MUNICIPALIDAD DE COBÁN DEPARTAMENTO DE ALTA … · programas presupuestarios y se verificó el...

GUATEMALA, MAYO DE 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE COBÁNDEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

4.2 Área Técnica

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

5.1.1 Balance General

5.1.2 Estado de Resultados

5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad

5.3 Estados Financieros

5.3.1 Balance General

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5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos5.3.4 Notas a los Estados Financieros

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con el Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODOAUDITADO

9. COMISIÓN DE AUDITORÍA

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

Visión (Anexo 1)Misión (Anexo 2)Estructura Orgánica (Anexo 3)Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuentede Financiamiento (Anexo 4)Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración(Anexo 5)Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)NombramientoForma Única de EstadísticaFormulario SR1Anexo del Especialista

1. 2. 3.

Guatemala, 23 de mayo de 2016

SeñorJorge Aroldo Cordoba MolinaAlcalde MunicipalMunicipalidad de CobánDepartamento de Alta Verapaz Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los)Nombramiento (s) No. (s) DAM-0296-2015 de fecha 22 de septiembre de 2015, he(hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad deCobán, del Departamento de Alta Verapaz, con el objetivo de evaluar lainformación financiera y presupuestaria contenida en el Balance General, Estadode Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos y Egresos,correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015. Nuestro examen incluyó la evaluación de la ejecución presupuestaria de ingresosen sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades,proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo,pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, deacuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa delas mismas, y como resultado del trabajo realizado, se detectaron aspectosimportantes a revelar, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera

Deficiencias en el uso, manejo y control de combustibleFalta de firmas en nóminas de sueldos y salariosTarjetas de almacén pendientes de registro

1.

2.

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES

Área Financiera

Incumplimiento en la presentación del inventario a la Dirección deContabilidad del EstadoFraccionamiento en la adquisición de bienes, servicios y suministros

La Comisión de Auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Lic. VictorAntonio Ambrosio Juarez (Coordinador) y Lic. Fredy Francisco Sarceño Marin(Supervisor).

El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables.

Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran endetalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA

Lic. VICTOR ANTONIO AMBROSIO JUAREZ

Coordinador Gubernamental

Lic. FREDY FRANCISCO SARCEÑO MARIN

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Municipalidad de Cobán, Departamento de Alta Verapaz

Auditoría Financiera y Presupuestaria Período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del Derecho Público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües.

La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos.

El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal.

La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales.

Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública de Guatemala, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 delCongreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.

Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes:

Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimientodomiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros;administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento dedesechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento;regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales;servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación deáreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales;reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursosnaturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que lesean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.




2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en:

La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241.

El Decreto Número 31-2002. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.

El Acuerdo Gubernativo Número 192-2014, Reglamento de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas.

Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales deControl Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y NormasInternacionales de Auditoría. Nombramiento DAM-0296-2015 de fecha 22 de septiembre de 2015. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 GeneralesEvaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el BalanceGeneral, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria deIngresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015. 3.1.2 Específicos

Verificar los saldos de las cuentas del Balance General, que por lamaterialidad y naturaleza sean significativos.Verificar los Ingresos y Gastos revelados en el Estado de Resultados.Evaluar que el Presupuesto de Ingresos y Egresos se haya ejecutadoatendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.Evaluar el adecuado cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y otrosaspectos legales aplicables.Evaluar la estructura de control interno, establecida en la entidad.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado deacuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con losclasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,reglamentos, normas y metodologías aplicables.




Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicablesy se encuentren debidamente soportados con la documentación legalcorrespondiente.Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido alproceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos ymetas de la entidad.Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadascumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que lasrigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la revisión selectiva de las operaciones, registros ydocumentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de laentidad, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 dediciembre de 2015, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativascuantitativamente y, de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreascríticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado deLiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe acontinuación:

Del Balance General las cuentas siguientes: 1112 Bancos, 1133 Anticipos, 1231Propiedad y Planta en Operación, 1232 Maquinaria y Equipo, 1234Construcciones en Proceso, 1235 Equipo Militar y de Seguridad, 1237 OtrosActivos Fijos, 1238 Bienes de uso Común, 2151 Fondos de Terceros, 3112Resultados del Ejercicio, 3112 Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores y3111 Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas.

Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: 5112Impuestos Indirectos, 5142 Venta de Servicios y 5172 Transferencias Corrientesdel Sector Público, y del Area de Gastos: 6111 Remuneraciones y 6112 Bienes yServicios.

Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Clase 17 Transferencias de Capital delSector Público de la Administración Central.

Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01, Actividades Centrales y 19




Conexión al Desarrollo, así como de los Grupos de Gasto siguientes: 000Servicios Personales, 100 Servicios no Personales, 200 Materiales y Suministros,300 Propiedad Planta y Equipo, considerando los eventos relevantes de losProyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: 0,100, 200 y 300.

Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 4.2 Área Técnica De conformidad con el Acuerdo No. A-033-2013, de fecha 26 de febrero de 2013,de la Contraloría General de Cuentas, se trasladó solicitud a la Dirección deInfraestructura Pública, mediante providencia OF.DAM-0249-2016 de fecha 11 defebrero del 2016, para auditar el área técnica de los proyectos detallados en dichaprovidencia, quienes rendirán informe por separado. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVOCuenta Contable 1112, BancosAl 31 de diciembre de 2015, presenta disponibilidades financieras por un valor queasciende a Q7,026,701.05, integrado por seis cuentas bancarias siguientes:Municipalidad de Cobán, Cuenta Única Pagadora No. 3124024844, Recaudaciónde Ingresos No. 3694000018, Cuenta Recaudadora No. 3124035611, Pago deImpuestos No. 3694002795, Municipalidad de Cobán No. 3694001778 yMunicipalidad de Cobán No. 002-001-000779-7. Estas cuentas están abiertas enel Sistema Bancario Nacional. Según el alcance de auditoría a la cuenta contable y de acuerdo a Normas deAuditoria Gubernamental, se hicieron pruebas selectivas de ingresos y egresos,revisión de conciliaciones bancarias, integraciones de saldos al cierre fiscal y




arqueos de caja. (Ver hallazgo de Cumplimiento a Leyes y RegulacionesNo. 2).Aplicables

