Modulo de Software Contable 2-2013

8/17/2019 Modulo de Software Contable 2-2013

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COPIA NO CONTROLADA

CENTRO DE ESTUDIOS ESPECIALIZADOS

CESDE

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

ASIGNATURA: SOFTWARE CONTABLE

DP03 – Ver. 01

NOMBRE:

-----------------------------------------------------

2-2013



ESCUELA DE ADMINISTRACIÓNGESTIÓN SECRETARIAL

MÓDULO SOFTLAND

CONTENIDO

Pag.

I NTRODUCCION ...................................................................................................................................... 2

CARACTERI STICAS ................................................................................................................................. 2

CICLO DE INSTAL ACIÓN ....................................................................................................................... 3

I NSTALANDO UNA COMPAÑÍA ............................................................................................................ 3

I NI CIAL IZANDO LA INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................... 5

NAVEGADOR SOLUCIÓN CORPORATI VA .......................................................................................... 8

DEF INI CIÓN DE LOS ARCH IVOS BÁSICOS ..................................................................................... 13

1. CREAR LOS PERÍODOS: ................................................................................................................... 13

2. CREAR UN CENTRO DE COSTOS ................................................................................................... 13

3. CREAR LAS CUENTAS ...................................................................................................................... 14

EJERCICIO DE PRÁCTI CA ................................................................................................................... 16

4. CREAR LOS COMPROBANTES: ...................................................................................................... 18

5. ARCH IVO DE TERCEROS ................................................................................................................. 19

CICLO DIARIO .................................................................................................................................... 20

INGRESAR TRANSACCIONES ......................................................................................................... 20

PRESENTACIÓN DE INFORMES ...................................................................................................... 21

EJERCICIO DE APLICACIÓN # 1 ...................................................................................................... 22

TALLER DE PRÁCTICA # 2 ............................................................................................................... 25



TÉCNICO EN GESTIÓN SECRETARIALSOFTWARE CONTABLE- SOFTLAND

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INTRODUCCION

CONTABILIDAD® es un programa de computador orientado al manejo de la información contable, tributariay administrativa en forma fácil y confiable. Está diseñado para las empresas de cualquier sector económico

que utilizan el computador como herramienta diaria de trabajo, brindando la posibilidad de manejar un granvolumen de información.

CONTABILIDAD® es el software contable, administrativo y tributario más completo y confiable del mercadoColombiano, desarrollado, ampliado y perfeccionado teniendo en cuenta las normas de la legislaciónvigente.

CARACTERISTICAS

El Plan de Cuentas se adapta a su empresa y cumple con la legislación colombiana (P.U.C. - Plan únicode Cuentas).

Generación de medios electrónicos. Simplifica los procesos de cierre contable de fin de año, reduciendo tiempo y errores. Reporta los resultados de ganancias y pérdidas al nivel de detalle deseado. Recibe información de todos los programas de Softland. Base de datos relacional. Administra equivalencias de moneda y/o pactos de unidades. Múltiples compañías y su consolidación. Disminuye el tiempo de elaboración de las conciliaciones bancarias. Permite manejo de meses abiertos, obteniendo saldos al día. Posibilita la definición del presupuesto de acuerdo a sus necesidades y al nivel de detalle deseado. Genera informes financieros, tales como: Flujo de Efectivo, Cambios en la Situación Financiera y Cambios

en el Patrimonio. Manejo histórico de movimiento contable y saldos de cuentas. Identificación de terceros, bases de retención, códigos tributarios, impresión formularios de la DIAN. Maneja la retención en la fuente y sus bases (relaciones mensuales y anuales).

Control del IVA (relaciones bimensuales y anuales). Anexos para declaración de renta. Expide certificados de retención para terceros. Libros registrados ante la cámara de comercio.

Activos Fijos _ Administra los activos fijos, asignando códigos alfanuméricos con su información general. _ Genera ajustes y asientos de depreciación en forma automática, entrega los informes generados y otrosinformes de control. _ Guarda acumulados de los diferentes activos fijos codificados. _ Genera informes sobre la depreciación periódica acumulada.

Diferidos Maneja diferidos, asignando códigos con su información general. Genera ajustes y asientos de amortización en forma automática, entrega informes de los asientos de

amortización periódica y acumulada. Guarda información de saldos y acumulados de los distintos diferidos. Permite imprimir informes de auxiliar de diferidos e información básica para control.

En la actualidad, las compañías demandan una clase diferente de solución de base de datos. Elrendimiento, la escalabilidad y la confiabilidad son esenciales y la anticipación al mercado es crítica. Además de estas cualidades empresariales fundamentales, SQL Server proporciona agilidad a susoperaciones de análisis y administración de datos al permitir a las organizaciones adaptarse rápida yfácilmente, para obtener ventaja competitiva en un entorno de cambios constantes.

CONTABILIDAD® con el motor de base de datos SQL Server, es un paquete que abre las puertas al rápidodesarrollo de una nueva generación de aplicaciones de nivel empresarial, entre algunas ventajas tenemos: _ Versión SQL de Alto Desempeño _ Permite una menor carga de tráfico y de datos en la red.




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_ Posee su propia capacidad de procesamiento e inteligencia. _ Permite manejar procedimientos almacenados. _ Maneja grandes volúmenes de información. _ Mayor seguridad con los datos. _ Publicación en web de resultados. _ Generación de análisis multidimensional.

