MODEL ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA V BANKI · kontroliranje izvajanja, ustvarjanje gradiva za predajo...

Diplomsko delo univerzitetnega študija Organizacija in management informacijskih sistemov

MODEL ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA V BANKI

Mentor: red. prof. dr. Robert Leskovar Kandidat: Goran Potkonjak

Kranj, januar 2016

ZAHVALA

Zahvala mentorju dr. Leskovar Robertu za strokovno pomoč, napotke, usmeritev in potrpežljivost v času priprave diplomskega dela.

Posebna zahvala gre vsem sodelujočim v banki, kjer so mi omogočili izdelavo diplomskega dela ter mi pri nastajanju le-te posredovali potrebne informacije.

Zahvaljujem se tudi staršem ter bližnjim za vso podporo in razumevanje.

POVZETEK

Naloga obravnava problem elektronskega arhiviranja v banki. Predstavljena je hramba dokumentov v papirni in elektronski obliki. Opisani so procesi v okviru elektronskega arhiviranja kot so: postavitev pravil in podpornih sistemov, kontroliranje izvajanja, ustvarjanje gradiva za predajo v hrambo, priprava gradiva za zajem in predaja v elektronsko hrambo, pretvarjanje v elektronsko obliko, zajemanje elektronskega gradiva, dolgoročno shranjevanje in zavarovanje gradiva pred izgubo, uporaba, odbiranje, izločanje ter uničenje elektronske dokumentacije. Predstavljena je vsa najpomembnejša zakonodaja, ki posega v elektronsko arhiviranje. Kratko so opisane tehnološke rešitve pri upravljanju digitalnih dokumentov. Podrobno je modeliranih pet obstoječih glavnih procesov: opredeljevanje kreditne politike, povpraševanje po kreditu, analiziranje kreditne sposobnosti, obravnavanje odobritve posla in obdelovanje posla. Vse smo kritično analizirali in pripravili predloge izboljšav.

KLJUČNE BESEDE:

- elektronsko arhiviranje - banka - modeliranje poslovnih procesov - dokument - zapis

ABSTRACT

This thesis deals with the problem of digital archiving in a bank. Document storage is presented in paper and electronic form. Processes that are described in the context of digital archiving are: setting up regulations and support systems, exercising control, creating material for storage, preparation of material for inclusion and delivering to digital storage, conversion to digital form, digital material inclusion, long term storage and data loss prevention, usage, selection, exclusion and destruction of data. The most important legislation that intervenes in the field of digital archiving is presented. There is a short description of technological solutions that manage digital documents. Five existing main processes are modelled: the defining of loan policy, loan enquiry, analysing creditworthiness, treatment of transaction approval and transaction management. All were critically analysed and suggestions for improvements were made.

KEYWORDS:

- digital archiving - bank - business process modelling - record - document

KAZALO

1. UVOD ...................................................................................... 1

2. METODOLOGIJA DELA ................................................................... 2

2.1. OPREDELITEV PROBLEMA .......................................................... 2

2.2. OPREDELITEV CILJEV NALOGE .................................................... 2

2.3. PREDVIDENI REZULTATI NALOGE ................................................. 2

2.4. PREDLAGANE METODE, TEHNIKE IN ORODJA ................................... 2

2.5. POMEMBNE PREDHODNE RAZISKAVE ............................................. 3

3. ELEKTRONSKO POSLOVANJE V BANČNIŠTVU ......................................... 3

4. HRAMBA DOKUMENTACIJE .............................................................. 7

4.1. KLASIČNA HRAMBA ................................................................. 7

4.2. ELEKTRONSKA HRAMBA ............................................................ 8

5. PRAVNE IN TEHNOLOŠKE ZAHTEVE ................................................... 21

5.1. ZAKONODAJA IN UREDBE NA PODROČJU ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA . 22

5.2. NOTRANJA PRAVILA ............................................................... 27

5.3. MEDNARODNI STANDARDI, PRIPOROČILA IN SMERNICE ....................... 28

5.4. TEHNOLOŠKE REŠITVE ZA ZAGOTAVLJANJE VERODOSTOJNOSTI ........... 31

5.5. PODPISNE TABLICE ................................................................ 37

5.6. VAREN ELEKTRONSKI SISTEM ..................................................... 38

5.7. PRIMERI DOBRIH PRAKS ........................................................... 38

6. MODELIRANJE POSLOVNIH PROCESOV V KONKRETNI BANKI ....................... 41

6.1. NAČIN PRIKAZA PROCESOV ....................................................... 41

6.2. PROCES »OPREDELJEVANJE KREDITNE POLITIKE« ............................ 43

6.3. PROCES »POVPRAŠEVANJE PO KREDITU« ...................................... 43

6.4. PROCES »ANALIZIRANJE KREDITNE SPOSOBNOSTI« ........................... 45

6.5. PROCES »OBRAVNAVANJE ODOBRITVE POSLA« ................................ 47

6.6. PROCES »OBDELOVANJE POSLA« ................................................ 49

6.7. ČASOVNI PRIKAZ PRIDOBIVANJA KREDITA ...................................... 51

6.8. POPIS DOKUMENTACIJE ........................................................... 52

7. PREDLOGI ZA IZBOLŠAVO PROCESOV ................................................ 53

7.1. PREDLOG ZA PROCES »POVPRAŠEVANJE PO KREDITU« ...................... 53

7.2. PREDLOG ZA PROCES »ANALIZIRANJE KREDITNE SPOSOBNOSTI« ........... 55

7.3. PREDLOG ZA PROCES »OBRAVNAVANJE ODOBRITVE POSLA« ................ 58

8. ZAKLJUČEK .............................................................................. 60

LITERATURA IN VIRI .......................................................................... 62

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo univerzitetnega študija

Goran Potkonjak: Model elektronskega arhiviranja v banki stran 1

1. UVOD

Shranjevanje dokumentacije v banki je urejeno s strogimi pravnimi pravili in tudi notranjimi pravili same banke. Pravni vidik arhiviranja je zelo pomemben za pridobitev licence za delovanje. Banka, ki ne izpolnjuje zakonsko predpisanih standardov arhiviranja dokumentacije namreč ne more pridobiti dovoljenja za delovanja oziroma to dovoljenje nemudoma izgubi v primeru kontrole in ugotovljenih pomembnih odstopanj.

Tehnološki vidik arhiviranja papirne dokumentacije je pretežno usmerjen na logistiko dokumentov ter zaščito papirja pred neugodnimi klimatskimi pogoji (temperatura, vlaga, svetloba). Ker je dokumentacije lahko zelo veliko, logistika papirne dokumentacije postane velik strošek. Priprava primernega skladišča zahteva visokotehnoške zaščite pred požari, poplavami in nenazadnje tudi pred fizično odtujitvijo. Pri elektronskih arhivih so prav tako izraženi tehnološki elementi, vendar so osredotočeni na drugačna sredstva. Namesto fizičnih premikov dokumentov se uporablja informacijska in komunikacijska tehnologija za prenos podatkov iz izvora na cilj. To sta lahko dva računalnika, ki se poljubno oddaljena, med njima pa je zagotovljena varna komunikacijska pot. Tudi na cilju veljajo podobna pravila za zaščito pred neprimerno temperaturo, vlago, izgubo električne napetosti in tudi pred fizično odtujitvijo pomnilnih medijev.

Pravni vidik je dvoplasten. Prvi nivo obsega zakonsko predpisana pravila arhiviranja, drugi nivo so interna pravila, ki jih uporabljajo v posameznih organizacijah. Med najpomembnejšimi zakonsko predpisanimi pravili so Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in podpisovanje ter Zakon o elektronskem poslovanju na trgu. Poleg teh obstaja še vrsta direktiv EU, ki se bolj ali manj nanašajo na dokumentacijo, varovanje podatkov in podobno. Notranja pravila banke, ki želi opravljati poslovno dejavnost so izredno natančna in rigorozna. Če komitenti banki ne zaupajo več, običajno nastane velika poslovna škoda. Notranja pravila arhiviranja morajo biti skladna z zakonsko predpisano regulativo, hkrati pa mora implementacija teh pravil strmeti k najvišji možni varnosti in čim manjšim stroškom. Klasična papirna dokumentacija v bančnih procesih zaradi svojih lastnosti (volumen, občutljivost, raznolikost) običajno povzroči, da se procesi izvajajo počasneje, obstaja večja možnost izgube ali zlorabe podatkov, zato jo vse bolj nadomešča elektronska dokumentacija. Ker me je to področje zanimalo in je hkrati tudi del mojih službenih zadolžitev, sem elektronsko arhiviranje izbral za temo moje diplomske naloge.



2. METODOLOGIJA DELA

2.1. OPREDELITEV PROBLEMA

V konkretni banki zaznavamo naslednje probleme:

a) Obdelava papirnih dokumentov je prepočasna in obstaja pomembno tveganje, da se dokumenti izgubijo,

b) hramba papirne dokumentacije je povezana z velikimi stroški in s pomembnimi tveganji poplav, požarov, potresov ipd. in

c) čas klasičnega arhiviranja vpliva na učinkovitost poslovnih operacij in zmanjšuje konkurenčno sposobnost konkretne banke.

2.2. OPREDELITEV CILJEV NALOGE

Cilji naloge so:

a) Izdelati posnetek stanja procesov arhiviranja v konkretni banki, b) proučiti relevantno literaturo vključno z dokumentacijo o obstoječih

bančnih procesih, internimi akti o arhiviranju, zakonodajo, primerih dobrih praks(podan bo tudi pregled IKT za arhiviranje),

c) izdelati model elektronskega arhiviranja v banki s poudarkom na definiranju procesov ter možni IKT podpori,

d) kritično ovrednotiti predlagani model in podati smernice za uvajanje.

2.3. PREDVIDENI REZULTATI NALOGE

a) Izdelan posnetek stanja procesov arhiviranja v konkretni banki,

b) podan pregled relevantne literature o obstoječih bančnih procesih, internih aktih o arhiviranju, zakonodaji, primerih dobrih praks in IKT za arhiviranje,

c) izdelan model izboljšanega procesa elektronskega arhiviranja v banki s predlogi o IKT podpori,

d) kritično ovrednoten predlagan model in podane smernice za uvajanje.

2.4. PREDLAGANE METODE, TEHNIKE IN ORODJA

a) Študij literature,

b) modeliranje poslovnih procesov z diagramskimi tehnikami, c) testiranje modela v laboratorijskih pogojih.



2.5. POMEMBNE PREDHODNE RAZISKAVE

Predhodnih raziskav s področja elektronskega arhiviranja je veliko, vendar pa vsaka organizacija predstavlja svoj, specifični, problem. Pri izdelavi diplomskega dela bo kot osnova uporabljena raziskava, ki sta jo izvedla Mpardis in Kotsilieris (2010). V tej se osredotočita na modeliranje poslovnih procesov v bančni organizaciji pri postopkih pridobivanja bančnega posojila z namenom, da bi izsledila dolgotrajne procese, ki povzročajo zamude celotnega postopka. Za modeliranje procesov sta uporabila Business Process Modeling Nation (BPMN).

3. ELEKTRONSKO POSLOVANJE V BANČNIŠTVU

Definicija elektronskega poslovanja

Elektronsko poslovanje(v nadaljevanju e-poslovanje) se ukvarja neposredno s trgovanjem z blagom oziroma storitvami ter z drugimi poslovnimi dejavnostmi, v katerih igra osrednjo vlogo za komuniciranje elektronski medij. Te dejavnosti vključujejo sporočanje informacij, opravljanje transakcij in upravljanje s finančnimi inštrumenti (Peterson et al., 2011). Hiter tehnološki napredek je pustil posledice tudi v bančnem svetu. Stranke si želijo cenejših, hitrih in enostavnih bančnih storitev po drugi strani pa preprost dostop do storitev in informacij. Banke morajo (tako kot druga podjetja) tako razširiti svoje storitve in eden izmed načinov razširitve je tudi elektronsko poslovanje (Razgoršek in Potočar, 2009). Elektronsko poslovanje v bančništvu pomeni tudi sklepati bančne posle na elektronski način. Banke si želijo svojo storitev ponuditi svoji stranki zato uporabljajo različne medije (telefon, internet…). Elektronske bančništvo pa omogoča optimizacijo distribucije bančnih storitev preko elektronskih medijev. Banke so v hudem konkurenčnem boju prisiljene uvajati nove storitve, ki temeljijo na najsodobnejših tehnologijah.

Pomembni elementi elektronskega poslovanja so (Jerman Blažič, Perše, Klobučar in Nedeljkovič, 2001):

- Način dela: gre za računalniško izmenjavo podatkov ob uporabi odprtih omrežij, kot je internet.