Cuenta Contable 1133 AnticiposAl 31 de diciembre de 2015, la Cuenta 1133 Anticipos, según los EstadosFinancieros presenta un saldo contable por valor de Q10,173,226.24. En dichacuenta de acuerdo a Normas de Auditoria Gubernamental, se hicieron pruebasselectivas de anticipos de obras contra expedientes revisando su soporte legal Cuenta Contable 1230 Propiedad, Planta y Equipo (neto)Al 31 de diciembre de 2015, presenta un saldo de Q405,713,225.14 integrado porlas siguientes cuentas contables: 1231 Propiedad y Planta en OperaciónQ53,325,675.62; 1232 Maquinaria y Equipo Q27,826,655.88; 1233 Tierras yTerrenos Q3,983,253.83; 1234 Construcciones en Proceso Q163,232,142.40;1235 Equipo Militar y de Seguridad Q74,120.00; 1237 Otros Activos FijosQ1,824.041.45; 1238 Bienes de Uso Común Q155,447,335.96. Se examinaron las Cuentas 1231 Propiedad y Planta en Operación, 1232Maquinaria y Equipo, 1234 Construcciones en Proceso, 1235 Equipo Militar y deSeguridad, 1237 Equipo Militar y de Seguridad, 1238 Bienes de Uso Común, aplicándose procedimientos de auditoría para su revisión. Según el alcance de auditoría, en la Cuenta Contable 1232 Maquinaria y Equipo,1235 Equipo Militar y 1237 Otros Activos Fijos, se revisaron de forma selectivaintegraciones contables, verificaciones físicas y tarjetas de responsabilidadNos. 168, 174 a la 177, 179 a la 181, 192 y 193, (Ver hallazgo de Control InternoNo. 4). PASIVOCuenta Contable 2151 Fondos de TercerosAl 31 de diciembre de 2015, la cuenta 2151 Fondos de Terceros, según losEstados Financieros presenta un saldo de Q293,789.48. De acuerdo al alcance deauditoría, se revisaron las integraciones contables revisando su soporte legal. PATRIMONIOCuenta Contable 3112 Resultados del EjercicioAl 31 de diciembre de 2015, la cuenta 3112 Resultados del Ejercicio, presenta unapérdida de Q11,739,885.88. Se aplicaron procedimientos de auditoría para evaluary comprobar la confiabilidad de los registros contables. En dicha cuenta se realizó prueba global de los registros auxiliares, y supresentación de la información financiera del ejercicio presupuestario y financiero.




Cuenta Contable 3112 Resultados Acumulados de Ejercicios AnterioresAl 31 de diciembre de 2015, la cuenta 3112 Resultados Acumulados de EjerciciosAnteriores, según los Estados Financieros presenta una útilidad por valor deQ32,656,624.57, examinándose los registros contables. Cuenta Contable 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital RecibidasAl 31 de diciembre de 2015, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones deCapital Recibidas, según los Estados Financieros presenta un saldo deQ414,717,731.45. En dicha cuenta de acuerdo a Normas de AuditoríaGubernamental, se hicieron pruebas selectivas a la integración auxiliar y contable,revisando su soporte legal. De este monto corresponde al año 2015Q8,452,194.54. 5.1.2 Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos Cuenta Contable 5112 Impuestos IndirectosAl 31 de diciembre de 2015, la cuenta contable 5112 impuestos indirectos,asciende a la cantidad de Q4,650,469.27. Según muestra se realizaron pruebasde expedientes de soporte a las integraciones y registros. Cuenta Contable 5142 Venta de ServiciosAl 31 de diciembre de 2015, la cuenta contable 5142 ventas de servicios, asciendea la cantidad de Q13,380,897.57. Según muestra se realizaron pruebas selectivasde expedientes de soporte a las integraciones y registros. Cuenta Contable 5172 Transferencias del Sector PúblicoAl 31 de diciembre de 2015, la Cuenta Contable 5172 Transferencias del SectorPúblico, asciende a la cantidad de Q8,452,194.54. Según muestra se realizaronpruebas selectivas de expedientes de soporte a las integraciones y registros. Egresos Cuenta Contable 6111 RemuneracionesAl 31 de diciembre de 2015, la Cuenta Contable 6111 Remuneraciones, asciendea la cantidad de Q24,693,759.81. Según muestra se realizaron pruebas selectivasde expedientes de soporte a las integraciones y registros a los renglones 011, 458,




471, 478, 484, 489, 494 , 503, 508, 466, 484, 489, 508, 513, 520, 526, Renglón022 expedientes 459, 474, 475, 479, 485, 490, 495 y 504. (ver hallazgo de ControlInterno No. 2). Cuenta Contable 6112 Bienes y Servicios Al 31 de diciembre de 2015, la Cuenta Contable 6112 Bienes y Servicios, asciendea la cantidad de Q9,158,130.01. Según muestra se realizaron pruebas selectivasde expedientes de soporte a las integraciones y registros a las Solicitudes deBienes y Servicios Nos. 40432014, 7172015, 21292015 y 27572015. Renglón 262,expedientes Nos. 533, 576, 623, Renglón 331, expedientes Nos. 69, 243 y 266.(Ver hallazgo No. 1 y 3).de Control Interno 5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ingresos El presupuesto de ingresos y egresos de la municipalidad para el ejercicio fiscal2015 fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal según Acta No.131-2014 de fecha 13 de diciembre de 2014. El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2015, asciende a lacantidad de Q186,154,154.95, el cual tuvo una ampliación de Q16,503,572.57,para un presupuesto vigente de Q202,657,727.52, percibiendo ingresos por lacantidad de Q88,706,691.09 que representa el 43.77%, en relación al presupuestovigente. Las siguientes Clases de Ingresos clasifican el presupuesto percibido:Clase 10 Ingresos Tributarios Q8,120,085.62; Clase 11 Ingresos no TributariosQ7,374,529.80; Clase 13 Venta de Bienes y Servicios de la Administración PúblicaQ4,751,746.03; Clase 14 Ingresos de Operación Q8,654,178.04; Clase 15 Rentasde la Propiedad Q1,171,524.18; Clase 16 Trasferencias Corrientes Q8,886,025.89;y Clase 17 Transferencias de Capital Q49,748,601.53, este último representa un56.08% del total de los ingresos. De acuerdo al alcance de auditoría, en la Clase 17, Transferencias de Capital, severificaron según muestra, los aportes constitucionales de inversión y defuncionamiento, y del Impuesto al Valor Agregado (IVA-PAZ) de inversión,conforme la forma 7B “Ingresos Varios” del periodo fiscal 2015, los expedientesNos. 64, 65, 66 67, 68, 243, 245, 249, 275, 277, 282, 289. El aporte de la Asignación Constitucional y de las asignaciones de leyesespecíficas correspondientes al mes de diciembre de 2015 fueron acreditadas porel Ministerio de Finanzas Públicas durante el mes de enero del año 2016, por unmonto de Q 9,155,694.68, según registros del Sistema de Contabilidad Integradapara Gobiernos Locales –SICOIN GL.




Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2015, asciende a lacantidad de Q186,154,154.95 el cual tuvo una ampliación de Q16,503,572.57,para un presupuesto vigente de Q202,657,727.52, ejecutándose la cantidad deQ96,858,516.08 % en relación al presupuesto vigente. Losque representa el 47.79siguientes Programas específicos clasifican el presupuesto ejecutado: Programa01 Actividades Centrales Q17,645,463.71; Programa 11 Agua PotableQ11,032,954.97; Programa 12 Mente Educada Q758,551.11; Programa 13Deporte Educativo Comunitario Urbano y Rural Q1,283,542.22; Programa 14Ciego Q94,747.08; Programa 15 Purificando Cobán Q9,599,977.02; Programa 16Turismo Verde Q0.00; Programa 17 Cuerda por Cuerda Q10,328,020.73;Programa 18 Juntos Esperando el Futuro Q4,237,349.41; Programa 19 Conexiónal Desarrollo Q27,741,819.93; Programa 21 Cultura Imperial Q648,023.25;Programa 22 Servicios Públicos Municipales Q4,501,690.09; Programa 23Ordenamiento Territorial Q521,237.43; Programa 24 Atención al Cumplimiento deOrdenanzas, Reglamentos y demás disposiciones municipales Q4,912,922.11;Programa 25 Gente Sana Q968,244.00; Programa 26 Primavera ImperialQ1,587,996.34; Programa 27 Puedo Q560,237.18; Programa 28 Juventud enAcción Q271,672.00; Programa 29 Alfam Q17,595.00; y Programa 99 Proyectosde inversión Q146,472.50. Los programas más significativos con respecto al totalejecutado, es el programa 1 representando un 18.22% y programa 19representando un 28.64% del mismo. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales,considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades, asícomo de los Grupos de Gasto siguientes: 00 Servicios Personales, 02 Materiales ySuministros, 03 Propiedad, Planta y Equipo e Intangibles. En el programa 19 Conexión al Desarrollo, se aplicaron procedimientos deauditoría en forma selectiva a los gastos. (ver hallazgos de Control Interno Nos. 1,2, 3 y 4 y hallazgos de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No. 1 y2). Grupo gasto 000, Servicios Personales, se revisaron los siguientes renglones:Renglón 011 Personal Permanente, se verificaron los expedientes 2864, 2865,2871, 2892, 2893, 2896, 2922, 2923, 2925, 2958, 2961, 3001, 3034 y 3035, segúnmuestra. Renglón 022 Personal por Contrato, se verificaron los expedientes 875, 2898,2927, 2965, 2966, 3006, 3042, 3092, 3117 y 3118, según muestra.




Grupo gasto 200, Materiales y Suministros, se revisaron los siguientes renglones:Renglón 211 Alimentos para Personas, se verificaron los expedientes 11111,10543, 10544, 10545 y 10351, según muestra. Renglón 262 Combustibles y Lubricantes, se verificaron los expedientes 6561,6577, 6701, 6733 y 11098, según muestra. Grupo gasto 300, Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles, se revisaron lossiguientes renglones: Renglón 325 Equipo de Transporte, se verificó el expediente10740, según muestra. La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2015 fue aprobado segúnActa No. 8-2016 de fecha 25 de enero de 2016. Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó ampliaciones presupuestarias por un valor deQ18,645,425.91, que fueron aprobadas mediante actas de aprobación durante elaño 2015. 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, se encuentra elaborado durante el año2015 dónde se programaron las actividades como metas, políticas y resultadosesperados durante dicho período de gestión municipal y que exista unavinculación de dicho plan con el presupuesto y que haya sido actualizado deconformidad con las modificaciones presupuestarias. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoria Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Controlaría General de Cuentas. Se comprobó laelaboración de Plan Anual de Auditoría -PAA- y de su cumplimiento en eltranscurso del ejercicio fiscal así como del cumplimiento de las Normas deAuditoría Gubernamental. 5.2.3 Convenios La Municipalidad de Cobán, según según Oficio No. 262-2016-GAFIM, de fecha18 de abril del 2016, emitido por la Dirección Financiera, reportó que de acuerdo a




