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MUNICIPALIDAD DE SANTA ANA

AUDITORÍA INTERNA

INFORME ICI-001-013-2016

“SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DEL INFORME NO. DFOE-DL-SGP-000002-2016, SOBRE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA DE LOS GOBIERNOS

LOCALES”

Realizado por:

Lic. Ma. Del Carmen Guillén Ramos

Revisado y aprobado por:

Lic. Mario Chan Jiménez

diciembre 22, 2016


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MSA-AUI-01-047-2016

22 de diciembre, 2016 Señores Concejo Municipal Municipalidad de Santa Ana

Asunto: Remisión del Resumen Ejecutivo sobre el ”Seguimiento de recomendaciones del informe No. DFOE-DL-SGP-000002-2016 de la gestión presupuestaria de los gobiernos locales”.

Estimados señores:

Para el estimable conocimiento de los miembros del Concejo Municipal y de conformidad con el plan anual de la auditoría interna para el año 2016, me permito remitirles el informe ICI-01-013-2016, preparado por esta Auditoría Interna, en el cual se consignan los resultados del seguimiento de recomendaciones del informe No. DFOE-DL-SGP-000002-2016 emitido por la Contraloría General de la República, sobre la gestión presupuestaria de los gobiernos locales.

Cordialmente, María del Carmen Guillén Ramos Profesional de Auditoría

CC: Arch


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Tabla de Contenido

RESUMEN EJECUTIVO……………………………………………………4 1. INTRODUCCION………………………………………………………….6

1.1 Origen………………………………………………………………………………5 1.2 Objetivos……………………………………………………………………….......5

2. RESULTADOS……………………………………………………………6 3. CONCLUSIONES………………………………………………………..11 4. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION……………………..... 11 5. RECOMENDACIONES………………………………………………….12


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RESUMEN EJECUTIVO

INFORME SOBRE SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA

En cumplimiento al plan Anual de Labores del 2016 y lo establecido en el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público” (MNGA) M-2-2006-CO-DFOE nos permitimos presentar los resultados de la fiscalización realizada en el seguimiento de recomendaciones del informe No. DFOE-DL-SGP-000002-2016, emitido por la Contraloría General de la República, sobre la gestión presupuestaria.

El objetivo general del estudio fue realizar el seguimiento de recomendaciones

del informe emitido por el Ente Contralor y proceder a la revisión de la documentación que respalde las recomendaciones que corresponden a este Municipio.

En el presente estudio, se solicitó información a los diferentes procesos con el

fin de verificar si alguna recomendación de las emitidas en el informe, se tuviera que diseñar y adoptar las medidas y las prácticas que mejor se adapten a los procesos organizacionales, con respecto a términos financieros, el Plan Anual con la estimación de los ingresos y los gastos, necesarios para alcanzar los objetivos y las metas de los programas de la institución.

Por otra parte, se encontraron algunas deficiencias de control interno

determinadas en la gestión presupuestaria y en aras de lograr mejorar la gestión en el proceso presupuestario, el cual es determinante para el desarrollo cantonal y la mejora institucional.

En la revisión a los expedientes donde se debe guardar cronológicamente los

documentos que respaldan y conservan las modificaciones presupuestarias y los presupuestos extraordinarios, no se encuentran foliados, situación que podría darse a pérdida de documentos o información.

También, es preciso mencionar lo preocupante a estas alturas de haber

adquirido el programa SOFTLAND, que no se tenga la certeza, de que el sistema pueda emitir reportes de los Estados Financieros. Además, tanto el sub proceso de presupuesto, como el Proceso de Contabilidad, deben llevar de igual forma el registro disponible de gastos, debido a que en la actualidad los saldos disponibles en los dos sistemas presentan inconsistencias.

Es importante citar que el ente Municipal no cuenta con una persona para que

efectúe las revisiones de las liquidaciones presupuestarias que determine la validez de los datos.


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4. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION

El Licenciado José Rolando Madrigal Corrales, Director de Gestión Tributaria y

Financiera, manifestó los siguientes puntos con respecto a los hallazgos del presente informe:

- Se está capacitando al personal de Contabilidad en el manejo de SOFTLAND, para el 2017

se estaría poniendo en funcionamiento el sistema presupuestario en SOFTLAND. - El sistema PRE lo afecta Tesorería mediante ingresos y gastos, el sistema PRE es una

fuente confiable y nos va a servir de control paralelo con el sistema SOFTLAND con respecto a la información presupuestaria.

- La ejecución presupuestaria no se llevó en SOFTLAND, los saldos son diferentes en los dos sistemas; en el segundo semestre de 2017 se estarán eliminando las diferencias. Se espera que para el 2018 todo estará corregido y operando solo eel sistema SOFTLAND.

- El sistema SOFTLAND va a generar pistas de auditoría para efectos de control interno. - Habrá una capacitación sobre las NICSP, y un experto impartirá al personal Municipal

charlas teóricas y prácticas con el propósito de actualizar en esa materia, este tema ya fue comunicado al señor Alcalde.

