Nieuwe Aanbestedingswet in de praktijk

Bijdrage AanbestedingsinstituutVakbeurs Infratech 2013

Ahoy Rotterdam

Het Aanbestedingsinstituut

• Registratie/analyse circa 3000 openbaar aangekondigde aanbestedingen per jaar in GWW en B&U;

• Registratie statische kenmerken (data, soort opdracht, gunningscriterium etc.)

• Analyse ‘afwijkingen’ (te korte termijnen, te zware eisen, beperkte inlichtingen e.d.)

• Ongeveer 200 brieven met aanbevelingen• Vraagbaak voor alle betrokkenen• Profielen van aanbestedende diensten• Statistische jaaroverzichten

Aanbestedingen 2011Waar hebben we het over?

Conclusies 2011:

• Ontwikkelingen in Kwaliteit(Te) langzaam

• Harmonisatie

Harmonisatie van beleid leidt tot kwaliteitsverbetering

• Regionale verschillen‘Gluren bij de buren’ voor snelle winst

• InnovatieGrote stappen zijn wél mogelijk, ook decentraal!

En wat brengt 2013?

De aanbestedingswet

•Beginselen voor boven en onder de drempel;•Stimuleren kansen voor het MKB:

• Niet (onnodig) clusteren, en anders percelen;

• Beperkingen aan omzeteisen;•Maatregelen ter beperking van kosten:

• Alle aankondigingen op TenderNed;• Eén Uniform Model Eigen Verklaring;• Eén Gedragsverklaring Aanbestedingen

(2 jaar geldig) ipv VOG(rp);• Kosteloze toegang tot alle stukken

Gids Proportionaliteit

• Omvang van de opdracht (clusteren en percelen);• Keuze aanbestedingsprocedure;• Eisen en criteria;• Termijnen;• Contractvoorwaarden.

ARW 2013

Verplicht toepassen bij werken onder de drempel (comply or explain);Gevolg: voor werken onder de drempel gelden enkele regels voor boven de drempels;

Casus Multivruchtpark

Een gemeente gaat een haventerrein omvormen tot een hoogwaardig park met diverse recreatieve functies. Het project omvat sloop, sanering, bouwrijp maken, aanleg infra, aanleg park, beschoeiing en kleine kunstwerken.

Raming : 1 miljoen euro

Er worden tevens ook enkele gebouwen gerealiseerd, maar die vallen buiten deze opdracht.

Een goed begin is het halve werk

De hoofdmoot van de Gids Proportionaliteit omvat keuzes in de voorbereiding van het aanbestedingstraject:

• 1 opdracht of meerdere? (Clusteren/percelen)

• Soort contract

• Procedure

• Deelnemersveld

• Gunningscriterium

Afweegpunten zijn doelmatigheid en rechtmatigheid

1 opdracht of meerdere

Casus Multivruchtpark:

Het project omvat sloop, sanering, bouwrijp maken, aanleg infra, aanleg park, beschoeiing en kleine kunstwerken. Geraamde opdrachtwaarde: 1 miljoen euro. Er worden tevens ook enkele gebouwen gerealiseerd.

• Kan de gemeente deze opdracht als geheel aanbesteden?• Hoe zit het met de gebouwen?• Welke afwegingen moeten worden gemaakt?

Gids: Clusteren en percelen

• uitgangspunt: niet clusteren, tenzij in het concrete geval gerechtvaardigd

• verplichting tot motiveren

• evenwicht zoeken in voor- en nadelen omvang opdracht

• positie MKB zorgvuldig analyseren en afwegen

• relevante markt met voldoende concurrentie

• Waar mogelijk, toch opdelen in percelen

Gids behandelt tevens aspecten van doelmatigheid

Vier soorten van clusteren

• Gelijksoortige opdrachten binnen aanbestedende dienst

• Gelijksoortige opdrachten door verschillende diensten

• Ongelijksoortige opdrachten volgtijdelijk

• Ongelijksoortige opdrachten tegelijkertijd

Gids

• 1 opdracht of meerdere? (Clusteren/percelen)

• Soort contract

• Procedure

• Deelnemersveld

• Gunningscriterium

Afweegpunten zijn doelmatigheid

en rechtmatigheid

Soort contract & voorwaarden

Casus Multivruchtpark:

Het project omvat sloop, sanering, bouwrijp maken, aanleg infra, aanleg park, beschoeiing en kleine kunstwerken. Geraamde opdrachtwaarde: 1 miljoen euro. Er worden tevens ook enkele gebouwen gerealiseerd.

