Módulo 08 Workflows
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Curso DSpace Desenvolvimento e Administração de Repositórios Digitais
Vania Santos e Rodrigo Prado de JesusSão Paulo, 2013
Módulo 8 – Workflow
Av. Paulista, n. 726 – 17 andarhttp://www.quatroelementos.com.brFone: + 55 11 2613-6744 - [email protected]
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Objetivos do Módulo
Ao final deste módulo, você será capaz de: Entender a finalidade dos workflows Descrever os três workflows disponíveis no Dspace
e quando cada um pode ser usado Criar, modificar ou remover um passo do workflow
de uma coleção Criar, submeter um item e completar o workflow
em uma coleção
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O que é um workflow?
Um fluxo entre a submissão e o arquivamento
Permite entradas administrativas nas submissões Os Workflows são atribuídos a coleções Os e-mails são enviados e o item aparece na área
de trabalho dos usuários envolvidos no processo
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Cenários de Workflow
Cenário 1: Chefe de pesquisa
Eu quero ser capaz de ver tudo o que meus pesquisadores depositaram no repositório
para fins de controle de qualidade
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Cenários de Workflow
Cenário 2: Gerente de repositório
Eu quero aprovar tudo o que vai para o repositório para me certificar de que não há
problemas de direitos autorais ou metadados ruins
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Cenários de Workflow
Cenário 3: Catalogador
Eu quero ser capaz de ver tudo que os pesquisadores depositaram no repositório
para fins de controle de qualidade e melhorar os metadados, se possível.
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Os três workflows
O DSpace têm três etapas no workflow1. Aceitar/Rejeitar2. Aceitar/Rejeitar/Editar metadados3. Editar metadados
Você pode usar qualquer combinação das etapas As etapas são executadas em ordem
Quais dessas etapas podem ser usados nos cenários anteriores?
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Como criar um workflow?
Durante a fase ‘Atribuir função’ após a criação da coleção
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Como criar um workflow?
Selecione a etapa de workflow que deseja criar e clique no botão ‘Criar...’
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Como criar um workflow
Selecione os grupos ou usuários que farão parte do processo
Clique no botão ‘Salvar’
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Como editar um workflow
Edite uma coleção e vá para a aba ‘Atribuir função‘ Localize o workflow que deseja alterar e clique no
link correspondente
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Como remover um workflow
Edite uma coleção e vá para a aba ‘Atribuir função‘ Localize o workflow que deseja excluir e clique no
botão ‘Excluir’
Confirme a exclusão na próxima tela
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Tratando uma tarefa de um workflow
Tratando uma tarefa: Uma vez que o item está em um workflow um e-
mail será enviado para os usuários e membros de grupos envolvidos no processo
Subject: DSpace: You have a new taskFrom: [email protected]
A new item has been submitted: Title: Workflow training packageCollection: DSpace training materialsSubmitted by: Stuart Lewis([email protected]) The submission must be checked before inclusion in the archive. To claim this task, please visit your "My DSpace"page Many thanks!DSpace
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Tratando uma tarefa de um workflow
Tratando uma tarefa: O item está em uma lista localizada em ‘Minha
conta -> Submissões’
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Assumindo uma Tarefa
Tratando uma tarefa: Pré visualizar a tarefa
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Assumindo uma Tarefa
Tratando uma tarefa: Opções de tarefa (dependendo da etapa do
workflow)
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Se o usuário estiver satisfeito com o item e considerar que pode ser publicado poderá selecionar "Aceitar/Approve".
Se o usuário quer rejeitar o item, pode selecionar 'Rejeitar/Reject' e fornecer uma razão que será enviada ao apresentador, via e-mail. O item será devolvido para a área de trabalho do apresentador.
Se o usuário quiser editar os metadados, selecionará "Editar Metadados/Edit Metadata". Os metadados serão mostrados nos formulários de edição de metadados.
Se o usuário desejar manter-se como proprietário da tarefa, mas não concluí-la, poderá selecionar "Fazer mais tarde/Do later" e a tarefa será devolvida para as suas tarefas pessoais para que termine depois.
Se o usuário deseja continuar a tarefa , poderá selecionar "Retornar tarefas para o Recipiente/Return Task to Pool “ e continuar a editá-las.
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PRATIQUE
Crie uma coleção Atribua as funções para o fluxo de trabalho
Submetedores: Defina o grupo de apresentadores Aceitar/Rejeitar Metadados: Defina o grupo que tem os direitos para realizar o
Passo 2. Conclua a criação da coleção Envie um item para a nova coleção Complete o fluxo de trabalho para o novo item Verique em "Minha Conta – Minhas Submissões” as tarefas a serem realizadas Aceite uma tarefa, e selecione "Editar Metadados". Faça algumas alterações nos metadados. Finalmente, selecione "Aceitar" para aprovar o item Se você tiver tempo, tente enviar outro item, mas desta vez rejeite-o para ver o
que acontece.
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Curso DSpace Desenvolvimento e Administração de Repositórios Digitais
Vania Santos e Rodrigo Prado de JesusSão Paulo, 2013
FIM do Módulo 8 – Workflow
Av. Paulista, n. 726 – 17 andarhttp://www.quatroelementos.com.brFone: + 55 11 2613-6744 - [email protected]