Modulometodologia ajustado agosto 1_2012

Metodología diseño de prácticas

Metodología diseño de prácticasMetodología diseño de prácticas

La metodología que se propone a continuación, contempla las fases que deben llevar a cabo los equipos responsables del diseño de prácticas. Esta metodología es una guía para desarrollar el objetivo fijado y no debe entenderse por tanto como la única manera posible de llegar a los resultados esperados.


Identificación de la UBM

Diseño de prácticas de la UBM

Validación de diseño de prácticas

Cierre de diseño de prácticas

Fases


Cierre del diseño de prácticas

Validación del diseño

Diseño de prácticas

Definición interacciones entre

UBM

Identificación de prácticas

Diagnóstico del estado actual de

las prácticas

Diseño de prácticas nuevas

Generación de actas de

cierre

Revisión de los contenidos

documentados

Recomendaciones técnicas asociadas a

los contenidos

Afinación de las prácticas diseñadas por

parte de los equipos

Entrega de documentación

Conocimiento de la UBM objeto de

trabajo

Responsabilidades claves de la UBM (identificación

de asuntos de trabajo)

Referenciación de prácticas

Definición del alcance de la UBM

Comparación con el alcance de otras

UBM

Revisión y ajuste a elementos característicos

de la UBM

Memoria Documental






UBM



las prácticas



cierre


documentados


los contenidos




Memoria Documental


trabajo






UBM

Revisión y ajuste a elementos característicos

de la UBM

1. Conocimiento de la UBM objeto de trabajo1. Conocimiento de la UBM objeto de trabajo

Logro: Obtener un conocimiento mas detallado del contenido y alcance de la UBM en diseño; y su relación con el macroproceso y la línea decisional a los cuales está adscrita

¿Cuál es la misión básica y los asuntos de trabajo del macroproceso al que pertenece la UBM asignada?

¿Cuál es la misión y los asuntos de trabajo de la línea decisional a la que pertenece la UBM asignada?

¿Qué hace la UBM?

Para ello, estudie y analice con el equipo de trabajo

Fuentes a consultar: hoja “consulta” de la herramienta diseño de prácticas.

1.1. Conocimiento de la UBM objeto Conocimiento de la UBM objeto de trabajode trabajo

EjemploEjemplo

Gestión de Matrícula y

Registro Académico

Diseño y gestión de programas académicos

Gestión del ciclo de vida académica

Coordinación académica

• Políticas para la formación de los estudiantes• Diseño de trayectorias académicas flexibles• Certificación académica• Asesorías a estudiantes • Planificación de los recursos• Sinergias para la implementación de ciclos académicos.• Diseño de indicadores para la gestión académica

Misión: Responsable de todas las actividades que desencadenan, gestionan, apoyan e impulsan la vida académica de los estudiantes. Desarrolla actividades de enseñanza y aprendizaje en educación formal y no formal

Misión: Responsable de la atención de los estudiantes, para dar respuesta completa y satisfactoria a las solicitudes académicas hechas por ellos. Transfiere a los estudiantes los servicios académicos desde la inscripción de aspirantes a los programas académicos, hasta que se gradúan

• Mejoramiento continuo de la calidad de los servicios• Gestión de procesos académicos• Gestión efectiva de los servicios ofrecidos• Atención a estudiantes, con alcance a egresados• Inscripción y matrícula de estudiantes• Homologación de materias y gestión de casos

especialesEs la responsable del proceso de matrícula, del registro académico, así como de los informes y constancias .

Contabilidad académica y gestión de indicadores






UBM



las prácticas



cierre


documentados


los contenidos




Memoria Documental


trabajo

Responsabilidades claves de la UBM (identificación de asuntos de trabajo)




UBM

Revisión y Ajuste a elementos característicos

de la UBM

2. Definición del alcance de la UBM2. Definición del alcance de la UBM

Logro: identificar y revisar el alcance de la UBM.

Para ello: Identifique los asuntos de trabajo de la UBM: se refiere a los temas centrales o

responsabilidades clave que describen lo que hacen las UBM.

