Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

47
Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren

Transcript of Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Page 1: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei?

Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren

Page 2: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Agenda•Organisatie & transitie•Praktijk Zorgaccent– Wijkzorg– ‘Intramuraal’

•Overige agendapunten– Consequenties regeerakkoord……. iHLZ– Business Intelligence / Dashboard

Page 3: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

De organisatie….

StrategyStrategy

StructureStructure

SystemsSystems

StyleStyle

StaffStaff

SkillsSkills

Als er geen ‘shared values’ zijn dan wordt het moeilijk

Continu bezig zijn met samenhang en balanstussen de 7 S-en

Page 4: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

‘Shared values’

• Over je organisatiemodel (Rijnlands)– Vertrouwen in de professionals– Slow management– Organiseren ten dienste van….– Beter stimuleren dan controleren– …

Page 5: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

‘Shared values’

• Over de zorg. BIJVOORBEELD:– Goed zorg ontstaat in de relatie tussen

professionals, clienten en hun omgeving– Goed zorg is gericht op zelfstandigheid en

zelfredzaamheid van clienten– …..– ..…

Page 6: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

‘Shared values’

• Over de zorg. BIJVOORBEELD:– Ontstaat in de relatie tussen professionals,

clienten en hun omgeving– Is gericht op zelfstandigheid en zelfredzaamheid

van clienten– …..– ..…

Kun je niet afkondigenZe ontstaan in de tijd

Door een consistent en langdurig ‘gevecht’Op alle 7 aspecten

Kun je niet afkondigenZe ontstaan in de tijd

Door een consistent en langdurig ‘gevecht’Op alle 7 aspecten

Page 7: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Over de ‘gevechten’

• Kwaliteit:– Maak je die protocollen echt om de zorg te

verbeteren of is het voor die externe auditor?– Vulde je die spreadsheets voor normen

verantwoorde zorg echt omdat je denkt dat je daar de kwaliteit mee omhoog brengt of moet het van ‘de organisatie’?

Page 8: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Over de ‘gevechten’

• Informatisering:– Geven die 12 KPI’s je echt het gevoel dat je in

control bent? En wat ga je dan doen als ze rood zijn?

• HRM:– Geloof je echt dat een betere workflow rondom

de ziekmeldingen een substantiële bijdrage levert aan het resultaat?

Page 9: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Over de ‘gevechten’

• AO/IB:– Geloof je echt dat meer vierkantscontroles er voor

zorgen dat je beter presteert? Als je maar 1 X telt heb je nooit een verschil…..

• FA:– Geloof je echt dat 1800 kostenplaatsen leiden tot

een betere aansturing?

RIJNLANDERS ZEGGEN NEE

Page 10: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Specifiek voor ICT/IM

• Je kunt heel lang blijven hangen in architectuur zonder iets te doen

• Ik geloof niet in Programma’s van Eisen• Ik geloof niet in ‘Branche Totaal Oplossingen’• Business Proces Redesign is levensgevaarlijk

als je andere ‘values’ hebt• LEAN vanuit Angelsaksisch perspectief kan

heel FAT worden vanuit Rijnlands perspectief

Page 11: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Wat dan wel (1)

Deel je primaire proces op in logische eenheden:– Een hospice is echt wat anders dan een

thuiszorgteam– Een revalidatie afdeling is echt wat anders dan

een kleinschalige PG afdeling

•Dus geen:– Centrale planning of roostering voor alle smaken– ECD dat van ‘achter naar voren’ is opgebouwd

Page 12: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Wat dan wel (2)

Neem het domein met de meeste omzet als eerste onder handen. Vanuit alle 7 hoeken, in samenhang. Vergeet de rest van de organisatie. •Beloof dat de salarissen worden betaald•Beloof dat de declaraties de deur uitgaan

Eis voor de rest een VOLLEDIGE Cart Blanche.

•Als je nog niet weet waar je uitkomt weet je ook niet of de accountant, inspectie, etc… bezwaar zullen hebben

Page 13: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Wat dan wel (3)

• Laat zien dat het anders kan– Blije medewerkers– Tevreden klanten

• Richt het op basis daarvan LEAN en schaalbaar in– Daar heb je geen Gemba walk en Hoshin planning

voor nodig. GBV volstaat.

