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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO

COORDINACIN DE PASANTAS

Determinar un modelo organizacional en la gestin de archivo

de la entrada y salida de los soportes en el sector de cuentas por

pagar de la empresa Sidor C.A. Informe de Pasanta presentado para optar al Ttulo de Licenciado en Administracin de Empresas.

Autor: Eleazar Gonzlez Tutor Acadmico: Mary Muoz Tutor Industrial: Naimelin Molina

ii

CIUDAD GUAYANA, MAYO DE 2012

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO

COORDINACIN DE PASANTAS

Determinar un modelo organizacional en la gestin de archivo

de la entrada y salida de los soportes en el sector de cuentas por

pagar de la empresa Sidor C.A. Informe de Pasanta presentado para optar al Ttulo de Licenciado en Administracin de Empresas.

Autor: Eleazar Gonzlez Tutor Acadmico: Mary Muoz Tutor Industrial: Naimelin Molina

_________________________ _________________________

CIUDAD GUAYANA, ABRIL DE 2012

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADMICO

COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIN DE PASANTAS

ACTA DE APROBACIN

Quienes suscriben, tutores evaluadores designados para examinar el Informe de

Pasanta presentado por Eleazar Gonzlez portador de la Cdula de Identidad V

17633072, titulado Determinar un modelo organizacional en la gestin de archivo de la entrada y salida de los soportes en el sector de cuentas por pagar de la

empresa Sidor C.A. Para optar al ttulo de Licenciado en Administracin de

Empresas, consideramos que el mismo cumple con los requisitos exigidos por los

reglamentos vigentes por lo que se confiere su aprobacin.

En Ciudad Guayana a los 30 das del mes de Abril de 2012.

Tutor Acadmico Mary Muoz

Tutor Industrial. Naimelin Molina

iv

INDICE

pp.

INTRODUCCIN........ 1

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1 Antecedentes de la Organizacin. 3

1.2 Filosofa de Gestin.. 9

1.3 Organigrama Estructural.. 10

1.4 Descripcin de la unidad donde se desarrollaron las actividades de

pasanta..

11

EL PROBLEMA

2.1 Planteamiento del Problema 14

2.2 Objetivos de la Investigacin 16

2.2.1 Objetivo General...... 16

2.2.2 Objetivo Especficos.. 16

ACTIVIDADES REALIZADAS

2.1 Cronograma de Actividades 17

2.2 Explicacin de las Actividades 18

LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO

Diagnstico de la situacin actual de la entrada y salida de los

soportes (facturas) del Departamento de Cuentas por Pagar..

23

v

Anlisis del contexto interno y externo que incide en la gestin de

archivo y control de documentos del Departamento de Cuentas por

Pagar..

27

Plantear los lineamientos necesarios para el sistema de control interno

de la entrada y salida de los soportes en el Departamento de Cuentas

por Pagar.

29

Propuesta del instrumento para el control interno de documentos en el

Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa Siderrgica del

Orinoco Alfredo Maneiro...

30

FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DE

DESARROLLO DE LA PASANTIA

3.1 facilidades

3.2 dificultades

APORTES.

37

37

38

CONCLUSIONES.

40

RECOMENDACIONES 41

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS 42

ANEXOS 44

Anexo A. Cronograma 45

Anexo B.Cuestionario.. 47

Anexo C.Organigrama 49

vi

NDICE DE GRFICOS

Grficos

pp.

1. Opinin del personal en relacin a si considera que existe una situacin problemtica en el proceso de control de las cuentas por pagar..

24

2. Opinin del personal en relacin a si el proceso de control interno de documentos es controlado.. 25 3. Opinin del personal en relacin a si considera importante que se mejore el proceso.. 25

vii

Eleazar Gonzlez. (2012) Determinar un modelo organizacional en la

gestin de archivo de la entrada y salida de los soportes en el sector

de cuentas por pagar de la empresa Sidor C.A. Informe de Pasanta. Universidad Nacional Experimental de Guayana,

Vicerrectorado Acadmico.

AUTOR: Eleazar Gonzalez

TUTOR: Naimelin Molina

RESUMEN

En el presente informe se encuentran los resultados obtenidos del desarrollo del trabajo de investigacin titulado: propuesta de un instrumento de control interno de documentos en el departamento de cuentas por pagar de la empresa Siderrgica del Orinoco. Entre las experiencias adquiridas se presencio y se interactu en la ejecucin de actividades en el departamento de cuentas por pagar, en especial el proceso de archivo, cancelacin de facturas y entrada y salida de documentos. Se concluy que existe una situacin problemtica en cuanto al proceso administrativo de entrada y salida de documentos donde se extravan los soportes archivados, as como en la organizacin y resguardo del archivo, lo que est incidiendo en el desarrollo de actividades habituales. Por lo que se elabor un formato para registrar y controlar la entrada y salida de documentos, as mismo se llev a cabo una estrategia de organizacin y archivo de los documentos. Descriptores: Propuesta, Archivo, Facturas, Retraso, Organizacin.

viii

1

INTRODUCCIN

Gestionar la informacin se ha vuelto cada vez ms necesario para las

organizaciones, debido a que la misma se ha considerado un recurso organizacional

necesario y estratgico para la toma de decisiones, el alcance de los logros y la

supervivencia de las empresas en un entorno cada vez ms exigente.

Por tal motivo, el archivo como gestor de documentos tiene una funcin de gran

relevancia al permitir la localizacin y utilizacin oportuna y efectiva de la

informacin y as lo es para el Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa

SIDOR, C.A; el cual es el lugar donde llegan todas las facturas de la empresa y se

efectan los pagos tanto de bienes y servicios.

Podemos decir que, actualmente no existe un adecuado funcionamiento que avale

la administracin de la documentacin en el sector de cuentas por pagar; Por ende se

propone con esta investigacin determinar un modelo organizacional en la gestin de

archivo de la entrada y salida de los soportes, es decir facturas pagadas por dicha

empresa, para as mantener un control de la documentacin en el rea de archivo en el

sector de cuentas por pagar, evitando de esta forma irregularidades y problemas en el

desarrollo de gestiones en el proceso de control de archivo, para ello, se requiere una

organizacin documental que incluya (clasificacin, ordenacin, control, distribucin,

almacenaje, recuperacin, proteccin por su carcter confidencial, difusin y

conservacin de la documentacin manejada).

Al llegar a este punto, se requiere de un anlisis de la situacin actual de la entrada

y salida de los soportes (facturas) del archivo y as evaluar el contexto interno y

externo de las fortalezas y debilidades mediante un anlisis FODA que incide en la

gestin de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar de la

empresa Sidor C.A. y as plantear, de acuerdo al anlisis, los lineamientos necesarios

para el sistema de control interno de la entrada y salida de estos soportes, logrando

finalmente proponer un instrumento que controle la gestin interna de documentos en

el archivo de Cuentas por Pagar de la empresa SIDOR, C.A, logrando con esto la

eficiencia en los procesos administrativos, el desarrollo de las actividades y el alcance

2

de los objetivos. A continuacin Los resultados de este informe se presentan

orientados principalmente con las generalidades de la empresa, las cuales contienen

las informaciones relativas, se plantea el problema el cual este abarca las condiciones

generales, incluyendo las fallas en la gestin de archivo del sector de cuentas por

pagar. Tomando en cuenta a su vez las actividades realizadas presentando el

desarrollo del cronograma y la descripcin de la experiencia adquirida, las cuales

muestran los aportes generados a la empresa, para finalmente se presentaran las

conclusiones y recomendaciones, seguida por las referencias y los anexos.

