MOVILIDAD ACADÉMICA SALIENTE DE ESTUDIANTES

UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO Código: INS-OREX-P-05

Movilidad Académica Saliente de Estudiantes

Versión: 02

Vigencia: 02/09/2019

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MOVILIDAD ACADÉMICA SALIENTE DE ESTUDIANTES



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1. OBJETIVO DEL PROCESO Gestionar el desplazamiento de nuestros estudiantes hacia instituciones con convenio vigente, con

fines académicos y por un periodo previamente determinado.

2. ALCANCE DEL PROCESO

El presente proceso se aplica a nivel institucional, para la gestión de los programas de movilidad

académica saliente (MAS) de estudiantes que se desplazan hacia instituciones con convenio vigente.

Se inicia cuando un estudiante muestra interés en un programa de MAS y solicita los formatos

necesarios para su expediente; y termina con la actualización del registro de MAS a cargo del asistente

administrativo de OREX.

3. REQUISITOS

3.1. NORMATIVIDAD INTERNA

Estatuto Institucional

Modelo Educativo UPAO

Políticas académicas 2017-2021

Reglamento de movilidad académica de estudiantes

Directiva de Ejecución del Plan Operativo y Presupuesto

3.2. NORMATIVIDAD EXTERNA

Ley N.° 30220, Ley Universitaria

Decreto supremo N.° 016-2015-MINEDU, Política de aseguramiento de la calidad de la educación superior universitaria.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS Y ANEXOS

4.1. PROCEDIMIENTOS, MANUALES, FORMATOS O REGISTROS CONTROLADOS 4.1.1. Procedimiento: Gestión de Relaciones Exteriores, código INS-OREX-P-01

4.1.2. Procedimiento: Convenio, código INS-OREX-P-03

4.2. ANEXOS

4.2.1. Anexo 01. Ficha de postulante a programa de MAS

4.2.2. Anexo 02. Formato de solicitud

4.2.3. Anexo 03. Formato carta compromiso

4.2.4. Anexo 04. Formato de equivalencias de cursos

4.2.5. Anexo 05. Formato de llegada y finalización de MAS

4.2.6. Anexo 06. Registro de asistencia a cursos

5. NIVEL DE AUTORIDAD

5.1. DUEÑO DEL PROCESO

Jefe de la Oficina de Relaciones Exteriores 5.2. ACTORES DEL PROCESO

Jefe de la OEART

Director de escuela

Responsable de unidad orgánica

Asistente administrativo de la OREX

Estudiante de salida



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6. SIGLAS Y DEFINICIONES

N.° TÉRMINO DESCRIPCIÓN

6.1. Convenio

Acuerdo suscrito entre la universidad y una persona jurídica de derecho

público o privado, nacional o internacional, en el que se manifiesta la

voluntad y compromiso de apoyar o desarrollar, en forma planificada,

programas de interés común sin fines de lucro.

6.2. Estudiante de salida

Estudiante de pregrado o posgrado de la universidad, que se desplaza

hacia otra institución de nivel universitario, nacional o extranjera, con

la cual se tiene un convenio de movilidad académica vigente.

6.3. Institución de destino

Institución de nivel universitario, local, nacional o extranjera, que tiene

convenio vigente con nuestra universidad; hacia la cual llega el

estudiante o docente de salida.

6.4. MAS Movilidad académica saliente.

6.5. Movilidad académica

Desplazamiento temporal de los miembros de una comunidad

académica a otra, con un propósito específico de orden docente,

investigativo, académico, administrativo o de extensión universitaria.

6.6. OBUN Oficina de Bienestar Universitario.

6.7. OEART Oficina de Evaluación Académica y Registro Técnico.

6.8. OREX Oficina de Relaciones Exteriores.

6.9. Responsable de unidad orgánica

Todo colaborador que tiene a su cargo una unidad orgánica, la cual

incluye un plan operativo y presupuesto para su gestión. En el caso de

las escuelas profesionales, el responsable es el Director de Escuela,

quien gestiona el plan operativo y presupuesto de los programas de

estudios a su cargo, tanto en sede Trujillo como en filial Piura.

7. CONDICIONES BÁSICAS

7.1. El cronograma de postulación para los programas de MAS de estudiantes es definido en la

planificación anual de la OREX.

7.2. Los estudiantes participantes en los programas de MAS, pueden realizar movilidad académica solo

a instituciones en convenio vigente con la UPAO, la duración de la estancia está sujeta a lo

estipulado en cada convenio.

