MODIFICACIÓN DEL INSTRUCTIVO 733 Y LEVANTAMIENTO O...
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MODIFICACIÓN DEL INSTRUCTIVO 733 Y LEVANTAMIENTO O ACTUALIZACIÓN DE DESCRIPCIONES DE CARGO PARA PERSONAL DIRECTO DEL PROYECTO HIDROELÉCTRICO EL QUIMBO AUTOR FIDEL ANDRÉS GALINDO MONTAÑEZ UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA TECNOLOGÍA EN INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C 2015
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MODIFICACIÓN DEL INSTRUCTIVO 733 Y LEVANTAMIENTO O
ACTUALIZACIÓN DE DESCRIPCIONES DE CARGO PARA PERSONAL
DIRECTO DEL PROYECTO HIDROELÉCTRICO EL QUIMBO
AUTOR
FIDEL ANDRÉS GALINDO MONTAÑEZ
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C
2015
MODIFICACIÓN DEL INSTRUCTIVO 733 Y LEVANTAMIENTO O
ACTUALIZACIÓN DE DESCRIPCIONES DE CARGO PARA PERSONAL
DIRECTO DEL PROYECTO HIDROELÉCTRICO EL QUIMBO
PROPUESTA DE PROYECTO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE
TECNÓLOGO INDUSTRIAL
AUTOR
FIDEL ANDRÉS GALINDO MONTAÑEZ
CÓDIGO
20121077092
TUTORA PROYECTO DE GRADO
SANDRA ESPERANZA MÉNDEZ CARO
MODALIDAD
PASANTÍA EMPRESARIAL
TEMA
GESTIÓN HUMANA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C
2015
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Nota de aceptación
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Sandra Méndez (Directora)
Bogotá D.C, Noviembre de 2015
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DEDICATORIA
Dedico este trabajo primeramente a Dios por permitirme vivir este proceso, a
mis padres por su esfuerzo y crianza para ser lo que soy hoy, a mis hermanos
que siempre han sido referentes para mí, a la Iglesia que siempre ha
influenciado decisiones cruciales en mi vida y a los profesores, tanto de la
Universidad Distrital como del área de Recursos Humanos de Codensa S.A,
que aportaron a mi crecimiento profesional.
Fidel Andrés Galindo Montañez
v
AGRADECIMIENTOS
A José Miguel Vásquez y Jesús Romero, quienes además de ser mis jefes,
fueron referentes laborales durante todo el proceso de pasantía en Codensa
S.A, a todo el equipo de Planificación, Organización y Compensación y en
general a la gran familia de Recursos Humanos y Organización de Codensa
S.A, quienes hicieron de mi estadía en la empresa un espacio ideal de
crecimiento profesional, donde pude descubrir un enfoque diferente hacia las
compañías y guardar amistades y buenos recuerdos. Agradezco a la profesora
Sandra Méndez por su apoyo incondicional en la dirección de este trabajo de
grado y por ser un ejemplo de vida a seguir en el ámbito académico y
personal.
Fidel Andrés Galindo Montañez
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Tabla de Contenido
1. RESUMEN EJECUTIVO ____________________________________________ 1
2. PRESENTACIÓN DE LA COMPAÑÍA ________________________________ 2
2.1. CODENSA S.A. E.S.P _____________________________________________ 2
2.2. EMGESA S.A E.S.P. y Proyecto Hidroeléctrico El Quimbo ______________ 2
3. SITUACIÓN ACTUAL DE LA COMPAÑÍA ____________________________ 5
3.1. Misión _________________________________________________________ 5
3.2. Visión __________________________________________________________ 5
3.3. Valores Corporativos Codensa S.A ___________________________________ 5
3.4. Estructura Organizacional _________________________________________ 6
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ________________________________ 7
4.1. Descripción del problema __________________________________________ 7
4.2. Formulación del problema ________________________________________ 7
5. JUSTIFICACIÓN __________________________________________________ 8
6. OBJETIVOS _______________________________________________________ 9
6.1. Objetivo General _________________________________________________ 9
6.2. Objetivos Específicos _____________________________________________ 9
7. DELIMITACIÓN O ALCANCE _____________________________________ 10
8. METODOLOGÍA _________________________________________________ 11
9. MARCO TEÓRICO ________________________________________________ 15
10.1. Análisis y Descripción de cargos ________________________________ 15
10.1.1. ¿Qué son y para qué sirven las descripciones de cargo? ______________ 15
10.1.2. Problemas frecuentes con la descripción de los cargos ______________ 16
10.1.3. ¿Qué es el análisis de Cargos? _________________________________ 18
10.1.4. Análisis del puesto en un ambiente cambiante _____________________ 18
10.1.5. Gestión de los flujos de trabajo en las descripciones de cargo _________ 19
10.1.6. Características del formato de descripciones de cargo _______________ 20
10.2. Gestión Documental __________________________________________ 22
10.2.1. ¿Qué es la Gestión Documental? _______________________________ 22
10.2.2. ¿Qué es un programa de Gestión Documental? ____________________ 22
10.2.3. Importancia de la Gestión Documental en las descripciones de cargo ___ 22
10.2.4. Principios generales para la organización de las descripciones ________ 24
10.2.5. ¿Dónde almacenar las descripciones de cargo? ____________________ 24
10.2.6. ¿Qué es el aplicativo “Descripciones de cargo”? ___________________ 25
vii
11. PROPUESTA _________________________________________________ 27
11.1. Identificación del estado actual de las descripciones de cargo _________ 27
11.2. Modificación del procedimiento vigente en el Instructivo 733 __________ 31
11.3. Archivo y conservación de la información de las Descripciones ________ 34
12. CONCLUSIONES ______________________________________________ 38
13. RECOMENDACIONES _________________________________________ 40
14. GLOSARIO ___________________________________________________ 41
15. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS _____________________________ 42
16. ANEXOS _____________________________________________________ 43
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ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Cuadro descripción de Actividades_______________________________ 11 Tabla 2. Glosario de verbos ___________________________________________ 17 Tabla 3. Resultados Generales de la revisión ______________________________ 27 Tabla 4. Resultados de la revisión del proyecto El Quimbo ___________________ 34
ÍNDICE DE GRÁFICAS
Gráfica 1. Estructura Organizacional Proyecto el Quimbo _____________________ 6
Gráfica 2. Lista de tareas para los Business Partner y cronograma de Gantt ______ 31 Gráfica 3. Diagrama flujo de trabajo antiguo ______________________________ 32 Gráfica 4. Propuesta flujo de trabajo_____________________________________ 33
Gráfica 5. Aplicativo “Descripciones de cargo” ____________________________ 37 Gráfica 6. Descripciones de cargo en el aplicativo por unidad organizativa ______ 37
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo A. Formato Descripción de cargo _________________________________ 43
Anexo B. Descripción de cargo con anotaciones para la corrección ____________ 44
Anexo C. Descripción de cargo con las correcciones realizadas _______________ 46
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1. RESUMEN EJECUTIVO
En el siguiente trabajo se detalla la propuesta de mejoramiento que se realizó durante
la práctica en la Gerencia de Recursos Humanos de CODENSA S.A, donde se
encontró la problemática que enfrenta el área de Planificación, Organización y
Compensación con la actualización y levantamiento de las descripciones de cargo de
toda la compañía, además, se plantearon los objetivos que se esperan lograr, mediante
un plan de trabajo con actividades detalladas que permitirán obtener resultados
tangibles del proceso.
La finalidad de este trabajo es detallar los pasos para la modificación del Instructivo
733, en el que se encuentran los lineamientos para realizar el levantamiento y
actualización de las Descripciones de Cargo de toda la organización y por
consiguiente, realizar el cargue en el aplicativo de las descripciones del Proyecto
Hidroeléctrico El Quimbo (PHEQ). Aunque el proyecto se encuentra en su etapa final
de construcción, se debe llevar un registro y control definitivo de todos los cargos y
funciones que ejercieron los trabajadores directos durante su labor en la compañía
para los procesos de certificación una vez finalice el proyecto.
La compañía ha sufrido varios cambios organizativos que impidieron en su momento
actualizar toda la información de las descripciones de cargo, mediante esta propuesta,
se espera guardar en el aplicativo de la compañía las descripciones enviadas desde el
Proyecto Hidroeléctrico el Quimbo, generar un informe detallado del estado de las
descripciones de cargo junto con un instructivo para cada Business Partner y un plan
de acción que garantice la actualización y levantamiento de las descripciones en las
demás áreas de las compañías CODENSA S.A y EMGESA S.A.
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2. PRESENTACIÓN DE LA COMPAÑÍA
2.1. CODENSA S.A. E.S.P
Es una compañía colombiana, dedicada a la distribución y comercialización de
energía eléctrica. Fue creada en 1997 como resultado del proceso de capitalización de
la Empresa de Energía de Bogotá.
Llega a 103 municipios de Cundinamarca y cubre el 100% de la capital del país.
Adicionalmente, genera cerca de 1000 empleos directos y más de 5000 empleos
indirectos.
CODENSA pertenece al Grupo Enel, a través de Enersis. El Grupo Enel es la
segunda empresa eléctrica en Europa por capacidad instalada. Opera en 32 países de
4 continentes, cuenta con 61 millones de clientes residenciales y empresariales y más
de 95,752 GW de capacidad instalada. En América Latina está presente en Chile,
Brasil, Colombia, Argentina y Perú.
Dentro de los indicadores de gestión de CODENSA, se desatacan los siguientes:
Más de 120 Subestaciones que le permiten operar de manera sólida y
confiable.
2.8 millones de clientes, convirtiéndola en la empresa número 1 del país en
atención a clientes.
Cuenta con más de 41.000 Kilómetros de redes de Media y Baja Tensión,
extendidas a lo largo de Bogotá y la zona rural de Cundinamarca.
Tiene una participación en el mercado del país superior al 24%.
CODENSA, impulsa y apoya la movilidad eléctrica en el país, a través del suministro
de energía limpia e inteligente para bicicletas, motos, buses, vehículos de carga y
sistemas de transporte público que entrarán al mercado para contribuir con la
conservación del medio ambiente.
2.2. EMGESA S.A E.S.P. y Proyecto Hidroeléctrico El Quimbo
EMGESA es una compañía colombiana, dedicada a la generación de energía eléctrica
y comercialización en el Mercado No Regulado. Fue creada en 1997 como resultado
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del proceso de capitalización de la Empresa de Energía de Bogotá. Actualmente
genera cerca de 500 empleos directos y más de 3100 empleos indirectos.
Pertenece al Grupo Enel, a través de Enersis. El Grupo Enel es la segunda empresa
eléctrica en Europa por capacidad instalada. Opera en 32 países de 4 continentes,
cuenta con 61 millones de clientes residenciales y empresariales y más de 95,752 GW
de capacidad instalada. En América Latina está presente en Chile, Brasil, Colombia,
Argentina y Perú.
EMGESA S.A. E.S.P. cuenta con diez centrales de generación hidráulica y dos
térmicas, ubicadas en el departamento de Cundinamarca y Bolívar.
Durante su trayectoria en el país, la Compañía ha registrado importantes logros en la
parte comercial, ambiental, social y operacional dentro de los cuales se destacan:
Posición de liderazgo en el Mercado No Regulado del país con una
participación del 16%.
