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Clave: 1810-003-005

ÍNDICE

Página

1 Base normativa 3

2 Objetivo 3

3 Ámbito de aplicación 3

4 Políticas 3

5 Definiciones 4

6 Descripción de actividades 6

7 Diagrama de flujo 15

8 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento

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Anexos

Anexo 1 Preparación de embarque S.A.I.

Anexo 2 Preparación de embarque fuera de S.A.I.

Anexo 3 Remisión de almacén

Anexo 4 Despacho de Almacén fuera de S.A.I.

Anexo 5 Oficio de envío de cierre contable

Anexo 6 Informe de remisiones surtidas a todas las unidades

Anexo 7 Volante V09S09 Remisiones surtidas a unidades IMSS no

farmacias

Anexo 8 Volante V09S10 Remisiones de artículos varios para Delegaciones

Anexo 9 Volante V09S11 Salidas varias

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Procedimiento para la preparación de embarque, remisiones de almacén y su afectación contable en la contabilidad institucional

1. Base normativa

Artículo 69, fracción I y II del Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social. Numeral 8.1, 8.1.1, 8.1.1.3 y 8.1.1.3.1 del Manual de Organización de la Dirección de Administración, clave 1000-002-001. Numeral 7.41.4 y 7.44 de la Norma que establece las disposiciones generales para la administración y operación de almacenes en el Instituto Mexicano del Seguro Social, clave 1000-001-007.

2. Objetivo

Documentar las salidas de los bienes de consumo que suministra el Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central), para que estas se realicen de manera eficiente y oportuna; asimismo se lleve a cabo el registro y el enlace contable con las áreas de finanzas responsables, con la finalidad de conciliar y controlar el ejercicio presupuestal.

3. Ámbito de aplicación

El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal del Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central), adscrito a la Coordinación de Control de Abasto.

4. Políticas

4.1 El Responsable del Área de Suministro de Nivel Central deberá asegurar que todo el suministro que realice el Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central) a los diferentes almacenes delegacionales y Órganos Normativos de Nivel Central, así como las salidas por concepto de traspasos, canjes y bajas, sean registrados en los controles internos del almacén a través del Sistema de Abasto Institucional o mecanismo manual en su caso, y registrarse en la contabilidad institucional. 4.2 El Responsable del Grupo de Suministro de bienes de consumo deberá asegurar que todo suministro de bienes esté debidamente documentado y cotejado físicamente en el momento de su entrega y envío. 4.3 El Responsable del Área de Suministro de Nivel Central deberá vigilar que se emita y llene en forma correcta toda la documentación de salida que se genera por movimientos del Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central).

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4.4 Las Unidades de Almacenamiento o de servicio receptoras de los bienes de consumo, no podrán modificar la documentación de salida del almacén remitente. 4.5 Será obligatorio para todo el personal del Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central), utilizar la documentación oficial de salida que emite el Sistema de Abasto Institucional (S.A.I.) o en su caso, las formas impresas oficiales para aquellos bienes de consumo que no cuentan con clave operativa en el Catálogo General de Artículos del Sistema de Abasto Institucional. 4.6 El Responsable del Área de Suministro de Nivel Central deberá informar oportunamente los movimientos que afecten a las cuentas y partidas presupuestales normadas a la División de Contabilidad, dependiente de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones y a las Unidades de Almacenamiento Delegacionales que corresponda, conforme al calendario establecido para el envío y entrega de información contable. 4.7 El personal del Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central) deberá utilizar los procedimientos, enlaces y formatos que emita la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones para la afectación a las cuentas y partidas presupuestales. 4.8 El Responsable del Área de Suministro de Nivel Central deberá solicitar a la Coordinación Técnica del Proceso de Abasto la capacitación y actualización permanente del personal del Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central). 4.9 El Responsable de la Cuenta de Inventarios del Almacén Central de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central) deberá mantener actualizados y depurados los registros de las diversas cuentas que se manejen, asimismo conciliar los registros de existencias con los reportes contables del almacén, con los de la División de Contabilidad y con las Unidades de Almacenamiento Delegacionales, cuando éstas lo soliciten. 4.10 Cuando los Órganos Normativos y las Unidades Administrativas de la Dirección de Prestaciones Médicas adquieran algún bien de consumo, deberán notificar el fallo de la licitación al Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central) cuando sea entrega física, para que este tenga conocimiento de las fechas, periodos, especificaciones, y/o recepción de los mismos. 4.11 La entrada en vigor del presente documento, actualizará y dejará sin efecto al “Procedimiento para la preparación de embarque, remisiones de almacén y su afectación contable en la contabilidad institucional”, con clave 1482-003-027 y fecha de registro 14 de julio de 2006.