- Vsebina poslovanja: prodaja blaga in storitev, plačevanje, prodaja informacij, bančne transakcije, izmenjava dokumentov in listin, storitve trženja in medsebojnega komuniciranja, podpora porazdeljenemu informacijskemu sistemu organizacij, nakupovanje v spletnih trgovinah, opravljanje dela na daljavo, nudenje pomoči na daljavo itn.

- Udeleženci poslovanja: Posamezniki (podjetja, raziskovalci, menedžerji, občani, kulturni delavci, študentje, učitelji, dijaki, upravni delavci), podjetja, bolnišnice, muzeji, galerije, univerze, izobraževalne in državne ustanove. Gre za poslovanje znotraj posameznih skupin in za poslovanje med skupinami.



Razlogi za izvajanje elektronskega poslovanja v bančništvu

Glavni razlogi za izvajanje elektronskega poslovanja v bančništvu so (Kodrič, 2010):

- Tržni razlogi - Elektronsko poslovanje daje bankam nove možnosti dostopa na trg. Le-te se vedno bolj poslužujejo po meri ustvarjene ponudbe in skušajo tako ustvariti zanimanje pri vedno bolj zahtevnih potrošnikih. Taka ponudba omogoča bankam nove tržne priložnosti ter prodajo novih storitev.

- Globalizacijski razlogi – Poslovno okolje se v bankah v današnjem času zelo spreminja prav zaradi globalizacije. Tako se banke srečujejo s še večjo konkurenco, saj so jim poleg domačih konkurentov na poti tudi tuji. V kolikor želijo biti banke konkurenčno mora njihovo poslovanje potekati tudi elektronsko.

- Ekonomski razlogi – Z uporabo IKT je možno avtomatizirati poslovne procese v banke zaradi česar se stroški poslovanja bistveno zmanjšajo. Bistveno se zmanjša tudi poraba papirja.

- Kadrovski razlogi – z uvedbo elektronskega poslovanja se zmanjšajo potrebe po kadru, saj se veliko poslovnih procesov delno ali popolnoma avtomatizira.

- Poslovno organizacijski razlogi – Pri uvedbi elektronskega poslovanja pride do reorganizacije znotraj celotne organizacije.

- Tehnološko-tehnični razlogi – povezave med udeleženci v poslovnih procesih se s pomočjo novih tehnologij pospešijo ter omogočijo brezpapirno poslovanje. Vso dokumentacijo, ki danes nastaja v klasični papirni obliki je namreč možno prevesti v elektronsko obliko. Poleg tega elektronsko poslovanje omogoča tudi takojšno odzivnost ter se bistveno poveča hitrost transakcije v primerjavi s klasičnim poslovanjem.

Prednosti elektronskega poslovanja v bančništvu

Turban, McLean in Wetherbe(2001) kot prednosti uvedbe elektronskega poslovanja navajajo:

Prednosti za organizacijo:

- Širitev trga, globalizacija, - zmanjšanje stroškov kreiranja, procesiranja, distribuiranja in hranjenja

informacij, - konkuriranje ostalim bankam, - nižji telekomunikacijski stroški, - krajši proizvodni postopek, - manjši stroški poslovanja, - reorganizacija, prenova poslovnih procesov, - krajše ali celo odpravljene distribucijske storitve zaradi česar je izdelek oz

storitev cenejša, - učinkovitejše oglaševanje in promocija.



Prednosti za potrošnika:

- Omogočeno delo od doma, manj potovanj, - omogočeno poslovanje v vsakem trenutku od koderkoli, - zadovoljstvo strank, saj se procesi izvajajo hitreje, - zagotovitev ustrezne in podrobne informacije v nekaj sekundah, - možnost hitre primerjave cen in kakovosti.

Prednosti za družbo:

- Povečanje življenjskega standarda, - možnosti razvoja tretjega sveta, - olajšanje dostopa do javnih storitev.

Slabosti elektronskega poslovanja v bančništvu

Banke si prizadevajo za čim večjo uporabo informacijsko telekomunikacijskih tehnologij pri svojem poslovanju, vendar pa imajo spremembe, ki jih prinaša elektronsko poslovanje poleg svojih prednosti tudi nekatere pomanjkljivosti. Nahtigal (2010) navaja naslednje:

Slabosti:

- Varnost: o Uporabniki imajo dvome glede varnosti sistema oz. zaščite njihovih

podatkov, kar predstavlja največjo oviro za še večji razmah elektronskega poslovanja.

- Tehnične pomanjkljivosti: o Možnost izpada omrežja zaradi preobremenitev ali pojava virusov, o možnost, da se podatki namerno ali nenamerno znajdejo v napačnih

rokah in o stroški nabave specializirane opreme za elektronsko poslovanje.

- Ne-tehnične pomanjkljivosti: o Nerešena pravna vprašanja, nedorečeni standardi, o zakonodaja ne predvideva vseh možnih okoliščin, o nerazumevanje oz. nepoznavanje zakonov in o prepričanje, da je elektronsko poslovanje drago in tvegano.



Izzivi elektronskega poslovanja

Za maksimiranje dodane vrednosti elektronskega poslovanja moramo opredeliti in oceniti dejavnike, ki imajo največji vpliv na uspeh. Kuzic, Fisher in Scollary(2002) so dejavnike uspeha razdelili na tehnološke, vodstvene in poslovne:

Tehnološki izzivi:

- Varnostni pomisleki – obstaja nevarnost napada hekerjev, - tehnološka vprašanja – upoštevajoč programsko opremo ter infrastrukturo

in - stroški namestitve, vzdrževanja, izobraževanja zaposlenih ali najema

kvalificiranih delavcev.

Vodstveni (menedžerski) izzivi:

- Ljudje in organizacija o ljudje se upirajo sprejetju novih tehnologij, saj se bojijo, da bo to

privedlo do izgube delovnih mest, o prestrukturiranje organizacije in

- pridobitev podpore vodstva.

Poslovni izzivi:

- Osebne storitve, ki jih bo banka izgubila ob vpeljavi elektronskega poslovanja,

- odpor strank do novih tehnologij in - pravni izzivi.



4. HRAMBA DOKUMENTACIJE

4.1. KLASIČNA HRAMBA

Klasična hramba pomeni hranjenje dokumentarnega gradiva na fizičnem nosilcu zapisa, ki omogoča reprodukcijo vsebine brez uporabe informacijsko komunikacijskih ali sorodnih tehnologij (npr. na papirju, filmu itd.). Je postopek prevzemanja, hranjenja, razvrščanja, strokovne obdelave, izločanja, odbiranja dokumentarnega in arhivskega gradiva (Žumer, 2001). Arhiviranje poteka v zbirki dokumentarnega gradiva ali v arhivu ustanove oziroma posameznika. Arhivira se dokumentarno gradivo, ki je rešeno oziroma zaključeno (ad-acta) in ne vpliva več na tekoče poslovanje. Dokumentarno gradivo arhiviramo zaradi različnih potreb in hranimo v arhivu ustanove, dokler ne potečejo roki hranjenja, ki jih narekujejo predpisi in potrebe poslovanja oz. dokler del dokumentarnega gradiva, ki ima značaj arhivskega gradiva, ne odberemo in izročimo pristojnemu javnemu ali zasebnemu arhivu. Klasično arhiviranje ima številne omejitve, zato je bolj primerno za mala podjetja, ki nimajo težav z obvladovanjem majhnih količin dokumentacije.

Slabosti klasičnega arhiviranja so:

- Potreba po velikih arhivih, ki morajo biti prilagojeni arhiviranju (varnost proti požaru, poplavam, ustrezna vlažnost, svetloba),

- dodatni stroški (npr. fizično varovanje), - zaradi nepreglednosti so postopki pri iskanju dokumentacije zamudni in

dolgotrajni, - podvajanje dokumentov, - možnost izgube, uničenja, pomešanja dokumentacije, - potreben je transport dokumentacije, - časovno in krajevno omejen dostop do dokumentacije in - nekontroliran dostop do dokumentacije(nepooblaščene osebe).

Ne glede na to, da se število dokumentov v papirni obliki neprestano zmanjšuje, je klasična hramba še vedno prevladujoča, saj morajo banke še vedno zagotavljati storitev arhiviranja in podpore tem dokumentom. Le-ti morajo biti shranjeni v arhivu, saj se morajo na zahtevo (npr. sodišča, stranke) obnoviti v rokih, ki so določeni za hrambo posameznega dokumenta. To je tudi razlog, da bo klasična hramba dokumentov še nekaj časa del poslovanja organizacij. Zakoni tudi predpisujejo, da morajo organizacije nekatere vrste dokumentov (npr. izpis iz glavne knjige, kadrovsko dokumentacijo itn.) obvezno hraniti tudi v papirnati obliki.



4.2. ELEKTRONSKA HRAMBA

Osnovni pojmi

1. Arhiviranje – je postopek prevzemanja, hranjenja, vzdrževanja, strokovne obdelave in uporabe dokumentarnega in arhivskega gradiva v zbirki dokumentarnega gradiva oziroma v arhivu ustanove ali posameznika (Žumer, 2001).

2. Zapis – je vsak pisan, risan, tiskan, fotografiran, reproduciran,

mikrofilman, magnetno, optično ali kako drugače ustvarjen zapis. To so podatki, ki so na kakršenkoli način zapisani na določenem nosilcu ali mediju (Žumer, 2008).

3. Dokument – Je vsak zapis, ki nastane pri poslovanju fizičnih oz. pravnih oseb ter ima praviloma določeno obliko in vsebino(tudi: listina, akt, spis, pisan, elektronski dokument) (Žumer, 2008).

4. Dokumentarno gradivo - je izvirno in reproducirano (pisano, risano, tiskano, fotografirano, filmano, fonografirano, optično, magnetno ali kako drugače zapisano) gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu pravnih oziroma fizičnih oseb (ZVDAGA, 2006).

5. Arhivsko gradivo – je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za kulturo, znanost ali pravno varnost oseb (Žumer, 2008).

6. Elektronsko arhiviranje – zajema postopke prevzemanja arhivskega gradiva v digitalni obliki v pristojne arhive, njegovo strokovno obdelavo, izvedbo dolgoročne e-hrambe v skladu z veljavno zakonodajo ter omogoča učinkovito upravljanje in uporabo tega gradiva (Projektna skupina za ETZ 2.1 Arhiva RS., 2013).

7. Hramba gradiva - je tista hramba izvirnega ali zajetega dokumentarnega gradiva, ki izpolnjuje pogoje po tem zakonu in zagotavlja uporabnost vsebine hranjenega gradiva (ZVDAGA, 2006).

8. Dokumentarno gradivo v organizaciji – so dokumenti, ki jih organizacija prejme od strank, poslovnih partnerjev, državnih organov itn. ter tisti, ki jih organizacija ustvari pri poslovanju za interno uporabo oz. za pošiljanje zunanjim subjektom (Jedlovčnik, 2014).

9. Arhivsko gradivo – je odbrani, praviloma manjši del dokumentarnega gradiva pravne ali fizične osebe, ki ima trajni pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo npr. zapisniki sej, statuti, letna poročila, statuti itd. (Žumer, 2001).

10. Izvorno dokumentarno gradivo – je gradivo, ki je nastalo ali bilo prejeto pri lastnem poslovanju ali bilo poslano tretjim osebam (ZVDAGA, 2006).



11. Notranja pravila – so pravila, ki jih kot svoj interni pravni akt sprejme oseba glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe svojega dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev, ali ponudnik storitev glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe oziroma spremljevalnih storitev (ZVDAGA, 2006).

12. Storitve zajema arhiva – so storitve, ki ob pretvorbi izvirnega dokumentarnega gradiva v novo elektronsko obliko zapisa ali na mikrofilm izpolnjujejo vsa načela in pogoje po zakonu ZVDAGA (ZVDAGA, 2006).

13. Zajem – je vsak uvoz gradiva v informacijski sistem za upravljanje dokumentov ali v informacijski sistem za hrambo, prav tako pa uvoz in vpis metapodatkov o gradivu(oz. iz gradiva) v digitalni obliki (Projektna skupina za ETZ 2.1 Arhiva RS, 2013).

14. Zajeto dokumentarno gradivo – je dokumentarno gradivo, ki je nastalo ob pretvorbi izvirnega dokumentarnega gradiva v novo elektronsko obliko zapisa ali na mikrofilm (ZVDAGA, 2006).

15. Metapodatki – so označbe za podatke na dokumentu, kjer so navedeni identifikatorji(opis, avtor, stopnja zaščite).

16. Dokumentarno gradivo v organizaciji – so dokumenti, ki jih organizacija prejme od strank, poslovnih partnerjev, državnih organov itd. in tisti, ki jih organizacija ustvari pri poslovanju za interno uporabo oziroma za pošiljanje zunanjim subjektom (Jedlovčnik, 2014).

