Noções básicas organização de arquivos
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SSUUMMÁÁRRIIOO
11.. AAPPRREESSEENNTTAAÇÇÃÃOO.. ....................................................................................................... 3
22.. NNOOÇÇÕÕEESS BBÁÁSSIICCAASS SSOOBBRREE OO AARRQQUUIIVVAAMMEENNTTOO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS.. .................................... 4
2.1. Organização de documentos. ............................................................................ 4
2.1.1 Classificação de Documentos...................................................................... 5
2.1.2 Plano de Classificação................................................................................. 6
2.1.2.1. Critério da freqüência de utilização. ..................................................... 6
2.1.2.2. Critério da separação por tipos. ........................................................... 6
2.1.3 A técnica de arquivamento das pastas vazias. ............................................ 6
33.. EELLIIMMIINNAAÇÇÃÃOO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EE GGUUAARRDDAA NNOO AARRQQUUIIVVOO PPEERRMMAANNEENNTTEE.. .......................... 9
3.1. Eliminação de documentos................................................................................ 9
3.2. Guarda no arquivo permanente. .......................................................................10
44.. RREEFFEERRÊÊNNCCIIAASS BB IIBBLLIIOOGGRRÁÁFFIICCAASS..................................................................................11
AANNEEXXOO -- TTAABBEELLAA DDEE TTEEMMPPOORRAALLIIDDAADDEE DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS ................................................12
Área Administrativa .................................................................................................12
Área Financeira .......................................................................................................22
Área Planejamento..................................................................................................24
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11.. AAPPRREESSEENNTTAAÇÇÃÃOO..
Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa, sem
exageros. Um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da
empresa como um mero depósito de documentos, quando na verdade o
arquivo é um centro ativo de informações.
Um arquivo bem pensado e organizado serve para:
• Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos
• Revelar o que está para ser feito
• Diminuir a duplicidade de trabalho
• Evitar repetições desnecessárias de experiências
• Evitar improvisos e inadequações
• Encontrar bons parceiros e fornecedores
• Transmitir ordens e ensinar como fazer
Não devemos cometer o erro de menosprezar nossos arquivos. Ele é a fonte
de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada
decisões.
Porém, antes de conseguir fazer do arquivo um trunfo administrativo, é preciso
conhecer pelo menos uma técnica simples de arquivamento.
Ademais, antes de iniciar-se qualquer processo de arquivamento em unidades
menores de organizações complexas, é recomendável proceder-se a
identificação das normas internas que regem o tema, para, encontrando-as,
ajustar a rotina local de arquivamento de documentos às diretrizes e regras da
organização.
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22.. NNOOÇÇÕÕEESS BBÁÁSSIICCAASS SSOOBBRREE OO AARRQQUUIIVVAAMMEENNTTOO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS..
As empresas são como organismos vivos. A administração pode ser
comparada ao cérebro que mantém tudo coordenado e crescendo. Seguindo
tal raciocínio, o arquivo de documentos seria então a memória nesse cérebro
administrativo. Onde tudo que é aprendido, tudo que foi feito e será feito deve
ficar armazenado.
Se permitirmos que alguém ou nós mesmos guardemos para si essa memória,
sem que a mesma seja documentada de alguma forma, toda a organização
corre o risco de ficar vagando sem rumo, caso essa pessoa se ausente.
Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:
• As exigências da legislação pública.
• Organização interna da empresa.
Os princípios básicos para começar arquivar são:
• A classificação dos tipos de documentos.
• A codificação, que pode ser alfabética ou numérica.
Tudo que é feito durante o trabalho gera algum tipo documento, se não gerar
provavelmente alguma coisa está faltando.
2.1. Organização de documentos.
É interessante que a sua unidade ou área de trabalho tenha um processo de
organização e um plano de classificação para que você possa guardar
adequadamente os documentos dentro dos dossiês ou pastas certas.