EMGESA cuenta con una capacidad instalada de 2.915 MW y la cuota de
generación por potencia instalada es del 20%.
En el 2008, el Ministerio de Minas y Energía anunció la asignación del Proyecto
Hidroeléctrico El Quimbo con el objetivo de abastecer la demanda energética que el
país requiere a futuro. El Proyecto Hidroeléctrico El Quimbo está situado en el
departamento del Huila, sur de Colombia, entre las cordilleras central y oriental, a 70
Km al sur de Neiva, en el río Magdalena. Su área de influencia abarca los importantes
municipios de Gigante, Garzón, El Agrado, Altamira, Paicol y Tesalia.
Esta central hidroeléctrica, primera construida por una empresa privada, permitirá
atender el 8% de la demanda de energía del país, junto con la Central Betania ubicada
igualmente en el departamento del Huila.
El Proyecto Quimbo impulsará el desarrollo y crecimiento del Huila en línea con la
agenda de competitividad del departamento, generando dinamismo económico en la
región. Por otra parte, permitirá activar la generación de empleo, donde se espera
que en el mayor pico de construcción, se generen aproximadamente 3.000 empleos en
la región.
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Para el país:
Garantiza la confiabilidad del suministro de energía en el país a futuro.
Eleva la seguridad energética y la estabilidad del sistema eléctrico
colombiano.
Aporta significativamente a la insuficiencia energética de la Nación.
Para el departamento del Huila:
Ha impulsado el desarrollo y crecimiento del Huila en línea con la agenda de
competitividad del departamento.
Ha generado dinamismo económico para le región.
Ha significado oportunidades importantes de actividad comercial, que han
sido aprovechadas por los habitantes de esta zona, en términos de servicios y
compras locales.
Ha permitido activar la generación de empleo.
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3. SITUACIÓN ACTUAL DE LA COMPAÑÍA
A continuación se presenta la naturaleza de la organización, la plataforma estratégica,
la estructura organizacional del Proyecto Hidroeléctrico el Quimbo, el portafolio y los
procesos que se llevan a cabo como compañías del Grupo Enel Colombia.
3.1. Misión
Aportar la energía para impulsar el desarrollo y el bienestar de Colombia, de nuestros
clientes y de las personas a quienes llegamos.
3.2. Visión
En el 2018, ser un grupo empresarial referente en Colombia por su calidad, servicio,
innovación y seguridad laboral:
Entregando energía, productos y servicios complementarios a más de
1,500,000 clientes adicionales
Distribuyendo 10,000 GW/h adicionales
Generando 1.500 MW adicionales
Comercializando 30 MPCD Gas”
3.3. Valores Corporativos Codensa S.A
Desarrollo de personas: Aseguramos las oportunidades de desarrollo en base
al mérito y a la aportación profesional.
Trabajo en equipo: Fomentamos la participación de todos para lograr un
objetivo común, compartiendo la información y los conocimientos.
Conducta ética: Actuamos con profesionalismo, integridad moral, lealtad y
respeto a las personas
Orientación al cliente: Centramos nuestro esfuerzo en la satisfacción del
cliente, aportando soluciones competitivas y de calidad.
Innovación: Promovemos la mejora continua y la innovación para alcanzar la
máxima calidad desde criterios de rentabilidad.
Orientación a resultados: Dirigimos nuestras actuaciones hacia la
consecución de los objetivos del proyecto empresarial y de la rentabilidad
para nuestros accionistas, tratando de superar sus expectativas.
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Comunidad y el Medio Ambiente: Nos comprometemos social y
culturalmente con la comunidad. Adaptamos nuestras estrategias
empresariales a la preservación del Medio Ambiente.
3.4. Estructura Organizacional
Teniendo en cuenta que el trabajo se centra en la actualización y levantamiento de las
descripciones de cargo del Proyecto hidroeléctrico el Quimbo, a continuación se
presenta la estructura organizacional del proyecto.
Gráfica 1. Estructura Organizacional Proyecto el Quimbo
Tomado de: Organigramas CODENSA S.A Marzo 2015.
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4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
4.1. Descripción del problema
La compañía ha experimentado diversos cambios en los últimos años, CODENSA
S.A pertenecía a la compañía multinacional española ENDESA, pero en el año 2010
la compañía pasó a hacer parte de la multinacional Italiana Enel, proceso que duró
aproximadamente 5 años de empalme entre ambas multinacionales, esto implicó que
la estructura funcional cambiara, desaparecieran cargos y algunos nuevos se
integraran, por lo tanto, los formatos de actualización de las Descripciones de Cargo
han quedado inconclusos por los constantes ajustes y no se han podido subir al
aplicativo de manera oficial.
La falta de un formato oficial de la descripción de cargo, específicamente en el
proyecto Hidroeléctrico el Quimbo, ha generado en la elaboración de las
certificaciones laborales, con funciones, una demora en los tiempos de entrega que
excede los 10 días hábiles debido al procedimiento de contingencia que se lleva a
cabo, este procedimiento consiste en enviar un correo al jefe directo del empleado
para que avale y apruebe las funciones si se cuenta con el formato en la división, o
por el contrario, describa y apruebe las funciones desempeñadas por el trabajador.
Sin embargo, se prevé que la última estructura funcional sea la definitiva y permita
culminar el proceso de levantamiento y actualización de las descripciones de cargo,
por lo cual, será necesaria la modificación del INSTRUCTIVO 733 en el que se
definen los pasos y lineamientos estratégicos para el levantamiento, actualización,
aprobación y cargue de las descripciones de cargo y levantar o actualizar la
información que hace falta, para obtener el registro final de las funciones de 113
personas que trabajaron en el Proyecto hasta Mayo de 2015, que se dividen en 85
ocupaciones, con al menos el 70% de estas subidas en el aplicativo antes de la
culminación de la práctica el 31 de Agosto de 2015.
4.2. Formulación del problema
La anterior descripción de la problemática presentada en la compañía conduce a
plantear el siguiente interrogante:
¿Cómo realizar las modificaciones en el Instructivo 733 que permitan realizar el
levantamiento o actualización de las descripciones de cargo para personal directo del
proyecto hidroeléctrico el Quimbo?
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5. JUSTIFICACIÓN
Las descripciones de cargo son documentos importantes para los procesos de
selección, en ellas se plasman el perfil del aspirante e información que requiere el
cargo, pero son documentos muy cambiantes, a medida que pasa el tiempo muchos de
los cargos sufren modificaciones que valen la pena ser actualizadas, por lo tanto, este
proyecto le concierne a un tecnólogo industrial porque está llamado a ocuparse en
entornos laborales cambiantes, anticipándose y adaptándose rápidamente a todas las
transformaciones que sufren las organizaciones, impactando positivamente a la
compañía con sus ideas, evitando que se generen demoras en los procesos
organizativos y solucionar situaciones que estén entorpeciendo el normal
funcionamiento de la corporación.
Además, el desarrollo de este proyecto le permite descubrir al Tecnólogo Industrial la
importancia de describir y analizar los puestos de trabajo en la organización, ya que
esto le da la posibilidad a la persona de conocer sus funciones para que pueda
desempeñarlas en forma clara y concreta, permitiendo dar espacio para que el
trabajador se adapte a su puesto de trabajo y que la organización pueda adaptar el
puesto de trabajo a las necesidades del trabajador, generando un espacio que permita
descubrir nuevas formas de realizar las funciones, con un alto grado de compromiso,
eficiencia y eficacia.
Teniendo en cuenta que una de las necesidades fundamentales en esta etapa de
finalización de la represa en el Proyecto Hidroeléctrico el Quimbo, es el
levantamiento y actualización de las descripciones de cargo para personal directo, se
plantea la modificación del instructivo 733 para que se realice dicho levantamiento y
actualización, ya que es necesario dejar el registro final de las descripciones para
generar certificados laborales una vez finalizado el proyecto.
Asimismo, este proyecto aporta a los futuros aprendices de este cargo la introducción
y un nuevo procedimiento para actualizar las descripciones de las demás áreas de la
compañía, la elaboración de esta propuesta de grado permitirá afianzar y aplicar las
temáticas del análisis y descripción de cargos vistas en la asignatura de Gestión
Humana durante la carrera, para mostrar en el ámbito laboral las capacidades de
generación de ideas, adaptabilidad al cambio y un gran sentido de compromiso con la
organización, enriqueciendo el proceso de formación profesional del Tecnólogo
Industrial de la Universidad Distrital con la implementación de los Ciclos
Propedéuticos.
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6. OBJETIVOS
6.1. Objetivo General
Llevar a cabo el levantamiento, actualización y cargue en el aplicativo de las
descripciones de cargo para personal directo del Proyecto Hidroeléctrico el Quimbo a
partir de la modificación del Instructivo 733.
6.2. Objetivos Específicos
Identificar el estado actual de las descripciones de cargo para personal del
Proyecto Hidroeléctrico el Quimbo.
Establecer el procedimiento vigente para el levantamiento y actualización de
las descripciones de cargo en el Instructivo 733.
Asegurar que la información recolectada de las descripciones de cargo sea
archivada y conservada en la base de datos de Recursos Humanos para futuras
certificaciones.
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7. DELIMITACIÓN O ALCANCE
El proyecto se realizó en la Gerencia de Recursos Humanos de Codensa S.A con la
ayuda del profesional experto del área de Planificación, Organización y
Compensación. En un primer momento se planteó la idea de modificar y actualizar
las descripciones de cargo de toda la organización, sin embargo, se priorizaron las
áreas que necesitaban con más urgencia este procedimiento, fue así como las
descripciones del Proyecto Hidroeléctrico El Quimbo fueron las primeras en iniciar el
proceso, además, se realizaron las actividades relacionadas con el estudio del estado
actual de todas las descripciones de la organización y de algunos lineamientos que
debían modificarse en los manuales o instructivos, debido a la trasformación
organizacional por la que la compañía estaba pasando.
Por lo anterior, el proyecto se limitó a realizar el levantamiento y actualización de las
descripciones de cargo para personal directo del Proyecto Hidroeléctrico el Quimbo,
donde el proceso inició con la identificación de la situación actual de todas las
descripciones de la compañía, la modificación del instructivo 733 y el cargue al
aplicativo de los documentos, adicionalmente, se delimitaron dos áreas temáticas que
aportaron al desarrollo del proyecto, el análisis y descripción de cargos y la gestión
documental.
Finalmente, se planteó entregar varios productos que permitieron cubrir los límites
propuestos, el primero de ellos fue un informe detallado del estado actual de las
descripciones de toda la organización, el instructivo 733 actualizado, junto con la
aprobación del jefe del área de Planificación, Organización y Compensación, un
instructivo detallado para la elaboración de las descripciones de cargo para los
Business Partner de Recursos Humanos y para los jefes del Proyecto Hidroeléctrico el
Quimbo y por último, al menos el 70 % de las descripciones de cargo del Quimbo
montadas al aplicativo “Descripciones de cargo”, esto durante el tiempo de práctica
en la compañía desde el 02 de Marzo de 2015 hasta el 31 de Agosto de 2015.
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8. METODOLOGÍA
La metodología que se describe a continuación, define las actividades que se
desarrollaron para cumplir con los objetivos planteados y los resultados que se
lograron para el levantamiento o actualización de las descripciones de cargo para
personal directo del Proyecto Hidroeléctrico el Quimbo, teniendo en cuenta las
acciones de seguimiento que se llevaron a cabo y los resultados entregables que
garantizaron el cumplimiento de las actividades.
