Modul 6 Adm Perkantoran final · PDF fileModul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI Administrasi...
Transcript of Modul 6 Adm Perkantoran final · PDF fileModul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI Administrasi...
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 0
MODUL 6
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Reviewer:
Dr. Hamidah, S.E., M.Si.
MODUL MATERI UJIAN DINAS TK.I DAN UJIAN PENYESUAIAN KEPANGKATAN (UPK)
PEGAWAI NEGERI SIPIL (PNS) BADAN POM RI 2015
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 1
Modul 6 ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Pendahuluan
Dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan, sebuah organisasi perlu
merancang kegiatan-kegiatan. Kegiatan-kegiatan tersebut tentunya harus disesuai
dengan tujuan, kebutuhan, dan sumber daya yang dimiliki organisasi tersebut.
Dalam kasus kegiatan di instansi pemerintah, prinsip-prinsip adminstarsi
perkantoran juga perlu diperhatikan, karena setiap kegiatan yang ada di dalamnya
mengaruah pada satu tujuan. Begitupun yang terjadi di Badan POM RI. Administrasi
perkantoran memegang peran yang sangat penting.
Kegiatan-kegiatan di dalam perkatoran dapat dibagi dalam dua kelompok
besar, yaitu kegiatan yang secara langsung berkenaan dengan tujuan pokok
organisasi dan kegiatan-kegiatan yang sifatnya menunjang. Kegiatan penunjang ini
perlu dilakukan, sebab tanpa kegiatan-kegiatan penunjang rasanya kegiatan pokok
akan sulit berjalan dengan baik. Salah satu kegiatan penunjang yang dimaksud adalah
kegiatan perkantoran.
Setiap PNS di lingkungan Badan POM harus memahami administrasi perkantoran, baik administrasi yang berkaitan langsung dengan tujuan utama, maupun yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan penunjang. Atas dasar itu, administrasi perkantoran merupakan bagian dari materi Materi Ujian Dinas Tk.I dan Ujian Penyesuaian Kepangkatan (UPK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Badan POM RI.
B. Deskripsi Singkat Mata pelajaran ini membahas pedoman tata naskah dinas, pengurusan naskah
dinas korespondensi, dan pejabat penanda tangan naskah dinas.
C. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)
Setelah mengikuti proses pembelajaran ini peserta diharapkan mampu
memahami tata naskah dinas dalam administrasi perkantoran.
D. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK) Setelah mempelajari modul ini, para peserta mampu:
1) menjelaskan pedoman tata naskah dinas;
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 2
2) menjelaskan pengurusan naskah dinas korespondensi; dan
3) menjelaskan pejabat penanda tangan naskah dinas.
E. Materi Bahasan Materi bahasan dalam modul ini berkaitan dengan tata-tata pernaskahan dalam
administrasi perkantoran, yang terdiri atas:
1) Pedoman Tata Naskah Dinas
2) Pengurusan Naskah Dinas Korespondensi
3) Pejabat Penanda Tangan Naskah Dinas
F. Uraiam Materi Kegiatan Pembelajaran 1: PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Apartur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 dikemukakan beberapa istilah dan
batasannya masing-masing. Istilah-istilah tersebut adalah:
a) Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
instansi pemerintah dalam rangka penyelenggarnaan tugas pemerintahan.
b) Tata Naskah Dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi
kedinasan.
c) Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan
redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.
d) Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah
dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
e) Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian,
sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri dan lembaga lain, lembaga
nonstruktural, serta pemerintah provinsi dan kabupaten/kota.
f) Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal
Ika.
g) Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas instansi pemerintah.
