MUNICIPALIDAD DE MIRAFLORES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

(MAPRO)

GABINETE

2014

MlRAFLOAES 2014 g MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE

1. INTRODUCCiÓN

El Gabinete es el órgano de apoyo, encargado de coordinar la labor política municipal y técn ica

administrativa de la gestión municipal que desarrolla el Alcalde. Asimismo se encarga de

coordinar y organizar las presentaciones oficiales del Alcalde y sus representantes en eventos

nacionales e internacionales, de ser el caso. Está a cargo del Jefe de Gabinete, quien depende

jerárquica y funcionalmente del Alcalde.

Para llevar a cabo la referida función en la municipalidad, utiliza varios procedimientos internos

en el manejo de su documentación y decisiones internas; sin embargo, para efectos del presente

trabajo, se ha detallado sólo los procedimientos más importantes y frecuentes que ejecuta el

Gabinete de forma concisa, clara y rápida.

Es conveniente precisar que el presente Manual, ha sido elaborado conforme a lo establecido

en las "Normas para la Formulación de los Manuales de Procedimientos en Entidades Públicas"

aprobada por Resolución Jefatural N° 059-77 -INAPIDNR Y los lineamientos de la Directiva

N°001-2012-GM/MM denominada "Elaboración, Aprobación y Difusión del Manual de

Procedimientos de la Municipalidad de Miraflores", aprobada con Resolución de Gerencia

Municipal N° 016-2012-GM/MM de fecha 27 de enero del 2012.

En este sentido, el presente manual pretende dar a conocer los principales procedimientos

internos que se ejecutan en el Gabinete, los cuales han sido elaborados en cumplimiento estricto

de la normativa que exige contar con dicho instrumento de gestión .

Municipalidad de Miranores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Raciona lización y Estadística - Ca. Tarata N° 160 píso 14 - Telf. 6177272

MlRAFlORES 2014

O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE

11. INDICE

Pág. l . INTRODUCCiÓN .................................................................................................................... 01

11 . IN DICE .......................................................... ................ .............................. ... ........................ 02

111. DATOS GENERALES ........................................................... .. ........ .................... 04

3.1 Objetivos

3.2 Alcance

3.3 Órgano que elabora y fecha

3.4 Órgano que regu la, revisa y aprueba

IV. DATOS DEL PROCEDIMIENTO ........................................ ............. .. ... ...... . ... .... .. . 04

4.1. Denominación del procedimiento ....................................................................... 05

- Organizar eventos oficiales y actividades protocolares.

4.1.1 Código del procedim iento

4.1.2 Objetivo

4.1.3 Descripción

4.1.3.1 Detalle del procedimiento

.~Jli.iJiIi¿.i'> .1.4 Resultados , ! ~ ....

~';~ .... ~, .~ ~ .5 Tiempo estimado . ? ~c~ ~ :"1 E ~ .6 Usuarios

• <= III .~ \! «'

, ...... ~ .2. Denominación del procedimiento ............................................................... .... 08

. 1 Código del procedimiento

Objetivo

Descripción

4.2.3.1 Detalle del procedimiento

..

Municipalidad de Mirafiores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadística - Ca. Tarata N° 160 piso 14 - Telr. 6177272

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MIRAFlORES

O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

4.2.4 Resultados

4.2.5 Tiempo estimado

4.2.6 Usuarios

201 4

GABINETE

V. ABREVIATURAS Y GLOSARIO DE TÉRMI NOS ................................................................ 1 O

VI. DIAGRAMAS .................. ............... ....................................................................................... 10

Municipalidad de Miranores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgercncia de Racionalización y Estadística - Ca. Tarata N" 160 piso 14 - Telf. 6177272

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MlRAFlORES 2014

~ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE

111 . DATOS GENERALES

3.1 Objetivos

a) Presentar en forma clara , concisa y funcional los principales procedimientos del

Gabinete, relacionadas con las funciones que le atribuye el Reglamento de

Organización y Funciones (ROF).

b) Brindar información de las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos

ejecutados para el cumplimiento de las funciones del Gabinete.

c) Verificar el cumplimiento de los procedimientos llevados a cabo por el Gabinete.

3.2 Alcance

El ámbito de aplicación del presente Manual de Procedimientos (MAPRO)

comprende a Gabinete.

3.3 Órgano que elabora y Fecha

Gabinete. Febrero 2014.

3.4 Órgano que regula, revisa y aprueba

Regula y revisa

Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y

Estadistica.

Aprueba

Alcaldia .

Municipalidad de Miraflores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadística - Ca. Tarata W 160 piso 14 - Telf. 6177272

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MlRlFLORES 2014

tJ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE

IV. DATOS DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Denominación del Procedimiento

Organizar eventos oficiales y actividades protocolares.