CICLO DE INSTALACIÓN

INSTALANDO UNA COMPAÑÍA

Para instalar una compañía solo es posible hacerlo desde el Módulo Administrativo, ingresandodirectamente desde el Servidor SQL por el menú Inicio / Programas / Solución Corporativa Softland/Servidor / Utilidades Softland SQL / Módulo Administrativo. Desde el Módulo Administrativo se ingresa porel menú Archivo / Mantenimiento de Compañía, aparece la siguiente pantalla:

Al dar clic en el botón“Crear Cia” aparece la pantalla que se muestraacontinuación:

Cuando se crea una base de datos en SQL, es necesario definir algunos parámetros para indicar, entreotros, tamaño, crecimiento de la base de datos, etc.




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Por defecto, Contabilidadproporciona algunosvalores, pero si en suempresa hay unadministrador de SQL,

puede analizar lainformación que se va aingresar en esta pantalla yhacer modificaciones si esel caso. El único campoque se debe conservar es“Nombre Collation”, este no debe ser modificado.

Al dar “Aceptar” muestra la pantalla de configuración global de la compañía:

Al habilitar por primera vez el módulo de Contabilidad o al dar clic en el botón “Ver /Editar” que aparece alfrente de “Contabilidad”, aparece la siguiente pantalla:




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En esta tabla se definenlos rangos de cuenta, esdecir por que dígito odígitos comienzan.

En esta compañía losdígitos iniciales es unosolo, porque en el campoNiveles Plan de Cuentasse definió el primer dígitode uno “X”. Según elprimer nivel del Plan deCuentas, se definen losrangos

Corregir Documentos de Otros Módulos: Si se activa este campo, los documentos que vienen de otrosmódulos se puedan modificar.

Control de fechas: Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del período actual. Si no seactiva se puede capturar movimiento de cualquier fecha del año.

Permitir Comprobantes Descuadrados: Si se activa este campo, el programa permitirá grabarmovimiento, así los campos Débito y Crédito, del comprobante en la captura de movimiento, sean

diferentes.

Acarrear Encabezado en Captura de Movimiento: Este identificador se utiliza para que en la captura cadavez que se vaya a ingresar un nuevo documento, sugiere el comprobante anterior y así evitar digitarnuevamente la parte del encabezado.

Límite máximo captura estándar: En este campo se ingresa el número máximo de registros que tendríaun documento en la captura de movimiento para que al realizar una consulta y/o corrección, el programamuestre una pantalla adicional, es decir, a partir de cuantos registros muestre la otra pantalla.

Niveles Plan de Cuentas: En este campo se define el número de dígitos que contiene cada uno de losniveles que tendrá el código contable de la contabilidad a manejar.

INICIALIZANDO LA INFORMACIÓN BÁSICA

Antes de poder obtener todos los beneficios de el módulo de Contabilidad®, es necesario recolectar toda lainformación de los archivos básicos y las diferentes características por las cuales se va a regir lainformación de la compañía.




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EL MANEJO DE PANTALLAS - GENERALIDADES

Pantalla Inicial Acceso a la Solución Corporativa Al ingresar desde el menú Inicio \ Programas \ Solución Corporativa, el programa presenta una pantallainicial de acceso para conectarse al servidor SQL:

La seguridadla maneja elservidor deWindows (NT/ 2000 /2003)

Valida que elusuario tengaacceso al servidorde SQL Server. Antes se debehaber configuradodicho usuario enel servidor SQLServer, ya queesta seguridad lamaneja el servidor

SQL Server.

A continuación, aparece otra pantalla de acceso:

Usuario: Corresponde a la identificación de la persona que va a ingresar al sistema, el cual le habilitará undeterminado número de opciones antes definidas por el administrador del programa. El administrador delprograma puede crear otros nuevos usuarios y les puede restringir el acceso a algunas opciones, esteproceso se realiza por la opción Administración de usuarios en el menú Utilidades.

Después de instalar el programa, el usuario que crea por defecto es el usuario “Supervisor”, el cual tienederecho sobre todas las opciones del programa.

Contraseña: Es una clave secreta para que cada usuario ingrese al sistema y así evitar la suplantación deusuarios en funciones específicas. Esta clave es secreta y por lo tanto no es visualizada en el momento desu digitación.

Después de instalar el programa, la contraseña que crea por defecto es presionar la tecla Enter (_).

Fecha Actual: Corresponde a la fecha del día en el cual se va a trabajar. Siempre se sugiere la fecha delsistema.

Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.




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Fecha Contable: Corresponde a la fecha en la cual se va a ingresar el movimiento. Esta fecha es posiblemodificarla manualmente o seleccionando la fecha en el calendario que aparece a la derecha del campo.Esta fecha se sugiere en las capturas, pero se puede modificar en éstas.

Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.

Al lado derecho aparece el botón decalendario. Al dar clic en este botón,aparece un calendario donde se eligeel año, el mes y el día.

El calendario también está disponibleen los campos Fecha de losmantenimientos y los informes

Luego de ingresar el usuario, la contraseña y las fechas, se elige la compañía con la que se va a trabajar:




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NAVEGADOR SOLUCIÓN CORPORATIVA

Después de ingresar los datos en la pantalla inicial, aparece un navegador de ágil acceso a todos losmódulos que conforman La Solución Corporativa:

Al dar clic con el Mouse en el siguiente icono ingresa al módulo de Contabilidad, dondetambién aparecen los mismos íconos del navegador, para poder acceder en cualquier momento a otromódulo.

A continuación muestra una pantalla con los períodos (Abiertos y/o cerrados) y se debe elegir el período alcual se va a ingresar:

Si se activa este

campo,solo muestra losperíodosabiertos.