3

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1 Antecedentes de la Organizacin

SIDOR, C.A, es una empresa dedicada a la fabricacin de productos de acero para

el mercado nacional e internacional. Ubicada en la Zona Industrial de Matanzas de

Ciudad Guayana, sobre la margen derecha del Ro Orinoco, a 17 Km. de la

confluencia con el ro Caron y a 300 Km. de la desembocadura del ro Orinoco en el

Ocano Atlntico.

SIDOR, C.A est conectada con el resto del pas por va terrestre, y por va fluvial

(martima) con el resto del mundo. Adems cuenta con:

17 Kms. de cerca perimetral, 2 Kms. de ribera, 70 Kms. de va asfaltada, 132

Kms. de va frrea, 19 Plantas de produccin, 1 Muelle y sus facilidades.

La regin Guayana ofrece excelentes condiciones geogrficas para la instalacin

de una empresa de esta ndole, cercana a los yacimientos ferrosos y a fuentes de

energa tanto elctrica como de gas natural, as como la fcil conexin por va fluvial

a los mercados extranjeros.

La actividad industrial surge en Guayana a finales de los aos 40 con la

explotacin del mineral de hierro del cerro El Pao y, poco despus El Cerro Bolvar.

Luego fueron otorgadas concesiones y construida la infraestructura fsica para su

aprovechamiento.

El mineral de hierro, luego de su extraccin de las minas, era sometido a un

proceso de molienda y clasificacin para luego ser exportado, como consecuencia se

decidi construir en territorio nacional una planta siderrgica capaz de transformar en

acero gran parte del mineral de hierro que se encontraba bajo explotacin, y satisfacer

en cantidad, calidad y variedad, las necesidades de los principales sectores de la

economa nacional, y en particular los requerimientos de sus industrias del petrleo o

de la construccin.

Finalmente la ubicacin de la Siderrgica en Guayana se debi principalmente a la

proximidad con los yacimientos de mineral de hierro y de las fuentes energticas, as

4

como tambin a la facilidad de acceso a los mercados mundiales a travs de los

canales de navegacin del ro Orinoco, los cuales le dan interconexin con los

principales mercados del mundo.

Descubrimiento de las minas de hierro

1926: Descubrimiento de las minas de hierro del cerro El Pao.

1947: Descubrimiento de los yacimientos del mineral de hierro del Cerro Bolvar.

1950: Comienza la transformacin del hierro en acero, con la puesta en marcha de

la planta siderrgica (SIVENSA) en Antmano Caracas.

1951: Creacin del Sindicato Venezolano del Hierro y del Acero, empresa privada

que inicia los estudios preliminares para la instalacin de una industria siderrgica en

el pas.

1953: El Gobierno Venezolano toma la decisin de construir una planta

Siderrgica en Guayana. Esta gesta comienza con la creacin de la Oficina de

Estudios Especiales de la Presidencia de la Repblica y se le encomienda como

responsabilidad primaria, el estudio y plan de ejecucin de un Proyecto Siderrgico.

Descubrimiento de las minas de hierro

Etapa I: Instalacin y construccin del Complejo Siderrgico

1955: El Gobierno Venezolano suscribe un contrato con la firma Innocenti de

Miln, Italia, para la construccin de una Planta Siderrgica

Con capacidad de produccin de 560.000 toneladas de lingotes de acero.

1957: Se inicia la construccin de la Planta Siderrgica del Orinoco y se modifica

el contrato con la firma Innocenti, para aumentar la capacidad a 750.000 toneladas

anuales de lingotes de acero.

1958: Se crea el Instituto Venezolano del Hierro y del Acero, adscrito al

Ministerio de Fomento, sustituyendo a la oficina de Estudios Especiales de la

5

Presidencia de la Repblica, con el objetivo bsico de impulsar la instalacin y

supervisar la construccin de la planta Siderrgica.

1960: Se crea la Corporacin Venezolana de Guayana (C.V.G) y se le asignan

las funciones del Instituto Venezolano del hierro y el acero

1961: Se inicia la produccin de tubos sin costura, con lingotes importados. Se

produce arrabio en Hornos Elctricos de Reduccin.

1962: El 9 de julio, se realiza la primera colada de acero, en el horno N 1, de la

Acera Siemens-Martn. El 24 de Octubre se crea el Cuerpo de Bomberos de SIDOR.

1963: Terminacin de la construccin de la Siderrgica del Orinoco, C.A. y puesta

en marcha de los trenes 300 y 500.

1964: El 1 de abril, la Corporacin Venezolana de Guayana constituye la empresa

Siderrgica del Orinoco, C.A. (SIDOR), confirindole la operacin de la planta

Siderrgica existente.

1967: El 26 de junio, SIDOR logra producir por primera vez 2.000.000 toneladas

de acero, lquido.

1970: El 3 de octubre se inaugura la Planta de Tubos Centrifugados, con una

capacidad para producir 30.000 toneladas en un turno.

1971: Se construye la Planta de Productos Planos.

1972: Se ampla la capacidad de los hornos Siemens Martn, a 1,2 toneladas de

acero lquido.

1973: Se inaugura la Lnea de Estaado y Cromado Electroltico de la Planta de

Productos Planos. El 3 de Noviembre es inaugurado el Centro de Investigaciones de

la Empresa. El 20 de Diciembre se inaugur y se puso en marcha la Lnea de

Fabricacin de chapas gruesas de la Planta de Productos Planos.

6

Etapa II: Construccin del Plan IV.

1974: Puesta en marcha de la Planta de Productos Planos. Se inicia el Plan IV para

aumentar la capacidad de SIDOR, C.A. a 4.8 millones de toneladas de acero.

1975: Nacionalizacin de la Industria de la minera del hierro.

1977: El 18 de Enero se inicia las operaciones de la Planta de Reduccin Directa

Midrex I.

1978: Se inaugura el Plan IV.

1979: Puesta en marcha de la Planta de de Reduccin Directa Midrex, la Acera

Elctrica y la Colada Continua de Palanquillas y los Laminadores de Barras y

Alambrn

1980: Se inaugura la Planta de Cal y el Complejo de reduccin Directa.

1981: Se inicia la ampliacin de la planta de productos planos y la planta de tubos

centrifugados.

Etapa III: Reconversin Industrial

1989: Se inicia un Plan de Reconversin de SIDOR, C.A. que significa, entre otros

cambios, el cierre de los hornos Siemens-Martn y laminadores convencionales.

1990: La Empresa obtiene la marca NORVEN, para las lminas y bobinas de

acero, para la fabricacin de cilindros a gas SIDOR C.A. obtiene la certificacin

Lloyds para las Bandas y Lminas para recipientes a presin. La Empresa obtiene la

marca NORVEN para la tubera de Revestimiento y Produccin.

1991: Como resultado del Plan de Reconversin, se obtuvo el cierre de 13

instalaciones consideradas obsoletas, racionalizacin de la fuerza laboral, inicio de la

exitosa incursin en el mercado de capitales y reduccin de 11 a 5 niveles jerrquicos.

1992: SIDOR C.A. obtiene la marca NORVEN para el Alambrn de Acero al

Carbono, para la Trefilacin y Laminacin en Fro.