• Traditioneel of Geïntegreerd?• Welke voorwaarden?• Welke eigen aanpassingen?

Soort Contract

• Keuzevrijheid Traditioneel of Geïntegreerd blijft in tact;• Keuzevrijheid (afwijken van) contractvoorwaarden

beperkt in Gids P:

3.9.A Redelijke risicotoedeling3.9.B Suggesties tot aanpassing moeten mogelijk zijn3.9.C Integraal toepassen paritaire voorwaarden (bijvoorbeeld UAV 2012 en UAV-GC 2005)3.9.D Geen ongelimiteerde aansprakelijkheid3.9.E Verbod meest begunstigingsclausule

Gids

• 1 opdracht of meerdere? (Clusteren/percelen)

• Soort contract

• Procedure

• Deelnemersveld

• Gunningscriterium

Afweegpunten zijn doelmatigheid

en rechtmatigheid

Onderhands of (niet-)openbaar?

Casus Multivruchtpark:

Het project omvat sloop, sanering, bouwrijp maken, aanleg infra, aanleg park, beschoeiing en kleine kunstwerken. Geraamde opdrachtwaarde: 1 miljoen euro. Er worden tevens ook enkele gebouwen gerealiseerd.

• Welke aanbestedingsprocedure kiest u?• Onderhands?

• Openbaar?

• Met voorselectie?

Keuze aanbestedingsprocedure

Gids p.26

Onderhands of openbaar?

Voorschrift 3.4.A GP verplicht tot afwegen van:

• Omvang van de opdracht (de balkjes)

• Transactiekosten voor aanbesteder en inschrijvers

• Aantal potentiële inschrijvers

• Gewenst eindresultaat

• Complexiteit van de opdracht

• Type van de opdracht

• Karakter van de markt

Afweging is maatwerk

Onderhands aanbesteden kan zinvol zijn

• Waarborgen van kwaliteit

• Belonen voor/stimuleren van goed presteren

• Impuls aan duurzaamheid, innovatie, sociale doelen

• Zorg voor lokale/regionale werkgelegenheid

• Meestal lagere kosten voor aanbesteder en inschrijvers

• Kortere doorlooptijd

Onderhands aanbesteden

• Verankering keuzes in inkoopbeleid• Wie is bevoegd?• Hoe wordt keuze procedure gemaakt?• Hoe wordt keuze ondernemers gemaakt?• Hoe wordt verantwoording afgelegd?

De gemeente wil voor (bepaalde onderdelen van) het Multivruchtpark lokale ondernemers uitnodigen, die in de afgelopen jaren enkele malen naar tevredenheid werken hebben uitgevoerd voor de gemeente.Kan/mag de gemeente deze keuze maken?

Onderhandse procedure en objectiviteit

Dilemma: Hoe verhoudt het uitnodigen van inschrijvers zich met het beginsel van objectiviteit?

Aanbestedingswet, hoofdstuk 1:• Keuze Aanbestedingsprocedure (waarom onderhands)

en keuze ondernemers die worden toegelaten:• Wel: objectief, proportioneel;• Niet (verplicht): transparant, non-discriminatoir.

Motiveren indien een ondernemer dit vraagt.

Gids

• 1 opdracht of meerdere? (Clusteren/percelen)

• Soort contract

• Procedure

• Deelnemersveld

• Gunningscriterium

Afweegpunten zijn doelmatigheid

en rechtmatigheid

Casus Multivruchtpark

Een gemeente gaat een haventerrein omvormen tot een hoogwaardig park met diverse recreatieve functies. Het project omvat sloop, sanering, bouwrijp maken, aanleg infra, aanleg park, beschoeiing en kleine kunstwerken.Geraamde opdrachtwaarde: 1 miljoen euro

Vraag: Wat kan de gemeente hier vragen om de vakbekwaamheid van de inschrijverop een correcte wijze te toetsen?