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2.1.1 Classificação de Documentos Todas as unidades da organização devem possuir planos de classificação de
documentos. Cada área identifica as suas pastas, caixas e etc. do modo como
conhecem. Mas, é interessante entender como é a sistemática para se montar
um plano que facilite o trabalho de arquivamento, acesso e destinação dos
documentos.
Vamos apresentar um modelo denominado estrutural / funcional que se baseia
nas estruturas e funções da instituição, pode ser utilizado por qualquer
unidade. Siga as etapas abaixo sugeridas:
a) Identifique as atribuições e atividades da instituição e da área em que
você trabalha. Poderemos encontrar essas informações pesquisando
nos atos legais que às vezes são portarias, deliberações, estatuto,
outras vezes, você encontra essas informações nas primeiras atas e
relatórios da sua área. Em último caso, analise as atividades
desenvolvidas e descreva-as.
b) Relacione e organize o que foi levantado. Dica: aproveite e organize
uma pasta com os atos relativos à implantação de sua área ou órgão,
bem como, se for o caso, o que você conseguiu descrever.
c) Identifique os tipos de documentos que “nascem” a partir do
cumprimento das atividades identificadas. Relacione-os abaixo das
respectivas atividades que foram levantadas.
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2.1.2 Plano de Classificação
Pode-se organizar os documentos com base nos critérios da freqüência de
utilização ou conforme os tipos. Nada impede que os critérios sejam
combinados. A classificação deve manter coerência com as outras áreas da
instituição.
2.1.2.1. Critério da freqüência de utilização.
Com base no critério de freqüência de utilização podemos separar os
documentos em três categorias de arquivos:
• Arquivo corrente , para guarda dos documentos de uso freqüente.
• Arquivo intermediário , para guarda dos documentos que quase nunca
são procurados.
• Arquivo permanente , para a guarda de documentos de valor histórico
ou por determinação legal. Quando a organização é grande, como é o
caso de órgãos de estado, Estes documentos são guardados em um
arquivo central.
2.1.2.2. Critério da separação por tipos.
Os documentos podem ser separados por tipos, caso das comunicações,
quando se poderia arquivar em pastas para ofícios, comunicações internas,
avisos, etc.
2.1.3 A técnica de arquivamento das pastas vazias.
Na técnica de arquivamento das pastas vazias, cada número pode ser
considerado como uma pasta que deve ser criada em seu arquivo, mesmo que
de início ela fique vazia.
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A execução é simples, bastando imprimir e colar um índice descritivo (número
e conteúdo correspondente) das pastas, do lado de exterior ao arquivo e
colocar apenas os números nas pastas (codificação numérica).
Adiante apresenta-se um modelo para a implantação de uma codificação
numérica, adaptado para uma unidade ou organização pública, advertindo-se
que se deve avaliar a adoção daquelas que venham a receber documentos
arquiváveis em meio eletrônico:
• 01.00 - Identidade organizacional . Pasta onde serão arquivados os
documentos que informam a missão, visão, valores, regimento, mapas
de negócio, mapa dos processos, dentre outros, na medida da
necessidade de tais documentos para uma unidade ou organização.
• 02.00 - Atividades operacionais . Pasta onde serão arquivados os
projetos, os documentos dos processos - fluxogramas, os padrões e
formulários que mostram como são e como deverão ser feitas as tarefas
relacionadas à produção e prestação de serviços que a organização ou
unidade pratica, bem como os correspondentes registros da execução.
Contemplam-se aqui pastas para documentação da gestão de contratos
e convênios.
• 03.00 - Produtos. Dados como prazos, custos e outras informações
atualizadas sobre os produtos da unidade ou organização devem ficar
nesta pasta.
• 04.00 - Comunicação . Onde ficarão guardados os mecanismos criados
para comunicação com o público alvo e a comunicação oficial, recebida
e expedida pela unidade.
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• 05.00 - Clientes . Dados como nome, telefone, endereço, e-mail, dentre
outros, devem ficar nesta pasta. Se a unidade já tem um sistema
informatizado para isso, a pasta deve ser usada para informações mais
gerais ou mesmo não criada.