En la pantalla principal y en los mantenimientos, aparecen una serie de botones en la parte superior de lapantalla, que permiten agilizar el trabajo con el módulo de Contabilidad®. Ellos se encuentran distribuidosguardando los siguientes estándares:




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Pantalla Principal:En la pantalla principal del módulo de Contabilidad aparecen los siguientes botones:




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Pantalla de Mantenimientos:

En las pantallas de mantenimientos aparecen una serie de botones que permiten realizar la captura y/oactualización de la información (Adición, Corrección, Retiro, Consulta, etc) y se encuentran distribuidosguardando los siguientes estándares:




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Además de los botones, el programa permite realizar, por medio de la combinación de teclas, la mismatarea de los botones; dichas combinaciones son las siguientes:

CTRL-A: Adiciona un nuevo registro.CTRL-M: Permite editar o corregir el registro activo.CTRL-E: Retira el registro activo.CTRL-B: Permite buscar o consultar un registro.CTRL-R: Permite acarrear el registro anterior para adicionar uno nuevo sin tener volver a digitar algunainformación.CTRL-G: Graba o salva el registro activo.CTRL-S: Cancela las modificaciones hechas o la adición del registro activo.CTRL-F: Permite salir del mantenimiento activo.




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DEFINICIÓN DE LOS ARCHIVOS BÁSICOS

Implica que la empresa asigne a cada uno de los archivos que conforman el menú Básicos: como: Períodos,Centros de costos, Plan de cuentas, Comprobantes, Terceros, Activos fijos y Diferidos un código que loidentifique y todos los datos necesarios que solicite el programa.

1. CREAR LOS PERÍODOS:

(Ruta: Archivo \ Básicos \ Períodos\adicionar.Los períodos se deben crear antes de iniciar los registros contables y en forma ascendente y ordenada, así:enero, febrero, marzo,… no se pueden crear meses hacia atrás; es decir, si se creó marzo primero, ya no sepuede crear febrero ni enero.

Se deben crear trece (13) períodos, uno por cada mês contable y um período trece para los asientos decierre anual. Cuando termina de crear los períodos aparece um aviso donde se pregunta que se van a crearestructuras de nuevos saldos; se responde que SI

2. CREAR UN CENTRO DE COSTOS:(Ruta: Archivo \ Básicos \ Centro de Costos). Cuando no se van a manejar centros de costos se crea elcentro de costos 000 Sin centro de Costos.




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Los centros de costos son divisiones que realizan las empresas estratégicamente para facilitar suplaneación, operación y fundamentalmente, su control. Es común encontrar las empresas divididas endepartamentos. Los centros de costos permiten codificar cada uno de estos departamentos para llevar unregistro pormenorizado de sus transacciones generadoras de ingresos, gastos o ambos.

Los centros de costos los determina y codifica cada empresa según sus necesidades; algunos centros son:

000 Sin centro de costos001 Administración002 Ventas003 Producción

3. CREAR LAS CUENTAS

(Ruta: Archivo \Básicos \ Plan de Cuentas). También se pueden crear ingresando por el primer ícono

La longitud del código de la cuenta de cada uno de los niveles es de acuerdo a cómo se hayan definido enla instalación de la compañía en el campo “Niveles Plan de Cuentas”.

Cada empresa lo estructura con base en el Plan único de cuentas, sabiendo que:x.x.xx.xx.xx

ClaseGrupoCuentaSubcuenta

Auxiliares

Esta pantalla contiene los siguientes campos:

Cuenta: Se debe crear en orden, comenzando por la clase de la cuenta y terminando con la auxiliar

Ejemplo:Clase: es el primer dígito de la cuenta 1 ActivosGrupo: los dos primeros dígitos 11 DisponibleCuenta: los cuatro primeros dígitos 1110 BancosSubcuenta: los seis primeros dígitos 111005 Moneda nacionalAuxiliares: de ocho dígitos en adelante 11100501 Bco. de Bogotá




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Tercero: Este campo se utiliza para identificar si la Cuenta requiera o no, de relación de Pagos a Tercerosy/o relación de Bases de lo retenido. Se elige una de las siguientes alternativas: Nada: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, NO SERA NECESARIO digitar el Nit

o Código del Tercero relacionado con el asiento. Tercero y Base: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, será necesario digitar el

Código o Nit del Tercero asociado con dicha Cuenta, además el valor de la Base sobre la cual se retuvo. Tercero: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, es necesario digitar el Nit o

Código del Tercero asociado con dicho asiento.

Porcentaje Base: Si en el campo "Tercero", se elige "Tercero y Base", en este campo se ingresa elporcentaje a retener sobre la base ingresada en la captura de movimiento.

Centro de CostosIndica si la cuenta es manejada o no por Centro de Costos. Para tal efecto presenta tres (3) alternativas:

Nada: Indica que la cuenta no es manejada por Centro de Costos.

Con Centro: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por Movimiento y permite mantenersaldos de la cuenta discriminados por centro de costos.

Con Distribución: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por porcentaje, ingresado enel grid inferior, donde se indican los Centros de costos y el Porcentaje para cada centro de costos.

Discriminación en Saldos por DocumentosIndica si la cuenta maneja saldos por cada documento referencia. Cuando se maneje documento, esimportante que se maneje Tercero. Además, la cuenta que maneja saldos por documentos, al sacar uninforme que muestre saldos por documentos, solo salen las cuentas que están marcadas con esteidentificador.