7

Etapa IV: Privatizacin

1993: El 15 de Septiembre fue promulgada la Ley de Privatizacin publicada en

gaceta oficial el 22 de Septiembre, lo que da inicio al proceso de privatizacin.

1994: El Ejecutivo nacional establece el proceso de privatizacin.

1995: Entra en vigencia la Ley de Privatizacin en Venezuela

1997: El 18 de Diciembre, se firma contrato compra-venta con el Consorcio

Amazonia, integrada por empresas mexicanas, argentinas, brasileras y venezolanas,

adquiriendo un 70% de las acciones. En este proceso licitatorio gana Amazonia.

Conformado por las empresas Hylsa de Mxico, Siderar de Argentina, Sivensa de

Venezuela, Tamsa de Mxico y Usiminas de Brasil. El proceso de subasta de SIDOR

se realiza en diciembre de 1997, con la intervencin de 3 grupos de inversionistas y

con un precio base de 1550 millones de dlares.

1998: SIDOR inicia su transformacin para alcanzar estndares de competitividad

internacional equivalentes a los de los mejores productores de acero en el mundo.

Etapa VI: Reestructuracin econmica

2000: La Acera de Planchones obtiene una produccin superior a 2,4 millones de

toneladas, cifra con la que supera la capacidad para la cual fue diseada en 1978.

2001: Se inauguran tres nuevos hornos en la Acera de Planchones y se concluye

el proyecto de automatizacin del Laminador en Caliente con una inversin de ms

de 123 millones de dlares.

2002:Rcord de produccin en plantas de Reduccin Directa, Acera de

Planchones, Tren de Alambrn y distintas instalaciones de Productos Planos, entre

ellas, el Laminador en Caliente, que super la capacidad de diseo, despus de 27

aos.

2003: Se cumplen cinco (5) aos de gestin privada de SIDOR C.A. En los

primeros cinco 5 aos de gestin privada, SIDOR C.A. exhibe estndares de

competitividad que le permiten ubicarse entre los tres mayores productores integrados

8

de acero de Amrica Latina y ser el principal exportador de acero terminado de este

continente. SIDOR C.A. Recibi el Fondo para la Normalizacin y Certificacin de la

Calidad, FONDONORMA, el certificado de Sistemas de Gestin de Calidad,

COVENIN-ISO 9001-2000 para sus lneas de Productos Planos, Largos y

Prerreducidos y el certificado IQ-NET, que otorga la Red Internacional de

Certificacin.

2004: Se inicia el proceso de Participacin Laboral de los trabajadores de SIDOR

C.A., a travs de la venta del 20% de las acciones de la empresa por parte del Estado

Venezolano a cargo de la Corporacin Venezolana de Guayana (C.V.G.) y el Banco

de Desarrollo Econmico y Social (Bandes)

2005: El Grupo TECHINT adquiere la totalidad de las acciones de Hylsamex, y la

participacin del Grupo Alfa en el Consorcio Amazona. Con miras de fortalecer la

presencia de TECHINT en Latinoamrica y el mundo, forman el Holding Ternium

del cual SIDOR C.A. forma parte.

2006: En Febrero comienzan a cotizar la bolsa de valores de Nueva York (NYSE)

bajo el smbolo Tx.

Etapa VI: Nacionalizacin de SIDOR, C.A.

2008: Puerto Ordaz, 12 de Mayo del 2008, El presidente de la Repblica, Hugo

Rafael Chvez Fras, firm la nacionalizacin de SIDOR, C.A. y el Contrato

Colectivo entre el Sindicato de Trabajadores de la Industria Siderrgica y sus

Similares (SUTISS) y SIDOR, C.A., para el perodo 2008-2010 y estableci el 30 de

Junio como fecha lmite para que la empresa Italo-Argentina Techint transfiera el

total de los bienes de SIDOR, C.A. al Estado venezolano. Se obtuvieron Rcord de

produccin en Laminacin en Caliente, Recocido Continuo, Hot Skin Pass,

Rebobinadora 3, Cromado, Corte de Hojalata 1, Rcord de despacho de productos en

Laminacin en Fro. Leer noticia relacionada.

2009: Un rcord diario de produccin en la lnea Hot Skin Pass, dos rcord de

produccin mensual en la lnea Skin Pass.

9

1.2 Filosofa de Gestin

Misin

fabricar y Comercializar productos de acero con altos niveles de productividad,

calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector transformador

nacional como base del desarrollo endgeno, con eficiencia productiva y talento

humano altamente calificado, comprometido en la utilizacin racional de los recursos

naturales disponibles; para generar desarrollo social y bienestar a los trabajadores, a

los clientes y a la Nacin.

Visin

Ser la empresa socialista siderrgica del Estado venezolano, que prioriza el

desarrollo del Mercado nacional con miras a los mercados del ALBA, andino,

caribeo y del MERCOSUR, para la fabricacin de productos de acero con alto valor

agregado, alineada con los objetivos estratgicos de la Nacin, a los fines de alcanzar

la soberana productiva y el desarrollo sustentable del pas.

Polticas

Direccionalidad de las inversiones hacia el incremento de la productividad, en

un ambiente seguro.

Poltica de comercializacin que considere, a futuro, contratos a largo plazo con

empresas nacionales y extranjeras; para consolidar el posicionamiento del

producto Sidor en el Mercado nacional e internacional, asegurndole a los

clientes el suministro de acero oportuno y confiable en el tiempo.

10

Fortalecimiento y promocin del sector transformador nacional como base de la

agregacin de valor para el desarrollo endgeno; as como el mejoramiento de

la red de distribucin y comercializacin del acero.

Creacin y fortalecimiento de mecanismos institucionales que privilegien la

participacin popular, impulsando la creacin y el desarrollo de pequeas

empresas y redes de economa social.

Incentivo del modelo de produccin y consumo ambiental sustentable, con

nfasis en la reduccin del impacto ambiental y cumplimientos de las

normativas ambientales.

Formacin tcnico-poltico-ideolgica para el impulso del Nuevo modelo de

relaciones socio-productivas en el marco de una visin socialista; as como el

conocimiento y capacitacin dentro de la industria del acero y de materiales,

ampliando la infraestructura tecnolgica de los centros de investigacin como

instrumentos de desarrollo de la industria nacional.

11

1.3 Organigrama Estructural

.

CEO

SIDOR

ASISTENCIA CEO

Direccin

PLANEAMIENTOSIDOR

Direccin

SUPPLY CHAINSIDOR

DireccinGESTION

INDUSTRIAL SIDOR

PLAN COMERC SIDOR

Direccin

AUDITORIASIDOR

Direccin

LEGALSIDOR

Direccin

COMUNICACINSIDOR

CFO

ADMINISTRACIN Y FINANZAS SIDOR

Direccin General

PLANEAMIENTO Y OPER. SIDOR

Direccin

RRHHSIDOR

DireccinINGENIERIA

MEDIO AMBIENTE SIDOR

Direccin General

SIDORINTERNACIONAL

SIDOR NORTE

Direccin General

SIDOR CENTRO

Direccin General

SIDOR

Funciones con

Servicio Externo

ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL

CIO

SISTEMASSIDOR

Direccin

ADMINISTRACINSIDOR

Direccin

FINANZASSIDOR

DireccinTAX PLANNING & COMP. SIDOR

GerenciaRELACION CON INV. SIDOR

Direccin

FINANZAS CENTRO

Direccin General

Figura 1. Estructura Organizativa. (2012)

12

1.4 Descripcin de la unidad donde se desarrollaron las actividades de pasanta.

El objeto de estudio es el sector de Cuentas por Pagar, ubicada en la Direccin de

Administracin y Finanzas. Cuentas por Pagar de SIDOR tiene como funcin

principal; la recepcin, contabilizacin y ejecucin de pago de bienes y servicios,

nacionales y extranjeros; los cuales surgen de una necesidad determinada para

satisfacer las distintas reas y deuda contrada por Sidor con terceros.

