Modul 5 process change management 2012
-
Upload
ir-zakaria-mm -
Category
Documents
-
view
479 -
download
0
Transcript of Modul 5 process change management 2012
![Page 1: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/1.jpg)
Kementerian Komunikasi dan Informatika bekerja sama dengan
Institut Teknologi BandungInstitut Teknologi Sepuluh November
Universitas Gajah MadaUniversitas Indonesia
KEMKOMINFO
Tim Penyusun Modul BimtekDan Sertifikasi Kompetensi Dasar
Government Chief Information Officer2012
Manajemen Perubahan / Proses
MODUL 5
Nama PembicaraAsal Kelompok KeilmuanAsal FakultasAsal Institusi Alamat email pembicara
![Page 2: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/2.jpg)
KEMKOMINFO
Tujuan Pembelajaran
Menjelaskan peran dan pentingya TIK dalam kehidupan manusia modern dan organisasi.
Menjelaskan perlunya perubahan ke arah penggunaan TIK untuk mengikuti perkembangan kebutuhan manusia dan organisasi.
Menjelaskan pendekatan yang diperlukan dalam melakukan perubahan.
Memperkenalkan framework untuk melakukan perubahan TI
2
![Page 3: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/3.jpg)
KEMKOMINFO
Regulation and Resources
3
Kimber Spradlin, CISA, CISSP, CPA, 2010
![Page 4: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/4.jpg)
KEMKOMINFO
Masyarakat Berbasis Informasi
Evolusi peradaban manusia: pertanian industri informasi.
Dalam masyarakat yang berbasis informasi, orang
banyak menggunakan waktu untuk berkomunikasi
dan berkolaborasi dalam tim atau kelompok kerja
serta menghasilkan, menggunakan dan
mendistribusikan informasi.
4
![Page 5: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/5.jpg)
KEMKOMINFO
Nilai TIK yang Semakin Meningkat
Perubahan yang demikian cepat pada dekade ini
menjadikan TIK komponen vital yang membantu
organisasi pada target mencapai tujuannya.
TIK menjadi teknologi yang harus dimiliki organisasi
agar dapat menjawab tantangan kebutuhan untuk
melakukan perubahan.
Tantangan -tantangan yang dihadapi al:
Komputasi yang terhubung dengan baik
Organisasi yang terhubung dengan baik
Globalisasi
Menggunakan TIK untuk keunggulan kompetitif
5
![Page 6: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/6.jpg)
KEMKOMINFO
Interaksi Antar Pelaku
6
![Page 7: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/7.jpg)
KEMKOMINFO
Hirarki dalam Organisasi
7
![Page 8: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/8.jpg)
KEMKOMINFO
Peran Teknologi Informasi
Mendukung proses bisnis
Mendukung pengambilan keputusan
Mendukung keunggulan kompetitif
8
![Page 9: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/9.jpg)
KEMKOMINFO
Mengapa Perlu Perubahan?
(Diskusi)
9
![Page 10: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/10.jpg)
KEMKOMINFO
Target Dampak pada Perubahan TI
Semua perubahan harus terkontrol dan terkelola
dengan prosedur yang telah dibuat standar serta
meminimalkan interupsi operasi pada organisasi.
10
![Page 11: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/11.jpg)
KEMKOMINFO
Komponen Perubahan
11
![Page 12: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/12.jpg)
KEMKOMINFO
Perlunya Manajemen Perubahan TI
Tekn ologi (TIK) hanya salah satu komponen pada
perubahan; implementasi perubahan selalu
melibatkan komponen-komponen lain.
Keberhasilan perubahan sering dinilai /
dipersepsikan oleh individu yang terdampak akibat
perubahan itu
Opportunistic – kelompok ini meyakini bahwa perubahan
diperlukan dan berkeinginan untuk mencapai keberhasilan
yang lebih baik dengan melakukan perubahan.
