MS Project 2007 - 2

UNISUL - UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA Curso de Engenharia Civil

INTRODUO AO MICROSOFT PROJECT

Prof. Dr. Oscar Ciro Lpez ([email protected])

Esta apostila foi baseada e contm trechos de diversos documentos e livros

Florianpolis, 2008

INTRODUO AO MICROSOFT PROJECT 2

SUMRIO

APRESENTAO ......................................................................................................................................3

GERENCIAMENTO DE PROJETOS .........................................................................................................3

PLANEJAMENTO DE PROJETOS COM PERT/CPM..............................................................................5

ESTABELECENDO OS REQUISITOS ..............................................................................................................6 REPRESENTAO AMERICANA OU REDE I-J ..............................................................................................7 REPRESENTAO FRANCESA OU REDE DE PRECEDNCIAS........................................................................8 CONSTRUINDO REDES PELO MTODO AMERICANO ..................................................................................9

MICROSOFT PROJECT ...........................................................................................................................11

CARACTERSTICAS BSICAS DO MICROSOFT PROJECT ............................................................................11 TRINGULO DO PROJETO .........................................................................................................................12 O PROCESSO DE PLANEJAMENTO NO MICROSOFT PROJECT......................................................................13 O AMBIENTE DE TRABALHO DO MICROSOFT PROJECT .............................................................................14 ALGUNS MODOS DE VISUALIZAO.........................................................................................................15

Modo Grfico de Gantt / Gantt de Controle ......................................................................................16 O modo Grfico PERT .......................................................................................................................17 O modo Uso da Tarefa .......................................................................................................................18 O modo Uso do Recurso.....................................................................................................................19 O modo Planilha de Recursos ............................................................................................................20 O modo Grfico de Recursos..............................................................................................................20 Parametrizao inicial do MS Project: A tela Opes.......................................................................21 Configurar o Calendrio de Trabalho de projeto ..............................................................................22

COMEANDO UM PROJETO DO COMEO...................................................................................................23 Criar e organizar uma lista de tarefas ...............................................................................................24 Estabelecer as duraes das tarefas...................................................................................................24 Algumas aes freqentes sobre as tarefas ........................................................................................24 Estabelecendo Relaes entre Tarefas ...............................................................................................25 Criando Tarefas Resumidas: indentando atividades..........................................................................27 Alocao de recursos .........................................................................................................................28

Definies Preliminares..................................................................................................................28 Criar Planilha de Recursos .............................................................................................................31 Editar um Recurso ..........................................................................................................................31 Associar Recursos s Tarefas .........................................................................................................32 Superalocao de Recursos ............................................................................................................32 Perfis de Alocao de Recursos nas Atividades .............................................................................36

Trabalhando com os custos ................................................................................................................37 Salvando o Projeto .............................................................................................................................38 Acompanhando o Projeto ...................................................................................................................39 Mltiplos Projetos ..............................................................................................................................41 Relatrios ...........................................................................................................................................42 Durao do Projeto............................................................................................................................42 Modelo Probabilstico ........................................................................................................................45

EXERCCIOS.............................................................................................................................................46 BIBLIOGRAFIA .........................................................................................................................................53


APRESENTAO O objetivo deste documento apresentar os conceitos introdutrios para o emprego dos recursos do MS Project. O contedo foi elaborado de forma a ser usada como um tutorial que apresenta os principais recursos para que pretende trabalhar com gerencia informatizada de projetos, desde a sua criao, edio e controle. Portanto, diversos recursos avanados do MS Project no fazem parte do escopo do presente documento. Recomendamos, portanto, queles que pretendem trabalhar com gerncia de projetos, a complementao do conhecimento atravs da consulta livros que tratam do assunto.

GERENCIAMENTO DE PROJETOS O entendimento do termo gerenciamento de projetos envolve conceitos relacionados com o conhecimento amplamente utilizado na viabilizao e aperfeioamento de negcios e empreendimentos, nos mais diversos setores da economia, bem como, com o que realmente se compreende por projetos. O gerenciamento entendido como o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforos realizados pelos membros de uma organizao e o uso de todos os recursos organizacionais para alcanar os objetivos estabelecidos - se torna um instrumento de grande valia quando utilizado em todo o ciclo de vida de um empreendimento, desde a sua concepo at seu ciclo de operao. Na viso do PMI - Project Management Institute (2004), o projeto entendido como sendo um empreendimento temporrio conduzido para criar um produto ou servio nico. Essa definio, no entanto, ressalta que o projeto, caracterizado como empreendimento, almeja alcanar objetivos, envolve desafios e incertezas, em funo de serem executados dentro de prazos definidos (para atender a caracterstica de temporaneidade) e com caractersticas de singularidade, no sentido de serem diferentes de qualquer outro empreendimento anterior. Portanto, temporrio significa que cada projeto tem um comeo e um fim bem definidos. Chega-se ao fim do projeto quando os seus objetivos foram alcanados ou quando torna-se claro que os objetivos do projeto no sero ou no podero mais ser atingidos. O projeto ento encerrado. O termo nico significa que o produto ou servio produzido de alguma forma diferente de todos o dos outros produtos ou servios semelhantes. Os projetos envolvem o desenvolvimento de algo que nunca foi feito antes, e que , portanto, nico. Um produto ou servio pode ser nico, mesmo considerando que j tenha sido desenvolvida uma infinidade de produtos/servios em sua categoria. Por exemplo, muitos e muitos edifcios j foram construdos, mas cada nova unidade lanada, nica com um proprietrio diferente, projeto prprio, localizao especfica, construtor diferente, e assim por diante. Nesse sentido, o gerenciamento de projetos pode ser entendido como o processo de planejar, organizar e administrar tarefas e recursos para alcanar algum objetivo gerencial concreto, geralmente submetido restries de tempo, recursos ou custos. Segundo o PMI (2004), o gerenciamento de projetos aplicao do conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto, de forma a atingir as necessidades e expectativas dos interessados pelo projeto. O ato de atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas, invariavelmente envolve o equilbrio entre demandas concorrentes, como:

Escopo, prazo, custo e qualidade; Diferentes necessidades e expectativas das partes envolvidas; Necessidades concretas e expectativas.

Essas duas definies envolvem a necessidade de desenvolver competncias especficas do contexto de projetos, desenvolver habilidades humanas e conceituais, dominar e aplicar tcnicas, bem como o domnio de ferramentas que possibilitem cumprir os objetivos


estabelecidos. Portanto, responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direo das metas almejadas, com base nos parmetros estabelecidos, como tempo, custo e recursos; enquanto se mantm um padro de qualidade especificado. O PMI - Project Management Institute, no seu Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, identifica 09 (nove) reas de conhecimento (Figura 1) em gerenciamento de projetos, a saber:

Gerenciamento de Integrao entre os elementos do projeto; Gerenciamento de Escopo de Projeto; Gerenciamento de Tempo do projeto; Gerenciamento do Custo; Gerenciamento da Qualidade; Gerenciamento de Recursos Humanos; Gerenciamento de Comunicao; Gerenciamento de Risco; Gerenciamento das aquisies do Projeto.

Gerncia da Integrao do Projeto: descreve os processos necessrios para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Ele composto pelo desenvolvimento do plano do projeto, execuo do plano do projeto e controle geral de mudanas. Gerncia do Escopo do Projeto: descreve os processos necessrios para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso. Composto pela iniciao, planejamento do escopo, detalhamento do escopo, verificao do escopo e controle de mudanas do escopo. Gerncia do Tempo do Projeto: descreve os processos necessrios para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. Composto pela definio das atividades, seqenciamento das atividades, estimativa da durao das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma. Gerncia do Custo do Projeto: descreve os processos necessrios para assegurar que o projeto seja completado dentro do oramento previsto. Composto pelo planejamento dos recursos, estimativa dos custos, oramento dos custos e controle dos custos. Gerncia da Qualidade do Projeto: descreve os processos necessrios para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto sero satisfeitas. Composto pelo planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade. Gerncia dos Recursos Humanos do Projeto: descreve os processos necessrios para proporcionar a melhor utilizao das pessoas envolvidas no projeto. Composto pelo planejamento organizacional, montagem da equipe e desenvolvimento da equipe. Gerncia das Comunicaes do Projeto: descreve os processos necessrios para assegurar que a gerao, captura, distribuio, armazenamento e pronta apresentao das informaes do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Composto pelo planejamento das comunicaes, distribuio das informaes, relato de desempenho e encerramento administrativo. Gerncia dos Riscos do Projeto: descreve os processos que dizem respeito identificao, anlise e resposta a riscos do projeto. Composto pela identificao dos riscos, quantificao dos riscos, desenvolvimento das respostas aos riscos e controle das respostas aos riscos. Gerncia das Aquisies do Projeto: descreve os processos necessrios para a aquisio de mercadorias e servios fora da organizao que desenvolve o projeto. Composto pelo planejamento das aquisies, preparao das aquisies, obteno de propostas, seleo de fornecedores, administrao dos contratos e encerramento do contrato. Todas essas disciplinas, aliadas s tcnicas, mtodos e ferramentas que compem cada uma, apiam a conduo do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados.


Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses aspectos desde o incio do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do projeto, at a sua concluso.

No contexto do gerenciamento de projetos, o aprendizado do MS Project deve ser entendido como uma ferramenta que vem auxiliar a gesto de empreendimentos, portanto, no suficiente possuir domnio dos recursos que o software oferece, mas, torna-se indispensvel, entender e aprofundar o conhecimento em torno da prtica de gerenciamento de projetos.

PLANEJAMENTO DE PROJETOS COM PERT/CPM O planejamento em qualquer atividade de uma organizao sempre encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito tempo gasta-se refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido evitado.


