MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO DEPARTAMENTO DE … de auditoria 2015... · GUATEMALA, MAYO DE...

GUATEMALA, MAYO DE 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCODEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

Guatemala, 23 de mayo de 2016

Licenciado:Ervín Orlando Tut QuimAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Juan ChamelcoDepartamento de Alta Verapaz Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Publico y en cumplimiento delo regulado en la literal "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los auditores gubernamentales; que oportunamente fueronnombrados para el efecto y, quienes de conformidad con el artículo 29 de laprecitada Ley, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

GUATEMALA, MAYO DE 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCODEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

4.2 Área Técnica

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

5.1.1 Balance General

5.1.2 Estado de Resultados

5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad

5.3 Estados Financieros

5.3.1 Balance General

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5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos5.3.4 Notas a los Estados Financieros

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con el Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODOAUDITADO

9. COMISIÓN DE AUDITORÍA

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

Visión (Anexo 1)Misión (Anexo 2)Estructura Orgánica (Anexo 3)Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuentede Financiamiento (Anexo 4)NombramientoForma Única de EstadísticaFormulario SR1Anexo del Especialista

1. 2. 3. 4.

Guatemala, 23 de mayo de 2016

Licenciado:Ervín Orlando Tut QuimAlcalde MunicipalMunicipalidad de San Juan ChamelcoDepartamento de Alta Verapaz Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los)Nombramiento (s) No. (s) DAM-0348-2015 de fecha 08 de octubre de 2015, he(hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad deSan Juan Chamelco, del Departamento de Alta Verapaz, con el objetivo de evaluarla información financiera y presupuestaria contenida en el Balance General,Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos yEgresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015. Nuestro examen incluyó la evaluación de la ejecución presupuestaria de ingresosen sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades,proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo,pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, deacuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa delas mismas, y como resultado del trabajo realizado, se detectaron aspectosimportantes a revelar, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera

Deficiencia en el control interno de la documentación de soporteDeficiente control internoDepartamento de Recursos Humanos con deficiente control de personalFalta de reclasificación de la cuenta Construcciones en Proceso

1. 2.

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES

Área Financiera

Fraccionamiento en la adquisición de bienes, servicios y suministrosFalta de envío de copias de contratos al registro de la Contraloría General deCuentas

La Comisión de Auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Lic. JulioCesar Montes De Leon (Coordinador) y Lic. Victor Hugo Hernandez Alvarado(Supervisor).

El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables.

Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran endetalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente,

ÁREA FINANCIERA

Lic. JULIO CESAR MONTES DE LEON

Coordinador Gubernamental

Lic. VICTOR HUGO HERNANDEZ ALVARADO

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Municipalidad de San Juan Chamelco, Departamento de Alta Verapaz

Auditoría Financiera y Presupuestaria Período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del Derecho Público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües.

La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos.

El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal.

La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales.

Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública de Guatemala, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 delCongreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.

Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes:

Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimientodomiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros;administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento dedesechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento;regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales;servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación deáreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales;reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursosnaturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que lesean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.




2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en:

La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241.

El Decreto Número 31-2002. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.

El Acuerdo Gubernativo Número 192-2014, Reglamento de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas.

Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales deControl Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y NormasInternacionales de Auditoría. Nombramiento DAM-0348-2015 de fecha 08 de octubre de 2015. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 GeneralesEvaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el BalanceGeneral, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria deIngresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015. 3.1.2 Específicos

Verificar los saldos de las cuentas del Balance General, que por lamaterialidad y naturaleza sean significativos.Verificar los Ingresos y Gastos revelados en el Estado de Resultados.Evaluar que el Presupuesto de Ingresos y Egresos se haya ejecutadoatendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.Evaluar el adecuado cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y otrosaspectos legales aplicables.Evaluar la estructura de control interno, establecida en la entidad.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado deacuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con losclasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,reglamentos, normas y metodologías aplicables.




Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicablesy se encuentren debidamente soportados con la documentación legalcorrespondiente.Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido alproceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos ymetas de la entidad.Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadascumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que lasrigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la revisión selectiva de las operaciones, registros ydocumentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de laentidad, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 dediciembre de 2015, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativascuantitativamente y, de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreascríticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado deLiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe acontinuación:

Del Balance General las cuentas siguientes: 1112 Bancos, 1231 Edificios eInstalaciones, 1234 Construcciones en Proceso, 1238 Bienes de uso común,Retenciones a pagar y Préstamos Internos de Largo Plazo.

Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: 5142Venta de servicios, 5111 Impuestos directos, 5122 Tasas y la 5172 TransferenciasCorrientes del Sector Público y del Área de gastos las cuentas: 6111Remuneraciones y Gastos de Inversión Social.6112 Bienes y Servicios, 6113Depreciaciones y Amortizaciones.

Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias de Capital del SectorPúblico de la Administración Central, 5110 Ingresos Tributarios, 5120 Ingresos noTributarios y 5140 Venta de Bienes y Servicios de la Administración

Del área de Egresos, los Programas siguientes: 1 Actividades Centrales,renglones 011 personal permanente, 022 por contrato y 061 dietas, programa 12




Supervisión y Mantenimiento de Obras Municipales renglon 267 Mantenimiento delas diferentes obras muncipales Urbana y Rural. Programa 13 Programas Socialesrenglones 211 Alimentos para personas y renglón 268 Productos plasticos nylonvinil y P.V.C. 17 Red Vial. Proyecto No. 1 Mantenimiento Carretera Santa CeciliaChajaneb PAAPA, considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras yActividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: Considerando loseventos relevantes de los proyectos, Obras y Actividades, así como de los Gruposde Gasto siguiente: O Servicios Personales, 02 Materiales y Suministros, y 03Propiedad, Planta y Equipo. Se verificaron los documentos legales que respaldanlas modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigenteaprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan OperativoAnual así como el Plan Anual de Auditoría.

Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 4.2 Área Técnica De conformidad con el Acuerdo No. A-033-2013, de fecha 26 de febrero de 2013,de la Controlaría General de Cuentas, se trasladó solicitud a la Dirección deInfraestructura Pública, Mediante Prov.DAM-0641-2016, de fecha 5 de mayo del2016, para auditar el área técnica de los proyectos de inversión que se ejecutarondurante el año 2015 que se adjunta un tallada en dicho oficio, quienes rendiráninforme por separado. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVOAl 31 de diciembre de 2015, las cuentas que se describen son las siguientes: 1112 Bancos




El monto de esta cuenta refleja el saldo disponible en las cuentas de depósitosmonetarios constituidas administradas por la Dirección de AdministraciónFinanciera Municipal. Las cuales están conformadas por cuentas monetarias deFondo Común y cuentas monetarias de obras específicas. Al 31 de diciembre de 2015 el saldo de la cuenta Banco ascendió a Q739,782,67de las cuales Q720,422.67 corresponden al fondo Común y Q19,360.00 a lacuenta de obras del Concejo de Desarrollo. 1234 Construcciones en Proceso Al 31 de diciembre del 2015, el saldo de esta cuenta asciende a Q8,703,126.19(Ver hallazgo No. 4 de Control Interno) 1238 Bienes de Uso Común La cuenta 1238 Bienes de Uso Común, presenta un saldo de Q50,214,510.74, lossaldos de las cuentas según el Balance General, concilian con los registros delInventario General de la Municipalidad a esa fecha. PASIVO2113 Gastos del Personal a Pagar Al 31 de diciembre de 2015, la subcuenta 2113.04.00 Retenciones a Pagar,presenta un saldo de Q67,051.53, en concepto de retenciones, pendientes detraslado a las instituciones que corresponden a las cuentas números 201 CuotaIGSS por Q11,149.71, 203 Impuesto Sobre la Renta de Q1,518.22 y la 211Retenciones Judiciales por Q54,383.60. 2232 Préstamos Internos de Largo Plazo Al 31 de diciembre de 2015, la cuenta 2232 de Préstamos Internos a Largo Plazo,presenta un saldo por pagar de Q156,238.15, en concepto de Préstamos con elInstituto de Fomento Municipal (INFOM), Crédito número 16100015001. 5.1.2 Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos




Al 31 de diciembre de 2015, los ingreso percibidos de las cuentas 5142 Venta deServicios, de Q1,243,386.95, cuenta 5111 Impuestos Directos Q199,240.56 ycuenta 5122 Tasas por Q478,838.41, se examinaron de acuerdo a las muestrasde auditoria establecidas. Gastos Gastos de Consumo Se integran por las cuentas 6111 Remuneraciones por Q4,823,276.63, 6112bienes y servicios por Q432,508.40; y la 6113 depreciación y amortización, en laque se registran los Gastos de Inversión Social, los que en el ejercicio 2015ascienden a la cantidad de Q9,409,385.97. 5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2015, fue aprobado mediante Acuerdo No. 96-2014 de fecha 4 de diciembre 2014. El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2015, asciende a lacantidad de Q29,300,927.28, el cual tuvo una ampliación de Q6,554,604.45, paraun presupuesto vigente de Q35,855,531.73, ejecutándose la cantidad deQ25,951,044.01 (72% en relación al presupuesto vigente), en las diferentes clases de ingresos siguientes: 5110 Ingresos Tributarios, la cantidad deQ562,533.61, 5120 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q755,853.16, 5140Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública, la cantidad deQ296,369.00, Ingresos de Operación, la cantidad de Q947,832.95, 5160 Rentasde la Propiedad, la cantidad de Q44,673.59, 5170 Trasferencias Corrientesrecibidas, la cantidad de Q3,188,106.03, 17 Transferencias de Capital, la cantidadde Q20,155,675.67; siendo esta ultima la más significativa, en virtud querepresenta un 78% del total de ingresos percibidos. El aporte de la Asignación Constitucional y de las asignaciones de leyesespecíficas correspondientes al mes de diciembre de 2015 fueron acreditadas porel Ministerio de Finanzas Públicas durante el mes de enero del año 2016, por unmonto de Q1,588,081.90, según registros del Sistema de Contabilidad Integradapara Gobiernos Locales –SICOIN GL. El presente aporte no fue evaluado en elproceso de la Auditoría. El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2015, asciende a lacantidad de Q29,300,927.28, el cual tuvo una ampliación de Q6,554,604.45, para




un presupuesto vigente de Q35,855,531.73, ejecutándose la cantidad deQ25,795,190.41 (72% en relación al presupuesto vigente) a través de losprogramas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad deQ4,721,345.36, 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad de Q664,369.67, 12Supervisión y Mantenimiento de Obras Municipales, la cantidad de Q7,808,898.63ver hallazgo No. 1 de Control Interno,13 Programas Sociales, la cantidad deQ1,136,277.49 , 14 Desarrollo Urbano y Rural, la cantidad de Q397,673.48, 15Agua y Saneamiento, la cantidad de Q522,202.24, 17 Red Vial, la cantidad deQ4,552,304.39 y 99 Partidas no Asignadas a Programas, la cantidad deQ5,992,119.15, de los cuales el programa 12 es el más importante con respecto altotal ejecutado, en virtud que representa un 30% del mismo. (Ver hallazgosnúmeros 1, 2 y 3 de Control Interno Y hallazgo número 2 de Cumplimiento deLeyes y Regulaciones aplicables). La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2015, fue aprobada conforme ActaNúmero 02-2016 de fecha 11 de enero 2016. Modificaciones presupuestarias En el periodo auditado la Municipalidad realizó modificaciones presupuestarias,mediante ampliaciones por un valor de Q6,554,604.45 y transferencias por unvalor de Q3,659,256.77, verificándose que las mismas están autorizadas por elConcejo Municipal y registradas adecuadamente en el Módulo de Presupuesto delSistema Contable. 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el periodo auditado, así mismo severificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General deCuentas, en el plazo establecido para el efecto. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas. 5.2.3 Convenios Al 31 de diciembre de 2015, la Municipalidad reportó que no tiene convenios




suscritos con ninguna entidad u organización. 5.2.4 Donaciones La Municipalidad reportó que durante el ejercicio fiscal 2015, no recibiódonaciones. 5.2.5 Préstamos Al 31 de diciembre de 2015, la cuenta 2232 de Préstamos Internos a Largo Plazo,presenta un saldo por pagar de Q156,238.15, en concepto de Préstamos con elInstituto de Fomento Municipal (INFOM), Crédito número 16100015001. 5.2.6 Transferencias Al 31 de diciembre 2015, la Municipalidad reportó que no efectuó ningunatransferencia a entidades u organismos. 5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad IntegradaLa municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada para GobiernosLocales, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y AdquisicionesSe verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,los concursos siguientes: adjudicó 3 concursos, finalizados 3 y finalizadosadjudicados 0; según reporte de Guatecompras generado al 31 de diciembre de2015. Sistema Nacional de Inversión PúblicaLa municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en elMódulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de InversiónPública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.