El sector de Cuentas por Pagar est constituido por:

* El Jefe de Departamento

* Coordinador de pagos Nacionales

* Coordinador de pagos Extranjeros

* Analistas

* Asistente de Caja

Misin del Sector

Cumplir conjuntamente la pautas estipuladas en la Administracin Tributaria

(SENIAT), la ley de IVA en la Recepcin; Conformacin y Registro de Facturas;

Notas de Debito y Crdito; preparando las propuestas de Pago a su vencimiento

enviadas al rea de Tesorera.

Visin del Sector

Registrar correctamente la deuda de proveedores nacionales y extranjeros,

controlando cada paso del proceso desde la recepcin de la factura hasta que se

entrega al analista de pago para su cancelacin.

13

Figura 2. Departamento de Cuenta por Pagar- Archivo. (2012)

El archivo es el lugar donde son almacenadas todas las facturas pagadas, una vez

que son realizados todos los procesos dentro del sector de cuentas por pagar que son:

la recepcin, contabilizacin y ejecucin de los pagos de todas las facturas. El archivo

sirve como soporte de todo los pagos realizados en la empresa para su verificacin,

anulacin, auditorias u otra accin de tipo administrativo.

14

EL PROBLEMA

2.1 Planteamiento del Problema

La gestin de la informacin es una actividad estratgica para el xito de las

organizaciones y se define como aquel proceso que se encarga de gestionar la informacin necesaria para la toma de decisiones y un mejor funcionamiento de los

procesos en las organizaciones; y es preocupacin de toda institucin estudiar e

indagar sobre las causas que originan la necesidad de llevar un adecuado y eficiente

sistema de registro de archivo en su organizacin.

De esta forma Sidor ,C.A Al contar con un sector de cuentas por pagar que tiene

poco personal, y muchas son las facturas que ingresan al departamento, se pierde

control de la documentacin y es necesario un mecanismo que controle la gestin del

archivo. El sector de Cuentas por pagar es el lugar donde llegan todas las facturas de

la empresa y se efectan los pagos de bienes y servicios (pago de proveedores

nacionales y extranjeros, gastos, pagos de personal, pago de servicios de transporte,

comida, etc.).

Por lo tanto este sector requiere un instrumento de control, ya que las facturas

una vez pagadas deben ser almacenadas en el Archivo y en el proceso se extravan, o

no quedan guardadas en su estante correspondiente, lo que dificulta la ubicacin de

los soportes, para su verificacin, anulacin u otra accin de tipo administrativo.

La situacin anteriormente mencionada tiene por consecuencia el incumplimiento

de las polticas y procedimientos establecidos en el sector de cuentas por pagar, para

el funcionamiento eficiente dentro del departamento. Con el fin de dar una solucin al

problema que se presenta se propone la creacin de un formato en Excel que facilite

el control de la entrada y salida de archivo, es decir un sistema de control interno de

documentos en el archivo del Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa

Siderrgica del Orinoco.

15

Por lo tanto, para liberar esta abrumadora tarea de efectuar una organizacin de

documentos manuales que ocasiona congestionamiento, se debe ofrecer una

herramienta de trabajo que consista en un sistema de informacin ms exacto y

rpido, para el personal que labora archivando una cantidad de documentos en un

corto tiempo para dar inicio a las actividades de la empresa de manera eficiente e

integra, ya que si mayor y compleja sea la organizacin, mayor ser la importancia de

un adecuado sistema de control interno de documentos.

Por lo antes expuesto, surgen las siguientes interrogantes de la investigacin:

Cules son las irregularidades presentadas en la entrada y salidas de los soportes

archivados?

Cules son las causas que determinan el extravo de documentacin de la

empresa?

Las mejoras que se propondrn en las gestiones de control de documentos en el

Departamento de Cuentas por Pagar requieren de la validacin por parte de la alta

junta directiva?

16

2.2 Objetivos de la Investigacin

2.2.1 Objetivo General

Determinar un modelo organizacional en la gestin de archivo de la entrada y

salida de los soportes en el sector de cuentas por pagar de la empresa Sidor C.A.

2.2.2 Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin actual de la entrada y salida de los soportes (facturas)

del archivo del sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor C.A.

Analizar el contexto interno y externo mediante un anlisis FODA que incide en

la gestin de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar de

la empresa Sidor C.A.

Plantear los lineamientos necesarios para el sistema de control interno de la

entrada y salida de los soportes del archivo en el sector de Cuentas por Pagar de

la empresa Sidor C.A.

Proponer un instrumento para el control interno de documentos en la gestin de

archivo del sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor, C.A

17

ACTIVIDADES REALIZADAS

SIDOR, como empresa que pone de manifiesto el cumplimiento de apoyar el

profesionalismo nacional, posee un programa de pasantas, donde permite a diversos

estudiantes de nivel tcnico y profesional en cualquiera de las ramas, desarrollar

proyectos de envergadura y al mismo tiempo ofrecerles el entrenamiento adecuado

para la obtencin de sus ttulos universitarios.

En funcin a las necesidades de la empresa, fuese el rea de archivo del sector de

cuentas por pagar el asignado para desarrollar la actividad de pasanta, ejecutando

especficamente la tarea del control de gestin de documentos (fsico de facturas),

donde se desarrollo:

Anlisis FODA, donde se determino las fortalezas, oportunidades

amenazas, debilidades en el proceso de gestin de archivo.

Un anlisis de toda la documentacin existente en el archivo

Relacin cronolgica de todos los soportes archivados en un formato de

Excel.

Apoyo al personal del sector en la gestin de actividades del sector.

Sellar y almacenar en su archivo correspondiente las facturas pagadas

Formato para de control de entrada y salida de documentos

Actividades y trabajo de oficina

Es por ello que plantearon asignar esta responsabilidad de generacin de una

propuesta de un sistema de control interno de documentos en el sector de cuentas por

pagar a un pasante de Administracin, en cuyo perfil profesional deba encontrarse

los siguientes aspectos:

Estudiante del noveno semestre de Administracin.

Sexo Masculino

Orientacin al trabajo en campo.

18

Facilidad de comunicacin

Uso adecuado de Office.

Calificaciones superiores al promedio.

Reunidos los requisitos, la empresa expuso las actividades a desarrollar en el

trabajo de pasanta regular. El propsito fundamental de la empresa, en relacin al

desarrollo del trabajo de pasanta expuesto, radica en el hecho de contar con una

propuesta derivada del diagnstico; y que permita desarrollar posteriormente acciones

que conlleven la mejora en la gestin del archivo en el proceso de control de

documentos.

2.1 Cronograma de Actividades

El cronograma de actividades es el esquema bsico donde se distribuye y organiza

en forma de secuencia temporal el conjunto de experiencias y actividades diseadas a

lo largo de un espacio de tiempo en particular. La organizacin temporal bsicamente

se organiza en torno a dos ejes: la duracin de la pasanta y el tiempo que

previsiblemente el estudiante dedicar al desarrollo de cada actividad.

