MSWordでの効率的な文書作成ー　報告書のケース　ー

岡野　道太郎

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１．はじめに（自己紹介を兼ねて）• 大学卒業後、雑誌の編集ソフト開発• 一般に文書は大きく２種類に分かれます–雑誌は、両方の要素があります

見せる文書　　チラシ、プレゼン資料など読ませる文書　　文庫本など

フォント・レイアウトの他、作成方法・再利用法等も違う 2

１．はじめに（自己紹介を兼ねて）• 現在：中小企業診断士として– 報告書作成で聞かれたこと

• 目次や図版目次作成に時間が・・・• 見出しの番号の振り方、フォントを合わせて・・・• プリンターで出力すると、表示が崩れる・・・

• 中小ソフトハウスに勤務– 社内コンサルとして、報告書を見ると・・・

• 本当に信じられる？だまそうとして事実を曲解していない？• 今日は、こんな問題を解決するWordの使い方をご説明します！

読ませる文書の作り方に沿っていない見せるときの問題作成法の問題

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今日の話の内容• １．はじめに（自己紹介を兼ねて）• ２．文書の作り方の原則ーWord編• ３．読ませる文書の注意点• ４．見せる文書の注意点• ５．効率を上げるための注意点• ６．まとめなど

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２．文書の作り方の原則ーWord編

• 読ませる文書の原則：フォント等を個別指定しない– 「スタイル」（見出し１など）で指定– 図表番号はWordの機能を利用– 目次、図版目次はWordで作らせる

• 見せる文書の原則：文字・図の位置を変えない– PDFで出力する（フォント埋め込み）

• 効率を上げるための注意：再利用可能箇所の分離– 事実（業種共通・個別企業）と解釈を分ける

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信憑性も増す

３．読ませる文書の注意点• 注意点：フォント等を個別指定しない– 「スタイル」（見出し１など）で指定

• フォントや段落番号を自分で文字として入力しない• スタイル指定しないと、目次作成機能が使えないだけでなく、分担して編集した場合、確認が必要になる

– 図表番号はWordの機能を利用• 「図表番号の挿入」を使う• 自分で枠を作成したり本文中に「図表１　●●」と記述してしまうと、図版目次の機能が使えない

– 目次、図版目次はWordで作らせる• 文書変更時には、フィールド更新

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３．１　「スタイル」で指定　　• 見出しを指定するときは、スタイルで指定する

• 見出しのフォント等を変えたい場合は、「スタイル」で変える

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見出し部分を選択して「スタイル」（見出し２等）で指定する。フォントで指定すると、目次を機械的に作れず大変

変更を選択

付録：「段落番号」をスタイルで変える• 「スタイルの変更」ダイアログの「書式」で変えられる

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３．２　図表番号はWordの機能を利用• 図をクリックして– 表の場合は新たに文字が入る四角形を作成してクリック

• 「参考資料」の「図表番号の挿入」• 「図１」を「 Fig1」に変更

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• 　

３．３　目次、図版目次はWordで目次の作り方

• 「参考資料」の「目次」図版目次の作り方

• 「参考文献」の「図表目次の挿入」

• 図表が追加・削除／章の変更時には「フィールド更新」

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付録：ヘッダー、フッダー• ページ番号や報告書の全てのページに線を引きたい場合等

• ヘッダーフッダーの「デザイン」に変わる

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４．見せる文書の注意点• PDFで出力する（フォント埋め込み）– Word文書を他バージョンで開くと表示がずれる– そこで PDFで出力する

• フォントが埋め込まれないことがある– 表示がずれる可能性– オプションで「 ISO

19005-1に準拠」を指定する

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なにもしないと

オプションで指定「 ISO 19005-1に準拠」を指定

標準フォントも埋め込み

５．効率を上げるための注意点• 注意点：再利用可能箇所の分離• →事実（業種共通・個別企業）と解釈を分ける

– 以下のようにすると、同一業界の報告書では、外部要因の再利用が可能になる• 外部要因、内部要因には事実（調べれば分かること）しか書かない• SWOT分析のところで、外部要因、内部要因の解釈（それが診断先の会社にどう関係するか）を書く

– もし、外部要因に解釈を書いてしまい、それを再利用した場合、コピー先の報告書にコピー元の会社の話を書いてしまって気がつかないなどという危険な状態が起こる• 外部要因として書いてあること全てを課題としなくてもよい

– しかし、外部要因に書いておかないと、知らないのか・何か意図がある（だまそうとしている）とみなされる可能性がある– 事実の後に解釈も書くと、そこから課題も書かねばならず・・・

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付録： Excelの貼り付け• Excelで予め作成しておいたデータをWordに貼りこみ

• 注意点– Excelを更新したとき、更新されるか（リンク）–出力イメージは？（ためしに印刷してみる）

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Excelで必要部分をコピーし、Wordで貼りこみする方法（このほかにWordの「挿入」の　「オブジェクト」で貼りこむ方法　もある）

６．まとめなど• 読ませる文書の原則：文の位置等を固定しない– 「スタイル」（見出し１など）で指定– 図表番号はWordの機能を利用– 目次、図版目次はWordで作らせる

• 見せる文書の原則：文字・図の位置を変えない– PDFで出力する（フォント埋め込み）

• 効率を上げるための注意：再利用可能箇所の分離– 事実（業種共通・個別企業）と解釈を分ける

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７．おわりに• 今回触れられなかったこと–参考文献のまとめ方• フリーソフト　mendeley（ https://www.mendeley.com/）

–図の位置の固定–政策との関連付け• 政策のキーワードを抜き出しておく• 申請書にキーワードがあるか？

– HTMLの場合• 読ませる文書がＨＴＭＬ、見せる文書がＣＳＳ指定

– Tableタグでレイアウトしちゃだめです。

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発表後に質問のあったこと　１• PDF作成でオプションに「 ISO 19005-1に準拠」を指定した場合、作成されるＰＤＦにつくもの

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ここがつく

発表後に質問のあったこと　２－１図の前に文字を挿入すると• 以下のように図も移動

そうではなく• 図をページの特定の位置に固定したい場合

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図が３行目に固定されている

何もしないと

こうしたい

発表後に質問のあったこと　２－２• レイアウトのダイアログを出し、以下の操作

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１．図を選択し、「文字列の折り返し：「その他のレイアウトオプション」

２．「行内」以外を　　選択

３．「配置」タブにし「基準」をページにオプションの全チェックはずす

発表後に質問のあったこと　２－３• 画像以外の場合で「レイアウト」のダイアログの出し方

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図形のとき

右クリック→オートシェイプ　　の書式設定

配置は「詳細設定」をクリック

文字枠のとき

右クリック→テキストボックスの　　書式設定