negociaciones javier3

8/7/2019 negociaciones javier3

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DOCUMENTO DE APOYOCONCEPTOS BSICOSLAS FASES DE LA NEGOCIACIN:FASE DE PREPARACINFASE DE INTERACCIN (NEGOCIACIN PROPIAMENTE DICHA)FASE DE FINALIZACINELEMENTOS BIBLIOGRFICOS A CONSIDERAR

CONCEPTOS BASICOS

Si consideramos el trmino negociacin en un sentido amplio, podemos decir quenos pasamos la vida negociando: es decir, llegando a acuerdos con otras personas parasolucionar los conflictos que van surgiendo en la convivencia- Puede aplicarse en mbitosmuy diversos, desde los conflictos surgidos entre dos o ms personas a nivel de

amistades, compaeros, familia, etc.: hasta los conflictos entre grupos ms amplios (ej..sindicatos y empresarios), e incluso a los conflictos entre comunidades o naciones. Parael presente seminario programada por la Cmara de Comercio de Ibagu en la estrategiade formacin y actualizacin a los empresarios nos centraremos en los procesos denegociacin que se presentan entre clientes y empresarios, o sea entre los oferentes deproductos, bienes y servicios y sus clientes potenciales y reales.

La negociacin se basa en la idea de que aunque las partes implicadas difieran en

sus intereses, comparten un inters comn por encontrar una solucin negociada.Segn Walto suele usarse cuando los objetivos o intereses de las personas en

conflicto son mutuamente excluyentes por lo que no se pueden hallar soluciones en lasque todos ganen, sino que hay que negociar: es dejar ceder por ambas partes, para llegar

a algn tipo de acuerdo.Este acercamiento suele requerir que cada uno ceda un poco para llegar a unacuerdo. Por ejemplo: ceder cada uno en una cuestin, ceder cada da uno, o ceder acambo de que el otro haga algo. Hay que intentar que cada uno ceda en aquello que sea depoco valor para l y de mucho valor para el otro.

El objetivo ms deseable no es el de tratar de salir vencedor a cualquier coste, ya quede ser as en la mayora de ocasiones el conflicto seguira sin resolverse: sino el de llegar aun acuerdo equilibrado que ambas partes consideren aceptable. Por tanto, lo msadecuado es repartir las ventajas y los costes equitativamente. Por ejemplo, si solo hayuna racin de comida y hay dos personas que la quieren, la solucin ms adecuada seriarepartirla entre ambos.

Sin embargo, en algunos tipos de negociacin, por ejemplo, a nivel Laboral: a veceslos acuerdos no se basan tanto en los criterios de lo que es justo o no. sino en la relacinde fuerzas, o poder relativo de cada una de las partes

Uno de los problemas que pueden darse en las negociaciones es que una parteconsidere que ha cedido demasiado, o percibirlo as. En estos casos la solucin alcanzadapuede no ser estable, y el conflicto puede segu existiendo.

Al abordar conflictos interpersonales es conveniente intentar llegar a acuerdos con losdems, siempre que ello no suponga daar nuestros sentimientos o nuestros


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intereses. Por tanto, en la mayora de casos conviene estar dispuestos a hacer algunaconcesin en cuestiones que no sean muy importantes para nosotros para poder llegar aacuerdos: por ejemplo, mostramos dispuestos a esperar un tiempo para que nos cambien

una mercanca defectuosa, o acceder a ir al cine en lugar de a cenar, siempre quevayamos a ver una pelcula que nos agrade.En ocasiones, el conflicto no es tan fcil de resolver y puede ser conveniente

seguir unas pautas formales, que suelen agruparse en tres fases: de preparacin, deinteraccin y de finalizacin.

LAS FASES DE LA NEGOCIACIN:

FASE DE PREPARACIN

Esta fase se suele cumplimentar a solas, antes de reunirse con la otra parte

implicada en el conflicto. Suele ser que requiere ms tiempo.Clarificar nuestros objetivos.

Una cuestin importante en la preparacin de la negociacin es clarificar nuestrosobjetivos, lo que queremos conseguir, cmo conseguirlo y por qu: teniendo en cuenta lasconsecuencias a corto y largo plazo, y las posibles repercusiones en otras reas.Conviene aseguramos de que estos objetivos son realistas.

Una vez establecidos los objetivos, es importante aclarar cules nos parecen msimportantes (nuestro orden de prioridades}.