5.3 Estados Financieros 5.3.1 Balance General




5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 3. estado de liquidación




5.3.4 Notas a los Estados Financieros




6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiencia en el control interno de la documentación de soporte CondiciónAl revisar los documentos de soporte de las facturas, orden de pago, cheques yvales de las compras directas de combustibles y lubricantes aplicados al programa12 renglón presupuestario 262; por la cantidad de Q274,880.90 a la empresaGasolinera CLUBGAS que se identifica con el número de Identificación Tributaría308810-3 correspondiente al ejercicio fiscal 2015, no se tiene el control adecuadoen la distribución del combustible a los diferentes vehículos y a las maquinariasque integran el convoy de la Municipalidad de San Juan Chamelco, Alta Verapaz;por parte del encargado de la Unidad de Infraestructura Vial Municipal. Y deacuerdo a las compras directas, publicaciones sin concurso mayores deQ50,000.00 se concluyó que los combustibles los compraron a un solo proveedory lo distribuyeron a los mismos vehículos y maquinarias de convoy, se incurrió enFraccionamiento en la adquisición del suministro del combustible Hallazgo No. 1de cumplimiento de leyes. CriterioEl Acuerdo número 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno Gubernamental; Norma 2.4 Autorización y Registrode Operaciones, establece: “Cada entidad pública debe establecer por escrito, losprocedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas lasoperaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia sonaplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que lasoperaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cadaservidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soportenecesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo”. y laNorma 9 Literal d) Uso de cuentas de control: "La apertura de los sistemaintegrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar elcontrol de los distintos momentos de las operaciones, así como de aquellos datosque por sus caracteristicas, no formen parte del sistema en sí por ejemplo: controlde existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otrasoperaciones....."




CausaFalta de implementación de controles y cumplimiento en los procedimientos porparte del Director Administrativo Financieros Integrada Municipal (DAFIM) yautorizado por el Alcalde Municipal; relacionados a los registros de entrega de lossuministros de combustibles a los que manejan las maquinaria de los convoy yvehículos por parte de la Municipalidad. EfectoLa falta de cumplimiento con los procesos de productos recibidos por parte delalmacén y la entrega a los responsables de la maquinaria de convoy, provoca quepueda efectuarse la mala utilización de los suministros. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar ordenes al Director de Administración FinancieroIntegrada Municipal, para que todo suministro de combustibles le de entrada pormedio de un Kardex y al mismo tiempo le de salida con un respectivo control devales de entrega a los que manejan los vehículos y las maquinarias que integranel convoy; y los encargados de los mismos mantengan controles internos sobre losproductos que reciban y entregan para su consumo. Comentario de los ResponsablesEn Memorial, sin membrete de la Municipalidad de fecha 14 de abril 2016, SanJuan Chamelco, Alta Verapaz, presentado por el Alcalde Municipal Lic. ErvinOrlando Tut Quim, Adrian Chavac Dionicio, Director Administrativo FinancieroIntegrada Municipal (DAFIM), manifiestan: El Auditor Gubernamental señala que “Al revisar los documentos de soporte de lasfacturas, orden de pago, cheques y vales de las compras directas de combustiblesy lubricantes aplicados al programa 12 renglón presupuestario 262 por la cantidadde Q274,880.90….no se tiene el control adecuado en la distribución decombustible a los diferentes vehículos y a las maquinarias que integran el convoymunicipal..” En alusión se presenta los siguientes : ARGUMENTOS LEGALES YNORMATIVOS: el auditor gubernamental basa su criterio en el hecho de faltar aprocedimientos de registro, autorización y control oportuno de todas lasoperaciones; sin embargo como pudo comprobar y se adjunta nuevamente elKardex número cuatro mil ciento sesenta y cinco autorizado por la ContraloriaGeneral de Cuentas donde se registra las entradas y salidas de dicho combustiblerespaldada las mismas con los formularios de ingreso y salidas de almacénautorizadas por la Contraloria General de Cuentas; evidenciando que no existeviolación de la norma de control interno que indica en el criterio. Comentario de Auditoría




Se confirma el presente hallazgo al Alcalde Municipal Lic. Ervin Orlando TutQuim y Director Administrativo Financiero Integrada Municipal (DAFIM) AdrianChavac Dionicio, en virtud que los comentarios de los responsables no lodesvanece, derivado que se indica que el Director financiero deberá implementarcontroles de la distribución del combustibles a los encargados del convoy yvehículos de la Municipalidad; y no tenía ningún control sobre el consumo delcombustible, pues no adjuntan ninguna evidencia documental que permita dejarsin efecto este hallazgo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE ERVIN ORLANDO TUT QUIM 3,900.00DIRECTOR ADIMINISTRATIVO FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL AFIM ADRIAN (S.O.N.) CHAVAC DIONICIO 2,937.50Total Q. 6,837.50

Hallazgo No. 2 Deficiente control interno CondiciónEn el programa 13, Renglón 211 Alimentos para personas, ejecutados paradiferentes actividades coordinadas por la Oficina Municipal de la Mujer de laMunicipalidad de San Juan Chamelco, Alta Verapaz, durante el año 2015 yreconocimientos de deuda del año 2014 aprobados por el Concejo Municipalsegún acta número 02-2015 de fecha 12 de enero 2015, se compraron alimentos ala empresa Negocios y Servicios Sagrada Familia, Sociedad Anónima por unmonto de Q168,958,45, sin embargo a dicho gasto no se adjunta documentaciónde los listados de personas beneficiadas de comunidades o listado de personasque asistieron. CriterioEl Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales deControl Interno, grupo 2. NORMAS APLICABLES A LOS SISTEMAS DEADMINISTRACIÓN específicamente el numeral 2.6 DOCUMENTOS DERESPALDO, establece: "Toda operación que realicen las entidades públicas,cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria ysuficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve latransparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales,




administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá lainformación adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar lanaturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis". CausaResponsabilidad del Director Administrativo Financiero Integrada Municipal(DAFIM) Y la Encargada de la Oficina Municipal de la Mujer por falta de controlinterno al no solicitar y adjuntar documentos que respaldan el gasto al inicio delproceso de compra. EfectoGastos no justificados, incumpliendo con el criterio de calidad del gasto. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Director AdministrativoFinanciero Integrada Municipal (DAFIM) y Encargada de la Oficina de La Mujer,para que cumplan con las funciones inherentes a su cargo y con los controlesinternos establecidos y que todo gasto que soliciten cuente con toda ladocumentación de soporte y promueva la legalidad, legitimidad y validez del gasto. Comentario de los ResponsablesEn Memorial, sin membrete de la Municipalidad de fecha 14 de abril 2016, SanJuan Chamelco, Alta Verapaz, presentado por Adrian Chavac Dionicio, DirectorAdministrativo Financiero Integrada Municipal (DAFIM), y Claudia Rosmery CazQuib, Encargada de la Oficina Municipal de la Mujer; manifiestan: De acuerdo a lo expuesto por el auditor gubernamental “En el programa 13,Renglón 211 Alimentos para personas, ejecutados para diferentes actividadescoordinadas por la oficina municipal de la mujer durante el año 2015 yreconocimiento de deuda del año 2014….por un monto de Q168.958.45, sinembargo a dicho gasto no se adjunta documentación los listados de personasbeneficiadas de comunidades o listados de personas que asistieron” En relación alo anterior se presentan los siguientes: ARGUMENTOS LEGALES YNORMATIVOS. En cumplimiento de las Normas Generales de Control Internoespecíficamente la del grupo 2 numeral 2.6 Documentos de Respaldo se adjuntatarjeta Kardex de cada producto donde se evidencia el ingreso y salida delalmacén; dichas compras se realizaron de acuerdo a las necesidades de la OficinaMunicipal de la Mujer contenidas en el plan de actividades programadas. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo al Director Administrativo Financiero IntegradaMunicipal (DAFIM) Adrian Chavac Dionicio y a la Encargada de la Oficina