4.12 El incumplimiento de los servidores públicos involucrados en el presente documento será causal de las responsabilidades que resulten conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y demás disposiciones aplicables al respecto.

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5. Definiciones

5.1 almacén / unidad de almacenamiento: Área donde se reciben, acomodan, controlan, custodian, y despachan bienes de consumo, dentro de la circunscripción administrativa que le corresponda.

5.2 almacén de programas especiales y red fría (almacén central): Unidad de almacenamiento adscrita a la Coordinación de Control de Abasto de Nivel Central utilizada para productos que corresponden a programas especiales, desastres naturales, contingencias entre otros, para dar atención a los almacenes delegacionales a nivel nacional.

5.3 artículo: Es todo bien mueble que satisface parcial o totalmente una necesidad. El término indicado para el Instituto será el de bienes, de acuerdo a la Ley General de Bienes Nacionales.

5.4 bienes de consumo: Todos aquellos artículos que por su utilización en el desarrollo de las actividades se desgastan o extinguen en su uso primario y por lo tanto no son susceptibles de ser utilizados nuevamente, los cuales en el Instituto se clasifican como bienes de uso terapéutico (insumos para la salud) y no terapéutico.

5.5 catálogo general de artículos: Es una relación detallada de claves con descripciones y tipos de presentación, por grupo y subgrupo de suministro (bienes de consumo y bienes de inversión).

5.6 clave del artículo: Es la expresión codificada y asignada a cada bien que adquiere el Instituto y que sirve para uniformar, unificar y establecer un número único de identificación.

5.7 existencia: Cantidad física de los bienes que se tienen en disponibilidad inmediata para su uso, distribución, suministro, abastecimiento o consumo en almacenes o unidades de servicio.

5.8 grupo de suministro: Es una clasificación que permite el control de los bienes en las diferentes fases del proceso del abastecimiento.

5.9 partida presupuestal: Elemento presupuestario en que se subdividen los conceptos y que clasifica las erogaciones de acuerdo con el objetivo específico del gasto.

5.10 registro contable: Es la afectación o asiento que se realiza en libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo.

5.11 S.A.I.: Sistema de Abasto Institucional.

Responsable Actividad Documentos involucrados

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6. Descripción de actividades del Procedimiento para la preparación de embarque, remisiones de almacén y su afectación contable en la contabilidad institucional

Oficina de Control del Abasto y Apoyo Contable

1. Solicita a los operadores del Sistema de Abasto Institucional con base a los cuadros de distribución (metas médicas, proforma, requisiciones extraordinarias, ropa y vestuario, etc), la captura de las “Solicitudes de Suministro”.

Solicitudes de Suministro

Responsable del Sistema de Abasto Institucional

2. Verifica que los bienes de consumo cuenten con clave en el Catálogo de Artículos del S.A.I. y registra las “Solicitudes de Suministro” de forma sistematizada o manual según sea el caso:


REGISTRO SISTEMATIZADO EN EL S.A.I.