Normalmente, parte-se do princpio que todos os participantes de um projeto tem, como princpio, um claro entendimento de que planejar essencial. A realidade bem distante desta viso Nos dias de hoje, o administrador de projetos conta com diversas tcnicas e ferramentas de planejamento, tais como Controle de Qualidade, Mtodos de Controle Estatstico, Tcnicas baseadas em rede, grficos de barras, cronogramas, oramentos etc. que facilitam a sua tarefa de gesto. Embora exista uma grande variedade de tcnicas baseadas em rede, a indstria desde a segunda metade da dcada de 50, vm tradicionalmente usando dois mtodos para o planejamento e controle de projetos. O primeiro deles, denominado Critical Path Method CPM, que pode ser traduzido como Mtodo do Caminho Crtico, surgiu entre 1956 e 1958 e foi desenvolvido pela companhia E. I. Du Pont de Nemours em parceria com o Centro de Pesquisa Aplicada UNIVAC da Remington Rand Division. Quase que simultaneamente, em 1958 o governo norte-americano estava planejando construir uma srie de submarinos atmicos e msseis balsticos, cujo projeto foi denominado Projeto Polaris. As equipe de projetos da Marinha dos Estados Unidos, trabalhando em conjunto com as empresa Lokheed e a Booz, Allen & Hamilton International, Inc., desenvolveram um sistema computacional que foi denominado de Program Evaluation and Review Technique - PERT, cuja traduo Tcnica de Avaliao e Controle de Programas. Tanto o CPM quanto o PERT foram desenvolvidos baseados nos conceitos da teoria de grafos, da Pesquisa Operacional. Originalmente, no existia uma diferena conceitual entre ambos mtodos. A maior diferena residia no clculo das duraes das atividades. A partir do incio dos anos 60, a aplicao do mtodo PERT, quando havia aspectos probabilsticos na determinao das duraes das atividades, e do mtodo CPM, quando as duraes das atividades eram consideradas determinsticas, passou a ser conhecida com a sigla PERT-CPM.

Estabelecendo os requisitos Normalmente, para iniciar o planejamento de um projeto h necessidade de se estabelecer:

A lista das atividades a serem executadas; A relao de precedncia das atividades, ou seja, a identificao de quais so as

tarefas antecessoras e quais as sucessoras; O tempo necessrio para a execuo das tarefas, isto a durao de cada uma das

atividades, adotada sempre numa nica unidade, de acordo com o bom senso e a preciso desejada para o planejamento.

O que se pretende, nesta fase preliminar do planejamento, montar uma estrutura lgica de tarefas a serem executadas, suas interdependncias e suas duraes normais. Estas informaes possibilitaro a montagem grfica do projeto na forma de uma rede. Uma rede uma representao grfica composta de ns e arcos, como ilustrado na figura 2.

Figura 2 Representao grfica de uma rede

As redes PERT-CMP podem ser representadas de duas maneiras: a primeira com as atividades nos arcos, tambm denominadas de redes I-J ou representao americana e a

Uma rede PERT-CMP a representao grfica de um projeto. Na rede so apresentadas as interdependncias das atividades e as suas duraes. Os objetivos bsicos pretendidos ao elaborar uma rede PERT-CPM so dois: executar um projeto na menor durao e com o menor custo. Em outras palavras, o mtodo PERT-CPM possibilita uma anlise de otimizao de tempo e custo.


segunda, com as atividades nos ns, denominadas de redes de precedncia ou representao francesa.

Representao Americana ou rede I-J Um projeto, representado atravs do Mtodo Americano, uma rede composta de: Arcos, que so Setas ou Linhas orientadas, que representam

as Atividades; Crculos ou Ns, que representam os Eventos. Esta representao denominada de rede I-J porque a seta que representa a atividade caracteriza-se por um n inicial I, denominado evento inicial, e por um n final J, chamado evento final. Os eventos so numerados. A seta orientada de I para J e leva na parte superior a identificao (designao) da atividade e embaixo a sua durao, como ilustrado na Figura 3.

Figura 3 - Representao pelo Mtodo Americano

As atividades, originalmente, eram identificadas colocando por extenso o seu nome. Entretanto hoje em dia, com o uso intensivo do computador, a identificao simblica a mais usada (veja Figura 1.4). Uma representao simblica identifica uma atividade por um cdigo ou smbolo que substitui o registro do nome por extenso que consta da base de dado (veja Quadro 1). Didaticamente, este tipo de identificao torna mais simples e rpido o entendimento e aprendizagem da construo de uma rede.

Figura 4 Projeto com representao simblica das atividades

Uma atividade (ou Tarefa) representa a execuo efetiva de uma operao e consome tempo e recursos. Por exemplo: fundaes, baldrames; reboco, etc. Os RECURSOS podem ser de quatro tipo: recursos materiais, mo-de-obra, equipamentos e dinheiro.

Um evento representa um marco (ou instante) importante de um projeto e caracteriza-se por no consumir nem tempo nem recursos. Por exemplo: incio da sondagem, fim da pintura.


Quadro 1 Representao tabular para o projeto da Figura 4 (N INICIAL, N FINAL) ATIVIDADE DURAO

(1, 2) Anlise de Viabilidade 2

(1, 3) Tramites legais 3

(2, 5) Projetos: arquitetnico, estrutural etc. 5

(2, 4) Demolies 4

(3, 4) Instalaes provisrias 1

(3, 6) Sondagens 6

(5, 7) Marcao e gabarito 2

(4, 5) Fantasma -

(4, 7) Tapumes e sinalizao 8

(6, 7) Projeto de fundaes 7

Representao Francesa ou Rede de Precedncias O Mtodo Francs, tambm chamado de Rede de Precedncias, representa um projeto na forma de uma rede (veja a Figura 1.5a) composta de: Arcos ou linhas Orientadas, que representam a relao de precedncia atividades;

Blocos (quadrados ou retngulos), que representam as Atividade. No mtodo Francs h a necessidade de introduzir duas tarefas fictcias que so: INCIO e FIM (veja Figura 5b). As atividades no Mtodo Francs se interligam por meio de setas que representam 4 (quatro) tipos de relaes de dependncia, como mostra a Figura 6

a) Representao Francesa

b) Representao Francesa para o projeto da Figura 4

Figura 5 - Representao pelo Mtodo Francs


Figura 6 Relaes de Dependncia para o Mtodo Francs

Fim-Incio: Para que uma atividade possa iniciar TODAS as sua atividades ANTECESSORAS devem haver concludo. Esta a situao mais comum;

Incio-Incio: Para o incio de uma atividade necessria a realizao parcial do trabalho das atividades ANTECESSORAS, ou seja, estabelecida uma defasagem (d), positiva, negativa ou nula, entre o incio das atividades;

Fim-Fim: representa a ligao do fim de uma atividade com o fim da atividade sucessora;

Incio-Fim: representa a ligao do incio de uma atividade com o fim da atividade sucessora;

Esse tipo de relaes de precedncia so teis em casos reais, fazendo com que uma atividade inicie depois

(defasagem positiva), simultaneamente (defasagem nula) ou antes (defasagem negativa).

Construindo Redes Pelo Mtodo Americano Para se elaborar uma representao grfica de um projeto pelo mtodo americano necessrio conhecer alguns fatores:

1. As atividades podem ser realizadas em srie (veja Figura 7a), ou seja, atividades executadas seqencialmente ou, em paralelo (Figura 7b), que so atividades que podem ser executadas simultaneamente.

Figura 7 Representao de atividades em srie e em paralelo

Figura 8 Atividades que nascem ou chegam a um evento


2. De um evento podem nascer vrias atividades (Figura 8a) e, para um evento, podem convergir vrias atividades (Figura 8b).

3. Uma atividade somente pode iniciar se TODAS (relao fim-incio) as suas atividades ANTECESSORAS concluram.

4. Entre dois eventos sucessivos somente pode existir uma nica atividade (veja a explicao no Quadro 2).

Quadro 2 - Atividade Fantasma (exemplo e explicao extrados de HIRSCHFELD, pg. 36)

Figura 1.9 Atividades Paralelas

Para a Figura 2.8, temos as seguintes atividades e duraes:

A Pedro toma banho - durao: 10 minutos B Maria prepara caf - durao: 20 minutos C Pedro l o jornal - durao: 15 minutos D Pedro toma caf - durao: 10 minutos

Vemos nesta rede duas atividades paralelas:

B - Maria prepara caf C - Pedro l o jornal

Elas so chamadas paralelas porque acontecem paralelamente entre os eventos 2 e 3 (representao i- j ), ou melhor, enquanto "Pedro l o jornal" temos que "Maria prepara caf". A atividade "Pedro l o jornal" poderia ser representada por "atividade 2 - 3". A atividade "Maria prepara caf" poderia tambm ser representada por "atividade 2 - 3". Vemos, por tanto, que as duas atividades poderiam ser designadas por " 2-3", o que originaria confuso, principalmente porque um projeto representado computacionalmente como uma base de dados. A fim de evitar a confuso apontada no Mtodo Americano, usa-se um artifcio. Este artifcio consiste na introduo de um Evento Fictcio e de uma Atividade Fantasma. A Atividade Fantasma, tambm chamada Atividade Fictcia, Muda ou Virtual,e representada por uma seta tracejada. A Atividade Fantasma no consome tempo nem recursos. Veja na Figura 10 como a rede anterior poderia de forma certa ser apresentada, com a introduo de um Evento Fictcio e, por conseguinte, de uma Atividade Fantasma:

Figura 10 Atividade Fantasma e Evento Fictcio

O evento 5 um evento fictcio , pois foi introduzido para resolver o dilema da representao i - j e permitir ao computador identificar corretamente a atividade em questo.. A atividade 5-3 Fantasma, no consumindo tempo nem recursos. As atividades fantasmas devem ser evitadas quando for possvel.