• Opschalen op basis van de nieuwe werkelijkheid, consequenties aanvaarden

• Op naar het volgende domein

Page 14: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Casus Zorgaccent

Page 15: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Casus Zorgaccent

• Eerst ‘Wijkzorg’ gedaan– Buurtzorg als referentiekader– Als het daar werkt moet het hier ook kunnen

werken– Integrale aanpak (7 S-en) met volgende fasering:• 3 pilotteams met adhoc bedrijfsbureau (4 mnd) • Evalueren en consequenties doorrekenen (2 mnd)• Reorganisatie doorgevoerd • Opgeschaald naar alle 40 teams (10 mnd)

Page 16: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Casus Zorgaccent / Wijkzorg

• Strategie:– Relatie client, familie <-> professional centraal– Kleinere teams, hogere deskundigheid– Gericht op oplossingen, niet op productie

• Structuur:– Managementlaag geschrapt (incl. MO)– Geen regio-indeling. Alleen wijkteams– 3 coaches op 40 teams– Alle ondersteuning vanuit Wijk Service Centrum

Page 17: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Casus Zorgaccent / Wijkzorg

• Systemen:– Processen omgegooid. • KCC naar het team, Planning naar het team. • Indicatiebeheer, CAK, AZR, Salarisvoorbereiding op 1

punt

– 1 integraal systeem voor deze tak van sport

Page 18: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

ICT framework

Organizing your work

Documenting care

Connecting

Team performance

Page 19: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Casus Zorgaccent / Wijkzorg

• Geintegreerde tools:– ‘Interne Facebook’– Planning / Registratie– Eenvoudig ‘HR’-portal– Sociale kaart– Kasboek– Dashboard– Vilans Protocollen– Hulpmiddelen platform– ..

Page 20: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Casus Zorgaccent / Wijkzorg

• Style.

Page 21: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Casus Zorgaccent / Wijkzorg

• Staff:– Ondersteuningscentrum / Bedrijfsbureau / WSC• Allround• ‘SPOC’. Single Point of Contact

– 2e lijns ondersteuning. ‘Op afroep’

• Skills:– Coachingsvaardigheden– Zelfsturingsvaardigheden (rollen in het team)

Page 22: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Casus Zorgaccent / ‘Intramuraal’

Page 23: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Diagnose intramuraal (1)

• We moeten niet alle ‘intramuraal’ op 1 hoop gooien. – Zorgconcepten zijn anders– De manier waarop je de bedrijfsvoering in zou

willen richten is anders– De eisen aan ICT zijn anders

Page 24: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Diagnose intramuraal (2)

• Er was waanzinnig veel papier in omloop (267 verschillende formulieren)

• Tal van procedures mbt facilitair, inkoop, reiskosten, declaraties, verantwoordingen, etc.

• Veel adhoc spreadsheets, mailprocedures• Papieren dossiers• Ingewikkelde roosterprocedures• En ICT? Vooral voor AZR…

Page 25: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Diagnose intramuraal (3)

• Veel functies met ‘gevoelsmatig’ de nodig overlap:– Clientadviseur, Casemanager, Wijkverpleegkundige,

Maatschappelijk Werker, huisarts, SOG

• Uiteenlopende visie op goede zorg. Discussies over deskundigheid.

• Veel communicatie met familie/mantel maar allemaal ‘adhoc’. Mail en telefoon.

• Veel verschillende managementstijlen

Page 26: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Diagnose intramuraal (4)

• Geen gestructureerde dossiervoering• Geen ‘Business Intelligence’– Met als gevolg allerlei adhoc meetinstrument.

• Weinig financiële ruimte voor autonomie, 17% gaat er op voorhand al af…..

Page 27: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Aanpak ‘intramuraal’

• Eerst kleinschalig PG• Volledig vanuit Zorgvisie en ‘Zelfsturing’

opnieuw ontwerpen langs de 7 S-en:– ‘Agile’

• Opschalen in de breedte• Doorontwikkelen in de diepte

Page 28: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Opnieuw beginnen (1)

• We hebben een nieuw te bouwen locatie aangemerkt als ‘Groene Weide’ (4x8 PG, 2x8 SOM)

• Niets is vanzelfsprekend. Alles is bespreekbaar. Behalve de zorgvisie!– PG : Het beschadigde brein

• We hebben 1 coach aangewezen• Interne vacature voor liefhebbers van

pionieren

Page 29: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Opnieuw beginnen (2)

• In 1 sessie zijn de kernteams samengesteld:– 6 flaps met benodigde uren (naar deskundigheid)– ‘ga je gang’– De nieuwe medewerkers direct Online trekken: Community

Page 30: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

De teams hadden al ‘shared values’ voordat het gebouw er stond

Page 31: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

De mooiste initiatieven komen boven

Page 32: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Opnieuw beginnen (3) Het ECD

• Zolang papier de basis is, kom je niet verder– Noodzaak voor een ECD– Geen geschikt ECD gevonden– We hebben het wiel opnieuw uitgevonden:• Een ‘recht toe, recht aan’-dossier• Dat bron is:

– Voor je rapportages– Cliententoegang– Risico-inventarisaties / kwaliteitssysteem

Page 33: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Opnieuw beginnen (3) Het ECD

• Is inmiddels opgeschaald naar 4 andere locaties. Eind van het jaar is de rest over.