registros presupuestarios y contables no existieron convenios al 31 de diciembre2015; lo cuál fue verificado en el Sistema SICOIN GL. Sin embargo, en el SistemaNacional de Inversión Pública, existen proyectos en ejecución 2015 con losConsejos de Desarrollo. 5.2.4 Donaciones La Municipalidad de Cobán, Departamento de Alta Verapaz, registró al 31 dediciembre de 2015, ingresos recibidos por donación de la entidad Latin AmericanResources, LTDA. por valor de Q.433,831.55, destinados a los siguientes fines: "a)Fomentar el turismo en finca municipal, b) Contratación de dos Guarda Recursospara la finca municipal, c) Contratación de asistente para monitoreo en la fincamunicipal, y d) Creación de becas anuales para los estudiantes de escasos recursos económicos de la región de Santa Lucía Lachuá." 5.2.5 Préstamos La Municipalidad de Cobán, Departamento de Alta Verapaz, reportó que durante elejercicio fiscal 2015, no contrató préstamos vigentes registrados en el SICOINGL yEstados Financieros. 5.2.6 Transferencias La Municipalidad de Cobán, Departamento de Alta Verapaz, reportó transferenciaso traslados de fondos autorizados según actas aprobadas por un monto total deQ.45,900,214.04, que están registrados en el SICOIN GL, y de acuerdo a reporteinterno fueron aprobados mediante actas, para mejoramiento, construcción yampliación de sistema alcantarillado, edificio centro cultural, y calles y caminos delmunicipio de cobán. 5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad IntegradaLa municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL y elSistema Integrado de Administración Financiera SIAF-MUNI. Sistema de Información de Contrataciones y AdquisicionesSe verificó que la Municipalidad de Cobán, Departamento de Alta Verapaz, publicóy gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones delEstado, denominado GUATECOMPRAS, 6 eventos en fase de Terminado y




Adjudicado, y 243 publicaciones (NPG) al 31 de diciembre de 2015. De lacantidad de eventos realizados publicados se seleccionó una muestra para suevaluación siendo la siguiente:

No. NOG DESCRIPCIÓN

MONTO MODALIDAD ESTATUS

01 3715523 MUNICIPALIDAD DE COBÁN, ALTAVERAPAZ UNIDAD DE COMPRAS CONSTRUCCION Y MATERIALESAFINES "MEJORAMIENTO SISTEMA DEALCANTARILLADO SANITARIO YPLUVIAL 3ª. AVENIDA, BARRIO LALIBERTAD, ZONA 10", DEL MUNICIPIODE COBÁN, DEPARTAMENTO DE ALTAVERAPAZ

11,700,000.00 LicitaciónPública

TerminadoAdjudicado

02 3689794 MUNICIPALIDAD DE COBAN, ALTAVERAPAZ, UNIDAD DE COMPRS,ALIMENTOS Y SEMILLAS“SEGUIMIENTO ASISTENCIAALIMENTARIA PARA EL DESARROLLOECONOMICO TERRITORIAL” DELMUNICIPIO DE COBAN,DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ

9,882,000.00 LicitaciónPública

TerminadoAdjudicado

03 4032160

MUNICIPALIDAD DE COBÁN, ALTAVERAPAZ UNIDAD DE COMPRAS CONSTRUCCION Y MATERIALES AFINES "COMPRA DE MATERIAL BALASTO"PARA EL PROYECTO MEJORAMIENTOCALLE (S) DE TERRACERIA 2015, AREAURBANA, DEL MUNICIPIO DE COBÁN,DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ

895,000.00 Cotización TerminadoAdjudicado

Sistema Nacional de Inversión PúblicaLa municipalidad registra en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero delSistema Nacional de Inversión Pública (SNIP ), el avance físico y financiero de losproyectos a su cargo. 5.3 Estados Financieros 5.3.1 Balance General




5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos




5.3.4 Notas a los Estados Financieros




6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiencias en el uso, manejo y control de combustible CondiciónEn el Programa 01 Actividades Centrales, Renglón 262 Combustibles yLubricantes, al revisar los controles internos tienen reportes detallados de uso decombustibles, si embargo, se establecieron las siguientes deficiencias: vales decombustible nos. 3936, 3937, 3962, 3963, 3968, 3978, 3989 y 4120 a la 4126 delos meses de mayo y junio de 2015, sin firmas de operado y revisado. CriterioAcuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales deControl Interno, grupo 2. Normas Aplicables a los Sistemas de Administración,específicamente el numeral 2.6 Documentos de Respaldo, establece: "Todaoperación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza,debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. Ladocumentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que seha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de laentidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que seproduzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operaciónpara facilitar su análisis". CausaEl Director de Administración Financiera Integrada Municipal, Director Ejecutivo deProyectos y Encargado de Almacén, no cumplieron con el control interno que lasoperaciones registradas en los vales de combustible se firmen. EfectoRiesgo de uso incorrecto del combustible por personas particulares a lamunicipalidad. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal y este a su vez al Encargado de Almacén, para que cumpla con sus funciones y registre su firma en los vales de combustible.




Comentario de los ResponsablesEn oficios s/n de fecha 07 de abril del 2016, el señor Juan Carlos De la CruzPereira, quién fungió como Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal, el señor Erwin Roberto Fernández Velásquez, quién fungió comoDirector Ejecutivo de Proyectos y el señor Orlando Isais Gutierrez Alvarado, quiénfungió como Encargado de Almacén, del período del 01 de enero al 31 dediciembre de 2015, manifiestan: "Efectivamente no se cumplió con las respectivasfirmas de operado y revisado, debido a traslape de los vales y que en ningúnmomento se volvió a revisar si todos los vales contaban con dichas firmas. Almomento de la observación se le efectuó a realizar las respectivas firmas en losvales Nos. 3936, 3937, 3962, 3963, 3968, 3978, 3989 y 4120 a la 4126 de losmeses de mayo y junio 2015 por lo cual se enmendó el error cometido conanterioridad. Por lo tanto, señor auditor, solicito el descargo de dicho hallazgo. ya que los valesse encuentran firmados". Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud que los comentarios de los responsables nodesvanecen el mismo, porque en sus argumentos aceptan que no cumplieron confirmar oportunamente los vales de combustibles y que forman parte del expedientede gasto que financiero aprobó. Este hallazgo fue notificado con el número 2 y corresponde al número 1 en elpresente informe. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL

JUAN CARLOS DE LA CRUZ PEREIRA 2,500.00

DIRECTOR EJECUTIVO DE PROYECTOS ERWIN ROBERTO FERNANDEZVELASQUEZ

1,875.00

ENCARGADO DE ALMACEN ORLANDO ISAIAS GUTIERREZ ALVARADO 1,500.00Total Q. 5,875.00

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal




Hallazgo No. 2 Falta de firmas en nóminas de sueldos y salarios CondiciónEn la Municipalidad de Cobán, Alta Verapaz, al evaluar el Programa 01Actividades Centrales, Programa 05 Planificación y Seguimiento y Programa 09Maquinaria y Transporte, en los Renglones 011 Personal Permanente, 022Personal por Contrato y 035 Retribuciones a Destajo, al revisar selectivamente lasnóminas mensuales de sueldos y salarios del año 2015, se verificó que lasplanillas elaboradas en Recursos Humanos dónde esta el espacio para firmas y elvoucher individual que se registra en el Sistema SICOINGL, no fueron firmadaspor el personal que labora en la institución. CriterioAcuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.6, Tipos de Control,establece, “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública,establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que serelacionan con los sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptualde Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de controlinterno que se refiere a: Control Interno Administrativo y Control InternoFinanciero, y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior.” Norma2.6 Documentos de Respaldo, establece: “La documentación de respaldopromueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con losrequisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad, por tantocontendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, paraidentificar la naturales, finalidad y resultados de cada operación para facilitar susanálisis.” Manual de Funciones de Puestos Municipales aprobado mediante Acta Numero038-2010 de fecha 19 de Mayo del 2010, Identificación del Puesto, Gerente deRecursos Humanos, Atribuciones Específicas, inciso b, establece: “Ejercer elcontrol administrativo del recurso humano de la Municipalidad”. El Encargado (a)de Personal, Función General de Puesto, establece: “Es responsable del controldel personal, resumen de planillas de pago de salarios, …..”. CausaIncumplimiento al control interno de parte de la Gerente de Recursos Humanos yEncargada de Personal, por o solicitar oportunamente al personal que firmaranlos voucher y nóminas para darle validez al gasto.




1.

EfectoFalta de validez legal al no firmar las nóminas, implicando el riesgo que se paguea empleados que no laboren en la municipalidad.

RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Gerente de RecursosHumanos y Encargada de Personal, para que soliciten a los empleados n firme

s s y y voucher, o l o e soportunamente la nómina planillas salariales previ a pag d lamismas y que a su vez realicen una inspección física total del personal que laboraen la institución.

Comentario de los ResponsablesEn oficios s/n de fecha 07 de abril del 2016, la señora Irma América Pop Calel,quién fungió como Gerente de Recursos Humanos y la señora Mildred LilianaMollinedo Veliz, quién fungió como Encargada de Personal, del período del 01 deenero al 31 de diciembre de 2015, manifiestan: "De acuerdo al hallazgointerpuesto por su persona respetuosamente me permito comunicarle lo siguiente:

Que dentro del segundo folio de los dos folios, en el que se detalla un (1)hallazgo relacionado con el control interno se establece que dicho hallazgocorresponde al ¨ÁREA FINANCIERA¨; por lo que se considera que nocorresponde el hallazgo a la Gerencia de Recursos Humanos y Sección dePersonal. dos (2) del oficio CA-DAM-0296-36-2016 de fecha 07 de marzo de2016.

Derivado de lo anterior y en virtud que el oficio CA-DAM-0296-36-2016 de fecha07 de marzo de 2016, está dirigido a mi persona me permito realizar loscomentarios siguientes con la respectiva documentación de soporte en formafísica y magnética: a. Que según las funciones que corresponde al cargo de Gerente de RecursosHumanos no se tiene bajo su responsabilidad la firma de las nóminas y/o Boucherde pago de sueldos del personal municipal. b. La responsabilidad de elaboración de planillas es del Jefe de la Unidad deNóminas y Planillas, debido a que no existe una persona contratada para estecargo las realiza la Encargada de Personal, más no es responsable del pago delas mismas, por lo tanto no es responsabilidad de la Gerencia de RecursosHumanos el requerimiento de firmas en nóminas y Boucher de los pagos querealiza la Gerencia de Administración Financiera Integrada Municipal.




c. Aunque no es responsabilidad de la Gerencia de Recursos Humanos, realizouna breve explicación del proceso de elaboración de nóminas y planillas y el cursoque conlleva: Las nóminas se elaboran en la Gerencia de Recursos Humanos, porla Encargada de personal y luego las traslada y/o entrega a la Gerencia deAdministración Financiera Integrada Municipal, para que ejecuten el pagocorrespondiente, por lo que las planillas físicas quedan en poder de la Gerencia deAdministración Financiera Integrada Municipal para que realicen el procesocorrespondiente de ejecución de pago, ya que es responsabilidad del Encargadode la Unidad de Tesorería Municipal realizar el pago de nóminas a losbeneficiarios (empleados municipales) mediante entrega de cheque o si es poracreditamiento en cuenta traslada al banco en forma magnética el listado con elnombre y número de cuenta personal de los empleados que recibirán pago. Por lotanto es el Encargado de la Unidad de Tesorería el responsable de requerir lafirma en nóminas de sueldos, salarios y/o en Boucher del personal municipal detodos los renglones a quienes les realiza pago por cheque o por cuenta bancariapersonal. página 90, 91, 92 y 99 del Manual de Administración FinancieraIntegrada Municipal –MAFIM-. d. Sin embargo se le comunica que al personal que se le realizaba pago de salariomediante cheque siempre firmó las respectivas nóminas de salario. Y en laactualidad todo el personal al que se acredita salario está firmando nóminas yBoucher de salario. como muestra de algunas nóminas firmadas por losempleados municipales, correspondientes al mes de diciembre 2015. e. Pese a que no corresponde al Cargo de Gerente de Recursos Humanosrequerir la firma del personal municipal en las nóminas de sueldos, salarios y/oBoucher, comparto la información siguiente: Mediante Punto Decimo PrimeroAsuntos Varios Numeral 5) del Acta de Sesiones del Concejo Municipal Número058-2004, celebrada con fecha veintidós de julio del año dos mil cuatro, el ConcejoMunicipal autorizó que se aperturarán cuentas bancarias a cada uno de losempleados para que mensualmente se les deposite su salario y puedan manejarlocon cheque o tarjeta de débito. Asimismo se suscribió el Contrato de Prestaciónde Servicios Bancarios, Suscrito entre Banco de Desarrollo Rural, SociedadAnónima y Municipalidad de Cobán, Departamento de Alta Verapaz, de fecha diezde septiembre del año dos mil doce; en su cláusula Tercera, convienen la aperturade cuentas bancarias personales del personal municipal para que se efectúe elrespectivo acreditamiento de salarios y otras prestaciones laborales quecorrespondan (al personal municipal). Y en su cláusula Cuarta establece que sincosto abrirá cuentas de depósitos monetarios o de ahorro para la Municipalidad ysus empleados (literal a), y el mecanismo de retiro de fondos será mediantetarjeta de débito, cheque o boleta especial de retiro, documentos personales queúnicamente son firmados por el empleado municipal. certificación del Punto