Ontwikkelingen in Kwaliteit

Objectiviteit?

Technische eisen bekwaamheid

Gids Proportionaliteit p.39 e.v.:• Competentiedenken i.p.v. referentiedenken

(voorschrift 3.5 F);• Max. één referentie per kerncompetentie

(voorschrift 3.5 G);• waarde van de referentie is maximaal 60% van

waarde opdracht (voorschrift 3.5 G);• wet: referentietermijn werken ten hoogste 5 jaar.

Beperkingen aan omzeteis

• In beginsel geen omzeteis

• Indien noodzakelijk, mits deugdelijk gemotiveerd:

• Zone 150%-300% gereserveerd voor werken die zeer complex en risicovol zijn

• Maximaal 3 jaar en maximaal 300%

• Geen toetsing van specifieke competenties

Gids

• 1 opdracht of meerdere? (Clusteren/percelen)

• Soort contract

• Procedure

• Deelnemersveld

• Gunningscriterium

Afweegpunten zijn doelmatigheid

en rechtmatigheid

Casus Multivruchtpark

Een gemeente gaat een haventerrein omvormen tot een hoogwaardig park met diverse recreatieve functies. Het project omvat sloop, sanering, bouwrijp maken, aanleg infra, aanleg park, beschoeiing en kleine kunstwerken.Geraamde opdrachtwaarde: 1 miljoen euro

(Wanneer) gunnen op laagste prijs of op basis van EMVI?

Gunningscriterium

• AW 2.114: EMVI verplicht boven de drempel, met mogelijkheid tot gemotiveerd afwijken

• ARW 2013 volgt dit uitgangspunt beneden de drempel• Vermelding in aankondiging of uitnodiging, inclusief

opgave van de nadere criteria• Het relatieve gewicht van de nadere criteria naar keuze

in de aankondiging of een ander relevant document• Alleen indien om aantoonbare reden geen weging

mogelijk is, mag volstaan worden met volgorde van belang.

• Aanbesteder is vrij in keuze nadere criteria

Werken met emvi• GP: criteria objectief en eenduidig

uitvraag en beoordeling moeten duidelijk zijn afstemming op de opdracht rekening houden met administratieve lasten instrument ter bevordering van innovatie

• Emvi-criteriabibliotheek en Gunnen op Waarde zijn beschikbaar als hulpmiddelen

• Jurisprudentie laat zien dat het werken met afgeleide scores (verschil t.o.v. beste) risicovol is, dus geen relatieve beoordelingen!!!

Werken met EMVI

De gemeente wil dit werk aanbesteden op laagste prijs, maar kan daar geen goede reden voor bedenken. De gemeente kiest voor EMVI, waarbij de prijs op 90% wordt gesteld. Een plan van aanpak en de verrekenprijzen tellen beiden voor 5% mee. De gemeente geeft daarbij aan dat het plan van aanpak en de inschrijfstaat zullen worden beoordeeld op juistheid en compleetheid.Voldoet de gemeente hiermee aan de verplichtingen?

Comply or explain…

De gemeente heeft haar keuzes gemaakt. Er is op enkele punten afgeweken van de Gids en de Aanbestedingswet.

Wat nu?

Pas toe of Leg uit, verplicht voor:

• Clusteren en percelen (AW 1.5)

• Toepassen Gids Proportionaliteit (AW 1.10)

• Alle voorschriften in Gids Proportionaliteit (GP 1.1)

• Toepassen ARW 2013 bij werken (AW 1.22)

• Alle bepalingen in het ARW 2013 (algemene toelichting)

• Omzeteis (AW 2.90)

• Gunning op emvi (AW 2.114)

Leg dit maar eens uit!

De gemeente heeft een negatieve ervaring gehad met een aannemer die tijdens de uitvoering van het werk failliet ging. Daarom wil de gemeente een omzeteis stellen.

De gemeente wil drie voetgangersbruggetjes van een specifiek merk voorschrijven, omdat deze perfect passen in het beeld van het park. Om die reden wenst de gemeente geen ander merk of type te accepteren.