Ritualistic – kelompok ini berpandangan bahwa tidak
diperlukan perubahan, tidak ingin berubah dari status quo
dan akan resisten terhadap perubah anyang
mempengaruhi nilai dan pendapatan mereka atau
kelompoknya.
12
![Page 13: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/13.jpg)
KEMKOMINFO
Manajemen Perubahan TI vs
Manajemen Proyek TI
Proyek TI yang memiliki dampak perubahan yang
signifikan terhadap proses / prosedur yang dilakukan
manusia seharusnya menyertakan manajemen
perubahan TI.
13
![Page 14: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/14.jpg)
KEMKOMINFO
Visi Pimpinan
Pimpinan yang visioner berpandangan jauh ke depan.
Dalam hal penggunaan teknologi, seorang pimpinan
yang visioner memiliki visi tentang penggunaan
teknologi, utamanya TIK.
Mengikuti perkembangan TIK mutlak perlu bagi
seorang pimpinan yang visioner.
Keterbatasan visi (dan pengetahuan mengenai TIK)
pimpinan tidak jarang menghambat absorbsi
penggunaan TIK dalam memberikan layanan yang
lebih baik kepada masyarakat.
14
![Page 15: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/15.jpg)
KEMKOMINFO
General Project Management Approach
Conceptual
Planning
Testing
Implementation
Closure
dimana manajemen perubahan seharusnya
direncanakan dan diimplementasikan?
15
![Page 16: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/16.jpg)
KEMKOMINFO
Siklus Perubahan TI
Establish the case for change
Gain commitment
Plan the change
Implement the change
16
![Page 17: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/17.jpg)
KEMKOMINFO
Gain Commitment
Identifying the scope and impact of the change and
the resources and activates needed to implement it.
Clear communications
Commitment to the change process
Sponsorship who will champion your goals
Know who the stakeholders are and their motivation
Communications to the stakeholders
Good business case?
17
![Page 18: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/18.jpg)
KEMKOMINFO
Plan the Change
The actual processes of change.
Includes the ability of the change sponsor or
champion to drive the change and prevent the
processes from stalling.
Broken the plan into smaller parts
Identified dependencies
Identify risk factors
Focus on contributors
Established success measures
18
![Page 19: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/19.jpg)
KEMKOMINFO
Implement the Change
Do what you said you were going to do.
Do it in a timely manner.
Monitor results objectively.
19
![Page 20: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/20.jpg)
KEMKOMINFO
Yang Harus Dilakukan dalam Melakukan
Perubahan TI
Catat requests for change (RFC)
Buat kategori RFC dan berikan prioritas masing-
masing.
Lakukan asesmen terhadap resource yang
diperlukan dan dampak perubahan tsb.
RFCs harus disetujui tim penasehat perubahan.
Buat jadwal proses perubahan.
Buat rencana back-out.
Lakukan perubahan dan lakukan review terhadap
akibat-akibat perubahan yang dilakukan.
20
![Page 21: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/21.jpg)
KEMKOMINFO
Beberapa Penyebab Kegagalan
Kurang adanya keterlibatan pengguna.
Kurang adanya dukungan manajerial.
Kurang adanya kemampuan SDM.
Kurang adanya sosialisasi tentang perubahan.
21
![Page 22: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/22.jpg)
KEMKOMINFO
Contoh-contoh
Perubahan layanan pembayaran pajak (sebelum
dan sesudah dilakukan integrasi data instansi
pemerintah dengan perbankan)
Bagaimana manajemen perubahan yang harus dilakukan
(dalam hal teknologi, proses, dan SDM nya?
e-KTP:
Bagaimana KTP “lama”: bentuk, teknologi, penggunaan,
teknologi pembuatan, teknologi pendukungnya?
Bagaimana dengan e-KTP?
Bagaimana manajemen perubahan yang harus dilakukan
(dalam hal teknologi, proses, dan SDM nya?