• 06.00 - Fornecedores . Dados como nome, telefone, endereço, e-mail,
cópias de empenhos, dentre outros, devem ficar nesta pasta. Se a
unidade já tem um sistema informatizado para isso, a pasta deve ser
usada para informações mais gerais ou mesmo não criada.
• 07.00 - Orçamento . Pasta onde devem ser guardadas as propostas de
orçamento, os orçamentos definidos, os documentos da execução
orçamentária e documentos afins.
• 08.00 - TI. Para guardar informações sobre os equipamentos de
informática - tipos, quantidades, tombos, etc. - e sobre o planejamento
da aquisição de novos equipamentos e softwares.
• 09.00 - Recursos humanos . Para guardar os dados pessoais dos
servidores (nome, matrícula, endereço, etc.), plano de carreira e de
cargos, currículos, dentre outros.
• 10.00 - Atas de reuniões . Para guardar os resultados e atas de
reuniões.
• 11.00 - Contatos diversos . Para guardar folhetos, prospectos,
propostas comerciais, cartões de visitas de contatos relevantes para a
unidade ou organização.
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Uma vez adotado o modelo apresentado, deverá ser observado que a
quantidade de pastas vai crescer continuamente, pois para cada categoria de
pastas criada deverão ser criadas pastas específicas. Por exemplo, surgindo
um projeto novo, deverá ser criada uma pasta exclusiva, numerada
seqüenciadamente como 02.01, 02.02 e assim por diante.
33.. EELLIIMMIINNAAÇÇÃÃOO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EE GGUUAARRDDAA NNOO AARRQQUUIIVVOO PPEERRMMAANNEENNTTEE..
3.1. Eliminação de documentos.
Periodicamente, as organizações devem eliminar aqueles documentos de baixa
ou nenhuma utilização, desde que por força de norma não devam ser
encaminhados para o arquivo permanente.
A forma mais segura de proceder ao descarte é definindo e aplicando regras
específicas baseadas no tipo de documento e no tempo de existência do
mesmo, geralmente condensadas nas denominadas “Tabelas de
temporalidade”. Em anexo a este manual é apresentada uma tabela de
temporalidade, elaborada pela SAEB e disponibilizada na intranet. Esta tabela
deverá ser usada pelos órgãos da Administração Pública da Bahia, pois é um
instrumento validado legalmente. É aconselhável que o órgão “enxugue” a
tabela de acordo com os documentos gerados em suas atividades e, caso
possua outros documentos que não constem na tabela, deverá utilizar critérios
legais para a sua eliminação e acrescentá-los à tabela própria.
Os documentos por serem eliminados segundo os critérios definidos pela
unidade ou organização podem separados em caixas com etiquetas de fácil
identificação, devendo ser preenchido um termo de eliminação contendo a lista
dos documentos eliminados. As caixas devem ser guardadas em local
reservado até ser obtida autorização para que se proceda à eliminação.
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3.2. Guarda no arquivo permanente.
No arquivo permanente devem ser conservados documentos de notório e
relevante valor fiscal, administrativo, contábil, legal ou histórico.
Os documentos técnicos, tais como estudos, pesquisas, projetos e publicações
produzidas também podem ser guardados no arquivo permanente.
Ao efetuar-se a guarda em um arquivo permanente não se deve esquecer de
retirarem-se os grampos, clips, durex ou outros apetrechos utilizados para
prender papéis, pois os mesmos enferrujam-se ou deterioram-se com o tempo
danificando os documentos.
Por fim, lembremos que o tipo de caixa ou pasta utilizada para arquivar os
documentos no arquivo permanente e o local do arquivamento devem ser
escolhidos de modo a facilitar-se o acesso aos documentos, quando
necessário, e a sua periódica higienização.
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44.. RREEFFEERRÊÊNNCCIIAASS BB IIBBLLIIOOGGRRÁÁFFIICCAASS..