En funcin de ello podremos determinar nuestra primera propuesta para solucionar elproblema, estableciendo nuestro 'margen de negociacin', que es el que se halla entre lasolucin ideal para nosotros (que incluye cuestiones deseables, en las que estaramosexpuestos a ceder), y las cuestiones que son negociables es decir, en las que no estamosdispuestos a ceder.

Veamos un ejemplo:

Mara ha heredado de unos tos la mitad de una casa antigua y bastante deteriorada,que precisa realzar obras de adecuacin y conservacin.

Al ponerse en contacto con el otro propietario de la casa, este le comenta que noquiere que se lleven a cabo dichas obras a menos que Mara le indemnice por los


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deterioros causados en las ltimas dcadas, en su vivienda, por el mal estado del tejadocomn .

Mara considera que como la casa no ha sido de su propiedad hasta ahora, no tienepor qu hacerse responsable de la negligencia de los anteriores propietarios.

Intentar establecer los objetivos de la otra parteIntentamos hacemos una idea, lo ms aproximada posible, de cules pueden ser los

objetivos de la otra parte (posicin e inters), de sus prioridades y de su margen denegociacin.

Para ello hay que obtener y analizar toda la informacin disponible acerca de la otraparte y de sus posibles puntos de vista.

Puede ayudar el intentar responder a las siguientes preguntas:

- Cmo es nuestro interlocutor?- Cules son sus posiciones e intereses? (no olvidar objetivos emocionales como el

reconocimiento, la segundad o la mejora en las relaciones).

Qu podemos intercambiar que sea de poco valor para nosotros y de mucho valorpara l? Que podemos conseguir, que sea de poco valor para l y de mucho valor para

nosotros?- Qu opciones nos puede plantear?Qu concesiones podemos hacer y cuales pensamos que puede hacer l?Qu consecuencias positivas y negativas tendra para m aceptar su propuesta?Qu consecuencias positivas y negativas tendra para l. aceptar mi propuesta?Puedo cambiar mi propuesta en algunos aspectos para reducir los inconvenientes o

para aumentar las ventajas, que tiene para l?

Estas consideraciones previas nos ayudan a ir formndonos una imagen de nuestrointerlocutor, de sus posiciones e intereses, y de sus objetivos y necesidades, que iremos

completando y corrigiendo durante la negociacin.


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Elementos Bibliogrficos a considerar


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Otras tareas que pueden incluirse en la fase de preparacin son:

Informarte de todo aquello que te pueda resultar til a la hora de negociar

implicaciones legales, etc.).Intentar ponerte en el lugar de la otra persona e imaginar cmo dependeras su postura.Pensar que opciones crees que planteara, y qu dificultades ves en aceptar suspropuestas.Preparar y llevar documentacin, esquemas, etc. para tener a mano cualquierinformacin que pueda resultarle til consultar durante la negociacin.Hacerte un guin que incluya la actitud que quieres mantener, las preguntas que quiereshacer a la otra parte, tu explicacin de cmo ves el problema, qu solucin propones, yqu consecuencias positivas tendr para l aceptarla.Considerar la posibiidad de pedir opinin a un experto (ej.. a un abogado), o a unapersona que te inspira confianza.Si temes ponerte demasiado nervioso, practica alguna tcnica para reducir la ansiedad.Analiza si ests adoptando una actitud positiva ante el conflicto.

Procurar que el lugar donde se va a llevar a cabo la negociacin sea adecuado. Porejemplo, que sea cmodo, silencioso y con temperatura adecuada.Cuidar como se situan para hablar. Si es posible, sentarse una persona frente de laotra, y procurar usar mesas redondas o situarse en un ngulo. Tambin conviene que sesienten en sillas de igual tamao y que durante la negociacin se mantengan los dossentados (o ambos de pie).

FASE DE INTERACCIN (NEGOCIACIN PROPIAMENTE DICHA)


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En esta fase consideraremos una serie de puntos importantes a tener en cuenta

Mostrar una actitud positiva desde el principioAl iniciar la conversacin dirigida a negociar para -ese ver un conflicto, conviene haceralgo para reducir la tensin: por ejemplo, hacer algn comentario amable eintrascendente, que muestre inters hacia la otra persona, o que se refiera a algunacuestin ambiental o de otra situacin de muto inters.

Conviene mantener una actitud positiva y transmitirla as al interlocutor. Por ejemplo,decir que queremos buscar soluciones que satisfagan a ambos. Explicarle nuestro deseode resolver un problema comn en La forma ms satisfactoria posible para ambos.Procurar destacar los beneficios mutuos que se pueden conseguir al resolver el problema

Nuestras expectativas muchas veces se convierten en profecas auto cumplidas. Poreso conviene considerar al interlocutor como una persona interesada conscientemente ono en resolver un problema comn, mas que como aun adversario.

