Strucni rad-Primjer-pracenja-izvodenja-zastite-usjeka-na-ackm.pdf
Načini praćenja provedbe projekata -...
Transcript of Načini praćenja provedbe projekata -...
![Page 1: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/1.jpg)
Početni sastanak za korisnike Zagreb, 28. siječnja 2016.
Načini praćenja provedbe projekata
Josip Luša
Agencija za mobilnost i programe Europske uniije Odjel za projekte mladih i za mlade
![Page 2: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/2.jpg)
UPITNIK O PROVEDBI PROJEKTA
- razmjene mladih i KA3: 2 tjedna
prije početka aktivnosti
- EVS kratkoročni: 7 (organizacija)
odnosno volonter na polovici službe
- EVS dugoročni: 30 dana nakon
početka i na polovici službe
(organizacija i volonter)
- priprema i provedba
- usklađenost s prijavom
- kvaliteta suradnje
- priprema sudionika
- upravljanje financijskim sredstvima
![Page 3: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/3.jpg)
POSJET U SVRHU PRAĆENJA PROJEKTA
- procjena rizika/potreba
- korisniku se najavljuje najkasnije 14 dana prije
posjeta, a 7 dana prije posjeta korisnik vraća ispunjeni
upitnik o provedbi posjeta
- praćenje tijeka i kvalitete aktivnosti
- uspostavljanje dijaloga s korisnicima i sudionicima
- učinak na sudionike i organizacije
- povratna informacija (zaključci, nedostaci, savjeti)
- nacrt izvješća s posjeta šalje se najkasnije 30 dana
nakon provedbe (korisnik ima pravo žalbe)
![Page 4: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/4.jpg)
analiza završnog
izvješća
provjera
dokumentacije
nadzorni posjet
tijekom aktivnosti
nadzorni posjet nakon završetka
projekta
sistemska provjera
- završno izvješće korisnici podnose najkasnije 60 dana nakon završetka projekta - analizira se kvaliteta napravljenog u odnosu na projektnu prijavu - provjeravaju se troškovnik, dani trajanja aktivnosti, putni razredi... - izbjegavati plagiranje (bilo da je riječ o dijelovima projektne prijave ili tekstovima s interneta), pisati kvalitetna i vjerodostojna izvješća - loša kvaliteta i nepridržavanje ugovornih obaveza mogu rezultirati korektivnim mjerama
PRIMARNE KONTROLE
![Page 5: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/5.jpg)
analiza završnog
izvješća
provjera
dokumentacije
nadzorni posjet
tijekom aktivnosti
nadzorni posjet nakon završetka
projekta
sistemska provjera
- u fazi podnošenja završnog izvješća - nasumični odabir - detaljna provjera originalne dokumentacije (potvrde o sudjelovanju, putne karte i sl.)
PRIMARNE KONTROLE
![Page 6: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/6.jpg)
analiza završnog
izvješća
provjera
dokumentacije
nadzorni posjet
tijekom aktivnosti
nadzorni posjet nakon završetka
projekta
sistemska provjera
- financijski nadzor i kvalitativno praćenje korisnika - financijski nadzor: provjera računovodstvenog sustava - prisutnost sudionika, potpisne liste, plaćanja, izvodi, karte, računi) - kvalitativno praćenje: pružanje podrške, razgovor s korisnikom i sudionicima, provjera kvalitete provedbe aktivnosti... - korisniku se najavljuje najkasnije 14 dana prije posjeta, a 7 dana prije posjeta korisnik vraća ispunjeni upitnik za provedbu posjeta - nacrt izvješća s posjeta šalje se najkasnije 30 dana nakon provedbe (korisnike ima pravo žalbe)
PRIMARNE KONTROLE
![Page 7: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/7.jpg)
analiza završnog
izvješća
provjera
dokumentacije
nadzorni posjet
tijekom aktivnosti
nadzorni posjet nakon završetka
projekta
sistemska provjera
- nakon završetka projekta - detaljna provjera dokumentacije (promet po računu) - najavljuje se korisniku neposredno prije planiranog posjeta
PRIMARNE KONTROLE
![Page 8: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/8.jpg)
analiza završnog
izvješća
provjera
dokumentacije
nadzorni posjet
tijekom aktivnosti
nadzorni posjet nakon završetka
projekta
sistemska provjera
- selekcija se vrši na početku godine, na temelju ukupnog iznosa dodijeljenih sredstava u prethodnoj godini (više od 100 000 EUR) -organizacijski kapaciteti, upravljanje projektima i dokumentacijom, suradnja s agencijom, pridržavanje ugovornih obaveza i sl. - financijska kontrola posljednjeg predanog završnog izvješća na licu mjesta
PRIMARNE KONTROLE
![Page 9: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/9.jpg)
KRITERIJI ZA ODABIR
nasumični odabir
procjena rizika
(broj ugovorenih projekata na istom
roku, problemi tijekom provedbe
projekta, pokazatelji na temelju upitnika
o praćenju projekta...)