MICROSOFT PROJECT O Microsoft Project um software desenvolvido pela Microsoft para o gerenciamento de projetos. Esse aplicativo possibilita organizar a informao sobre a atribuio de tempos s tarefas, a associao de custos tanto de mo de obra quanto de materiais, de forma a propricial o gerenciamento dos prazos, sem exceder o oramento, objetivando alcanar as metas propostas para o projeto. O Microsoft Project uma ferramenta eficaz e flexvel, cuja primeira verso foi lanada em 1985 que, alm de contar com interface grfica e amigvel, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos para permitir a administrao de projetos, sejam simples ou complexos. O Microsoft Project uma ferramenta de planejamento para:

Organizar o plano e ajud-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos; Agendar metas que devem ser alcanadas; Agendar as tarefas nas seqncias corretas; Alocar recursos e custos e agend-los de forma correta sem sobre aloc-los; Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o oramento; Preparar relatrios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores e

fornecedores.

Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o Microsoft Project pode ajud-lo em: Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para verificar se

tudo ficar dentro do oramento e tempo; Revisar o agendamento para acomodar mudanas no previstas; Testar diversos cenrios antes de mudar o plano; Comunicar automaticamente os afetados por mudanas feitas no projeto e solicitar

feedback sobre os seus progressos; Colocar atualizaes instantneas do seu projeto na Internet ou intranet; Produzir relatrios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham afetando

o mesmo.

Caractersticas Bsicas do Microsoft Project O Microsoft Project armazena todas as informaes de um projeto na sua base de dados. Emprega essa informao para calcular e controlar a programao, os custos e os outros elementos do projeto atravs de um planejamento. Quanto mais informao seja disponibilizada, mais ser preciso o planejamento. De forma similar a uma planilha de clculo, o Microsoft Project mostra os resultados dos clculos de forma imediata. Para tanto, necessria a insero das informaes essenciais das tarefas que compem o projeto. Dentre os diversos recursos disponveis no MS Project, destacamos: Em termos gerais

Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedncias): as tarefas do projeto so criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele no trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas da dcada de 60 mas totalmente superados;

Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padro de tabelas e o usurio pode criar suas prprias tabelas. Em muitas situaes, um Grfico de Gantt gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados;

Aceita relaes de precedncias entre tarefas tipo Fim-Incio, Incio-Incio, Fim-Fim, e Incio-Fim;


Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realizao de reunies todas as segundas-feiras;

Permite estabelecer nveis hierrquicos atravs de tarefas de resumo. Este aspecto muito til na criao da Estrutura de Decomposio do Trabalho;

Permite uso de subprojetos; Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas; Possui um conjunto padro de relatrios e o usurio pode criar seus prprios relatrios; Permite a incluso de campos do usurio, que aceitam diversos tipos de operao;

Quanto ao tempo (Datas e Folgas) O clculo da rede feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opo pode

ser desativada, caso conveniente; Permite definio de semana de trabalho, expediente de trabalho e feriados; O clculo da rede pode ser feito do incio para o fim ou do fim para o incio; Permite o uso de datas programadas para as tarefas; Permite o uso do modelo probabilstico

Em relao aos recursos Os recursos so ligados diretamente s tarefas; Permite redistribuio de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou

automtica. Em relao aos custos

Os custos so ligados diretamente s tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados.

Tringulo do projeto No processo de gerenciamento de um projeto atravs do MS Project, trs fatores desempenham papeis determinantes, a saber:

Durao: o tempo necessrio para completar o projeto, que se reflete na sua prpria programao.

Dinheiro: representa o oramento do projeto, baseado no custo dos recursos humanos, materiais e de equipamento necessrio realizao das tarefas.

Escopo: os objetivos e tarefas do projeto, bem como o trabalho necessrio para realiz-los.

Essa trade forma o denominado tringulo do projeto. Os trs fatores so interdependentes e sujeitos a alteraes no decorrer do processo, isto , o ajuste de um dos elementos afeta os outros dois. Isto significa que muitas vezes a reduo, por exemplo, da varivel tempo acarretar em um incremento na varivel recurso ou implicar na alterao de alguma especificao do produto. Embora os trs elementos sejam importantes, normalmente um deles poder ter maior influncia no mbito do projeto. A relao de importncia entre os elementos difere de um projeto para outro e, geralmente, determina a classe de problemas que o gerente do projeto encontrar e guia as solues que podem ser implementadas. Em outras palavras, qualquer que seja a mudana que ocorra em uma das variveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rpida tomada de deciso que corrija a mudana de curso, garantindo a continuidade do processo. Se o gerente sabe onde encontrar limitaes e onde poder flexibilizar o processo, lhe ser muito mais fcil planejar e administrar o projeto.


O processo de planejamento no Microsoft Project Para realizar o planejamento de um projeto tpico, usando Microsoft Project, devem ser levados em considerao trs componentes bsicos:

Tarefas as etapas necessrias para completar um projeto so chamadas tarefas. As tarefas so executadas em uma seqncia determinada pela natureza do projeto. Algumas tarefas ocorrem seqencialmente, uma aps a outra, ao passo que outras podem ocorrer paralelamente.

Marcos um marco representa um evento ou condio que marca a execuo de um grupo de tarefas relacionadas ou o trmino de uma fase do projeto. Quando voc completa um grupo de tarefas relacionadas, alcana um marco do projeto.

Recursos para executar uma tarefa, preciso de recursos, os quais podem incluir pessoas, equipamentos e instalaes especiais necessrias execuo da tarefa. Como os recursos raramente se encontram disponveis 24 horas por dia, sete dias por semana, freqentemente necessrio levar em conta a sua disponibilidade. Importante tambm definir os custos destes recursos. Os recursos no MS Project sero alocados as atividades.

O Microsoft Project planeja o inicio e o final de uma tarefa tomando em conta diversos fatores, incluindo as dependncias entre as tarefas, as delimitaes e as interrupes, como dias festivos, feriados e frias. O Microsoft Project programa cada tarefa utilizando a relao durao = trabalho / esforo do recurso, onde:

Durao representa a quantidade de tempo que transcorre ante de a tarefa esteja realizada.

Trabalho o esforo necessrio durante um perodo de tempo para realizar uma tarefa.

Esforo do recurso a quantidade de esforo dos recursos alocados tarefa.

POR EXEMPLO:

Se trs pintores trabalham dos dias numa tarefa, com um esforo de 8 horas por dia, o trabalho de cada recurso de 16 horas (2 dias * 8 horas).

O esforo total dos recursos de 24 horas ao dia (3 pintores * 8 horas) O trabalho total na tarefa de 48 horas (2 dias * 8 horas * 3 pintores).

O entendimento desta frmula muito importante para saber de que maneira as mudanas realizadas nas tarefas afetam a programao do projeto. Uma vez criada a lista de atividades ou tarefas e fornecida toda a informao para a programao, o plano gerado. Voc poder visualizar um modelo completo do projeto, com sua data de trmino e as datas de inicio e trmino de cada uma das tarefas que o compem. O processo envolve:

Reviso do caminho crtico para detectar possveis problemas. Um caminho crtico um srie de tarefas vinculadas que deve realizar-se em tempo para que projeto termine na data programada. Se qualquer tarefa do caminho critico atrasa, poder atrasar a finalizao do projeto.

Avaliar e otimizar o plano. Antes de iniciar o projeto e de forma peridica ao longo da sua execuo, dever se avaliar e ajustar o planejamento do projeto, levando em considerao o mbito, os recursos e a programao.

Atualizar o planejamento em relao ao progresso das tarefas. Isso permite que sejam respondidas perguntas tais como: est o projeto dentro do oramento previsto? H necessidade de trabalho em horas extras? O projeto ir sofrer atraso?

DiegoHighlight

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Fechamento do projeto. Avaliar as lies aprendidas e as melhores praticas observadas.

O ambiente de trabalho do Microsoft Project Quando voc instala o Microsoft Project para a verso Windows, o programa de instalao coloca o MS Project no menu , em . Para iniciar o MS Project, escolha , , . Na primeira vez que o programa est sendo aberto, ser mostrado, no fundo da tela, um novo projeto denominado Projeto 1, e na frente da tela, a janela de dilogo em vindo ao Microsoft Project. Ao fechar a janela de dilogo Bem-Vindo!, o MS Project apresentar um o novo projeto em branco num ambiente de trabalho como o ilustrado na figura 11.

Figura 11 Conhecendo a rea de trabalho

Menu Principal: a barra tradicional dos produtos da Microsoft e contm comandos tipo cortina, tais como:

Arquivo: trata das operaes com arquivos; Editar: cuida da edio; Exibir: fornece as diversas vises do projeto; Inserir: trata da insero de dados, colunas etc; Formatar: cuida da formatao de textos, tabelas, fontes, etc; Ferramentas: disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho;


Projeto: trata da insero e ordenamento das informaes relativas s tarefas e ao projeto;

Janela: trata da visualizao da tela, projetos, etc; Ajuda: permite tirar dvidas on-line

Barras de Ferramentas: Contm cones para os comandos mais utilizados pelo usurio, ou seja, contm uma srie de botes que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela Barra de menus. Barra de Modos: Contm cones para as visualizaes mais utilizadas pelo usurio. Barra de Edio: Ao se entrar com dados nas tabelas do programa, eles aparecem tambm nesta barra (igual que na planilha Excel) Tabela de Tarefas: Espao onde so inseridos os dados de entrada para o banco de dados do MS Project. rea do Grfico de Gantt: Espao onde aparecem as visualizaes grficas, como por exemplo o grfico de Gantt. Escala de Tempo: Algumas visualizaes possuem uma escala de tempo que est composta de duas partes: uma escala de tempo principal, na parte superior e uma escala secundria, na parte inferior. Ambas escalas podem ser reduzidas ou ampliadas pelo usurio. Barra separadora vertical: pode ser movida para esquerda ou para direita, possibilitando uma visualizao melhor a parte grfica ou as colunas da tabela de tarefas. A seguir, algumas as opes mais importantes sero apresentados em maiores detalhes.

