ANNAPURNA MICROFINANCE PVT. LTD. Annual Report 2010 – 2011 

   

BOARD OF DIRECTORS:

o Mr. Gobinda Chandra Pattanaik : Managing Director

o Mr. Dibyajyoti Pattanaik: Director

o Mr. Saneesh Singh: Director

STATUTORY AUDITOR: M/s. B.S. Subudhi & CO.

COMPANY SECRETARY : Mr. Ajay Jaiswal

BANKERS/FINANCIAL INSITUTIONS:

o Development Credit Bank

o Okiocredit

o Dia Vikas Capital

o IFMR Capital

REGISTERED OFFICE: C-27/273 – C-14, 1st Floor , Indian Press Colony,

Maldahiya, Varanasi – 221002

CORPORATE OFFICE: HIG-97, Dharma Vihar,

Khandagiri Square, Bhubaneswar, Orissa – 751030

                 

 TABLE OF CONTENTS 

   

1. MISSION, VISION and OBJECTIVES  

2. INTRODUCTION of Annapurna Microfinance Pvt. Ltd.  

3. DIRECTOR’S REPORT  

4. AUDITOR’S REPORT  

5. CORPORATE GOVERNANCE REPORT                                  

Chapter:1  

MISSION, VISION and OBJECTIVES   VISON:   Establishment of a self ‐sustainable and economically empowered rural, tribal & sub‐urban society.   MISSION:  

Empowerment of 2, 50,000 poor women and households for their economic security by 2013.   

Bring recognition, legitimacy, respect and opportunity for 50,000 micro‐entrepreneurs by 2013.    OBJECTIVES  

To  form  and  promote  self  help  groups  of  the  poor, women,  needy,  oppressed  and  to  attain improvement in their socio‐economic condition through economic activities. 

  To  give  priority  to  women  and  to  involve  them  directly  in  production  activities  so  that  the Opportunities are created for additional income. 

  To  provide  technical  assistance  so  that  the  poor  become  self  sufficient  by  accumulating  and creating their own capital through savings from increased income. 

  To provide financial assistance for economic empowerment. 

               

C

AdreblivM&

ApD Arefopefm

Chapter: 2

Annapurna  Mevelopmentehabilitationackward & fvelihood  resMalaria Eradi& Health Che

Annapurna Mromoted by

Dibyajyoti Pa

AMPL is formeach the unrormal  financroviding  finfficient  undmarketing SH

o Team 

INTRO

Microfinancetal organizatn of traffickeforward linkstoration,  irication Awareck Up, Orga

Microfinancey Mr. Gobindttanaik (Pro

med with an oreached andcial  system nancial  suppdertaking  ofHG products.of ANNAPU

Sr. Managevigilance

Vigilanceteam

FCO Ac

ODUCTION

e  Pvt.  Ltd  (tion, People’ed women, eages, micro rigation & nreness, Creanic Farming 

e  Pvt.  is  a  Rda Chandra gramme Hea

objective to d unbanked aof  the  eco

port,  technicf  business  a URNA 

er e 

e 

COO

Manager Operation

Zonal Manager

Area Manager

Branch Manager

Branch ccountants Br

N of ANNAP

(AMPL),  a  m’s Forum whelementary ecredit &micnursery, droation of awaetc. 

Reserve  BanPattanaik  (ad & CFO, P

bring transpareas in the nomy  and  pcal  support activities,  Pr

BO

C

ranch MIS DevO

Manager Risk

Internal Auditors

PURNA MIC

microfinancehich is focusieducation, Scro insurancought mitigareness of he

nk  of  India Member Seeople’s Foru

parency andrural masseprovide  liveto  strengt

roviding    m

OARD

CEO

velopment Officers

Manager Accounts

Accountants

CROFINANC

e  venture  oing in the arSHG promotie besides ottion,  clusterealth & hygie

regulated  Necretary cumum). 

d governancees  which areelihood  supphen  entrepmarket  expo

Manager Finance

HR Executiv

CE PVT. LT

of  more  thareas of mention, Capacityther developr developmeene , Family

Non  Bankingm CEO of Pe

e in its microe still away fport  to  the reneurial  skosures  to  cr

CFO

Chief Manager Finance

Manager HR &  Admin

vesTraining

Co‐dinato

TD.

an  two  dectal health, rey Building &pmental actient, AIDS awy Counseling

g  Financial eople’s Foru

ofinance opefrom the toupoor  housekill  for  effecreate  a  plat

g ors

Manager Product

MPl

cades  old escue and & Training, ivities like wareness, , Eye care 

Company m) & Mr. 