17. Arhiv: 1. Zbirka listin in dokumentov, ki imajo vrednost kot zgodovinsko gradivo. 2. Prostor(tudi informacijski sistem) ali stavba, kjer so shranjene listine in dokumenti (Jedlovčnik, 2014).

18. Digitalizacija – je strokovno tehnološko organizacijski postopek pretvarjanja vsebin in pojavne oblike dokumentov iz njegove fizične v digitalno obliko (Projektna skupina za ETZ 2.1 Arhiva RS, 2013).

19. Digitalizirano gradivo – je tisto gradivo, ki je izvorno nastalo v fizični obliki ali analogni obliki in je bilo pretvorjeno v digitalno obliko (Projektna skupina za ETZ 2.1 Arhiva RS, 2013).

20. Dolgoročna hramba – je po zakonu hramba gradiva v digitalno obliki za obdobje, daljše od petih let (Projektna skupina za ETZ 2.1 Arhiva RS, 2013).



Elektronska hramba in IKT v sistemih za upravljanje z dokumenti

Neposredna posledica intenzivnega uvajanja informacijske tehnologije, predvsem pa njena uporaba v sodobni družbi na vseh področjih, generira množico dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki se kreira v digitalni obliki (Cvelfar et al., 2010). To je tudi razlog za to, da so se v podjetjih postopoma začele pojavljati rešitve za upravljanje z dokumenti in njihovo hrambo v digitalni obliki.

Elektronska hramba gradiva postaja vse bolj pomembna. Ob hitrem razvoju informacijskih tehnologij se vse bolj povečuje zahteva po hitri dostopnosti do najrazličnejših dokumentov, ki so osnova za hitro in učinkovito sprejemanje odločitev. Hitrost sprejemanja odločitev, ki temeljijo na pravnih informacijah je ključnega pomena za uspešno poslovanje organizacij, bodisi so to javnopravne osebe ali gospodarske družbe (Hajtnik, 2011).

Elektronski dokumenti nastajajo neposredno z uporabo programske opreme ali s skeniranjem dokumentov na papirju. Hranimo jih v informacijskem sistemu za hrambo elektronskega gradiva v digitalni obliki oz. v elektronskem arhivu (Žumer, 2008).

Elektronsko arhiviranje obsega postopke prevzemanja arhivskega gradiva v digitalni obliki v pristojne arhive, njegovo strokovno obdelavo in varno hrambo ter omogočanje njegovega učinkovitega upravljanja in uporabe (ZVDAGA, 2006).

Ločimo dve vrsti gradiva, ki se hrani elektronsko:

- Gradivo, ki je nastalo v digitalni obliki in - gradivo, ki je nastalo v analogni obliki in je bilo kasneje skenirano ali

drugače pretvorjeno v digitalno obliko.

Ustvarjanje, zbiranje in vse večja uporaba elektronskih dokumentov odpirajo vprašanja, povezana z odločanjem oz. definiranjem kriterijev za odločanje o uvedbi učinkovitega načina elektronske hrambe ter samega vpliva kazalnikov(alternativ) odločanja o elektronski hrambi na poslovanje organizacij(Horjak in Kovačič, 2011). Spremembe pri zagotavljanju okolja za hrambo elektronskih dokumentov imajo globok učinek na organizacije in arhive, ki se srečujejo z izzivi hrambe v digitalnem okolju, kjer se celotna praksa odločanja prenaša v nov, digitalni svet. Čeprav je mogoče elektronsko hrambo opredeliti kot zadnjo fazo življenjskega cikla dokumenta(v kolikor ne gre v poznejše varno uničenje), lahko brez zadržkov zatrdimo, da gre za pomembnejši del celotnega življenjskega cikla (Novak, 2004).



Definicija elektronske hrambe

Elektronska hramba je hranjenje oziroma ohranjanje elektronskih zapisov s pomočjo informacijske tehnologije v standardizirani digitalni obliki, na magnetnih oziroma optičnih nosilcih(Čižman in Prusnik, 2010). Za varno dolgoročno hrambo elektronskih dokumentov je pomembno, da sta nosilec in oblika zapisa taka, da dolgoročno omogočata njihovo dostopnost, berljivost, uporabnost, prepisovanje, pošiljanje ter prenašanje na nove nosilce in v nove formate. Sočasno morajo ti nosilci in formati elektronskih zapisov zagotavljati nezbrisljivost, nespremenljivost, celovitost, verodostojnost in neokrnjenost vsebine, oblike podatkov in dokumentov.

Elektronska hramba predstavlja najpomembnejši del sistema za celovito upravljanje z dokumenti. Urejena hramba dokumentov, ki so v elektronski obliki že od svojega nastanka, bodisi so bili kasneje digitalizirani ter opravljanje z njimi, je glavni namen oziroma naloga elektronskega hrambe(Skrt, 2006). Poleg same hrambe dokumentov je naloga hrambnega sistema tudi zagotavljati nadzor in upravljati z vsemi fazami življenjskega cikla dokumentov ter zagotavljati visoko stopnjo varnosti in zanesljivosti delovanja sistema. Hrambne sisteme je mogoče nadgraditi še s sistemom za upravljanje dokumentov. Pri samem upravljanju hrambe je potrebno opredeliti tudi, kdo ima pravico dostopa do posameznega dokumenta, koliko časa se bo posamezen dokument hranil v hrambi in na kakšen način se bo kasneje izločil iz hrambe.

Prednosti elektronske hrambe

V zadnjih letih elektronska hramba hitro prehiteva klasični sistem arhiviranja, saj se dokumentacija v vedno večjem obsegu izmenjava v elektronski obliki in ne v fizični na papirju. Razlog temu je, da ima elektronska hramba številne prednosti pred klasično.

Organizacije začnejo največkrat premišljevati o uvedbi e-hrambe, ko jim začne primanjkovati prostora za arhiviranje papirnega gradiva. To pa ni edina prednost pred običajno hrambo dokumentacije. Pičman Štefančič in Štefančič (2003) sta le-te v grobem razdelila na tri področja:

- Zniževanje stroškov, kjer lahko ločimo posredne in neposredne koristi. Slednje izvirajo iz cenejše hrambe digitaliziranih dokumentov na računalniških medijih, kot je fizično hranjenje izvirnikov v primernih prostorih in njihovo vzdrževanje, ki zahteva veliko dela. Poleg tega se zmanjša tudi število dvojnikov in potreba po fotokopiranju. Posredno znižanje stroškov pa predstavlja enostavno iskanje in dostop ter zmanjšanje založenih, kot tudi izgubljenih dokumentov. Enostaven dostop do dokumentacije v realnem času na različnih lokacijah neposredno prek računalnika ali drugih naprav, je nedvomno največja prednost elektronskega arhiva, saj bistveno pohitri izvajanje delovnih procesov.

- Povečanje poslovne vrednosti, saj organizaciji omogoča lažje upravljanje z znanjem, v povezavi z informacijskim sistemom za podporo in avtomatizacijo delovnih procesov.



- Upravljanje s tveganji, saj se z elektronsko hrambo zmanjša nevarnost, da

se določen dokument izgubi in nastanejo izgube v primeru sodnih sporov ali neizpolnjenih zakonskih obveznosti.

Skrt(2006) v svojem članku omenja naslednje prednosti elektronske hrambe pred klasično:

- Popoln nadzor in sledljivost nad dokumenti (zagotovljena revizijska sled). - Odpravljeno je fotokopiranje in fizično dostavljanje dokumentov na

različne lokacije. - Omogočeno je enostavno prikazovanje in pregledovanje dokumentov. - Hkratni vpogled v dokument več osebam na različnih lokacijah. - Opravljanje z dokumenti je poenostavljeno, prav tako je iskanje hitro in

enostavno. - Omogočeno je varno arhiviranje velikih količin dokumentacije. - Določimo lahko več nivojev dostopa oziroma različne pravice uporabnikom. - Ne potrebujemo dodatnega prostora za shranjevanje dokumentacije. - Ker se digitalizirani dokumenti nahajajo na strežniku so preko spletnega

vmesnika dosegljivi kadarkoli in od koderkoli.

Slabosti elektronske hrambe

Kot smo ugotovili v prejšnjem poglavju ima elektronska hramba veliko prednosti pred klasičnim arhiviranjem, ima pa tudi določene slabosti, ki lahko dodobra zakomplicirajo izvajanje poslovnih procesov v podjetju.

Čeprav se strošek uvedbe elektronske hrambe povrne na dolgi rok, zna biti začetna investicija v programsko in strojno opremo zelo visoka, poleg tega pa elektronska hramba ni statična kot to velja za papirne arhive. Gre za dinamičen proces, saj je treba na arhiviranih elektronskih vsebinah ves čas izvajati postopke, s katerimi vzdržujemo njihovo veljavnost(Pukl, 2006). Če so papirni dokumenti tudi po nekaj desetih letih v arhivu popolnoma berljivi pa na žalost tega za elektronske dokumente ne moremo trditi. Zaradi omejene obstojnosti računalniških medijev in spreminjajočih se standardov, se pri elektronskem arhivu zahteva nenehna skrb in vzdrževanje (Skrt, 2006).

Dodatne pomanjkljivosti:

- Spreminjanje in zastarelost tehnologije, - fizična obstojnost nosilcev podatkov(okvara strojne opreme), - velika naložba v strojno in programsko opremo, - konstantno prilagajanje sistema novim zakonom in standardom, - migracije podatkov med različnimi generacijami informacijske tehnologije, - nenehno vzdrževanje, posodabljanje in skrb, - zaradi neupoštevanja notranjih pravil lahko pride do trajne izgube

podatkov, - računalniški virusi in teoretična možnost dostopa nepooblaščenim osebam, - problem dolgoročnega hranjenja elektronskih vsebin,



- dokumentacija lahko po daljšem času postane brez primerne programske in strojne opreme neuporabna,

- možnost nepravilnega indeksiranja dokumentov, - začetno usposabljanje osebja.

Pomanjkljivosti lahko s spremljanjem najsodobnejše zakonodaje in standardov ter doslednim upoštevanjem notranjih pravil minimaliziramo ali celo izničimo.

Tveganja pri uvedbi elektronske hrambe

Tveganje je možnost, da bo informacijski vir ogrožen zaradi svoje ranljivosti in da bo povzročena izguba ali škoda na njih. Tveganja so lahko sledeča (Projektna skupina za ETZ 2.0 Arhiva RS, 2011).

- Pravna in poslovna tveganja (tveganja, ki izvirajo iz notranje in zunanje organizacije, tveganja povezana s skladnostjo in predpisi itn.).

- Tveganja, povezana s človeškimi viri (usposobljenost osebja, namerna in nenamerna dejanja, pristojnosti in odgovornosti osebja itn.).

- Tveganja povezana z okoljem: o Netehnološka tveganja (požar, izlitje vode, potres, teroristični

napad itn), o tehnološka tveganja povezana z informacijsko tehnologijo.

- Druga tveganja povezana z informacijsko varnostjo in izvajanjem e-hrambe (upravljanje sprememb informacijske tehnologije sistemov itn.)



Proces elektronske hrambe

Na sliki 1 je prikazan proces elektronske hrambe (Jedlovčnik, 2014). Sestavlja ga deset korakov, ki jih bomo podrobneje opisali v nadaljevanju.

Slika 1: Proces elektronske hrambe (Jedlovčnik, 2014)



Postavitev pravil in podpornih sistemov

Na začetku mora banka na podlagi splošne strategije postaviti strategijo hrambe - politiko, ki obsega krovne usmeritve glede oblike gradiva in načina izvajanja hrambe. Sem spada tudi odločitev glede notranje organizacije – postavitev vlog, nalog in odgovornosti (Jedlovčnik, 2014).

V skladu s postavljenimi usmeritvami:

- Banka vzpostavi ciljne podporne sisteme – arhive(papirne, mikrofilmske, elektronske)

- Pripravi notranja pravila hrambe, ki poleg osrednjega pravilnika o hrambi vključujejo ostale interne akte, postopke, navodila in specifikacije, ki so povezana z ustvarjanjem, hrambo in uporabo dokumentarnega gradiva

Postavljena pravila je potrebno redno vzdrževati, periodično preverjati njihovo skladnost in konsistentnost z ostalimi notranjimi pravilniki, z regulativo na področju bančništva in z arhivsko zakonodajo ter jih po potrebi posodabljati. Razvoj novega podornega sistema za elektronsko hrambo gre z roko v roki s postavitvijo oziroma dograditvijo notranjih pravil.

Kontrola izvajanja

Da bi možnost potencialnih napak zmanjšali na minimum je potrebno upoštevati pravila. Ta so postavljena, da banka upravlja z dokumentacijo, skladno z zakonodajo in poslovnimi cilji ter zato, da vsi vpleteni v procesu delujejo medsebojno usklajeno. Brez kontrole pogosto pride do kršenja pravil (Jedlovčnik, 2014).