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 3
1. Jenis dan Format Naskah Dinas Naskah dinas terdiri dari beberapa jenis. Pembedaan ini disesuaikan dengan
tujuann naskah tersebut dibuat.
a. Naskah Dinas Arahan, terdiri dari:
1) Naskah Dinas Pengaturan, meliputi:
− Peraturan
− Pedoman
− Petunjuk Pelaksanaan
− Standar Operasional Prosedur
− Surat Edaran
2) Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
3) Naskah Dinas Penugasan, meliputi:
− Instruksi
− Surat Perintah
− Surat Tugas
b. Naskah Dinas Korespondensi, terdiri:
1) Naskah Dinas Korespondensi Intern, meliputi:
− Nota Dinas
− Memorandum
2) Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
3) Surat Undangan
a. Naskah Dinas Khusus
1) Surat Perjanjian
− Perjanjian Dalam Negeri
− Perjanjian Internasional
2) Surat Kuasa
3) Berita Acara
4) Surat Keterangan
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 4
5) Surat Pengantar
6) Pengumuman
7) Laporan
8) Telaahan Staf
9) Formulir
10) Naskah Dinas Elektronik
2. Penyusunan Naskah Dinas a. Persyaratan Penyusunan
1) Ketelitian
2) Kejelasan
3) Singkat dan Padat
4) Logis dan Meyakinkan
5) Pembakuan
b. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas
Untuk memberikan identifikasi jenis Naskah Dinas, yang dicantumkan pada
halaman pertama.
1) Nama Jabatan
Kertas kepala nama jabatan dan lambang negara untuk pejabat negara.
Contoh:
2) Nama Instansi/Unit Organisasi
Kertas Kepala Instansi dan logo instansi serta alamat untuk Naskah Dinas
yang ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang.
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 5
Contoh:
c. Penomoran Naskah Dinas
Disesuaikan dengan karakteristik Kementerian/Lembaga/Instansi, mengacu
pada klasifikasi, kode unit kerja, bulan tahun dan nomor urut.
d. Nomor Halaman
Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab
dan dicantumkan simetris di tengah atas dengan tanda hubung, kecuali
halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop tidak perlu
mencantumkan nomor halaman.
e. Ketentuan Jarak Spasi
1) Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi
2) Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah
satu spasi
3) Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi
4) Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi
5) Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan
Dalam penentuan jarak spasi hendaknmya diperhatikan aspek keserasian dan
estetika, dngan mempertimbangkan isi naskah dinas.
f. Penggunaan Huruf
Naskah dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12,
sedangkan naskah dinas pengaturan diatur sesuai dengan ketetentuan
perundang-undangan.
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 6
g. Lampiran
Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi
nomor urut dengan angka Arab, nomor halaman lampiran merupakan nomor
dari halaman sebelumnya.
h. Daftar Distribusi
Daftar distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat
dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiap distribusi
menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah.
i. Rujukan
Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar
acuan atau dasar penyusunan naskah.
j. Ruang Tanda Tangan
Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki/penutup naskah
dinas yang memuat nama jabatan, (misalnya Menteri, Sekretaris Jenderal,
Sekretaris Menteri, Deputi, dan Kepala Biro) yang dirangkaikan dengan nama
instansi.
1) Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris
kalimat terakhir.
2) Nama jabatan diletakkan pada baris pertama tidak disingkat
3) Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat paragraf
4) Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur,
ditulis dengan huruf kapital, dan nama pejabat yang menandatangani
naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital
5) Jarak ruang antara tanda tangan dengan tepi kanan kertas adalah + 3 cm,
sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.
k. Penentuan Batas/Ruang Tepi
1) Ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di
bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas,
sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas.
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 7
2) Ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas.
3) Ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri
kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur
cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk
kepentingan penyimpanan dalam ordner/
snelhechter tidak berakibat hilangnya salah satu
huruf/kata/angka pada naskah dinas
4) Ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas
Catatan:
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas
bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah
dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf)
hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
l. Penggunaan Bahasa
Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan
menguraikan maksud tujuan, serta isi naskah, menggunakan Tata bahasa Baku
Indonesia dan Kamus Besar bahasa Indonesia. Ejaan yang digunakan di dalam
naskah dinas adalah Ejaan bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
m. Media/Sarana Naskah Dinas
Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi yang
dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas)
1) Kertas
− Naskah dinas menggunakan kertas jenis HVS 80 gram.
− Kertas HVS lebih 80 gram untuk naskah dinas yang mempunyai nilai
kegunaan dalam waktu lama dengan nilai keasaman (pH) 7.