- La revisión de los datos de las liquidaciones presupuestarias se harán de manera colegiada, involucrando a Contabilidad, Presupuesto y Financiero.

- La estrategia de cobro va enfocada a 33000 clientes, de los cuales 3500 son grandes contribuyentes (10% del total) y ello representa el 65% de los ingresos esperados, se enfocará en estos contribuyentes el esfuerzo de cobro administrativo, mientras que al resto de los contribuyentes morosos, el cobro se gestionará por medio de la figura “outsourcing”, a través de “call center” de cobros.


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ICI-001-013-2016 Tributario

22 de diciembre de 2016

Señor José Rolando Madrigal Corrales Director de Gestión Tributaria y Financiera

Estimado señor: Como parte del servicio de fiscalización y en acatamiento de las competencias

que nos asiste la “Ley General de Control Interno” en su artículo No. 22, inciso a), nos permitimos remitirle el resultado del estudio de seguimiento de recomendaciones emitido por la Contraloría General de la República No. DFOE-DL-SGP-000002-2016, efectuado por esta Auditoría Interna.

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

El estudio se preparó en cumplimiento al Plan Anual de Trabajo para el

presente año, así como en atención a la remisión del informe No. DFOE-DL-SGP-000002-2016 sobre el seguimiento de la gestión presupuestaria de los gobiernos locales, de fecha 30 de junio de 2016, donde se recopilaron las principales deficiencias de control interno determinadas en la gestión presupuestaria.

1.2 Objetivos

a) Realizar el seguimiento de recomendaciones del informe emitido por el

Ente Contralor No. DFOE-DL-SGP-000002-2016, sobre la gestión presupuestaria.

b) Proceder a la revisión de la documentación que respalde las recomendaciones que corresponden a este Municipio.

2. RESULTADOS

Producto de la observación, se ha puede inferir que el registro tanto de los presupuestos aprobados (ordinario y extraordinarios) como de las modificaciones


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presupuestarias al día de hoy, se registran en los dos sistemas que este ente Municipal utiliza (Microsistemas Arias y Softland); si bien es cierto el control sobre el porcentaje (25%) de las modificaciones presupuestarias no se pueden llevar en los sistemas, se incluye un oficio de presentación de las modificaciones en el “ampo” respectivo.

En cuanto a la verificación de la información contenida en la liquidación

presupuestaria para determinar la validez de los datos, la gestión ejecutoria del presupuesto asignado a este ente Municipal, se debe verificar la información contenida en la liquidación presupuestaria para así determinar la validez de los datos, sin embargo, según información suministrada mediante el oficio No. MSA-ALC-GFT-01-082-2016, suscrito por el Director de Gestión Financiera Tributario, señor José Rolando Madrigal Corrales, indica que mediante oficio le solicitó a la señora Rebeca Vásquez que se hiciera cargo de la revisión, no obstante la señora Vásquez la objetó, en la actualidad no se tiene asignado quien va ser la persona encargada del proceso.

Los cambios en el contenido presupuestario de los programas partidas y sub

partidas del presupuesto, son elaboradas por el encargado del proceso por medio de un formulario de solicitud de modificación, en donde deben indicar las cuentas a las que se les va a rebajar los recursos y a las que se van a reforzar, se justifica el por qué se realiza el movimiento, y se coordina con el Proceso de Planificación para que se incluya el cómo se afecta las metas que tienen a su cargo.

Con respecto a la normativa aplicable para la tramitación de las modificaciones

presupuestarias encontramos el “Reglamento sobre Variaciones al presupuesto de la Municipalidad de Santa Ana” y el “Manual de Normas Técnicas sobre Presupuesto Público”, asimismo, se cuenta con el Manual de procedimientos para la elaboración del Presupuesto Ordinario y para los presupuestos Extraordinarios;


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en la actualidad se encuentra en revisión el Procedimiento para las Modificaciones presupuestarias.

Con el fin de apegarse al procedimiento para el proceso presupuestario, la

Municipalidad cuenta con la aplicación de la certificación de verificación de requisitos, que se debe incluir en el Presupuesto Inicial y sus variaciones de los entes y órganos sujetos a la aprobación presupuestaria de la Contraloría General de la República, así como la certificación que debe emitir la Secretaría del Concejo.

En la revisión realizada a los expedientes donde se guarda cronológicamente

los documentos que respaldan y conservan las modificaciones presupuestarias y los presupuestos extraordinarios, se llevan de buena manera, sin embargo, se encontró que no están foliados.

En algunas partidas (las siguientes) se encontró que a nivel de presupuesto, el registro de los saldos disponibles de gastos, no están con los saldos disponibles en los dos sistemas con la misma cantidad o saldo, situación que debe ser corregida por el Proceso de Contabilidad.

Presupuesto de Administración


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Presupuesto de Basura

Presupuesto de Ingenieria


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Por otra parte, el Proceso de Planificación realiza cada trimestre, un informe general sobre el estado de avance y cumplimiento de cada una de las metas incluidas en el Plan Anual Operativo Ordinario y sus variaciones según Presupuestos Extraordinarios o Modificaciones Presupuestarias. Este documento contiene información sobre el estado de cada meta, cuadros específicos para las metas que presentan incumplimiento total o crítico, las limitaciones y las recomendaciones dirigidas a la Administración sobre las condiciones encontradas. Esta información se mantiene al día y disponible en el sitio de Planificación Institucional en la Intranet de la Institución.