Alguns modos de visualizao A base de dados do projeto contm grande quantidade de informao cuja visualizao, no entanto, necessria somente em determinados instantes de tempo do processo de planejamento. A Barra de modos exibe cones de atalho com os modos de exibio mais freqentemente usados no MS Project, entre os quais voc pode selecionar o modo de visualizao desejado para o seu projeto. O MS Project possui trs maneira bsicas para exibir as informaes. So eles:

Os Grficos - que representam graficamente as informaes. So grficos os modos de exibio Grficos de Gantt, Diagrama de Rede, Grfico de Recursos e Calendrio.

As Planilhas - que representam informaes em linhas e colunas. Cada linha contm informaes sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contm um campo onde voc insere informaes especficas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project so, em geral, chamadas de campos.)

Os Formulrios que representam informaes em um formato semelhante a um formulrio em papel. Eles mostram informaes sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

Entretanto, como o MS Project possui varias formas de visualizar as informaes de um projeto e nem sempre estas so sempre necessrias, as formas de visualizao que so essenciais para a elaborao e conduo de projetos, na sua fase introdutria, so:

O Grfico de Gantt; A Planilha de Recursos; O Grfico de Recursos; A Planilha de Uso do Recurso; A Planilha de Uso da Tarefa; Diagrama de Rede.


Modo Grfico de Gantt / Gantt de Controle Os modos de visualizao do Grfico de Grantt e Gantt de Controle so alcanados clicando sobre esses cones situados na barra de modos. A opo Gantt de Controle apresenta o grfico de Gantt original do projeto (Figura 12), acrescido automtica de algumas informaes, tais como tarefas criticas e percentual de trabalho concludo, que sero teis na fase de controle fsico do projeto. Na elaborao e conduo de projetos o Grfico de Gantt , sem dvida, o mais utilizado e a mais importante visualizao no MS Project. Ele o padro de visualizao quando incializamos o software. O modo de exibio Grfico de Gantt exibe as informaes sobre as tarefas relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como grfico de barras. Todas as informaes que so inseridas como texto so tambm exibidas no formato de grfico de barras. Use o Grfico de Gantt para:

Criar e editar um projeto inserindo tarefas e duraes de tarefas; Estabelecer relaes seqenciais entre suas tarefas; Atribuir pessoal e outros recursos s tarefas; Controlar o andamento do seu projeto; Alterar as informaes exibidas; Alterar as unidades de tempo que so exibidas;

Figura 12 Modo de visualizao do Grfico de Gantt

Para mover-se no Grfico de Gantt voc pode utilizar as barras de rolagem verticais e as barras de rolagem horizontais. Na barra de tarefas tambm existe a funo Zoom + e Zoom com elas voc pode visualizar o grfico de Gantt com mais ou menos detalhes. Perceba que o grfico de Gantt possui no alto uma escala do tempo, esta escala varia conforme voc aumenta ou diminui o Zoom.


muito comum o seu projeto possuir muitas tarefas ou mesmo ser muito grande. Normalmente, quando se deseja olhar uma tarefa especfica do projeto utiliza-se a funo . Para isso:

1. Seleciona-se a tarefa na visualizao de planilha 2. Na barra de ferramentas seleciona-se a funo ir

para a tarefa selecionada. 3. Ao clicar na funo o Microsoft Project desloca o

grfico de Gantt at a data de incio da tarefa. Clicando sobre o grfico possvel realizar diversas aes, tais como alterar a relao de precedncia entre as tarefas, modificar a escala de tempo etc. Alm disso, vrias opes podem ser acessadas clicando-se com o boto direito do mouse sobre a rea do grfico. Para imprimir o Grfico de Gantt, no , selecione a opo (Arquivo), depois ... (Imprimir...). Voc poder imprimir o grfico de todo o projeto ou apenas parte dele, de acordo com as pginas ou a escala de tempo.

O modo Grfico PERT Alm do Grfico de Gantt, pode-se visualizar o projeto atravs do Diagrama da Rede, que apresenta a precedncia entre as tarefas (este diagrama tambm chamado Diagrama de Precedncias). Para acessar o modo do Grfico PERT, na Barra de Modos clique no boto . O modo Grfico PERT ou Diagrama de Rede (Figura 13) a opo que mostra o fluxo geral do projeto e o relacionamento das tarefas, i.e, um modo de visualizao que mostra as dependncias entre as tarefas do projeto como um grfico de fluxo de rede. As tarefas so representadas por caixas ou ns e as dependncias de tarefa so representadas por linhas que conectam as caixas. As caixas, que representam cada tarefa, contm o nome da tarefa, o nmero da sua identificao (ID), a durao, a data de incio e de trmino.

Figura 13 Digrama de rede de precedncia

DiegoHighlight


Voc pode alterar a aparncia do modo de Gantt, com um duplo clique em qualquer lugar da rea do grfico, escolhendo novas definies dentre as disponveis na caixa de dialogo Estilo de Caixa. O Diagrama de Rede til para:

Criar e ajustar a sua agenda; vincular tarefas para especificar a seqncia das tarefas e determinar as datas de

incio e trmino; Mostrar graficamente tarefas concludas, em andamento ou ainda no iniciadas; Identificar o Caminho Crtico do projeto; Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas especficas.

O modo Uso da Tarefa O modo de exibio Uso da tarefa, apresentado na figura 14, possibilita a visializao da distribuio do trabalho no perodo considerado de cada tarefa, exibindo as tarefas do projeto com os recursos atribudos agrupados abaixo delas.

Figura 14 Modo Uso da Tarefa

Voc pode alterar a aparncia do modo Uso da Tarefa, com um duplo clique em qualquer lugar da rea da planilha, escolhendo novas definies para a mesma na caixa de dilogo . Use a Planilha de Uso da Tarefa para:

Atribuir pessoas e outros recursos s tarefas. Inserir e editar informaes sobre tarefas e recursos, como, por exemplo, trabalho,

datas de incio e de trmino, custo, alocao de trabalho e disponibilidade de trabalho.

Distribuir as atribuies de tarefas de maneira mais uniforme entre os recursos. Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas

especficas.


Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo delimitaes do trabalho.

Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data posterior.

O modo Uso do Recurso O modo Uso do Recurso, ilustrado na Figura 15, permite a verificao de quanto, como e quando est sendo usado cada recurso, ou seja, exibe os recursos do projeto com as tarefas atribudas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso ao trabalho que eles tero que desempenhar no projeto. Para visualizar a opo Uso do recurso, clique no cone correspondente da Barra de Modos.

Figura 15 Modo Uso do Recurso

Voc pode alterar a aparncia do modo Uso do Recurso, com um duplo clique no lado direito da planilha, escolhendo novas definies para a mesma na caixa de dilogo . Use a Planilha de Uso do Recurso para:

Inserir e editar informaes sobre as atribuies de tarefas de um recurso; Ver quais recursos esto superalocados e a porcentagem de superalocao; Distribuir as atribuies entre os recursos de maneira mais uniforme; Determinar quanto tempo cada recurso tem disponvel para atribuies de trabalho

adicionais; Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas

especficas; Analisar os custos do recurso em uma tarefa especfica. Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo

delimitaes do trabalho.


O modo Planilha de Recursos O modo de exibio Planilha de Recursos, mostrado na Figura 16, possibilita definir cada recurso, a que gruo de recurso pertence, a sua taxa horria, a sua taxa para horas extras, a forma de desembolso, entre outras.

Figura 16 - O modo Planilha de Recursos

Para visualizar a opo Planilha de Recursos, clique na opo correspondente na Barra de Modos. possvel inserir dados na Planilha de Recursos, clicando com o boto direito do mouse no ttulo de qualquer coluna, selecionando . Na caixa de dilogo no campo Nome do Campo, escolha um rtulo para o cabealho da coluna e clique OK. Use a Planilha de Recursos para:

Inserir e editar informaes sobre recursos do projeto; Analisar o nmero de horas de trabalho atribudas a cada recurso; Analisar os custos dos recursos; Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).

O modo Grfico de Recursos O modo Grfico de Recursos, apresentado na Figura 17, possibilita a visualizao grfica da utilizao dos recursos, aps alocados em cada tarefa, bem como o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Voc poder analisar as informaes sobre um recurso de cada vez, sobre recursos selecionados ou sobre um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo. Ao exibir esses dois tipos de informaes, voc ver dois grficos (um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados) de modo que possa compar-los. Use o Grfico de Recursos para:

Ver quais recursos esto superalocados e a porcentagem de superalocao; Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar; Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha;


Determinar quanto tempo um recurso tem disponvel para trabalho adicional;

ANALISAR OS CUSTOS DOS RECURSOS.

Figura 17 - O modo Grfico de Recursos

Parametrizao inicial do MS Project: A tela Opes Alguns procedimentos do MS Project podem ser padronizados de modo a facilitar o trabalho de planejamento. Isso, porque o MS Project possui, por padro, uma formatao prpria que nem sempre representa aquilo que se deseja utilizar nos projetos Para alterar a formatao padro, clique na opo do Menu Principal, selecione .

Por exemplo, pode-se padronizar a unidade de durao das tarefas. O padro inicial dia. Ou seja, caso no seja informada a unidade de tempo da durao da tarefa (m = minutos, h = horas, d = dias, s = semanas, me = meses, na = anos), o MS Project assume a durao em dias. Se quiser alterar este padro, aps acessar a tela , clique em e altere o campo para o valor desejado como padro. A entrada de dados pode ser facilitada pela criao de padres de uso do MS-Project, atravs da tela . Para acess-la, clique em .