eration to uch of the eholds  by ctive  and tform  for 

Manager lanning

ManM

MExec

nager MIS

MIS cutive

Chapter: 3  

DIRECTOR’S REPORT  To,  The Members, Employees, Bankers, Clients, Annapurna Microfinance Private Limited  The directors have pleasure  in presenting  the 20th Annual Report of  the Company  together with  the Audited Account for the year ended March 31st, 2011.  FINANCIAL RESULTS:  The Highlights of the financial results are given below:            Year Ended  31.03.2010 Year Ended  31.03.2011

Total Revenue  2245458.93 18201322.6 

Profit before Depreciation and Taxation  1150192.23 3433125.62 

Less: Depreciation   Nil Nil 

Profit After Depreciation  1150192.23 3433125.62 

 

Appropriations/Adjustments  (43753.50) Nil 

Transfer to Special Reserve  230000.00 686625.00 

PROFIT BEFORE TAXATION  876439.43 2746500.62 

Provision for Taxation  355000.00 874595.00 

PROFIT FOR THE YEAR  521439.43 1871905.62 

Balance Profit brought forward  NIL 521439.43 

Dividend  NIL NIL 

Profit Carried to Balance Sheet   521439.43 2393345.05 

 PERFORMANCE HIGHLIGHTS:   Over the last 20 years, the Company has recorded substantial growth in all the performance parameters. The year 2010 – 2011 was yet another challenging year for the Microfinance Industry due to the recent crisis  in  the  Microfinance  Sector.    In  the  year  2010  –  2011,  the  company  has  made  a  profit  of Rs.1871905.62.   After the name change of the Company’s name to Annapurna Microfinance Private Limited, the Board and the Shareholders of the Company made a special resolution at the Extra general Meeting to carry business in microfinance in the existing Company and for the said purpose the relevant legal works have been completed successfully.   The total amount of disbursements made during financial year 2010‐11 was of Rs. 127962071.00 against Rs. 63044108 disbursed  in the previous Year. Although the company has disbursed the double amount of loan disbursed in 2010, still it was behind its target of 30 Crores as the company was unable to raise required fund to meet the need of clients.  

 OPERATIONAL HIGHLIGHTS:  The  summary of  the Operational  results of  the Company  for  the year ended 31st March, 2011 are as given below:  

Organization  AMPL

Client details ‐ No. of active borrowers 26931

Organizational Details 

No of district covered  12

No. Of  branch/field offices 30

Methodology : SHG/JLG  SHG

Portfolio details 

No. of loans disbursed  (during the year) 1432

Amount of  loans disbursed  Rs.(during the year) 127962071

Recovery rate (%)  99.12%

Amount outstanding  (Rs) 104867580

Amount of loans written off, if any (Rs. Lakh) 0

Cost to the borrowers 

Rate of interest charged (flat or reducing) 12% flat*, 11% flat 

Documentation Cost  1.35% of loan amount 

Service Charge  0.65% of loan  amount 

Membership fee one time ‐

Duration  12,18 & 24 month

*11% flat rate of interest is for 3rd and subsequent loan cycles.  DETAILS OF THE FUNDERS:  

Name of Funder  Date Amount Type of Loan

Dia Vikas Capital Pvt Ltd  15‐03‐2010 25000000 Term Loan 

Dia Vikas Capital Pvt Ltd  21‐08‐2010 25000000 Term Loan 

Oikocredit  14‐12‐2010 40000000 Term Loan 

DCB  27‐03‐2010 9254000 Managed Loan

DCB  23‐03‐2011 19879405 Managed Loan

 SHARE HOLDING PATTERN:  Shareholder  No. of Share Face Value Issue Price Share Capital  % Shareholding

Mr. Gobinda Chandra Pattanaik  1536000  10/‐ 10/‐ 1,53,60,000  30.1

Gulmohar Distributors Pvt. Ltd.  3500000  10/‐ 10/‐ 3,50,00000  68.6

Mr. Dibyajyoti Pattanaik  66200  10/‐ 10/‐ 6,62,000  1.3 

 DIRECTORS’ RESPONSIBILITY STATEMENT:  Pursuant to sub‐section (2AA) of section 217 of the Companies Act, 1956, the Board of Directors of the Company hereby state and confirm that: 

i. In  the preparation of  the Annual Accounts,  the applicable accounting  standards have been followed.  

ii. The Directors had selected such accounting policies and applied them consistently and made judgement and estimates that reasonable and prudent so as to give a true and  fair view of the state of affairs of the Company at the end of the financial year and of the profit for that period.  

