Modul pengendali dokumen iso
-
Upload
devi-triyadi -
Category
Documents
-
view
7.846 -
download
9
Transcript of Modul pengendali dokumen iso
![Page 1: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/1.jpg)
Modul Pengendali Dokumen
Sistem Manajemen Mutu
(ISO )
oleh:
dr. Devi Triyadi
![Page 2: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/2.jpg)
Pedoman Mutu
Rekaman
Instruksi Kerja/ Formulir
Prosedur
I
II
III
IV
Kebijakan, Tujuan dan
Tanggung jawab
Gambaran & Definisi
Proses
Petunjuk Kerja secara
Detail
Hasil Kegiatan
PENYUSUNAN DOKUMEN
STRUKTUR DOKUMEN
![Page 3: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/3.jpg)
Pedoman
Mutu
IK
Pembayara
n
Prosedur
Pengambila
n Sampel
IK
Phlebotomy
IK
Penerimaan
Pasien
Prosedur
Pendaftaran
Prosedur
Pemeriksaa
n
IK
Pengambila
n Sampel
FNA
IK
Pemeriksaa
n Hematogi
FPPNota,
Kwitansi
Buku
Sampel
Informed
Consent
FNA
Buku Kerja
Hematologi
Data
BaseData
Base
Data
Base
Data
Base
Data
Base
Level 1
Level 2
Level 3
Level 4
![Page 4: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/4.jpg)
PROSEDUR
Prosedur Mutu adalah pedoman kerja berisi mekanisme dan urutan/proses kerja dari suatu kegiatan/aktifitas pada satu unit dalam rangka menunjang penerapan sistem manjemen mutu.
Prosedur mutu ini berlaku dengan lingkup/bagian/proses di unit tertentu dan hanya berlaku pada unit tersebut diberlakukan. Misal: Bagian penerimaan dan pendaftaran, Marketing dsb
![Page 5: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/5.jpg)
<ALUR PROSES …….>
BAGIAN / DIVISIBAGIAN / DIVISIBAGIAN / DIVISI
LOGO PROSEDUR SISTEM MUTU
Dokumen :
(no
Dokumen)
Halaman:
Judul:
(nama Dokumen)
Rev. :
Tanggal:
Format Penyusunan
Prosedur Sistem Mutu
![Page 6: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/6.jpg)
1. TUJUAN
2. RUANG LINGKUP
3. TANGGUNG
JAWAB
4. PENGERTIAN
5. PENGUKURAN
HASIL KERJA
6. PROSEDUR
7. DOKUMEN
TERKAIT
8. RUJUKAN
Dibuat oleh : Disetujui oleh :
Jabatan
: (Manajer Bagian) (Kepala Cabang)
Tanda Tangan :(tanda tangan pejabat terkait) (tanda tangan pejabat terkait)
Tanggal : (tgl di sahkan dokumen) (tgl di sahkan dokumen)
![Page 7: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/7.jpg)
Simbol-Simbol
Proses
Keputusan Dokumen
Data
Konektor(dari hal Lain)
Konektor(ke hal lain)
Terminal
![Page 8: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/8.jpg)
Tahap Menyusun Prosedur
1. Tentukan jenis prosesnya
2. Tentukan ruang lingkupnya (Input-Proses-
Output)
3. Gambarkan urutan interaksinya
4. Sesuaikan dengan simbol-simbol flowchart
5. Tuliskan dalam bentuk uraian
![Page 9: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/9.jpg)
Instruktur Kerja
Dokumen mekanisme kerja yang mengatur
secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas
yang hanya melibatkan satu fungsi
saja sebagai pendukung Prosedur Mutu
atau Prosedur Kerja
![Page 10: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/10.jpg)
Instruktur Kerja
Instruksi kerja dapat didokumentasikan atau
tidak didokumentasikan
Instruksi kerja sebaiknya menguraikan bahan,
perlengkapan dan dokumentasi yang
digunakan
Jika relevan, instruksi kerja mencakup kriteria
penerimaan
![Page 11: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/11.jpg)
INSTRUKSI KERJADokumen :
No Dokumen
Halaman:
Judul:
Nama Dokumen
Rev. :
Tanggal:
1. PELAKSANA
2. PRINSIP
3. LANGKAH
KERJA
4. HASIL
5. CATATAN
Dibuat oleh : Disetujui oleh :
Jabatan
:MANAGER PELAYANAN /
PELAKSANA
KEPALA CABANG /
MANAGER
Tanda Tangan : (Manajer Bagian/ Pelaksana terkait) (Kepala Cabang/Manajer terkait)
Tanggal : (tanda tangan pejabat terkait) (tanda tangan pejabat terkait)
Format Instruktur Kerja
![Page 12: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/12.jpg)
REKAMAN/CATATAN
Dokumen yang menyatakan hasil yang
dicapai atau penyediaan bukti dari aktifitas
yang dilaksanakan.