7.3. Los estudiantes interesados en participar en el programa de MAS deben reunir los requisitos

establecidos en el convenio, además de aquellos mencionados en el reglamento de movilidad

académica de estudiantes.

7.4. El expediente del posible estudiante de salida contiene:

Ficha de postulante al programa de MAS. (Anexo 01)

Constancia de ubicación académica, expedida por la OEART.

Carta de presentación suscrita por el director de escuela, quien avala su buen.

Formato de equivalencia de cursos. (Anexo 04)

Carta de presentación de un docente de su escuela que indique las cualidades del estudiante.

Carta del estudiante de salida dirigida a la institución de destino, en la que explica su motivación

personal por la movilidad académica.



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Carta de compromiso firmada por el padre de familia o tutor, en la cual manifieste conocer el

deseo de su hijo de participar en un programa de movilidad convocado por la UPAO, y que se

encuentra dispuesto a asumir los gastos de seguro médico internacional, pasajes, alojamiento,

y alimentación (Anexo 3).

Los estudiantes con independencia económica, debidamente acreditada, deben suscribir una

carta de compromiso, en la cual exprese su deseo y voluntad de participar en el programa de

MAS y que está dispuesto a asumir los gastos de seguro médico internacional, pasajes,

alojamiento y alimentación (Anexo 2. Solicitud: Ser considerado como postulante a programa

de movilidad académica).

Certificado de buena salud, expedido por el Ministerio de Salud, Institución de Salud pública o

privada.

Certificado de dominio del idioma extranjero, en el nivel requerido por la institución de destino,

cuando los cursos se desarrollen en un idioma distinto al español.

7.5. Ocasionalmente, en coordinación con el Vicerrectorado Académico y las instituciones de destino,

la OREX, en cada convocatoria, puede exigir a los estudiantes de salida algunos requisitos

adicionales para la participación en los programas de MAS.

7.6. La postulación al programa de MAS no significa que sea admitida automáticamente en la institución

de destino; sino que deben ser admitidos mediante carta de aceptación.

7.7. Es responsabilidad del estudiante de salida realizar los trámites necesarios, antes y durante la

estancia en la institución de destino, a fin de que su situación jurídica en el país de destino se adecúe

a lo que establece la legislación vigente.

7.8. El número mínimo y máximo de créditos a los que los estudiantes de salida pueden matricularse

depende de la institución de destino. Excepto, si en el convenio contempla lo contrario, el número

mínimo de créditos es doce durante un ciclo y veinticuatro durante dos ciclos.

7.9. Excepcionalmente y bajo responsabilidad del estudiante, este podrá matricularse en menos de doce

créditos, siempre y cuando esto no signifique ausentarse de otras asignaturas matriculadas en

nuestra universidad; si el estudiante se matricula en menos de doce créditos, debe presentar una

carta legalizada, firmada por el padre de familia o tutor, en la cual manifiesta que conoce las

consecuencias de esta decisión, tales como, verse afectado en el cálculo del cuadro de méritos,

aumento en el tiempo para culminar su programa de estudios y el pago regular del 100% de las

pensiones de enseñanza según la tarifa vigente al momento de realizar la movilidad..

7.10. De existir alguna modificación en las asignaturas que constan en el formato de equivalencia ya

aprobado, es responsabilidad del estudiante comunicar al director de escuela, para su nueva

aprobación, y a la OREX, para que gestione con la OEART la anulación y nueva matrícula

correspondiente.

7.11. Si el estudiante de salida decide renunciar al programa MAS, debe comunicarlo por escrito al Jefe

de la OREX, quien dirige una copia de la renuncia a la escuela profesional (Anexo 2. Solicitud:

Renuncia a continuar con movilidad académica – semestre 201…- …)

7.12. A su regreso, el estudiante de salida que haya sido beneficiado con una subvención económica para

su movilidad, debe rendir los gastos realizados según los procesos aprobados por contabilidad y

finanzas.



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8. DIAGRAMA DE FLUJO



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9. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO

N.° DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTOR(ES)

1. Por su interés en el programa de MAS, solicita a la OREX formatos para

su expediente. Estudiante de salida

2.

Aprueba el documento de equivalencias de asignaturas (Anexo 04),

elaborado por el interesado, que deberá contener los cursos a

matricularse en la UPAO y en la institución de destino.

¿Convocatoria con subvención?

Sí: continúa con actividad 5.

No: continúa con actividad 3.

Director de escuela

3. Presenta el expediente a la OREX, con copia a su escuela. Estudiante de salida

4.