Se le consultó señor José Rolando Madrigal, sobre la existencia de prácticas

que permitan controlar los niveles de superávit, y la vigilancia de manera efectiva durante todo el periodo de los recursos con carácter específico, y que corresponden a otras organizaciones públicas y privadas donde se favorece la transferencia oportuna y por los montos exigidos por la ley, práctica que podría evitar situaciones deficitarias, al tener un mayor control de la disponibilidad de los recursos libres recaudados y los que tienen una especificidad previamente definida en el ordenamiento jurídico, indicando que en la actualidad se realiza solo una vez al año, sobre lo anterior, manifiesta que a partir del año 2017 se implementará la práctica de hacer liquidaciones en los meses de junio y setiembre.

Con el fin de formular y poner en práctica estrategias orientadas a la

recuperación de los impuestos y tasas que adeudan los contribuyentes, tanto del período como de los anteriores, dando mayor énfasis a los que están en riesgo de prescripción, el Director de Gestión Financiero Tributario, indica que presentó documento al Señor Alcalde sobre la estrategia de cobro.


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Sobre el seguimiento periódico a los resultados financieros mediante sistemas

de información que brinden datos oportunos y veraces, donde se determine en forma periódica los recursos disponibles, esta Auditoría determinó que esta Municipalidad se encuentra por terminar de implementar el sistema SOFTLAND, sin embargo, no se ha determinado que tipo de reportes generará, esperando obtener al finalizar la implementación los reportes de los Estados Financieros; ya que el sistema YAIPAM (DECSA) solo emite reportes de cobro y lista de morosos.

3. CONCLUSIONES De la revisión efectuada por esta Auditoría Interna al seguimiento de

recomendaciones emitidas por Contraloría General de la República, mediante el informe No. DFOE-DL-SGP-000002-2016, sobre la gestión presupuestaria de los gobiernos locales, se concluye lo siguiente:

El ente Municipal no cuenta con una persona para que efectúe las

revisiones de las liquidaciones presupuestarias que determine la validez de los datos.

La unidad de Presupuesto lleva los expedientes que respaldan y

conservan los documentos con modificaciones presupuestarias de manera cronológica, sin embargo, no se encuentran foliados.

El registro que se llevan de los diferentes sistemas presentan algunas

inconsistencias en los saldos de partidas del presupuesto.

No se tiene la certeza de que el sistema SOFTLAND vaya a emitir reportes de los Estados Financieros.

4. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION El Licenciado José Rolando Madrigal Corrales, Director de Gestión Tributaria y

Financiera, manifestó los siguientes puntos con respecto a los hallazgos del presente informe:

- Se está capacitando al personal de Contabilidad en el manejo de SOFTLAND, para el 2017

se estaría poniendo en funcionamiento el sistema presupuestario en SOFTLAND. - El sistema PRE lo afecta Tesorería mediante ingresos y gastos, el sistema PRE es una

fuente confiable y nos va a servir de control paralelo con el sistema SOFTLAND con respecto a la información presupuestaria.

- La ejecución presupuestaria no se llevó en SOFTLAND, los saldos son diferentes en los dos sistemas; en el segundo semestre de 2017 se estarán eliminando las diferencias. Se espera que para el 2018 todo estará corregido y operando solo eel sistema SOFTLAND.


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- El sistema SOFTLAND va a generar pistas de auditoría para efectos de control interno. - Habrá una capacitación sobre las NICSP, y un experto impartirá al personal Municipal

charlas teóricas y prácticas con el propósito de actualizar en esa materia, este tema ya fue comunicado al señor Alcalde.

- La revisión de los datos de las liquidaciones presupuestarias se harán de manera colegiada, involucrando a Contabilidad, Presupuesto y Financiero.

- La estrategia de cobro va enfocada a 33000 clientes, de los cuales 3500 son grandes contribuyentes (10% del total) y ello representa el 65% de los ingresos esperados, se enfocará en estos contribuyentes el esfuerzo de cobro administrativo, mientras que al resto de los contribuyentes morosos, el cobro se gestionará por medio de la figura “outsourcing”, a través de “call center” de cobros.

5. RECOMENDACIONES

Con el fin de subsanar las situaciones comentadas de este seguimiento se

recomienda ordenar a las instancias de la Administración responsables el cumplimiento de las siguientes acciones:

A la Dirección de Gestión Tributaria y Financiera

Definir al 02 de enero de 2017, la persona encargada para que revise las liquidaciones presupuestarias para la validez de los datos.

Proceder a foliar los documentos de los expedientes que respaldan las modificaciones presupuestarias.

Solicitar al Proceso de Contabilidad, revisar y corregir los saldos disponibles de gastos, de algunas partidas.

Cordialmente,

Mario Chan Jiménez Auditor Interno

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