Casa Civil. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001: Código d e Classificação de Documentos de Arquivo para a Admin istração Pública: Atividades - Meio . Disponível em <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>. Acesso em 29/12/2009. Departamento Estadual de Arquivo Público do Estado do Paraná. Manual de gestão de documentos do Estado do Paraná , 3ª edição, revista e ampliada. Curitiba: O Arquivo, 2007. 115 p. Disponível em <http://www.arquivopublico.pr.gov.br/arquivos/File/pdf/gestao.pdf>. Acesso em 29/01/2009. MARTINS - Neire de Rossio. Noções Básicas Para Organização de Arquivos Ativos e Semi-ativados . Arquivo Central do Sistema de Arquivos - UNICAMP. Campinas, 1998. SAEB. Temporalidade de Documentos . Disponível em <http://sistemadegestao.saebti.intranet> - Instrumentos de Gestão. Acesso em 08/01/2010.
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AANNEEXXOO -- TTAABBEELLAA DDEE TTEEMMPPOORRAALLIIDDAADDEE DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
Área Administrativa
Assuntos Fase corrente Fase intermediária Destinação final Destinação final
Alterações e Ocorrências Relativas às Folhas de Pagamento 1 ano 100 anos Eliminação Devem ser microfilmados
Apostila de enquadramento Vigência Vigência 70 anos Eliminação - Atestado médico Vigência 5 anos Eliminação - Atestado médico referente à estagiário Vigência 70 anos Eliminação - Atos (decretos, portarias e resoluções) funcionais Vigência 70 anos Eliminação -
Atos Institucionais Vigência 10 anos Eliminação -
Atos Referentes à acordos firmados para a realização de um contrato Vigência 5 anos
Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Autorização de saída de material permanente 1 ano - Eliminação - Auxílio Transporte Vigência 70 anos Eliminação - Auxílio transporte referente à estagiário Vigência 5 anos Eliminação - Avisos e Notificações de férias Vigência 70 anos Eliminação - Balancetes Físicos e financeiros de bens/materiais de consumo 2 anos - Eliminação
Devem ficar no arquivo em fase corrente até a fiscalização e aprovação do TCE
Balancetes Físicos e Financeiros de bens materias permanentes 2 anos - Eliminação
Devem ficar no arquivo em fase corrente até a fiscalização e aprovação do TCE
Boletins de Ocorrência 2 ano 6 anos Eliminação -
Cartas Exercício de expedição e recebimento
- -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
Certidões de caráter declaratório 2 anos 6 anos Eliminação - Certidões de caráter punitivo 2 anos 6 anos Eliminação - Certidões de Ocorrência 2 anos 6 anos Eliminação - Certidões de queixas 2 anos 6 anos Eliminação -
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Certidões(Casamento, tempo de serviço, etc) Vigência 70 anos Eliminação - Certidões e boletins 2 ano 6 anos Eliminação -
Cessão de Uso Vigência 5 anos Eliminação
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou recolhimento ao arquivo permanente
Ciculares Exercício de expedição e recebimento
- -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
Comprovante de residência referente estagiário Vigência 5 anos Eliminação -
Comunicação Interna - CI Exercício de expedição e recebimento
- -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
Comunicações de freqüência Vigência 70 anos Eliminação - Contrato e termo de rescisão referente a estagiário Vigência 5 anos Eliminação -
Contratos Vigências 5 anos -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou recolhimento ao arquivo permanente
Contratos Comerciais Vigência 5 anos -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou recolhimento ao arquivo permanente
Contratos de cessão de uso Vigência 5 anos
Devem ser avaliados pelos
responsáveis das unidades
administrativas, que determinarão sua:
eliminação; ou recolhimento ao
arquivo permanente
-
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Contratos de comodato Vigência 5 anos -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou recolhimento ao arquivo permanente
Contratos de trabalho Vigência 70 anos Eliminação - Controle de entrada e saída de documentos e fichas 1 ano - Eliminação -
Controle de entrada e saída de livros 1 ano - Eliminação - Controle de entrada e saída de malotes e postagem 1 ano - Eliminação -
Controle de freqüência de estágios e aprendizes 1 ano - Eliminação -
Controles de freqüência de trabalhadores temporários(REDA) 3 anos - Eliminação
Após o encerramento do contrato, emitir a Certidão de Tempo de Serviço e Contribuição para ficar no Prontuário