iii. The  Directors  had  taken  proper  and  sufficient  care  for  the  maintenance  of  adequate accounting  records  in  accordance  with  the  provisions  of  the  Companies  Act,  1956,  for safeguarding  the  assets of  the Company  and/or preventing  and detecting  fraud  and other irregularities.   

iv. The Directors had prepared the annual accounts on a going basis.   HUMAN RESOURCES:  The Company continues to  lay great stress on  its most valuable resource – peoples. Continuous on  job training, both external and  internal are conducted  to ensure  that  the employees at all  levels are  fully equipped  to deliver a wide variety of  services  to  the  rapidly growing customer base of  the Company. With this end view, the Company has undertaken a number of trainings covering junior and middle level managers as well as Leadership Development trainings for those in managerial level.  STAFF WELFARE:  Welfare  of  the  employees  of  the  Company  has  always  received  due  attention.  During  this  year,  a number of steps were taken in the area of staff welfare including the followings:  

i. The facility of direct payment of medical expenses.  

ii. Introduced different work  incentives for the Administrative staffs and brought  in changes  in the existing incentive structure for the employees working in the Operations.   

iii. Though  there were no complaints of harassment  for any women employees,  the HR Dept. brought  in  some  changes  in  the existing policies  and  also  introduced  a new policy on  the “Workplace Harassment”.  

iv. Many trainings were organized, both  internal and external to enhance the efficiency of the employees. 

 PUBLIC GRIEVANCE REDRESSAL MECHANISM:  In accordance with  the guidelines  issued by  the Government of  India,  the Company has constituted a Grievance Redressal Committee to redress the grievances of the clients and the employees. A 24 hours toll free number has been communicated to all the clients and to redress employee grievances, a special mobile number has been kept in place through which the employees can address their problems.  

One day during a month has been fixed as meeting day to attend the review and the grievances by all the heads of  the Branches and departments at  the empanelled hotels and  for  the  front  line officers, once in every quarter.  INTERNAL AUDIT:  With an effort to evaluate the effectiveness of the internal control system, the Company’s internal audit department  reviews  all  the  control measures  on  a  periodic  basis  and  recommends  improvements, wherever appropriate. The  internal audit department  reports directly  to  the Directors. Based on  their recommendations,  the Company has  implemented a number of control measures both  in operational and accounting related areas, apart from security related measures.  AUDITORS:  M/s B.S. Subudhi & Co., Chartered Accountants, Chennai, retires and is eligible for re‐appointment from the end of the ensuing Annual General Meeting till the conclusion of next Annual General Meeting.  ACKNOWLEDGEMENT:  The directors gratefully acknowledge  the  support and  co‐operation extended by all  the  shareholders, customers and bankers of the Company during the year and look forward to their continued support.  Above all, the directors place on record their appreciation of the dedication and commitment displayed by the employees of the Company, thus enabling it to report another year of good performance.      For and on behalf of the Board,     Managing Director             

Chapter 4:  

AUDITOR’S REPORT

 

 

 

 

 

 

 

 

Chapter 5: 

CORPORATE GOVERNANCE REPORT 

Annapurna Microfinance Pvt. Ltd. has been practicing good corporate governance by attaining the highest levels of  transparency  and  accountability  in  working  of  the  Company  at  all  levels  and  in  all  interactions  with  its stakeholders, shareholders, bankers, employees,  lenders and government etc. and to pursue all efforts to make further improvement in achieving the above goals. 

BOARD OF DIRECTORS:  During the financial year 2009‐10, the Board met six times on the dates viz. 

1. 12th May.2010

2. 31st August.2010

3. 28th Sep.2010

4. 5th Oct. 2010

5. 8th Dec.2010

6. 21st Jan.2011

 

The Board of Directors of the Company is having optimum combination Executive and Non‐Executive Directors as suggested  in  the  corporate  governance  norms.  The  current  strength  of  the  Board  is  three  comprising  of  two executive directors and one non executive director, who is also independent director/ Nominee Director. 

Details  of  directors,  Attendance  of  Directors  at  the  Board Meetings,  at  the  Annual  General Meeting  held  in   number of memberships held by the Directors in the Board/Committee of their of other Companies. 

Sl. No  Name  No. of Meetings Attended 1.   Gobinda Chandra Pattanaik  5 2.   Dibyajyoti Pattanaik  6  3.   Saneesh Singh  5 

 • Mr Saneesh Singh was nominated by Dia Vikas Capital Private Limited as Investor Director. 