Maneja Conciliación BancariaEste campo se utiliza para identificar si dicha cuenta es de banco o no y que va a ser utilizada en la

conciliación bancaria.Descripción SugeridaEn este campo se elige lo que se desea que aparezca en el campo "Descripción" de la captura demovimiento al digitar un asiento con dicha cuenta entre las siguientes:Ninguna: para las cuentas que no van a llevar movimientoDescripción registro anterior: para las cuentas de último nivel que llevan movimiento




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EJERCICIO DE PRÁCTICA:Crear las siguientes cuentas:

CÓDIGO NOMBRE Terc. Doc. Concil.%Base1 Activo N0 N0 N0

11 Disponible N0 N0 N01105 Caja N0 N0 N0110505 Caja General N0 N0 N011050501 Caja General N0 N0 N01110 Bancos N0 N0 N0111005 Moneda Nacional N0 N0 N011100501 Banco de Bogotá N0 N0 SI13 Deudores N0 N0 N0 1305 Clientes N0 N0 N0130505 Nacionales TE N0 N01355 Anticipo de impuesto y contribuciones N0 N0 N0135515 Retención en la fuente N0 N0 N013551501 Ventas TB N0 N0 3.5

13551502 Honorarios TB N0 N0 10.013551503 Rendimientos Financieros TB N0 N0 7.014 Inventarios N0 N0 N01435 Mercancías no fabricada por la empresa N0 N0 N0143536 Inventario de Computadores y partes TE NO NO143544 Inventario de mercancía N0 N0 N015 Propiedades planta y equipo N0 N0 N01524 Equipo de oficina N0 N0 N0152405 Muebles y enseres N0 N0 N0152410 Equipos N0 N0 N01528 Equipo de computación y comunicación N0 N0 N0152805 Equipo de procesamiento de datos N0 N0 N01592 Depreciación acumulada N0 N0 N0

159215 Equipo de oficina N0 N0 N0159220 Equipo de computación y comunicación N0 N0 N02 Pasivo N0 N0 N022 Proveedores N0 N0 N02205 Nacionales N0 N0 N0220505 Proveedores nacionales SI SI N023 Cuentas por pagar N0 N0 N02365 Retención en la fuente N0 N0 N0236515 Honorarios TB N0 N0 10.0236520 Comisiones TB N0 N0 10.0236525 Servicios TB N0 N0 4.0236530 Arrendamientos TB N0 N0 3.5236540 Compras TB N0 N0 3.52370 Retenciones y aportes de nómina N0 N0 N0237005 Aportes salud, pensión y Fondos de solidarid. N0 N0 N0237010 Aportes Sena, ICBF, Cajas de compensación N0 N0 N02380 Acreedores Varios N0 N0 N0238095 Otros TE N0 N024 Impuestos, gravámenes y tasas N0 N0 N02408 Impuesto sobre las ventas por pagar N0 N0 N0240805 Valores recaudados N0 N0 N024080501 Iva por ventas TB N0 N0 16.0

CÓDIGO NOMBRE Terc. Doc. Concil.%Base

24080502 Iva por honorarios TB N0 N0 16.0240810 Valores pagados N0 N0 N024081001 Iva por compras TB N0 N0 16.0




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24081002 Iva por honorarios TB N0 N0 16.024081003 Iva por comisiones TB N0 N0 16.024081004 Iva por seguros TB N0 N0 16.024081005 Iva por servicios públicos TB N0 N0 16.026 Pasivos estimados y provisiones N0 N0 N02610 Para obligaciones laborales N0 N0 N0

261005 Cesantías N0 N0 N0261010 Intereses sobre las cesantías N0 N0 N0261015 Vacaciones N0 N0 N0261020 Prima de servicios N0 N0 N03 Patrimonio N0 N0 N031 Capital social N0 N0 N03115 Aportes sociales N0 N0 N0311505 Cuotas o partes de interés social TE N0 N036 Resultados del ejercicio N0 N0 N03605 Utilidades del ejercicio N0 N0 N0360505 Utilidad del ejercicio N0 N0 N037 Resultados de ejercicios anteriores N0 N0 N03705 Utilidades o excedentes acumulados N0 N0 N0

370505 Utilidades acumuladas N0 N0 N04 Ingresos N0 N0 N041 Ingresos operacionales N0 N0 N04135 Comercio al por mayor y por menor N0 N0 N0413536 Venta de Computadores y Partes TE NO NO413544 Ventas de pinturas y lacas TE N0 N04175 Devoluciones en ventas N0 N0 N0417536 Devolución de Computadores y Partes TE NO NO417544 Ventas de pinturas y lacas TE N0 N042 Ingresos no operacionales N0 N0 N04210 Financieros N0 N0 N0421005 Intereses TE N0 N0421040 Descuentos comerciales condicionados TE N0 N0

5 Gastos N0 N0 N052 Gastos operacionales de ventas N0 N0 N05205 Gastos de personal N0 N0 N0520506 Sueldos TE N0 N0520515 Horas extras y recargos TE N0 N0520527 Auxilio de transporte TE N0 N0520530 Cesantías TE N0 N0520533 Intereses sobre las cesantías TE N0 N0520536 Prima de servicios TE N0 N0520539 Vacaciones TE N0 N0520568 Aportes a ARP TE N0 N0520569 Aportes a EPS TE N0 N0520570 Aportes a fondos de pensiones y/o cesant TE N0 N0520572 Aportes a cajas de compensación familiar TE N0 N0520575 Aportes al ICBF TE N0 N0520578 Aportes al sena TE N0 N0




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CÓDIGO NOMBRE Terc. Doc. Concil.%Base5230 Seguros N0 N0 N0523015 Corriente débil TE N0 N0523025 Incendio TE N0 N0523035 Sustracción y hurto TE N0 N0