3. Captura las “Solicitudes de Suministro” por unidad solicitante, en el Subsistema de Control del Abasto>Menú>Orden de Suministro, verificando que los bienes consumo ostenten el lote o lotes y caducidad y, obtiene la “Preparación de embarque S.A.l.” (anexo 1) y la turna con tres copias.

Continúa en la actividad 5.

Solicitudes de Suministro Original y tres copias de la Preparación de embarque S.A.I. (anexo 1) S.A.I./Subsistema de control del Abasto

REGISTRO MANUAL

4. Captura las “Solicitudes de Suministro” por unidad solicitante en el Sistema manual Fuera de S.A.I., obtiene la “Preparación de embarque fuera de S.A.I." (anexo 2) y la turna con tres copias.

Solicitudes de Suministro Original y tres copias de la Preparación de embarque fuera de S.A.I. (anexo 2)

Responsable de la Oficina Operativa

5. Recibe original y tres copias de la “Preparación de embarque S.A.I.” (anexo 1) y/o en su caso “Preparación de embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2) para control y turna

Original y tres copias de la Preparación de Embarque S.A.I.


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las tres copias al Responsable de Embarques.

(anexo 1) Original y tres copias de la Preparación de Embarque fuera de S.A.I. (anexo 2)

Responsable de Embarques

6. Recibe tres copias de la “Preparación de embarque S.A.l.” (anexo 1) y/o “Preparación de embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2), las clasifica por grupo de suministro, conserva una copia y entrega dos copias a cada Responsable de Grupo de Suministro para su preparación (apartado y acomodo).

Tres copias de la Preparación de Embarque S.A.I. (anexo 1) Tres copias de la Preparación de Embarque fuera de S.A.I. (anexo 2)

Responsables del Grupo de Suministro

7. Recibe dos copias de las “Preparaciones de embarque S.A.I.” (anexo 1) y/o “Preparación de embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2) y revisa e indica al personal a su cargo que prepare físicamente (por clave, producto, lote o lotes, caducidad y cantidad programada) los bienes para su posterior envío.

Dos copias de la Preparación de Embarque S.A.I. (anexo 1) Dos copias de la Preparación de Embarque fuera de S.A.I. (anexo 2)

8. Califica las dos copias de la “Preparación de embarque S.A.I.” (anexo 1) y/o “Preparación de embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2), anota su nombre y firma, conserva una copia calificada y regresa la otra al Responsable de Embarques.

Dos copias de la Preparación de Embarque S.A.I. (anexo 1) Dos copias de la Preparación de Embarque fuera de S.A.I. (anexo 2)


9. Recibe, valida y entrega la copia de la “Preparación de embarque S.A.I.” (anexo 1) y/o “Preparación de embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2) ya calificada a la Oficina Operativa.

Copia calificada de la Preparación de Embarque S.A.I. (anexo 1) Copia calificada de


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la Preparación de Embarque fuera de S.A.I. (anexo 2)


10. Recibe la copia de la “Preparación de embarque S.A.I." (anexo 1) y/o “Preparación de embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2), ya calificada e indica al Responsable del S.A.I. que procedan a generar la “Remisión de almacén” (anexo 3), correspondiente.

Copia calificada de la Preparación de Embarque S.A.I. (anexo 1) Copia calificada de la Preparación de Embarque fuera de S.A.I. (anexo 2)


REGISTRO SISTEMATIZADO (S.A.I.) 11. Recibe la copia calificada de la “Preparación

de embarque S.A.I.” (anexo 1), genera la “Remisión de almacén” (anexo 3) en el S.A.I., e imprime las remisiones de almacén.

Continúa con la actividad 13.

Copia calificada de la Preparación de embarque S.A.I. (anexo 1) Remisión de almacén (anexo 3) S.A.I

REGISTRO MANUAL

12. Recibe la copia de la “Preparación de

embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2), y procede a generar el “Despacho de almacén fuera de S.A.I.” (anexo 4).