Figura 18 - Ferramenta opes


Configurar o Calendrio de Trabalho de projeto Outra padronizao importante diz respeito ao calendrio a ser utilizado pelo MS Project. Toda tarefa pressupe o uso de determinado calendrio que especifica os dias de trabalho, horrio do expediente e feriados. O Calendrio Padro (Standard) pressupes que:

A semana comea no domingo Os dias de trabalho vo de segunda-feira at sexta-feira Os dias de descanso so o sbado e o domingo O expediente de trabalho das 08h00 s 12h00 e das 13h00 s 17h00 No h feriado

a partir destas informaes que sero determinados o tempo de execuo de cada tarefa, os recursos a ela vinculados e conseqentemente a durao do projeto. Para alterar as informaes do calendrio padro, clique na guia que aparece na tela de opes e altere os valores desejados. Observe que nem todas as informaes do calendrio padro podero ser modificadas.

Voc pode trocar o calendrio do projeto para que reflita os dias e horas laborveis de cada pessoa que participa no projeto. Os valores predeterminados do calendrio so de segunda-feira sexta-feira, das 8:00 a.m. at as 17:00 p.m., com uma hora de almoo. As definies so vlidas para o ms corrente (o ms que aparece na tela). O calendrio pode ser modificado facilmente, podendo definir outros perodos no laborveis, feriados ou frias.

1. No menu Ferramentas, clique em . 2. Selecione uma data no calendrio 3. Para trocar um dia da semana na totalidade do calendrio, por exemplo para fazer com

que a jornada de trabalho da Sexta-feira inicie s 7:30 a.m. e termine s 4:30 p.m., d um clique no cabealho da coluna do dia (parte superior do calendrio).

4. Para trocar o perodo de trabalho de todos os dias da semana, por exemplo, iniciar o trabalho de segunda-feira a sexta-feira, das 7:30 a.m. e finalizar s 17:00, com uma hora e meia de almoo, d um clique no cabealho do primeiro dia de trabalho e arraste o mouse at o ltimo dia de trabalho da semana.

Figura 19 - Propriedades de trabalho


Comeando um projeto do comeo Para iniciar o planejamento de um projeto usando o MS Project, aps abrir o programa, voc dever inserir as informaes iniciais de um novo projeto. Quando um novo projeto criado, pode-se especificar a sua data de incio ou de finalizao, mas no as duas ao mesmo tempo. Entretanto, recomenda-se estipular a data de inicio do projeto e deixar que o MS Project calcule a sua data de trmino, em funo das duraes e relaes de dependncia das tarefas. Em geral, os projetos so programados dessa maneira. Ao introduzir uma informao sobre o projeto, como as duraes e as relaes de dependncia das atividades, o Microsoft Project

programa o trabalho e calcula a data mais cedo para o trmino do projeto. Se, no entanto, o projeto deve concluir numa data pr-determinada, deve-se inserir essa data final. Nesse caso, o Microsoft Project proceder, recursivamente, programao das tarefas a partir da data final do projeto, determinando a data mais tarde possvel de terminar cada tarefa. Esta opo til quando temos uma data limite para a concluso do projeto e queremos ter uma idia de quando comear, de modo que o prazo seja cumprido. Para criar um novo projeto, planejado a partir da sua data de inicio, e visualizar as suas informaes iniciais, proceda da

seguinte maneira:

Abra o MS Project em um novo projeto em ;

Altere a formatao padro para atender ao modelo de trabalho atual;

Configure o Calendrio de Trabalho de projeto;

Defina a data de incio do projeto em (Figura 20);

Aps ter inserido os dados iniciais, bem como padronizado e criado um modelo de trabalho, salve o arquivo com o nome do seu projeto.

Aps preenchida a tela inicial, ser apresentada a tela de entrada de dados. Se desejar, voc pode aumentar a parte visvel da planilha, de modo que a coluna de predecessoras fique mostra (coloque o ponteiro do mouse sobre a Barra Separadora Vertical, clique, segurando o boto do mouse e arraste para a direita).

Figura 20 - Informaes sobre o projeto

Quadro 3 - Informaes sobre o projeto Data de incio data de incio do projeto

Data de trmino data de trmino do projeto. Inicialmente contm a data atual. Aps a entrada de dados conter a data de trmino do projeto, conforme calculado pelo programa. Caso se deseje que o programa efetue os clculos na modalidade do fim para o incio, deve-se preencher este campo e tambm o campo seguinte. Observe que o preenchimento deste campo mutuamente exclusivo em relao ao campo Start date (Data de Incio), conforme escolha a ser feita no campo apresentado a seguir.

Agendar a partir de determina a data a considerar para montar a agenda (a Data de incio ou a Data de trmino). Os clculos para obter as datas das tarefas da rede so feitos com base nesta opo.

Data de Incio do Projeto - os clculos so feitos do incio para o final da rede

Data de Trmino do Projeto - os clculos so efetuados do fim para o incio da rede.

Data atual data atual de acordo com o relgio do computador

Data de status data da coleta dos dados de andamento do projeto (custos)

Calendrio especifica os dias da semana e horrios a serem considerados na agenda. O calendrio padro (Standard), por exemplo, considera os seguintes dias/horrios de servio: segunda a sexta, das 08h00 s 17h00, com intervalo para almoo entre as 12h00 e 13h00. Estas informaes do calendrio padro podem ser alteradas pelo usurio.

Prioridade indica a prioridade do projeto. Deve ser um nmero de 0 a 1000. Quanto maior o nmero maior a prioridade. Esta informao utilizada quando o MS Project tem que decidir quanto alocao de um recurso a um projeto ou outro.

O boto Estatsticas... apresenta estatsticas sobre o projeto, tais como: data de incio e trmino, durao, trabalho e custo.


Criar e organizar uma lista de tarefas As listas de atividades so informaes que podem ser visualizadas na folha de Diagrama de Gantt. Como j foi dito anteriormente, no MS Project, todas as aes, atividades (ou fases de um projeto), so denominadas tarefas.Tarefas so atividade que tem incio e fim determinados e a concluso de uma tarefa pr-requisito para a concluso do projeto.

Para digitar os dados do projeto, clique na coluna Nome da Tarefa, na rea para Tabelas, e digite o nome da primeira atividade (Figura 21). Depois clique na coluna Durao ou pressione a tecla TAB, e digite a durao da tarefa, que deve ser informada por um nmero seguido de uma letra.

Estabelecer as duraes das tarefas A Durao o perodo total de trabalho ativo necessrio para a concluso de uma tarefa. geralmente o perodo de trabalho do incio ao trmino de uma tarefa, conforme definido pelo calendrio do projeto e de recursos. A durao decorrida o tempo

que a tarefa levar para ser concluda, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas, dias e semanas podem ser inseridos em uma durao decorrida. O Microsoft Project calcula as datas de incio e de fim com base na durao da tarefa e em como elas so relacionadas. O valor de durao seguido de uma abreviao de unidade de tempo que poder ser: meses = me; semanas = s, dias = d; horas = h; minutos = m. Eventualmente, quando se tenha informaes suficientes apenas para determinar um valor provisrio e no final da durao de uma tarefa, o MS Project permite que voc trabalhe com uma durao estimada para a atividade. Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status, uma durao estimada claramente marcada por um ponto de interrogao aps a unidade de durao. Por exemplo, para a primeira atividade, digite 8h, indicando durao de 8 horas. Caso no tenha certeza do tempo de durao da atividade, voc pode digitar o smbolo ? aps a letra (por exemplo, 8h?). Dessa forma, o MS Project entende que se trata de estimativa. Posteriormente, quando se disponha do valor correto, basta digitar o tempo de durao sem o smbolo ?. Observe que ao digitar o tempo de durao, o MS Project automaticamente calcula o valor das colunas Incio e Trmino. Portanto, voc no deve digitar nada nestas colunas.

Algumas aes freqentes sobre as tarefas Depois que voc inserir a lista de tarefas, voc pode querer realizar algumas aes, tais como acrescentar, excluir ou mover essas tarefas que permitem organizar melhor o projeto. COMO INSERIR UMA TAREFA? O MS-Project insere uma linha em branco acima da linha que est selecionada no momento Caso voc queira inserir uma tarefa entre duas j existentes proceda da seguinte forma:

Figura 21 - lista de tarefas

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Selecione a linha que deseja inserir a tarefa; No menu escolha ; Ou clique no boto direito do mouse e

selecione ;

Insira a nova tarefa. Dica: Sugere-se que a primeira tarefa a ser inserida tenha o nome do prprio projeto, pois, posteriormente, todas as tarefas abaixo do nome do projeto podem ser recuadas a direita, tornando a primeira atividade o marco inicial do empreendimento.

COMO MOVER UMA TAREFA? O MS Project pode mover tarefas de uma localizao para outra. A grande vantagem que o MS Project mantm todas as caractersticas da tarefa na sua nova posio Para mover uma tarefa:

Selecione, na extrema esquerda da tabela de Gantt, o numero da tarefa a ser movida; Arraste com o mouse a tarefa para a sua nova localizao.

COMO EXCLUIR UMA TAREFA? Para excluir uma tarefa:

Selecione a tarefa; No menu escolha . Voc tambm pode usar a tecla Delete

do teclado.

COMO DESFAZER UMA EXCLUSO? Caso voc tenha errado no momento de fazer a excluso ou voc queira voltar atrs sobre alguma ao cometida, clique no boto Desfazer na barra de ferramentas Padro. O Desfazer tambm pode ser acessado no menu na opo .

COMO INSERIR MARCOS? Um marco um objetivo ou ponto de verificao intermedirio do seu projeto. Representa um ponto importante do projeto. Para inserir um marco voc procede da mesma maneira que para inserir uma tarefa, no entanto a tarefa ter durao 0 (zero). Para inserir um marco:

Digite uma tarefa; Clique na coluna Durao; Digite 0.