4.1.1 Código del procedimiento: 0.6.2.01

4.1.2 Objetivo

Planificar al detalle las festividades , ceremonias. las presentaciones oficiales y

actividades protocolares de la Municipalidad de Miraflores.

Base Legal

- Constitución Política de 1993.

Ley N" 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Ley N" 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.

- Ordenanza N" 347/MM, Aprueba la nueva estructura orgánica y el Reglamento

de Organización y Funciones (ROF) de la Municipalidad de Miraflores y

Modificatorias.

Municipalidad de MiraOores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadística - Ca. Tarata W 160 piso 14 - Telf. 6177272

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MIRAflOfltES 2014 - 4 --·

QJ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE

4.1.3 Descripción

4.1.3.1 Detalle del Procedimiento

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE

A1 Coordina con la entidad el evento o actividad a desarrollarse. (10 minutos) Responsable de

Protocolo

Responsable de A2. Coordina una reunión . (30 minutos) Protocolo

A3 Coordina con la secretaria de alcaldia la agenda del Sr. Alcalde para separar Responsable de

fecha . (10 minutos) Protocolo

Responsable de A4 Coordina las invitaciones con GCII. (10 minutos) Protocolo

Gerencia de A5

Realiza el diseño de las invitaciones. (4 horas) Comunicaciones e

Imagen Institucional

AS Aprueba el diseño de las invitaciones. (30 minutos) Alcald la

A7 Elabora requerimiento y envia a SGLCP, para la elaboración de las Asistente de

invitaciones. (10 minutos) Protocolo

A8 Imprime invitación y elabora etiqueta con los nombres de cada invitado y Asistente de

envla al auxiliar administrativo para su reparto. (48 horas) Protocolo

A9 Reparte invitación. (72 horas) Auxiliar Administrativo

A10 Entrega cargo del reparto al asistente de protocolo. (10 minutos)

Auxiliar Administrativo

~11 Coordina con el Jefe de Gabinete la atención de los eventos o actividades a Responsable de

realizarse. (10 minutos) Protocolo

~:~ .. \ Jefe de Gabinete

-t Indica al asistente de protocolo, el protocolo a seguir. (10 minutos)

~13 Asistente de Coordina con las unidades orgánicas involucradas el acondicionamiento y la Protocolo

seguridad para realizar el evento o actividad. (10 minutos)

A14 Asistente de

Coordina con seguridad ciudadana y solicita escolta de gala. (10 minutos) Protocolo

1/~ Asistente de

ER o Coordina con tránsito. (10 minutos) Protocolo

UNA "' IA1 ;; Elabora requerimiento para solicitar arreglos y ofrendas florales y envla a Asistente de

Protocolo ,oj SGLCP. (20 minutos)

:::;;17 Responsable de Verifica y supervisa el armado del evento o actividad. (2 horas) Protocolo

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MIRAFLORES 2014 e MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE

A18

A1 9

A20

A21

Asistente de Elabora diplomas dependiendo del evento o actividad. (1 hora) Protocolo

Recibe y ubica a las autoridades e Invitados de acuerdo al evento o actividad. Responsable de

(20 minutos) Protocolo

Responsable de Recibe al Sr. Alcalde e informa las autoridades presentes. (10 minutos) Protocolo

Maestro de Inicia el evento o actividad. (2 horas) Ceremonia

4.1.4 Resultados

Llevar a cabo las presentaciones oficiales de los eventos o actividades de la

Municipalidad de Miraflores.

4.1.5 Tiempo estimado

El tiempo estimado para este procedimiento es de: 132 horas, 30 minutos.

4.1.6 Usuarios

Responsable de Protocolo, Asistente de Protocolo, Auxiliar Adm inistrativo,

Maestro de Ceremonia, Alcaldla , Jefe de Gabinete, Gerencia de Comunicaciones

e Imagen Institucional.

Munic ipalidad de Miranorcs - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Rac ionalización y Estadística - Ca. Tarata N° 160 piso 14 - Te lf. 6 177272

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MlRAflOflES 2014

O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE

4.2 Denominación del Procedimiento

Sesión solemne.

4.2.1 Código del procedimiento: 0.6.2.02

4.2.2 Objetivo

Elegir la personalidad distinguida, a quien se le entregará medalla cívica de

Miraflores.

Base Legal

- Constitución Politica de 1993.

- Ley N' 27444 , Ley del Procedimiento Administrativo General.

Ley N' 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.

Ordenanza N' 347/MM, Aprueba la nueva estructura orgánica y el Reglamento

de Organización y Funciones (ROF) de la Municipalidad de Miraflores y

Modificatorias.