Controles de material e serviços - 2 anos Eliminação Devem ficar arquivados no arquivo em fase intermediária até a fiscalização e aprovação do TCE
Controle gerenciais 1 ano 1 ano Eliminação Devem ficar no arquivo em fase corrente até a fiscalização e aprovação do TCE, e, só então, transferidos para o arquivo em fase intermediária
Convênios e ajustes Vigência 5 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Correspondências e comunicados diversos a servidores/empregados públicos Vingência 70 anos Eliminação -
Correspondências expedidas e recebidas Exercício de expedição e recebimento
- -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
Currículo de estagiários Vigência 5 anos Eliminação - Currículo de servidores/empregados Vigência 70 anos Eliminação -
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Decisões Jurídicas - - -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
Decisões técnicas - - -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
Declaração de imposto de renda retido na fonte Vigência 70 anos Eliminação -
Declaração de opção de FGTS Vigência 70 anos Eliminação - Diplomas e certificados Vigência 70 anos Eliminação - Documentos de registro e licenciamento de veículos Vigência - Eliminação
Permanece no arquivo em fase corrente durante toda a vida útil do veículo
Documentos institucionais Vigência 10 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Documentos referentes a acordos firmados a realização de um contrato Vigência 5 anos
Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Documentos relacionados a veículos Vigência - Eliminação Permanece no arquivo em fase corrente durante toda a vida útil do veículo
Documentos relativos a férias 1 ano - Eliminação - Escala de férias 2 anos - Eliminação - Expedição de documentos 1 ano - Eliminação -
Fac-símile Exercício de expedição e recebimento
- -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
FAX Exercício de expedição e recebimento
- -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
Ficha cadastral Vigência 70 anos Eliminação -
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Ficha cadastral de estagiários Vigência 5 anos Eliminação - Folhas de pagamento 1 ano 100 anos Eliminação Devem ser microfilmados Fundo de garantia por tempo de serviço - 30 anos Eliminação Estes documentos não são mais emitidos Guias de recolhimento do FGTS emitidas pela caixa econômica federal - 30 anos Eliminação Estes documentos não são mais emitidos
Guias de remessa 1 ano 4 anos Eliminação -
Imposto sobre veículos auto-motores Vigência - Eliminação Permanece no arquivo em fase corrente durante toda a vida útil do veículo
Informe de rendimentos de imposto de renda na fonte - 30 anos Eliminação Estes documentos não são mais emitidos
Institucionais Vigência 10 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Inventários de bens/ materiais de consumo 2 ano - Eliminação Devem ficar no arquivo em fase corrente até a fiscalização e aprovação do TCE
Inventários de bens/materiais permanentes Período de vigência
10 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB)
Devem ficar no arquivo em fase corrente até a fiscalização e aprovação do TCE
Jornal de movimentação 5 anos 45 anos Eliminação - Levantamentos relativos a bens / materiais de consumo 2 anos - Eliminação
Devem ficar no arquivo em fase corrente até a fiscalização e aprovação do TCE
Levantamentos relativos a bens / materiais permanentes 2 anos - Eliminação
Devem ficar no arquivo em fase corrente até a fiscalização e aprovação do TCE
Licenças Vigência 70 anos Eliminação - Licenças referentes a estagiários Vigência 5 anos Eliminação - Listas e livros de ponto de servidores / empregados 1 ano 15 anos Eliminação -
Mensagens Eletrônicas e Expressas Exercício de expedição e recebimento
- Eliminação
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
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Normas de funcionamento Vigência 10 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Normas de procedimento Vigência 10 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Normas organizacionais Vigência 70 anos Eliminação -
Ocorrências e justificativas relativas à freqüência 1 ano - Eliminação -
Ofícios Exercício de expedição e recebimento
- -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
Pareceres - - -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
Pareceres Jurídicos - - -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