Municipal de la Mujer Claudia Rosmery Caz Quib, en virtud que los comentarios de los responsables no lo desvanece, derivado que si las actividades soncoordinadas por la oficina municipal de la mujer y se tiene una planificación; dehecho se sabe a quienes se les va entregar los alimentos y es necesario que encada reunión se implemente un control de la asistencia a estas actividades, asicumplir con la calidad del gasto. No adjuntan ninguna evidencia documental quepermita dejar sin efecto este hallazgo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR ADIMINISTRATIVO FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL AFIM ADRIAN (S.O.N.) CHAVAC DIONICIO 2,937.50ENCARGADA DE LA OFICINA DE LA MUJER CLAUDIA ROSMERY CAZ QUIB 750.00Total Q. 3,687.50

Hallazgo No. 3 Departamento de Recursos Humanos con deficiente control de personal CondiciónAl realizar la evaluación a la ejecución presupuestaria de Egresos, programas 01"Actividades Centrales", Grupo de Gasto 000 Servicios Personales, renglón 011"Personal Permanente", 022, 029 y 031 "Personal por Contrato"; se constató quelos expedientes de personal no tienen control sobre su archivo, detectando lasdeficiencias siguientes: a) No se cuenta con ficha personal, b) solicitud de trabajo,c) curriculum vitae, d) fotocopia de DPI, e) Fotocopia del Nit, f) fotocopia del IGSS,g) declaración jurada de probidad ante la Contraloría, h) boleto de ornato, i)contratos individuales y acuerdos municipales. CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.11 Archivo establece: “Laresponsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con baseen las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que entodas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivosordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácillocalizar la información.- La documentación de respaldo de las operacionesfinancieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en lasunidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácilacceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para suadecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos,




incendios u otros riesgos, manteniéndolo por el tiempo establecido en las leyesespecíficas; independientemente del medio de información que se trate, es decir,por medios manuales o electrónicos. “ y Norma 1.2 Estructura de Control Interno,establece: “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública,diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva unambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionadoscon: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d)controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controlesde legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del procesoadministrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa yoperativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad delservicio.” Y norma 1.6 Tipos de Controles, establece: “Es responsabilidad de lamáxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridadlos diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos yfinancieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, seestablecen los distintos tipos de control interno que se refiere a: Control InternoAdministrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo,concurrente y posterior.” CausaInobservancia por parte del Jefe de la Unidad de Recursos Humanos al no tenerun adecuado control de los expedientes de los empleados de la Municipalidad. EfectoQue existan expedientes de funcionarios y empleados con pocos documentos desoporte que no facilite su análisis, promueva poca transparencia y genere duda encuanto a su legalidad en su contratación de trabajo. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar sus instrucciones al jefe de la Unidad de RecursosHumanos para que procedan a formar y completar los expedientes de losfuncionarios y/o empleados municipales. Comentario de los ResponsablesEn Memorial, sin membrete de la Municipalidad de fecha 14 de abril 2016, SanJuan Chamelco, Alta Verapaz, presentado por Rubén Alfredo Díaz Chub, Directorde Recursos Humanos manifiesta: "De acuerdo al auditor gubernamental “Al realizar la evaluación de la ejecuciónpresupuestaria de Egresos, programas 01 Actividades centrales presupuestaria deEgresos, programa 01 Actividades centrales grupo de gasto 000 ServiciosPersonales, renglón 011 personal permanente, 022, 029, y 031 personal por




contrato, se constató que los expedientes de personal no tiene controles internossobre el archivo, detectando las deficiencias siguientes: a) no se cuenta con fichade personal, b) solicitud de trabajo, c) curriculum vitae, d) fotocopia de DPI,…. Yacuerdos municipales”: ARGUMENTOS LEGALES Y NORMATIVOS: deconformidad con las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma1.11 Archivo, y en cumplimiento a dicha norma se evidencia que los expedientesde personal no cuentan con deficiencias; y en referencia a las observaciones de laauditoría comento lo siguiente a) No se cuenta con ficha de personal: se informaque desde el mes de enero del año dos mil doce, se encontró que los expedientesexistentes no contaban con ficha personal, por lo que se vio necesario elaborarmodelo, el cual se implemento a partir de ese año el cual fue entregado a cadauno de los colaboradores y quienes con el tiempo prudencial lo llenaron yremitieron nuevamente a la dirección y desde esta fecha; cuando se contratapersonal de nuevo ingreso se llena dicho requisito que ingreso antes de enero delaño 2012 carecen de solicitudes. Pero apartir del año 2012 a todos losexpedientes de personal de nuevo ingreso se ha tenido cuidado de solicitarcompleto los expedientes, c) curriculum vitae; de igual forma que el inciso anteriorel personal que ingreso antes del año 2012 algunos carecen de curriculum debidoa que ya no laboran dentro de la Municipalidad pera a partir de ese año todostiene curriculum. d) Fotocopia del DPI se tiene documentado a todo el personalcon este documento, ya que sin él no es posible contratar máxime que la mayorcantidad de personal se les contrata en renglones que ameritan elaborarcontratos, por lo que todos los expedientes si cuentan con copia del DPI e)Fotocopia del NIT Dentro de los requisitos al momento de recibir un expediente setiene cuidado que estén completos y uno de ellos es copia del NIT ya que dichodocumento se requiere al ingresar los datos para poder elaborar la planillaelectrónica del pago del IGSS, cuota patronal y laboral f) Fotocopia del Carne deIGSS: Con relación a la acreditación del personal al IGSS es requisitoindispensable que todo el personal este acreditado primeramente por lasretenciones que se les hace a cada uno de los colaboradores y para que estostengan acceso a los servicios, desde el año dos mil trece a todos los que afilian yno se les hace entrega del carnet con foto como se hacia anteriormente,únicamente se les da al tomarse la foto una constancia, haciendo esto quepareciera que no están afiliadas ya que dentro del expediente no aparece copia decarnet de personas que se inscribieron antes del año 2013; así mismo indicar quedesde marzo 2015 se habilitó el sistema de pago electrónico, esto nos obliga aque todos los trabajadores estén afiliados desde el primer mes laboral que se lesda de alta. g) Declaración Jurada de la Contraloría: En cumplimiento a lasinstrucciones de la Contraloría General de Cuentas, se ha tenido el cuidado decumplir con todo lo requerido en cuanto actualización de datos de todos losempleados, ya que es sabido que el ente que verifica el cumplimiento es la mismaContraloría y que como municipalidad estamos expuestos a verificación de losmismo periódicamente.




Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo al señor Rubén Alfredo Díaz Chub, por nopresentar la evidencia de los documentos que estan bajo el renglón 022, 029 y031 personal por contrato que no tienen fichas personales que incluye la solicitud de trabajo, curriculum vitaé, fotocopia del Nit, fotocopia DPI, fotocopia del IGSS,boleto de ornato, y declaración jurada de probidad ante la Contraloría General deCuentas. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR RECURSOS HUMANOS RUBEN ALFREDO DIAZ CHUB 1,625.00Total Q. 1,625.00

Hallazgo No. 4 Falta de reclasificación de la cuenta Construcciones en Proceso CondiciónAl realizar el análisis de la cuenta número 1234 “CONSTRUCCIONES ENPROCESO” que registra un saldo de Q8,703,126.19 en el Balance General al 31de diciembre 2015; se determinó que en las integraciones de las construccionesexisten las siguientes situaciones:

NoListado de proyectos o construcciones que no se tiene información detallada de suejecución, derivado que vienen de años anteriores, como se detalla a continuación: Valor Registrado

1 Construcción de agua potable CaseríoSesibche Sin valor

2 Rehabilitación de carreteraPaapa,ChajcoalyChajaneb Sin valor

3 Introducción de agua potable, Aldea Kaquximche Sin valor

4 Introducción de agua potable San MiguelChamil Sin valor

5 Introducción de agua potable Santa CatalinaChajaneb Sin valor

6 introducción de agua potable Aldea Granadilla Sin valor

7 Introducción de agua potable AldeaSaquib Sin valor

8 CarreteraChioya-Satexa-Sacampana Sin valor

9 Introducción Sistema de agua potablePaapa Sin valor

10 Habilitación Carretera Xalijá-Campat Sin valor




11 Habilitación Carretera Lama Sin valor

12 Introducción de drenaje pluvial Sin valor

13 Construcción puente Peatonal Satolox Sin valor

b) Se realizaron gastos de servicios profesionales por un monto de Q8,300.00,registrados en la cuenta Construcciones en Procesos por la compra de un terreno dela escuela Barrio San Agustín y la del inmueble en Xalijá que forma parte unnacimiento de agua.

c) En la integración de las construcciones en proceso, que se mantienen en losexpedientes físicos, existen varios que ya fueron recepcionados a las comunidades yotros que se encuentran en procesos legales de establecer la propiedad.

14 Construcción carretera Chioya Chicunc, ubicada en la aldea Chicunc, San Juan Chamelco 863,060.18

15 Ampliación Escuela Kaquiximche, aldea Caqximche, san Juan Chamelco 262,196.83

16 Ampleación Escuela Roimax, ubicada en aldea Roimax, San Juan Chamelco 279,495.75

17 Ampleación Escuela Manuel Alberto Ramírez Fernandez, ubicada en BarrioResurrección, San Juan Chamelco, A.V. 247,477.31

18 Construcciones De Gaviones, ubicada en aldea Xotila, San Juan Chamelco, A.V. 315,087.83

19 Construcción sistema de agua potable, ubicada en Barrio san Luis, SanJuan Chamelco, A.V. 935,700.00

20 Mejoramiento carretera Cojila a Santa Cecilia Chajaneb, ubicada en aldea Cojila,San Juan Chamelco, A.V. 6,000.00

21 Mejoramiento carretera Santo Domingo Secoj, ubicada en aldea SantoDomingo Secoj, San Juan Chamelco, A.V. 690,112.00

22 Construcción pavimento área urbana cementerio 316,752.77

23 Construcción de drenaje pluvial Barrio Nueva Esperanza, ubicada en Barrio laEsperanza, San Juan Chamelco, A.V. 120,361.30

24 Construcción de cancha polideportiva “Instituto básico por cooperativa”, ubicado enCaserío Sesibche, San Juan Chamelco, A.V. 588,062.50

25Construcción Escuela aldea Xalija, ubicada en aldea Xalija, San Juan Chamelco,A.V. 100,577.50

26 Construccion escuela Santa Ana Oriental, ubicada Barrio San Ana Oriental, SanJuan Chamelco, A.V. 81,176.75

27 Construcción escuela la Libertad, ubicada en aldea Libertad, San Juan Chamelco,A.V 110,384.70

28 Mejoramiento carretera de terracería área urbana, ubicada en la coloniaMunicipal Sesibche, San Juan Chamelco, A.V. 617,670.41

2916.- Dotación de Aljibes, aldea Queaxbal, ubicada en aldea Queqxbal, SanJuan Chamelco, A.V. 88,630.00