Mantener una actitud abierta, considerando al conflicto como un rompecabezas del

que puedes ir encontrando las piezas que puedan encajar (soluciones que puedanfuncionar).Buscar si existen diferencias entre posiciones e intereses

Exponer el problema real como es visto por ambas partes y nacer las primeras propuestaspara solucionarlo.

Para facilitar la comunicacin, tendremos en cuenta los siguientes puntos:

Escuchar al interlocutorConviene escuchar ms y hablar menos de lo que se suele hacer habitualmente ya

que as obtenemos ms y mejor informacin y adems ser ms fcil que predispon-gamos al otro a nuestro favor.

Por tanto, al empezarpodemos decir, antes de explicarte mi punto de vista, megustara saber lo que piensas sobre este problema'.

Si el otro nos hace alguna proposicin, no rechazarla por el momento aunque nosparezca inaceptable. Por el contrario, tratara con respeto y seriedad; hacer preguntas paraaclararla y destacar los puntos que nos parezcan de inters (ya le explicaremos ms tardenuestro punto de vista]


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Para escuchar mejor tambin conviene: Pedirle aclaraciones cuando sea necesario. Resumir con nuestras propias palabras lo que nos ha dicho, para comprobar que hemos

comprendido sus propuestas. Pedirle que concrete sus posturas.- Averiguar sus prioridades.- No interrumpir, atacar, acusar, amenazar, ni hablar demasiado.- Prestar atencin a su lenguaje corporal.

S fuese necesario, podemos ayudarte a determinar cules son los objetivos quequiere conseguir para que la situacin deje de ser un problema para l.

Hacer preguntasLas preguntas son importantes para animar al interlocutor a exponer y explicar su

posicin, sus intereses y sus propuestasAdems, nos permiten dirigir la conversacin en el sentido deseado, por ejemplo. si

notamos que nos estamos desviando del tema central, podemos decir nos est llevandoesto a donde queremos ir?

Y tambin pueden servir para ayudar al interlocutor a razonar (tcnica socrtica).El tipo de preguntas a utilizar depender de cada situacin y de lo que queremos

saber en cada momento. Veamos algunas sugerencias:

Situacin y objetivos Preguntas pote

Si quiere conocer sus necesidades Qu es lo ms importante para U

Si desea concretar o aclarar un punto Cmo? Qu cosa? (preguntas es

Si quiere concretar que significa Qu sera lo mejor para Usted?Cuando dice 'quiero lo mejor",Cuando no entiendes bien que dice Podras explicrmelo un poco ms?,

Podra ponerme un ejemplo? Qu quieSi tiende a hacer Sobre generalizaciones. Ejemplo, todo est estropeado"Si se muestra indignado por algo Hay algo que pueda hacer para


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Las preguntas deben hacerse cuidando el tono de voz el lenguaje corporal, etc. paraque no parezcan hostiles o inadecuadas.

Se hacen preguntas y se escuchan las respuestas con atencin, pidiendo que aclarecualquier duda, hasta que nos quede claro cual es el punto de vista del interlocutor acercadel problema, as como su propuesta para solucionarlo

Exponer asertivamente cmo ve el conflicto, y plantear tu propuesta para solucionarloUna vez escuchado y comprendido el punto de vista del interlocutor, llega el

momento de exponer tu punto de vista.Conviene que hagas una propuesta clara de lo que quiere y que la explique bien

para que a su interlocutor le resulte fcil comprenderla y para que sea ms probable queacceda.

En primer lugar exponga su propuesta y despus argumntela. No mezclar lapropuesta y los argumentos para defenderla, porque eso creara confusin.

Generalmente conviene exponer, en primer lugar, cul sera la solucin ideal paraque aunque despus se muestre dispuesto a ceder en algo

Se aconseja ser honestos pero no mostrar todas las cartas Esto, en ocasiones,consiste en expresar tus posiciones pero no todos los verdaderos intereses o necesidades,ya que si el otro sabe cules son puede ejercer mayor presin sobre Usted. Por eso cadauno tiende a ocultar sus verdaderos intereses para no hacerse vulnerable ante el otro. Porejemplo, si necesito vender un coche esta semana, a cualquier precio; si el interlocutor -posible comprador- lo sabe, seguramente me ofrecer menos dinero por l. En generalsuele ser til no mostrar lo que necesitas del otro, porque eso le dara ms poder sobreUsted. Por el contrario, conviene conocer lo mejor posible los intereses y necesidadesdel interlocutor.