Pareceres Técnicos - - -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
Pedidos de material de consumo expedidos pelas unidades usuárias 1 ano - Eliminação
Devem ficar arquivados no arquivo em fase intermediária até a fiscalização e aprovação do TCE
Pedidos de material de material de consumo recebidos pela unidade responsável pelo almoxarifado
- 2 anos Eliminação Devem ficar arquivados no arquivo em fase intermediária até a fiscalização e aprovação do TCE
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Prestação de contas 1 ano 10 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Processos Administrativos Vigência (até o encerramento)
5 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Processos Administrativos Relativos à doação de bens
Vigência (até o encerramento)
10 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Processos Administrativos Relativos à obras públicas (ampliação, construção e reforma)
Vigência (até o encerramento) 10 anos
Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Processos administrativos relativos a pessoal Vigência (até o encerramento)
70 anos Eliminação -
Processos de advertência disciplinar Vigência 70 anos Eliminação - Processos de demissão voluntária Vigência 70 anos Eliminação -
Processos de expediente Vigência (até o encerramento)
5 anos Eliminação -
Processos de insalubridade / periculosidades pessoal Vigência 70 anos Eliminação -
Processos de pagamento de descontos e vantagens Vigência 70 anos Eliminação -
Processos de Prestação de Contas de ao TCE 1 ano 10 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Processos de Prestação de Contas de Adiantamento 1 ano 10 anos
Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
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Processos de Prestação de Contas de Bens 1 ano 10 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Processos disciplinar Vigência 70 anos Eliminação -
Processos Licitatórios Vigência (até o encerramento)
5 anos Eliminação -
Processos para editar julgamento Vigência (até o encerramento)
5 anos Eliminação -
Processos para tomada de decisão Vigência (até o encerramento)
5 anos Eliminação -
Processos relativos a inquéritos Vigência 70 anos Eliminação - Processos relativos a sindicâncias administrativas Vigência 70 anos Eliminação -
Processos trabalhistas Vigência 70 anos Eliminação - Prontuários de estagiários Vigência 5 anos Eliminação - Prontuários de servidor / empregado público ativo, inativo ou temporário Vigência 70 anos Eliminação -
Protocolo 1 ano - Eliminação - Quadros demonstrativos e relações de controles gerenciais de concessão e comprovação de diárias
1 ano 1 ano Eliminação Devem ficar no arquivo em fase corrente até a fiscalização e aprovação do TCE, e, só então, transferidos para o arquivo em fase intermediária
Quadros demonstrativos de relações de controles gerenciais de distribuição de vales refeições
1 ano 4 anos Eliminação Devem ficar no arquivo em fase corrente até a fiscalização e aprovação do TCE, e, só então, transferidos para o arquivo em fase intermediária
Quadros demonstrativos de relações de controles gerenciais de material de consumo e patrimonial
1 ano 1 ano Eliminação Devem ficar no arquivo em fase corrente até a fiscalização e aprovação do TCE, e, só então, transferidos para o arquivo em fase intermediária
Quadros demonstrativos e relações de controles gerenciais de reprografia 1 ano 1 ano Eliminação
Devem ficar no arquivo em fase corrente até a fiscalização e aprovação do TCE, e, só então, transferidos para o arquivo em fase intermediária
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Qual demonstrativos e relações de controles gerenciais de uso de veículos 1 ano 1 ano Eliminação
Devem ficar no arquivo em fase corrente até a fiscalização e aprovação do TCE, e, só então, transferidos para o arquivo em fase intermediária
Quadros demonstrativos e relações de controles gerenciais de visitantes 1 ano 1 ano Eliminação
Devem ficar no arquivo em fase corrente até a fiscalização e aprovação do TCE, e, só então, transferidos para o arquivo em fase intermediária
Relações anuais de informações sociais de servidores e empregados públicos - 30 anos Eliminação -
Recebimento de documentos 1 ano - Eliminação - Relação de distribuição de contra-cheques 1 ano - Eliminação - Relações de empregados emitidas pela caixa econômica federal - 30 anos Eliminação Estes documentos não são mais emitidos
Relatórios de abastecimento 1 ano 1 ano Eliminação -
