Negotiation Strategy Negotiations – IntroductionWhat is negotiation?

l'interaction délibérée de deux ou plusieurs unités simples ou complexes, qui tentent de définir ou de redéfinir les termes de leur interdépendance "Negotiation ChecklistBefore beginning negotiations, the team should have:

• Established a services vision• Developed MDO (Most Desirable Outcome), LAA (Least Attractive

Alternative), BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement)• Assessed the other party’s BATNA• Identified and evaluated all options• Developed a message for negotiation• Scripted the roles of each team member• Planned the sequence and timing of negotiations• Completed a negotiation tactics worksheet• Completed the supplier presentation package• Completed stakeholder buy-off package

Avant de commencer les négociations, l'équipe doit avoir:• Mise en place d'une vision des services• Développé MDO (résultat le plus souhaitable), LAA (solution la moins attrayante), BATNA (meilleure alternative à un accord négocié)• Évaluation de l'autre partie BATNA• Identifié et évalué toutes les options• Élaboration d'un message de négociation• scriptées les rôles de chaque membre de l'équipe• Planification de la séquence et le calendrier des négociations• Réalisation d'une feuille de calcul négociation tactiques• Achèvement de la trousse de présentation fournisseur• Achèvement adhésion des parties prenantes hors forfait

Entering into actual negotiations, we need to ensure any contact with suppliers is carefully planned and deliberately managedo Anything you say can and will be used against you!!!D'entamer des négociations réelles, nous devons nous assurer de tout contact avec les fournisseurs est soigneusement planifiée et gérée délibérémento Tout ce que vous direz pourra et sera utilisé contre vous!

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“...the deliberate interaction of two or more single or complex units which are attempting to define or redefine the terms of their

interdependence”Walton & McKersie (1965)

Negotiating Pointerso Enter the session well preparedo Establish trust, mutual rapporto Address suppliers needs, not wantso Continually gather information during each negotiating cycleo Gain & retain control over the negotiating sessiono Document all facts, issues and agreementso Only make demands that you are really willing to accept; be prepared to

break off negotiations if they are not meto Entrez la session bien préparéo Etablir la confiance, l'entraide rapporto Répondre aux besoins des fournisseurs, et non veuto continuellement recueillir de l'information au cours de chaque cycle de négociationo Gain et garder le contrôle sur la session de négociationo Document de tous les faits, les questions et les accordso Seulement faire des demandes que vous êtes vraiment prêt à accepter; être prêt à rompre les négociations si elles ne sont pas respectées

Common Mistakeso Irrational escalation of commitmento Win-lose attitude - the Fixed Pie concepto Anchoring judgments based on irrelevant informationo Being overly affected by the framing of the negotiationo The “Winner’s Curse”erreurs fréquenteso escalade irrationnelle de l'engagemento Gagnant-perdant attitude - le concept Pie fixeo L'ancrage des jugements fondés sur des renseignements non pertinentso Etre trop affecté par le cadrage de la négociationo La «malédiction du gagnant»

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Negotiation Guidelineso Begin on a positive noteo Agree on ground ruleso Consolidate and document agreed-upon issues to keep them off the table

for re-analysiso Build trust and share informationo Ask lots of open-ended questions (use how, why, what, etc.)o Make multiple offers simultaneouslyo Use different expectations to create mutually beneficial “perceived”

tradeoffso Insist on using objective criteriao Separate the relationship from the substance - deal with people directly,

not by making concessionso Focus on interests, not positions - put yourself in their shoes

o Be specifico Acknowledge interests

o Never yield to pressureo Trade concessions, but make the smaller oneo Never hesitate to call a timeout, caucus, and reconveneo Escalate authority when necessaryo If negotiations are in danger of halting, reshape the deal and look for

alternatives as long as your LAA requirements are meto You have more power than you think

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o Aim high, but rationalize your targeto Restate/reshape your objectives if necessary as the negotiation moves ono Develop your BATNAo Recast attacks on people as attacks on the problem - be soft on the

people and hard on the problemo Listen carefullyo Emphasize areas of agreemento Tap the power of silenceo Focus on both parties’ interestso Separate the people from the problemo Focus on developing your position on multiple optionso Compare all alternatives on the basis of your best alternative rather than

ruling out solutions which do not meet your “bottom line”Directives de négociationo Commencez sur une note positiveo S'entendre sur les règles de baseo Consolider et documenter convenus sur les questions de les garder hors de la table pour une nouvelle analyseo Renforcer la confiance et de partager l'informationo Posez beaucoup de questions ouvertes (utilisez comment, pourquoi, quoi, etc)o Faire des offres multiples simultanémento Utiliser des attentes différentes pour créer mutuellement bénéfiques "perçus" compromiso Insister sur l'utilisation des critères objectifso Séparer la relation de la substance - traitent avec des personnes directement, et non pas en faisant des concessionso Se concentrer sur les intérêts et non sur les positions - vous mettre dans leurs soulierso Soyez préciso Reconnaître les intérêtso Ne jamais céder à la pressiono Les concessions commerciales, mais font le plus petito Ne pas hésiter à appeler un temps mort, le caucus, et nous reprendronso Faire remonter l'autorité si nécessaireo Si les négociations sont en danger de mettre un terme, remodeler la transaction et chercher des alternatives, tant que vos exigences sont remplies AALo Vous avez plus de pouvoir que vous pensezo Viser haut, mais de rationaliser votre cibleo Reformuler / remodeler vos objectifs si nécessaire, comme les mouvements de négociation suro Développer votre BATNAo Refonte des attaques sur les personnes que les attaques sur le problème - être doux sur les personnes et durs sur le problème