Para el establecimiento del cronograma de actividades, el tutor industrial asignado,

estructur las actividades a desarrollar en el lapso de duracin de la pasanta, en

donde propuso las tareas a realizar, y planific y control el normal funcionamiento

del proyecto. Cabe resaltar que tiempo asignado para el desarrollo del tema propuesto

fue de 4 meses, equivalentes a 16 semanas. Las actividades que plante el tutor

industrial fueron las siguientes:

Familiarizarse con la empresa y con las actividades que esta desarrolla.

Conocer a los trabajadores a los que se les realizar el estudio.

Obtener informacin del personal en funcin al tema en estudio.

Entregar primer avance escrito de lo adelantado hasta la fecha.

Tabular los resultados obtenidos de la aplicacin del cuestionario.

Analizar los soportes archivados y base de datos.

Evaluar el contexto interno y externo.

19

Plantear los lineamientos para el sistema de control de entrada y salida de

soportes y elaborar formato de control.

Entregar segundo avance escrito.

Establecer conclusiones y recomendaciones

Elaborar trabajo final.

Estas actividades fueron planificadas en el lapso establecido para el desarrollo del

trabajo de pasanta. Cabe resaltar que todas las actividades fueron cumplidas de

manera exitosa en el tiempo y lugar establecido. El cronograma de actividades se

puede visualizar en el Anexo A.

2.2 Explicacin de las Actividades

En este aspecto se procede a realizar la descripcin metodolgica de la forma

cmo se cumplieron las responsabilidades asignadas y descritas en el Cronograma. A

continuacin se detalla lo antes explicado, en funcin a las tareas asignadas.

Familiarizarse con la empresa y con las actividades que esta desarrolla.

Esta actividad, consisti bsicamente en la lectura de la documentacin de la

empresa, y el sector de Cuentas por pagar, el conocimiento de sus funciones,

estructura organizativa, unidades que la conforman, visin, misin, entre otros

aspectos que dan a conocer el objeto de la organizacin.

De igual manera, el personal adscrito al departamento facilit diversos proyectos

ejecutados y por ejecutar, para obtener conocimientos acerca de lo que ha realizado y

realizar la organizacin. As mismo se pudo conocer el contenido de las prcticas

operativas y descripciones de cargo.

20

Conocer a los trabajadores

Para esta actividad se programaron diversas visitas guiadas en las unidades, con la

finalidad de conocer a los trabajadores y en el cuadro comunicacin en funcin tema

en estudio. Esta actividad fue muy importante, debido a que se pudo observar y tener

contacto con los trabajadores, aspecto que no es posible en aula, por lo que fue

interesante y de gran aprendizaje la realizacin de las visitas guiadas.

En estas visitas, el tutor industrial, as como el personal, permitan la realizacin

de preguntas para aclarar dudas y conocer ms de los procesos y operaciones

realizadas. La figura del tutor industrial fue fundamental en esta actividad, pues fue

este quien coordin la logstica para efectuar las visitas.

Obtener informacin del personal

A travs de las entrevistas y la creacin del cuestionario diagnstico se obtuvo la

informacin de manera formal e informal que permiti el desarrollo de la temtica

presentada.

Entregar primer avance escrito de lo adelantado hasta la fecha.

El tutor industrial program la entrega de un primer avance del trabajo realizado,

el cual consisti de las actividades realizadas hasta la fecha, y las acciones a seguir.

En este avance se pudo concretar ideas para el estudio a realizar. Fue de gran

importancia la retroalimentacin recibida por el tutor industrial y dems personal, de

donde se alent a continuar con el desarrollo del trabajo, indicando que se iba por

buen camino y que se encontraban satisfechos por lo adelantado.

21

Tabular y analizar los resultados

Para el desarrollo exitoso del anlisis, se aplic un cuestionario diagnstico, y

posteriormente se realiz la tabulacin de los resultados obtenidos, lo cuales fueron

graficados y analizados posteriormente.

Analizar los soportes archivados y base de datos

Para esta actividad, se procedi a la revisin del contenido de las cajas archivadas

y de la base de datos existentes. Durante esta fase la toma de notas fue de gran

importancia, puesto que era necesario evidenciar situaciones para la realizacin de

posteriores anlisis.

Una vez analizado el proceso, y en funcin a los resultados obtenidos, se pudo

determinar las debilidades en el proceso, las que constituyen aquellos aspectos

internos que deben fortalecerse para potenciar los aspectos positivos.

Evaluar el contexto interno y externo.

Con las debilidades identificadas, se procedi a determinar las fortalezas,

oportunidades y amenazas que afectan el proceso en estudio, a travs de la utilizacin

de la matriz FODA, la que permite la evaluacin del contexto interno y externo, a fin

de establecer estrategias que permita la mejora de la gestin, est es presentada en el

siguiente captulo.

Plantear lineamientos para el sistema de control de entrada y salida de

soportes y elaborar formato de control

22

Desarrollados, los objetivos especficos con xito, se procedi al establecimiento

de lineamiento para llevar a cabo el sistema de control de entrada y salida de soportes

y su respectivo formato de control. Esto fue posible con la participacin activa del

personal.

Entregar segundo avance escrito.

El tutor industrial program la entrega de un segundo avance del trabajo realizado,

el cual consisti de las actividades realizadas hasta la fecha, y las acciones a seguir.

En este avance se pudo visualizar los resultados obtenidos, los cuales fueron

satisfactorios. Fue de gran importancia la retroalimentacin recibida por el tutor

industrial y dems personal de la empresa.

Elaborar trabajo final.

El trabajo final, se realiz por partes, conforme se avanzaba y aprobaba cada fase

de las actividades asignadas. La aprobacin del tutor industrial en cada una de estas

fue preponderante para culminar con xito todo lo estipulado en el cronograma de

actividades.

23

LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO

En esta seccin del informe se presenta el desarrollo de los objetivos especficos

planteados, los cuales brindan la informacin relativa a los aportes generados a la

empresa, y que adems dan respuesta al planteamiento del problema detectado.

Diagnstico de la situacin actual de la entrada y salida de los soportes

(facturas) del sector de Cuentas por Pagar

Antes de iniciar con el diagnstico, es de suma importancia que se conozca los

procesos que se desarrollan en el sector, los cuales se describen a continuacin:

1.- Recepcin de Facturas (Entradas)

El proceso de las actividades del sector de cuentas por pagar de SIDOR inicia con

la recepcin de las facturas a Proveedores y Contratistas la cual es realizada

diariamente a travs de la taquilla ubicada en Caja Chica en el portn III de SIDOR,

en el horario comprendido de 8 a.m. a 11 a.m. Cuando las facturas son emitidas por

proveedores extranjeros y nacionales no residenciados en Puerto Ordaz se podrn

recibir por correo.

Las facturas recibidas en el sector son relacionadas en un archivo compartido la

cual indican los siguientes aspectos:

Nmero de Factura.

Fecha de Recepcin.

Monto.

Analista de Registro.

Cdigo y nombre del Proveedor.

Moneda de Documento.

Tipo de Factura (Centralizada, Descentralizada).

24

Concepto de la compra (fletes, materiales y repuestos, suministros, servicios,

descentralizadas y egresos de caja, entre otros).

2.- Proceso (Contabilizacin o Registro de las Facturas)

Para el desarrollo de este proceso, se llevan a cabo las siguientes actividades:

Recepcin y verificacin de las facturas por parte del asistente de caja.