2.1. Identificación de asuntos de trabajo



Para ello: a. Identifique los asuntos de trabajo de la UBM: se refieren a los temas centrales o

responsabilidades clave que describen lo que hacen las UBM. Cómo identificarlo



Forma 1:

UBM

Asesoría en gestión por procesos y modelos de gestión basados en normas

Asuntos de trabajo

Transferencia de conocimiento

Orientación o acompañamiento

• Analizar el nombre o definición de las UBM, inicialmente establecidos o identificados en la etapa de diseño del MOP.

Ejemplo :

Análisis del nombre

Asesoría: transferencia de conocimiento y orientación o acompañamiento

¿Cómo identificar los asuntos de trabajo de la UBM asignada?


Forma 1:

• Para cada uno de los asuntos de trabajo, identifique que hace el asunto. Para esto, puede apoyarse en el tipo de solicitudes que atiende.

Asuntos de trabajo

Transferencia de conocimiento

Orientación o compañamiento

Qué hace el asunto de trabajo?Formación en el enfoque por procesos de la UdeA y los modelos de gestión homologables.

Entrenamiento en el enfoque por procesos de la UdeA y modelos de gestión homologables Qué hace el asunto de trabajo?

Asistencia en procesos y en los modelos de gestión homologables.

Acompañamiento de procesos de certificación y acreditación




2. Definición del alcance de la UBM2. Definición del alcance de la UBM2.1. Identificación de asuntos de trabajo


Forma 2:

• Desarrolle una lluvia de ideas en torno a lo que debería hacer la UBM. Puede apoyarse en las solicitudes que debe atender la UBM.

• Identifique y agrupe las solicitudes que están asociadas con un mismo tema o asunto

• A cada agrupación asígnele un nombre (Esta agrupación es la que denominamos asunto de trabajo).

Ejemplo



No. ¿Qué hace la UBM?1Liquidación de matrícula para pregrado2Liquidación de matrícula para posgrado3Reliquidaciones4Descuentos y exenciones5Registro de notas 7Devoluciones por méritos estudiantiles8Devoluciones por no ingreso9Matrícula de posgrado

10Matrícula de los admitidos a pregrado11Ajustes de matrícula de pregrado12Matrícula extemporánea de pregrado13Ajustes de matrícula14Matrícula extemporánea15 Matrícula de estudiantes antiguos16Inscripción y matrícula cursos Semipresenciales17Inscripción y matricula de educación no formal

Asuntos de trabajo

Ejecución de Matrícula

Registro Académico

Liquidación Matricula

Devolución Matrícula

Forma 2:



Para ello: a. Identifique los asuntos de trabajo de la UBM: se refiere a los temas centrales

o responsabilidades clave que describen lo que hacen las UBM.

b. Descripción de los asuntos de trabajo: definición general sobre el alcance de cada asunto de trabajo identificado.

c. Que hace el asunto: relacione a cada asunto de trabajo las solicitudes que debe atender.

d. Resultados del asunto: registre los productos y servicios que genera el asunto de trabajo mediante su ejecución.

e. Usuarios: identifique cuales son las partes interesadas en los resultados generados por cada asunto de trabajo.

Cómo definirlo

formato identifica

Cuando del análisis del alcance de la UBM algún asunto de trabajo amerite constituirse en una UBM nueva, debe diligenciarse la siguiente información:

Macroproceso XXXXXX

# Proceso o línea decisional

Nombre de la UBM

propuesta

Definición de la UBM propuesta

Cuál es la salida (s) o resultado (s) que

genera

Pre existencia de la UBM en la

Universidad

Tipología propuesta

1

2







UBM



las prácticas



cierre


documentados


los contenidos




Memoria Documental


trabajo

Responsabilidades claves de la UBM (identificación de asuntos de trabajo)




UBM


de la UBM


2.2 Comparación con el alcance de otras UBM


Para ello:

Los equipos de trabajo deberán identificar dentro del macroproceso al cual pertenece la UBM, otras UBM en las cuales están contenidos parcial o totalmente los asuntos de trabajo definidos para la UBM asignada.