O grfico de Gantt exibe ento o marco como um diamante preto, com a data do lado.

Estabelecendo Relaes entre Tarefas Criada a lista de tarefas informada a durao de cada uma delas, o prximo passo estabelecer a relao de precedncia entre as tarefas, isto , construir vnculos entre as tarefas. As relaes entre as tarefas so denominadas de relaes de dependncia ou precedncia. Uma tarefa que deva comear ou finalizar antes de outra tarefa possa comear chamada tarefa predecessora. Uma tarefa que dependa do incio ou fim de outra tarefa chamada tarefa sucessora. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes que outras possam comear ou, ainda, outras podem depender da data de incio de uma tarefa predecessora. Vincular um projeto consiste em estabelecer uma dependncia entre tarefas. Quando voc vincula tarefas, na realidade voc define uma dependncia entre as datas de incio e de trmino. No MS Project, essas relaes podem ser (veja Figura 6):


Trmino-a-incio (TI): a relao padro quando voc vincula tarefas. Assim que a primeira tarefa finaliza, a prxima tarefa tem incio;

Incio-a-incio (II) a relao em que duas tarefas comeam ao mesmo tempo; Trmino-a-trmino (TT) a relao em que ambas as tarefas finalizam ao mesmo

tempo; Incio-a-trmino (IT) a relao menos comum. Pode ocorrer quando o fim de uma

tarefa depende do incio de uma tarefa posterior. Voc pode realizar a vinculao entre tarefas de diversas maneiras. Para vincular duas atividades, proceda da seguinte maneira (Figura 22): 1. Selecione a primeira tarefa; 2. Selecione a segunda tarefa.

Voc pode usar CTRL+Clique do Mouse para selecionar tarefas que no sejam adjacentes;

3. No menu escolha a opo ou na barra de ferramentas clique no cone

.

Entretanto, esse procedimento til e rpido quando se tem que realizar a vinculao de

somente duas atividades. Para o caso em que uma atividade tenha

mais de uma antecessora, o procedimento dever ser repetido com cada uma das atividades antecessoras.

Uma alternativa mais eficiente quando uma atividade possui mais de uma atividade antecessora empregar a tela Informaes sobre a tarefa, e manipular as tabelas de entrada de dados das atividades. Voc poder editar os dados na tela de informaes sobre a tarefas da seguinte maneira (Figura 23): 1. Na tabela de Gantt de um duplo clique

na tarefa cujos dados deseja editar; 2. A caixa de dialogo aparecer; 3. D um clique na orelha

Predecessoras para ativ-la. Na tela da orelha Predecessor existem os seguintes campos: Nome: Nome da tarefa Durao: Durao Predecessores: Predecessores ID: Numero identificador da tarefa. O mesmo da tabela de Gantt

Figura 22 - Vincular tarefas

Figura 23 Informaes dobre as tarefas


Nome da Tarefa: Nome da tarefa predecessora Tipo: Tipo (TI, II, TT, IT) Retardo: Folga ou Antecipao - com o MS-Project voc pode especificar um tempo de

folga ou antecipao entre as tarefas para que possa ter um modelo preciso das dependncias que ocorrem na prtica. Um tempo de antecipao quando o incio de uma tarefa precede o fim da predecessora. Um intervalo entre duas tarefas chamado tempo de folga. Voc pode inserir a antecipao ou folga entre tarefas em minutos, horas, dias ou semanas; minutos, horas, dias ou semanas decorridas; ou como porcentagem da durao das tarefas das predecessoras. Tanto a folga ou a antecipao pode ser inserida da mesma forma, ou seja, especificando um tempo de folga ou de antecipao digitando um sinal de + (folga) ou de (antecipao) frente da durao.

4. Na tabela de informaes clique na coluna Nome da tarefa e selecione a atividade predecessora da atividade corrente. Quando haja mais de uma predecessora, mude de linha para inserir todas as atividades.

5. No campo Tipo especifique o tipo de relao entre as tarefas: Trmino-a-incio (TI), Incio-a-incio (II), Trmino-a-trmino (TT), Incio-a-trmino (IT). Para alterar o tipo de vnculo, de uma maneira rpida, proceda da seguinte maneira (Figura 24): No lado direito do Grfico de Gantt, na

parte grfica, clique duas vezes sobre a linha de vnculo;

Na janela Dependncia entre tarefas, no campo Tipo, selecione o tipo de vnculo desejado.

medida que o conjunto de atividades que compem o projeto est sendo informado, repare que o MS Project automaticamente vai montando o Grfico de Gantt.na rea Grfica (lado

direito da planilha), ou seja, par e passo em que voc informa cada atividade, o cronograma fsico (Grfico de Gantt) do projeto vai sendo plotado, bem como, construdas as relaes de precedncia entre elas.

Criando Tarefas Resumidas: indentando atividades Tarefas de resumo um recurso para montar uma rede criando estruturas hierrquicas entre as tarefas (Figura 25). O MS Project permite hierarquizar tarefas em at 9 nveis. Para criar nveis em um conjunto de atividades, proceda da seguinte maneira:

1. Digite todas as atividades na tabela de entrada;

2. Selecione as atividades que sero indentadas, isto , as atividades que estaro diretamente vinculadas atividade da linha superior primeira linha da seleo;

3. Na barra de ferramenta, pressione o boto recuo (seta direita) para tornar as atividades selecionadas elementos das atividades resumo.

Figura 24 Dependncia entre tarefas

Figura 25 Indentando tarefas


Para remover uma atividade, isto , para remover a estrutura de tpicos criada, basta pressionar, na barra de ferramentas, o cone recuo para a esquerda.

Alocao de recursos Neste ponto do processo de planejamento do projeto, necessrio fazer a identificao do diferentes recursos para a realizao das tarefas. A atribuio de recursos torna o gerenciamento da agenda do projeto mais precisa, bem como o uso do software poder fornecer informaes para ajud-lo no gerenciamento desses recursos. Alm disso, como padro, o Microsoft Project calcula a durao de cada tarefa com base no nmero de recursos atribudos e na sua alocao tarefa. Os recursos so responsveis pela concluso efetiva das tarefas do projeto. H dois tipos de recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho. Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que responsvel pela concluso das tarefas em sua agenda. Voc pode configurar recursos em seu projeto e atribu-los s tarefas. Use recursos em seu projeto quando sua meta for:

Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos ou a quantidade de material usada na concluso das tarefas.

Assegurar um alto nvel de responsabilidade e compreenso do projeto. Quando as responsabilidades esto claras, o risco de as tarefas no serem supervisionadas menor.

Ser mais preciso ao agendar o tempo necessrio para as tarefas e a data de sua provvel concluso.

Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribudo muito pouco ou bastante trabalho. Controlar o tempo e os custos dos recursos

O Microsoft trabalha com dois tipos de recursos: Recursos de Trabalho so equipamentos e pessoas que realizam trabalho para concluir

uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as tarefas. Recurso material so os suprimentos e outros itens de consumo usados para completar

as tarefas de um projeto. Quando um recurso alocado a uma tarefa, o Microsoft Project calcula o tempo de trabalho do recurso baseado em valores de alguns campos.

Normalmente o Microsoft Project agenda o recurso para iniciar o trabalho no mesmo momento do incio da tarefa para a qual foi alocado. O software ento distribui de forma uniforme o trabalho agendado ao recurso ao longo da tarefa.

Microsoft Project somente agenda trabalho durante as datas e horrios definidas como horas de trabalho do recurso, definidas no calendrio do recurso.

Caso o usurio defina que as unidades do recurso sero menores que 100%, isto , o recurso no estar alocado o tempo todo para a tarefa, o Microsoft Project agenda o tempo de uso do recurso de acordo com o percentual, dividindo de forma uniforme o trabalho. Por exemplo, caso haja uma tarefa que dure 40 horas e um recurso seja alocado com 50% de utilizao (ou 0,5 da unidade), ento este recurso dever trabalhar somente 20 horas nesta tarefa. O mesmo vale para caso em seja necessrio alocar mais de 100% de unidades de recurso.

Para entender melhor estes conceitos preciso conhecer como o Micorsoft Project parametriza e calcula a durao em funo da alocao de recursos. Definies Preliminares Como j foi dito anteriormente, sempre convm, ao se criar um novo projeto, estabelecer antecipadamente as definies preliminares que sero vlidas para todo o projeto. No caso de recursos, importante conhecer os seguintes conceitos e definies:


Tipo de tarefa relativamente carga de recursos e durao; Tipo de tarefa relativamente ao empenho; Como fornecer quantidade de recursos TIPO DE TAREFA RELATIVAMENTE CARGA E DURAO No MS Project as tarefas podem ser classificadas como pertencentes aos tipos mostrados a seguir e que tm influncia direta na durao da tarefa (acesse a opo , no Menu Principal, , , campo : Durao Fixa: a durao da tarefa no se altera pela alterao na quantidade de recursos

a ela alocada; Unidades Fixas ou Carga Fixa: a durao da tarefa conseqncia da quantidade de

recursos alocados; Trabalho Fixo: a durao da tarefa conseqncia da quantidade de recursos alocados. Estes tipos se relacionam da seguinte maneira: TRABALHO = CARGA X DURAO, em que a carga representa a quantidade de recursos.

Entender a formula do calculo de alocao de recursos do Microsoft Project muito importante, pois com ela que o software calcula os tempos e os custos do seu projeto. A formula diz que o trabalho igual s unidades dos recursos alocados, multiplicadas pela durao de suas tarefas.

A partir de derivaes algbricas simples pode-se chegar a outras variaes desta formula.