Relatórios de atividade para efeito de auditorias 1 ano 10 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Relatórios de auditorias 1 ano 10 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Relatórios de bem/material de consumo 1 ano 1 ano Eliminação - Relatórios de controles relativos a pessoal solicitados pelo TCE 1 ano 6 anos Eliminação -
Relatórios de serviços reprográficos 1 ano 1 ano Eliminação - Relatórios de veículos adquiridos 1 ano 1 ano Eliminação - Relatórios de vigilância 1 ano 1 ano Eliminação - Relatórios gerenciais 1 ano 1 ano Eliminação -
Relatórios para tomadas de contas e auditorias do TCE 1 ano 10 anos
Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Relatórios patrimoniais - 2 anos Eliminação -
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Relatórios Técnicos 1 ano 10 anos Recolhimento ao arquivo em fase
permanente (APEB) -
Requisições de material de consumo e de serviços - 2 anos Eliminação
Devem ficar arquivados no arquivo em fase intermediária até a fiscalização e aprovação do TCE
Requisições de material permanente - 2 anos Eliminação Devem ficar arquivados no arquivo em fase intermediária até a fiscalização e aprovação do TCE
Telegramas Exercício de expedição e recebimento
- -
Devem ser avaliados pelos responsáveis das unidades administrativas, que determinarão sua: eliminação; ou guarda em arquivo de fase intermediária por 5 anos.
Termo de cessão de uso de bem/material permanente - - Eliminação
Permanece no arquivo em fase corrente durante toda a vida útil do bem
Termos de baixa de bem/material permanente 2 anos 6 anos Eliminação -
Termos de entrega de bem/material permanente 2 anos 6 anos Eliminação -
Termos de responsabilidade de bem/material permanente Vigência - Eliminação
A eliminação no arquivo em fase corrente será feita após a substituição do responsável pelo material permanente
Termos patrimoniais Vigência - Eliminação A eliminação no arquivo em fase corrente será feita após a substituição do responsável pelo material permanente
Transferência de material de permanente Vigência - Eliminação A eliminação no arquivo em fase corrente será feita após a substituição do responsável pelo material permanente
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Área Financeira
Assuntos Fase corrente Fase intermediária Destinação final Destinação final
Autorização de liberação de recursos pela secretaria da fazenda Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SICOF
Balancetes Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SICOF Balancetes financeiros e demonstrativos contábeis da execução financeira Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SICOF
Balancetes financeiros e demonstrativos contábeis das despesas empenhadas por unidade gestora
Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SICOF
Balancetes financeiros e demonstrativos contábeis das despesas executadas Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SICOF
Conciliação bancária Vigência 5 anos Eliminação Informações disponíveis no SICOF Controles Vigência - Eliminação - Documentos relativos a devolução de valores ao tesouro estadual Vigência 5 anos Eliminação Informações disponíveis no SICOF
Documentos relativos a recebimento de valores do tesouro estadual Vigência 5 anos Eliminação Informações disponíveis no SICOF
Extratos bancários Vigência 5 anos Eliminação - Guias de recolhimento Vigência 5 anos Eliminação Informações disponíveis no SICOF Levantamento de despesas/custeios Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SICOF Liberação de recursos inter-sistema Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SICOF Liberação de recursos -LR Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SICOF Liberações Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SICOF Processos de controle tramitados, com vistas à prestação de contas de processo de pagamento anterior -
2 anos 8 anos Eliminação São processos de prestação de contas de comprovação de diárias, de comprovação de adiantamento e outros
Processos de pagamento 2 anos 8 anos -
São processos de pagamento de diárias, de adiantamento, de prestação de serviços e outros Neles deverão constar todos os documentos que envolvem o pagamento: DEA; empenhos; notas fiscais; ordens bancárias; ordens de pagamento
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Processos de prestação de contas 2 anos 8 anos Eliminação São processos de prestação de contas de comprovação de diárias, de comprovação de adiantamento e outros