− Naskah dinas perjanjian Luar Negeri menggunakan kertas yang
ditetapkan oleh Kementerian Luar Negeri.
− Surat Dinas asli menggunakan kertas warna putih dengan kualitas
terbaik white bond
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 8
− Untuk naskah dinas korespondensi adalah A4 yang berukuran 297 x
210 mm
Untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuran berikut:
− A3 kuarto ganda (297 x 420 mm)
− A5 setengah kuarto (210 x 148 mm)
− Folio (210 x 330 mm)
− Folio ganda (420 x 330 mm)
2) Sampul Surat
Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama
untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk, dan warna sampul yang
digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan instansi, diatur sesuai
dengan keperluan instansi masing-masing dengan mempertimbangkan
efisien.
− Warna dan Kualitas
Sampul Surat Dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarna
putih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian rupa sehingga
sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirim
− Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan
Pada Sampul Surat harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat
tujuan. Alamat pengirim dicetak pada bagian atas dengan susunan dan
bentuk huruf yang sama dengan yang dicetak kepala surat, yaitu
lambang negara/logo instansi,nama instansi/jabatan, alinea pertama
alamat tujuan mulai dicetak atau ditulis pada bagian sampul kanan
bawah
− Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul.
Surat dinas dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan harus lurus
dan tidak kusut. Sebelum surat dinas dilipat harus dipertimbangkan
sampul yang akan digunakan, Surat dinas dilipat dengan cara sepertiga
bagian atas dilipat kebelakang. Selanjutnya surat dimasukkan ke dalam
sampul dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah
penerima/pembaca surat.
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 9
3) Susunan Surat Dinas
(a) Kop Surat
Kop Surat Nama Jabatan
• Kop Surat Nama Jabatan adalah kepala surat yang menunjukkan
jabatan tertentu. Hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani
oleh pejabat negara
• Kop Surat Nama Jabatan terdiri dari Lambang Negara di tengah dan
Nama Jabatan yang ditulis paling banyak tiga baris.
Kop Surat Nama Instansi
• Kop Surat Nama Instansi menunjukkan nama dan alamat instansi
pemerintah, digunakan untuk surat menyurat.
• Kop Surat nama instansi terdiri:: Logo, nama instansi, alamat, untuk
nota dinas tidak menggunakan kop surat berlogo instansi.
(b) Tanggal Surat
Contoh:
2 Mei 2014, (tanpa nama tempat apabila menggunakan kepala surat)
(c) Hal Surat
Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata
singkat tetapi jelas.
(d) Alamat Surat
Contoh:
Yth Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan
Jalan Percetakan Negara No. 23
Jakarta 10560
(e) Paragraf dan Spasi Surat
Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 – 2 spasi diantara
paragraf yang satu dengan yang lainnya. Pemagrafan ditandai dengan
takuk, yaitu + 6 ketuk atau spasi
(f) Warna Tinta
Untuk surat menyurat berwarna hitam dan untuk penandatanganan
surat berwarna hitam atau biru tua
(g) Salinan
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 10
Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak/pejabat yang
terkait.
(h) Tingkat Keamanan
− Sangat Rahasia (SR)
− Rahasia (R)
− Biasa (B)
Surat dengan tingkat keamanan Sangat Rahasia dan Rahasia ditulis
dengan cap pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas.
Jika surat dinas disalin, cap tingkat keamanan pada salinan dengan
warna cap yang sama dengan aslinya.
(i) Kecepatan Penyampaian
− Amat Segera/Kilat disampaikan pada hari yang sama dengan batas
waktu 24 jam
− Segera, disampaikan dalam batas waktu 2 x 24 jam.
− Biasa, disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian
pengiriman.
4) Ketentuan Surat-Menyurat
(a) Komunikasi Langsung
Surat dikirim langsung kepada pejabat yang dituju, jika pejabat tersebut
bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaiannya, surat
tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan mencantumkan untuk
perhatian (u.p) pejabat yang bersangkutan.