Tabla 1. Cuadro descripción de Actividades
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
1. Identificación de
la situación actual
de las descripciones.
La información actualizada de las descripciones de cargo se
encontraba en los formatos que estaban subidos en el
aplicativo, la última actualización de toda la plataforma fue en
el 2012, por lo tanto, la mayoría de descripciones estaban
desactualizadas y no se habían incluido algunos de los cargos
de los últimos 3 años. Por consiguiente fue necesario asumir el
control total del aplicativo y poseer una copia de todas las
descripciones que se encontraban allí, evitando que la
información se pierda por la falta de mantenimiento en el
aplicativo, asimismo, fue necesario contrastar los cargos que se
encontraban en el aplicativo con respecto a los cargos que
aparecían en la plantilla de personal en Abril de 2015.
ACCIONES DE SEGUIMIENTO REALIZADAS
1. Descargar todas las Descripciones de Cargo que se
encuentran en el aplicativo.
2. Organizar por gerencias las Descripciones de Cargo en
medio electrónico.
3. Registrar en Excel el número de ocupación, nombre,
versión, unidad organizativa y estado (Actualización o
Levantamiento) de cada Descripción.
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RESULTADOS ALCANZADOS
Se generó un informe detallado del estado actual de las
descripciones, el cual se le entregó a cada Business Partner, los
resultados se exponen en la sección 10.1, página 27 de este
trabajo.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
2. Modificar y
actualizar el
procedimiento del
Instructivo 733.
La compañía contaba con un formato específico en su sistema
normativo para la creación o actualización de los instructivos.
En un instructivo se presentan todos los pasos de manera
secuencial, lógica y ordenada para que sean realizados en una
fase específica y evitar fallos en los procedimientos. Para la
modificación del Instructivo 733 fue necesario replantear las
áreas que participaban y las responsabilidades que desempeña
cada una, este instructivo reemplazó la versión del 2010 y
estableció los lineamientos que se deben seguir para actualizar
o modificar las descripciones de cargo de la compañía.
ACCIONES DE SEGUIMIENTO REALIZADAS
4. Descargar el nuevo formato para instructivos de la
compañía del sistema normativo.
5. Reunirse con el profesional del área para plantear el
nuevo modelo de procedimiento a seguir.
6. Presentar la propuesta al jefe de planificación,
organización y compensación.
RESULTADOS ALCANZADOS
Se presentó la propuesta de modificación del Instructivo 733 al
Jefe de Planificación, Organización y Compensación para su
aprobación; los resultados detallados se exponen en la sección
10.2, página 31 de este trabajo.
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
3. Enviar al
proyecto la revisión
y registro de las
Descripciones de
Cargo.
Una vez enviadas las descripciones de cargo del Quimbo, se
procedió a verificar que la información coincidiera con la base
de datos de Recursos Humanos, de allí, se filtró por las
personas que trabajan directamente con la compañía, el área
donde laboran y el nombre de los cargos que ejercían, además
de información básica como el asignado, el nombre del jefe y
el subgrupo organizativo.
Se revisó el estado de cada descripción con los formatos
descargados del aplicativo y se identificó si la descripción
requería levantamiento o actualización. Luego se le envió a
cada Business Partner las correcciones realizadas en la
descripción junto con un instructivo de toda la revisión, esto
pretendía aclarar dudas al momento de la corrección.
Posteriormente se verificó nuevamente la información de las
descripciones y se identificó el estado de las descripciones,
para ingresar los formatos que culminaron el proceso de
levantamiento o actualización, al aplicativo "Descripciones de
Cargo" para notificar al jefe del área solicitante y asegurar que
la información recolectada fuera archivada y organizada,
garantizando su permanencia para generar futuras
certificaciones con funciones.
ACCIONES DE SEGUIMIENTO REALIZADAS
7. Crear y organizar una base de datos con la información
enviada desde el proyecto y contrastarla con la
información de Recursos Humanos.
8. Revisar y corregir las descripciones de cargo enviadas.
9. Registrar el estado actual de los formatos enviados para
corregir y enviar las descripciones que requieren una
segunda revisión.
10. Subir al aplicativo las descripciones de cargo que
culminaron el proceso de levantamiento o
actualización.
11. Notificar a cada jefe de área el cargue de la
información al aplicativo.
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RESULTADOS ALCANZADOS
Se elaboró un instructivo con el informe detallado del estado
de las descripciones enviadas para que fueran corregidas,
además, se cargaron al aplicativo 59 formatos que fueron
revisados de las 85 descripciones de cargo enviadas; los
resultados detallados se exponen en la sección 10.3, página 34
de este trabajo.
Tabla de Elaboración propia.
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9. MARCO TEÓRICO
A partir de la problemática presentada en la organización, se debe profundizar en dos
temáticas que nos permitirán solucionar el problema y obtener los resultados
tangibles, la primera es el análisis y descripción de cargos, que nos ayudará a definir
qué son y por qué son importantes estos documentos, qué características deben
cumplir y por qué es importante realizar todo un análisis a las funciones de los
trabajadores, además, se trabajará el tema de Gestión Documental, ya que es muy
importante para al análisis y descripción de cargos organizar y conservar todos los
formatos que se esperan realizar.
10.1.Análisis y Descripción de cargos
10.1.1. ¿Qué son y para qué sirven las descripciones de cargo?
La Descripción de Cargo es un documento que recopila una serie de información (la
ubicación jerárquica, la misión y las funciones del cargo. Así mismo, el
conocimiento, la experiencia requerida, las competencias, los indicadores de
desempeño y la libertad de acción) que determina la razón de ser y la finalidad del
cargo junto con los principales retos que se deben asumir en la labor diaria al
desempeñarse. Según Chiavenato (2002) “describir un cargo significa relacionar qué
hace el ocupante, cómo lo hace, en qué condiciones lo hace y por qué lo hace. La
descripción de cargo es un retrato simplificado del contenido y de las principales
responsabilidades del cargo” (p.73), mientras que Gómez Mejía (2008) nos propone
que “ la descripción del puesto de trabajo es un documento escrito que identifica,
describe y define el puesto en función de sus obligaciones, responsabilidades,
condiciones laborales y especificaciones” (p.85). Las descripciones de cargo son
documentos que justifican la razón y el fin del cargo dentro de la organización, es un
insumo de información para la búsqueda del personal requerido en los procesos de
contratación, selección, evaluación de rendimiento, formación y registro para la
elaboración de los certificados laborales con funciones.
Teniendo en cuenta la particularidad de la empresa, el levantamiento de la
información para las descripciones de cargo es un proceso del cual se encarga la
Gerencia de Recursos Humanos, estableciendo unos parámetros para la creación de
un formato que permita ser claro con la información solicitada para evitar que las
funciones desempeñadas por los trabajadores se distorsionen o pierdan las metas que
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se deben cumplir, por consiguiente, es importante que el personal conozca sus
funciones y es obligación del jefe y de la empresa, divulgar la descripción en el
aplicativo “Descripciones de cargo” donde se puede visualizar cada formato de forma
clara y organizada.
En la actualidad las empresas deben asumir retos más grandes frente al mercado y la
demanda, esto genera una serie de cambios y trasformaciones en su estructura
organizacional para acoplarse a las necesidades del medio. “La estructura de cargos
está condicionada por el diseño organizacional que la contiene, determinando la
distribución, configuración y grado de especialización en los cargos” (Chiavenato,
2002) lo que permite ubicar a las personas más solventes en los puestos de trabajo y
brindarles mayor seguridad y adaptabilidad al momento de realizar sus labores.
“Los cargos no son estables, ni estáticos, ni definitivos, están siempre en evolución,
innovación y cambio” (Chiavenato, 2002), los cambios en la estructura
organizacional generan la desaparición de cargos, que se integren algunos nuevos o
que se requiera una actualización de las funciones, lo cual exige llevar un control
permanente en la plataforma y asegurar que los trabajadores conozcan sus funciones.
La mayor importancia de las descripciones de cargo se encuentra en alcanzar los
objetivos de la organización, si el empleado conoce las actividades que debe
desempeñar, es muy probable que pueda cumplir con las metas que le son asignadas,
según Bohlander & Snell (2008) “Es evidente que los deberes y responsabilidades
contenidos en los puestos influyen en gran medida en la productividad y retención de
los empleados, así como en la satisfacción que obtienen al desempeñarlos” (p.142).
10.1.2. Problemas frecuentes con la descripción de los cargos
Los principales problemas en la redacción de las descripciones de los cargos, tienen
que ver con la siguiente lista que Bohlander & Snell (2008) nos proponen:
Utilizar términos vagos en lugar de términos específicos, que proporcionan poca
guía para el que va a ocupar el puesto.
No se actualizan a medida que cambian los deberes o las especificaciones.
Pueden violar la ley o contener especificaciones no relacionas con el éxito del
puesto.
Pueden limitar el alcance de las actividades de quien va a ocupar el puesto y con
ello reducir la flexibilidad de la organización. (p.154)
17
Entre los problemas más frecuentes encontrados en el ejercicio de la revisión de las
descripciones de cargo se pueden identificar el mal uso de los verbos con respecto al
nivel jerárquico de la persona (la tabla 2 nos permite ver algunos ejemplos de verbos
a tener en cuenta según el cargo que desempeña la persona), la redacción de las
funciones desarrollando los interrogantes ¿Qué hace? Y ¿Para qué lo hace? y el uso
frecuente de Siglas que impedían la comprensión total del cargo.
Tabla 2. Glosario de verbos
Planificar Establecer las secuencias de desarrollo de conjuntos de acciones con
resultados parciales concretos, en un entorno de tiempo (normalmente
mediano y largo plazo).
Decidir Dar la conformidad a algo hecho o para que se haga, o bien decidir lo que hay
que hacer en caso de duda.
Dirigir Ordenar la actuación de las personas, así como definir y regular la utilización
de los otros recursos para asegurar la obtención de un fin,
responsabilizándose de los resultados. Aplicable especialmente al cargo
dueño de la función o proceso. Marcar lo que se ha de hacer y controlar su
ejecución de un modo lejano a la actividad misma
Controlar Hacer seguimiento global del desarrollo de un función/actividad ejecutada
por otros, cuantificando o emitiendo juicios sobre el cumplimiento de lo
establecido y proponiendo las medidas correctivas.
Organizar
(Subgerencia, división)
Distribuir los recursos y definir las funciones, las competencias, las
secuencias de actuación y las responsabilidades de los distintos miembros,
secuencias de actuación y las responsabilidades de los distintos miembros de
un equipo optimizando su utilización.
Proponer
(Gerentes, Jefes, Profesionales)
Presentar al puesto que tiene competencia para decidir un determinado plan
o proyecto buscando su conformidad para llevarlo a efecto.
Coordinar
(Directivos, Divisiones, Departamentos y
Profesionales)
Disponer ordenadamente la utilización de medios y recursos diferentes de
manera que sean compatibles en tiempo y/o espacio, para la obtención de los
objetivos o resultados propios pretendidos .
DIRECTIVO (Gerentes, Subgerentes)
Vigilar Observar los resultados, los medios utilizados o los hitos importantes de uno
o varios procesos para su validación.