Decimo Primero Asuntos Varios Numeral 5) del Acta de Sesiones del ConcejoMunicipal Número 058-2004, celebrada con fecha veintidós de julio del año dos milcuatro. Copia de Contrato de Prestación de Servicios Bancarios, Suscrito entreBanco de Desarrollo Rural, Sociedad Anónima y Municipalidad de Cobán,Departamento de Alta Verapaz, de fecha diez de septiembre del año dos mil doce.

SOLICITO Por lo tanto, señor auditor, solicito el descargo de dicho Hallazgo, ya que comomuestro en los documentos que se anexan, dicha responsabilidad no mecorrespondía cuando ejercí el cargo de Gerente de Recursos Humanos, yasimismo se considera que dicha función tampoco corresponde a la Gerencia deRecursos Humanos. Y hago la aclaración que el control, requerimiento y/o controlde firmas en nóminas de sueldos y salarios como control Interno Administrativo ycontrol Interno Financiero no me correspondía y no corresponde a la Gerencia deRecursos Humanos. En espera de una respuesta favorable, me suscribo de usted". Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud que los comentarios de los responsables nodesvanecen el mismo, tomando en cuenta que la Gerente de Recursos Humanos,y Encargada de Personal, son quienes procesan, registran y revisan las nóminasmensuales de la Municipalidad y son las encargadas de solicitar la firma de losempleados en las nóminas respectivas; procedimiento que no cumplió durante elperíodo 2015. Este hallazgo fue notificado con el número 4 y corresponde al número 2 en elpresente informe. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesGERENTE DE RECURSOS HUMANOS IRMA AMERICA POP CALEL 2,420.00ENCARGADA DE PERSONAL MILDRED LILIANA MOLLINEDO VELIZ 1,144.99Total Q. 3,564.99





Hallazgo No. 3 Tarjetas de almacén pendientes de registro CondiciónAl revisar los controles en la unidad de almacén, se realizo inventario físicoselectivo, por ejemplo: amortiguadores, roldanas y filtro de aceite, sin embargo, alcomparar los registros y saldos con las tarjetas kardex autorizadas por la

no estaban operadas, sino en un sistema.Contraloría General de Cuentas, CriterioAcuerdo No. 09-03, del Contralor General de Cuentas, Normas Generales deControl Interno, Norma 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, establece: “ Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos deautorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos losniveles de organización, independientemente de que las operaciones seanfinancieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor públicocuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario pararendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo". Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, en el Modulo deAlmacén, numeral , Procesos 10.4, establece: “10 Registra la información en elSistema de Almacén (Kardex manual o informático), emite y firma el formato"Recepción de bienes" o (Constancia de ingreso a Almacén e inventario)”. CausaEl Encargado de Almacén y el Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal, no cumplieron con operar y revisar los registros kardex autorizados porla Contraloría General de Cuentas. EfectoRiesgo que las compras de bienes, materiales y suministros sean utilizadas paraotros fines para los cuales fueron adquiridos. RecomendaciónEl girar instrucciones al Director de AdministraciónAlcalde Municipal debe Financiera Integrada Municipal y este a su vez al paraEncargado de Almacén,que registros de ingresos egresos de loscumpla con realizar los , y existencias bienes materiales y suministros de forma oportuna en los kardex autorizados porla Contraloría General de Cuentas.




Comentario de los ResponsablesEn oficios s/n de fecha 07 de abril del 2016, el señor Juan Carlos De la CruzPereira, quién fungió como Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal y el señor Orlando Isais Gutierrez Alvarado, quién fungió comoEncargado de Almacén, del período del 01 de enero al 31 de diciembre de2015, manifiestan: "De acuerdo al reglamento de la municipalidad de Cobán, cadaempleado tiene sus funciones y que debe de cumplir con las mismas a cabalidad.Por lo tanto, la responsabilidad de las tarjetas de kardex le corresponde a laauxiliar de almacén de acuerdo a sus funciones. Por lo tanto, considero que sedebió consultarle a la responsable por qué no estaba operada dichas tarjetas. En tal sentido señor auditor, solicito el descargo de dicho hallazgo ya el o laresponsable es la auxiliar de almacén. RESPUESTALa responsabilidad de las tarjetas de kardex le corresponde a la auxiliar dealmacén de acuerdo a las funciones que adjunto al mismo. Por lo tanto, consideroque se debió consultarle a la responsable por qué no estaba operada dichastarjetas. Ya que cada personal que labora en la Municipalidad debe de tener al díasu trabajo como indica el código de trabajo. En tal sentido señor auditor, considere dicho hallazgo ya que no me correspondeoperar dichas tarjetas". Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud que los comentarios de los responsables nodesvanecen el mismo, porque el Encargado de Almacén, debió revisar losprocesos de control establecidos en su área; situación que no realizó, por lo cualocurrieron las deficiencias señaladas, y que obvio el manual de administraciónfinanciera. Se desvanece el hallazgo para el Director de Administración FinancieraIntegrada Municipal, debido que existe delegación de funciones; y esta actividad lecompetía al Encargado de Almacén. Este hallazgo fue notificado con el número 5 y corresponde al número 3 en elpresente informe. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADO DE ALMACEN ORLANDO ISAIAS GUTIERREZ ALVARADO 6,000.00Total Q. 6,000.00




HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Incumplimiento en la presentación del inventario a la Dirección deContabilidad del Estado CondiciónEn la Municipalidad de Cobán, del Departamento de Alta Verapaz, al momento derequerir la constancia de la presentación del Reporte Anual de Inventarios delperiodo fiscal 2014 a la Dirección de Contabilidad del Estado y Bienes del Estadoy Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas, se establecío que elmismo no fue presentado; lo cual se constató que al 31 de diciembre de 2015, nolo habian enviado a la institución correspondiente. CriterioAcuerdo Gubernativo No. 217-94, Reglamento de Inventario de los BienesMuebles de la Administración Pública, en el Artículo 19 indica: “ Las dependenciasa que se refiere el presente reglamento, bajo la responsabilidad directa de su jefesuperior, están obligadas a remitir a más tardar el treinta y uno de enero de cadaaño, un informe pormenorizado de los bienes muebles que tengan registrados ensu inventario, al treinta y uno de diciembre de cada año, a las Direcciones deContabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministeriode Finanzas Públicas”. CausaEl Alcalde Municipal y el Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal, incumplieron a la normativa vigente por no enviar a las entidadescorrespondientes, el informe anual de inventarios. EfectoLas Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones,ambas del Ministerio de Finanzas Públicas no cuentan con un inventario de bienesactualizados, el cual no permite tener un inventario real de la Municipalidad. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones, al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal a efecto cumpla con la presentación en el plazoestablecido en la legislación vigente, el inventario de bienes muebles debe




actualizarse y enviarse un informe pormenorizado a las Direcciones deContabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones, del Ministerio deFinanzas. Comentario de los ResponsablesEn oficios s/n de fecha 07 de abril del 2016, el señor Leonel Arturo ChacónBarrios, quién fungió como Alcalde Municipal y el señor Juan Carlos De la CruzPereira, quién fungió como Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal, en el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiestan:"HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLESAREA FINANCIERA HALLAZGO No. 1Incumplimiento en la presentación del inventario a la Dirección de Contabilidad delEstado CONDICIÓNEn la municipalidad de Cobán, del departamento de Alta Verapaz, al momento derequerir la constancia de la presentación del reporte anual de inventarios delperiodo fiscal 2014 a la dirección de contabilidad del estado y bienes del estado ylicitaciones, ambas del ministerio de finanzas públicas, se estableció que el mismono fue presentado; lo cual se constató que al 31 de diciembre de 2015, no lohabían enviado a la institución correspondiente. RESPUESTAEfectivamente para el periodo fiscal 2014 no se presentó el reporte anual deinventarios a la dirección de contabilidad del Estado y Bienes del Estado yLicitaciones, del Ministerio de Finanzas Públicas. Cumpliendo para el ejerciciofiscal 2015, ya que de acuerdo a su nombramiento la fiscalización corresponde alperiodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, por lo que se cumplió con laentrega de dicho reporte, adjunto copia de recibido. En tal sentido señor auditor, solicito el descargo de dicho hallazgo ya que el añofiscal que fue auditado por su persona es 2015 y no 2014". Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud que los comentarios de los responsables nodesvanecen el mismo, debido a que se estableció que incumplieron con lapresentación del inventario del año 2014 a la Dirección de Contabilidad del Estadoy Bienes del Estado y Licitaciones, del Ministerio de Finanzas Públicas,confirmándose tal situación en los comentarios escritos por los responsables;




asimismo, la Comisión de Auditoría tenía la facultad de verificar cumplimientos depresentación de información y documentación que correspondía a inventarios de2014 y que vencían en el período auditado 2015. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 12, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL LEONEL ARTURO CHACON BARRIOS 16,000.00DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL JUAN CARLOS DE LA CRUZ PEREIRA 10,000.00Total Q. 26,000.00

Hallazgo No. 2 Fraccionamiento en la adquisición de bienes, servicios y suministros CondiciónEn la Municipalidad de Cobán, Alta Verapaz, al verificar de compras directaspublicadas en el Portal de GUATECOMPRAS, se constato que varios proveedoresen el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, se le efectuaron pagospor concepto arrendamiento de maquinaria, para un total de Q 222,525.00, segúncuadro siguiente:

No. NPG Proveedor NIT Destino del Gasto MontoQ.Número Fecha

1 E16107497 29/12/2015 MEJIA,PEREZ,,RUTH,DEMARIA HAYDEE

39801446 ARRENDAMIENTO DE MAQUINARIAPARA UTILIZAR EN EL PROYECTOMEJORAMIENTO CAMINO RURAL,EMPEDRADO SAN LUIS CHICOYOU,COBAN, A.V.

49,725.00

2 E16107500 29/12/2015 M E J I A,PEREZ,,KENNETH,VANROGERS

50274678 ARRENDAMIENTO DE MAQUINARIAPARA UTILIZAR EN EL PROYECTOMEJORAMIENTO CALLE ALDEATONTEM (SAN ISIDRO), COBAN, A.V.

62,400.00

3 E15396479 20/08/2015 P R O C E S O S YPROYECTOS ESPECIALESDE OPERACION YCOMERCIO SOCIEDADANONIMA

49412604 ARRENDAMIENTO DE MAQUINARIAPARA CORTE DE MATERIALBALASTO UTILIZADO EN ELPROYECTO CONSTRUCCI?NCAMINO RURAL COMUNIDADESD E L C R U C EUCULA-SACHINAMOCOCH, COBAN,A.V. SOLICITO: ROBERTOFERNANDEZ

50,400.00

4 E15226980 20/07/2015 C A L D E R O N,CASTRO,,MARIO,LEONEL

30313198 PAGO POR 75 HORAS DEARRENDAMIENTO DE MAQUINARIADE MARTILLO HIDRAULICO PARA

60,000.00




EL PROYECTO MEJORAMIENTOCALLE(S) DE TERRACERIA 2015,AREA URBANA, COBAN A.V.