(b) Alur Surat-Menyurat
Harus hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi hingga pejabat struktural
terendah ysng berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian
penyelesaian.
(c) Disposisi
Merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut suatu surat, ditulis
secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli.
Contoh format disposisi:
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 11
Kegiatan Belajar 2: PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI
Pengurusan naskah dinas korespondensi yang baik akan meningkatkan
efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan administrasi instansi pemerintah.
1. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas/Memorandum)
2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
a. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas
1) Cermat, teliti , agar tidak menimbulkan salah penafsiran
2) Menggunakan sarana komunikasi resmi
3) Jawaban surat masuk
b. Pengurusan Surat Masuk
Sebaiknya dipusatkan di kesekretariatan atau di bagian lain yang
menyelenggarkan fungsi kesekretariatan.
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 12
1) Penerimaan, dikelompokkan tingkat keamanan (SR/R/B) dan tingkat
kecepatan penyampaian (kilat , sangat segera, segera, dan biasa)
2) berakhir Pencatatan, dilakukan dan dimulai dari nomor 1 pada bulan
Januari dan pada nomor terakhir dalam satu tahun pada 31 Desember.
3) Penilaian
Dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat
kecepatan penyampaian surat.
4) Pengolahan
a) Pimpinan memutuskan tindakan yang akan diambil sehubungan dengan
surat masuk tersebut.
b) Dari hasil pengolahan disimpan atau dibuat naskah dinas baru
c) Dilakukan pemberkasan naskah atau proses biasa sesuai dengan
kebutuhan.
5) Penyimpanan
6) Sarana Penanganan Surat Masuk
a) Buku Agenda, dengan kolom:
(1) tanggal
(2) nomor agenda
(3) nomor dan tanggal surat masuk
(4) lampiran
(5) alamat pengirim
(6) hal/isi surat
(7) keterangan
(8) dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan
b) Selain buku agenda dapat digunakan sarana lain sesuai dengan
kebutuhan
c. Pengurusan Surat Keluar
1) Pengolahan
Setiap konsep harus dibubuhi paraf diatur sebagai berikut:
(1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penanda
tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri/sebelum nama pejabat
penanda tangan surat.
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 13
(2) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda
tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kanan/setelah nama pejabat
penanda tangan.
(3) Setelah tidak lagi mengandung kekurangan/kesalahan, selanjutnya:
(a) Pengajuan ke pajabat penanda tangan
(b) Penandatanganan pejabat
(c) Pembubuhan cap
(d) Pemberian nomor
2) Pencatatan
Pencatatan dalam Buku Surat Keluar sesuai dengan kebutuhan yang diatur
oleh instansi masing-masing.
3) Penggandaan, dilakukan setelah surat dinas ditanda tangani dengan cap
tetap asli
4) Pengiriman, dengan pencatatan dalam buku ekspedisi
5) Penyimpanan, sesuai dengan kaidah pengelolaan kearsipan.
Kegiatan Belajar 3: PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS 1. Penandatanganan
a. Penggunaan Garis Kewenangan Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang
mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.
b. Penandatanganan Penandatangan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat
dilaksanakan dengan menggunakan tiga cara:
1) Atas Nama (a.n.)
Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang
menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang
bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat
yang bersangkutan. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat
lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan
huruf kapital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n.
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 14
Contoh:
2) Untuk Beliau (u.b.)
Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa
memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga
untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan
wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya.
Contoh:
3) Untuk Perhatian Contoh:
2. Pelaksana Tugas (Plt.) Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas
belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.
Pelimpahan wewenang sementara sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan.
Contoh:
a.n. Kepala Badan POM Deputi ... Tanda Tangan Nama Lengkap NIP
a.n. Kepala Badan POM
Deputi ... u.b. Direktur …
Tanda Tangan Nama Lengkap NIP
Yth. Sekretaris Utama Badan POM Jalan Percetakan Negara No. 23 Jakarta
u.p. Kepala Biro Umum Badan POM
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 15
3. Pelaksana Harian (Plh.) Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas
tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari
perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya. Pelimpahan wewenang
sementara sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat.