5235 Servicios N0 N0 N0523525 Acueducto y alcantarillado TE N0 N0523530 Energía Eléctrica TE N0 N0523535 Teléfono TE N0 N0523550 Transporte, fletes y acarreos TE N0 N05260 Depreciaciones N0 N0 N0526005 Construcciones y edificaciones N0 N0 N0526010 Maquinaria y equipo N0 N0 N0526015 Equipo de oficina N0 N0 N0526020 Equipo de computación y comunicación N0 N0 N05295 Diversos N0 N0 N0529505 Comisiones TE N0 N053 No Operacionales N0 N0 N0

5305 Financieros N0 N0 N0530505 Gastos Bancarios TE N0 N0530520 Intereses TE N0 N0530535 Descuentos comerciales condicionados TE N0 N06 Costos de ventas N0 N0 N061 Costo de ventas y de prestación de servic. N0 N0 N06135 Comercio al por mayor y al por menor N0 N0 N0613536 Ventas de computadores y partes TE N0 N0613544 Ventas de Pinturas y Lacas TE N0 N0

NOTAS: Todas las compras y ventas se registran causadas En los servicios públicos el servicio telefónico lleva IVA En cada enunciado el valor dado es la base para calcular el IVA En la compra de activos el IVA, se registra como mayor valor del activo Sólo llevan documento referencia la cuenta 130505 - 220501 – 238095 La empresa cotiza por riesgos profesionales 1.044%

4. CREAR LOS COMPROBANTES:

(Ruta: Archivo \ Básicos \ Comprobantes).

Los comprobantes de contabilidad son documentos que permiten agrupar documentos comerciales de lamisma especie. Cada empresa genera a voluntad sus propios Comprobantes, sin embargo existen algunoscomúnmente usados, tales como:




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001 Ingresos: Agrupa los Recibos de caja (documentos soporte), usados cuando se recibe dinero enefectivo, en cheques o en ambos.

002 Egresos: Agrupa los comprobantes de pago o de egreso, usados cuando se paga dinero003 Compras: Agrupa facturas de compra y a veces órdenes de compra y facturas de compra (la

compra se registra en este comprobante independientemente si es de contado o a crédito.004 Ventas: Agrupa facturas de ventas, cuando se venden mercancías ya sea de contado o a crédito.

005 Consignaciones: Agrupa los recibos de consignación que se reciben de los bancos dondehacemos los depósitos en efectivos y cheques.

006 Ajustes varios: se utiliza para registrar lasnotas débito y crédito que presenta el extracto bancario.También se puede emplear para registrar los gastos por pagar.

007 Ajustes prestac., parafisc., y Seguridad Soc. : En este comprobante debemos registrar todasaquellas provisiones que se hagan periódicamente de prestaciones tales como cesantías, interesesa las cesantías, prima, vacaciones

008 Depreciaciones: Se usa para reunir las notas contables que se elaboran cuando se registran lasdepreciaciones de los activos fijos de las empresas.

099 Saldos iniciales: Utilizamos este comprobante para registrar solamente los saldos al inicio de unaempresa, o cuando pasamos de la contabilidad manual a la sistematizada para registrar los saldosque se traían en la manual, el documento soporte para este tipo de transacción es la nota decontabilidad.

Las notas contables en las empresas deben ser consecutivas.

5. ARCHIVO DE TERCEROS

(Ruta: Archivo \ Básicos \ Terceros).Estas clases pueden ser: CC del tutor o representante Cédula de ciudadania Cédula de Extranjería Nit Pasaporte Registro civil de nacimiento

Tarjeta de extranjeria Tarjeta de identidad TI del tutor o representante

El tercero puede pertenecer a: Régimen Simplificado Régimen Común Gran Contribuyente Ninguno

Los terceros son todas aquellas personas naturales y jurídicas con las cuales la empresa tiene algún tipo derelación comercial. Los terceros los identificamos con su nit o con la cédula de ciudadanía. Se puedencrear al comienzo cuando se instala la empresa y durante los procesos de captura de las transaccionesdiarias.

Este campo se utiliza para identificar si la Cuenta requiera o no, de relación de Pagos a Terceros y/orelación de Bases de lo retenido. Se elige una de las siguientes alternativas:

Nada: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, NO SERÁ NECESARIO digitar el Nit oCódigo del Tercero relacionado con el asiento.Tercero y Base: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, será necesario digitar elCódigo o Nit del Tercero asociado con dicha Cuenta, además el valor de la Base sobre la cual se retuvo.




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Tercero: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, es necesario digitar el Nit o Códigodel Tercero asociado con dicho asiento.

En identificador 1 e identificador 2 se coloca el número de la cédula o del Nit, Sucursal: se llena con ceros Razón social: nombre de la empresa o persona natural Municipio: se selecciona en la pestaña adicional Régimen: ninguno – simplificado – común o gran contribuyente Clase: c.c. o TI – Nit expedido por la DIAN – cédula de extranjería Si es persona natural se selecciona Si es autorretenedor se selecciona Fecha ingreso: día, mes y año en que inicio con la compañía Se graba y pregunta sobre el dígito de verificación, se le da sí si es persona jurídica

CICLO DIARIO

INGRESAR TRANSACCIONES

Se ingresan las transacciones, incluyendo los saldos iniciales, por CAPTURA/ MOVIMIENTO

Esta opción se utiliza para digitar todo el movimiento contable del mes que se encuentra respaldado pordocumentos.