30 Construcción Mercado Chamil, ubicada en aldea Chamil, San Juan Chamelco, A.V. 157,721.00

31 Carretera Chitixl-Chamisun,( sin valor) 0.00

32 Construcción de pavimento en la primera Calle “A” y 1ª avenida zona dos 691,374.21

33 20.- Construcción Puente vehicular Chiche 623,777.57

34 21.- Construcción y Puente Granadilla-Seapac 614,168.81




CriterioEl Manual de Administración Financiera Integrada Municipal –MAFIM- SegundaVersión, 5 Módulo de Contabilidad, Numeral 5.2 Normas de Control Interno, SubNumeral 5.2.2 Registros Contables, establece: “El Sistema de ContabilidadIntegrada Municipal efectuará los registros de las transacciones a través delSistema Integrado de Administración Financiera Municipal; la matriz deconversión, a partir de la ejecución presupuestaria, alimentará los diarios mayoresgenerales, mayores auxiliares de las cuentas patrimoniales, de balance yresultados, y los flujos de tesorería de los componentes del Sistema Integrado deAdministración Financiera Municipal”. El Acuerdo Número 09-03, de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la ControlaríaGeneral de Cuentas, Aprueba las Normas Generales de Control InternoGubernamental, 1 Normas de Aplicación General. Norma 1.6 Tipos de Controles.Establece. “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública,establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que serelacionan con los sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptualde Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de controlinternos que se refiere a: Control Interno Administrativo y Control InternoFinanciero y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior.” 5 NormasAplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental. Norma 5.5establece: “Registro de las operaciones contables. La máxima autoridad delMinisterio de Finanzas Públicas a través de la Dirección de Contabilidad delEstado, debe normar y emitir políticas y procedimientos, para el adecuado yoportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad delEstados y las autoridades superiores de cada entidad deben velar porque en elproceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido en susrespectivos sistemas corresponda únicamente a aquellas operaciones que previaverificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todaslas condiciones y cuentan con la documentación de soporte para garantizar lageneración de información contable, presupuestaria (física y financiera) y detesorería, confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y ladocumentación de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento ysustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluaciónde la calidad de los registros contables”. Norma 5.9 Elaboración y Presentación deEstados Financieros, indica: “La máxima autoridad del Ministerio de FinanzasPúblicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar losprocedimientos para la elaboración y presentación de Estados Financieros. LaDirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cata entidaden su respectivo ámbito, deben velar porque los estados financieros se elaboren ypresenten en la forma y fechas establecidas, de acuerdo con las normas yprocedimientos emitidos por el ente rector”.




CausaInobservancia de la normativa legal por parte del Director de Administración,Financiera Integrada Municipal (DAFIM), al no realizar la reclasificación de lacuenta 1234 Construcciones en Proceso. EfectoLa cuenta 1234 Construcciones en Proceso al 31 de diciembre de 2015, no reflejaun saldo real, limitando su análisis e interpretación. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración,Financiero Integrada Municipal; para que proceda a reclasificar la cuenta 1234 deConstrucciones en Proceso. Comentario de los ResponsablesEn Memorial, sin membrete de la Municipalidad de fecha 14 de abril 2016, SanJuan Chamelco, Alta Verapaz, presentado por Adrian Chavac Dionicio, DirectorAdministrativo Financiero Integrada Municipal (DAFIM) y Andrés Pérez, DirectorMunicipal de Planificación ; manifiestan: De acuerdo a la condición indicada por el auditor gubernamental “Al realizar elanálisis de la cuenta número 1234 CONSTRUCCIONES EN PROCESO seregistra un saldo de Q8,703,126.09 en el Balance General al 31 de diciembre2015; se determinó que en las integraciones de las construcciones…”. De loanterior se presenta los siguientes : ARGUMENTOS LEGALES Y NORMATIVOS:El hallazgo fue notificado a uno de los suscritos Ingeniero Andrés Pérez DirectorMunicipal de Planificación, el cual según el Manual de puestos, Funciones,Atribuciones y Responsabilidades autorizado por la Municipalidad; Manual deAdministración Financiera y atribuciones en el Sistema de Contabilidad Integrada–SICOIN GL- (el Ministerio de Finanzas Públicas según el puesto laboral asignalos roles en el sistema) no es responsable de la depuración de dicha cuentacontable. Pero se informa que los proyectos que aún quedan pendiente de regularizar no serealizó debido a que no se encontró documentos de respaldo como lo indica lasNormas Generales de Control Interno en su inciso 5.5 “La Dirección deContabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velarporque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado yconsumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellasoperaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplidosatisfactoriamente con todas las condiciones y cuentan con la documentación de




soporte, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria(física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, debenpermitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría,y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registroscontables.” Los proyectos que no se encuentran depurados corresponden a otrasadministraciones, y en la cual no se encontró documentación que respaldadepurarlos de la cuenta construcciones en proceso. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo, al señor Adrián Chavac Dionicio: porque laCuenta Construcciones en Proceso no se encuentra depurada sobre saldos quecorresponden a otras administraciones y no se encontró documentación querespalde e realizar esta operación. No adjuntan ninguna evidencia documental quepermita dejar sin efecto este hallazgo; se desvanece el hallazgo al IngenieroWalder Andrés Pérez Tení; debido a que en el Manual de puestos del Manual deAdministración Financiera y atribuciones en el Sistema de Contabilidad Integrada–SICOIN GL- no indica que es responsabilidad de depurar las cuentas de Balance. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR ADIMINISTRATIVO FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL AFIM ADRIAN (S.O.N.) CHAVAC DIONICIO 2,937.50Total Q. 2,937.50

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Fraccionamiento en la adquisición de bienes, servicios y suministros




CondiciónEn la revisión de las compras directas publicaciones sin concurso mayores deQ50,000.00 de los gastos con afectación al renglón 262 combustibles y lubricantespor la cantidad de Q274,880.90 que incluye el impuesto al valor agregado, a laempresa Gasolinera CLUBGAS, correspondiente al ejercicio fiscal 2015, seconcluyó que se procedió a fraccionamiento en la adquisición del suministroderivado que los mismos combustibles se utilizaron para los mismos vehículos yconvoy de la Municipalidad de San Juan Chamelco, Alta Verapaz.

No.Factura No. Serie Fecha Factura Monto Factura Monto Total Descripción concepto

925 J 28/02/2015 52,284.00 Pago de combustible diesel,durante el mes de febrero 2015a Gasolinera CLUBGAS Nit308810-3 propietario José MoAc compra de 2,268.396galones

925 J 17/03/2015 8,020.00 Compra de 1 tonel de aceite 15W-40 para el Convoy Municipal

925 J 17/03/2015 38.00 Compra de 4 borner

925 J 17/03/2015 120.00 compra de 8 botes de siliconauto. Convoy municipal

925 J 17/03/2015 120.00 Compra de 6 litros de Activador Electrolitico

925 J 17/03/2015 2,574.00 Compra de 3 cubetas de15W-40

925 J 17/03/2015 912.00 Compra de 40 tubos de grasa

925 J 17/03/2015 276.00 Compra de 12 litros de 2tiempos MF

925 J 17/03/2015 658.00 Compra de 3 galones 20W-50

925 J 17/03/2015 324.00 65,326.00 Compra de 6 litros de liquido defreno Wagner

940 J 31/03/2015 56,638.00 Pago de COMBUSTIBLE YLUBRICANTES PARA LOSDIFERENTES VEHICULOS YCONVOY MUNICIPAL DE SANJUAN CHAMELCO A.V. de2,427.75 galones