Supervisar Analizar los resultados, los medios utilizados o los hitos importantes de uno o
varios procesos para su validación, así mismo marcar lo que se ha de hacer y
controlar su ejecución de un modo cercano a la actividad.
Programar
(Jefes de división, Jefes de departamentos)
Establecer las secuencias de acciones y operaciones, como desarrollo de un
plan, en un lapso de tiempo normalmente próximo.
Asesorar
(Jefes división, Departamento)
Informar o dar consejo a alguien sobre ciertos temas o asuntos.
Coordinar
(Directivos, Divisiones, Departamentos y
Profesionales)
Disponer ordenadamente la utilización de medios y recursos diferentes de
manera que sean compatibles en tiempo y/o espacio, para la obtención de los
objetivos o resultados propios pretendidos .
Proponer
(Gerentes, Jefes, Profesionales)
Presentar al puesto que tiene competencia para decidir un determinado plan
o proyecto buscando su conformidad para llevarlo a efecto..
Jefes de Departamento
Programar
(Jefes de división, Jefes de departamentos)
Establecer las secuencias de acciones y operaciones, como desarrollo de un
plan, en un entrono de tiempo normalmente próximo.
Organizar
(Subgerencia, división)
Distribuir los recursos y definir las funciones, las competencias, las
secuencias de actuación y las responsabilidades de los distintos miembros de
un equipo optimizando su utilización.
Asesorar
(Jefes división, Departamento)
Informar o dar consejo a alguien sobre ciertos temas o asuntos.
Proponer
(Gerentes, Jefes, Profesionales)
Presentar al puesto que tiene competencia para decidir un determinado plan
o proyecto buscando su conformidad para llevarlo a efecto..
Coordinar
(Directivos, Divisiones, Departamentos y
Profesionales)
Disponer ordenadamente la utilización de medios y recursos diferentes de
manera que sean compatibles en tiempo y/o espacio, para la obtención de los
objetivos o resultados propios pretendidos .
Jefes División
18
10.1.3. ¿Qué es el análisis de Cargos?
“El análisis de las descripciones de cargo se define como el proceso sistemático de
recopilación de información para tomar decisiones relativas al trabajo. El análisis del
puesto de trabajo identifica tareas, obligaciones y responsabilidades de un
determinado trabajo” (Gomez Mejía, 2008). Para realizar el levantamiento y la
actualización de las descripciones de cargo, es importante realizar un estudio
meticuloso que revele los más mínimos detalles, determinando el elemento básico del
trabajo como lo es una tarea, luego las obligaciones que se forman por una o más
tareas y por último las responsabilidades que se definen por una o varias obligaciones
que identifican y describen el fin o la razón de ser del trabajo.
El análisis de cargos permite a la organización influir considerablemente en los
procesos de selección y contratación, a partir de esta información se puede determinar
si un candidato es apto o no para el puesto, por ejemplo si el cargo requiere atención
al cliente, la persona debe tener un alto grado de sociabilidad, o si nos enfocamos en
el área de contratación, desde la descripción se filtran los candidatos dependiendo su
nivel profesional o las habilidades que debe poseer.
10.1.4. Análisis del puesto en un ambiente cambiante
Las organizaciones están en constante cambio debido a la rapidez con la que avanza
la tecnología, es por esto, que los puestos permanecen hasta cierto punto estables,
Informar Aportar datos o comunicar hechos, situaciones, entre otros.
Elaborar
(Profesional Técnico, Tecnólogo)
Manejar una primera materia (input) para transformar en un producto
(output).
Proponer
(Gerentes, Jefes, Profesionales)
Presentar al puesto que tiene competencia para decidir un determinado plan
o proyecto buscando su conformidad para llevarlo a efecto.
Coordinar
(Directivos, Divisiones, Departamentos y
Profesionales)
Disponer ordenadamente la utilización de medios y recursos diferentes de
manera que sean compatibles en tiempo y/o espacio, para la obtención de los
objetivos o resultados propios pretendidos.
Analizar Estudiar o examinar situaciones o problemas considerando por separado sus
partes.
Profesionales
Revisar Comprobar el estado y/o funcionamiento de una instalación, equipo o
elemento de ésta. La exactitud de documentos. Las acciones de un proceso
Con el fin de poder restablecer, en su caso, la correcta funcionabilidad y
fiabilidad.
Elaborar
(Profesional Técnico, Tecnólogo)
Manejar una primera materia (input) para transformar en un producto
(output).
Realizar Ejecutar personalmente una acción (mecanografiar, archivar, trasladar,
limpiar, etc) .
Técnico/Tecnólogo
Tomado de: Manual de procesos Descripciones de cargo, CODENSA S.A. Octubre 2013.
19
pero luego pasan a ser obsoletos como le sucede a los cargos del proyecto
Hidroeléctrico el Quimbo y de la compañía en general, el número de personal no se
podía exceder a causa del presupuesto y la demanda de trabajo era más exigente día a
día, por tal motivo, algunos empleados debían asumir más actividades de las que les
fueron asignadas cuando iniciaron sus labores impidiendo que se mantuviera la
actualización de sus funciones.
Muchas veces, si el análisis de cargos proporciona información obsoleta, puede
impedir que una organización aproveche su capacidad para adaptarse al cambio,
según Bohlander & Snell (2008) proponen dos formas para realizar un análisis de
puesto en un ambiente variable con el fin de adaptarse a los cambios necesarios, el
primero es un análisis estratégico enfocado a futuro, donde los jefes deben tener una
visión clara de las funciones que deben desempeñar los trabajadores a fin de cumplir
las metas propuestas para un determinado tiempo, el segundo tiene que ver con el
análisis enfocado a las competencias, en el cual se enfatizan las características de
trabajadores exitosos en lugar de los deberes estándar del puesto, estas competencias
deben coincidir con la cultura organizacional de cada empresa y las estrategias de la
organización, esta técnica aporta elementos para aumentar la cultura de mejora
continua, donde las mejoras deben ser metas constantes. Los dos enfoques tienen
desventajas, tales como la capacidad de los jefes para predecir con exactitud las
necesidades de los puestos que tendrán en el futuro y la posibilidad de que las
funciones redactadas sean ambiguas.
10.1.5. Gestión de los flujos de trabajo en las descripciones de cargo
La gestión del flujo de trabajo en la actualización y levantamiento de las
descripciones de cargo, nos permite determinar los pasos a seguir para realizar con
éxito el análisis de las descripciones, Luis Gómez Mejía (2008) nos propone 5 pasos,
los cuales aplicaremos al trabajo a realizar:
Determinar las aplicaciones deseadas del análisis del puesto de trabajo:
Para nuestro caso, nos interesa darle más importancia a la información
recolectada en cada función de la descripción, debido a que el proyecto se
encuentra en su etapa de finalización y después no se podrá recolectar la
información de las actividades desarrolladas por los trabajadores.
La selección de los trabajos a analizar: En este paso se tienen en cuenta la
estabilidad u obsolescencia de los cargos, para este proyecto los trabajos
analizados no son estables, han ido variando según la construcción del
proyecto.
20
Recopilación de la información del puesto de trabajo: La recopilación de
la información la realiza el jefe del área, se aplican los documentos de la
descripción antigua para la actualización o las actividades que necesitan
desarrollarse que van adjuntas a los requerimientos del área para el
levantamiento.
Verificación de la precisión de la información del puesto de trabajo: La
revisión de las descripciones de cargo las debe desarrollar el jefe junto con el
trabajador para que la información sea detallada y se ajuste a las actividades
desempeñadas por la persona.
Documentación del análisis del puesto de trabajo mediante una
descripción por escrito del mismo: La documentación es el formato propio
que Recursos Humanos ha destinado para albergar toda la información
concerniente al cargo, este documento permite comparar y analizar los puestos
de trabajo desde muchas dimensiones para diversos programas realizados por
Recursos Humanos, las descripciones son guardadas en el aplicativo
“Descripciones de cargo” (p.83).
Determinar el flujo de trabajo en la organización, implica analizar todos los
aspectos operacionales de las actividades a realizar, incluso la persona o el área
encargada del desarrollo de la misma. Este flujo de trabajo (Ver Gráfica 4) abarca
desde la identificación de las descripciones de cargo que requieren levantamiento
o actualización, hasta la divulgación del contenido, donde se requiere la
participación del área de planificación, organización y compensación, el área
solicitante y los Business Partner correspondientes a la línea de negocio.
En el plan de trabajo se detallan las actividades a realizar para el levantamiento y
actualización de las descripciones de cargo, teniendo en cuenta que el flujo de
trabajo es una propuesta de mejora plasmada dentro de las modificaciones del
Instructivo 733, que busca integrar la figura de los Business Partner entre
Recursos Humanos y el área a la cual se le solicita la información del cargo, para
agilizar las acciones de recolección de la información, aplicar el formato
adecuado y tener el registro en el aplicativo.
10.1.6. Características del formato de descripciones de cargo
El formato presentado por CODENSA S.A. (Ver Anexo 1) presenta varios campos
que deben ser diligenciados por el jefe encargado del área solicitante que se presenta
a continuación con su respectiva descripción:
21
Identificación del Cargo: Este campo si es nuevo debe llevar la palabra SI,
de lo contrario se debe especificar el código del cargo a modificar.
Denominación Específica del cargo: Debe decir cuál es el nombre específico
del cargo.
Cargo del Superior jerárquico: Es necesario relacionar cuál es el cargo del
superior.
Gerencia: Como muy bien lo indica, debe estar mencionada la gerencia a la
que pertenece o pertenecerá el cargo.
Subgerencia/División: Es el espacio que especifica la subgerencia y división
al que pertenece el cargo en la gerencia.
Departamento: Sólo si aplica es necesario diligenciar esta información.
Ubicación Jerárquica: Este campo se divide entre los otros cargos que
reportan al superior jerárquico del cargo y los cargos que le reportan al cargo
que se está describiendo.
No. Personas a cargo (Dimensiones): Este incluye en número la cantidad de
personas a cargo de acuerdo a las diferentes categorías.
Misión: Obligatoriamente el texto debe incluir un qué, un para qué y un de
acuerdo a qué está creado el cargo más NO quién lo ocupa.
Versión: Como su nombre lo indica, es el número de la versión del
documento.
Principales Responsabilidades (Finalidades): Esta parte es fundamental,
pues es donde están definidas las responsabilidades del cargo; el contenido de
esta información debe tener un qué, un cómo, un para qué y un de acuerdo a
qué, debe estar en orden de importancia y debe iniciar con verbos en Infinitivo
(ar-er-ir-or-ur) e igualmente, que definan el peso del cargo que se está
definiendo. Las dos últimas responsabilidades son genéricas y siempre deben
ir sin importar el nivel de cargo que se está desarrollando.
Presupuesto e indicadores de desempeño: Indicar las magnitudes que se
manejan en el cargo, categorizadas de acuerdo al presupuesto y a los
indicadores de desempeño en cuanto a Volúmenes de operación.
Perfil requerido del cargo: Es muy importante esta información, la cual
obligatoriamente debe contener en qué nivel académico debe tener la persona
que desempeñará el cargo (Técnico, Tecnólogo, Profesional, etc.), qué
estudios complementarios debe tener (Microsoft Office), y la experiencia
requerida.