22
![Page 23: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/23.jpg)
KEMKOMINFO
Peran dan Tanggung Jawab
Pimpinan: Memberikan dukungan pada perubahan
dan melakukan monitoring perkembangan proses
perubahan.
Kepala Bagian: Merumuskan proses perubahan.
Staf: Melaksanakan proses perubahan.
23
![Page 24: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/24.jpg)
KEMKOMINFO
Tanggung Jawab CIO (1)
Merumuskan strategi TIK
Meyakinkan bahwa strategi dan solusi TIK selaras dg
kebutuhan pemerintahan
Merumuskan operasi TIK
Meyakinkan bahwa informasi yang diproses dan
didistribusikan adalah akurat, tepat waktu, dan mendukung
operasional organisasi.
24
![Page 25: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/25.jpg)
KEMKOMINFO
Tanggung Jawab CIO (2)
Mengelola Perubahan TIK
Meyakinkan bahwa manusia secara halus bisa beradaptasi
ke suatu perubahan yang dihasilkan oleh penerapan TIK
dalam organisasi
Merumuskan Investasi TIK
Meyakinkan bahwa investasi TIK mempunyai nilai efektif-
biaya (Cost-effective dan nilai balik dalam waktu yang
cepat.
25
![Page 26: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/26.jpg)
KEMKOMINFO
Framework untuk Perubahan TI
Diperlukan framework untuk melaksanakan
perubahan TI agar perubahan dapat berjalan sesuai
prosedur yang telah distandarkan.
Contoh: ITIL (Information Technology Infrastructure
Library) framework.
26
![Page 27: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/27.jpg)
KEMKOMINFO
Tips Melakukan Perubahan TI (1)
Mutlak perlu komitmen manajemen terhadap
perubahan yang akan dilakukan dan komitmen
terhadap proses dalam mencapai perubahan tsb.
Jaga agar perubahan merupakan proses yang
transparan dan selalu ada ruang untuk diskusi.
Pahami alasan-alasan untuk tiap perubahan dan
komunikasikan dengan jelas alasan-alasan ini.
Integrasikan perubahan dalam visi dan strategi
organisasi.
27
![Page 28: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/28.jpg)
KEMKOMINFO
Tips Melakukan Perubahan TI (2)
Identifikasikan hal-hal yang dapat menghambat
proses perubahan.
Perlu ada kemampuan SDM untuk melakukan
perubahan dari awal sampai akhir proses
perubahan.
Lakukan monitoring proses perubahan dan segera
lakukan penanganan bila ada permasalahan yang
timbul.
28
![Page 29: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/29.jpg)
KEMKOMINFO
Tips Melakukan Perubahan TI (3)
persiapkan dan berikan dukungan kepada staf
organisasi dan stakeholder lain terhadap perubahan
yang akan dilakukan.
Libatkan staf dalam proses perubahan dan
mendapat informasi mengenai perubahab yang
terjadi selama proses.
Selama perubahan, momentum perubahan harus
dijaga agar proses perubahan dapat dilakukan
sampai selesai.
Lakukan studi banding ke pihak lain ang pernah
melakukan perubahan serupa untuk mendapat
pelajaran dari pengalaman mereka.
29
![Page 30: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/30.jpg)
KEMKOMINFO
Referensi
ITIL Change Management
(http://www.itlibrary.org/index.php?page=Change_
Management)
The Australian Flexible Learning Framework
(http://industry.flexiblelearning.net.au/guide/7-2-
1_Organisational_change_management_tips.htm)
30
![Page 31: Modul 5 process change management 2012](https://reader034.fdocuments.net/reader034/viewer/2022052308/5a66e4ec7f8b9a91298b47f7/html5/thumbnails/31.jpg)
KEMKOMINFO
Akhir dari Modul 5
Terima kasih
Alamat kontak penyelenggara :
Puslitbang Literasi dan Profesi SDM Kominfo
Jln Medan Merdeka Barat 9 Jakarta 10110
Tlp : 021 3856068 Email : [email protected]