CARGA = TRABALHO / DURAO ou DURAO = TRABALHO / CARGA Quando voc aloca um recurso

a uma tarefa voc precisa ao menos fornecer o nome do recurso. Voc pode opcionalmente informar as unidades de cada recurso e (ou) o trabalho alocado a cada recurso. A durao da tarefa foi informada quando voc a criou. O Microsoft Project est programado com a seguinte seqncia de calculo. Primeiro alterar a durao, depois e trabalho e por ultimo as unidades. TIPO DE TAREFA RELATIVAMENTE AO EMPENHO Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que so tarefas que possuem controle de empenho ou no possuem controle de empenho. O agendamento controlado pelo empenho indica que medida que voc adicionar recursos a uma atribuio de tarefa, o trabalho ser redistribudo entre todos os recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho para a tarefa. Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se voc remover recursos das mesmas, o trabalho ser redistribudo entre os recursos restantes, novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral. Por exemplo, para a tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para pintar esta sala um determinado pintor consegue pint-la em 08 (oito) horas, intuitivamente, sabemos que se tivermos dois pintores para realizar o trabalho, a tarefa de pintar esta sala dever demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a uma tarefa, a durao desta foi modificada. Ento esta uma atividade (pintar paredes) que possui controle de empenho.

Figura 26 - Tipo de tarefa


Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avio, se dissermos que em uma viagem de Braslia a So Paulo, com um piloto, o vo demora 1 hora e 30 minutos, no importa a quantidade de pilotos que pilotem o avio, a durao do vo ser a mesma. Ou seja, ao adicionarmos mais recursos tarefa, a durao desta no se modificou. Logo, esta uma atividade que no possui controle de empenho. Por padro, no Microsoft Projectas tarefas so de Unidades Fixas e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribudos a uma tarefa, menor ser o trabalho que cada recurso precisar executar. Se voc tiver uma tarefa de Durao Fixa e controlada pelo empenho, quanto mais recursos forem atribudos, menor ser o trabalho que cada recurso precisar fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida da atribuio. Como se trata de uma tarefa de durao fixa, isso ter o efeito adicional de que cada recurso poder ter um esforo menor, isto , menos unidades de atribuio. Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo controlada pelo empenho. Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, se voc adicionar recursos, o trabalho ser distribudo entre as atribuies e a durao diminuir. Para determinar o tipo de atividade, siga os seguinte passos: No Grfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes

sobre ela; Na janela, Informaes sobre a tarefa, na pasta Avanado, selecione se a tarefa tem

controle de empenho ou no; Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma possui Unidades

Fixas ou Durao Fixa ou Trabalho Fixo. FORMA DE FORNECIMENTO DA QUANTIDADE DE RECURSOS No MS Project as quantidades de recursos podem ser fornecidas de duas formas (acesse a opo , no Menu Principal, , , campo :

Percentual: os valores so fornecidos na forma percentual. Por exemplo, pode-se informar que o recurso Pedreiro de uma tarefa estar dedicado a ela durante 50% de seu tempo total dirio;

Decimal: os valores fornecidos se referem a quantidades inteiras com frao. Por exemplo, pode-se dizer que se necessita de 2,5 gales de tinta para a tarefa pintura ou, ento, que se necessita de 0,5 pedreiro para realizar a tarefa.

Estas duas formas so equivalentes: tanto faz fornecer 0,5 pedreiro como 50%. O uso de uma ou outra forma depende da convenincia de linguagem.

Figura 27 -Planilha de recursos


Criar Planilha de Recursos Antes de comear a atribuir recursos, voc pode inserir todas as informaes sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez, criando uma lista de recursos. Isto economizar seu tempo ao atribuir recursos a suas tarefas. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o nmero mximo de unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso. Para criar uma lista de recursos (Figura 27), siga os passos abaixo: 1. Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos; 2. No campo Nome do recurso, digite os recurso; 3. No campo Tipo, selecione se o recurso de trabalho ou material; 4. Preencha as demais informaes sobre o recurso, onde. Recurso: nome do recurso; Iniciais: iniciais do nome do recurso; Grupo: o grupo a que o recurso pertence (departamento,

setor, localizao na empresa ou espcie); Unidades Mximas: quantidade mxima de recursos

disponveis simultaneamente; Taxa Padro: custo do recurso por hora de trabalho normal; Taxa h. extra: custo de recurso por hora extra de trabalho; Custo/uso: custo por utilizao de uma unidade de recurso; Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, incio e

fim); Calendrio Base: tipo do calendrio que o recurso utiliza; Cdigo: cdigo do recurso.

Editar um Recurso O Microsfot Project permite que voc edite as informaes de cada um dos recursos que sero utilizados no projeto. Para isso, faa (Figura 28):

1. Na planilha de recursos, d um clique duplo na linha do recurso que deseja editar;

2. Quando o quadro Informaes sobre o recurso estiver disponvel, faa as alteraes necessrias e pressione OK.

O campo disponibilidade do recurso utilizado quando o recurso est disponvel em apenas uma parte do projeto. Os campos correio eletrnico e Grupo de Trabalho so utilizados quando o recurso estiver vinculado a um projeto em rede ou Internet.

Figura 28 - Informaes sobre o recurso

Atribuindo Custos a um Recurso

Os custos de um recurso podem ser atribudos de 3 maneiras distintas.

Custo por Hora: Calcula-se o custo do recurso como a taxa por hora X durao da atividade;

Custo por hora extra: Utilizado para quando o recurso possuir diferenciao de preo de trabalho para horas extras;

Custo por Uso: O custo uma funo da quantidade solicitada e no do tempo de realizao da atividade.


Associar Recursos s Tarefas A associao de recursos s respectivas tarefas pode ser feita atravs da prpria planilha de entrada de dados, na coluna Nome do Recurso. Caso deseje alocar mais de um recurso mesma tarefa, separe-os com ponto-e-vrgula (;). Outra maneira de atribuir recursos s atividades seguir os seguintes passos: 1. Na Barra de modos, clique em

Grfico de Gantt. 2. No campo Nome da tarefa,

selecione a tarefa para a qual deseja atribuir o recurso;

3. Na Barra de Ferramentas, clique no cone Atribuir recursos .

4. No campo Nome, selecione o recurso a ser atribudo tarefa.

5. Clique em Atribuir. Dicas:

Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100 no campo Unidades.

Para atribuir vrios recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos no-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes.

Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se necessrio, digite o nome de um novo recurso no campo Nome.

Uma marca de seleo esquerda do campo Nome indica que o recurso est atribudo tarefa selecionada. O nome do recurso tambm aparece prximo barra de tarefas no Grfico de Gantt.

Superalocao de Recursos Os recursos so superalocados quando recebem mais trabalho do que podem concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer grfico ou planilha, a superalocao apresentada com o recurso ficando na cor vermelha. Antes de tentar resolver problemas de superalocao de recursos, ser necessrio determinar que recursos so superalocados, quando ficam superalocados, para quais tarefas esto atribudos e em que momentos. Para resolver o problema, os recursos devem ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve ser re-agendada para um momento quando o recurso estiver disponvel. Para verificar superalocao (Figura 30), faa:

Figura 29 - Atribuio de recursos

Figura 30 - Superalocao de recursos


1. No menu Exibir, clique em Uso do recurso. 2. O modo de exibio Uso do recurso mostra as horas totais em que o recurso est

trabalhando, as horas totais em que o recurso est trabalhando em cada tarefa e as horas trabalhadas por perodo de tempo na escala de tempo.

3. Recursos que ainda no tenham nenhuma tarefa atribuda no tm tarefas listadas sob seus nomes.

4. Tarefas que no tenham recursos atribudos so listadas em No atribudo no campo Nome do recurso.

5. No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Recursos superalocados. 6. Todos os recursos de trabalho que estiverem superalocados sero exibidos e

realados.

Para resolver conflitos de superalocao, pode-se usar qualquer uma das estratgias que se seguem ou uma combinao delas.

Aumentar o nmero mximo de unidades disponveis de um recurso. Se voc realmente possui recursos adicionais disponveis, insira um nmero grande de unidades na caixa de dilogo Informaes do Recurso ou na Tabela de Recursos.

Alocar um recurso diferente tarefa com excesso de alocao. Determinar se tm-se ou no outro recurso disponvel que pode fazer o trabalho.

Ajustar relaes ou restries de tarefas. Quando duas tarefas que se sobrepem causam um conflito de alocao, possvel re-programar uma tarefa de modo que uma tarefa comece mais tarde.

Deixar um espao para horas extras. Pode-se inserir o trabalho em regime de horas extras para o recurso no campo trabalho hora extra.

Estende os dias e horas de trabalho no calendrio de recurso. Este mtodo indicado quando se quer que o trabalho adicional seja pago como horas extras e que nenhum trabalho adicional seja includo no cronograma da tarefa.

Outras duas formas de resolver superalocao so: Reduzir o trabalho de um recurso ou realizar o nivelamento de recursos.

REDUZIR O TRABALHO DE UM RECURSO

Aps ter atribudo um recurso a uma tarefa, voc pode alterar os valores totais de trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um perodo de tempo especfico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A personalizao de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda fique mais precisa em um nvel mais detalhado. Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos esto agrupados embaixo das

tarefas s quais esto atribudos. Na parte da escala de tempo do modo de exibio, altere os valores de trabalho individuais

(ou horas) dos recursos atribudos. DICA 1: Voc tambm pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuio de recurso

inserindo um novo valor no campo Trabalho. DICA 2: Voc tambm pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores de

trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais esto atribudos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.