Una vez codificados debidamente los documentos fuentes, se debe proceder a digitarlos utilizando estaopción.

La digitación del movimiento puede realizarse diaria, semanal o periódicamente, de acuerdo con el volumeny organización de la empresa.

Antes de comenzar a digitar los asientos contables, se debe tener definidos los siguientes archivos: _ Períodos _ Centros de Costos _ Plan de Cuentas _ Comprobantes _ Terceros _ Activos fijos (Opcional) _ Diferidos (Opcional)

Los datos a ingresar en la captura son los siguientes:

Encabezado- Comprobante: En este campo se elige el número del comprobante el cual debe encontrarse matriculado enel archivo de comprobantes.




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- Número: Se debe especificar el número del documento que se utiliza como fuente para la digitación de losasientos (Por ejemplo; número de la factura, orden de pago, recibo de caja, etc.).

- Incluye el prefijo. Estos botones permiten asignarles un determinado color a los totales Débito y Crédito.

- Fecha: En este campo se elige la fecha del documento. Es importante tener claro que esta fecha debe ser

la fecha que trae el documento original y no confundirla con la fecha en la que se está digitando elmovimiento.

- Cuenta: En este campo se elige la cuenta contable que se afecta con el asiento que se está digitando

- Nat: En este campo se indica la naturaleza del asiento. El programa lo trae automáticamente, dependiendode lo indicado en el mantenimiento de comprobantes en el campo “Tipo”, pero se puede cambiar. Se eligeentre los siguientes:

1-Normal: Se utiliza para todo movimiento, el programa busca si es Crédito o Débito y lo muestra en elinforme Auxiliar como Débito Normal o Crédito Normal.2-Ajuste: Se utiliza para las cuentas que son resultado de ajustes al costo.3-Depreciación: Se utiliza para asientos de depreciación.

4-Ajuste Depreciación: Se utiliza para los ajustes de la depreciación acumulada.5-Amortización: Se utiliza para los asientos de amortización de diferidos.6-Ajuste Amortización: Se utiliza para el ajuste de la amortización acumulada.

_ Los asientos con naturaleza de la 2 a la 6, el programa los genera automáticamente cuando se hacenasientos automáticos. Si se realizan los asientos de ajustes, depreciación y amortización manualmente, sedebe definir bien el tipo de comprobante en el mantenimiento de comprobantes.

- Débito: En este campo se digita el valor débito del asiento. Si el asiento no tiene un valor Débito (sinoCrédito), basta con desplazarse al campo de valor crédito

- Crédito: En este campo se digita el valor crédito del asiento.

- Prefijo: En este campo se ingresa el prefijo del documento que respalda el asiento digitado.

- Número: En este campo se ingresa el número del documento que respalda el asiento digitado, puede serel # del egreso, del recibo de caja, la factura, entre otros

- Id Encabezado Movimiento: Si la Cuenta a la cual se está haciendo el asiento está identificada en elcampo Tercero con Tercero y Base o Tercero en el Plan de Cuentas, es decir, es una Cuenta que necesitaidentificar el Tercero y/o la Base de Retención.

Sucursal: Este campo corresponde a la sucursal del tercero.

Centro Costos: Si la cuenta está marcada con identificador de centro de costos "Con centro" o sea que lacuenta es manejada con Centro de Costos a través de movimiento, el programa solicita el Centro de Costosa que pertenece y que deberá haberse definido previamente. El programa sugiere el nombre del centro decostos asociado al código digitado.

Descripción: Para el detalle del asiento contable. Es en este campo donde se puede digitar libremente lainformación que se desee y es responsabilidad de quien está digitando, el que la información suministradamuestre claramente las razones y el tipo de asiento contable efectuado.

Fecha: Contiene la fecha en la que se está digitando el movimiento.

PRESENTACIÓN DE INFORMES

INFORMES BÁSICOS:Se pueden pedir los informes de archivos básicos creados, para facilitar la revisión o corrección de losmismos, como: períodos, plan de cuentas, centros de costos, comprobantes, terceros. Se debe seleccionarsiempre impresora gráfica, para que su presentación sea organizada.




COPIA NO CONTROLADA

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INFORMES ADICIONALES: Movimiento: Este informe permite visualizar todos los registros de las diferentes transacciones,

para un período o varios períodos.

Cuadre: en este informe se presenta el resumen de cada uno de los comprobantes empleados y el

valor del descuadre si lo hay. Se puede solicitar detallado, para facilitar la identificación deldocumento descuadrado.

Control de consecutivos: Sirve para control de documentos digitados, aparece el número inicial yfinal de cada comprobante, organizado por rangos.

Numerar libros oficiales: facilita la numeración de los libros que se van a registrar en la Cámarade Comercio y que son obligatorios para las empresas que deben llevar contabilidad, como: CajaDiario, Mayor y Balances.

INFORMES CONTABLES: Comprobantes de Diario: Se detalla el movimiento de las diferentes cuentas en los comprobantes

empleados. Sirve como soporte al libro Caja Diario

Libro Auxiliar: Es indispensable pedir este informe, porque relacionada cada una de las cuentas,con el tercero, saldo inicial, movimiento débito y crédito y el saldo actual. Facilita la conciliación delas cuentas y el control de cada una de ellas.

Balance de Prueba: Aparece relacionado el saldo anterior, movimiento débito y crédito y saldoactual para cada una de las cuentas.