TOTAL 222,525.00

CriterioEl Decreto No.57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado, en su artículo 38, Monto, establece: “Cuando el precio de los bienes, o delas obras, suministros o la remuneración de los servicios exceda de noventa milquetzales (Q.90,000.00) y no sobrepase los siguientes montos, la compra ocontratación podrá hacerse por el sistema de cotización, así: a) Para lasmunicipalidades que no exceda de novecientos mil quetzales (Q.900,000.00)….”. El Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado; Artículo 55, Fraccionamiento, establece: "Se entiende por fraccionamientocuando debiendo sujetarse la negociación por su monto, al procedimiento delicitación o cotización, se fraccione deliberadamente con el propósito de evadir lapráctica de cualquiera de dichos procedimientos”. CausaIncumplimiento del Alcalde Municipal y el Director de Administración FinancieraIntegrada Municipal, en la aplicación de la normativa legal en relación al procesode cotización y licitación. EfectoQue no exista transparencia en relación a la adquisición de compras o serviciosque adquiere la Municipalidad. RecomendaciónEl Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, para que se cumpla con losprocesos de cotización y licitación pública, según el caso, al efectuar gastos por lacompra de bienes o servicios, observando lo que estipula la Ley de Contratacionesdel Estado y su Reglamento y así evitar el fraccionamiento. Comentario de los ResponsablesEn Oficios s/n de fecha 07 de abril del 2016, el señor Leonel Arturo ChacónBarrios, quién fungió como Alcalde Municipal y el señor Juan Carlos de la CruzPereira, quién fungió como Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal, en el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, manifiestan:"El concepto de fraccionamiento según la Ley de Contrataciones del Estado indica




que se da “con el objeto de evadir la práctica de cotización y licitación”; que enéste caso no se está dando ya que puede observar que los conceptos de cadafactura mencionada son de diferentes proyectos asignados con una estructurapresupuestaria diferente como lo pudo verificar en su oportunidad. Además, es de indicar que siendo de estructuras y proyectos diferentes lascompras se efectuaron en diferentes fechas durante el año y con proveedoresdiferentes, en cumplimiento de los que indica la Ley de Contrataciones en suartículo 43. COMPRA DIRECTA: “La contratación que se efectúe en un solo acto,con una misma persona y por un precio de hasta noventa mil quetzales(Q.90,000.00), se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de laautoridad administrativa superior de la entidad interesada, tomando en cuenta elprecio, calidad, plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan losintereses del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, siguiendo elprocedimiento que establezca dicha autoridad”. Por lo que legalmente se demuestra que no existe en ningún momentofraccionamiento y se solicita el descargo de dicho hallazgo. Con las respuestas de cada uno de los hallazgos y las respectivas pruebas que seadjunta, solicito que después del respectivo análisis se me considere y exime detodo cargo". Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud que los comentarios de los responsables nodesvanecen el mismo, porque se realizaron gastos de arrendamiento demaquinaria, por un valor de Q222,525.00; razón por la cual debió haber realizadoel proceso de cotización, habiéndose incumplido con lo que estípula la Ley deContrataciones del Estado. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado,Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 81, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL LEONEL ARTURO CHACON BARRIOS 4,967.08DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL JUAN CARLOS DE LA CRUZ PEREIRA 4,967.08Total Q. 9,934.16





7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se verificó el cumplimiento a recomendaciones de auditoria del período fiscal2014, estableciéndose que se dió cumplimiento a las recomendaciones por partede los responsables.




8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 LEONEL ARTURO CHACON BARRIOS ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2015 - 31/12/20152 EDGAR RENE TUN POP SÍNDICO PRIMERO 01/01/2015 - 31/12/20153 DANNY OMAR MAAZ BUECHSEL SINDICO SEGUNDO 01/12/2014 - 03/07/20154 LEOPOLDO (S.O.N) SALAZAR

SAMAYOASINDICO TERCERO 01/01/2015 - 31/12/2015

5 MARCO TULIO SIERRA LEMUS CONSEJAL PRIMERO 01/01/2015 - 31/12/20156 EDUARDO ARIEL HASSE ROSALES CONCEJAL SEGUNDO 01/01/2015 - 31/12/20157 JOSE ESTUARDO ALVARADO LOPEZ CONCEJAL TERCERO 01/01/2015 - 31/12/20158 MARVIN YOVANY CUCUL JUC CONCEJAL CUARTO 01/01/2015 - 31/12/20159 AMILCAR (S.O.N) SALVADOR DE

LEONCONCEJAL QUINTO 01/01/2015 - 31/12/2015

10 LUIS FERNANDO HERNANDEZIBAÑEZ

CONCEJAL SEXTO 01/01/2015 - 31/12/2015

11 JUAN RAMON PONCE KRESS CONCEJAL SEPTIMO 01/01/2015 - 31/12/201512 JUAN CARLOS DE LA CRUZ

PEREIRADIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL

01/01/2015 - 31/12/2015

13 SHIRLEY MARBEL MEJICANOS(S.O.A)

AUDITOR INTERNO 01/01/2015 - 31/12/2015




9. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA

Lic. VICTOR ANTONIO AMBROSIO JUAREZ

Coordinador Gubernamental

Lic. FREDY FRANCISCO SARCEÑO MARIN

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR De conformidad con lo establecido en el Decreto No. 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 29, losauditores gubernamentales nombrados son responsables del contenido y efectolegal del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman encumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.




INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1)Para el 2020, Cobán será un modelo de ciudad cultural, con producción sostenibley crecimiento equitativo económico y social; con libre acceso a los servicios desalud y educación; administradora de sus recursos naturales y promotora de lasactividades de producción y comercialización, y con la infraestructura de soportepara el desarrollo económico y social de la población. Misión (Anexo 2)

Contribuimos a que Cobán sea un municipio culto, que produce sosteniblemente y crece económica y socialmente. A través de impulsar el desarrollo humano; lapromoción del turismo; el desarrollo empresarial y económico; estimulando lasoportunidades comerciales; la tecnificación agrícola; el uso sostenible de losrecursos naturales; mejorando la infraestructura, ejecutando proyectos de agua,drenaje, pavimento, urbanización y carreteras.




Estructura Orgánica (Anexo 3)




Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente deFinanciamiento (Anexo 4)




Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5)




Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible)(Anexo 6)

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