Processos tramitados de pagamento de despesas 2 anos 8 anos Eliminação
São processos de pagamento de diárias, de adiantamento, de prestação de serviços e outros Neles deverão constar todos os documentos que envolvem o pagamento: DEA; empenhos; notas fiscais; ordens bancárias; ordens de pagamento
Quadros e demonstrativos referentes às despesas do órgão/entidade Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SICOF
Quadros e demonstrativos relativos ao custeio do órgão/entidade Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SICOF
Quadros, demonstrativos e relatórios de contratos Vigência - Eliminação -
Quadros, demonstrativos e relatórios de controles financeiros Vigência - Eliminação -
Quadros, demonstrativos e relatórios de convênios Vigência - Eliminação -
Quadros, demonstrativos e relatórios de despesas Vigência - Eliminação -
Quadros, demonstrativos e relatórios de detalhamento de despesas Vigência - Eliminação -
Quadros, demonstrativos e relatórios de liberação de recursos Vigências - Eliminação -
Quadros, demonstrativos e relatórios de ordens bancárias Vigência - Eliminação -
Quadros, demonstrativos e relatórios de ordens de pagamento Vigência - Eliminação -
Quadros, demonstrativos e relatórios de restos a pagar Vigência - Eliminação -
Relatórios de ajuste de contas bancárias Vigência 5 anos Eliminação Informações disponíveis no SICOF Relatórios de contas correntes emitidos por instituições bancárias Vigência 5 anos Eliminação -
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Área Planejamento
Assuntos Fase corrente Fase intermediária Destinação final Destinação final
Atos relativos à descentralização de crédito 2 anos 3 anos Eliminação As portarias são publicadas no Diário Oficial do Estado
Atos relativos à execução orçamentária 2 anos 3 anos Eliminação As portarias são publicadas no Diário Oficial do Estado
Atos relativos à orçamento analítico 2 anos 3 anos Eliminação As portarias são publicadas no Diário Oficial do Estado
Cadastros Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SICOF Controles Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SIPLAN
Orçamento-programa Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SIPLANA programação orçamentária do órgão / entidade é publicada, anualmente, no Diário Oficial de Estado
Planos de aplicação 2 anos 3 anos Eliminação Os Planos de Aplicação do órgão/entidade são publicados no Diário Oficial do Estado
Portarias relativas à execução orçamentária 2 anos 3 anos Eliminação As portarias são publicadas no Diário Oficial do Estado
Quadros e demonstrativos de planos do órgão / entidade (ações, projetos e atividades) Vigência - Eliminação
Informações disponíveis no SIPLANA programação orçamentária do órgão / entidade é publicada, anualmente, no Diário Oficial de Estado
Quadros e demonstrativos de programas do órgão/entidade (ações, projetos e atividades) Vigência - Eliminação
Informações disponíveis no SIPLANA programação orçamentária do órgão / entidade é publicada, anualmente, no Diário Oficial de Estado
Quadros e demonstrativos de propostas orçamentárias do órgão/entidade (ações, projetos e atividades)
Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SIPLANA programação orçamentária do órgão / entidade é publicada, anualmente, no Diário Oficial de Estado
Quadros e demonstrativos dos planos de aplicação do orçamento do órgão/entidade (ações, projetos e atividades)
2 anos 3 anos Eliminação Os Planos de Aplicação do órgão/entidade são publicados no Diário Oficial do Estado
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Quadros, demonstrativos e relatórios de controle de acompanhamento do órgão / entidade Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SIPLAN
Quadros, demonstrativos e relatórios de controle de metas e desembolsos do órgão/entidade Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SIPLAN
Quadros, demonstrativos e relatórios de controle de programação do órgão / entidade Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SIPLAN
Relações, demonstrativos e registros de acompanhamento de projetos e atividades do órgão / entidade
Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SIPLAN
Relações, demonstrativos e registros de orçamento de projetos e atividades do órgão / entidade
Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SIPLAN
Relações, demonstrativos e registros de programação de projetos e atividades do órgão / entidade
Vigência - Eliminação Informações disponíveis no SIPLAN