Competencias y Habilidades Específicas: Aquí se expresan los
comportamientos BARS de acuerdo a la descripción de los factores del cargo
22
y las competencias laborales que debe contar el candidato de acuerdo a las
funciones y actividades.
Datos adicionales: Se registra si el cargo es apto o no para personal
discapacitado, posteriormente el aval será otorgado por el área de Seguridad y
Salud Laboral.
Toma de decisiones / Principales Retos del Cargo: En este espacio se
requieren especificar cuál es la libertad de acción con la que cuenta el cargo,
hasta qué nivel va su autonomía y cómo la debe manejar; igualmente, que
retes trae por sí mismo el cargo.
Otros datos importantes del cargo y observaciones: Este espacio debe
contener con qué personas internas o externas debe tener contacto para la
realización de sus funciones.
Elaboró - Aprobó - Fecha: Este espacio debe contener qué persona elaboró
el documento y quién aprobó (de acuerdo al instructivo IN733 debe ser el
superior al cargo solicitante) y la fecha en que se dio la aprobación.
10.2.Gestión Documental
10.2.1. ¿Qué es la Gestión Documental?
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación (Manchola Hernandez, 2013).
10.2.2. ¿Qué es un programa de Gestión Documental?
Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como
producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos. (Manchola Hernandez, 2013)
10.2.3. Importancia de la Gestión Documental en las descripciones de cargo
La información de las descripciones de cargo no solo se utiliza en el proceso de
selección de las personas que van a desempeñar el puesto, es una información muy
valiosa que requiere ser ordenada, clasificada y archivada. Para la compañía es
23
fundamental guardar la información y los registros de las funciones que desempeñó el
trabajador en su momento, específicamente para realizar los requerimientos de
personal a partir de las vacantes para realizar todo el proceso de selección, para que el
trabajador conozca las funciones que debe realizar y se tengan en cuenta en la
evaluación de desempeño y por ultimo para la certificación de las funciones que
desempeñó, que ayudarán como referencia para las hojas de vida de los trabajadores o
inclusive conceptos médicos sobre enfermedades laborales de los trabajadores.
La información generada en cada formato de las descripciones de cargo es importante
para el trabajador y para la organización porque “apoya la toma de decisiones
oportunas y certeras, evitando el azar, es decir, impide la aparición de la casualidad
dañina y perjudicial de las acciones humanas, reduciendo la incertidumbre y
aumentando la seguridad y convicción de los individuos en sí mismos y en sus actos”
(Gutierrez Chiñas, 2004), a partir de estos documentos se toman decisiones muy
importantes para el trabajador y la organización, además se evitan problemas legales
en los cuales la compañía se puede ver involucrada por accidentes o enfermedades
laborales, es por esto que mantener la información nos permite dar soporte a todo lo
que la empresa y el individuo realice durante el cumplimiento de sus labores.
Debido a los cambios organizativos en la estructura, muchas veces se deben reformar
cargos y en las certificaciones laborales se deben incluir todas las áreas por las que la
persona ha laborado, por lo tanto, es importante llevar un registro de todas las
actividades que se desempeñaron en el momento en el área específica, que ayudarán a
demostrar las habilidades adquiridas por la persona en el puesto de trabajo, al
momento de solicitar un ascenso, una reclasificación del cargo, o inclusive una
convocatoria de movilidad internacional.
A diario llegan diversas solicitudes de certificación a la organización de trabajadores
que ya no están vinculados y requieren estos trámites, la información es extraída de
las bases de datos que poseemos pero sobretodo en las hojas de vidas que se guardan
en archivo de cada empleado. Todo trabajador tiene derecho a tener una historia
laboral, sin embargo, en ocasiones la información solicitada es imposible avalarla por
falta de soportes y esto puede producir problemas legales a la organización, es por
esto que se debe asegurar que las descripciones de cargo se organicen y conserven,
para que la empresa pueda cumplir con normativas gubernamentales y defender sus
actuaciones ante acciones legales.
24
10.2.4. Principios generales para la organización de las descripciones
Es necesario que toda organización conserve los registros de sus actividades, la
información de sus trabajadores, procedimientos, costos, publicaciones, etc. Una vez
realizado el trabajo de la documentación, es necesario identificar si se requiere
archivar documentos importantes que se necesitarán a futuro o por el contrario deban
ser destruidos para evitar guardar registros innecesarios que ocuparan espacios en
nuestra empresa.
Según Cruz (2009), existen dos principios que nos ayudan a organizar mejor nuestros
archivos, el principio de procedencia en el que debe conocerse o reconstruirse la
evolución estructural histórica de la institución, identificando en ella las dependencias
y funciones que desarrolla o desarrolló en el pasado, y el principio del orden natural
que hace referencia al orden en el que se conservan los documentes dentro de cada
carpeta o expediente, ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron
las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción (p. 1-3).
Según la agrupación de los documentos administrativos que nos plantea Cruz (2009),
podemos deducir que las descripciones de cargo pertenecen a los archivos de
expedientes administrativos, los cuales son la unidad básica de los archivos
administrativos que nos permiten tener el registro de todas las funciones y cargos por
los que el trabajador ha pasado en el transcurso de su apoyo con la compañía.
Los documentos que se producen desde nuestra área deben tener una copia original,
en este caso magnética, de todas las descripciones que se actualizan o realizan su
proceso de levantamiento. En el aplicativo “Descripciones de cargo” solo se
mantienen las descripciones vigentes para la compañía, muchas han caído en desuso o
han sufrido tantas modificaciones que son muy diferentes a como se conocieron hace
diez o veinte años, es por esto que se guardan todas las versiones de cada descripción
de cargo, organizadas por áreas de trabajo y gerencia a las que pertenecieron en su
momento, donde las ubicamos en carpetas electrónicas organizadas por años y cada
una con un código específico para facilitar su búsqueda.
10.2.5. ¿Dónde almacenar las descripciones de cargo?
Una vez revisados los conceptos de la importancia de almacenar las descripciones de
cargo, se debe plantear para el caso de la organización ¿Dónde almacenar toda la
información recolectada del proceso de levantamiento y actualización de las
descripciones de cargo?, lamentablemente la compañía, para el caso del
25
almacenamiento de la información de las descripciones de cargo, tiene un accionar
reactivo y no proactivo, esto se refleja en las solicitudes que llegan a diario de otras
áreas de la compañía o de empleados que piden certificaciones con funciones y se
debe realizar el levantamiento de la información en un corto periodo que genera
demoras en los tiempos de entrega.
De acuerdo a las necesidades de la organización se realizará el almacenamiento de la
información, según Dante (2009) existen tres tipos de almacenamiento de la
información:
Almacenamiento operacional: Encontramos la información que utilizamos
diariamente, es un acceso breve y confiable, en este caso se utilizan discos
duros y medios magnéticos.
Backups o copias de respaldo: Los datos almacenados en el Backups no se
procesan, solo se copian, en caso de que los datos del almacenamiento
operacional se pierdan o se borren, se recomienda realizar varias copias de
respaldo en cortos periodos de tiempo para actualizar la información.
Archivo histórico: Es información que no es imprescindible o que su
disponibilidad no es inmediata, solo se almacena por requerimientos
normativos de la empresa o gubernamentales. Una característica fundamental
de esta información es que ya no necesita modificarse sino solo leerse.
Para el caso de nuestras descripciones de cargos del proyecto hidroeléctrico el
Quimbo, podemos ubicarlas en un almacenamiento operacional en esta etapa de
terminación de la represa, debido al alto flujo de solicitudes de certificados como se
mencionaba anteriormente, donde es necesario tener a la mano los formatos para
actualizarlos y realizar el levantamiento de la información. Pero por otro lado, los
cargos que desaparecieron y cumplieron con su propósito, es necesario almacenarlos
como un archivo histórico, que se almacena solo por requerimiento normativo o
gubernamental, estas descripciones deben ser guardadas en una memoria y en el
aplicativo de descripciones de cargo, para tener el registro de las actividades que
desarrollaron los trabajadores.
10.2.6. ¿Qué es el aplicativo “Descripciones de cargo”?
Es una herramienta realizada en una plataforma que consolida en una biblioteca todas
las descripciones existentes de los cargos de la compañía, se alimenta de la plantilla
de personal y permite a la vez ser consultadas por todo el personal directo, sin
embargo, sólo los mandos medios y directivos logran observar la descripción de
26
cargo asociado a su equipo de trabajo, los demás, únicamente la Descripción de cargo
correspondiente.
El aplicativo permite buscar los formatos de las descripciones de cargo que
desempeñan o desempeñaron los trabajadores de la organización desde el 2010,
también crea un histórico de cada versión subida, mostrando la evolución de
diferentes cargos a lo largo de estos 5 años (Ver gráfica 5).
27
11. PROPUESTA
En los apartados siguientes se muestran los resultados del desarrollo de la propuesta
que se llevó a cabo durante las prácticas en Codensa S.A, se expondrán
detalladamente todos los productos o resultados tangibles que se obtuvieron a partir
de la formulación de los tres objetivos específicos y el objetivo general, el de llevar a
cabo el levantamiento, actualización y cargue en el aplicativo de las descripciones de
cargo para personal directo del Proyecto Hidroeléctrico el Quimbo desde la
modificación del Instructivo 733.
11.1.Identificación del estado actual de las descripciones de cargo
Se propuso entregar un informe detallado del estado actual de todas las descripciones
de la compañía, el diagnóstico permitió tener una base para iniciar con el
levantamiento y actualización. A continuación se muestra el informe detallado
entregado el 28 de Abril de 2015 al jefe de área de Planificación, Organización y
Compensación, para que fuera aprobado por los correspondientes Business Partner.
En la tabla 3 se visualizan los resultados generales de la revisión con respecto a la
plantilla de personal de Abril de 2015; se encontró que de las 1754 personas que
laboraban directamente con la compañía, 998 tenían su descripción subida en el
aplicativo de manera oficial hasta el 2012, 567 personas no poseían una descripción
oficial en el aplicativo, mientras que 145 eran aprendices o practicantes y 44 personas
tenían descripciones genéricas (Gerentes, subgerentes y asistentes de gerencia) que
para efectos de este trabajo no fueron tenidos en cuenta. Las casillas de color amarillo
son las descripciones que se encontraban en estado “Actualizar” y las de color rojo en
estado “Levantamiento”.
Tabla 3. Resultados Generales de la revisión
Elaboración Propia.
28
A continuación se amplía la información de las convenciones utilizadas para el
informe inicial, con algunos ejemplos que permitirán entender la problemática
presentada en la organización, con el fin de mostrar de manera detallada los
resultados de todo el trabajo realizado:
: Son descripciones existentes en el aplicativo para el número de ocupación
demarcado en dicho color, esto NO significa que la descripción sea la información
real del cargo, por lo cual requiere igualmente validación y no se debe pasar por
alto.
Se deberán revisar dichas descripciones de acuerdo a los siguientes parámetros:
1. Existen descripciones compartidas entre varias áreas, por ello es necesario
verificar que la información refleje realmente las actividades de cada trabajador
de manera independiente, es decir, que las funciones las realicen ambos
trabajadores sin importar el área, ya que el objetivo del ejercicio no es solicitar
validación de las funciones por parte del jefe al momento de realizar una
certificación.