Libro Mayor: Libro oficial de las empresas obligadas a llevar contabilidad, debe ser registrado enCámara de Comercio

Caja Diario: Libro oficial de las empresas obligadas a llevar contabilidad, debe ser registrado en

Cámara de Comercio

INFORMES ADMINISTRATIVOS: Estado de resultados: Se debe solicitar primero el del período en el cual se está trabajando y

luego el acumulado.

Balance General: En este informe, se debe presentar la ecuación contable: Activos = Pasivos +Patrimonio. En caso de no obtener este resultado, se debe verificar que en el Estado de resultados,aparezcan todas las cuentas que tienen movimiento y en especial las de utilidad y pérdida delejercicio.

EJERCICIO DE APLICACIÓN # 1

DISTRIPINTURAS LTDABALANCE DE PRUEBA

NIT. 811047218-2(RÉGIMEN COMÚN)

Enero 31 de 2009Caja $2.423.000Bancos (Bogotá Cuenta No 012-524555-012) 56.325.000Clientes (Pintamax Ltda. - RC- Nit. 890111999) Fact. 221 2.000.000Inventario de mercancía (30 unidades) 900.000Muebles Y Enseres 1.200.000Depreciación acumulada 100.000

Otros acreedores (Álvarez & Cía. –RC- Nit. 890212221) Fact. 888 1.100.000Cuotas o partes de interés social(su nombre y cédula). $61.648.000

Sumas iguales $62.748.000 $62.748.000




COPIA NO CONTROLADA

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Nota: Este balance de prueba se deberá ingresar al sistema con la nota de contabilidad No 152 y en delcomprobante de saldos iniciales.




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TARJETA DE KARDEX

REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCANCIAS

Fecha Entradas Salidas Saldos

Unidades V/Unidad V/ Total Unidades V/Unidad V/ Total Unidades V/Unidad V. Total

Durante el mes de Febrero de 2009 realizaron las siguientes transacciones:Día 01 Compran un computador para el uso de la empresa por $3.480.000, a Computex Ltda. (RC), Nit.890.600.265, Factura No. 2545, para pagarlos en 60 días.

Dia 01 Se adquiere un seguro contra incendios por valor de $ 2.400.000 a Suramericana de seguros, Nit890.900.316, el cual se pagó con el cheque No. 5012 y se elaboró el comprobante de egreso No. 01

Día 01 Contratan una secretaria (Luisa María López CC 42.600.215) a la cual se le pagará 1,5 salariosmínimos y auxilio de transporte y se le deducirá lo legal (inicia labores el día 01)

Día 15 Compran 250 galones de pintura a Pintuco Ltda. Nit. 890.400.580, a $40.000 cada uno, factura No.400, condiciones 10%, 5/20 y n/60

Dia 18 Se compran 100 galones de pintura a Pintuco Ltda. (GC) a $39.000 C/U, según factura No. 469.Condiciones 5/30 y n/90

Dia 20 Se venden 360 galones de pintura a Pintamax Ltda., (RC) a $60.000 cada uno, factura 104 y noscancelan con el cheque 8778 del Banco Popular. Se elabora el recibo de caja 7775

Dia 21 Se consignan el cheque recibido el día anterior y 2.000.000 en efectivo, consignación No. 7987981

Día 28 Le pagan salarios a Luisa Maria Lopez por el mes de febrero, Auxilio de transporte, 4 HED,Deducen lo legal, comprobante de egreso No 02, cheque No 5013

Dia 28 Se causan las prestaciones sociales de Luisa Maria Lopez según nota contable No. 153 (prima,

cesantías, vacaciones e intereses sobre cesantías).

Se causan los aportes a la seguridad social: Salud, pensión, riesgos según la nota contable No. 154.

Se causan los parafiscales (SENA, ICBF y caja de compensación Comfama), según la nota contable No.155

Dia 28 Se hacen ajustes de depreciación según nota No. 01

Transacciones del mes de marzo/09

Día 05 Se compran 200 galones de pintura a Pinturas Terinsa S.A.(G.C) a $ 38.000 cada uno según factura

No. 8979, pagando el 30% de contado con el cheque No. 5014, comprobante de egreso No. 03. El resto enlas siguientes condiciones 10/15 y n/45




COPIA NO CONTROLADA

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Día 08 Se paga la seguridad social del mes anterior al ISS con el cheque No. 5015 y comprobante deegreso No. 04 y parafiscales a Comfama con el cheque No. 5016, comprobante de egreso No. 05

Día 10 Se paga con cheque No.5017, comprobante de egreso No. 06 la deuda de febrero 18.

Día 15 Se venden de contado 150 galones de pintura a Pintamax Ltda. (RC) a $60.000 según la factura No.

105, para lo cual se elaboró el recibo de caja No. 7776. Se recibió el cheque 0012120

Día 18 Se cancela la deuda del día 15 de febrero con el cheque No. 5018, comprobante de egreso No. 07

Día 20 Se pagan servicios públicos clasificados de la siguiente manera: Acueducto $120.000, energía $152.000 y teléfono $139.200(incluido el IVA), Comprobante de egreso No.08 cheque No. 5019

Día 22 Se consigna el saldo de caja a la fecha, recibo de consignación 32326

Día 30 Se hacen ajustes diferidos (seguro), según nota No. 01 y de depreciación Según nota No. 02

Día 31 Se pagan salarios a Luisa M. López por el mes de marzo, Auxilio de transporte, 5 HED, Deducen lo

legal, comprobante de egreso No 09, cheque No 5020

Dia 31 Se causan las prestaciones sociales de Luisa López según la nota contable No. 156 (prima,cesantías, vacaciones e intereses sobre cesantías).