Copia de la Preparación de embarque fuera de S.A.I. (anexo 2) Despacho de almacén fuera de S.A.I.” (anexo 4)

13. Turna a la Oficina Operativa la “Remisión de almacén” (anexo 3) para control administrativo.

Remisión de almacén (anexo 3)


14. Recibe y turna la “Remisión de almacén” (anexo 3) al Responsable de Embarques para el control del envío físico.



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15. Recibe “Remisión de almacén” (anexo 3) y deriva al Grupo de suministro correspondiente para entrega de bienes al transportista.



16. Genera el proceso de cierre mensual de almacén y respaldo de conformidad al Manual del Usuario del Sistema de Abasto Institucional.

Cierre mensual de almacén Manual de usuario S.A.I.

17. Emite los reportes: “Inventario valorizado, Análisis de movimientos, Reportes de variación de precios, Resumen de altas y remisiones surtidas a todas las unidades y los turna al Responsable de la Cuenta de Inventarios.

Inventario Valorizado Análisis de movimientos Reporte de variación de precios Resumen de altas Remisiones surtidas a todas las unidades

Responsable de la Cuenta de Inventarios

18. Recibe del Responsable del S.A.I. los reportes (Inventario valorizado, Análisis de movimientos, Reportes de variación de precios, Resumen de altas y remisiones surtidas a todas las unidades) generados a través del subsistema Almacenes correspondientes al cierre mensual del periodo.

Inventario Valorizado Análisis de movimientos Reporte de variación de precios Resumen de altas Remisiones surtidas a todas las unidades


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19. Genera el archivo contable del periodo a través del S.A.I., en el subsistema “Contable>Generación de Archivos Contables”, respalda el archivo de texto (.txt) generado y graba el cierre contable en dispositivo de almacenamiento de datos para entregar a la Coordinación de Contabilidad y Tramite de Erogaciones.

S.A.I. /Subsistema contable Dispositivo de almacenamiento de datos

20. Obtiene para análisis y validación a través del S.A.I subsistema “Contable>Emisión de Reportes”, los siguientes volantes:

V09S01 Variación de precios

V09S06 Entradas varias

V09S09

Remisiones surtidas a unidades IMSS no farmacias (anexo 7)

V09S10

Remisiones de artículos varios para Delegaciones (anexo 8)

V09S11 Salidas varias (anexo 9)

V09S14 Reporte de altas de almacén

V09S01 Variación de precios V09S06 Entradas varias V09S09 Remisiones surtidas a unidades IMSS no farmacias (anexo 7) V09S10 Remisiones de artículos varios para Delegaciones (anexo 8) V09S11 Salidas varias (anexo 9) V09S14 Reporte de altas de almacén

21. Valida que las “Remisiones de almacén” (anexo 3) generadas a través del S.A.I. se encuentren correctamente registradas en los volantes; y en su caso realiza ajustes a los volantes hasta que estos sean correctos. V09S01 Variación de precios

V09SO6 Entradas varias

V09S09 Remisiones surtidas a unidades

Remisión de almacén (anexo 3) V09S01 Variación de precios V09S06 Entradas varias V09S09


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IMSS no farmacias (anexo 7)

V09S10

Remisiones de artículos varios para Delegaciones (anexo 8)

V09S11 Salidas varias (anexo 9)

V09S14 Reporte de altas de almacén

Remisiones surtidas a unidades IMSS no farmacias (anexo 7) V09S10

Remisiones de artículos varios para Delegaciones (anexo 8) V09S11 Salidas varias (anexo 9) V09S14 Reporte de altas de almacén


22. Valida y concilia las remisiones de salida: Remisiones surtidas a unidades IMSS no farmacias (anexo 7) y Remisiones de artículos varios para Delegaciones (anexo 8), emitidas por suministro a todas las unidades (Volante V09S09 y V09S10) y Salidas varias (Volante V09S11) (anexo 9), con base a las cuentas establecidas por la Coordinación de Contabilidad y Tramite de Erogaciones, en su caso realiza las correcciones y validaciones correspondientes hasta que los registros sean correctos.