Edgar Antonio Díaz y Luis Alfonso Quimbay tienen asignada la descripción de
Profesional Senior Mantenimiento y Redes M, ubicados respectivamente en las
unidades organizativas de Alumbrado Público y Departamento Plan de
inversiones, en este caso se debe validar que las funciones de la descripción sean
las que realmente están realizando en cada área de manera independiente, de lo
contrario debe hacerse el levantamiento de una descripción nueva que los
diferencie, o asignarle un número de ocupación o cargo ya existente.
2. Deben revisarse las descripciones con el mismo nombre o nombres similares
para realizar una descripción genérica o asignarle a una de las dos una sola
ocupación, la revisión en este caso evita que se duplique el trabajo.
En los siguientes ejemplos se muestran nombres de cargos similares, pero con
diferente número de ocupación, se propone unificar las descripciones,
verificando si las funciones son parecidas entre sí.
29
En el primer caso, los nombres de ocupación son similares, por ende es
necesario verificar si las actividades no vienen siendo las mismas y estamos
registrando dos descripciones diferentes.
En el segundo caso las dos ocupaciones tiene el mismo nombre pero tienen
códigos diferentes, esto quiere decir que es probable que se haya creado
innecesariamente una ocupación en el sistema adicional y se pueda asignar la
misma ocupación a ambos, o que por lo contrario si exista una diferenciación.
Indica que no existe la descripción en el aplicativo, sin embargo, es necesario
verificar que los cargos no correspondan a una descripción ya existente; en la
biblioteca del aplicativo se encuentran muchas descripciones obsoletas,
denominadas OUT-DATED estas son descripciones que fueron asignadas
previamente pero por distintos motivos ya nadie las tiene, por ende se dejan en el
aplicativo para llevar el registro de la información.
No se debe realizar el levantamiento de las descripciones para los cargos de
Aprendices y practicantes, debido a que estas se asocian a un único código de
ocupación, por lo tanto, como las funciones de estos cargos dependen del área, en
caso de un certificado deberán solicitarse directamente al área.
Esta clasificación corresponde a los cargos de gerentes y asistentes. Si considera
necesario el levantamiento de la información la puede enviar, sin embargo, tenga en
cuenta que estas descripciones nunca se cargan al aplicativo.
También se generaron algunas recomendaciones generales a la hora de realizar la
revisión, teniendo en cuenta revisiones de anteriores formatos enviados:
El levantamiento de las descripciones de cargo, solo se realiza para personal
directo de la compañía, no se deben enviar descripciones para personal en
misión o de on-site, este trabajo solo le demandará más tiempo que no será
tomado en cuenta.
30
La mayoría de descripciones poseen un formato antiguo, pasar la
información al formato nuevo, ya que esta información es validada por el
área de calidad de procesos y/o auditoría.
Las descripciones denominadas OUT-DATED ubicadas en cada una de las
gerencias dentro de la biblioteca del aplicativo, son descripciones de cargo
obsoletas, es decir, que al asociar el número de ocupación indicado en la
descripción y compararlo con la plantilla del mes de Abril de 2015 no
aparece ninguna persona asignada con esta ocupación, por lo tanto, se debe
revisar si se creó una ocupación con la misma denominación
innecesariamente.
Verificar que la ocupación corresponda al nivel del cargo de la posición. Ej.:
A continuación se presentan varios casos donde el nombre de la posición no
coincide con el de la ocupación:
No se recibirá información que no esté en el formato establecido para las
descripciones de cargo, así como formatos que no estén totalmente
diligenciados.
Por otro lado se propusieron tiempos de entrega para realizar la actualización de todas
las descripciones de cargo de la compañía, la gráfica 2 nos muestra un diagrama de
Gantt junto con la tabla de actividades a realizar.
Los tiempos de entrega cambian de acuerdo a la compañía que atienda el Business
Partner, para EMGESA la información debe ser entregada antes del 5 de Febrero de
2016 a Planificación de RHO para dar revisión y paso de la información a la
comisión indicada en el artículo 65 de la Convención Colectiva de Trabajo celebrada
de EMGESA S.A. ESP depositada en el Ministerio de Trabajo, dando tiempo de
generar ajustes y/o demás observaciones requeridas por la comisión.
31
Gráfica 2. Lista de tareas para los Business Partner y cronograma de Gantt
Si las fechas se adelantan, no existe inconveniente, pero en lo posible no retrasar los
términos ya que nos perjudicará las revisiones y los envíos de la información.
Aunque no existen tiempos para revisión de esta información para CODENSA, se
solicita hacer la revisión de manera conjunta.
11.2.Modificación del procedimiento vigente en el Instructivo 733
Antes de iniciar con la revisión, fue necesario modificar o actualizar los
procedimientos del Instructivo 733 donde se encuentran todos los pasos a
lineamientos para la actualización o levantamiento de los formatos de las
descripciones de cargo.
Desde el 2012 se implantó el modelo de los Business Partner a la organización, para
servir de puente entre la gerencia de Recursos Humanos y otras áreas, el primer
cambio se enfocó en agregar a los Business Partner de cada línea de negocio al
Workflow del procedimiento, en la gráfica 3 se observa como era el flujo de trabajo
entre el área de planificación, organización y compensación y el área solicitante y la
propuesta de un nuevo flujo de trabajo donde se anexa a los Business Partner como
parte del proceso en la gráfica 4.
Elaboración Propia.
32
Gráfica 3. Diagrama flujo de trabajo antiguo
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN RESPONSABLE DE ÁREA
Identificar las descripciones de
cargo
Enviar al área solicitante
Establecer las actividades del
cargo
Diligenciar Formato
Descripción de Cargo (RG01-
IN733)
Remitir descripción de cargo a RRHH
Analizar y verificar el contenido
Tramitar ajustes y correcciones
Aprobar la descripción para
cargue.
Cargar y asociar
en el aplicativo
Inicio
Fin
Realizar ajustes y correcciones
Elaboración propia.
33
Gráfica 4. Propuesta flujo de trabajo
PLANIFICACIÓN Y
ORGANIZACIÓN BUSINESS PARTNER
RESPONSABLE DE
ÁREA
Identificar las descripciones de
cargo
Enviar a Business Partner
Solicitar al área la descripción de
cargo
Establecer las actividades del
cargo
Diligenciar Formato
descripción de Cargo (RG01-
IN733)
Remitir descripción de cargo a RRHH
Analizar y verificar el contenido
Enviar la Descripción de cargo al Business
Partner
Tramitar ajustes
y correcciones
Aprobar la descripción para
cargue.
Cargar y asociar en el aplicativo
Notificar carga en el aplicativo
Divulgar contenido
Inicio
Fin
Aprobar la descripción de
cargo
Elaboración propia.
34
11.3.Archivo y conservación de la información de las Descripciones
Se realizó un instructivo para que los jefes del Quimbo, que sirvió como guía al
momento de la modificación o el levantamiento de la información. Los resultados de
la revisión de las descripciones de cargo para personal directo del Proyecto
Hidroeléctrico el Quimbo se describen a continuación.
Tabla 4. Resultados de la revisión del proyecto El Quimbo
TIPO DE REVISIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN QUE SE
REALIZÓ NOMENCLATURA NO.
REVISAR SUBGRUPO (EXPERTO/SENIOR/JEFE) SG 7
YA FUE VALIDADO POR RHO, HABILITADO
PARA CARGAR EN EL APLICATIVO. OK 46
CREAR UNA OCUPACIÓN NUEVA EN SAP CON
NUEVA DENOMINACIÓN CREAR 10
CONSERVAR EL CÓDIGO DE OCUPACIÓN DE
SAP MODIFICANDO SU DENOMINACIÓN CAMBIAR 15
ASIGNAR NUEVO CÓDIGO DE OCUPACIÓN
EXISTENTE MODIFICANDO ANTES LA
DENOMINACIÓN EN SAP ASIGNAR 7
CONTRATURNO CT 4
REQUIERE REVISIÓN SI APLICA LA
DESCRIPCIÓN GENÉRICA INS 18
FORMATOS SIN FUNCIONES REQUIERE QUE
SE COMPLETEN. NN 6
TOTAL
113
A continuación se amplía la información de las convenciones utilizadas para el
instructivo, con algunos ejemplos que permitirán entender la problemática presentada
Elaboración propia.
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en el proyecto el quimbo, con el fin de mostrar de manera detallada los resultados de
todo el trabajo realizado:
SG: Es necesario diferenciar las funciones entre Senior, Experto y Jefe
División como se muestra en la columna “Subgrupo”, se presentan 7 casos
en los que hay personas que tienen la misma denominación del cargo, pero
pertenecen a un grupo diferente, por ello algunas casillas de la columna
“DESCRIPCION” se encuentran vacías, para que se realicen y envíen las
descripciones haciendo la diferenciación.
CREAR: Teniendo en cuenta la clasificación dada por el proyecto, se deben
crear 10 ocupaciones nuevas en SAP con nueva denominación.
CAMBIAR: Se propone cambiar la denominación de 15 ocupaciones
conservando el mismo Código inicial, según la información otorgada por el
proyecto.
ASIGNAR: Se propone asignar nuevo código de ocupación a 7 personas
modificando antes la denominación en APS.
CT: Se identificaron 4 personas con funciones de Contraturno, pero es válido
aclarar que las funciones de esta figura se deben diferenciar de las funciones
que realiza el Jefe.
INS: Se identificaron 18 Gestores o Inspectores de Contratos, sin embargo,
se realiza la diferencia entre los subgrupos (Senior, Experto y Jefe),
realizando una descripción genérica para todos, ya que cumplen con las
mismas funciones, al momento de certificar, se colocará la descripción de
cada contrato gestionado.
NN: Se Identificaron 6 descripciones que aparecen sin información, es
necesario que envíen la información.
OK: 46 cargos ya están revisados por RHO, algunos de estos formatos se
deben revisar solo de forma, es decir, solo corregir según lo indicado en rojo,
si el formato no tiene ningún error, ya está habilitado para subir al
aplicativo.
Total: Se analizaron los cargos de 113 personas del Quimbo. Se debe tener
en cuenta que las descripciones que se analizaron fueron de las personas que
estaban en el Proyecto en un periodo comprendido entre Mayo hasta Julio del
2015.
El día 28 de Julio de 2015 se llevó a cabo la reunión Semanal con el Director del
Proyecto el Quimbo y RRHH, se pudo tener mayor claridad en los siguientes puntos
que estaban representando algunas problemáticas que se estaban generando en la
certificación de las funciones de algunos trabajadores de la compañía:
SG: La diferenciación de las funciones entre Senior y Experto es necesaria,
desde el proyecto se deben identificar y plasmar en el Formato
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“Descripciones de Cargo” las actividades desempeñadas, teniendo en cuenta
la clasificación dada desde Recursos Humanos a cada Cargo.
CT: Según el Director del Proyecto, las figuras de Contraturno están
desempeñando exactamente las mismas funciones de los jefes,
independientemente de que la persona encargada se encuentre en el proyecto
o descanse algunos días. Es necesario replantear desde RRHH si se modifica
el nombre del cargo de los Contraturno, considerando que las Descripciones
que nos envían desde el Proyecto son las mismas funciones que desempeña el
Jefe directo.
INS: Las Descripciones de los Gestores de Contratos son Genéricas, se
propone cambiar el nombre de la ocupación de todos los gestores de
contrato, teniendo en cuenta el aval de Antonio Sarmiento y de Gestoría de
Contratos.