Contoh:
4. Kewenangan Penandatanganan a. Untuk surat dinas berupa kebijakan/keputusan/arahan oleh pimpinan tertinggi
instansi pemerintah.
b. Surat yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/
dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat
lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.
c. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi
kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan sebagai berikut:
1) Sekretaris Jenderal/Sekretaris Menteri/Sekretaris Utama Lembaga
Nonkementerian, Pimpinan Sekretariat Lembaga Negara, Sekda Provinsi,
Sekda Kabupaten/Kota dan lembaga lainnya.
2) Pimpinan organisasi lini pada setiap jajaran instansi pemerintah, dapat
memperoleh penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan
Plt. Kepala Biro Umum Tanda Tangan Nama Lengkap NIP _______________
Plh. Kepala Biro Umum Tanda Tangan Nama Lengkap NIP _______________
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 16
surat dinas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai
dengan bidang masing-masing.
Kegiatan Belajar 4: PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA DAN LOGO DALAM NASKAH DINAS
1. Penggunaan Lambang Negara Ketentuan penggunaan lambang negara untuk tata naskah dinas adalah
sebagai berikut: a) Lambang negara digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau
identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.
b) Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas jabatan dan cap jabatan
dengan lambang negara adalah pejabat negara.
c) Pejabat negara terdiri dari:
1) presiden dan wakil presiden
2) ketua, wakil ketua, dan anggota Majelis Permusyawaratan Rakyat
3) ketua, wakil ketua, dan anggota Dewan Perwakilan Rakyat
4) ketua dan wakil ketua Mahkamah Konstitusi serta Hakim Konstitusi.
5) ketua, wakil ketua, ketua muda, dan hakim agung pada Mahkamah Agung
6) hakim pada badan peradilan umum, peradilan tata usaha negara, peradilan
agama, peradilan militer dan hakim yang dipkerjakan untuk tugas peradilan
(yustisial)
7) ketua, wakil ketua dan hakim pengadilan pajak
8) ketua, wakil ketua dan anggota Badan Pemeriksa Keuangan
9) ketua dan wakil ketua Komisi Pemberantasan Korupsi
10) ketua dan wakil ketua dan anggota Komisi Yudisial
11) menteri dan jabatan yang setingkat menteri
12) kepala perwakilan Republik Indonesia yang berkedudukan sebagai duta besar
luar biasa dan berkuasa penuh, konsul jenderal, konsul, dan kuasa usaha
tetap, konsul jenderal kehormatan, dan konsul kehormatan
13) gubernur dan wakil gubernur, dan
14) bupati/walikota dan wakil bupati/wakil walikota
15) pejabat negara lainnya yang ditentukan oleh undang-undang
Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI
Administrasi Perkantoran 6. 17
2. Penggunaan Logo Logo wajib digunakan untuk:
a) kop naskah dinas
b) cap dinas
c) amplop dinas
d) dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi
e) stop map
f) papan nama kantor
g) kartu tanda pengenal pegawai
h) tanda pengenal pin pegawai
i) label barang milik negara, dan
j) situs resmi
k) pada gedung kantor
l) pada kartu nama pejabat/pegawai, dan
m) hal-hal lain yang memerlukan simbol
Penggunaan logo untuk selain hal-hal di atas harus mendapat ijin dari pimpinan
satuan organisasi yang memiliki tanggung ajwab di bidang ketatalaksanaan.
3. Penggunaan Logo pada Cap Instansi a) Pejabat yang berwenang menggunakan cap instansi adalah pejabat yang
mendapat pelimpahan/penyerahan wewenang dari pejabat negara untuk
menetapkan/menandatangani naskah dinas.
b) Bentuk dan spesifikasi telah diatur dengan Permenpan dan RB
c) Warna tinta ungu
4. Penggunaan lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama a) Untuk keperluan kerja sama (G to G) digunakan lambang negara
b) Untuk kerja sama sektoral, baik antar kementerian/kabupaten/kota (didalam
negeri), logo yang dimiliki instansi masing-masing diletakkan di atas map
naskah perjanjian.