V09S09 Remisiones surtidas a unidades IMSS no farmacias (anexo 7) V09S10

Remisiones de artículos varios para Delegaciones (anexo 8) V09S11 Salidas varias (anexo 9)

23. Envía el cierre mensual archivo de texto (.txt) vía correo electrónico a la División de Contabilidad de la Coordinación de Contabilidad y Tramite de Erogaciones.

Archivo de texto (.txt) por Correo electrónico

24. Elabora “Oficio de envío de cierre contable”, clave 1810-010-001 (anexo 5) para la División de Contabilidad, obtiene firma del Titular del Área de Suministro de Nivel Central y envía.

1810-010-001 (anexo 5)


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25. Verifica y valida conjuntamente con la División de Contabilidad la información de cierre contable contenida en el archivo de texto (.txt) remitido previamente mediante correo electrónico, con base a las cuentas y contra-recibos normados por la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, en su caso realizan correcciones para su posterior contabilización.

Archivo de texto (.txt)

26. Verifica que la División de Contabilidad realice la interface con el Sistema de Contabilidad PREI Millenium y el cierre quede registrado en la contabilidad institucional.

PREI Millenium

27. Elabora los registros en las cuentas contables por suministro de bienes de uso terapéutico y no terapéutico dependiendo el tipo de volante que se afecte.

Volante V09S09

Remisiones surtidas a unidades IMSS no farmacias, Almacenes Delegacionales y UMAE’s (Bienes terapéuticos)

1) Cargo Cuenta: 11140801

2) Crédito Cuenta: 1114XXXX

Volante V09S09 (anexo 7)

Volante V09S10

Remisiones de artículos varios para Almacenes Delegacionales y UMAE’s:

1) Cargo Cuenta: 11140801



Volante V09S09

Remisiones surtidas a unidades IMSS no farmacias, Unidades de Nivel Central (Bienes



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no terapéuticos): 1) Cargo Cuenta: 4206XXXX


Volante V09S10

Remisiones de Artículos Varios para unidades de Nivel Central:

1) Cargo Cuenta:4206XXXX



Volante V09S11

Remisiones de Salidas Varias emitidas por canje a proveedor:

1) Cargo Cuenta:11090116



Volante V09S10

Remisiones emitidas por traspaso del Almacén de Programas Especiales y Red Fría a la Planta de Reproducciones Graficas:

1) Cargo Cuenta: 1114XXXX


NOTA: Para este caso la afectación contable la realiza el Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central).



28. Obtiene “Informe de remisiones surtidas dentro y fuera de S.A.I.” del mes correspondiente, de cada una de las Delegaciones y UMAE’s del sistema almacenario del IMSS y se los envía a través de correo electrónico para su depuración y conciliación respectiva.

Correo electrónico con el Informe de remisiones surtidas dentro y fuera de S.A.I.

29. Verifica y concilia que los registros contables hayan sido registrados de manera integral y de forma correcta en el formato “Mayor

Mayor auxiliar contable


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auxiliar contable”.

NOTA: Si existen diferencias contables en el formato mayor auxiliar contable, se realiza una conciliación detallada con la División de Finanzas.

Fin del Procedimiento

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7. Diagrama de flujo del Procedimiento para la preparación de embarque, remisiones de almacén y su afectación contable en la contabilidad Institucional

1O-3CPreparación de

embarque fuera de S.A.I (anexo 2)

1CPreparación de


1CPreparación de embarque S.A.I

(anexo 1)

2CPreparación de



(anexo 1)

Responsable de Grupo de Suministro

1O-3CPreparación de embarque S.A.I

(anexo 1)



INICIO

OFICINA DE CONTROL DEL ABASTO Y APOYO CONTABLE

Solicita a los operadores del Sistema de Abasto Institucional con base a los cuadros de distribución (metas médicas, proforma, requisiciones extraordinarias, ropa y vestuario, etc), la captura de las “Solicitudes de suministro”.