NIVELAMENTO DE RECURSOS

O nivelamento de recursos (ou redistribuio de recursos) outra opo que se pode utilizar em situaes nas quais a carga de uso de um determinado recurso exceda a sua disponibilidade. O Microsoft Project chama de nivelamento ao processo de descobrir, a partir da simulao de cenrios, uma nova programao de tarefas, de tal forma que o projeto possa ser executado com os recursos disponveis. O software permite que seja feito o nivelamento manual de uma tarefa ou o nivelamento automtico das tarefas (Figura 31). Para realizar o nivelamento de recursos de um projeto, proceda da seguinte maneira: 1. Clique em , do Menu principal

e escolha a opo ;

2. Determine se o nivelamento ser manual ou automtico;

3. Escolha a forma de procura por super alocaes (preciso). A procura poder ser realizada minuto a minuto, hora a hora, dia a dia, semana a semana ou ms a ms;

4. Determine o intervalo em que o nivelamento ser realizado; 5. Escolha a ordem do nivelamento no campo Ordem de redistribuio. Existem 3 ordens de

nivelamento:

Somente identificao: determina como critrio de desempate entre duas atividades super alocadas, o numero de identificao.

Padro: analisa inicialmente a folga de cada atividade. Quanto maior a folga, maior a possibilidade de deslocamento durante o nivelamento. Se ocorrer empate na folga, o critrio passa a ser o ID da atividade.

Prioridade, Padro: utiliza inicialmente o critrio de prioridade da atividade como critrio de desempate. Caso as atividades envolvidas no nivelamento tenham a mesma prioridade, a ordem de controle do nivelamento passa a ser a Padro.

6. Defina os outros parmetros para o nivelamento, dentre eles, se o nivelamento deve ser dentro da folga permitida, sem atrasar o projeto, se o nivelamento pode alterar os perfis de alocao de recursos e se o trabalho pode ser interrompido e retomado posteriormente;

7. Clique em . 8. Compare as situaes antes e depois do nivelamento atravs do modo de exibio Gantt

de Distribuio. 9. Clique em (ou atraso

somente dentro das folgas disponveis). O Microsoft Project permite que sejam definidas Restries e Prioridades para o Nivelamento. As restries limitam os ajustes que o software pode fazer ao determinar quais atividades devem ser distribudas. Os principais tipos de restrio so:

Mais breve possvel A Atividade deve se iniciar o mais breve possvel Mais tarde possvel A atividade deve se iniciar o mais tarde possvel, no permitindo

folga entra as atividades; Deve iniciar em A atividade deve iniciar em uma data especfica;

Figura 31 - Redistribuio de recursos


Deve terminar em A atividade terminar em uma data especfica; No iniciar antes de: A atividade somente se inicia aps uma determinada data; No iniciar depois de: A atividade tem um limite mximo de data para se iniciar; No terminar antes de

A atividade somente concluda aps uma determinada data;

No terminar depois de A atividade tem um limite mximo de data para ser concluda.

Para atribuir uma restrio: 1. Selecione a atividade

que ter alterada as suas restries

2. D um clique duplo para abrir o formulrio de informao da tarefa;

3. Clique em guia ;

4. No campo restringir tarefa, selecione o tipo desejado e clique OK. A prioridade indica a importncia de uma atividade e a disponibilidade para o nivelamento. As tarefas com prioridade mais baixa so atrasadas ou divididas primeiro. Os principais tipos de prioridade so:

No redistribuir A atividade no ser nivelada em nenhuma hiptese. Mxima A atividade ser nivelada somente em casos extremos. Muito Alta A Atividade

ser nivelada em casos especiais e estratgicos.

Alta A atividade ser nivelada se em conflito com atividades de prioridade mais elevada.

Mdia a configurao padro do Microsoft Project

Baixa A atividade ser nivelada com grande facilidade e freqncia.

Muito Baixa A Atividade ser nivelada na maioria absoluta dos casos.

Mnima A atividade ser a primeira a ser nivelada caso algum conflito ocorra e a envolva.

Para atribuir uma prioridade: 1. Selecione a atividade;

Figura 32 - Tipos de Restrio sobre a tarefa

Figura 33 - Prioridade para as Tarefas


2. D um clique duplo para abrir o formulrio de informaes da tarefa; 3. Clique na guia ; 4. No campo Prioridade, selecione o tipo desejado e clique OK.

OUTRA OPO PARA RESOLVER A SUPERALOCAO DE RECURSOS Caso tenha tentado resolver uma superalocao de recursos usando outros mtodos e a superalocao persistir, pode estar na hora de re-atribuir a tarefa a outro recurso mais disponvel. Este um mtodo alternativo de redistribuir manualmente sua agenda re-atribuindo trabalho e no atrasando trabalho. Evite causar uma superalocao do recurso de substituio. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso. No menu , aponte para Detalhes e, em seguida, clique em Superalocao. Examine a escala de tempo direita para cada superalocao realada, examine a

disponibilidade de outros recursos em tal dia. Selecione a linha inteira da atribuio de tarefas que voc necessita re-atribuir. Arraste a atribuio de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribu-la.

Perfis de Alocao de Recursos nas Atividades O Microsoft Project possui diversos perfis de alocao para os recursos nas atividades. So eles:

Crescente: o trabalho agendado na forma gradativa at que, no ltimo dia, esteja plenamente utilizado.

Decrescente: o trabalho agendado na atividade de forma decrescente at que, no ltimo dia, no esteja mais sendo utilizado.

Pico duplo: O trabalho agendado com dois picos de trabalho Pico inicial: O trabalho agendado com um pico nos primeiros momentos do trabalho,

ocorrendo uma queda nos valores de trabalho logo aps esse pico. A velocidade de queda mais lenta que a velocidade de crescimento.

Pico Final: O trabalho realizado em um crescente at que o valor mximo do trabalho atingindo, ocorrendo uma queda aps este mximo. A velocidade de queda mais rpida do que a velocidade de crescimento.

Sino: O trabalho realizado em um crescente, atinge um mximo e cai logo em seguida, mantendo a velocidade de crescimento e queda na mesma proporo.

Tartaruga: O trabalho realizado em um crescente, atinge um mximo, permanece nesse mximo de trabalho por algum perodo e cai, mantendo a queda na mesma proporo.

Para escolher um perfil de alocao de trabalho no recurso (Figura 32): 1. Altere o modo de exibio para Uso da

tarefa; 2. D um clique duplo sobre o recurso

alocado na atividade que ter seu perfil de alocao de trabalho definido ou alterado;

3. No campo delimitao do trabalho, escolha o tipo de agendamento de trabalho desejado;

4. Clique OK

Figura 32 - Informaes sobre atribuio


Trabalhando com os custos Certamente, o custo um importante aspecto no gerenciamento de projetos. No MS Project os custos devem ser definidos diretamente nas tarefas, nas seguintes modalidades:

Custo fixo da tarefa; Custo dos recursos que esto alocados s tarefas

O custo de uma tarefa a soma do custo fixo, se houver, mais o custo das suas alocaes de recursos. O custo do recurso calculado a partir das informaes de custo unitrio do recurso custo normal, custo de hora extra, custo por utilizao e mtodo de acmulo que voc define para o recurso.

CUSTOS FIXOS Chama-se Custo Fixo de uma tarefa ao valor que fornecido independentemente de sua durao ou dos recursos que a tarefa vai utilizar. Para utilizar custos em tarefas no Microsoft Project, deve-se inicialmente defini-los na Tabela Custo (Figura 33). Para isso, clique , aponte para e selecione a opo ). As colunas da tabelas tm o seguinte significado:

Custo Fixo: Para atividades planejadas igual ao custo planejado Para atividades completadas igual ao custo real Para atividades em andamento igual ao custo planejado + o custo real Acumulao de Custo Fixo: tm-se as seguintes opes: Start (Incio): o valor do custo lanado no momento de incio da tarefa; End (Fim): o valor do custo lanado no momento de trmino da tarefa; Prorated (Rateado): o valor do custo rateado no perodo de execuo da tarefa. Custo Total: um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa (custo fixo + custos dos recursos); Linha de Base: o custo congelado em uma determinada data. calculado como a soma do custo fixo com os custos de todos os recursos (tal como Custo total); Variao: representa a variao entre o custo estimado da Linha de base e o custo fixo; Real: custo verdadeiro da execuo da tarefa; Restante: custo restante

Figura 33 - Tabela de Informaes de Custos


Salvando o Projeto Para salvar o projeto criado, siga o seguinte procedimento (que o mesmo para todos os programas Microsoft):

Clique em no Menu de Opes

Selecione a opo Digite o nome do arquivo Clique no boto

Aps clicar no boto , o MS Project apresentar a janela ilustrada na Figura 34, perguntando se deseja salvar o projeto com linha de base ou no (veja Quadro 4).

A linha de base uma base para comparao. Caso voc salve o projeto com uma linha de base, as informaes iniciais de tempo, recursos e custos sero armazenadas em campos especiais, de modo a possibilitar futuras comparaes do tipo previsto/realizado quando o projeto estiver em andamento ou sofrer alteraes. Aps fazer a sua escolha, clique no boto OK. Uma vez criada a linha de base (baseline), a janela apresentada no ser mais exibida. Entretanto, pode ocorrer a situao em que j se efetuou o salvamento das linhas de base e, posteriormente, deseja-se efetuar um novo salvamento, pois o anterior ficou obsoleto. Para isto, clique em no Menu Principal, aponte para a opo e selecione .

Figura 34 Opo de Salvamento

Quadro 4 - Linha de Base Por que devo criar uma linha de base? A linha de base essencial para controlar o andamento. As estimativas originais que ela contm so pontos de referncia permanentes, com base nos quais voc poder comparar as informaes atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuies e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as informaes reais registradas. Alguns exemplos dessas informaes so as duraes reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho concludo em uma atribuio.

Se voc criar uma linha de base, poder controlar o andamento exibindo as variaes entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por exemplo, se voc estima

MS Project 2007 - 2

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