Verificacin del analista de registro de las facturas as como los documentos

soportes establecidos en la Orden de Compra, Contrato, o procedimientos de

SIDOR, .CA.

Verificar que la factura tenga el nmero de ingreso emitido por el Almacn o la

Hoja de Entrada de Servicios est liberada (Centralizada)

Verificar que las facturas de materiales o suministros nacionales tengan la Nota

de Entrega original sellada por Proteccin de Planta y Almacenes, y que estn

emitidas en la misma moneda que establece la Orden de Compra.

Verificar que concuerde el monto total facturado con el monto total indicado en

la lista de los materiales entregados al rea, en el caso de los materiales a

consignacin/cuenta corriente; y cuando queden renglones pendientes por

facturar, incluidos en la lista, el proveedor deber traer en la siguiente

facturacin la copia de la Nota de Entrega y explicar detalladamente la

facturacin actual.

Aceptar o rechazar la factura del proveedor.

Elaborar las estadsticas de gestin.

Contabilizar en el sistema si el monto facturado coincide con la informacin

cargada en el sistema

3.- Output Producto o Servicios (Salidas -Ejecucin de pago de las Facturas)

Luego del registro y contabilizacin de la factura en el sistema, se procede con el

tercer paso del proceso de Cuentas por Pagar, que es la ejecucin del pago de la

factura para que la Gerencia de Tesorera una vez recibido los documentos que

25

soporten emita la cancelacin correspondiente ya sea en cheque, transferencia o

cualquier otro medio.

Descrito lo anterior, a continuacin se presentan los resultados del cuestionario

aplicado:

Grfico 1. Opinin del personal en relacin a si considera que existe una situacin problemtica en el

proceso de control de las cuentas por pagar. Fuente: El autor (2012)

Como se puede evidenciar en el grfico 1, el 67% de los encuestados manifestaron

que efectivamente existe una situacin problemtica en el desarrollo de las gestiones

referidas al proceso de control de cuentas por pagar; sin embargo el 33% restante

consider que no existe, debido a que el inconveniente est siendo originado por

situaciones externas al personal que labora en el sector, aspecto que es considerado

como una debilidad, dado que el retraso en el proceso deriva del deficiente manejo de

los archivos.

26

Grfico 2. Opinin del personal en relacin a si el proceso de control interno de documentos es

controlado. Fuente: El autor (2012)

De acuerdo a lo reflejado en el grfico 2, se puede comentar que el 67% opin que

el proceso si es controlado, sin embargo el complemento de la muestra consider que

a pesar de que se cuenta con los mecanismos para controlarla, esta no es efectiva,

dado que se han presentado diversas situaciones problemticas que afectan el

desarrollo de las actividades. Es importante destacar que la definicin y claridad de la

estructura organizativa es bsica para poder disear el sistema de control. En

particular, el grado de formalizacin y de centralizacin, as como el tipo de

estructura organizativa, condicionan las caractersticas del sistema de control.

Grfico 3. Opinin del personal en relacin a si considera importante que se mejore el proceso. Fuente

El autor (2012)

27

De acuerdo al grfico 3, hay que destacar que el 100% consider que es de gran

importancia que se mejore el proceso, debido a que este se encuentra relacionado con

el desarrollo de procesos administrativos que afectan estructuras de costos, a fin de

tomar acciones correctivas y preventivas, segn sea el caso.

El xito de las organizaciones depende en gran parte de que sus trabajadores

realicen sus labores de acuerdo con las normas establecidas, lo cual implica juzgar

aquellas cualidades que influyen en la ejecucin del trabajo. Resulta sumamente

importante considerar que las personas, en el transcurso del tiempo, van adquiriendo

ms experiencia y conocimientos en el desempeo de sus funciones; y sus habilidades

y cualidades van desarrollndose paulatinamente, y con ello logran hacerse cada vez

ms necesarias y tiles para la empresa.

Anlisis del contexto interno y externo mediante un anlisis FODA que incide en

la gestin de archivo y control de documentos del sector de Cuentas por Pagar.

La importancia de evaluar el contexto interno y externo radica en el hecho que con

la identificacin de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, surgen

estrategias para abordar los escenarios, potenciando las fortalezas y oportunidades,

minimizando las debilidades y amenazas. El resultado de la matriz FODA, se

presenta a continuacin.

28

Tabla 1. Matriz FODA

FACTORES INTERNOS

FACTORES EXTERNOS

FORTALEZAS F1: Existe la iniciativa y la cultura de mejoramiento continuo en el departamento F2: El personal se encuentra dispuesto a la participacin de proyectos de mejora para las gestiones de facturacin.

DEBILIDADES D1: No existe mecanismo de control de entrada y salida de documentos. D2: Falta de equipos de digitalizacin de documentos. D3: Ausencia de una estrategia eficaz para el archivo de documentos.

OPORTUNIDADES O1: En la zona existen gran cantidad de empresas encargadas de impartir cursos de capacitacin al personal en materia de control interno O2: Variedad de pasantes y tesistas para la deteccin de problemas y ejecucin de proyectos de mejoras

FO (MAXI-MAXI) Capacitar al personal en cuanto a las necesidades del departamento. Aprovechar la cultura de mejoramiento continuo para desarrollar proyectos que mejoren la productividad de las gestiones administrativas

DO (MINI-MAX) Evaluar los mejores mtodos para desarrollar la gestin administrativa de archivo y control de documentos Implementar equipos digitalizadores de documentos, a fin de que se cuente con un archivo digital.

AMENAZAS A1: Crisis econmica de la empresa que retrasa el pago de las facturas.

FA (MAXI-MINI) Aprovechar la iniciativa que posee el personal de aumentar la productividad del departamento. A pesar de la crisis econmica, la empresa debe disponer de los recursos necesarios para cumplir con sus compromisos

DA (MINI-MINI) Contar con un sistema de control de las gestiones y documentacin a fin de detectar las situaciones problemticas y tomar las acciones correctivas necesarias.

Fuente: Elaborado por el autor (2012).

29

Plantear los lineamientos necesarios para el sistema de control interno de la

entrada y salida de los soportes en el sector de Cuentas por Pagar.

Para determinar los lineamientos de informacin necesarios para el sistema de

control interno en lo que respecta a la entrada y salida de los soportes en el sector de

Cuentas por pagar, se recogieron opiniones del personal involucrado en donde se

determin que los aspectos de importancia informativa que debe contener el sistema

de control interno son los siguientes:

Identificacin del trabajador que solicita el documento.

Unidad a la que pertenece.

Identificacin del documento.

Motivo de la solicitud.

Fecha y Hora de retiro.

Firma de Recibido.

Fecha y Hora de devolucin.

Firma de entrega.

Con los requerimientos de informacin determinados se procede a disear el

instrumento.

Propuesta del instrumento para el control interno de documentos (fsico de

facturas) en el sector de Cuentas por Pagar de la empresa Sidor, C.A.

Para la generacin de la propuesta, se elabor en Excel, el siguiente instrumento

que debe ser llenado al momento de retiro de algn documento. El mismo se presenta

a continuacin:

30

31

El formato antes mostrado refleja los datos que deben ser colocados para llevar a

cabo el control de entrada y salida de documentos, as como el responsable de este,

con el fin de poder asentar quien tiene el documento. Es importante que toda unidad

de archivo cuente con estrategias para controlar la gestin interna, as el personal que

trabaja en el sector tiene acceso instantneo a toda la documentacin necesaria para

su actividad, con las ventajas aadidas de la eliminacin de desplazamientos,

reduccin de tiempo de consultas, ahorro de espacio fsico, resolucin del problema

de localizacin de documentos.