Kontrola izvajanja je obvezen del mehanizmov in mora biti opredeljena po notranjih pravilih:

- Ker je to eden od mehanizmov, ki zagotavlja, da se pravilno izvajajo, - ker je izvajanje redne kontrole eden od dokazov, da sistem pravilno

deluje.

Kontrola se mora izvajati redno(periodično) in v skladu z načrtom, temelječim na oceni tveganj:

- Izvaja jo lahko za to pooblaščena oseba(upravitelj hrambe), notranji nadzor(interna revizija), zunanji revizor ali kombinacija – odvisno od potreb, razpoložljivosti, znanj…

- O kontroli morajo biti pripravljena poročila in po potrebi predlagani ukrepi. - Vodstvo banke mora biti s poročilom seznanjeno, zagotoviti vire za

izvajanje ukrepov in spremljati izvajanje.



Ustvarjanje gradiva za predajo v hrambo

Skrb za hrambo se prične že takoj ob nastanku dokumentarnega gradiva. Kakovost in verodostojnost dokumentarnega gradiva v hrambi je odvisna od kakovosti in verodostojnosti ustvarjenega oz. prejetega gradiva. Gradivo v banki ustvarja/prejema praktično vsak zaposleni, pri tem pa morajo biti vzpostavljeni določeni standardi ali pravila, posebej pri kritičnem, občutljivem gradivu.

Tipični interni akti, ki postavljajo standarde ali predpisujejo način ustvarjanja in prejema gradiva v banki so (Jedlovčnik, 2014):

- Akti s področja varovanja informacij - varnostna klasifikacija (označevanje zaupnosti) in navodila za ravnanje z označeno dokumentacijo in podatki,

- akti o ravnanju z vhodno/izhodno pošto (klasično ali elektronsko), - interni akti glede načinov in oblik pisnega komuniciranja, - različna procesna in uporabniška navodila za uporabo računalniških

sistemov v katerih gradivo nastaja oziroma z njihovo pomočjo prejemamo ali pošiljamo gradivo.

Priprava gradiva na zajem in predajo v elektronsko hrambo

Ustvarjeno gradivo je potrebno za predajo v hrambo pripraviti, označiti z vsemi metapodatki, ki so potrebni za upravljanje gradiva in ga odložiti na odgovorno mesto. Pri sami pripravi se določi tudi pravice uporabnikom, ki imajo dostop do posameznega gradiva ter vrsta uporabe. Način priprave in označevanja gradiva je odvisen od oblike gradiva, možnosti sistema v katerem je bilo gradivo ustvarjeno ali prejeto in zahtev ciljnega arhiva.

Postopek priprave gradiva mora vsebovati evidentiranje, razvrščanje in dodeljevanje gradiva v reševanje (Projektna skupina za ETZ 2.1 Arhiva RS, 2013).

Evidentiranje gradiva

Z evidentiranjem gradiva formalno uvrstimo v sestav elektronskega upravljanja gradiva v informacijski sistem za upravljanje z dokumenti(ISUD). Pri tem nastaja evidenca, ki je lahko v elektronski obliki, ki jo lahko oblikujemo ročno ali pa jo ISUD oblikuje samodejno. Namen evidence je, da dokazuje obstoj gradiva, zagotavlja osnovne podatke o gradivu, pokaže mesto dokumenta v organizacijski sestavi in omogoča iskanje gradiva v organizacij.

Razvrščanje (klasificiranje) gradiva

Gradivo je možno razvrščati po njegovi vsebini, vrstah in oblikah ali z uporabo kombinacije teh načinov. Osnova za to je načrt razvrščanja gradiva(klasifikacijski načrt).Postopek razvrščanja mora biti v notranjih pravilih opredeljen na način, da bodo jasni odgovori na naslednja vprašanja:



- Kdo(katera delovna mesta) razvršča gradivo in kdo so odgovorne osebe(katera delovna mesta), ki skrbijo, da razvrščanje poteka v skladu z notranjimi pravili?

- Kdaj se gradivo razvršča? - Kaj je podlaga za razvrščanje gradiva?

Dodeljevanje gradiva v reševanje oz. dodeljevanje pravic, nalog in odgovornosti (signiranje)

S postopkom dodeljevanja gradiva v reševanje in s tem povezanih pravic, nalog in odgovornosti omogočimo dostop in ustrezna pooblastila pri uporabi dokumentarnega gradiva(branje, spreminjanje, brisanje itn.). Določena morajo biti delovna mesta za izvedbo posameznih nalog in ne posamezniki, ki jih zasedajo. Načrt znakov sestavi organizacija sama na podlagi internega akta o notranji organizaciji in sistematizaciji delovnih mest.

Rok hrambe je časovno obdobje hrambe elektronskega gradiva. Glede na to ločimo:

- Arhivsko gradivo, katero ima trajen pomen na znanost in kulturo ali pravno varnost države, njenih institucij in posameznikov,

- trajno gradivo, katero ima trajen pomen za organizacijo, pri kateri je nastalo ali pa ga je treba trajno hraniti, ker tako določajo zakonski predpisi,

- gradivo z omejenim rokom hrambe(2, 3, 5, 10 let ali več).

Roki hrambe morajo biti določeni v načrtu razvrščanja gradiva organizacije (klasifikacijskem načrtu).

Pretvorba v obliko za dolgoročno elektronsko hrambo

Gradivo se v arhivu lahko hrani v izvorni obliki t.j. v obliki v kateri je nastalo ali obliki za hrambo t.j. v obliki v katero ga pretvorimo, ko ga shranimo. S postopkom pretvorbe se gradivo iz izvorne oblike pretvori(digitalizira) v obliko za hrambo. Klasične so naslednje vrste pretvorb:

- S papirja v elektronsko obliko (skeniranje), - s papirja v mikrofilmsko obliko, - iz elektronske oblike v mikrofilmsko obliko in - iz elektronske oblike v novo elektronsko obliko, primerno za elektronsko

hrambo.

Digitalizacija dokumentov se začne z vsebinsko pripravo dokumentacije, pri kateri se dokumenti razdelijo na logično povezane vsebinske sklope. Dokumenti morajo biti pripravljeni za digitalizacijo v določenem zaporedju, saj lahko le v tem primeru zagotovimo optimalni indeksacijo (Skrt, 2006). Ko je to zagotovljeno se prične postopek skeniranja, katerega rezultat so grafične datoteke različnih formatov (tiff, jpg, pdf), ki jih z uporabo OCR (Optical Character Recognition) tehnologije za razpoznavanje posameznih znakov pretvorimo v podatke, ki se nahajajo v tekstovni obliki. Za tem sledijo procesi kontrole kvalitete,



kvalificiranja in indeksiranje in na koncu še elektronsko arhiviranje dokumentov (slika 2). Da je pretvorjeno gradivo enakovredno izvornemu, mora biti pretvorba narejena po postopku, ki zadostuje zahtevam, ki jih predpisuje zakon v poglavju o zanesljivi pretvorbi (ZVDAGA, 2006).

Slika 2: Digitalizacija dokumentov(Skrt, 2006)

V elektronsko hrambo lahko zajemamo naslednje dokumente:

- Vhodne dokumente, ki so v banko poslani s strani komitentov oziroma poslovnih partnerjev,

- notranje dokumente, namenjene posameznim poslovnim procesom v banki, - izhodne dokumente, ki se iz banke pošiljajo komitentom oziroma

poslovnim partnerjem, - nestrukturirane dokumente, slike, načrte itd.

Zajem elektronskega gradiva

Postopek zajema se prične z digitalizacijo dokumentacije, ki lahko izhaja iz notranjih ali zunanjih virov. Pri zajemu gradiva je potrebno zagotoviti, da se le-to pretvori pravilno. Če naj bo njegova hramba enakovredna hrambi izvirnega gradiva, mora zajeto gradivo zagotavljati in ohranjati vse učinke izvirnega gradiva (ZVDAGA, 2006).

Gradivo se zajame v obliki za elektronsko hrambo, kjer so vključeni gradivo in podatki o gradivu(metapodatki) ter se tako avtomatsko registrira(evidentira) v sistem. Zajem elektronskega gradiva mora vsebovati kontrole, da je zajeto in evidentirano vso gradivo(primerjava s specifikacijami, ki se pripravijo ob predaji in za tem povratna kontrola o uspešnosti). Pri elektronsko podpisanih in časovno žigosanih dokumentih je ob zajemu potrebno preveriti veljavnost podpisa oziroma žiga s čimer se izvede kontrola avtentičnosti zapisa ob vhodu. Ob izvajanju postopka zajema se morajo voditi zapisi revizijske sledi. Po zajemu jamstvo za avtentičnost in neoporečnost gradiva prevzame arhiv.



Dolgoročna e-hramba in zavarovanje hranjenega gradiva pred izgubo

Med osnovna načela e-hrambe je vključena zahteva po vzdrževanju celovitosti in avtentičnosti gradiva za celotno obdobje hrambe. Poseganje in spreminjanje elektronskega gradiva omejimo z ustreznimi organizacijskimi ukrepi na ravni upravljanja, uporabe in dostopa do informacijskih virov ter z uporabo ustreznih tehnoloških sredstev za vzdrževanje celovitosti ter avtentičnosti. Ti okrepi dopolnjujejo uporabo teh sredstev tako, da predpisujejo njihovo obliko in način uporabe (Projektna skupina za ETZ 2.1 Arhiva RS, 2013).Ta zagotovitev pomeni, da je dokumentacija shranjena z metapodatki, potrebnimi za opis konteksta njihovega nastanka in uporabe (da so ohranjene povezave med dokumenti in metapodatki) in da so dokumenti, njihovi metapodatki in informacije o odnosih med njimi lahko dostopni in uporabljeni s programsko opremo, ki deluje s pomočjo tehnologije, ki bo na razpolago kadarkoli v prihodnosti (International council on Archives, 2005).

Hramba mora zagotavljati (Jedlovčnik, 2014):

- Varovanje gradiva v hrambi (zaščita pred uničenjem, kompromitacijo in razkritjem informacij) obsega:

o Uporabo varnih prostorov in kakovost opreme, o upravljanje z uporabniki in pooblastili v skladu z zahtevami glede

zaupnosti gradiv, o izdelavo evidence o pristopih in uporabi gradiva(revizijske sledi), o redno izdelavo varnostnih kopij in zagotovitev varnostne lokacije, o uporabo mehanizmov za zagotavljanje nespremenljivosti gradiva v

e-hrambi(časovni žigosanje, kriptiranje…) o obnavljanje kontrolnih mehanizmov, k s časom izgubljajo svoje

učinke(časovnih žigov ali drugih šifriranih mehanizmov). - Zagotavljanje uporabnosti gradiva:

o Zagotavljanje ustreznega pregledovalnika za vse formate v katerih je gradivo shranjeno,

o pretvorba gradiv v nov format, ko/če je potrebno, o prenos na nove medije, uporaba nove strojne ali programske

opreme(v skladu z razvojem in potrebami). - Zagotovitev primernih odzivnih časov:

o Redno spremljanje zasedenosti arhiva in trenda gradiva ter po potrebi dograjevanje kapacitet.

- Priprava gradiva za prenos na nov sistem(drug arhiv), v kolikor je to potrebno.

Bistveni del elektronske hrambe je upravljanje z informacijsko tehnologijo.



Uporaba elektronske hrambe

Na zagotovitev uporabe elektronske hrambe lahko gledamo kot na končni cilj hrambe dokumentov, katere oblikujemo, obdržimo in hranimo, da bi jih naredili dostopne tistim, ki jih potrebujejo in so pooblaščeni, da do njih dostopajo in jih uporabljajo (International council on Archives, 2005).

Uporaba obsega:

- S pravicami uporabnika pogojeno iskanje gradiva po različnih kriterijih in na uporabniku prijazen način,

- vpogled v digitalno kopijo na ekranu , - izdelava kopij – tiskanje elektronskih kopij ali prenos le-teh na disk ali

prenosne medije in pošiljanje po (e-)pošti, - priprava in pošiljanje gradiva na zahtevo – posebna naročila glede obsega,

oblike, naslovnikov.

Za lažje iskanje in upravljanje s pravicami je dostop do dokumentov v e-arhivu lahko izveden preko aplikacijskih sistemov, na podlagi predhodne integracije.

Odbiranje in izročanje arhivskega e-gradiva ter sodelovanje s pristojnim arhivom

ZVDAGA določa, da morajo vse organizacije, katerih dokumentarno gradivo je bilo v skladu z navodili pristojnega arhiva spoznano za arhivsko, to gradivo tudi izročiti. Arhivsko gradivo v digitalni obliki se lahko izroča le v obliki za dolgoročno hrambo, v katerikoli drugi obliki pa le s soglasjem državnega arhiva.