ukupan iznos dodijeljenih
sredstava (ugovori potpisani
prethodne kalendarske
godine)
• korisnicima kojima su na istom roku odobrena 2 ili više projekata
• korisnicima u kategoriji Neformalna skupina mladih
• korisnicima s kojima Agencija ima iskustvo nepravilnog upravljanja dobivenim financijskim sredstvima
financijski nadzor
• novim korisnicima
• korisnicima u kategoriji Neformalna skupina mladih programski
nadzor
![Page 10: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/10.jpg)
- isplata financijske potpore u tri rate:
a) korisnicima kojima su na istom roku odobrena 2 ili više projekata
b) korisnicima u kategoriji Neformalna skupina mladih
c) novim korisnicima
Prvi predujam Završna isplata
70% 30%
Prvi predujam Drugi predujam Završna isplata
30% 40% 30%
DINAMIKA ISPLATE
![Page 11: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/11.jpg)
RITAM ISPLATE
prvi predujam
privremeno izvješće
drugi predujam
završno izvješće
završna isplata
30 dana nakon potpisa ugovora
nakon potrošenih 70% predujma
60 dana nakon primitka privremenog izvješća
60 dana nakon završetka projekta
60 dana nakon primitka završnog izvješća
![Page 12: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/12.jpg)
Nepodnošenje završnog izvješća
- iscrpljene sve formalne procedure E+ programa (podsjetnici/opomene) - podizanje tužbe - izvršen povrat cjelokupnih sredstava + zatezne kamate i sudski troškovi
Neizvršeni povrat dijela sredstava
nakon analize završnog izvješća
- pokrenut sudski proces - izvršen povrat cjelokupnih traženih sredstava + zatezne kamate
Neistinite tvrdnje o provedbi
pripremnih aktivnosti za razmjenu mladih
- sumnja utvrđena tijekom praćenja projekta - nadzorni posjet tijekom aktivnosti utvrdio nepravilnosti – raskid ugovora
PROBLEMATIČNI SLUČAJEVI
![Page 13: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/13.jpg)
Utvrđivanje neprovođenja
projektnih aktivnosti i nepravilnosti u trošenju dodijeljenih sredstava
- na nadzornom posjetu nisu zatečene projektne aktivnosti niti sudionici - nenamjenski trošena dodijeljena sredstva - prevara
Prijava hrvatskih građana kao
sudionika inozemnih partnerskih organizacija
- isti sudionici u različitim projektima različitih korisničkih organizacija prijavljeni kao sudionici dviju različitih partnerskih organizacija iz različitih zemalja - nepriznavanje troškova pojedinačnih sudionika i/ili cijele partnerske organizacije (formalna neprihvatljivost)
Nenamjensko trošenje projektnih
sredstava
- nadzorni posjet utvrdio korištenje velikog dijela dodijeljenih projektnih sredstava i neispunjavanje ugovornih obaveza prema partnerima (refundacija putnih troškova)
PROBLEMATIČNI SLUČAJEVI
![Page 14: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/14.jpg)
PREPORUKE
- savjesno upravljanje svim projektnim fazama
- pravovremeno obavještavanje Agencije o eventualnim promjenama
- izbjegavanje plagiranja
- pridržavanje ugovornih obaveza
![Page 15: Načini praćenja provedbe projekata - mobilnost.hrmobilnost.hr/cms_files/2016/01/1454078117_nacini-pracenja-provedbe... · analiza završnog izvješća provjera dokumentacije nadzorni](https://reader030.fdocuments.net/reader030/viewer/2022041212/5dd114b1d6be591ccb6420a9/html5/thumbnails/15.jpg)
Hvala na
pozornosti!