Evalúa el expediente del estudiante de salida, y verifica que esté acorde

con los requisitos mencionados en la convocatoria, el reglamento y el

convenio suscrito con la institución de destino.

Si la postulación no reúne los requisitos y/o se observa que falta alguno

de los documentos exigidos, requerirá al interesado que regularice el

expediente con el aporte de los documentos correspondientes en el

plazo máximo de tres (03) días hábiles; y precisará que el no

cumplimiento se considerará que desiste de su postulación.

Continúa con las actividades 9 y 10 en paralelo.

Asistente

administrativo de la

OREX

5. Presenta expediente a su escuela. Estudiante de salida

6.

Selecciona beneficiarios para movilidad saliente de acuerdo a los

parámetros establecidos en la convocatoria, priorizando el promedio de

los postulantes.

Director de escuela

7.

Presenta los expedientes seleccionados a instancias correspondientes: a

la OREX para la gestión de la movilidad, y al responsable de unidad

orgánica que posee el presupuesto, para la gestión de la subvención.

Director de escuela

8.

Gestiona la aprobación de la subvención para el estudiante de salida en

primera instancia con resolución de decanato y finalmente ratificada con

resolución rectoral.

Continúa con las actividades 9 y 10 en paralelo.

Responsable de

unidad orgánica

9. Asiste a la entrevista personal informativa con personal de la OREX Estudiante de salida

10. Postula al estudiante de salida ante sus homólogos de la institución de destino.

Asistente


OREX

11. Una vez aceptada la postulación del estudiante, la institución de destino emite carta de aceptación y la envía a la OREX de la UPAO. Continúa con las actividades 12 y 13 en paralelo

-



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12.

Completa el expediente y las acciones requeridas, que se indican a

continuación:

Solicitud: Acepta continuar con movilidad académica – semestre

201…- …. (Anexo 02)

Carta de compromiso del estudiante de salida de realizar una

exposición a sus compañeros de carrera, para que comente sus

experiencias académicas y sociales durante su estancia en el país de

destino.

Ficha de asistencia a la reunión con el psicólogo de OBUN y la Jefatura

de la OREX.

Ficha con datos personales de sus familiares, para mantener contacto

con ellos durante su estadía en la institución de destino.

Seguro de salud por el tiempo que dure sus estudios en la institución

de destino.


13. Gestiona matrícula de estudiante de salida ante la OEART, con la copia

del documento de equivalencias suscrito por el director de escuela.

Asistente


OREX

14.

Procesa matrícula del estudiante de salida, en una sección especial

distinta a las secciones regulares del sistema, con la generación de actas

de notas adicionales para su futura calificación.

Jefe de la OEART

15.

¿Incluye subvención aprobada?

Sí: continúa con actividad 16.

No: continúa con actividad 17.

-

16. Ejecuta presupuesto de subvención aprobada en el sistema banner. Responsable de

unidad orgánica

17. Inicio de las actividades académicas para el estudiante de salida. -

18.

Envía formatos de llegada (Anexo 05) y, mensualmente, del seguimiento

de asistencia a asignaturas (Anexo 06), con las respectivas firmas de la

institución de destino.


19. Finalizadas las actividades académicas, completa y entrega a la OREX el

formato de finalización de MAS (Anexo 05). Estudiante de salida

20.

Remite el expediente al director de escuela con la constancia de notas,

recibida de la institución de destino, y se adjunta, de ser necesario, una

tabla de equivalencias al sistema vigesimal de calificaciones.

Asistente


OREX

21. Solicita la remisión de las actas de notas respectivas a la OEART. Director de escuela

22. Remite actas de notas al director de escuela. Jefe de la OEART

23. Llena y suscribe las actas de notas y las devuelve a la OEART. Director de escuela

24. Ingresa notas del estudiante de salida al sistema Banner. Jefe de la OEART

25. Actualiza registro de MAS.

Fin del procedimiento.

Asistente


OREX



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10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE

EDICIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO MOTIVO

02 02/09/2019 - Uso del nuevo formato de

documentación de proceso.

- El subproceso de “Convenio movilidad

saliente”, código PD04-PR02-PA01, se

amplió en dos subprocesos:

“Movilidad académica saliente de

estudiantes”, código INS-OREX-P-05, y

“Movilidad académica saliente de

docentes”, código INS-OREX-P-07.

- Se actualizaron las actividades del

proceso según la normatividad actual.

- Creación de la Oficina de Gestión de

Procesos, resolución N.° 127-2018-

CD-UPAO del 26 de febrero de 2018, a

la que se le encarga la

implementación de un sistema de

gestión basada en procesos para la

universidad.