Dokumentarno gradivo, ki ima praviloma vedno značaj arhivskega gradiva (Mrdavšič, 2014):

- Splošno o organizaciji (gradivo o ustanovitvi, spremembah, premoženjsko pravne zadeve itd.),

- splošni in drugi interni akti (statuti, pravilniki, poslovniki, pomembnejši sporazumi itd.),

- volitve, referendumi, imenovanja (določeni zapisniki, sklepi, odločbe), - plani, poročila, analize, - statistika(zbirna letna, srednjeročna in dolgoročna statistična poročila), - delovna razmerja, - investicije, razvoj, tehnologija, - finančno in komercialno poslovanje, - informacijsko dokumentacijska dejavnost, - društva, sindikati in druge organizacije (zapisniki, letni plani, poročila,

evidenca članov), - evidence(javne, uradne, interne, elektronske, knjige).



Izločanje in uničenje dokumentarnega gradiva

Izločamo tisto gradivo, katerega namen imamo uničiti. Uničenje je postopek odstranitve ali brisanja, tako da rekonstrukcija gradiva pozneje ni več mogoča. Le-to mora biti uničeno v skladu z opredeljenimi roki hrambe in zahtevanimi postopki glede varnosti. V skladu s predpisi mora izločanje in uničenje obsegati uničenje vseh kopij, vključno z varnostnimi, na vseh mestih, kjer so se hranile. Uničenje gradiva v digitalni obliki, kateremu je pretekel rok hrambe je lahko samodejno ali ročno, v obeh primerih pa na podlagi odločitve pristojne osebe.

Po priporočilu Združenja bank Slovenije(Jedlovčnik, 2014), naj bi se postopek uničenja izvajal periodično (po navadi letno) in mora predvideti naslednje korake:

- Priprava specifikacije, katerega namen je uničenje, ki ga mora potrditi lastnik dokumentarnega gradiva. Le-ta ima ob tem možnost podaljšanja roka hrambe.

- Izvedba uničenja. - Vodenje zapisov o uničenju, kateri obsegajo informacije o postopku

uničenja. Ti zapisi se hranijo trajno.

Redno uničevanje je potrebno zaradi zniževanja stroškov, večje odzivnosti sistemov, boljše preglednosti in v nekaterih primerih zaradi zakonskih zahtev (npr. Zakon o varstvu osebnih podatkov).

5. PRAVNE IN TEHNOLOŠKE ZAHTEVE Uvedba elektronske hrambe v organizaciji je dolgotrajen, zapleten proces in zahteva skrbno analizo, izvajanje ter nadzor. Pri vpeljavi je potrebno slediti nemalo zakonom, ki se navezujejo na področje elektronske hrambe – tako slovenskim kot mednarodnim. Zakonodaja na področju hrambe v Sloveniji je usklajena z evropsko in temelji na dobrih praksah. Področje elektronskega hrambe in arhiviranja pri nas ureja Zakon o varstvu arhivskega gradiva in arhivih (ZVDAGA). Gre za sistemski zakon, ki je bil potreben, da je bilo področje elektronskega poslovanja celovito zaokroženo. Istega leta je začela veljati tudi Uredba vlade o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki zakon dopolnjuje in skupaj z njim in še z nekaterimi drugimi tehničnimi priporočili in standardi (standardi ISO, modelom zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov MoReq itd.) sestavlja podlago za praktično ureditev elektronskega arhiviranja (Berčič, 2004). Uredba ureja delovanje ter notranja pravila oseb, ki hranijo dokumentarno oziroma arhivsko gradivo, hrambo tega gradiva v fizični in digitalni obliki, splošne pogoje, registracijo in akreditacijo opreme in storitev za digitalno hrambo in drugo. Enotne tehnološke zahteve RS pa podrobneje opredeljujejo tudi tehnološke pogoje digitalne hrambe. Po njihovem sprejetju je Arhiv RS začel izvajati tudi postopke akreditacije storitev in opreme za elektronsko arhiviranje.



Informacijska-komunikacijska tehnologija, ki omogoča elektronsko poslovanje in izmenjavo podatkov nenehno napreduje, zato se mora zakonodaja spreminjati, prilagajati ter s tem preprečevati nastanek pravnih praznin in nejasnosti. V naslednjem podpoglavju so zbrani relevantni predpisi, ki neposredno oz. posredno urejajo področje dolgotrajnega ohranjanja e-vsebin.

5.1. ZAKONODAJA IN UREDBE NA PODROČJU ELEKTRONSKEGA

ARHIVIRANJA

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA)

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju ZVDAGA) določa splošna načela hrambe in postavlja osnovne zahteve za celotno področje hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva. Sprejet je bil leta 2006 in je naslednik Zakona o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA-sprejet 1997) saj le-ta ni urejal področja varstva elektronskega in arhivskega gradiva, ki je zaradi tehnološkega razvoja informacijske tehnologijo postalo prevladujoče in izjemno pomembno. Uradni list RS (št. 30/2006) s podzakonskimi akti ureja pravno veljavnost elektronsko hranjenega gradiva(dokumentarnega in arhivskega) ter postavlja pravno ogrodje za zagotovitev učinkovite infrastrukture. Obsega določila o načinu in organizaciji hrambe dokumentarnega gradiva v elektronski obliki in arhivskega gradiva v elektronski in fizični (Jedlovčnik, 2014). Obseg ZVDAGA:

- Predpisuje način, organizacijo, infrastrukturo in izvedbo zajema. ter hrambe dokumentarnega gradiva v fizični in elektronski obliki

- Opredeljuje pogoje za pravno veljavnost dokumentarnega gradiva v elektronski obliki.

- Predpisuje posebne pogoje glede varstva arhivskega gradiva. - Opredeljuje naloge arhivov in javne arhivske službe in nadzor nad

izvajanjem. - Priprava zaposlenih na hrambo(organizacija dela, priprava, zajem in

kontrola izvajanja NP). - Ureja nadzor nad ponudniki storitev hrambe dokumentarnega gradiva ter

povezanih storitev. Osnovo za prehod na elektronsko hrambo predstavlja uvajanje ustreznih tehnoloških rešitev in uvedba organizacijskih ukrepov, ki opredeljujejo uporabo sistemskih rešitev za rokovanje z elektronsko hranjenim gradivom. Ključne zahteve zagotavljanja elektronske hrambe lahko strnemo v naslednja načela (ZVDAGA, 2006):



- Načelo ohranjanja dokumentarnega gradiva oziroma uporabnosti njegove vsebine.

o Ohranjanje izvirnega dokumentarnega gradiva ali uporabnosti vsebine tega gradiva. Hramba zajetega gradiva je zato enaka hrambi izvirnega dokumentarnega gradiva, v kolikor zagotavlja zajetemu gradivu vse učinke izvirnega gradiva.

- Načelo trajnosti o Zagotavljanje trajnosti gradiva oziroma trajnost reprodukcije njegove

vsebine. - Načelo celovitosti

o Zagotavljanje nespremenljivosti in integralnosti dokumentarnega gradiva oziroma reprodukcije njegove vsebine,

o zagotavljanje urejenosti dokumentarnega gradiva oziroma njegove vsebine,

o zagotavljanje dokazljivosti izvora dokumentarnega gradiva. - Načelo dostopnosti

o Dokumentarno gradivo oziroma reprodukcija njegove vsebine mora biti ves čas trajanja hrambe zavarovana pred izgubo ali okrnitvijo celovitosti.

o Zagotavljanje dostopnosti le pooblaščenim uporabnikom. - Načelo varstva kulturnega spomenika

o Arhivsko gradivo je kulturni spomenik in mora biti varovano kot takšno.

Januarja, leta 2014 je bil sprejet Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju ZVDAGA-A), ki je dopolnil dotedanjo ureditev varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki, kar je posledica tehnološkega razvoja in razvoja arhivistike. V delu, ki se nanaša na varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v fizični obliki, zakon ne prinaša bistvenih novosti, ampak samo dopolnjuje oziroma izboljšuje že obstoječ sistem. Razloga za sprejem novele sta(ZVDAGA-A, 2014):

- Dotedanja ureditev se je izkazala kot neustrezna, - popravek nejasnosti v zakonu in s tem izboljšanje njegovega

izvajanja. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG)

Ta uredba ureja delovanje in notranja pravila oseb, ki hranijo dokumentarno oziroma arhivsko gradivo, hrambo tega gradiva v fizični in digitalni obliki, splošne pogoje, registracijo in akreditacijo opreme in storitev za digitalno hrambo, odbiranje in izročanje arhivskega gradiva javnim arhivom (UVDAG, 2006). Prav tako ureja strokovno obdelavo in vodenje evidenc arhivskega gradiva, varstvo filmskega in zasebnega arhivskega gradiva, uporabo arhivskega gradiva v arhivih ter delo arhivske komisije.

Glede na ZVDAGA, UVDAG podrobneje opredeljuje naslednja vsebinska področja (Hajtnik, 2006):

- Delovanje in notranja pravila oseb, ki hranijo dokumentarno in arhivsko gradivo,

- pogoje za hrambo v fizični in digitalni obliki,



- splošne pogoje za registracijo in akreditacijo opreme in storitev za digitalno hrambo,

- odbiranje in izročanje arhivskega gradiva javnim arhivom, - strokovno obdelavo in vodenje evidenc arhivskega gradiva, - varstvo filmskega in zasebnega arhivskega gradiva, - uporaba arhivskega gradiva v arhivih ter delo arhivske komisije.

Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP)

Z njegovim sprejetjem leta 2000 so bili postavljeni temelji sodobnega elektronskega poslovanja. Le to zajema poslovanje v elektronski obliki z uporabo informacijski-komunikacijske tehnologije in uporabo elektronskega podpisa v pravnem prometu. Zakon zagotavlja enakovrednost elektronske oblike s papirno. V kolikor predpisi ne določajo drugače se določeni dokumenti, zapisi ali podatki lahko hranijo v elektronski obliki. ZEPEP vsebuje temeljna določila za pravno veljavo dokumentov v elektronski obliki in je podlaga za elektronsko hrambo. Pravna ureditev elektronskega poslovanja povzema, da ZEPEP temelji na sodobnih načelih:

- Načelo nediskriminacije elektronske oblike(papirna in elektronska oblika sta smiselno in pravno izenačeni),

- načelo odprtosti oz. tehnološke nevtralnosti(zakon ostaja splošen in zato uporaben za daljše časovno obdobje in tudi po prihodu novih tehnologij),

- načelo pogodbene svobode strank(strankam je omogočeno, da se stranke dogovorijo in svoja razmerja uredijo drugače),

- načelo varstva osebnih podatkov in varstva potrošnikov ter - načelo mednarodnega priznavanja(omogoča enostavno vključevanje

slovenskega v mednarodno gospodarstvo). Zaradi uskladitve slovenskega pravnega reda s pravnim redom EU, ki je bil pogoj za izpolnitev obveznosti Republike Slovenije, ki izhajajo iz evropskega sporazuma je bil leta 2004 sprejet Zakon o spremembah in dopolnitvah o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisovanju (v nadaljevanju ZEPEP-A).Razloge za dopolnitev zakona lahko v širšem pogledu razvrstimo v tri skupine:

- Uskladitev slovenskega pravnega reda s pravnim redom EU, - odprava nekaterih sistemskih in tehničnih pomanjkljivosti, na

katere je opozorila dosedanja praksa in uporaba zakona, - določitev pravne podlage za vzpostavitev oziroma vključitev

elektronskih potrdil na osebne in tudi druge identifikacijske dokumente.

Na pobudo za Zakon o dopolnitvi ZEPEP-A, ki jo je podala strokovna javnost, predvsem overitelji digitalnih potrdil in varnih časovnih žigov je bil leta 2014 sprejet Zakon o sprememba in dopolnitvi Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP-B). Temeljni namen sprejetega zakona je, da bo le-ta ustrezen razvojni stopnji elektronskega poslovanja, ki ji prav tako sled tudi snovanje nove evropske regulative v okviru Uredbe Evropskega parlamenta in Sveta o elektronski identifikaciji in skrbniških storitvah za elektronske transakcije na notranjem trgu.



Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje

Uredba podrobneje razčlenjuje vprašanja, ki jih zakon pušča odprte(npr. podrobnejšo vsebino notranjih pravil overiteljev, ki izdajajo kvalificirana potrdila, podrobnejše tehnične pogoje za elektronsko podpisovanje in preverjanje varnih elektronskih podpisov, časovno veljavnost kvalificiranih potrdil, uporabo varnih časovnih žigov itd.)(Berčič, 2004). Kot taka je uredba bolj tehnična in vezana na konkretno tehnologijo kot zakon, ki se trudi biti abstrakten in tehnološko nevtralen. Glede na to, da se pričakuje nadaljnje spremembe uredbe v prihodnosti, ki bo morala zaobiti nekatera nova vprašanja, kot so dolgoročno arhiviranje dokumentov ipd. Ta uredba določa(UVDAG, 2006):

- Merila, ki se uporabljajo za presojanje izpolnjevanja zahtev za delovanje overiteljev, ki izdajajo kvalificirana potrdila,

- podrobnejšo vsebino notranjih pravil overiteljev, ki izdajajo kvalificirana potrdila,

- podrobnejše tehnične pogoje za elektronsko podpisovanje in preverjanje varnih elektronskih podpisov,

- časovno veljavnost kvalificiranih potrdil, - podrobnejše pogoje glede uporabe varnih časovnih žigov, - vrsto in uporabo označbe akreditiranih overiteljev, - pogoje za elektronsko poslovanje v javni upravi.

Zakon o elektronskem poslovanju na trgu (ZEPT)

Zakon je bil sprejet leta 2006, njegov primarni cilj in namen pa je prenos direktive(2000/31/ES) evropskega parlamenta o nekaterih pravnih vidikih storitev informacijske družbe, zlasti elektronskega poslovanja na notranjem trgu v slovenski pravni red, česar sedanja ureditev in implementacija ZEPEP ne zagotavlja. »Zakon zlasti ureja vprašanja glede sedeža ponudnikov storitev informacijske družbe, komercialnih sporočil, elektronskih pogodb, odgovornosti posrednikov, kodeksov ravnanja na področju storitev informacijske družbe, izvensodnega reševanja sporov, sodnega varstva in sodelovanja med državami članicami«(ZEPT,2006). Pri vprašanjih elektronskega poslovanja, ki niso urejena s tem zakonom, se uporabljajo določbe zakona, ki ureja elektronsko poslovanje in elektronski podpis(ZEPEP). Leta 2009, je bil zakon dopolnjen z Zakonom o spremembah in dopolnitvah Zakona o elektronskem poslovanju na trgu(ZEPT-A).

Enotne tehnološke zahteve elektronske hrambe – ETZ

Na podlagi 91.člena ZVDAGA je državni arhiv sprejel enotne tehnološke zahteve, ki podrobneje opredelijo poslovne, organizacijske in tehnološke pogoje za izpolnjevanje tega zakona in na njegovi podlagi izdanih podzakonskih predpisov(ZVDAGA, 2006). Prvo verzija ETZ je Arhiv RS sprejel leta 2006, medtem ko je bila zaradi številnih sprememb dopolnjena, prenovljena verzija -ETZ 2.0 s poudarkom na področju filma, audio/video, uradnih evidenc, spletnih strani in e-pošte, izdana leta 2011.



So vezni člen med relativno nespremenjenimi načeli in pravili iz zakona in uredbe ter prakso, ki dnevno prinaša nove tehnološke rešitve. Podrobneje opredeljujejo poslovne, organizacijske in tehnološke pogoje za izpopolnjevanje ZVDAGA.

ETZ se nanašajo zgolj na posamezno področje uporabe. Gre predvsem za hrambo gradiva v večjih javnih zbirkah in registrih, ki zaradi svojega specifičnega načina delovanja ter že vpeljanih, preizkušenih tehnoloških in organizacijskih rešitev, ki niso primerne za splošnejšo uporabo, terjajo lastne, posebne enotne tehnološke zahteve pri izvajanju hrambe gradiva v elektronski obliki (Arhiv Republike Slovenije, 2006). Hramba dokumentarnega gradiva v vsaki izmed posameznih velikih javnih zbirk ali registrov je zato urejena v posebnih enotnih tehnoloških zahtevah, ki so prilagojena drugačnim potrebam takšnih subjektov.

V ETZ so opredeljeni vsi postopki za zajem, pretvorbo ter aktivno hrambo gradiva

Dokument enotnih tehnoloških zahtev je deljen na tri vsebinsko ločene dele:

1. Uvodna poglavja in priloge (splošno o hrambi, predstavitev dokumenta in priloge: oblike zapisa za dolgoročno hrambo in standardi).

2. ETZ za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (predpisuje zahteve, ki morajo biti opredeljene z notranjimi pravili posamezne organizacije).

3. Dodatne ETZ za ponudnike, strojno in programsko opremo ter storitve (opredeljuje dodatne zahteve za ponudnike, strojno in programsko opremo ter storitve; namenjene so uporabi pri akreditaciji)

Enotne tehnološke zahteve niso končna oblika in je nanje potrebno gledati kod dinamičen dokument, ki se bo spreminjal glede na napredek stroke in tehnologije (Hajtnik, 2008). Pri nastanku dokumenta ETZ, ki je celovito dinamičen, sodelujejo strokovnjaki z relativnih področij hrambe in drugi zainteresirani sodelavci.

Ostala zakonodaja, uredbe ter pravilniki na področju elektronskega arhiviranja

- Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur. L RS št. 77/2000, 2/2001, 86/2006),

- Uredba o spremembah in dopolnitvah uredbe o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur. L RS št. 2/2001),

- Pravilnik o odbiranju in izročanju javnega arhivskega gradiva (Ur. L RS, št. 59/99),

- Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 132/2006),

- Pravilnik o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva (Ur. L RS, št. 59/99),

- področni zakoni (Organizacija podjetij, davčna zakonodaja, računovodski standardi, obligacijska razmerja, pranje denarja, kazenski zakonik, zakon o bančništvu…) določajo roke hrambe in morebitne dodatne specifične pogoje za hrambo posameznih vrst dokumentarnega gradiva glede na področje, ki ga urejajo.



Zakonodaja, ki neposredno vpliva na uvedbo elektronske hrambe:

- MoReq – Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov, - Zakon o gospodarskih družbah (Ur. L RS, št. 30/93), - Zakon o davčnem postopku (Ur. L RS, št. 54/99), - Zakon o davku na dodano vrednost (Ur. L RS, št. 89/98, čistopis

97/2004), - Pravilnik o izvajanju zakona o davku na dodano vrednost (Ur. L RS, št.

17/2004), - tehnološka regulativa (standardi, smernice).

5.2. NOTRANJA PRAVILA V Sloveniji področje elektronske hrambe dokumentov urejajo specifični predpisi, ki smo jih obdelali v prejšnjem podpoglavju in določajo pogoje za njeno vzpostavitev prek natančno opisanih kriterijev vzpostavitve notranjih pravil. Le-ta so eden bistvenih elementov elektronske hrambe in v primerjavi s predpisi mnogih drugih držav sveta njena pozitivna posebnost (Dečman, 2007). Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA-A, 2014) v 18. členu navaja, da morajo vse javnopravne osebe , ki bodo zajemale ali hranile gradiva v digitalni obliki obvezno podpisati in sprejeti notranja pravila po skladu s tem zakonom(interni pravni akt).Ta se navadno pripravljajo vzporedno z implementacijo e-hrambe in morajo biti pripravljena tako, da se lahko izvajajo. Notranja pravila običajno sestavlja več medsebojno povezanih dokumentov ter opisujejo glavne dele posameznega procesa (npr. zajem gradiva oz. podatkov, pretvorbo, preverjanja, uničenje itd.). Pravila opredeljujejo dokumentacijo, ki mora pri tem nastajati(npr. evidence o zajemu, evidence napak,…) in določajo odgovorne osebe za izvedbo posameznega procesa ter s tem omogočajo učinkovit nadzor nad pravilnim izvajanjem postopkov (Škofljanec in Hajtnik, 2008). Gospodarska družba, ki dokumentarno gradivo digitalizira in hrani v elektronskem arhivu, se lahko odloči da bo pravno veljavnost teh dokumentov zagotovila s potrditvijo notranjih pravil pri Arhivu RS in upoštevanjem zakonodaje, kar ji omogoča brezskrbno uničenje izvirnikov(Žumer, 2008). Ustrezno zapisan pravni akt notranjih pravil, ki ga potrdi državni arhiv, zagotavlja subjektom formalnopravno veljavnost dokumentov pred sodiščem na podlagi samega zakona , brez potrebe po dodatnem dokazovanju enakosti izvirnikov(ZVDAGA, 2006). V praksi to pomeni, da javna ali zasebna organizacija veljavnost in dokazno vrednost, to je presojanje enakosti izvirnih dokumentov na podlagi zakona, za dokumente v elektronski obliki veže na dokaz, da sta bila zajem in hramba opravljena v sladu s potrjenimi notranjimi pravili pri državnem arhivu (Horjak in Kovačič, 2011). Zakon dopušča tudi možnost, da se organizacije lotijo elektronske hrambe dokumentacije tudi brez potrjenih notranjih pravil, brez akreditiranega arhiva in po svojem sistemu dela vendar imajo v tem primeru organizacije na sodišču precej



več dela z dokazovanjem pravilnosti delovanja celotnega postopka, ki mora biti skladen z zahtevami iz ZVDAGA(Gaberc in Rožman, 2008). Notranja pravila so sestavljena iz več internih aktov. Interni akti, ki praviloma sestavljajo notranja pravila so naslednji:

- Akti na področju arhiviranja (hrambe): pravilniki in navodila o arhiviranju in o pisarniškem poslovanju, ki opisujejo kako ima banka urejeno gradivo s katerim posluje, kako ga označuje, prejema in oddaja, kako ga hrani (v pisarni, v centralnih arhivih), kakšni so postopki za predajo v centralni arhiv, za uporabo…

- Akti na področju splošne organizacije: krovni akti, ki opisujejo organizacijo bank, sistematizacijo – opis del in nalog.

- Akti na področju upravljanja s človeškimi viri: Pomembni so akti, ki opisujejo postopek »nabave« človeških virov, kontrola znanj, dodeljevanje pravic in opreme pri nastopu/zaključku dela.

- Akti na področju razvoja (informacijskih sistemov): metodologija razvoja (obvezni koraki) s kontrolnimi točkami(priprava zahtev, priprava načrta, izvedba, test, produkcija). E-arhiv, kot podporni sistem se izbere/razvije, potem pa se v arhiv oddaja dokumentacija po sklopih (vrstah dokumentov, oddelkih,…) in vsak tak sklop predstavlja svoj »mini« razvoj.

- Akti na področju upravljanja IT so pomembni iz dveh razlogov: o Gradivo, ki je izvorno v e-obliki nastaja v IT sistemih o E-arhiv je računalniški sistem, ki se upravlja v okviru IT (org.

enote) in teče na IT infrastrukturi. Pomembni do akti o nabavi IT opreme, o upravljanju produkcijskega okolja(namestitev nove, programske in strojne, opreme in redno vzdrževanje, redno spremljanje statusov, politika in postopki varnostne hrambe(backup), upravljanje z incidenti, izdelava zapisov o delovanju sistemov(obvezne evidence) in avtomatskih revizijskih sledi.

- Akti pripravljeni v zvezi z varovanjem informacij (ISO/IEC 27001:2013) ali splošnim vodenjem kakovosti (ISO 9000 serija).

- Akti na področju nadzor poslovanja: Akti vezani na splošni nadzor poslovanja in kontrole računalniških sistemov.

- Akti s področja upravljanja z izločenimi dejavnostmi (outsourcing), v primeru, da e-hrambo za družbo opravlja zunanji ponudnik storitev.

5.3. MEDNARODNI STANDARDI, PRIPOROČILA IN SMERNICE

Slovenija je ena redkih držav, ki ima sistemski zakon o elektronskem arhiviranju. Druge države ostajajo na ravni dobrih praks in priporočil stroke (npr. evropski standard MoReq) in od organizacij v zvezi z elektronskim arhiviranjem ne zahtevajo nobene posebne dodatne aktivnosti(npr. pisanje notranjih pravil in njihovo potrjevanje pred uradnimi organi), ki ni predpisana že s pravili stroke (Berčič, 2008). Razlika med Slovenijo in tujino je torej v tem, da imajo slovenska



podjetja mnogo več dela in opravka z administracijo(svojo in državno), v kolikor želijo vzpostaviti elektronski arhiv.

Mednarodni model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov - MoReq

Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov(ang. Model Requirements for the Management of Electronic Records,v nadaljevanju MoReq) so razvili leta 2001 z namenom razvoja modela specifikacij funkcionalnih zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov. Oblikovali so ga strokovnjaki iz različnih evropskih držav, vendar ne le za uporabo zgolj v EU ampak tudi v vseh državah, v katerih se pojavljajo potrebe po sistemih za opravljanje elektronskih dokumentov, informacij. Moreq določa funkcionalne zahteve za upravljanje elektronskih dokumentov in vsebuje model medsebojnih povezav osnutkov zadev, zapisov idr. Model je primeren za elektronske kot tudi za kombinirane zadeve(tj. zadeve, ki vsebujejo elektronske dokumente in dokumente v papirni obliki). MoReq vsebuje tudi splošen model metapodatkov za upravljanje dokumentov.

