de interesse geral; • Manuais de procedimentos para o cumprimento de
preceitos legais; • Normas de redação; • Recortes de periódicos sobre assuntos de interesses
diversos; • Modelos de preenchimento de formulários; • Textos usados.
CaracterísPcas dos Arquivos
Os documentos NÃO são objeto de COLEÇÃO (escolha ar9ficial) e sim da acumulação natural, no decurso de a9vidades administra9vas.
A classificação aplicada a cada arquivo respeitara as par9cularidades da insPtuição produtora. Não há um arranjo pré-‐ estabelecido.
CaracterísPcas dos Arquivos
Princípios ArquivísPcos • Os princípios arquivísPcos consPtuem o marco principal da diferença
entre a arquivísPca e as outras ciências documentárias. São eles:
– Princípio da Proveniência – Princípio da Organicidade – Princípio da Unicidade – Princípio da Indivisibilidade ou integridade – Princípio da CumulaPvidade
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Princípio da Proveniência:
Arquivos originários de uma ins9tuição ou de uma pessoa devem manter a respecPva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem disPnta.
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Aplicação: AutenPcidade é a manutenção da integridade do fundo de arquivo. Desde que se entenda que a Imparcialidade diz respeito à verdade administra:va dos documentos, ou seja, ao fato de os documentos consPtuírem-‐se num reflexo fiel das a9vidades desenvolvidas, vê-‐se que a
AutenPcidade depende da manutenção dessa Imparcialidade.
Princípio da Organicidade:
As relações administra9vas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A
organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e
a9vidades da enPdade produtora / acumuladora em suas relações internas e externas.
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Aplicação: A Organicidade do arquivo realiza-‐se através da acumulação dos documentos. A acumulação, com base em um Plano de Classificação, de modo correspondente ao fluxo do desenvolvimento das ações, apresenta as relações existentes entre as funções/a9vidades /tarefas. Essa acumulação faz com que o arquivo reflita, no
seu todo, a missão realizada.
Princípio da Unicidade:
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Unicidade -‐ “não obstante forma, gênero, Ppo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos”. (BELLOTTO, 2002, p. 21). Ou seja, documentos duplicados não são necessariamente o mesmo.
Aplicação:
UNICIDADE DO DOCUMENTO ·∙ o documento produzido em mais de uma via ou cópia terá apenas uma delas preservadas.
UNICIDADE DA INFORMAÇÃO
·∙ a mesma informação conPda em mais de uma espécie documental determina a preservação de um único exemplar, observada a integralidade da informação e do suporte.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade:
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, muPlação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
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Aplicação: A imparcialidade dos documentos refere-‐se à capacidade dos documentos de refle9rem fielmente as ações do seu produtor. Destaca-‐se a verdade administraPva do documento e
não a verdade do seu conteúdo. O moPvo da criação de um documento, independentemente do seu conteúdo ser ou não, suponhamos, uma fraude, seria legí9mo
no que se refere à sua relação com as a9vidades da en9dade que o criou.
Princípio da cumulaPvidade:
O arquivo é uma formação progressiva,
natural e orgânica
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Os itens documentais de um arquivo não são escolhidos previamente para serem acumulados, eles se acumulam à medida
que são produzidos. Mas uma boa CumulaPvidade se realiza quando os documentos são organizados de acordo com o
desenvolvimento das ações;
O Conselho Internacional de Arquivos, ao editar a norma para descrição de arquivos -‐ ISAD(G), indica procedimentos baseados nos princípios arquivís:cos sem determinar uma estrutura fixa de organização ou estabelecer códigos e Mtulos. Cada arquivo merecerá sempre uma análise, planejamento e tratamento próprios à sua conformação.
Cada arquivo é único
CaracterísPcas próprias dos arquivos
Os princípios arquivísPcos estabelecem três caracterís9cas intrínsecas ao arquivo que podem ser assim designadas:
• a singularidade do produtor do arquivo, • a filiação dos documentos às ações que promovem a missão definida e • a dependência dos documentos dos seus pares.
Teoria das Três Idades
A teoria das três idades corresponde à sistemaPzação do ciclo vital dos documentos de arquivo. É uma denominação que corresponde ao uso dos documentos.
37 Giorgione ( Itália, 1477-‐1510) óleo sobre tela Palazzo PiP, Galleria PalaPna, Florença.
Ciclo de Vida das Informações Arquivís9cas
1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade Arquivos correntes
Arquivos de gestão
Arquivos vivos Arquivos ativos
Arquivos intermediários
Arquivos semi-ativos Pré-arquivo
Arquivos permanentes
Arquivos inativos Arquivos definitivos Arquivos históricos
Arquivo Corrente Arquivo Intermediário
Arquivo Permanente
Valor Primário Primário Secundário
Acesso Restrito aos acumuladores
Restrito aos acumuladores ou com
autorização
Aberto
Conservação Física Centralizada ou Descentralizada
Centralizada Centralizada
Justificativa de conservação
Apoio às atividades cotidianas
Razões administrativas, legais ou fiscais
Pesquisa, administrativa
Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acumulado
Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de trabalho
Instituição arquivística
Processamento Técnico
Classificação, temporalidade
Temporalidade Arranjo, descrição
A criação ou recepção dos documentos
Proveniência interna Proveniência externa
Arquivos Correntes Possibilidade de
uso alta Conservação nos setores
Avaliação e Eliminação
Arquivo Intermediário Possibilidade de
uso decrescente Depósito
centralizado
Eliminação e Arranjo
transferência
Recolhimento Arquivo
Permanente Valor Secundário
Depósito Centralizado 5 a 10%
O ciclo de vida dos documentos e os arquivos
.
Orgânico
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