Verifica que los bienes cuenten con clave en el S.A.I. y registra las “Solicitudes de suministro” de forma sistematizada o manual.

RESPONSABLE DEL SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL

1

2

A

Recibe original y tres copias de la “Preparación de embarque S.A.I.” (anexo 1) y/o en su caso “Preparación de embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2) para control y turna las tres copias al Responsable de Embarques.

RESPONSABLE DE EMBARQUES

Recibe 3 copias de la “Preparación de embarque SAl” (anexo 1) y/o “Preparación de embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2), las clasifica por grupo de suministro, conserva 1 copia y entrega 2 copias a cada Responsable de Grupo de Suministro.

6

S.A.I. /Subsistema de control del Abasto

1O-3CPreparación de


1O-3CPreparación de embarque S.A.I

(anexo 1)



¿Registro manual o sistematizado?

Sistematizado en el S.A.I.

Captura las “Solicitudes de suministro” por unidad solicitante, en el Subsistema de Control del Abasto>Menú>Orden de Suministro, obtiene la “Preparación de embarque S.A.l.” (anexo 1) y la turna con tres copias.

Captura las “Solicitudes de suministro” por unidad solicitante en el Sistema manual Fuera de S.A.I., obtiene la “Preparación de embarque fuera de S.A.I." (anexo 2) y la turna con tres copias.

Registro manual3

4

5

5

RESPONSABLE DE LA OFICINA OPERATIVA

3

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Despacho de almacén fuera de

S.A.I. (anexo 4)

S.A.I.


1CPreparación de



(anexo 1)

1CPreparación de



(anexo 1)

2CPreparación de



(anexo 1)

1CPreparación de



(anexo 1)

1CPreparación de



(anexo 1)

1CPreparación de



(anexo 1)

¿Registro manual o sistematizado?

Sistematizado en el S.A.I.

Recibe la copia calificada de la “Preparación de embarque S.A.I.” (anexo 1), genera la “Remisión de almacén” (anexo 3) en el S.A.I., e imprime las remisiones de almacén.

Recibe la copia de la “Preparación de embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2), y procede a generar el “Despacho de almacén fuera de S.A.I.” (anexo 4).

Registro manual

1112

Recibe dos copias de las “Preparaciones de embarque S.A.I.” (anexo 1) y/o “Preparación de embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2) y revisa e indica al personal a su cargo que preparare físicamente (por clave, producto, lote, caducidad y cantidad programada) los bienes para su posterior envío.

7

Recibe la copia de la “Preparación de embarque S.A.I." (anexo 1) y/o “Preparación de embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2), ya calificada e indica al Responsable del S.A.I. que procedan a generar la “Remisión de almacén” (anexo 3), correspondiente.

10

A

13

RESPONSABLES DEL GRUPO DE SUMINISTRO

Califica las 2 copias de la “Preparación de embarque S.A.I.” (anexo 1) y/o “Preparación de embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2), anota su nombre y firma, conserva una copia calificada y regresa la otra al Responsable de Embarques.

8

Recibe, valida y entrega la copia de la “Preparación de embarque S.A.I.” (anexo 1) y/o “Preparación de embarque fuera de S.A.I.” (anexo 2) ya calificada a la Oficina Operativa.

9


Responsable de

Embarques

Oficina Operativa

B



de 19

Clave: 1810-003-005

Dispositivo de

almacenamiento de datos

S.A.I./ Subsistema

contable

Remisiones surtidas

Resumen de altas

Reporte de variación de

precios

Análisis de movimientos

Inventario valorizado

Remisiones surtidas

Resumen de altas

Reporte de variación de

precios

Manual de usuario S.A.I.

B

Remisión de almacén

(anexo 3)

Turna a la Oficina operativa la “Remisión de almacén” (anexo 3) para control administrativo.