MoReq je splošna modularna(prilagodljiva) specifikacija, kar pomeni, da lahko dodajamo funkcionalnosti glede na posamično okoliščino ali jih po potrebi odstranimo pri izbirnih možnostih iz MoReq-a. Upoštevane so tudi druge potrebe, kot so elektronski podpis, digitalna hramba in kombinirane zadeve(MoReq, 2001).

ISO/IEC 15489:2001 – Standard za opravljanje z dokumenti

Standard za opravljanje z dokumenti ISO/IEC 15489:2001 (ang. ISO/IEC 15489:2001, Information and documentation – Records management) je mednarodni standard za upravljanje dokumentacije v gospodarskih družbah, podjetjih, zavodih in organih javne uprave. Leta 2005 ga je slovenski inštitut za standardizacijo razglasil za slovenski nacionalni standard.

Seznam ostalih standardov in priporočil na področju elektronske hrambe (ETZ 2.1, 2013):

Sistemi vodenja kakovosti

- ISO/IEC 9001, Quality management systems – Requirements.

Informacijska varnost

- ISO/IEC 27001:2013, Information technology – Security techniques – Specification for an Information Security Management System.

- ISO/IEC 27002:2013, Information technology – Security techniques – Code of Practice for Information Security Management.

- ISO/IEC 27005:2011, Information technology – Security techniques – Information security risk management.

- ISO/IEC 18043:2006, Information technology – Security techniques – Selection, deployment and operations of intrusion detection systems.

- ISO/IEC TR 18044:2004, Information technology – Security techniques – Information Security incident management.

Elektronski podpisi



- IETF: Cryptographic Message Syntax (CMS), RFC 5652.

- W3C: XML Signature Syntax and Processing, Second Edition (XMLDSig) – zadnja različica

- IETF: CMS Advanced Electronic Signatures (CAdES), RFC 5126.

- ETSI: CMS Advanced Electronic Signatures (CAdES) TS 101 733 V 1.7.4: Elektronski podpisi in infrastruktura (ESI) – Formati elektronskega podpisa.

- W3C: XML Advanced Electronic Signatures (XAdES) – zadnja različica

- ETSI: XML Advanced Electronic Signatures ETSI TS 101 903 ver. 1.4.1.

- CWA: General guidelines for Electronic Signature Verification, CWA 14171:2009.

- IETF: Internet X.509 Public Key Infrastructure Time-Stamp Protocol (TSP), RFC 3161.

- IETF: Evidence Record Syntax (ERS), RFC 4998.

Upravljanje dokumentov, hramba dokumentarnega in arhivskega gradiva ter sorodni standardi

- ISO/IEC15489:2001, Information and documentation – Records management (vsi deli).

SIST ISO 15489-1:2005, Informatika in dokumentacija – Upravljanje zapisov – 1. del: Splošno.

SIST-TP ISO/TR 15489-2:2005, Informatika in dokumentacija – Upravljanje zapisov – 2. del: Smernice.

Standardi za ravnanje s storitvami IT

- ISO/IEC 20000, Information technology – Service management, vsi deli.

Drugi standardi

- Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) Version 4.1 Information Technology Infrastructure Library (ITIL)

- ISO 14721, OAIS standard (Space data and information transfer systems – Open archival information system – Reference model).

Priporočila

- MoReq2 specification: Requirements for the management of electronic records, Update and extension, 2008. CECA-CEE-CEE, Bruxelles - Luxembourg, 2008.

- MoReq2010: Modular Requirements for Records Systems. 2010 & 2011 DLM Forum Foundation.



5.4. TEHNOLOŠKE REŠITVE ZA ZAGOTAVLJANJE VERODOSTOJNOSTI

Stopnja uvedbe elektronskega poslovanja je odvisna od zaupanja in varnosti storitev.

Elektronski zapisi oziroma dokumenti so zaradi svoje elektronske narave podvrženi spremembam v življenjskem ciklu na takšen način, da teh sprememb brez ustrezne tehnologije ni mogoče zaznati. Ker je ena izmed temeljnih funkcij varnih arhivov ščititi vsebine pred spremembami, mora varen arhiv zagotoviti vse potrebne mehanizme, ki zagotavljajo celovitost objektov tudi čez daljša časovna obdobja (Setcce, 2003). Varen arhiv mora zato vsebovati programsko funkcijo elektronskega podpisovanja(na osnovi kvalificiranega potrdila) in sicer na takšen način, da je elektronsko podpisan vsak objekt, ki je vstavljen v arhiv, ne glede na to, ali objekt vsebuje še druge varnostne atribute(podpise).

Splošne kategorije virov so podatki, informacije pri prenosu in hranjenju, strojna in programska oprema, uporabniki in odnosi med njimi ter dokumentacija o postopkih strojne in programske opreme v sistemu ali omrežju (Jerman Blažič et al., 2001).

Pomemben del zagotavljanja hrambe dokumentov v elektronski obliki predstavlja načelo celovitosti, verodostojnosti (ZVDAGA, 2006) dokumentarnega gradiva, ki je obravnavano v nadaljevanju. Predstavljeni so ustrezni aktualni tehnološki prijemi za demonstracijo celovitosti in verodostojnosti hranjenega gradiva za poljubna časovna obdobja.

Kriptologija

Ljudje so si že od nekdaj želeli varne komunikacije, a so se zavedali, da se njihova sporočila prenašajo po nezanesljivih kanalih. Čeprav so se skozi stoletja načini prenašanja informacij zelo spremenili je osnovni problem ostal isti-to je kako preprečiti, da bi podatke prestregla tretja oseba. S tem se ukvarja znanstvena veda, ki ji pravimo kriptologija.

Kriptologija je veda o tajnosti, šifriranju, zakrivanju sporočil(kriptografija) in o razkrivanju šifriranih podatkov(kriptoanaliza). V osnovi gre za to, da sporočilo po nekem postopku(algoritmu, metodi) spremenimo v kriptirano sporočilo, pri tem uporabimo določene vrednosti za parametre v algoritmu, ki jim rečemo ključ. Sogovornika se morata torej dogovoriti o algoritmu in ključu, da si lahko pošiljata šifrirana sporočila(SI-CA, 1996).

Da bodo storitve, ki se vršijo po elektronski poti, enako ali bolj varne kot storitve, ki se opravljajo na klasičen način moramo zagotoviti varnostne mehanizme, ki nam bodo omogočali doseganje naslednjih varnostnih zahtev(Jerman Blažič, 2001):

- Overjanje - nedvoumna identifikacija uporabnika ali strežnika oziroma aplikacije, do katere uporabnik dostopa.

- Zaupnost – zaupnost povezave med uporabnikom in strežnikom, ter hkrati zaščita izmenjanih podatkov.



- Celovitost – nespremenjenost izmenjanih podatkov. - Nadzor, kontrola dostopa – avtorizacija, preprečiti dostop nepooblaščenih

oseb ter določiti pogoje za dostop. - Preprečevanje zanikanja, zanikanja – nezmožnost zanikanja izvora podatkov. - Razpoložljivost – storitve e-poslovanja morajo biti vedno na voljo.

Glede na smernost šifrirnega postopka ločimo:

- Simetrično šifriranje (dvosmerno šifriranje) in - asimetrično šifriranje(enosmerno šifriranje), šifriranje javnega ključa.

Pomanjkljivost simetričnega komuniciranja je v tem, da morata imata oba uporabnika, ki komunicirata med seboj, isti ključ za šifriranje in varovanje komunikacijske povezave. Težava je v tem, da ključa ni mogoče dostaviti po komunikacijski poti, temveč na «varen« način (npr. z USB ključem), ki ga fizično dostavimo. Omenjeni problem rešuje asimetrična kriptografija, ki jo označujemo tudi s terminom kriptografija javnega ključa. V tem primeru imamo opravka s parom ključev – javnim in zasebnim. Slednji je javen in lahko dostopen vsakomur, medtem ko mora biti zasebni ključ tajen in skrbno varovan. Poleg tega veljajo tudi druga pravila, ki zagotavljajo varno delovanje asimetričnega šifriranja: z javnim ključem podatke samo šifriramo, ne moremo pa jih dešifrirati. Na tak način rešuje kriptografija javnega ključa problem dostave le-tega(Hölbl, 2014).

Prstni odtis

Temeljno vlogo pri demonstraciji celovitosti elektronskega gradiva ima t.i. prstni odtis. Z uporabo matematičnih oz. zgoščevalnih algoritmov, ki delujejo po principu izgube informacij, je za poljubno dolg podatkovni niz ustvarjena navidezna vrednost(vedno enake dolžine), ki jo označujemo kot izvleček oziroma prstni odtis (ang. hash value, fingerprint). Zgoščevalni algoritmi delujejo po principu unikatnosti prstnih odtisov, saj pomeni že najmanjša sprememba vhodnega podatkovnega niza popolnoma drugačno vrednost prstnega odtisa. Spremembo podatkov preverimo s primerjavo izvornega prstnega odtisa, izračunanega na osnovi prejetih podatkov-v času preverjanja celovitosti. Halas in Jerman Blažič (2011) kot glavno pomanjkljivost vidita v uporabi zgoščevalnih metod za njihovo izdelavo, saj te temeljijo na javnih algoritmih, zaradi česar je manipulacija s podatki dokaj enostavna. Brez uporabe revizijskih sledi ali dodatne zaščite izvornega prstnega odtisa je poseg nad izvornimi podatki nemogoče odkriti in na ta način ugotoviti verodostojnost prsnega odtisa.

Glede na to, da prstni odtis ne ustreza najsodobnejšim varnostnim standardom dandanes za zagotavljanje avtentičnosti in celovitosti podatkov uporabljamo digitalne podpise in časovne žige, ki temeljijo na principu kriptografske zaščite prstnih odtisov, s čimer omejimo poseganje v izvorno ustvarjeno vrednost prstnega odtisa.



Digitalni (elektronski) podpis

Elektronske zapise, ki so predmet arhiviranja, pogosto spremljajo elektronski podpisi. Le-ti so, kot jih opredeljuje Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu – ZEPEP, niz podatkov v elektronski obliki, ki so vsebovani, dodani ali logično povezani z drugimi podatki (npr. z elektronskim dokumentom) ter so namenjeni preverjanju prisotnosti teh podatkov in identifikaciji podpisnika(Digitalni podpis, 2015). Naloga digitalnega podpisa ni varovanje pred vpogledi, temveč pred nepooblaščenim spreminjanjem.

Digitalno podpisovanje deluje po principu uporabe kombinacije različnih kriptografskih algoritmov, ki izvorne podatke obdelajo na način, da lahko prejemnik z ustreznimi elektronskimi sredstvi preveri avtentičnost ter celovitost izvornih podatkov. V ta namen je bila razvita asimetrična kriptografija, kjer zastopa par šifriranih ključev. Prvi je zasebni, s katerim sporočilo šifriramo, drugi pa javni, s katerim sporočilo dešifriramo (Halas in Jerman Blažič, 2011). Zaradi optimizacije temelji digitalno podpisovanje na šifriranju prstnega odtisa dokumenta, sicer bi bil postopek prepočasen. Prejemnik digitalno podpisanega dokumenta mora zato ponovno ustvariti prstni odtis in ga primerjati s prejetim prstnim odtisom., ki je del digitalnega potrdila. Pred tem mora dešifrirati prejeti prstni odtis z javnim ključem pošiljatelja. V primeru, da se prstna odtisa ujemata, lahko sklepamo, da je podpis pravilen in ga je ustvaril imetnik digitalnega potrdila ter, da so podatki nespremenjeni.

Elektronski podpis mora izpolnjevati naslednje zahteve (ZEPEP)::

- Da je povezan izključno s podpisnikom, - da je iz njega mogoče zanesljivo ugotoviti podpisnika, - da je ustvarjen s sredstvi za varno elektronsko podpisovanje, ki so

izključno pod podpisnikovim nadzorom, - da je poveza s podatki, na katere se nanaša, tako, da je opazna vsaka

kasnejša sprememba teh podatkov ali povezave z njimi.

Digitalna potrdila (certifikati)

Temeljni podatek pri uporabi kriptografskih funkcij je lastništvo javnega ter zasebnega ključa. Če želimo vzpostaviti transparentno infrastrukturo, katere uporabniki ne bodo imeli težav z izmenjavo kriptografskih elementov, je potrebno določiti univerzalni sistem povezovanja identitet z varnostnimi parametri. To nalogo danes opravljajo digitalna potrdila (Jerman Blažič, 2004).