940 J 15/04/2015 1,108.00 Compra de 40 tubos de grasa

940 J 15/04/2015 1,268.00 Compra de 2 cubetas de aceitede Sae 30

940 J 15/04/2015 108.00 Compra de 9 litros refrigerantes

940 J 15/04/2015 92.00 Compra de 8 silicones Nais

940 J 15/04/2015 1,536.00 60,750.00 Compra de 3 cubetas de acetiede ATF

974 J 12/06/2015 1,033.00 Compra de 2 cubetas ATF Total

974 J 12/06/2015 7,820.00 Compra de 1 tonel de aceite 15W-40 para el Convoy Municipal

974 J 12/06/2015 1,904.00 Compra de 3 cubetas SAE 30Total

974 J 12/06/2015 2,667.00 Compra de 80 tubos GrasaChevron

974 J 12/06/2015 144.00 Compra de 12 litrosrefrigerantes Car Kool




974 J 12/06/2015 306.00 Compra de 6 litros de Castrol 2T

974 J 12/06/2015 276.00 Compra de 12 litros de MF 2T

974 J 12/06/2015 68,893.00 83,043.00 Pago de COMBUSTIBLES YLUBRICANTES PARA LOSDIFERENTES VEHICULOS YC O N V O Y D E L AMUNICIPALIDAD DE SANJUAN CHAMELCO A.V.ORDEN DE PAGO No. D.F.369-2015 12/06/2015 de2,834.49 galones de diesel

992 J 14/07/2015 38,655.36 Pago de COMBUSTIBLE PARALOS DIFERENTESVEHICULOS Y CONVOY DELA MUNICIPALIDAD DE SANJUAN CHAMELCO A.V.

992 J 30/06/2015 27,106.54 65,761.90 Pago de COMBUSTIBLE PARALOS DIFERENTESVEHICULOS Y CONVOY DELA MUNICIPALIDAD DE SANJUAN CHAMELCO A.V. AGASOLINERA CLUBGAS DEJOSEMO AC NIT 308810-3 DE2,704.255 GALONES DEDIESEL

TOTAL 274,880.90 274,880.90

CriterioEl Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contratacionesdel Estado, Articulo 38. Monto. Cuando el precio de los bienes, o de las obras,suministros o la remuneración de los servicios exceda de noventa milquetzales (Q.90,000.00) y no sobrepase los siguientes montos, la compra ocontratación podrá hacerse por el sistema de cotización, así: a) Para lasmunicipalidades que no exceda de novecientos mil quetzales (Q.900,000.00)”. ElAcuerdo Gubernativo No.1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado, artículo 55 Fraccionamiento, “Se entiende por fraccionamiento cuandodebiendo sujetarse la negociación por su monto, al procedimiento de licitación ocotización, se fraccione deliberadamente con el propósito de evadir la práctica decualquiera de dichos procedimientos”. CausaEl Alcalde Municipal y el Director Administrativo Financiero Integrada Municipal,incumplieron con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento, y evitar el proceso de cotización. EfectoQue el precio pagado por los bienes, materiales, servicios u obras adquiridos nosea el más conveniente a los intereses de la municipalidad.




RecomendaciónAl Alcalde Municipal, para que conjuntamente con el Director de AdministrativoFinanciero Integrada Municipal, se apeguen a la normativa establecida en la Leyde Contrataciones del Estado y su Reglamento, evitando el fraccionamiento en laadquisición de bienes y servicios u obras. Comentario de los ResponsablesEn Memorial, sin membrete de la Municipalidad de fecha 14 de abril 2016, SanJuan Chamelco, Alta Verapaz, presentado por el Alcalde Municipal Lic. ErvinOrlando Tut Quim y Adrian Chavac Dionicio, Director Administrativo FinancieroAdministrativo Integrada Municipal, manifiestan lo siguiente: De acuerdo al auditor gubernamental indica “En la revisión de las comprasdirectas publicaciones sin concurso mayores de Q50, 000.00 de los gastos con

Q274 afectación al renglón 262 combustibles y lubricantes por la cantidad de ,880.90... se concluyó que se procedió a fraccionamiento en la adquisición delsuministro derivado que los mismos combustibles se utilizaron para los mismos vehículos y convoy de la Municipalidad…”. Para lo cual se presentan lossiguientes: ARGUMENTOS LEGALES Y NORMATIVOS: El concepto defraccionamiento según la Ley de Contrataciones del Estado indica que se da “conel objeto de evadir la práctica de cotización y licitación”; que en éste caso no seestá dando ya que se puede observar que los conceptos de cada facturamencionada sobre el uso de combustibles y lubricantes son par mantenimiento decarretera de diferentes comunidades. , es de indicar que el mantenimiento de calles de terracería son de 6 comunidades

futbol (10 Km. Aproximadamente), apertura de brecha, mejoramiento cancha ;siendo diferentes comunidades beneficiadas por el cual las compras se efectuaronen distintas fechas durante el año, en cumplimiento de los que indica la Ley deContrataciones en su artículo 43. Compra Directa: “La contratación que se efectuéen un solo acto, con una misma persona y por un precio de hasta noventa mil Quetzales Q90 ( ,000.00), se realizará bajo la responsabilidad y autorización previade la autoridad administrativa superior de la entidad interesada, tomando encuenta el precio, calidad, plazo de entrega y demás condiciones que favorezcanlos intereses del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, siguiendoel procedimiento que establezca dicha autoridad”. Ademas, es de indicar que el mantenimiento de calles de terracería son de 6




comunidades (10 Km. Aproximadamente), apertura de brecha, mejoramientocancha futbol; siendo diferentes comunidades beneficiadas por el cual las comprasse efectuaron en distintas fechas durante el año, en cumplimiento de los queindica la Ley de Contrataciones en su artículo 43. Compra Directa: “Lacontratación que se efectué en un solo acto, con una misma persona y por unprecio de hasta noventa mil Quetzales (Q90,000.00), se realizará bajo laresponsabilidad y autorización previa de la autoridad administrativa superior de laentidad interesada, tomando en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega ydemás condiciones que favorezcan los intereses del Estado, sus entidadesdescentralizadas y autónomas, siguiendo el procedimiento que establezca dichaautoridad”. El uso de combustibles para las diferentes comunidades beneficiadas se respaldaen los Kardex de Almacén sobre su ingreso y salida; y que el haber realizado lascompras de combustibles conforme se utilizó en las diferentes fechas, originoeconomizar a la Municipalidad por la baja del precio por galón durante el año 2015el cual es de su conocimiento. Por lo que legalmente se demuestra que no existeen ningún momento fraccionamiento y se solicita el descargo de dicho hallazgo. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo al Alcalde Municipal Lic. Ervin Orlando TutQuim y Adrian Chavac Dionicio y al Director Administrativo Financiero IntegradaMunicipal, en virtud que los comentarios no lo desvanece, porque la Ley deContrataciones del Estado y su Reglamento en los artículos 38 y 55respectivamente indica que si existe fraccionamiento, cuando el precio de losbienes o de las obras, suministros o la remuneración de lo servicios exceda de losQ90,000.00 en este caso se compraron en combustibles y lubricantesQ274,880.90. En cumplimiento a la calidad del gasto es necesario seguir elprocedimiento de cotización y evitar el fraccionamiento de una forma deliberada. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado,Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 81, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE ERVIN ORLANDO TUT QUIM 6,135.73DIRECTOR ADIMINISTRATIVO FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL AFIM ADRIAN (S.O.N.) CHAVAC DIONICIO 6,135.73Total Q. 12,271.46