• Leren over cliententoegang. Eerst een pilot met 1 client. Nu uitbreiding naar 10.– Wat betekent het voor het team– Wat betekent het voor de behandelgroep– Wat betekent het voor de client/wettelijk

vertegenwoordiger

Page 34: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Het ECD…volgens de boekjes

Page 35: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Het ECD…volgens de boekjes

Page 36: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Vervolgstappen

• Dossier– Medisch = Medisch. Dat wiel vinden we niet opnieuw uit…..– Koppeling met EPD

• Community uitbreiding naar directe omgeving– Vrijwilligers– Microsponsoring– V & A

• Vereenvoudiging Backoffice– Rooster / Planning / Salaris– AZR / Declaratie

Page 37: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Opnieuw beginnen (4) Begeleiden van de ‘gevechten’ in het primair proces

• Rondom verpleging…– Is het nou een wijkverpleegkundige?– Is het nou een verpleegkundige op de afdeling?– Is het nou een nurse practitioner?– Of een praktijk assistent?

• Rondom de arts…– Kan de huisarts ook de afdeling op?– Kan de SOG-er ook de wijk in?

• Rondom de dagbesteding…• Dat lijken inhoudelijke discussies………..

Page 38: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Opnieuw beginnen (5) Begeleiden van de ‘gevechten’ met de ondersteuning

• Nieuw ‘bedrijfsbureautje’ voor alle ondersteuningsvragen en alle administratie.

• Nee, we nemen de maaltijden niet af van het concern. We koken zelf• Nee, we maken geen gebruik van het mantelcontract. We organiseren het

wassen zelf.• Nee, we maken geen onderscheid meer tussen clientgerichte

dienstkilometers en medewerkergerichte dienstkilometers• Nee, we maken geen gebruik meer van het interne uitzendbureau• Nee, we kopieren de HACCP-richtlijnen niet blind maar vinden uiteraard

hygiëne heel belangrijk• 7% van die 17% kan rechtstreeks ‘onze’ kant op komen…….

Page 39: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Opnieuw beginnen (6) Dialoog en begrip bij het zorgkantoor

• Analyse van de complexiteit• Vereenvoudigingsvoorstellen• Impact vaststellen• Doorvoeren vereenvoudiging• En dan pas automatiseren

Page 40: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Dagen tellen ?!

Page 41: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

1. AGB’s en wachtlijstbeheer

• Voor zicht op de wachtlijst heeft ZK meerdere AGB-codes nodig.

• Dat is nu een ‘vlees nog vis’ oplossing geworden. Dat is ook niet toekomstvast (extramuralisering)

• Kunnen we mbt ‘de voorkant’ minimaliseren? 1 AGB voor intramurale plaatsen?– Waarom wel?– Waarom niet?

Page 42: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

2. Mutatiedagen

• De dagen tussen bewoning:– Client 1 komt te overlijden– Dagen nodig om af te ronden – Dagen nodig om op te starten voor client 2

• Is geprotocolleerd, logisch en controleerbaar.• Maar leidt wel tot een onevenredige hoeveelheid

administratiegedoe.• Waarom geen jaarlijkse factuur voor het aantal

nieuwe clienten. Gemiddeld.

Page 43: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

3. Crisisbedden

• Dat is nu een heel gedoe• Dat is straks een nog groter gedoe.• Door de extramuralisering hebben we het niet

meer over ‘bedden’ maar over ‘clienten’.• Maar de crisisbedden halen dat ‘overhoop’:– Je moet het bed registreren– Om vervolgens een client toe te kennen aan een

bed.

Page 44: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Hoe doorbreken we de vicieuze complexiteitscirkel ?

opjagen

opjagen

opjagen

opjagen

Page 46: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Overige agendapunten: iHLZ

• Het begint heel erg op het vorige grote project te lijken…….:– Er komen meer en meer architecten– De architecten maken steeds mooiere en grotere

platen– In de regio’s gaan ze ondertussen lekker hun eigen

gang en vliegt het alle kanten op.

Page 47: Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren.

Overige agendapunten: BI•2.0 leidt tot veel dieper inzicht in de performance•Gestructureerde data: KISS•Het nadeel van gedetailleerde Financiele Informatie:– Het komt laat (als alles is doorgeboekt)– Het zegt de zorgverleners niet zoveel– Ze hebben maar weinig in handen om het te beinvloeden

•Voorbeeld Teamkompas