Moderne Budgetierung - icv-controlling.com · Wesentliche Charakteristik als Unterstützungsbeitrag...
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Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Moderne BudgetierungAdäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung
Sabine Rossegger
Prof. Dr. Martin Tschandl
CIB - Berlin
27. Oktober 2012
Industriewirtschaft/Industrial ManagementAusgangssituation
Industriewirtschaft / Industrial Management
Veränderungsradikalitätniedrig hoch
Neue Ansätzeaufgrund anhaltender Kritik an der klassischen Budgetierung
Better
Budgeting
Advanced
Budgeting
Beyond
Budgeting
Klassische
Budgetierung
Moderne Budgetierung
■ Einfachheit: Verringerter Detaillierungsgrad bei vereinfachten Prozessen
■ Flexibilität: Erhöhte Anpassungsfähigkeit durch dynamische Planung
■ Integration: Verknüpfte operative und strategische Planung
Seite 2
Industriewirtschaft/Industrial Management
Die Moderne Budgetierung geht wieder auf den
nutzenbringenden und steuerungsrelevanten Kern zurück
Industriewirtschaft / Industrial Management
Industriewirtschaft/Industrial ManagementZielsetzung / Methodisches Vorgehensmodell
Industriewirtschaft / Industrial Management
Definition entscheidungsrelevanter Anforderungen (Anforderungsprofil)
1
Erhebung der am Markt bestehenden IT-Systeme zur Planung (Leistungsprofil)
2
Anforderungsgerechter Vergleich der einzelnen IT-Systeme
3
Überprüfung der theo-retischen Entscheidungs-findung auf ihre Praxistauglichkeit (Showcase)
5
Auswahl der besten Alternative4
Welche Anforderungen
werden an die IT-
Unterstützung gestellt,
um eine effiziente
Umsetzung der
Modernen Budgetierung
zu ermöglichen?
1
Welche IT-Systeme kön-
nen diesen Anforde-
rungen gerecht werden
und eine optimale
Praxisumsetzung
gewährleisten?
2
Welche konkreten Bei-
träge leisten diese aus-
gewählten Planungs-
systeme zur Umsetzung
des Konzeptes der
Modernen Budgetierung
im Einzelnen?
3
Definition und Gruppierung von Anforderungen1
Erhebung Anforderungs-erfüllung und Kosten2
Eliminierung allgemein erfüllter Anforderungen3
Eliminierung nicht relevanter Kriterien4
Gewichtung der Anforderungen5
Bewertung der Anforderungserfüllung6
Ranking der Alternativen7
Auswahl der Showcase-Teilnehmer8
Bewertung der Showcases9
Auswahl der besten Alternative10
Industriewirtschaft/Industrial Management
Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten
sp
ezif
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he
An
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ng
en
Ein
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hh
eit
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eh
err
sc
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lic
hk
eit
)
Eingabe-
anforderungen
Validierung
Web-Unterstützung/Eingabe über Internet
Eingabe auf verdichteter Ebene
Kommentierungen (für Zusatzinformationen)
Vorbelegen bzw. Vordefinieren
Prozess-
anforderungen
Workflow-Funktion
Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung
Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen
Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit
Methoden- und
Modellanforderungen
Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen
Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten
Detailplanungen
Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)
Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung
Automatisierte Top-down-Verteilungen
Analyse-
anforderungen
Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports
Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen
Simulationen/Trendrechnungen
Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)
ge
ne
risc
he
An
ford
eru
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en
Fle
xib
ilit
ät
Konfigurations-
flexibilität
Variable Eingabe (-masken)
Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,
Informationspräsentation)
Anpassungsflexibilität Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)
Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)
Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)
Inte
gri
tät Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung
Integrität von Teilpläne
Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme
■ Anforderungskatalog, spezifiziert durch konkrete
Planungsfunktionalitäten
■ Anforderungsanalyse zur optimalen IT-Unterstützung für
Planung und Budgetierung
■ Kombinierung mit Anforderungen der Modernen Budgetierung
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
Industriewirtschaft / Industrial Management
Vorgehen
Ergeb-
nisse
Welche Anforderungen werden an die IT-Unterstützung der