Hallazgo No. 2 Falta de envío de copias de contratos al registro de la Contraloría General de




Cuentas CondiciónEn la evaluación de los contratos administrativos individuales del renglónpresupuestario 029, no fueron presentados a la Contraloría General de Cuentaspara su respectivo control de los siguientes profesionales: 1.-Selma Leticia Ben Co, Asesora Jurídica de la Corporación Municipal, contratonúmero 01-029-2015 de fecha 9 de enero del 2015 por un monto de Q96,000.00 2.-Gladis Imelda Milian, Auditor Interno, contrato número 02-029-2015 de fecha 9de enero del 2015 por un monto de Q60,000.00 3.-Edgar Rubén Osorio Botzoc, Director de la Unidad de Servicios Públicos, segúncontrato número 03-029-2015 de fecha 9 de enero del 2015, por un monto deQ42,000.00, todos los contratos incluyen el iva. CriterioEl Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 74, Registro de Contratos, establece: “Se crea el Registro decontratos que funcionara adscrito a la Contraloría General de Cuentas, parafacilitar la fiscalización de las contrataciones que se deriven de la aplicación de lapresente ley y centralizar la información.” Artículo, 75 Fines del Registro deContratos, "De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, recisión o nulidad,la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contadosa partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la ContraloríaGeneral de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización".El Oficio Circular A-106-2008, del Contralor General de Cuentas, literal c), indica:“Una vez que se contrate al auditor, deberá notificarse el hecho a la Dirección deAuditoría de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, dentro de losdiez días siguientes adjuntando copia del contrato suscrito". CausaIncumplimiento a la normativa legal vigente por parte del Director RecursosHumanos, relacionada con el traslado oportuno de las copias de los contratos porservicios profesionales a la Controlaría General de Cuentas. EfectoLa Controlaría General de Cuentas, no dispone de la información necesaria parallevar a cabo las funciones de registro, control y fiscalización que la ley le confiere. Recomendación




El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director Recursos Humanos, aefecto que, todos los contratos suscritos por la Municipalidad, se envié copia deforma oportuna, a la Controlaría General de Cuentas. Comentario de los ResponsablesEn Memorial en hojas tamaño oficio, foliado del 1/14 a la 14/14, sin membrete dela Municipalidad de fecha 14 de abril 2016, San Juan Chamelco, Alta Verapaz,presentado por Rubén Alfredo Díaz Chub, Director Recursos Humanos,manifiesta: De acuerdo al auditor gubernamental “En la evaluación de los contratosadministrativos individuales del renglón presupuestrario 029, no fueronpresentados a la Contraloría General de Cuentas para su respectivo control de lossiguientes profesionales: 1. Selma Leticia…..3. Edgar Rubén Osorio….”Para locual se presentan los siguientes: ARGUMENTOS LEGALES: Se ha cumplido enentregar en el plazo establecido copias de los contratos a la Contraloría Generalde Cuentas. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo a Ruben Alfredo Díaz Chub, Director RecursosHumanos, en virtud que los comentarios de los responsables no lo desvanece,derivado que únicamente presentaron a la Contraloria General de Cuentas loscontratos del renglón 029 correspondientes al año 2014, según oficio No.013-2014 D-RRHH/radch de fecha 24 de febrero del 2014. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR RECURSOS HUMANOS RUBEN ALFREDO DIAZ CHUB 1,625.00Total Q. 1,625.00

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal 7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoria anterior correspondienteal ejercicio fiscal de 2014, con el objetivo de verificar el cumplimiento eimplementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que sise dio cumplimiento y se implementaron las mismas.




8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 ERVIN ORLANDO TUT QUIM ALCALDE 01/01/2015 - 31/12/20152 LEONARDO (S.O.N) POP CAO SINDICO I 01/01/2015 - 31/12/20153 ALFONSO (S.O.N) CHOC CAAL SINDICO II 01/01/2015 - 31/12/20154 MANUEL (S.O.N) XOL SI CONCEJAL I 01/01/2015 - 31/12/20155 CARLOS (S.O.N) CUC POP CONCEJAL II 01/01/2015 - 31/12/20156 ANIBAL MARDOQUEO HERCULES

JUAREZCONCEJAL III 01/01/2015 - 31/12/2015

7 ROBERTO (S.O.N) TZUB SI CONCEJAL QUINTO 15/01/2012 - 15/01/20168 ADRIAN (S.O.N) CHAVAC DIONICIO DIRECTOR ADIMINISTRATIVO FINANCIERA INTEGRADA

MUNICIPAL AFIM01/01/2015 - 31/12/2015

9 ALVARO JOEL CHEN (S.O.A) SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2015 - 31/12/201510 WALDER ANDRES PEREZ TENI DIRECTOR DMP 01/01/2015 - 31/12/201511 CLAUDIA ROSMERY CAZ QUIB ENCARGADA DE LA OFICINA DE LA MUJER 01/01/2015 - 31/12/201512 RUBEN ALFREDO DIAZ CHUB DIRECTOR RECURSOS HUMANOS 01/01/2015 - 31/12/2015




9. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA

Lic. JULIO CESAR MONTES DE LEON

Coordinador Gubernamental

Lic. VICTOR HUGO HERNANDEZ ALVARADO

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR De conformidad con lo establecido en el Decreto No. 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 29, losauditores gubernamentales nombrados son responsables del contenido y efectolegal del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman encumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.




INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1)Brindar a los ciudadanos servicios públicos y de calidad, promover el desarrollolocal con la inclusión de género y mejorar la infraestructura del Municipio. Misión (Anexo 2)Que el Municipio de San Juan Chamelco, sea un Municipio Moderno, Seguro,atractivo para la Inversión y amigable con el medio ambiente, con ciudadanos conalta calidad de vida, con potencialización del Recurso cultural.




Estructura Orgánica (Anexo 3)




Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente deFinanciamiento (Anexo 4)

MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO DEPARTAMENTO DE … de auditoria 2015... · GUATEMALA, MAYO DE...

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