Es muy importante analizar lo que sucedió durante la organización de las
descripciones de cargo del Quimbo, estas fueron algunas de las recomendaciones
finales que se hicieron en los manuales para la revisión:
No se debe modificar el nombre del cargo ni la información inicial, solo lo
que se indica en rojo. Si se tiene una sugerencia respecto al nombre del cargo
se debe enviar la información por correo para realizar el cambio desde RHO.
Tener en cuenta que se realizaron descripciones de cargo genéricas donde se
describen las funciones desarrolladas por 2 o más personas, se deben dejar
las mismas funciones para las personas que tienen el mismo cargo.
Se deben diferenciar las funciones entre Senior y Experto, por ello algunas
casillas de la columna “DESCRIPCION” se encuentran vacías, para que se
realicen las descripciones haciendo la diferenciación.
Se realizó una Descripción genérica de los Gestores de Contratos y los
inspectores, debido a que las funciones que enviaron son las mismas para
todos.
Las personas que cumplen las funciones de contraturno deben cumplir unas
funciones diferentes a las plasmadas en las descripciones de los jefes.
Se enviaron algunas descripciones sin información, por favor completar el
formato.
Es importante resaltar el trabajo que se realizó en la revisión de los documentos que
se enviaban desde el proyecto, en el anexo B podemos observar el caso de una
descripción que estaba en estado “Levantamiento”, donde enviaron el algunas partes
inconclusas del documento y se realizan los observaciones pertinentes para que sean
corregidas, en el anexo C vemos cómo la misma descripción ya está corregida y lista
para subir al aplicativo.
Por último, se muestra la evidencia de las 59 descripciones de cargo que se subieron
en el aplicativo, cada una de ellas organizadas por unidad organizativa, quedando así
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26 descripciones en el proceso de revisión de los jefes del proyecto, en las gráficas 5
y 6 se muestra la evidencia fotográfica de las descripciones subidas al aplicativo,
cumpliendo así, con el objetivo principal de este trabajo.
Gráfica 5. Aplicativo “Descripciones de cargo”
Gráfica 6. Descripciones de cargo en el aplicativo por unidad organizativa
Elaboración propia.
Elaboración Propia.
38
12. CONCLUSIONES
A continuación se especifican las conclusiones de todo el desarrollo y la
implementación de la propuesta que evidencia el trabajo realizado.
1. El desarrollo de este proyecto sirvió porque permitió tener un registro
definitivo de 59 descripciones de cargo de la etapa de construcción de la
represa de El Quimbo, asegurando que la información fuera archivada y
conservada en la base de datos de Recursos Humanos para usos de archivo
histórico y futuras certificaciones laborales con funciones.
2. La demanda de solicitudes de certificados con funciones aumento a partir de
Junio por la finalización en las labores de la represa; mediante la actualización
de las descripciones se pudieron generar las certificaciones del proyecto antes
de los 10 días hábiles permitidos, sin necesidad de utilizar el método de
contingencia que se venía realizando tiempo atrás cuando se enviaba el correo
a los jefes para que describieran o actualizaran las descripciones.
3. Se logró entregar 2 instructivos para los Business Partner y los jefes del
proyecto El Quimbo, donde se clarificaron muchas dudas acerca del
levantamiento o actualización de las descripciones, la más importante, la
diferencia entre los profesionales Senior y Experto.
4. A partir de la reunión con el director del proyecto, se pudo solucionar el
problema entre El Quimbo y Recursos Humanos, con respecto a certificar las
funciones para los gestores o inspectores de contrato y los jefes que cumplían
funciones de contraturno, donde se llegó al acuerdo de realizar una
descripción genérica para los gestores, diferenciando entre Senior y Experto,
mientras que para los jefes contraturno, se realizó una descripción con las
funciones para las que fueron contratados y adicionalmente se agregaron las
funciones del puesto que cubría, con la aclaración de que estas funciones las
realizaban durante los periodos de descanso del jefe.
5. Se aprovechó la oportunidad de involucrar en el flujo de trabajo del
levantamiento y actualización de las descripciones de cargo de la compañía a
la figura de los Business Partner, donde se planteó actualizar el Instructivo
733 para evitar la sobrecarga de trabajo al área de planificación, organización
y compensación, creando un nuevo diagrama de flujo donde se especificaron
las partes involucradas en el proceso y las actividades de cada una.
6. Durante el trabajo se pudieron hallar fallas en la asignación de cargos a los
trabajadores en la plantilla de personal, donde en ocasiones, se generaban
certificados laborales donde los cargos y las funciones no coincidían con el
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cargo que el trabajador había desempeñado, se realizó una revisión general de
los nombres de ocupación y se propuso modificar algunos nombres e integrar
algunos que realizaban las mismas funciones, el reporte se le pasó al
profesional experto del área para que realizara las correcciones en la base de
datos.
7. A través del proceso de prácticas se pudo obtener un conocimiento global del
negocio, además de ampliar los conocimientos en el análisis y descripción de
los puestos de trabajo. Estar en el área de Recursos Humanos permitió
aprender a valorar el recurso más valioso que poseen las organizaciones, sus
colaboradores y observar a la compañía como un cuerpo en donde todos sus
miembros realizan una preciada labor para alcanzar sus propias metas y las de
la compañía.
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13. RECOMENDACIONES
Finalmente, se plantean algunas recomendaciones a la empresa y al área de Recursos
Humanos, sobre la propuesta realizada de las descripciones de cargo.
1. Completar el trabajo de actualizar las descripciones que hasta el 31 de Agosto
de 2015 no habían sido enviadas por los jefes del proyecto El Quimbo para
tener el registro total de todos los puestos de trabajo.
2. Se propone actualizar la plataforma del aplicativo, este aplicativo tiene más de
cinco años y su funcionamiento cada vez es más lento ya que necesita más
capacidad para asegurar la información almacenada. El área de ICT
(Información, Comunicación y Telecomunicaciones) de Codensa S.A se debe
comprometer con el área de planificación, organización y compensación y los
Business Partner a realizar el mejoramiento de la plataforma, por lo cual, se
debe acordar una reunión y se debe establece el diseño de la página y la
organización. Vale la pena resaltar que la actualización de la plataforma le
permitirá a cada empleado visualizar su descripción, solo con introducir su
número de asignado, esto a su vez, reduciría tareas al área.
3. Guardar electrónicamente en el aplicativo las descripciones denominadas
“Out-dated” u obsoletas para tener la referencia histórica del cargo, ya que son
muy útiles para futuras certificaciones.
4. Utilizar lenguaje incluyente de “EQUIPARES” para las próximas revisiones
de las descripciones de cargo de la compañía, teniendo en cuenta que esta es
una de las exigencias para que la organización obtenga el sello de equidad
laboral; esta es una recomendación que se debe tener en cuenta para
involucrarla en las próximas actualizaciones del instructivo 733.
5. Proponer que los Business Partner informen al área de Planificación,
Organización y Compensación las inconsistencias que se encuentren en la
revisión de las futuras descripciones de cargo para corregir errores de la
plantilla de personal.
41
14. GLOSARIO
Business Partner: Representante de Recursos Humanos y Organización que
lidera la interlocución con el responsable de la Línea de Negocio para la Gestión
Humana en el ámbito de dicha Línea de Negocio. Es una figura socio estratégica
para la organización que trabaja en áreas distintas a la de Recursos Humanos,
aportando al área metodología, aspectos técnicos y gestión propia del manejo de
los Recursos Humanos. A cada grupo se le asigna una unidad de negocio dentro
de la compañía, para involucrarse a fondo, apoyar al gerente y a los distintos
líderes en temas de selección, desarrollo organizacional y todo lo relacionado a la
Gestión Humana que desempeñan en cada área. La figura de los Business Partner
es muy útil en términos de servicio al cliente interno, porque ayudan a traspasar
información relevante y estratégica a todos los niveles de la organización, es por
esto que su sistema de funcionamiento es transversal y requiere entender el
negocio.
Ocupación: Es un código generado en SAP para identificar las funciones
específicas que realiza un trabajador en un cargo (posición), esta ocupación
pueden tenerla múltiples trabajadores por ende es necesario validar que al incluir
una función adicional está refleje adecuadamente las actividades de otro
trabajador con la misma ocupación.
Posición: Es aquella a la cual se asigna a un trabajador, es decir, el cargo que
ocupa actualmente, está posición es única y no pueden existir dos personas
asignadas a una misma posición, la única forma de que la información de la
posición cambie es cuando está queda vacante y sea asignada una nueva persona.
42
15. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Chiavenato, I. (2002). Gestión del Talento Humano. México DF, México: McGraw-
Hill.
Cruz, J. (2009). La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid: Piramide.
Gomez Mejía, L. (2008). Gestión de Recursos Humanos. Madrid, España: Pearson
Education S.A.
Gutierrez Chiñas, A. (2004). Manejo de Información Documental. México DF,
México: Trillas S.AA.
Manchola Hernandez, J. (13 de 12 de 2013). Programa de Gestión Documental
(PGD) - Contraloria General de la República (Vol. 1). Bogotá D.C,
Colombia.
Snell, S., & Bohlander, G. (2008). Administración de Recursos Humanos (14 ed.).
México D.F, México: CENGACE Learning.
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16. ANEXOS
Anexo A. Formato Descripción de cargo
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Ocupación Nueva
*Campo obligatorio
Directos No. de empresas:
Indirectos No. de personas:
TOTAL
9. Exploración (Los verbos deben ir en infinitivo) de fuentes de materiales en los diferentes predios externos al proyecto.
10. Tramitar y gestionar temas relacionados con la explotación de materiales para el Proyecto ante la ANM Evitar el uso de siglas para que la
función sea comprensible.
4. Coordinar la supervisión y control de las actividades realizadas por los contratistas que realizaron suministro de materiales para proyecto.
7. Controlar la explotación de materiales provenientes de Cantera y Fuentes Aluviales.
OTROS RECURSOS
(Servicios tercerizados)
Supervisar y controlar la ejecución de la obra conforme las Especificaciones Técnicas y planos del proyecto. Completar el para qué lo hace o la
finalidad del cargo, asi como las herramientas o el cómo lo hace.
2. Dirigir, supervisar y coordinar los trabajos realizados por los inspectores de terreno de la Interventoría. ¿Para qué?
11. Realizar las demás actividades relacionadas con el cargo que permitan cumplir con las funciones, responsabilidades, actividades ó proyectos
especiales, asignados por sus superiores para lograr el cumplimiento de los objetivos de la compañía.
1. Supervisar y controlar la ejecución de la obra conforme las Especificaciones Técnicas y planos del proyecto, manteniendo especial preocupación
por las políticas de seguridad, medioambiente y aseguramiento de la calidad.
12. Cumplir en su totalidad los procedimientos, políticas, normas de la compañía y los estándares establecidos en los Sistemas de Gestión de
Calidad, Ambiental y de Salud Ocupacional, los compromisos y actividades adquiridos con relación a los mismos y que guardan relación estrecha
con las responsabilidades del cargo; con el fin de mantener ó mejorar los estándares y desempeño del equipo humano y de las instalaciones y
contribuir así al cumplimiento de los objetivos de la compañía.
5. Revisar los Registros de control diario de actividades de la Interventoría. (Informes diarios, bitácora de campo, liberaciones de campo).