Si la UBM asignada asume el asunto de trabajo

Si otra UBM del macroproceso asume el asunto de trabajo

Elaborar una matriz que permita comparar todas las UBM del macroproceso frente a los asuntos de trabajo identificados, para revisar que éstos no estén contenidos en otra UBM. Definir para aquellos asuntos de trabajo contenidos en otras UBM, lo siguiente

Ejemplo

2. Definición del alcance de la UBM2. Definición del alcance de la UBM2.2 Comparación con el alcance de otras UBM

Ejecuta todas las actividades asociadas con la emisión de constancias por escrito sobre el ciclo académico del estudiante en la Universidad. Incluye el historial desde su ingreso, el registro de novedades académicas hasta obtener el grado .

Asentar las novedades académicas que presenta el estudiante en el transcurso del programa al cual se encuentra matriculado

UBM: Certificaciones Asunto de trabajo: Registro

académico

UBM: Gestión de matriculas y registro académico

Criterios de análisis• Pertinencia del asunto al interior de una UBM.• Garantizar la integralidad de la UBM - no fraccionar

formato identifica

Ejemplo

Descripción general de la Descripción general de la metodología metodología





UBM



las prácticas



cierre


documentados


los contenidos




Memoria Documental


trabajo






UBM


de la UBM

3. Definición Interacciones3. Definición Interacciones

Definición interacciones entre UBM

Logro: identificar la ubicación arquitectónica organizacional de la UBM.

Para ello:

Desarrollo de taller …………………………………………………………………..

Descripción general de la Descripción general de la metodología metodología





UBM



las prácticas



cierre


documentados


los contenidos




Memoria Documental


trabajo






UBM


de la UBM

4. Revisión y ajuste a elementos 4. Revisión y ajuste a elementos característicos de la UBMcaracterísticos de la UBM

Logro Caracterizar la UBM de acuerdo con la redefinición de alcance.

Componentes de la caracterización

Nombre Aplicación

Definición ¿Cómo termina la UBM?

Descripción de Resultados

¿Cómo inicia la UBM?

Preexistencia de la UBM

Para ello, Defina o ajuste los siguientes aspectos.

Nota: Realice el ajuste de la caracterización en la hoja “Caracteriza UBM” de la herramienta de diseño de prácticas.





UBM



las prácticas



cierre


documentados


los contenidos




Memoria Documental


trabajo






UBM


de la UBM

Descripción general de la metodología Descripción general de la metodología

5. Diseño de prácticas5. Diseño de prácticas

Procedimiento: Es la descripción secuencial de pasos, concatenadas entre sí, que son seguidos por los miembros de la organización para cumplir un propósito específico

Metodología: conjunto de métodos o actividades intencionadas, organizadas e integradas, para tratar situaciones particulares o aplicar determinados conocimientos

Instructivo: conjunto de instrucciones detalladas de lo que debe hacerse en una actividad ya sea de carácter técnico o específico, o los pasos que deben desarrollar los usuarios en determinadas operaciones de una UBM

¿Qué es una práctica?Son los modos o métodos para desarrollar y aplicar, de manera continuada, las operaciones de una UBM y describir los conocimientos o reglas necesarios para el logro de sus resultados.

Tipo de prácticas

Protocolo: establece las pautas de actuación o reglas de acción frente a una situación real o potencial. Se considera de estricto cumplimiento, ya que de éste dependerá el mantenimiento del orden de un asunto particular.

Logro

Identificar prácticas necesarias para la ejecución de la UBM.

Para ello,

Para cada asunto de trabajo identifique las prácticas mediante las cuales se desarrollará el respectivo asunto de trabajo. Como base para la definición de las prácticas, utilice las actividades generales descritas para el asunto de trabajo, en la hoja “identifica”.

Ejemplo

5. Diseño de prácticas5. Diseño de prácticas5.1 Identificación de prácticas

De las prácticas definidas, identifique cuales son ejecutadas actualmente en la Universidad. Como resultado, se debe generar un listado de “prácticas existentes” y otro de “prácticas nuevas por diseñar” para la ejecución de la UBM.

Tenga en cuenta que es posible diseñar una práctica que se utilice en más de un asunto de trabajo.

5. Diseño de prácticas5. Diseño de prácticas5.1 Identificación de prácticas