“How Proactive Elected Leadership can help build stronger 

Emergency Management Programs.”

Mayor Richard HildrethPacific, Washington 

NCCP 2009 2009 National Conference on Community Preparedness

"The Power of Citizen Corps"Aug. 9‐12, 2009 

Hyatt Regency Crystal City Hotel, Arlington, Virginia 

I Do Not Claim to be an Expertin Emergency Management

I only claim to be an Elected Official who is passionate about building stronger emergency 

management programs.

Elected to the Pacific City Council in 2001,  Elected (Strong ) Mayor in 2003.

CERT – 2002,   CERT Trainer – 2006

Founding Member White River Valley Citizen Corps Council

Chair ‐ Valley Regional Fire Authority 

Appointed by Washington State Governor Christine Gregoire to the State Emergency Management Council

Master Exercise Practioner (FEMA)

Elected Officials have an extremely important role to play in community preparedness.  It is up to us to engage them

Community Preparedness is like a 3 legged table

The 3 Legs are:

A. Public Sector including Government and Elected Officials

B.  Private Sector including citizens and business 

C.  The Non Profit Sector including NGO’s and Citizen Corps Councils

Too Often Elected Officials are either:

Too Involved ‐ Micro Managers  Over Confident in their own understanding and abilities.  Disruptive to the Process 

Can’t Be Bothered – “That is why I hire Staff so I do need to think about this or get involved in any way.”

Some Elected Leaders Just Do Not Seem to Get it!

What is an Emergency?An Event that Stresses our Resources 

outside of Normal Functions.

What is a Disaster? An Event that Overwhelms our Ability to 

Apply Resources to or to Respond to an Emergency Event.

What is a Catastrophe?An event that is so overwhelming it threatens or eliminates your ability to respond or recover.

What makes a Strong Emergency Management Program?

Complies with ALL legal  mandates  (HPSD 5, HPSD 8, State Laws)

Meets the moral responsibilities that governments and communities assume

The means for elected officials to effectively communicate and carry out their legal responsibilities during a disaster

Allows the jurisdiction to more effectively  prepare for, respond to and recover from the effects of a major emergency or disaster

Makes it easier to obtain federal funds to make further improvements in readiness and response capabilities.

So What is an Elected Officials Role?Leader of Policy Group in Response , Recovery and Mitigation Phase

Champions Attitude of Preparedness to fellow elected officials, staff and citizens

Realistically looks at overall level of preparedness  and promotes improvements

Facilitates quality partnerships with citizen groups, private business and governmental programs.

Understands his /her jurisdictions CEMP, What hazards that jurisdiction faces.

Effective communication, both internally and externally.

The Elected Leaders Set the Compass Point for Others to Follow

So How Do We Engage Our Electeds?

Understand the Political Realities of the Jurisdiction

Present Issues in terms they will listen to (Economic, Visionary, True Leadership)

Don’t Push it as Technical Information or as a Written Plan Push it as Strategic Thinking, a Mindset, a Passion for 

doing what is best for the community

The Three Legged Table

The Impact that an Engaged Elected Official can have on Emergency Preparedness

Leadership by Example

Better understanding of needs

Ability to raise credibility with citizens and staff

Why the Three Legged Table is important

There are overlapping interest and interdependence between the three sectors.Working together the three sectors build a shared commitment working towards common goals . With this  collective participation  you create a social network and common understanding of needs and gaps.  With this common understanding the thought process becomes institutionalized and you build programs that are sustainable, adaptable and capable of evolving.

Steven Krill – Booz Allen Hamilton

Public Sector(including Elected Leaders)

Private Sector(Citizens and Business)

Civil sector(NGO’s, Citizen Corps)

How to Build this Table

Identify and Empower Stakeholders.

Be the Initiator.

Embrace Interdependence.

Allow for Ambiguity.

Reward Collaboration, Innovation, sharing of Best Practices

Networking.   

WE ARE ALL IN THIS TOGETHER

How you sustain this table

All Entities must share risk, rewards and responsibilities.

Build Trust and Relationships

Sharing of Information

Visible and Committed Leadership

Recognize and reward collaboration instead of competition. 

Hang Your Ego At The Door

How it all fits together

0800 hrs  January 09, 2009   ‐ Pacific Washington

Pacific Flooding

101 homes flooded

90 homes were outside 100 year flood area

65 homes were outside 500 year flood area

15 businesses flooded

$30 Million in Damage

Volunteer CoordinationOrganized under Incident Command

Over 3000 volunteer hours donated to recovery for homes flooded

Over 1200 volunteer hours donated to clean up of public  works / public areas

Over 500 volunteer hours donated for support services

Volunteers organized and dispatched through a single point – All volunteers Signed in and out, assigned to teams and projects.

Organized under “ Span of Control” and documented with standard  ICS formsCERT members placed in key roles for documentation and coordination.

Pacific’s Match for FEMA / STATE / LOCAL Share met by Volunteer hour alone.

Resource Coordination89 ‐ 25 yard Dumpsters located, filled and hauled off.Over $25,000 in Material for clean up donated to homeownersAmerican Red Cross Comfort Kits / Clean Up KitsChurch of Latter Day Saints Clean Up KitsGordon Trucking donated 40’ trailer to distribute items in neighborhood.Williams Scotsman donated office trailer for long term distributionNational Construction Rental donated Portable Toilets for volunteer and home owner use.3  Construction Companies donated use of  loaders and trucks for clean up.

All Donated Resources Distributed and Documented under Single Point System

Business / Civic CoordinationBecause of Previous Relationships and Networking, more than 25 businesses stepped up to assist flood victims and the City of Pacific in recovery.

Home DepotDisaster Recovery Team

Brought up to 16 employees, equipment and supplies for cleaning out and drying out flooded homes and crawlspaces.

Employees stayed until every home was dried out

Wrap Up

Remember to Manage Expectations 

Watch Out for Pitfalls

Build and Active Program

Remember to Play Together

Questions

Mayor Richard HildrethCity of Pacific100 3rd Ave SE

Pacific, Washington  98047

253‐929‐1108 (office)253‐261‐9853  (cell)

Rhildreth@ci.pacific.wa.us

Pacificmayor@aol.com