Modernen Budgetierung gestellt?1
Einfachheit
Eingabeunterstützung
Prozessunterstützung
Methodenunterstützung
Analyseunterstützung
Flexibilität
Konfigurationsflexibilität
Anpassungsflexibilität
Integration
Seite 6
Industriewirtschaft/Industrial Management
Der Anforderungsprofil/-katalog zur IT-gestützten
Praxisumsetzung der Modernen Budgetierung
Industriewirtschaft / Industrial Management
Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten
sp
ezif
isc
he
An
ford
eru
ng
en
Ein
fac
hh
eit
(B
eh
err
sc
hb
ar/
Ve
rstä
nd
lic
hk
eit
)
Eingabe-
anforderungen
Validierung
Web-Unterstützung/Eingabe über Internet
Eingabe auf verdichteter Ebene
Kommentierungen (für Zusatzinformationen)
Vorbelegen bzw. Vordefinieren
Prozess-
anforderungen
Workflow-Funktion
Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung
Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen
Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit
Methoden- und
Modellanforderungen
Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen
Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten
Detailplanungen
Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)
Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung
Automatisierte Top-down-Verteilungen
Analyse-
anforderungen
Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports
Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen
Simulationen/Trendrechnungen
Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)
ge
ne
risc
he
An
ford
eru
ng
en
Fle
xib
ilit
ät
Konfigurations-
flexibilität
Variable Eingabe (-masken)
Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,
Informationspräsentation)
Anpassungsflexibilität Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)
Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)
Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)
Inte
gri
tät Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung
Integrität von Teilpläne
Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme
Industriewirtschaft/Industrial Management
■Erhebung bestehender IT-Systeme zur Planung
■Systematische Bewertung der potentiell geeigneten IT-
Systeme
Industriewirtschaft / Industrial Management
Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen
gerecht zu werden?
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
Vorgehen
1. Gewichtung der Anforderungen
2. Bewertung der Anforderungserfüllung
3. Berechnung des Gesamtnutzwertes und Auswahl der
besten Alternative
Vgl. Studie des Instituts für Business
Intelligence 2008.
349 Unternehmen in DACH-Region
Seite 8
IT-Werkzeugeinsatz bei der Planung
Tabellenkalkulation
ERP-Systeme
OLAP-Datenbank
Eigenentwicklung
Dezidierte Planungslösung
Sonstiges
86,2 %
50,1 %
30,4 %
26,9 %
11,2 %
6 %
2
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen: Detailschritte
Komplexität
Dyn
am
ik
gering mittel hoch
gering
mitte
lhoch
Lebenszyklus
Fle
xib
ilit
ät
Konfiguration Laufzeit
Tabellen-
kalkulation
Tabellen-
kalkulation
KomplexitätD
yn
am
ik
gering mittel hoch
gering
mitte
lhoch
Lebenszyklus
Fle
xib
ilit
ät
Konfiguration Laufzeit
ERP-Systeme
ERP
Komplexität
Dyn
am
ik
gering mittel hoch
gering
mitte
lhoch
Lebenszyklus
Fle
xib
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Konfiguration Laufzeit
OLAPOLAP
Ergeb-
nisse
Bewer-
tung
IT-
Systeme
Komplexität
Dyn
am
ik
gering mittel hoch
gering
mitte
lhoch
Lebenszyklus
Konfiguration Laufzeit
PlanungssoftwarePlanungs- und
Budgetierungssoftware
Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen
gerecht zu werden?2
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen: Detailschritte
Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen
gerecht zu werden?2
Einfachheit
33% 33%
Adäquate IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung 100%
Flexibilität
33% 33%
Integrität
33% 33%
Eingabe-unterstützung
25% 8,25%
Methoden- und Modellunterstützung
25%
Prozess-unterstützung
25% 8,25%
Analyse-unterstützung
25%
Konfigurations-flexibilität
50% 16,5%
Anpassungs-flexibilität
50% 16,5%8,25% 8,25%
Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten
sp
ezif
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he
An
ford
eru
ng
en
Ein
fac
hh
eit
(B
eh
err
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Ve
rstä
nd
lic
hk
eit
)
Eingabe-
anforderungen
Validierung
Web-Unterstützung/Eingabe über Internet
Eingabe auf verdichteter Ebene
Kommentierungen (für Zusatzinformationen)
Vorbelegen bzw. Vordefinieren
Prozess-
anforderungen
Workflow-Funktion
Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung
Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen
Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit
Methoden- und
Modellanforderungen
Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen
Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten
Detailplanungen
Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)
Automatisierte Top-down-Verteilungen
Analyse-
anforderungen
Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports
Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen
Simulationen/Trendrechnungen
Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung
Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)
ge
ne
risc
he
An
ford
eru
ng
en
Fle
xib
ilit
ät
Konfigurations-
flexibilität
Variable Eingabe (-masken)
Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,
Informationspräsentation)
Anpassungsflexibilität Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)
Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)
Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)
Inte
gri
tät Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung
Integrität von Teilpläne
Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme
Bewertung - Schritt 1:
Einzelbewertung der IT-Systeme anhand der Planungsfunktionalitäten
Bewertung - Schritt 2:
Berechnung des Gesamtnutzwertes auf Basis der Einzelbewertung
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen: Detailschritte
Anforderungsgruppe Planungsfunktionalität
Tabellen- kalkulation
OLAP – System
ERP – System
spez. Planungssyst.
spe
zifis
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Anfo
rde
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fach
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it (
Be
he
rrschba
r/V
ers
tänd
lich
ke
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Eingabe-
anforderungen
Validierung
Web-Unterstützung/Eingabe über Internet
Eingabe auf verdichteter Ebene
Kommentierungen (für Zusatzinformationen)
Vorbelegen bzw. Vordefinieren
Prozess-
anforderungen
Workflow-Funktion
Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung
Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen
Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit
Methoden- und
Modellanforderungen
Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen
Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten
Detailplanungen
Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)
Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung
Automatisierte Top-down-Verteilungen
Analyse-
anforderungen
Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports
Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen
Simulationen/Trendrechnungen
Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)
gen
erisch
e A
nfo
rde
r.
Fle
xib
ilitä
t Konfigurations-
flexibilität
Variable Eingabe (-masken)
Variable Oberfläche (Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner etc.)
Anpassungs-
flexibilität
Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)
Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)
Inte
gri
tät Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung
Integrität von Teilpläne
Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme
Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen
gerecht zu werden?2
Industriewirtschaft/Industrial Management
Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen
gerecht zu werden?
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
Ergebnisse
0
1
2
3
4
5
Eingabe-unterstütz
ung
Prozess-unterstütz
ung
Methoden-unterstütz
ung
Analyse-unterstütz
ung
Konfigurations-
flexibilität
Anpassungs-
flexibilität
Integration
2
Tabellen-
kalkulation
Industriewirtschaft/Industrial Management
Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen
gerecht zu werden?
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
Tabellenkalkulation ERP-Systeme
OLAP-Systeme
Ergebnisse
0
1
2
3
4
5
Eingabe-unterstützung
Prozess-unterstützung
Methoden-unterstützung
Analyse-unterstützung
Konfigurations-flexibilität
Anpassungs-flexibilität
Integration
0
1
2
3
4
5
Eingabe-unterstützung
Prozess-unterstützung
Methoden-unterstützung
Analyse-unterstützung
Konfigurations-flexibilität
Anpassungs-flexibilität
Integration
Spezifische Planungssysteme
0
1
2
3
4
5
Eingabe-unterstützung
Prozess-unterstützung
Methoden-unterstützung
Analyse-unterstützung
Konfigurations-flexibilität
Anpassungs-flexibilität
Integration
0
1
2
3
4
5
Eingabe-unterstützung
Prozess-unterstützung
Methoden-unterstützung
Analyse-unterstützung
Konfigurations-flexibilität
Anpassungs-flexibilität
Integration
2
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewähltenPlanungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?