Las siguientes imgenes, evidencian el trabajo de archivo realizado:

Figura 3. Antes de la organizacin. Fuente: El Autor (2012)

32

Figura 4. Despus de la organizacin. Fuente: El Autor (2012)

33

Relacion del archivo y actualizacion de la existencia de los soportes archivados del departamento de cuentas por pagar. Sidor,c.a

leyenda: AO 2011ZP ARCHIVADOSZP NO ARCHIVADOSZP ANULADOS

CAJAS CAJA N 1 CAJA N 2 CAJA N 3 CAJA N 4 CAJA N 5 CAJA N 6 CAJA N 7 CAJA N 8 CAJA N 9CODIGO ZP 20/0000-0099 20/00100-00199 20/00200-00299 20/00300-00399 20/00400-00499 20/00500-00599 20/00600-00699 20/00700-00799 20/00800-00899

2000000 20000100 20000200 20000300 20000400 20000500 20000600 2000700 200008002000001 20000101 20000201 20000301 20000401 20000501 20000601 2000701 200008012000002 20000102 20000202 20000302 20000402 20000502 20000602 2000702 200008022000003 20000103 20000203 20000303 20000403 20000503 20000603 2000703 200008032000004 20000104 20000204 20000304 20000404 20000504 20000604 2000704 200008042000005 20000105 20000205 20000305 20000405 20000505 20000605 2000705 200008052000006 20000106 20000206 20000306 20000406 20000506 20000606 2000706 200008062000007 20000107 20000207 20000307 20000407 20000507 20000607 2000707 200008072000008 20000108 20000208 20000308 20000408 20000508 20000608 2000708 200008082000009 20000109 20000209 20000309 20000409 20000509 20000609 2000709 200008092000010 20000110 20000210 20000310 20000410 20000510 20000610 2000710 200008102000011 20000111 20000211 20000311 20000411 20000511 20000611 2000711 200008112000012 20000112 20000212 20000312 20000412 20000512 20000612 2000712 200008122000013 20000113 20000213 20000313 20000413 20000513 20000613 2000713 200008132000014 20000114 20000214 20000314 20000414 20000514 20000614 2000714 200008142000015 20000115 20000215 20000315 20000415 20000515 20000615 2000715 200008152000016 20000116 20000216 20000316 20000416 20000516 20000616 2000716 200008162000017 20000117 20000217 20000317 20000417 20000517 20000617 2000717 200008172000018 20000118 20000218 20000318 20000418 20000518 20000618 2000718 200008182000019 20000119 20000219 20000319 20000419 20000519 20000619 2000719 200008192000020 20000120 20000220 20000320 20000420 20000520 20000620 2000720 200008202000021 20000121 20000221 20000321 20000421 20000521 20000621 2000721 200008212000022 20000122 20000222 20000322 20000422 20000522 20000622 2000722 200008222000023 20000123 20000223 20000323 20000423 20000523 20000623 2000723 200008232000024 20000124 20000224 20000324 20000424 20000524 20000624 2000724 200008242000025 20000125 20000225 20000325 20000425 20000525 20000625 2000725 200008252000026 20000126 20000226 20000326 20000426 20000526 20000626 2000726 200008262000027 20000127 20000227 20000327 20000427 20000527 20000627 2000727 200008272000028 20000128 20000228 20000328 20000428 20000528 20000628 2000728 200008282000029 20000129 20000229 20000329 20000429 20000529 20000629 2000729 200008292000030 20000130 20000230 20000330 20000430 20000530 20000630 2000730 200008302000031 20000131 20000231 20000331 20000431 20000531 20000631 2000731 200008312000032 20000132 20000232 20000332 20000432 20000532 20000632 2000732 200008322000033 20000133 20000233 20000333 20000433 20000533 20000633 2000733 200008332000034 20000134 20000234 20000334 20000434 20000534 20000634 2000734 200008342000035 20000135 20000235 20000335 20000435 20000535 20000635 2000735 200008352000036 20000136 20000236 20000336 20000436 20000536 20000636 2000736 20000836

Figura 5. Relacin de la existencia de los soportes almacenados en las cajas (archivo).

34

En el formato antes mencionado refleja un anlisis de todo el contenido de las

cajas donde se relacionaron en orden cronolgico todas la facturas pagadas y

registrando en el formato la ubicacin de los soportes en su caja de archivo

correspondiente.

Se hizo una relacin de todos los soportes existentes y no existentes, creando una

base de datos con toda la documentacin en el archivo. En la leyenda del formato

tenemos en negro todos los documentos existentes en cada una de las cajas, en rojo

todos los documentos que no estn almacenados en el archivo y en azul todos los

archivos anulados que se encuentran archivados.

35

Adicionalmente a lo antes expresado se puede sugerir al departamento que ponga

en marcha una estrategia de control de documentos de forma digitalizada la cual se

esquematiza a continuacin:

Figura 4. Esquema. Fuente: El Autor (2012)

1. Recepcin

2.Organizacin y Distribucin

3. Digitalizacin

4. Almacenamiento Fsico

5. Almacenamiento

Digital

6. Circulacin Consulta

36

Como se puede notar en la figura anterior, el proceso se puede dividir en seis (6)

etapas, las cuales se explicarn brevemente a continuacin:

1. Etapa de Recepcin o Generacin de Documentos.

Esta es la primera etapa para la definicin de la metodologa, en este paso, se

recibe o se genera cualquier tipo de documentacin.

2. Organizacin y Distribucin.

En este paso, se organizan los documentos, por orden cronolgico, tipo de

documento, entre otros.

3. Digitalizacin.

Se utiliza un scanner, y se digitalizan los documentos originales recibidos, y los

originales generados una vez sean firmados y aprobados. Una vez digitalizada, se

propone que se enve por correo electrnico los documentos recibidos as como las

rdenes de pago procesadas.

4. Almacenamiento Fsico.

Deber disponerse del espacio fsico necesario, al igual que los materiales

necesarios, para llevar a cabo el almacenaje fsico de la documentacin. Deber

existir una sola copia, bajo custodia de una sola persona.

5. Almacenamiento Digital.

37

Este ocurre culminado la digitalizacin de los documentos. Este archivo debe estar

en las computadoras de las secretarias, y en el computador del jefe de la unidad.

6. Circulacin/Consulta.

En este ltimo paso, una vez digitalizado, se procede a dar flujo a los documentos,

que entran o salen de la unidad. Cabe destacar que los documentos estarn

disponibles en las computadoras y en el expediente para cualquier consulta por parte

de las personas que laboran en la unidad. Como se puede notar, esta metodologa de

seis (6) pasos plantea de manera sencilla la secuencia a seguir para mejorar el registro

de los documentos manejados por la unidad.

De esta manera se cumplen con los objetivos planeados, y se procede a emitir las

conclusiones y recomendaciones respectivas.

FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DE

DESARROLLO DE LA PASANTIA.

3.1 Facilidades:

* El dominio de las actividades para realizar los anlisis de las facturas manejadas en

el sector de cuentas por pagar.

* Desenvolvimiento con el personal, en casos de ayuda y asesora.