![Page 13: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/13.jpg)
PROSEDUR
PENGENDALI DOKUMEN
![Page 14: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/14.jpg)
PENGENDALIAN DOKUMEN
Dokumen yang diperlukan oleh SMM harus ditetapkan dan prosedurnya dikendalikan. Pengendalian tersebut untuk:
a) Menyetujui dokumen sebelum diterbitkan
b) Mengkaji dan memutakhirkan dokumen
c) Menjamin perubahan dan status revisi diketahui
d) Menjamin dokumen versi mutakhir tersedia di
tempat penggunaan
e) Menjamin dokumen selalu dapat dibaca dan dikenali
f) Menjamin dokumen dari luar dikenal dan terkendali
g) Mencegah pemakaian dokumen kadaluwarsa
![Page 15: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/15.jpg)
Pengendali dokumen bertanggung jawab terhadap
dokumen dan data yang dikeluarkan dan memastikan :
Dokumen dan data yang dipakai tersedia di seluruh lokasi tempat operasi untuk memastikan pelaksanaan sistem mutu berjalan dengan efektif.
Dokumen dan data yang dikeluarkan telah diberi kode sesuai dengan sistem kode dokumen yang telah ditetapkan untuk masing-masing bagian.
Dokumen yang sudah kadaluarsa diberi stempel “Kadaluarsa”.
Dokumen yang sudah kadaluarsa yang berhubungan dengan keperluan hukum dan pengetahuan teridentifikasi dengan jelas.
![Page 16: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/16.jpg)
Pembuatan dokumen baru
Mengisi Formulir Usulan Perubahan / Penambahan Dokumen Dokumen (DP-P.01-WM03/001)
Membuat dokumen/isi dokumen
Membubuhkan stempel”MASTER” dan meng-copydokumen sesuai dengan kebutuhan
Membubuhkan stempel”Controlled” dan memberikan kodebagian
Mendistribusikan dokumen sesuai bagian
![Page 17: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/17.jpg)
Me-revisi/Merubah dokumen
• Mengisi Formulir Usulan Perubahan / Penambahan Dokumen Dokumen (DP-P.01-WM03/001)
• Me-revisi dokumen sesuai dengan revisi terakhir
• Membubuhkan stempel ”MASTER” dan meng-copydokumen sesuai dengan kebutuhan
• Membubuhkan stempel”Controlled” dan memberikan kode bagian
• Mendistribusikan dokumen sesuai bagian
• Menarik dokumen kadaluarsa dan memmusnahkan
• Catatan : Dokumen “MASTER” disimpan dan dibubukan stempel “KADALUARSA”
![Page 18: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/18.jpg)
Penarikan dokumen
• Penarikan dokumen dilakukan apabila dokumen itu sudah tidak dipakai atau direvisi.
• Dokumen Master yang sudah kadaluarsa harus di simpan dan dibubuhi stempel “KADALUARSA”
• Dokumen copy yang sudah kadaluarsa harus di musnahkan
![Page 19: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/19.jpg)
Formulir Usulan perubahan dan
penambahan dokumen
• Formulir untuk memambah atau merubah
dokumen
• Formulir ini harus di setujui oleh WM
![Page 20: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/20.jpg)
Daftar Induk Dokumen
• Daftar semua dokumen internal maupuneksternal
• Mencantumkan Tanggal dokumen barumaupun dokumen revisi
![Page 21: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/21.jpg)
Daftar Riwayat Perubahan
Dokumen
• Merekap semua dokumen yang telah
dirubah/ tambah, agar lebih terkendali
![Page 22: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/22.jpg)
Daftar distribusi
• Media untuk mendistribusikan dokumen
• Berisi :
- tanggal pendistribusian
- tandatangan penerima dokumen
- tanda tangan penarikan dokumen
![Page 23: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/23.jpg)
PROSEDUR
PENGENDALI REKAMAN/CATATAN
![Page 24: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/24.jpg)
Catatan harus ditetapkan dan dipelihara sebagai bukti kesesuaian pada persyaratan dan operasional SMM
Catatan harus mudah dibaca dan mudah mendapatkannya
Ada prosedur terdokumentasi yang mengharuskan untuk menetapkan kendali terhadap: identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan penghapusan rekaman
(DP-P.01-WM04-001)
Pengendalian Catatan mutu
![Page 25: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/25.jpg)
Tugas lain Pengendali Dokumen
• Membuat rekap tindakan koreksi danpencegahan (FTKP yang telah di keluarkan)
• Membuat rekap Monitoring Sasaran Mutu(DP-P.01-WM02/003)
• Merawat Semua dokumen yang dikumpulkanke Pengendali Dokumen (sasaran mutu, surveipelanggan, rekap customer complain)
![Page 26: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/26.jpg)
Audit Internal
![Page 27: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/27.jpg)
Yang harus disiapkan
• Formulir Program Audit (DP-P.01-WM01/001)
• Formulir Jadwal Audit (DP-P.01-WM01/002)
• Formulir Checklist Audit (DP-P.01-WM01/003)
• Formulir Daftar Auditor Internal (DP-P.01-
WM01/004)
• Formulir Laporan Audit (DP-P.01-WM01/005)
![Page 28: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/28.jpg)
Tugas lainnya
• Memberikan informasi pelaksanaan Audit
internal/eksternal kepada karyawan
• Menyiapkan rapat pembuka/penutup Audit
internal/eksternal
• Menyiapkan absensi rapat pembuka/
penutup Audit dan dokumen lainnya
• Membuat rekap Laporan Audit internal
![Page 29: Modul pengendali dokumen iso](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022042504/5584f0acd8b42a82618b4eb1/html5/thumbnails/29.jpg)
Thank You