Vorgehen■Methodisch gestützte Software-Evaluation zur Prüfung
der besten Alternative
■Entwicklung eines generischen Vorgehensmodells
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
Vorfilter Grobfilter Feinfilter
• Einholung von Offerten
• Auswahl potentieller Anbieter
• Prüfung der “Muss”- Kriterien
• Ermittlung des Erfüllungs-grades
• Beratungsunternehmen• Messen• Softwareverzeichnis• Kongresse/Seminare• Internet und Literatur• Referenzen
• K.O.-Kriterien-liste
• Güte der Offerte
• ev. Kosten-rahmen
• Kriterien-katalog
• Bewertungs-blätter
Hilfsmittel /
Informations
quellen
Durchfüh-
rungsschritte
Vorevaluation Detailevaluation
Seite 14
3
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Ergeb-
nisse
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
■Praxistest des definierten Vorgehensmodells
Wesentliche Charakteristik als Unterstützungsbeitrag
Einfachheit: “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode
Flexibilität: Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen
Integration: KPMG-zertifizierte Konsolidierung der integrierten Planung (IFP-Model)
Seite 15
Kriterium Gewichtung Erfüllungsgrad
Einfachheit 33% 91,63%
Flexibilität 33% 88,70%
Integration 33% 85,80%
Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewähltenPlanungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?
3
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
“Es kommt nicht darauf an, die Zukunft
vorherzusagen, sondern auf die Zukunft vorbereitet
zu sein.”
Moderne BudgetierungAdäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung
Perikles
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen / Detailbewertung im Feinfilter
Lieferant: CP Corporate Planning AG Produkt: Corporate Planner
Stufen-
gewichtPkt. Wert Bemerkung
1.1.1 Validierung 20 0,9 18
Alle Eingaben – manuell als auch automatisiert – w erden
Plausibilitätsprüfungen unterzogen, um konsistente Daten
sicherzustellen. Widersprechen sich Plandaten, w erden diese
zum Teil farblich angezeigt.
1.1.2 Web-Unterstützung/
Eingabe über Internet20 0,8 16
Der Web Client von Corporate Planner (CP-Web) bietet eine
einfache, standortunabhängige Dateneingabe.
1.1.3 Eingabe auf verdichteter Ebene 20 1 20
Mithilfe der „Gießkannen“ Funktion können Summen auf
aggregierter Ebene eingegeben w erden, die gemäß den
definierten Regeln auf die darunterliegenden Ebenen verteilt
w erden.
1.1.4 Kommentierungen
(für Zusatzinformationen)20 0,8 16
Notw endige Nebenrechnung können mithilfe eines eigenen
Dialogfensters „Corporate Planner Rechner “ durchgeführt
w erden. Zudem können alle Anw ender Tätigkeiten und
Planungen kommentieren, um den Budgetierungsprozess
transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
1.1.5 Vorbelegen bzw . Vordefinieren 20 1 20
Durch die Vordefinierung von Multiplikatoren (t für Tausend, m
für Millionen) w ird die Dateneingabe w esentlich erleichtert. Des
Weiteren w erden Vorjahresw erte automatisiert übernommen
und Daten mithilfe eines Import-Wizard automatisch aus
Vorsystemen übertragen, sofern ein entsprechender
Kontenrahmen hinterlegt ist.