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En lo posible conviene que bases tu propuesta en algn entero objetivo. Porejemplo, la normativa legal, el precio o el mercado, la opinin de alguna figura deautoridad, etc.

Defienda sus convicciones aunque sin dejar de tener en cuenta la posicin del otro.Tenga en cuenta los factores que facilitan o dificultan el dialogo.Recordar al otro, siempre que venga a cuento, las ventajas que puede obtener si

acepta nuestra propuestaPoner de relieve las cosas que tengan en comn, destacando cualquier acuerdo al

que se haya llegado.

Analizar las propuestas iniciales de cada una de las partes, e ir planteandoacercamientos, hasta llegar a un acuerdo satisfactorio para ambos

Despus de concretar cmo ve tu interlocutor el conflicto y qu soluciones propone,y de exponer su propia visin del problema y tus propuestas para solucionarlo: pasar a!anlisis y discusin de ambos puntos de vista y a analizar las alternativas propuestas porlas dos partes para intentar solucionarlo

Como las soluciones propuestas por cada uno suelen ser bastante diferentes hayque trabajar en ir acercando posiciones. Para eso:

Hacer un esquema de las necesidades de cada uno de los implicados (puede ser tiltrazar un mapa del conflicto).Considerar las diferentes opciones, y analizar las ventajas e inconvenientes de cadauna de ellas para cada uno de los implicados.

A veces se tendr que hacer una primera oferta y despus hacer concesiones a laotra parte ya que en las negociaciones lo ms comn es que tengamos que ceder enalgunas cosas. Para ello habremos ido averiguando desde la fase de preparacin, siexisten cuestiones (poco importantes para nosotros y muy importantes para la otra parte)en las que podemos ceder y al revs, s hay cuestiones muy importantes para nosotros y

poco importantes para ellos, que podemos obtener.Le ayudar el haber definido sus objetivos mximos y mnimos a conseguir desde lala preparacin, teniendo en cuenta que suele haber un margen entre lo deseable y loinaceptable, tanto para Usted como para su interlocutor.


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Hay que escuchar sus propuestas, hacer preguntas para aclarar cualquier punto queno veamos claro y pedir tiempo para estudiarlas si lo consideramos necesario. Algunosejemplos de preguntas que pueden ayudamos son los siguientes:

Si llega a conclusiones negativasdemasiado rpidas, diciendo porejemplo, "es demasiado costosoSi se niega a considerar una propuestadiciendo que "no es posible*Si dice "no puedo aceptarla

Si se sale del tema que estn tratando

Si se quiere obtener informacin

especfica sobre algoSi no comprendes bien lo que estdiciendo


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Preguntas tilesHa tenido en cuenta las ventajas que le traera y los inconvenientes que le evitara?

Qu necesitara para que fuese posible?

En qu tendra que modificarse para que pudieses aceptarla?Nos estamos centrando en el principal problema?* Qu piensa de esto?

Qu quieres decir con....?, por qu crees que no es posible?, en qu tendra quecambiar para que usted lo aceptase?

Tambin es muy til el hacer resmenes (reformulaciones) del mensaje delinterlocutor para comprobar que hemos entendido bien su punto de vista. Y. cuandoexpongamos cuestiones importantes, podemos pedirle que nos diga qu ha entendidopara confirmar que nuestro mensaje le ha llegado en la forma adecuada

Es importante que las propuestas sean clars. Para ello, expresa dar yasertivamente sus necesidades y deseos, sin actitudes verbales o no-verbales queobstaculicen el dilogo conviene ser claro y conciso.

Muchas veces conviene plantear propuestas condicionales del tiposi Usted.., yoejemplo, si Usted cede en ..yo podra ceder en....".

A la hora de explorar posibles opciones de solucin del conflicto, podemos usar unatcnica que consiste en decirle 'imaginemos que..., para animar al interlocutor amanifestar su pos don sin comprometernos a nada por el momento.

Procurar escuchar, pedir aclaraciones, hacer resmenes, pedir a la otra parte queconcrete sus posturas, no comprometemos demasiado pronto con sus deseos y


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argumentos, averiguar sus prioridades. y atender al lenguaje corporal que usted tiene yde su interlocutor para dar y obtener informacin.

Tambin es importante identificar las expectativas no-realistas. Si las descubre en elotro, dele informacin objetiva (ej. leyes) que le ayuden a considerar su opcin a la luz deesos datos. Si es Usted mismo el que las mantiene, la actitud flexible y dialogante leayudara a darse cuenta.