13



(anexo 3)

Recibe y turna la “Remisión de almacén” (anexo 3) al Responsable de embarques para el control del envío físico.

14



(anexo 3)

Recibe “Remisión de almacén” (anexo 3) y deriva al Grupo de suministro correspondiente para entrega de bienes al transportista.

15


Cierre mensual de almacén

Genera el proceso de cierre mensual de almacén y respaldo de conformidad al Manual del Usuario del Sistema de Abasto Institucional.

16

Análisis de movimientos

Inventario valorizado

Emite los reportes: “Inventario valorizado, Análisis de movimientos, Reportes de variación de precios, Resumen de altas y remisiones surtidas a todas las unidades y los turna al Responsable de la cuenta de inventarios.

17

Recibe del Responsable del S.A.I. los reportes (Inventario valorizado, Análisis de movimientos, Reportes de variación de precios, Resumen de altas y remisiones surtidas a todas las unidades ) correspondientes al cierre mensual del periodo.

18

Genera el archivo contable del periodo En el S.A.I., en el subsistema “Contable>Generación de Archivos Contables”, respalda el archivo de texto (.txt) generado y graba el cierre contable en dispositivo de almacenamiento de datos.

19

C

RESPONSABLE DE LA CUENTA DE INVENTARIOS

11

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Clave: 1810-003-005

V09S11(anexo 9)

V09S10(anexo 8)

V09S09(anexo 7)

V09S14

V09S11(anexo 9)

V09S10(anexo 8)

V09S09(anexo 7)

V09S11(anexo 9)

V09S10 (anexo 8)

V09S09 (anexo 7)

V09S14

V09S11(anexo 9)

V09S10(anexo 8)

V09S09(anexo 7)

V09S06

V09S01

Mayor auxiliar

contable

Informe de remisiones

surtidas dentro y fuera de S.A.I.

PREI Millenium

Archivo .txt

1810-010-001(anexo 5)

Archivo .txt

V09S06

V09S01

FIN

C

Obtiene para análisis y validación a través del S.A.I subsistema “Contable>, los volantes.

20

Remisión dealmacén

(anexo 3)

Valida que las “Remisiones de almacén” (anexo 3) generadas a través del S.A.I. se encuentren correctamente registradas en los volantes; y en su caso realiza ajustes a los volantes hasta que estos sean correctos.

21

Valida y concilia las remisiones de salida (Remisión de Almacén Dentro de S.A.I. y Despacho de Almacén fuera de S.A.I.) emitidas por suministro a todas las unidades (Volante V09S09 y V09S10) y Salidas Varias a unidades (Volante V09S11), con base a las cuentas establecidas por la Coordinación de Contabilidad y Tramite de Erogaciones, en su caso realiza las correcciones y validaciones correspondientes hasta que los registros sean correctos.

22

Envía el cierre mensual (archivo .txt) vía correo electrónico a la División de Contabilidad de la Coordinación de Contabilidad y Tramite de Erogaciones.

23

Elabora “Oficio de envío de cierre contable”, clave 1810-001-001 (anexo 5) para la División de Contabilidad, obtiene firma del Titular del Área de Suministro de Nivel Central y envía.

24

Verifica y valida conjuntamente con la División de Contabilidad la información de cierre contable contenida en el archivo (.txt) remitido previamente mediante correo electrónico, con base a las cuentas y contra-recibos normados por la Coordinación de Contabilidad y Tramite de Erogaciones, en su caso realizan correcciones.

25

Verifica que la División de Contabilidad realice la interfase con el Sistema de Contabilidad PREI Millenium y el cierre quede registrado en la contabilidad institucional.

26

Elabora los registros en las cuentas contables por suministro de bienes de uso terapéutico y no terapéutico dependiendo el tipo de volante que se afecte. NOTA

27

a

Obtiene “Informe de remisiones surtidas dentro y fuera de S.A.I.” del mes correspondiente, de cada una de las Delegaciones y UMAE’s del sistema almacenario del IMSS y se los envía a través de correo electrónico para su depuración y conciliación respectiva.

