CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCION DE ARCHIVOS

TEMAESPECIFICACIONES TECNICAS DE MUEBLES DE ARCHIVOS

INSTRUCTORAMONICA SOLORZANO SALAZAR

ALUMNOWALDIR CHARRIS MOJICA

BARRANQUILLA, MAYO 2012

Universidad del Quindío

UNIDADES DE CONSERVACIÓN O ALMACENAMIENTO

BASICASUn archivista que no sabe escoger los

elementos de su archivo puede tomar malas decisiones que afectarán significativamente la

organización y la conservación de los documentos.

LAS UNIDADES DE ALMACENAMIENTO EN SU ORDEN, PERMITEN SE ESTABLECEN LAS SIGNATURAS

TOPOGRAFICAS DE LOS ARCHIVOS

EL LEGAJO: van dentro de las cajas o dentro de las carpetas en los

archivadores de gaveta, folderamas y demás archivos de consulta directa.

LA CARPETA (yute, AZ, Normadata, multicarpetas, tomos, etc.

LA CAJA (4,12,20)

EL ARCHIVADOR (verticales y horizontales)

EL ENTREPAÑO

LOS SEPARADORES VERTICALES

EL LOCAL

EL EDIFICIO

MOBILIARIO RECOMENDADO PARA TODOS LOS TIPOS DE ARCHIVO SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS

MUEBLES ESPECIALES

PARA ARCHIVOS INACTIVOS

ESTANTERÍA ABIERTA (archivador vertical)

Estante Corriente: 2 mts. de alto, 92 cms. de ancho y 30 de fondo5 bandejas. Las bandejas son ajustables. Es especial para tomos, cajas y

AZ. Es económico, funcional y resistente a las plagas.

ABIERTO CON ESPALDAR (Archivador vertical)

Medidas iguales al anterior. Es especial para archivos inactivos de historias clínicas, laborales y demás archivos almacenados en carpetas de yute

verticales. El espaldar y los laterales son para que no se salgan las carpetas.

MUEBLES ESPECIALES PARA ARCHIVOS DE

GESTIÓN

ARCHIVADOR DE GAVETAS

especial para archivos de Gestión, Viene en dos tres y cuatro gavetas, fabricado en lamina metálica lo que lo hace resistente a la actividad biológica, es elegante, seguro y funcional. Sirve solo para carpetas

colgantes con legajo adentro. Es de posición horizontal.

FOLDERAMA (archivador vertical)

Viene en dos tamaños: el mas grande es de 190 x 105 x 46 cm,5 entrepaños graduables, 18 divisores verticales, 2 puertas corredizas. Ideal

par archivos de gestión: historias laborales y clínicas. Tiene gran capacidad, soporta carpetas de yute, AZ y tomos, es seguro y su lamina metálica lo hace

resistente a la actividad biológica. Es elegante y moderno

SISTEMA DE ESTANTERÍA RODANTE (A. vertical)

Las dimensiones de los estantes son iguales a la de la estantería abierta. Es especial para archivos de gestión, es costoso, elegante, practico y funcional

porque es adecuado para todas las unidades de almacenamiento.

Desplazamiento mediante impulso. Entrepaños graduables, carros de alta resistencia.

ARCHIVADORES DE FUELLE:

Aunque son archivadores no son considerados muebles sino elementos de archivo. Ideales para archivos temporales

Permiten el ordenamiento bajo varios parámetros (alfabetico, numérico, cronológico) Vienen en tamaño carta, oficio y medio

oficio

PRINCIPALES ELEMENTOS

ARCHIVÍSTICOS PARA EL PROCESO DE ORDENAMIENTO

ELEMENTOS ARCHIVISTICOSCaja No. 4: Medidas: 32 cms. de anchoX40,5 cms de fondoX23c. de alto

Posición: Horizontal o apilable, hay que bajarla del estante

CAJA No. 12: Medidas: 21 cms de anchoX40,5cms de fondoX23 de alto

Posición: vertical, no hay que bajarla del estante pero tiene poca capacidad

AL ESTANTE DE 92 CMS: LE CABEN 4 CAJAS 12 Y DOS No. 4

AL ESTANTE DE 112X2.40X35X6B: LE CABEN 3 CAJAS No. 4 (este estante es medida especial)

CARPETAS AZVienen en tamaño oficio, carta y medio oficio. Su capacidad son 500

documentos. No es conveniente meterlos en cajas pues ocupan mucho espacio y ellos entran en los archivadores rodantes y en la

estantería abierta.

CARPETAS DE YUTE CORRIENTES

-Aleta o celuguía vertical y horizontal, tamaño carta u oficio (especial para archivadores verticales como folderamas y colgantes. Necesita legajo.

-Carpeta o folder colgante oficio (especial para archivador gavetero). Necesita legajo.

INDICE LEGAJADOR PARA AZ

Sirven como separadores por letras o números

ORDENAMIENTO EN ARCHIVOS VERTICALES

Los archivadores verticales son aquellos que la posición de la guía va en forma vertical:

•La estantería abierta

•La estantería abierta con Espaldar

•La estantería rodante

•Los folderamas

•Las planotecas verticales

ORDENAMIENTO CRONOLÒGICO DE TOMOS

ORDENAMIENTO DE CAJAS CON BASE DE DATOS