Se causan los ajustes parafiscales (SENA, ICBF y caja de compensación Comfama) según la nota contableNo. 157.

Se causan los aportes a la seguridad social: Salud, pensión, riesgos según la nota contable No. 158.

TALLER DE PRÁCTICA # 2

Objetivo: Realizar los diferentes procesos contables mediante el uso del programa SOFTLAND

La empresa DKL COMPUTADORES E.U., con Nit. 890300256-1, inscrita en el RC, se dedica a la compra yventa de computadores y a la reparación y mantenimiento de equipos de cómputo; presenta la siguienteinformación:




COPIA NO CONTROLADA

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a. Balance de Prueba a Junio 30 de 2009

110505 CAJA 1,100,00011100501 Bancolombia 2,300,000

1230505 CLIENTES: 1,536,000

Codinter factura. 1245 936,000Creaciones Brisa Factura 1304 600,000

143536 Inventario Computadores 12,000,000 10PC150405 Terrenos 3,000,000151610 Oficina 25,000,000152405 Muebles y Enseres 2,300,000152805 Equipo de Cómputo 1,800,000220505 PROVEEDORES: 7,900,000

Eléctricos Dumar Factura. 0328 3,500,000

Distribuidora Mundial Factura 457 4,400,000 APORTES PATRONALES: 456,000

237005 EPS: COOMEVA (GC) 236,000237006 ARP: SURATEP (GC) 11,000237045 PENSION: PORVENIR (GC) 209,000240802 IVA POR PAGAR 554,000236540 RETENCION POR PAGAR 126,000311505 CAPITAL SOCIAL 40,000,000

TOTALES 49,036,000 49,036,000

Durante los meses de Julio y agosto de 2009, realizó las siguientes transacciones:Julio 1 Prestó servicio de mantenimiento a crédito a Caracol (GC) con factura 1425 por $1.240.0000 IVA16%, Rte Iva 50%, Rte fte 4%

Comprobante: Número: Fecha:Cuentas Débito Crédito Tercero Doc Ref

890.895.255

Descripción:

Julio 3: Compra 8 computadores a Full Sistemas RC con factura 567 a $1.360.000 cada uno, retención3.5%, IVA 16%. Cancela en efectivo, comprobante egreso 1120 y se gana un descuento de 2% Registrarprimero la factura por compras y luego el pago

Julio 8: cancela con cheque 1528 de Bancolombia egreso 1121 los servicios públicos a EPP de Medellín,factura 1129008 por los siguientes conceptos:

Internet $20.000 IVA 16% Acueducto y alcantarillado $43.000 Tasa de aseo $13.620 Teléfono $115.000 IVA 16% Energía $136.250




COPIA NO CONTROLADA

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890904996

Descripción:

Julio 15: Cancela al Municipio de Medellín, industria y comercio factura 5463 por $24.750, egreso 1122,cheque 1129009Comprobante: Número: Fecha:Cuentas Débito Crédito Tercero Doc Ref

890905211

Descripción:

Julio 31: Cancela la nomina del administrador Carlos Eduardo Parra Ospina por $750.000, auxiliotransporte, deducción lo legal. Cheque1129010 comprobante egreso 1123Comprobante: Número: Fecha:Cuentas Débito Crédito Tercero Doc Ref

98315218

Descripción:

Julio 31: Contabilizar la provisión para prestaciones sociales y los aportes a la seguridad social yparafiscales.

Prestaciones sociales:Comprobante: Número: Fecha:Cuentas Débito Crédito Tercero Doc Ref

98315218

Descripción:




COPIA NO CONTROLADA

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Aportes seguridad social y parafiscalesComprobante: Número: Fecha:Cuentas Débito Crédito Tercero Doc Ref

98315218

Descripción:

Agosto 8: Vende 3 computadores a Fabricas Unidas RC por $5.600.000 IVA 16% fra. 1426, le cancelan el50% con cheque y el resto a 15 días. Recibo de caja 026.

Factura de venta


806912659

Descripción:

Recibo de Caja:Comprobante: Número: Fecha:Cuentas Débito Crédito Tercero Doc Ref

806912659

Descripción:

Agosto 15: presta servicios de mantenimiento a crédito a Colanta GC con fra. 1427 por $1.110.000 IVA16%, rtefte 4%, Rte IVA 50%


890.250.648

Descripción:




COPIA NO CONTROLADA

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Agosto 31: Cancela la nómina del mes. Cheque 1129011 comprobante egreso 1124


Descripción:

Agosto 31: Contabilizar la provisión para prestaciones sociales y los aportes a la seguridad social yparafiscales

Prestaciones sociales:Comprobante: Número: Fecha:Cuentas Débito Crédito Tercero Doc Ref

98315218

Descripción:

Aportes seguridad social y parafiscalesComprobante: Número: Fecha:Cuentas Débito Crédito Tercero Doc Ref

98315218

Descripción:

Factura de ventaComprobante: Número: Fecha:Cuentas Débito Crédito Tercero Doc Ref

811015318

Descripción:




30

Egreso:Comprobante: Número: Fecha:Cuentas Débito Crédito Tercero Doc Ref

811015318

Descripción:

Se pide:1. Crear la compañía y los archivos básicos necesarios2. Emplear los soportes contables necesarios y diligenciarlos correctamente3. Digitar la información en los 3 meses4. Pedir los siguientes informes en el mes de agosto y guardarlos como archivos de texto:

a. Informe de movimientob. Cuadrec. Balance de Pruebad. Libro auxiliar

e. Estado de Resultados Mensual y Acumulada yf. Balance General

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