3. Mantener permanente medición de las cantidades de obra ejecutadas por cada contrato, informándola a Oficina Técnica cuando ésta la requiera
como apoyo la revisión de las cuentas mensuales de obra.
0
MISIÓN
PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGO
8. Coordinar en operación a los contratistas que realizaron suministro de materiales para el proyecto.
CARGO DEL SUPERIOR JERÁRQUICO
DESCRIPCIÓN DE CARGORG01 - IN733
Versión 2
12 de Noviembre de 2014
DENOMINACIÓN ESPECIFICA DEL CARGO INGENIERO MATERIALES Indicar clasificación (Senior o experto)
Ocupación a modificar:
UNIDAD ORGANIZATIVA
(Subgerencia, Departamento o División)
JEFE CONSTRUCCIÓN OBRAS CIVILES
CONSTRUCCIÓN OBRAS CIVILES DEL PROYECTO
GERENCIA A LA QUE PERTENECE
PERSONAS A CARGO
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
UBICACIÓN JERÁRQUICA
PROYECTO HIDROELÉCTRICO EL QUIMBO
53546063
OTROS CARGOS QUE LE REPORTAN AL SUPERIOR JERARQUICO CARGOS QUE LE REPORTAN
6. Supervisar y controlar los procesos de explotación de materiales utilizados. ¿Para qué?
Anexo B. Descripción de cargo con anotaciones para la corrección
45
Comportamientos
BARS
SI X INDICAR
NO X INDICAR
Elaborado por Fecha
Aprobado por Fecha
Formación Básica
PERFIL REQUERIDO DEL CARGO
(Conocimientos y Experiencia)
REQUISITOS BÁSICOS
Completar este campo teniendo en cuenta los criterios de la pestaña CLG
COMPETENCIAS Y HABILIDADES ESPECÍFICAS
CARGO APTO PARA PERSONAL DISCAPACITADO
Observación: El aval sobre el tipo de discapacidad será otorgado por el área de Seguridad y Salud Laboral
Completar este espacio para complementar el perfil.
TOMA DE DECISIONES
(Libertad de Acción)
OTROS DATOS IMPORTANTES DEL CARGO Y OBSERVACIONES
Experiencia Preferible con experiencia en procesos relacionados con las funciones del cargo.
Indicar la fecha
Indicar quién lo elaboró
Sólo lo aprueba el jefe directo del cargo o un superior jerárquico.
Competencias
laborales
Comportamientos evaluados para Contribuidor Individual I (Profesional)
Se requiere Profesional titulado con matricula profesional. Especificar la carrera que solicita para el cargo.
Con conocimiento en manejo de herramientas informáticas especificar cual herramienta y geotécnica, ingles alto. Ingles alto
no es un nivel, determinar el nivel de acuerdo a las tablas de A1, A2, B1, B2, C1, C2.
Formación
Complementaria
Completar este campo Completar este campo
PRESUPUESTO E INDICADORES DE DESEMPEÑO
(Magnitudes)
ACCIÓNCONCEPTO
PRESUPUESTO
INDICADORES DE DESEMPEÑO
(Volúmenes de operación, etc.)
Completar este campo
VARIABLE ECONÓMICA
Completar este campo
VALOR ANUAL US$ (Indicar año)
INDICADOR DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR VALOR ESTANDAR O META
Completar este campoCompletar este campo Completar este campo
Competencias SGA
Cognitivas:
Metodológicas:
Motivacionales ó de Sensibilización:
Relaciones
externasContratistas, Asesor Técnico, Reuniones de Ingeniería con el Asesor Técnico.
Otros datos
importantesN.A
Garantizar la aprobación de la ingeniería de los contratistas de los equipos electromecánicos.
Garantizar el correcto montaje y puesta en marcha de los equipos electromecánicos.
Identificar con anterioridad problemas durante el diseño y montaje de los equipos que afecten su correcto funcionamiento y la integridad del
proyecto.
Indicar la fecha
Relaciones internasAdministradores Contrato CEQ-21 y CEQ-70, Inspectores, Asesores, Reuniones de Ingeniería con el Contratista del Contrato
CEQ-70.
PRINCIPALES RETOS DEL CARGO
ESPACIO PARA EL GESTOR
(Información complementaria del perfil)
Puede y debe tomar: Aprobación de la ingeniería de los contratistas de equipos electromecánicos basándose en la experiencia del asesor técnico.
Puede y debe proponer: Considerar y aprobar modificaciones técnicas al diseño de los equipos electromecánicos que se alejen de las
especificaciones técnicas, siempre y cuando no afecten la integridad del proyecto y el correcto funcionamiento de los equipos.
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Anexo C. Descripción de cargo con las correcciones realizadas
Ocupación Nueva
*Campo obligatorio
Directos No. de empresas:
Indirectos No. de personas:
TOTAL
9. Realizar la exploración de fuentes de materiales en los diferentes predios externos al proyecto, para tener registros detallados de las fuentes de
extracción.
10. Tramitar y gestionar temas relacionados con la explotación de materiales para el Proyecto ante la ANM Agencia Nacional de Mineria.
4. Coordinar la supervisión y control de las actividades realizadas por los contratistas que realizaron suministro de materiales para proyecto.
7. Controlar la explotación de materiales provenientes de Cantera y Fuentes Aluviales para realizar el debido procedimiento con los mateirales
utilizados en obra.
OTROS RECURSOS
(Servicios tercerizados)
Supervisar y controlar la ejecución de la obra conforme las Especificaciones Técnicas y planos del proyecto, manteniendo especial preocupacion
por las politicas de seguridad, medio ambiente y aseguramiento de la calidad para garantizar la ejecucición de obra.
2. Dirigir, supervisar y coordinar los trabajos realizados por los inspectores de terreno de la Interventoría, para las estrcuturas principales del
proyecto.
11. Realizar las demás actividades relacionadas con el cargo que permitan cumplir con las funciones, responsabilidades, actividades ó proyectos
especiales, asignados por sus superiores para lograr el cumplimiento de los objetivos de la compañía.
1. Supervisar y controlar la ejecución de la obra conforme las Especificaciones Técnicas y planos del proyecto, manteniendo especial preocupación
por las políticas de seguridad, medioambiente y aseguramiento de la calidad.
12. Cumplir en su totalidad los procedimientos, políticas, normas de la compañía y los estándares establecidos en los Sistemas de Gestión de
Calidad, Ambiental y de Salud Ocupacional, los compromisos y actividades adquiridos con relación a los mismos y que guardan relación estrecha
con las responsabilidades del cargo; con el fin de mantener ó mejorar los estándares y desempeño del equipo humano y de las instalaciones y
contribuir así al cumplimiento de los objetivos de la compañía.
5. Revisar los Registros de control diario de actividades de la Interventoría. (Informes diarios, bitácora de campo, liberaciones de campo).
3. Mantener permanente medición de las cantidades de obra ejecutadas por cada contrato, informándola a Oficina Técnica cuando ésta la requiera
como apoyo la revisión de las cuentas mensuales de obra.
0
MISIÓN
PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGO
8. Coordinar en operación a los contratistas que realizaron suministro de materiales para el proyecto.
CARGO DEL SUPERIOR JERÁRQUICO
DESCRIPCIÓN DE CARGORG01 - IN733
Versión 2
12 de Noviembre de 2014
DENOMINACIÓN ESPECIFICA DEL CARGO INGENIERO MATERIALES SENIOR
Ocupación a modificar:
UNIDAD ORGANIZATIVA
(Subgerencia, Departamento o División)
JEFE CONSTRUCCIÓN OBRAS CIVILES
CONSTRUCCIÓN OBRAS CIVILES DEL PROYECTO
GERENCIA A LA QUE PERTENECE
PERSONAS A CARGO
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
UBICACIÓN JERÁRQUICA
PROYECTO HIDROELÉCTRICO EL QUIMBO
53546063
OTROS CARGOS QUE LE REPORTAN AL SUPERIOR JERARQUICO CARGOS QUE LE REPORTAN
6. Supervisar y controlar los procesos de explotación de materiales utilizados para las estructuras principales del proyecto.
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Comportamientos
BARS
SI X
NO
Elaborado por Fecha
Aprobado por Fecha
Formación Básica
PERFIL REQUERIDO DEL CARGO
(Conocimientos y Experiencia)
REQUISITOS BÁSICOS
Responsabilidad, orientación al cliente, comunicación asertiva, habilidades en redacción y ortografía, administración del
tiempo, buenas relaciones interpersonales.
COMPETENCIAS Y HABILIDADES ESPECÍFICAS
CARGO APTO PARA PERSONAL DISCAPACITADO
Observación: El aval sobre el tipo de discapacidad será otorgado por el área de Seguridad y Salud Laboral
N.A
TOMA DE DECISIONES
(Libertad de Acción)
OTROS DATOS IMPORTANTES DEL CARGO Y OBSERVACIONES
Experiencia Preferible con experiencia en procesos relacionados con las funciones del cargo.
lunes, 3 de agosto de 2015
Jorge René Nuñez
Jorge René Nuñez
Competencias
laborales
Comportamientos evaluados para Contribuidor Individual I (Profesional)
Se requiere Profesional titulado en ingenieria Civil con matricula profesional.
Con conocimiento en manejo de herramientas informáticas (Office) y geotécnica, ingles B2.Formación
Complementaria
Obras de reposición Controlar e informar
PRESUPUESTO E INDICADORES DE DESEMPEÑO
(Magnitudes)
ACCIÓNCONCEPTO
PRESUPUESTO
INDICADORES DE DESEMPEÑO
(Volúmenes de operación, etc.)
Inversión
VARIABLE ECONÓMICA
205,39
VALOR ANUAL US$ (Indicar año)
INDICADOR DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR VALOR ESTANDAR O META
Según Objetivos definidosSegún Objetivos definidos Según Objetivos definidos
Competencias SGA
Cognitivas:
Metodológicas:
Motivacionales ó de Sensibilización:
Relaciones
externasContratistas, Asesor Técnico, Reuniones de Ingeniería con el Asesor Técnico.
Otros datos
importantesN.A
Garantizar la aprobación de la ingeniería de los contratistas de los equipos electromecánicos.
Garantizar el correcto montaje y puesta en marcha de los equipos electromecánicos.
Identificar con anterioridad problemas durante el diseño y montaje de los equipos que afecten su correcto funcionamiento y la integridad del
proyecto.
lunes, 3 de agosto de 2015
Relaciones internasAdministradores Contrato CEQ-21 y CEQ-70, Inspectores, Asesores, Reuniones de Ingeniería con el Contratista del Contrato
CEQ-70.
PRINCIPALES RETOS DEL CARGO
ESPACIO PARA EL GESTOR
(Información complementaria del perfil)
Puede y debe tomar: Aprobación de la ingeniería de los contratistas de equipos electromecánicos basándose en la experiencia del asesor técnico.
Puede y debe proponer: Considerar y aprobar modificaciones técnicas al diseño de los equipos electromecánicos que se alejen de las
especificaciones técnicas, siempre y cuando no afecten la integridad del proyecto y el correcto funcionamiento de los equipos.
![8365 programacao semana_de_eng._florestal[1]](https://static.fdocuments.net/doc/165x107/5563ed8dd8b42a0a288b49b3/8365-programacao-semanadeengflorestal1.jpg)