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o Écoutez attentivemento Mettre l'accent sur les points d'accordo Tapez sur le pouvoir du silenceo Mettre l'accent sur les intérêts des deux partieso Séparer les personnes du problèmeo Se concentrer sur le développement de votre position sur les options multipleso Comparer toutes les alternatives sur la base de la meilleure option plutôt que de régner sur des solutions qui ne répondent pas à votre «ligne de fond»

Or, Collaborative Negotiations, consisting of• Problem-solving strategy• Non-confrontational• Develops multiple options• Yield to principle, not pressure• Two winners, often leading to successful partnership

Ou, négociations en collaboration, composé de• Résolution de problèmes stratégie• non-conflictuelle• Élaborer des options multiples• Cédez le passage aux principe, pas de pression• Deux gagnants, ce qui conduit souvent à un partenariat réussi

What are our objectives?

Objectives DescriptionPrice Establish a fair price for the services it expects

of the service provider The price will be flexible and variable with the

ability to fluctuate with changing market demands and challenges

The supplier’s pricing solution will reflect risk for shortfalls to expectations and reward for work completed that is above expectations.

Quality Supplier quality assurance program in place with proven results

Commitment to quality / performance of products

Savings Will be optimal in each category w/o the risk of

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Theme: “We are a market leader - it is to your advantage to work with us”

sacrificing service Will be tied to contractual commitments where

appropriate Will be able to be validated through a

predetermined / mutually agreeable method Will be maximized early in the services

implementation processService Expectations Will be clearly defined and document

Will be measurable and attainable Will be mutually agreed upon by the buyer and

supplier Will be established early in the implementation

process

What Negotiation Style will be utilized? “Giving away the shop” - An accommodating style, when taken to an

extreme, can mean giving in too easily Head-in-the-sand mentality” - Avoiding dealing with the issues does

not solve the problem(s) either “High-benefit solutions” - A collaborative, “win-win” style is based upon

mutual problem solving, and can result in a long-term, mutually satisfying relationship

“My way or else” - Positional bargaining is frequently useful when we know our interest can only be met through supplier concessions or switching suppliers

Quel style de négociation seront-elles utilisées? «Loin de donner la boutique" - Un style accommodant, lorsque poussé à l'extrême, peut signifier céder trop facilement Chef-dans-le-sable mentalité »- Éviter traiter les questions ne résout pas le problème (s) soit «High-avantages des solutions» - Une collaboration «gagnant-gagnant» de style est basé sur la résolution de problème mutuelle, et peut entraîner à long terme, relation mutuellement satisfaisante «Ma manière ou d'une autre» - la négociation de position est souvent utile lorsque nous savons que notre intérêt ne peut être satisfaite par des concessions ou des fournisseurs de commutation

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Negotiation Process

The negotiation strategy will be based on three critical areas (Needs, Wants, BATNA): Least Acceptable Agreement (LAA)… Our bottom line / negotiating

“floor” Most Desired Outcome (MDO)… Best proposal based on overall cost

savings and viability of alternatives Best Alternative to a Negotiated Agreement (BATNA)… Course of

action we will pursue if the supplier will not agree to the viable options (MDO, LAA) we present

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Obtain stakeholder buy-off on strategy

Evaluate our bargaining

position

Devise overall

negotiations strategy

Plan sequence of negotiations and team roles

Prepare for negotiation

Analyze supplier

proposals

Who is Involved

Category TeamSupport Team

Category TeamNegotiation Team

Lead NegotiatorNegotiation TeamCategory Team

Lead NegotiatorNegotiation Team

Key Activities

Develop negotiation strategy and tactics by the Category Team

Prepare discussion document used to lead negotiations

Contains pertinent analysisDescribes demands

Develop communications strategy Provide details of analysis to Negotiation TeamReview discussion documentAgree to structure and tone for sessionConduct negotiation trainingDiscuss meeting roles

Prepare backup analysis/ documentation

Prepare final negotiation documentConduct dry run of negotiationsession

Conduct face to face

discussion withsupplier key

decision makers

OutputsSupplier scorecard Five forces

analysisSWOT analysis

Negotiation strategy worksheet

ObjectivesLAAMDOBATNA

Sequencing planTeam roles

definition

Negotiation tactics worksheet

Supplier presentation package

Stakeholder buy-off package

Supplier agreement

Negotiate