Municipalidad de Miraflores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadistica - Ca. Tarata N° 160 piso 14 - Telf. 6177272

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MlAAflOfl:ES 2014

O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GABINETE

N°

A1

A2

A3

A4

AS

A6

4.2. 3 Descripción

4.2.3.1 Detalle del Procedimiento

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Se reúnen para determinar la propuesta de personalidades a ser distinguidas. Regidores (1 hora)

Responsable de Se comunica con la personalidad que va ser distinguida. (20 minutos) Protocolo

Comunica a Secretaria General para su aprobación de Medalla Clvica de Responsable de Miraflores para personalidad distinguida, luego pasa a Alcaldla para su Protocolo aprobación en sesión ordinaria. (20 minutos) Aprueba en Sesión Ordinaria de Concejo, Medalla Clvica de Miraflores.

Alcaldía (30 minutos)

Entrega resolución de concejo a personalidad distinguida. (10 minutos) Responsable de Protocolo

Responsable de Desarrollo del evento en ceremonia . (2 horas) Protocolo

4.2.4 Resultados

Entrega de medalla cívica de M iraflores a personalidad distinguida.

4.2.5 Tiempo estimado

El tiempo estimado para este procedimiento es de: 4 horas. 20 minutos.

Usuarios

Regidores, Responsable de Protocolo, Alcaldía .

Municipalidad de Miraflores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadística - Ca. Tarata N° 160 piso 14 - Telf. 6177272

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MlRAfLORES g MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

V. ABREVIATURAS Y GLOSARIO DE TÉRMINOS

ROF.

MAPRO.

Reglamento de Organización y Funciones .

Manual de Procedimientos.

VI. DIAGRAMAS

2014

GABINETE

Municipalidad de Miranores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Raciona lización y Estadística - Ca. Tarata N° 160 piso 14 - Te lr. 6177272

10

· ......... o RESPONSABLE DE PROT_?~~lO 1

( INICIO ) ¡

Coord ina con la entidad el ~ento o acUvidad a

desarrollarse

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t Coordina con la secretaria de

alcaldía la agenda del Sr. Alca lde para separar fecha

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Coordina con el Jefe de Gabinete la atención de los eventos o

actividades a realizarse

I

PROYECTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCtDIMIENTO

ORGANIZAR EVENTOS OFICIALES Y ACTIVIDADes FECHA

PROTOCOLARES

ETAPA FLUJOGRAMA

DEPENDENCIA GABINETE REGISTRO CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 0.6 .2.01 2014 Pag.01

GABINETE GERENCIA DE COMUNICACtoNES E

I IMAGEN INSTITuaONAl AlCAlOIA

ASISTENTE oe PROTOCOLO AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE DE GABINETE - - _.- -- --- - -

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DEPENDENCIA

ASISTENTE DE PROTOCOLO

y Coordina con las unidades orgánicas Involucradas el acondicionamiento V la

seguridad para realizar el evento o actividad

~ Coordina con seguridad

ciudadana y solicita escolta de gal.

~ Coordina con tránsito

+ Elabora requerimiento para solicitar arreglos y ofrendas

florales y envía a SGLCP

~ R~uenmilento

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FlUJOGRAMA

GABINETE

I

PROCEDIMIENTO ORGANIZAR EVENTOS OFICIALES Y ACTIVIDADES PROTOCOLARES

REGISTRO CÓOKiO DEL PROCEDIMIENTO: 0.6 .2.01

GABINETE

RESPONSABLE DE PROTOCOLO - -- ---

Verifica y supervisa el armado del evento o

actividad

Recibe y ubica a las autoridades e ~ invitados de acuerdo al evento o

actividad

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I MAESTRO DE CEREMONIA

2014

Recíbe al s~. Alcalde e informa las I _1 autOridades presentes

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Elabora diplomas dependiendo I¡"~I-______________ __ -' del evento o actividad

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FECHA

Pag.02

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-_. PROYECTO MANUAL DE PROCEDIM IENTOS SESiÓN SOLEMNE PROCEDIMIENTO FECHA

ETAPA FLUJOGRAMA g DEPENDENCIA GABINETE REGISTRO CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO; 0.6 .2.02 2014

GABINETE

RESPONSABLE DE PROTOCOLO

Se comunica con la personalidad que va ser distinguida

Comunica a Secretaria General para su aprobación de Medalla Cívica de

I I

REGIDORES

Se reúnen para determinar la propuesta de personalidades a

ser distinguidas

I

Miraflores para personalidad distinguida, .. 1---------------------------------' luego pasa a Alcaldia para su aprobación

en sesión ordinaria

AlCAlDIA

Aprueba en Sesión Ordinaria de Concejo, Medalla (Ñica de

Miraflores

Entrega resolución de concejo a ~I .I------------------------------------------------___ -' personalidad distingulda

FIN

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