Total 100 90
1.2.1 Workflow -Funktion 25 0,9 22,5
Workflow -Funktionen ermöglichen beispielsw eise, den Zugriff
auf einzelne Datenebenen (Ist, Plan, Budget) zeitlich
einzuschränken, um einen organisatorisch definierten Planschritt
abzuschließen. Der Planer kann Aufgaben mit Status „erledigt“,
„in Arbeit“ oder „zu überarbeiten“ belegen. Des Weiteren w ird
der Planungsfortschritt durch die jew eiligen Anw ender in
Prozent angegeben, um den Gesamtfortschritt zu
dokumentieren.
1.2.2 Aggregation dezentral geplanter
Daten/Konsolidierung25 0,8 20
Dezentral geplante Werte über CP-Web w erden automatisch in
den Corporate Planner zurückgeschrieben. Das Zusatzmodul
CP-Cons bietet Unterstützung für die Erstellung und Analyse
von Konzernabschlüssen nach HGB und IAS/IFRS.
1.2.3 Dezentrale Abstimmung
zw ischen einzelnen Bereichen25 1 25
Mithilfe eines Planungsbaumes können im Planungsprozess
involvierte Personen ihren Fortschritt laufend dokumentieren.
Auf diese Weise erhält der Controller stets einen aktuellen
Überblick über das Geschehen.
1.2.4 Navigation/Dokumentation im
Sinne der Nachvollziehbarkeit25 0,9 22,5
Das Datenmodell w ird in leicht überschaubarer Weise
(Baumstruktur) präsentiert und zeigt den Datenfluss als auch die
Organisation. Bei größeren, komplexeren Baumstrukturen sinkt
allerdings die leichte Handhabung. In Sinne der
Nachvollziehbarkeit erfasst das Planungsprotokoll im
Hintergrund automatisch, w elcher User Planw erte für w elchen
Zeitraum erstellt hat und kann gegebenenfalls Planungsprozesse
auch zurücksetzen.
Total 100 90
1.2 Prozessanforderungen
1.1 Eingabeanforderungen
Kriterienkatalog Offert 1-n
absolutes Gewicht %
(mögliche Punkte)
Stufe 1 Stufe 2 Übertrag* Punkte Übertrag Punkte
1 Einfachheit 33 30,236
1.1 Eingabeunterstützung 25 8,25 0,900 7,425
1.2 Prozessunterstützung 25 8,25 0,900 7,425
1.3 Methoden- und Modellunterstützung 25 8,25 0,940 7,755
1.4 Analyseunterstützung 25 8,25 0,925 7,631
33 29,271
2.1 Konfigurationsflexibilität 50 16,50 0,850 14,025
2.2 Anpassungsflexibilität 50 16,50 0,924 15,246
33 28,314
3.1 Integrität 100 33,00 0,858 28,314
* aus Bew ertungsblatt
Offert n
3 Integrität
2 Flexibilität
Haupt-/Teilkriterien
Stufengewicht %Offert 1
(Corporate Planner)
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
Einfachheit – “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als
effiziente Planungsmethode
Seite 18
■ Top-down-Prinzip mit
automatischer Top-
down-Verteilung
■ CP-Web ermöglicht
dezentrale
Werteeingabe durch
den jeweiligen
Kostenstellenbereich
■ Abgleich der
zurückgeschriebenen
Werte mithilfe
anfangs „gedeckelter“
Zielvorgaben
Industriewirtschaft/Industrial Management
Industriewirtschaft / Industrial Management
Methodisches Vorgehen / Ergebnisse
Flexibilität – Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen
Seite 19
■ Top-down-Prinzip mit
automatischer Top-
down-Verteilung
■ CP-Web ermöglicht
dezentrale
Werteeingabe durch
den jeweiligen
Kostenstellenbereich
■ Abgleich der
zurückgeschriebenen
Werte mithilfe anfangs
„gedeckelter“
Zielvorgaben
Abweichungsanalysen Kennzahlensysteme
Break-Even-Analyse ABC-Analysen