- Procedimiento de “Control de

Información Documentada”, código

INS-OGPR-P-01, aprobada con

resolución N.° 6-2019-CD-UPAO del

14 de enero de 2019.

- Aprobación del nuevo “Reglamento

de movilidad académica de

estudiantes”, resolución N.° 295-

2019-CD-UPAO del 08 de agosto de

2019.



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Anexo 01. Ficha de postulante a programa de MAS

PROGRAMA DE MOVILIDAD ESTUDIANTIL Convocatoria General

LLENAR EL DOCUMENTO EN MAYÚSCULAS O EN COMPUTADORA

Fecha límite: ....................... No se aceptarán expedientes fuera de esta fecha por ningún concepto

PEGA TU FOTO AQUÍ

(obligatorio)

Datos personales

Nombres y apellidos

ID Fecha de nacimiento ____/____/____

N.° Pasaporte ¿Tienes doble nacionalidad? ¿Cuál?

Facultad Carrera Profesional

N.° de créditos aprobados

Ciclo Promedio ponderado

¿Eres beneficiario de una beca en la UPAO? ¿Cuál?

Dirección

Teléfono fijo Celular

E-mail institucional:

E-mail personal:

Destinos Indica tus opciones por orden de preferencia. Si solamente te interesa un destino, no es necesario que llenes todas las opciones.

Opción Nombre de la universidad

Semestre

1 201_ - _

2 201_ - _



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Documentación a presentar Este formulario debidamente firmado (en la página 3).

1. Carta de motivación, dirigida al Jefe de la Oficina de Relaciones Exteriores (1 cara máximo). 2. Copia de Pasaporte. 3. Certificado de buena salud (expedido por el Ministerio de Salud o Institución de Salud pública o privada). Adjuntar:

radiografía de pulmones, ecografía abdominal, electrocardiograma, PPD, análisis clínico (sangre, parasitosis intestinal) y otro que determine el médico, luego del examen clínico correspondiente.

4. Cartilla de vacunas expedido por el Ministerio de Salud o Institución de Salud pública o privada. 5. Dos (02) fotografías tamaño carné a color, fondo blanco. 6. Constancia de ubicación académica, con la cual acredite estar en el tercio o quinto superior. 7. Carta de recomendación expedida por un docente y su director de escuela, quienes avalan su buen desempeño

como estudiante. 8. Carta de compromiso firmada por el padre de familia o tutor, en la cual, manifiesta que conoce el deseo de su hijo

o pupilo de participar en un programa de movilidad convocado por la UPAO y que conoce y está dispuesto a asumir los gastos de pasajes, alojamiento y alimentación.

9. Los estudiantes con independencia económica, debidamente acreditada, deben presentar carta de compromiso firmada, en la cual expresan su deseo y voluntad de participar en un programa de movilidad convocado por la UPAO, y que conocen y se encuentran dispuestos a asumir los gastos de pasajes, alojamiento y alimentación.

10. Certificado de dominio del idioma extranjero, cuando las asignaturas se dicten en un idioma distinto al castellano. Datos del apoderado, tutor o persona a contactar en caso de emergencia

Nombres y apellidos Parentesco Dirección:

Teléfono fijo Celular Programa de Movilidad

Tipo de Movilidad Nacional ( ) Internacional ( )

Recursos económicos subvencionados:

Programa: Erasmus Mundus PRONABEC

Alianza Pacífico Otros

Recursos económicos propios:

( ) ( ) ( ) ( ) _____________________ ( )



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Currículo

1- Formación académica

Ejemplo: - UPAO desde 2010, Carrera Profesional de Derecho

2- Experiencia profesional

Ejemplo: - Banco Nacional, enero-diciembre 2012, practicante (Recibidor - Pagador)

3- Actividades extracurriculares

Ejemplo: - Grupo de Danzas UPAO, desde 2009, voluntario

4- Idiomas

Ejemplo: - inglés, avanzado, Toefl 75 (2009)

Compromiso del estudiante

Al entregar este expediente, aseguro mi entendimiento de los términos de los programas a los cuales estoy postulando: modalidad de los intercambios, inversión que representa y calendario de inscripción que me indicará la Oficina de Relaciones Exteriores.

Me comprometo a seguir los pasos que implican mi selección.

Si tuviera que renunciar a la movilidad estudiantil, me comprometo a avisar con anticipación a la Oficina de Relaciones Exteriores, para no perjudicar a los candidatos que se encontraban en lista de espera.