 

Appointment/Reappointment of Directors 

The Directors who retire by rotation and who are eligible for reappointment or newly appointed are : List of previous directors retired: NA New director’s appointment: Mr. Saneesh Singh  

AUDIT COMMITTEE:  

Brief Description of terms of reference:  

The broad terms of reference of the Audit Committee include: 

a) To supervise financial reporting process and to ensure financial and accounting control. 

b) To ensure compliance with the accounting policies of the Company. c) To  interact with  the  internal and  statutory auditors  to ascertain  the qualify and veracity of Company’s 

transactions and to review the manner in which they are performing their responsibilities. d) To review the internal audit functions. e) To review and discuss the financial statements before they are presented to the Board of Directors. For the financial year 2009‐10, the Company appointed Mr. Satyajit Das as Manager (Internal Audit) to review the internal control system of the Company and to report thereon. The report of the Manager (Internal Audit) to periodically reviewed by the Audit Committee. 

Composition of Audit Committee  

Constitution of Audit Committee meets with the requirement of Corporate Governance guidelines as well as the provisions of section 292 of The Companies Act, 1956. 

Audit Committee constituted by  the Board of Directors consist Mr. Dibyajyoti Pattanaik as Chairman of  the Committee, Mr. B.S. Subudhi, the Statutory Auditor of the Company as member. 

Meetings and attendance during the year  

Audit  Committee met  on  31st  August.2010  to  consider  quarterly/yearly  financial  results  of  the  Company during the financial year under review. 

Details Attendance of the Audit committee at the Audit Committee meeting held during the year 2010‐11: 

Sl. No.             Name of Member                         Attendance Particulars 

1.                      Dibyajyoti Pattanaik                               1

2.                      B.S.Subudhi                                             1

 

General Body Meetings  

The details of Annual General Meetings of the Company held at the registered office of the company are as under: 

Annual General Meeting              Date                                                                     Time          

                    1                                  28th Sep.2010                                                   10:00AM

  Extra Ordinary General Meeting  

The detail of one Extra Ordinary General Meeting that was held in the last financial year is as under: 

Extra General Meeting                  Date                                                                 Time             

                    1                                  15th Dec.2010                                                  12:00PM

 

Code of Business Conduct and Ethics  

The board has  laid down comprehensive code of business conduct and ethics. The Board members and  senior Management personnel are responsible for and committed to setting the standards of conduct contained in this code  and  for  updating  this  standards,  as  appropriate,  to  ensure  their  continuing  relevance,  effectiveness  and 

responsiveness  to  the  needs  of  local  and  international  and  lenders  as  also  to  reflect  corporate,  legal  and regulatory developments. This  code  is being adhered  to  letter and  in  spirit. This  code has been posted on  the company’s Code of Business Conduct and Ethics Manual. The confirmation of CEO for the compliance of the code of business conduct and ethics is as under: 

I hereby confirm that:  

“The Company hereby affirms that it has complied with the Code of Business Conduct and ethics and received affirmation from the Board Members and senior management personnel of its compliance.” 

 

                Gobinda Chandra Pattanaik                 Managing Director  

1. CEO/CFO Certification:  The Managing Director has certified to the Board as required under clause 49(v) of the Listing Agreement for the ended 31st march, 2011. 

2. Risk Management Policy:  The  Company  has  formulated  Risk Management  Policy  in  its  Board Meeting  held  on  31st  August.2010  in compliance with the requirement.  

3. Disclosures  None of the transactions with any of the related parties were in conflict with the interest of the Company. So far no penalties or strictures have been imposed on the Company by any statutory Authority.  

4. General Information  

A.  Annual General Meeting          Date & Time:  28th Sep. 2010, 10:00 AM 

Venue: C‐27/273‐C‐14, 1st Floor, Indian Press Colony, Maldahiya, Varanasi, PIN‐221002  

B. Financial Calendar The  Company  follows  April  to March  as  its  financial  calendar.  The  results  for  every  quarter beginning  from  April  will  be  declared  within  the  time  period  prescribed  under  the  Listing Agreement. 

C. Shareholding Pattern as on 31‐03‐2011  Shareholder  No. of Share % Shareholding Mr. Gobinda Chandra Pattanaik  1536000 30.1Gulmohar Distributors Pvt. Ltd.  3500000 68.6Mr. Dibyajyoti Pattanaik  66200  1.3 

D.  Registered Office Location 

C27/273‐C‐14,1st Floor, Indian Press Colony, Maldahiya, Varnasi U.P, Pin: 221002 

 E. Address for Correspondence 

Annapurna Microfinance Private Limited HIG‐97, Dharma Vihar, Khandagiri, Bhubaneswar‐751030 Orissa 

  

Dibyajyoti Pattanaik 

Director/CFO