Vereisten motivering afwijking

• Opnemen in aanbestedingsstukken

• Deugdelijke grond (logisch en begrijpelijk)

• Correcte weergave van feiten

• Aangeven hoe aanbesteder tot beslissing is gekomen

• Motivering betreft specifieke situatie en geen algemene afwijkingsgrond

• Uitgebreider naarmate afwijking groter is

Motivering afwijking: moeilijk?

De Minister biedt troost: u wordt daar vanzelf handig in!

Uitspraken van de rechter moeten duidelijk maken wat geoorloofd is en wat niet.

De aanbestedingsprocedure

De gemeente heeft haar keuzes gemaakt en waar nodig gemotiveerd. Er zal een openbare procedure worden gehouden.

Te nemen stappen:• Aankondigen opdracht• Publiceren bestek• Verstrekken van inlichtingen• Ontvangen en registreren van inschrijvingen• Besluit nemen over gunning en motiveren• Omgaan met klachten

Aankondigen opdracht

• Gebruik TenderNed verplicht• Daarmee is elektronische aankondiging verplicht• Bepalingen inzake termijnen zijn hierop aangepast• Meer expliciete voorschriften tot opgave informatie in

aankondiging (bijvoorbeeld gunningscriteria).

• Een correcte, volledige, aankondiging draagt bij aan de doelstelling van lastenvermindering, want het voorkomt onnodig downloaden van documenten.

Inschrijving

• Termijn tussen aankondiging en inschrijving moet proportioneel zijn (Gids)

• Verplicht gebruik Uniform Model Eigen Verklaring (Wet)• Bestuurdersverklaring model K facultatief (ARW)• Geen onnodige vormvereisten (Gids)• Vergoeding bij hoge inschrijfkosten (Gids)• Meer voorschriften proces-verbaal van opening van

inschrijvingen en verplichte toezending binnen twee werkdagen aan alle inschrijvers (ARW)

• Meer instrumenten voor elektronisch inschrijven en het elektronisch opslaan van bewijstukken (praktijk)

Gunningsbeslissing

• Termijn om bezwaar te maken tegen voornemen tot gunnen gaat van 15 naar 20 dagen.

• De standaard gestanddoeningstermijn wordt om die reden ook vijf dagen langer: 50 dagen

• Opschortende termijn moet in bericht voornemen tot gunnen nauwkeurig worden omschreven.

• Berichtgeving aan inschrijvers moet, in voorkomend geval, altijd de redenen omvatten waarom inschrijving niet gelijkwaardig was of terzijde is gelegd.

• Bekendmaking gegunde opdracht ook nationaal.

Klacht

De inschrijver, die ter inlichtingen heeft gevraagd om de voorwaarden inzake de voetgangersbruggen te wijzigingen, is ontstemd over de gang van zaken. Hij geeft aan dat hij de aanbesteding had kunnen winnen, maar gedwarsboomd is door een veel te hoge prijs van de leverancier in kwestie. Zeker weten doet hij dat niet. Wat kan hij doen?

Omgaan met klachten

De wet introduceert een nieuw instrument voor klachten:Klachtenregeling aanbesteden

• Uniforme klachtenregeling door schrijfgroep opgesteld• Voorziet in klachtenloket bij aanbestedende dienst• Alsmede een Commissie Aanbestedingsexperts

• In eerste aanleg behandeling door klachtenloket• Klacht zet (termijnen) aanbesteding niet stil• Klacht kan resulteren in corrigerende maatregel,

afwijzing met motivering of doorzenden naar Expertcie.

Klachtenregeling (vervolg)

• Commissie Aanbestedingsexperts kan door klager worden ingeschakeld bij afwijzing klacht of niet tijdige beslissing door Klachtenmeldpunt

• Expertcommissie kan, afhankelijk van gedaan verzoek, bemiddelen of advies geven

• Advies Commissie is niet bindend; verwacht wordt dat adviezen gezaghebbende werking kunnen krijgen

• Aanbestedingsbeleid valt buiten de klachtenregeling• Inhoud bestek: eerst vragen, pas daarna klagen• Geen termijn van indiening, wel passend en tijdig

2013 wordt een gezond jaar!

• De nieuwe regelgeving geeft veel stof tot nadenken• Nadenken leidt vaak tot verstandige keuzes