28

a

Verifica y concilia que los registros contables hayan sido registrados de manera integral y de forma correcta en el formato “Mayor auxiliar contable”.

NOTA

29

Fin del procedimiento

8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para la preparación de embarque, remisiones de almacén y su afectación contable en la contabilidad Institucional

Clave

Título del documento

Observaciones

Página 19 de 19

Clave: 1810-003-005

Preparación de embarque S.A.I. Anexo 1

Preparación de embarque fuera de S.A.I. Anexo 2

Remisión de almacén Anexo 3

Despacho de almacén fuera de S.A.I. Anexo 4

1810-010-001 Oficio de envío de cierre contable Anexo 5

Informe de remisiones surtidas a todas las

unidades Anexo 6

Volante V09S09 Remisiones surtidas a

unidades IMSS no farmacias

Anexo 7

Volante V09S10 Remisiones de artículos varios para Delegaciones Anexo 8

Volante V09S11 Salidas varias

Anexo 9

de 2

Clave: 1810-003-005

ANEXO 1 “Preparación de embarque S.A.I.”

de 2

Clave: 1810-003-005

de 2

Clave: 1810-003-005

ANEXO 2 “Preparación de embarque fuera de S.A.I.”

de 2 Clave: 1810-003-005

de 2

Clave: 1810-003-005

ANEXO 3 “Remisión de almacén”

de 2

Clave: 1810-003-005

de 2 Clave: 1810-003-005

ANEXO 4 “Despacho de almacén fuera de S.A.I.”

de 2

Clave: 1810-003-005

de 3 Clave: 1810-003-005

ANEXO 5 “Oficio de envío de cierre contable”

1810-010-001

de 3

Clave: 1810-003-005

Clave del formato: 1810-010-001

de 3

Clave: 1810-003-005

ANEXO 5 “Oficio de envío de cierre contable”

INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Documentar el envío y entrega de los enlaces de cierre contable a la División de Contabilidad por parte del Almacén de Programas Especiales y Red Fría (Almacén Central).

GENERADO POR: Área de Suministro de Nivel Central.

No. DATO ANOTAR

1 Fecha Fecha de elaboración, Día, Mes y Año.

2 Oficio No. Codificación del remitente del oficio, es decir de quien lo genera.

3 Título En letra negritas, la profesión del destinatario. Ejemplo:

Licenciado

4 Nombre En negritas y mayúsculas, el nombre completo del destinatario.

5 Cargo Nombre del cargo que ocupa el destinatario.

Ejemplo: Jefe de la División de Contabilidad

6 At´n En negritas y mayúsculas, el nombre y cargo completo de a quien se marca la atención del oficio.

7 mes de…. El mes del cual se entregó el cierre contable.

8 del…. Año al cual corresponde en cierre contable entregado.

9 Atentamente Nombre completo del remitente en negritas y mayúsculas y en negritas el cargo del remitente.

10 Con Anexos Los documentos que se adjuntan al oficio.

NOTA: Se recomienda que todo el llenado del formato se elabore con fuente arial 12.

de 2

Clave: 1810-003-005

ANEXO 6 “Informe de remisiones surtidas a todas las unidades”

de 2

Clave: 1810-003-005

de 2 Clave: 1810-003-005

ANEXO 7 “Volante V09S09 Remisiones surtidas a unidades IMSS no farmacias”

de 2

Clave: 1810-003-005

de 3 Clave: 1810-003-005

ANEXO 8 “Volante V09S10 Remisiones de artículos varios para Delegaciones”

de 3

Clave: 1810-003-005

de 2 Clave: 1810-003-005

ANEXO 9 “Volante V09S11 Salidas varias“

de 2

Clave: 1810-003-005

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