Otra cuestin importante es anotar las ideas que vayan surgiendo as como cualquierconclusin a la que se llegue. Esto evitara olvidos y distorsiones de la informacin.Tambin podra utilizar esos apuntes para preparar la prxima reunin.

Mantener una actitud serena, amable y asertivaMustrese emptico y manifieste su deseo de encontrar soluciones vlidas para

ambos, y mantener la actitud gana-ganas a lo largo de todo el proceso.Cuidar de no interrumpir a su interlocutor, ya que se podra predisponer en contra

suya. Tambin hay que evitar dejar al otro en evidencia, atacarle, hacerle crticas oreproches, hablar demasiado, esgrimir amenazas, y otras actitudes que interfieren el

dilogo.Escuchar con atencin cualquier propuesta que haga el otro. No los rechaces

enseguida aunque le parezca inaceptable, ya que es mejor tratar la propuesta y a quien lahace, con respeto y seriedad. Ayudarse de frases como 'comprendo su punto de vista*, "loque me gusta de esa idea es que...', etc.. procurando destacar cualquier aspecto de supropuesta que le parezca de inters.

Destaca los acuerdos ms que los desacuerdos. Estos pueden dejarse aparcados ycentramos ms en aquello en que estamos de acuerdo. Por ejemplo. 'estamos de acuerdoen el tiempo que podemos dedicar a esta reunin': o tenemos un interes comn enconservar la casa y en establecer unos acuerdos razonables acerca de cmo hacerlo".

Reconoce sus puntos de vista aunque no est de acuerdo, diciendo por ejemplo,"comprendo su punto devista..., y valorando sus aspectos positivos, diciendo algoparecido a: "lo que me gusta de esa idea es...."

Procurar no utilizar los trminos 'pero', etc. sustituyndolos siempre que sea posiblepor verbalizaciones ms conciliadoras, como 'desde mi punto de vista...", etc.Si La otra persona expresa actitudes irracionales como la crtica o la ira injustificadas,

utilizar la tcnica desarmante y mantener una actitud firme y serena.Separa a la persona del conflicto. Mantener una actitud firme con el problema y

suave con La persona. Mustrese con ella como si fuesen colaboradores que afrontn


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juntos un problema del que buscan la mejor solucin. Puede ayudar el anotar el problema ylas opciones en una pizarra o papel

Repetir de vez en cuando, que el objetivo de esta conversacin es llegar a un acuerdoCada vez que encuentre un obstculo, repetir los puntos en comn. Y cada vez que

encuentre un acuerdo, por pequeo que sea destacarlo.Mantener sus metas pero no le importe cambiar de ruta Tener claros cuales son los

objetivos, pero ser flexible en cuanto a la forma de los pasos para conseguirlos.Conviene que seamos firmes en la defensa de nuestros intereses, pero suaves y

amables con respecto a la otra persona, tanto en nuestro lenguaje verbal como en el no-verbal. Hasta en las situaciones ms duras, puedes tener 'puos de acero con guantes deseda'.

Si se nota que se estas poniendo demasiado nervioso irritado, etc.si llega a un puntoen que no sabes cmo seguir porque le falta informacin, o si su interlocutor pone las cosasdemasiado difciles, puedes proponer aplazar la reunin. Pero procura dejarla en formaamable y mostrando su inters en continuarla en otro momento.

Si no fuese posible aplazarla, pedir una pausa para ir al bao, hacer una llamada otomar un caf.

FASE DE FINALIZACIN

Una vez se llegue a un acuerdo en cuanto a qu hacer para solucionar el problemahacer un resumen verbal y despus anotarlo y leerlo en voz alta para aseguramos de quelas dos partes hemos comprendido lo mismo.

Llevar el acuerde, teniendo en cuenta si satisface a las dos panes y si resuelverealmente el problema en la mejor forma posible.

Ver si ambas partes pueden cumplir lo pactado y si los costes y las ganancias estnequilibrados.

Comprobar que est claramente definido incluyendo el cundo, dnde, cmo y quinllevar a cabo cada una de las tareas acordadasConcretar el acuerdo si se trata de una negociacin informal, resume las decisiones

tomadas para que a otra persona confirme que ha entendido lo mismo que Usted.Si es posible anotar contenidos del acuerdo al que se ha llegado, las tareas que ha de

llevar a cabo cada uno. Leerlo juntos para evitar malentendidos, y entregar una copia a cadaparte as queda ms claro lo que hay que hacer, y puede servir para comprobar msadelante el acuerdo se est llevando a cabo tal como se acord


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