* El manejo de la informacin suministrada por el personal sobre el tratamiento que

reciben el estudio de las facturas en el departamento.

3.2 Dificultades:

38

* La inexistencia o falta de algunos soportes que dificultaban llevar un registro de

(clasificacin, ordenacin, descripcin seleccin, control, distribucin, almacenaje,

recuperacin, proteccin por su carcter confidencial, difusin y conservacin de la

documentacin manejada).

* Diversas facturas que ingresan en Archivo, se extravan, no existe soporte alguno, o

no quedan guardadas en su estante correspondiente, lo que dificulta la verificacin de

las mismas, su anulacin u otra accin de tipo administrativo.

* Desclasificacin de la documentacin manejada, llevando a acabo un anlisis de los

soportes para as ordenar y controlar el almacenaje de la informacin.

APORTES DADOS A LA ORGANIZACION

* Un anlisis completo en la gestin de archivo y control de documentos del sector

de Cuentas por Pagar.

* Instrumento para el control interno de documentos en el sector de Cuentas por

Pagar

* Las recomendaciones aportadas mediante el presente informe tcnico.

Experiencia Adquirida

El presente informe refleja las actividades realizadas en el perodo de pasanta

profesional, requisito indispensable para culminar la carrera de Administracin de

39

Empresas, ms all de ser un requisito, es una forma de poner en prctica los

conocimientos adquiridos en las diferentes materias que se cursaron en la carrera,

sirviendo as, para comparar o confrontar la teora con la realidad del da a da.

La pasanta fue realizada bajo la supervisin del departamento de cuentas por cobrar

con una duracin de diecisis (16) semanas, de las cuales se tuvo un apoyo especial

del Tutor Empresarial. En este sentido se expresan los conocimientos adquiridos y

recopilados durante el perodo establecido a continuacin:

Se interactu con personal, en donde se canalizaron opiniones y en las

reuniones de trabajo se tom el carcter de facilitador, en pro del alcance de los

objetivos.

Se presenci y se interactu con la ejecucin de actividades ejecutadas en la

empresa, en especial el proceso archivo, cancelacin de facturas y entrada y

salida de documentos.

A fin de conocer las actividades realizadas por los trabajadores, se aprendi y

adquiri experiencia en la gestin administrativa de documentos, trato con los

trabajadores, canalizacin de reclamos, facturacin; entre otras.

En las actividades de oficina, se apoyaron actividades relacionadas a la

elaboracin de informes de gestiones, comunicaciones, fotocopiadora, entre

otros.

Adems del listado presentado anteriormente, una de las experiencias ms

importantes, fue la aceptacin de la responsabilidad de desarrollar un trabajo de

manera individual, que fuera monitoreado, revisado, y aprobado por profesionales

experimentados. El cumplimiento del horario de trabajo, as como la interrelacin con

todos los trabajadores, sin duda alguna, es una de las mejores experiencias que dejan

el aprendizaje propio de la pasanta regular o profesional.

40

CONCLUSIONES

Finalizado el trabajo de investigacin, se establecen las siguientes conclusiones:

Existe una situacin problemtica en cuanto al proceso administrativo de la

gestin de entrada y salida de documentos en el sector de cuentas por pagar, en

donde se ha evidenciado el extravo de documentos lo que retrasa las gestiones

internas.

Se desarrollaron y cumplieron con xito todas las actividades planteadas en el

cronograma.

Se aplic un cuestionario diagnstico, en donde se determin que los

trabajadores conocen la situacin problemtica que se presenta, no cuentan con

un mecanismo de control de las gestiones, y existe la iniciativa de desarrollar

proyectos de mejoras.

Se aplic un anlisis FODA, mediante el cual se identificaron las fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas en el proceso. Entre las fortalezas

destac: Existe la iniciativa y la cultura de mejoramiento continuo en el

departamento, y entre las debilidades: inexistencia de un sistema de control de

documentos.

Con la determinacin de los requerimientos de informacin, se procedi a

disear un formato en Excel para llevar a cabo el control de entrada y salida de

documentos.

Se desarroll una estrategia de mejoramiento del archivo de la unidad, en donde

se organiz por cajas los documentos que fueron manejados durante el lapso de

tiempo que dur la pasanta.

41

RECOMENDACIONES

Tomar en consideracin las propuestas planteadas, a fin de que sean evaluadas

y aprobadas por el personal competente para su posterior puesta en prctica.

Garantizar la existencia y orden del archivo.

Continuar con la filosofa de aceptacin de pasantes, a fin de que se elaboren

trabajos de investigacin o de diagnsticos que permitan mejorar situaciones

de mejoras en las gestiones internas.

Ampliar los espacios de archivo de documentos en el sector de cuentas por

pagar, la falta de espacios suficientes para el almacenamiento de la

documentacin que ingresa peridicamente en el archivo es uno de los

problemas graves.

La compartimentacin de los espacios o la dispersin de los depsitos son otros

elementos negativos que se deben evitar.

Establecer una estrategia de control de los documentos.

42

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Balestrini, M (2002). Como se elabora el proyecto de Investigacin. Segunda

Edicin, Caracas.

Chiavenato, A (2001). Administracin, proceso administrativo. Mc Graw Hill,

Tercera Edicin, Mxico.

Koontz, H. (2002) Administracin. Mxico. Mc Graw Hill.

Sabino, C (2000). El proceso de investigacin cientfica. Caracas.

Tamayo y Tamayo (2001). El proceso de investigacin cientfica. Editorial Limusa.

Mxico.

43

ANEXOS

44

ANEXO A

CRONOGRAMA

45

MES 1 MES 2 MES 3 MES4

1 Familiarizarse con la empresa y con las actividades que esta desarrolla.

2 Conocer a los trabajadores

3 Obtener informacin del personal

4 Entregar primer avance escrito de lo adelantado hasta la fecha.

5 Analizar los soportes archivados y base de datos.

6 Evaluar el contexto interno y externo.

8 Plantear los lineamientos para el sistema de control de entrada y salida de soportes y elaborar formato de control.

9 Entregar segundo avance escrito.

10 Establecer conclusiones y recomendaciones

11 Elaborar el trabajo final

46

ANEXO B

CUESTIONARIO

47

Considera que existe una situacin problemtica en el proceso de facturacin?

SI ( ) NO ( )

El proceso de control interno de documentos es controlado?

SI ( ) NO ( )

Considera importante que se mejore el proceso?

SI ( ) NO ( )

48

ANEXO C

ORGANIGRAMA DIRECCION ADMINISTRACION Y FINANZAS

SECTOR CUENTAS POR PAGAR

49

1. PRELIMINARESUNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANAAutor: Eleazar GonzlezTutor Acadmico: Mary MuozTutor Industrial: Naimelin MolinaUNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

Autor: Eleazar GonzlezTutor Acadmico: Mary Muoz Tutor Industrial: Naimelin Molina_________________________ _________________________UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

AUTOR: Eleazar GonzalezTUTOR: Naimelin MolinaRESUMEN

trabajo de grado Eleazar GonzalezGrfico 1. Opinin del personal en relacin a si considera que existe una situacin problemtica en el proceso de control de las cuentas por pagar. Fuente: El autor (2012)Grfico 2. Opinin del personal en relacin a si el proceso de control interno de documentos es controlado. Fuente: El autor (2012)Grfico 3. Opinin del personal en relacin a si considera importante que se mejore el proceso. Fuente El autor (2012)