Firma del estudiante Fecha / / 201



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Anexo 02. Formato de solicitud

Trujillo, _____ de _____________ de 201__

Solicitud:

Señores Oficina de Relaciones Exteriores Programa de Movilidad Académica de Estudiantes Universidad Privada Antenor Orrego

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………........, ante Ustedes, me presento y expongo:

,…………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Por lo expuesto: Solicito se sirva atender la presente conforme a

derecho. Atentamente,

________________________________

ID N.º……………………………..



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Anexo 03. Formato carta compromiso

CARTA COMPROMISO

Trujillo, _____ de _____________ de 201__

Señores Oficina de Relaciones Exteriores Programa de Intercambio Estudiantil Universidad Privada Antenor Orrego Es grato dirigirnos a ustedes para comunicarles que nosotros, …………………………….……y…………….……………………………. , padres de…………………………………………………………, estudiante de la Universidad Privada Antenor Orrego, de la Facultad de…………………………… con ID N.°………..…estamos plenamente de acuerdo con la solicitud para participar en el “Programa de Movilidad Académica de estudiantes”, 201...-..., al que nuestro(a) hijo(a) está postulando. Asimismo, señalamos que contamos con los medios económicos necesarios para solventar todos los gastos del Programa de Intercambio en el Extranjero (pasajes, alojamiento y alimentos), en el caso que nuestro(a) hijo(a) sea seleccionado(a). ________________________________ ________________________________ Firma Firma ________________________________ ________________________________ Nombre Nombre DNI: ____________________________ DNI: ___________________________

Esta declaración puede ser firmada por la madre o el padre del estudiante de manera ideal, por

ambos. En otro caso, por su tutor(a)



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Anexo 04. Formato de equivalencias de cursos

Formato de Equivalencias de Cursos

Año Académico: 201...

SEMESTRE: I II

Carrera: _________________________________________________________________

Nombre: ________________________________________________________________

Apellido paterno Apellido materno Nombre

_________________________ _________________________

Escuela o Unidad Académica Universidad de destino

CURSOS

CURSOS EN LA UNIVERSIDAD DE ORIGEN CURSOS EN LA UNIVERSIDAD DE DESTINO

Firma del estudiante

______________________________

Fecha: _____/_____/_____

INSTITUCIÓN DE ORIGEN

Firma del Coordinador Académico Firma del Coordinador de Intercambio

_______________________________ ______________________________

Fecha: _____/_____/_____ Fecha: _____/_____/_____



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Anexo 05. Formato de llegada y finalización de MAS

FORMATO DE CERTIFICADO DE PERIODO DE MOVILIDAD ACADÉMICA DE ESTUDIANTE

Universidad / Institución

destino:

País, ciudad destino y

duración del programa:

IMPORTANTE: El Jefe de la Oficina de Relaciones Internacionales de la institución destino o quién haga sus veces debe completar este formato, tanto al iniciar como al finalizar el periodo de movilidad y debe ser enviado a la Oficina de Relaciones Exteriores de la Universidad Privada Antenor Orrego, al correo electrónico: [email protected]

Parte 1 Debe ser diligenciada y firmada por el responsable de la Universidad o Institución destino a la llegada del estudiante:

El Director de la Oficina de Relaciones Internacionales, certifica que el/la estudiante ….........…..........……

............................................................., llegó el ……….. de …………… de 201….

__________________________

Director de la Oficina de Relaciones Internacionales

Universidad ………………………..

Sello de la Universidad o Institución de destino (obligatorio): Lugar y fecha:

Parte 2 Debe ser diligenciada y firmada por el responsable de la Universidad o Institución destino al

finalizar el periodo de movilidad del estudiante:

El Jefe de la Oficina de Relaciones Internacionales certifica que la estudiante ………........................………

…...........…., asistió hasta el día …………..de …………….. de 201….

__________________________

Director de la Oficina de Relaciones Internacionales

Universidad ……………………………

Sello de la Universidad o Institución de destino (obligatorio): Lugar y fecha:

Fecha diligenciamiento:

Facultad: Carrera:

Nombre del estudiante: ID:

Nombre Cargo

Revisó: Jefe de la OREX

Acompañamiento del proceso:

Asistentes Administrativos

mailto:[email protected]



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Anexo 06. Registro de asistencia a cursos

REGISTRO DE ASISTENCIA

Nombre del estudiante:

Institución de destino:

N.° Curso Nombre del docente Firma del docente Observaciones del docente

Sello y firma del Jefe o Representante de la Oficina de Relaciones Exteriores de la Institución de destino

…………………., de …………….., del 201…..

__________________________________

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