Digitalno potrdilo lahko nadomesti konvencionalne načine identifikacije z dokumenti, kot so osebna izkaznica, potni list in podobno, katerega namen je zagotavljanje varnega in legitimnega elektronskega poslovanja. Izdajajo jih overitelji. Kvalificirana digitalna potrdila podpirajo varen elektronski podpis, ki je enakovreden lastnoročnemu podpisu, kot je določeno v 15. členu Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu – ZEPEP (E-uprava, 2015). Digitalno potrdilo je računalniški zapis, ki vsebuje podatke o imetniku (ime, priimek, enolična številka…) in njegov javni ključ, poleg tega pa še podatke o overitelju digitalnega potrdila ter obdobje veljavnosti le-tega. Digitalna potrdila za pravne osebe pa vsebujejo še naziv podjetja, kjer je imetnik potrdila zaposlen.



Zapis je digitalno podpisan z zasebnim ključem izdajatelja potrdila, da se ga ne da ponarediti.

Digitalna potrdila omogočajo:

- Šifriranje podatkov (zagotavljanje varnosti) in - digitalno podpisovanje (alternativa lastnoročnemu podpisu).

Digitalni podpis enoznačno določa identiteto imetnika. Imetnik digitalnega potrdila ne more zatajiti, da je poslal elektronske podatke oz. dokumente. Elektronsko sporočilo je celovito – brez avtorizacije ni mogoče spremeniti nobenega dokumenta.

V Sloveniji imamo štiri kvalificirane izdajatelje digitalnih potrdil (overiteljev):

- Ministrstvo za javno upravo RS, - Halcom Informatika d.o.o., - Pošta Slovenije d.d. in - Nova Ljubljanska banka d.d.

Časovni žig

Časovni žig je šifriran datum in čas elektronskega podpisovanja.

Postopek časovnega žigosanja:

1. Strežniku TSA(Time-Stamp Protocol, overitelj časovnih žigov) posredujemo »povzetek«(hash) dokumenta, ki ga generira zgostitvena funkcija. Povzetek je niz fiksne dolžine (običajno 160 bitov).

2. Strežnik povzetku doda še časovni žig in vse skupaj kriptira(podpiše) s svojim zasebnim ključem (SIGEN-CA, 2015). Na ta način je zagotovljeno, da je elektronski dokument obstajal pred časom v časovnem žigu. Možno je tudi preveriti ali se od časa žigosanja dokument ni spremenil.

Časovno žigosanje TSA deluje kot spletna storitev, kar pomeni, da si aplikacija in strežnik za časovno overjanje izmenjujeta zahtevke v XML po protokolu SOAP prek http oziroma https. Časovni strežnik deluje v zaščitenem okolju po strogo določenih postopkih in je časovno sinhroniziran s svetovnimi časovnimi strežniki. Natančen časovni vir predstavljajo samostojne atomske ure ali atomske ure uporabljene za druge namene (GPS, telekomunikacijsko omrežje).

Podobno vlogo kot nepristranska priča za običajne dokumente ima izdajatelj časovnih žigov za elektronske dokumente.



TLS protokol

TLS(Transport Layer Security) je standardizirana verzija SSL(Secure Socket Layer) protokola, ki je bil razvit za izmenjavo zasebnih dokumentov preko povezav skozi nevarna omrežja(npr. internet). TLS protokol, ki je bil predstavljen leta 1999, uporablja šifriranje katero temelji na kombinaciji asimetričnih in simetričnih postopkov ter uporablja pretočni ali blokovni način šifriranja. TLS imajo vgrajeni vsi danes prisotni brskalniki in zaradi tega je najbolj razširjen protokol za varno komuniciranje.

TLS protokol je standardiziran ter tako v splošnem zagotavlja komunikacijo različnih proizvajalcev, ki jim ni potrebno poznati natančne implementacije protokolov na drugi strani(Oblak, 2015).

Komunikacija preko protokola TLS vključuje (CARNet, 2015):

1. Dogovor o načinu šifriranja (ang. cipher site), 2. avtentifikacija(strežnik se mora prepričati, da je uporabnik zares tisti za

katerega se pretvarja). Temelj te avtentifikacije je v izmenjavi javnih in privatnih ključev.

3. Izmenjava informacij, vezanih na ključ - izmenjava naključno izbrane vrednosti in posebne PMS(ang. Pre-Master Secret) vrednosti.

4. Izmenjava podatkov.

Revizijska sled

Uporabniki bank se vse pogosteje sprašujejo ali so njihovi podatki varni. Včasih te odgovore želimo zaradi sebe ali svojih strank, včasih pa moramo z njimi postreči revizorjem, ki pričakujejo, da znamo dokazati transparentnost in točnost poslovanja. V zadnjem času je vsaka revizija povezana z revidiranjem informacijskega sistema oziroma revidiranjem računalniškega obravnavanja podatkov (Oblak, 2015). Bistvena naloga arhiva, tako klasičnega kot elektronskega, je v ohranjanju vsebine dokumentov (podatkov in informacij), ki morajo biti dostopni, razumljivi ter na voljo ciljnim skupinam uporabnikov. Hkrati mora arhiv zagotavljati tudi dolgoročno nespremenljivost in verodostojnost vseh zapisov za celoten čas hrambe. Brez revizijske sledi predstojnik ne more zagotavljati, da je sistem notranjih kontrol ustrezen kot to zahteva zakonodaja, saj ne moremo ugotoviti, kdaj je do incidenta prišlo, kdo je bil udeležen in kaj se je dogajalo.

Revizijska sled je podroben dokumentiran popis kateregakoli procesa od sprožitve pobude začetka procesa do njegovega zaključka (Trojar, 2010). V primeru operacij omogoča sledljivost in vidni pregled nad celotnim procesom izvedbe ter omogoči projektnim partnerjem, da zadostijo potrebam nadzora in revidiranja, ko s shranjenimi dokumenti dokazujejo potek izvajanja operacije ter pravilnost in celovitost evidenc.

Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov (MoReq, 2001) navaja, da so to podatki o transakcijah in drugih aktivnostih, katere so vplivale na entitete oziroma so jih spremenile.



Namen revizijske sledi:

- Zagotavljanje natančnosti in nepotvorljivosti podatkov, - dokumentira okolja v katerem so transakcije nastale, - predstavi zgodovinsko zaporedje transakcij o dogodku.

Najpogostejše pravno izhodišče za vzpostavitev sistema upravljanja identitet, dostopnih pravic, dostopov in revizijskih sledi o dostopih je Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1). Zakon omenja, da mora organizacija, ki upravlja zbirke(registre, evidence) osebnih podatkov, z ustreznimi organizacijskimi tehničnimi(strojnimi) in logično tehničnimi (programskimi) postopki in ukrepi zavarovanja osebnih podatkov pravico dostopa in obdelave podatkov omejiti na posameznike, ki podatke obdelujejo in uporabljajo v okviru izvajanja svojih delovnih nalog (Poberaj, 2015).

Format PDF/A

Splošne zahteve za oblike zapisa za dolgoročno hrambo gradiva so določene v UVDAG, kot najpogostejši zapisi(v nadaljevanju formati) za besedilne in mešane dokumente pa so primerni W3C XML (ISO 8879), ODF (ISO/IEC 26300:2006) in PDF/A (ISO 19005). Vsi omenjeni formati imajo tako dobre kot tudi slabe lastnosti, zato jih je potrebno pred izbiro za konkreten namen hrambe poznati ter uskladiti z lastnimi zahtevami in dolgoročnim tveganjem v zvezi s temi lastnostmi. Glede na to,da je s slovenskimi predpisi(ETZ) priporočen format za hrambo PDF/A bomo pri končnem predlogu predlagali le-tega in ga opisali v nadaljevanju.

Formati ki so primerni za dolgoročno hrambo besedilnih in mešanih morajo izpolnjevati določene kriterije, katere sta Folk in Barkstrom(2003) razdelila v šest glavnih kategorij:

- Enostavna dolgoročna hramba (kompaktnost, možnost združevanja več objektov v eno datoteko, velikost),

- enostavno dostopanje do hranjenih dokumentov(preprosto razvrščane, učinkovitost),

- uporabnost(razširjenost, razpoložljivost, enostavna uporaba…), - Oomogočanje formalizacije podatkov(sledljivost izvora, natančne

definicije, uporaba citiranja…), - zagotavljanje celovitosti podatkov(verifikacija izvora, odkrivanje

poškodb datoteke, popravljanje poškodovane datoteke) in - vzdrževanje in trajnost (dolgoročno vzdrževanje, primeren za različne

tehnologije hrambe, stabilnost, odprtokodnost,…).

Klasična oblika zapisa PDF (Portable Document Format) se je pojavila leta 1990 in je zaradi vpletenosti v področje založništva, brezplačnega programa za branje dokumentov (Adobe Reader) in možnosti za uporabo programa na različnih platformah (Windows, Linux ipd.) še vedno široko uporabljena v vsem svetu (Hajtnik, 2012). Format PDF v osnovi ni primerna oblika zapisa za arhiviranje, saj lahko vsebuje kodirano vsebino, druge vstavljene zapise ali datoteke in ni nujno samozadostna. Dokumenti v tem formatu namreč lahko vključujejo na primer pisavo (font) ali sliko, ki ni vključena v dokument, medtem ko so pri formatu PDF/A te možnosti odstranjene.



Standard PDF/A (družina standardov ISO 19005) je standardizirana verzija oblike PDF od katerega se razlikuje v tem, da so odstranjene značilnosti, ki so neprimerne za dolgoročno hrambo. Standard PDF/A ne določa strategije hrambe ali ciljev sistema digitalne hrambe, identificira pa »profil« za digitalne dokumente, ki zagotavlja, da so dokumenti lahko za ves čas njegove hrambe reproducirani vedno na natančno enak način (Hajtnik, 2012). Ključni element reprodukcije je zahteva, da so PDF/A dokumenti 100-odstotno neodvisni. Vse informacije, ki so potrebne za prikaz dokumentov vedno na enak način, morajo biti vgrajene v datoteko. Dokument PDF/A ne sme biti odvisen od podatkov iz zunanjih virov(npr. hiperpovezav in fontov programa).

5.5. PODPISNE TABLICE

Vse več podjetij se trudi, da bi poslovala zeleno in eden izmed najlažjih načinov pri zmanjševanju količine fizične dokumentacije je uvedba elektronskih podpisnih tablic.

Leta 2011 je bil s sprejetjem odločbe Arhiva RS izpolnjen temeljni predpogoj za prestop iz fizičnega v izključno digitalni svet, saj se s pomočjo tablice izdela izvirnik pravno podprtega dokumenta v elektronski obliki. Podpis z uporabo podpisne tablice omogoča zapis biometričnih podatkov in je v elektronski obliki enakovreden lastnoročnemu podpisu ter ima enako veljavnost in dokazno vrednost kot lastnoročni podpis, če so postopki zajema, podpisovanja in hrambe tako podpisanega dokumenta skladni z notranjimi pravili organizacije, potrjenimi v skladu s predpisom, ki ureja varstvo arhivskega in dokumentarnega gradiva. Elektronsko podpisovanje dokumentov omogoča brezpapirno poslovanje in neposredno vpliva na skrajšanje izvajanja poslovnih procesov v organizaciji.

Lastnoročni elektronski podpis je zajet v procesu nastajanja posameznega dokumenta in se kreira s kombinacijo kvalificiranega digitalnega potrdila na strani hranitelja dokumenta in lastnoročnega podpisa stranke. V tem primeru le-te ne potrebujejo svojega digitalnega potrdila in programske ali strojne opreme saj zadostuje že lastnoročni podpis. Ta se na varen način prenese v predhodno pripravljen elektronski dokument, ki se tudi digitalno podpiše. S tem se zagotovi, da dokumenta ni mogoče naknadno spremeniti, ne da bi bilo to vidno. Tako ustvarjeni dokumenti so v formatu PDF/A, kar je ena izmed zakonskih zahtev za dolgoročno elektronsko hrambo.

Prednosti:

- Uvedba brezpapirnih procesov ter s tem lažje urejanje in opravljanje z dokumenti,

- odpravi se postopek tiskanja in skeniranja in indeksiranja dokumentov, - ukine se papirni arhiv ter s tem pridobitev na prostoru, - pohitritev poslovnih procesov, - znižanje števila napak in odprava izgubljene dokumentacije, - zmanjšanje obremenjevanja okolja.



5.6. VAREN ELEKTRONSKI SISTEM

Varen elektronski arhiv predstavlja skupek informacijskih tehnologij, katere so konfigurirane in povezane na način, da omogočajo varno hranjenje elektronskih zapisov ter pripadajočih atributov in podpisov (Setcce, 2003). Za hranjenje elektronske dokumentacije, ki jo spremljajo varnostni atributi (elektronski podpisi) je potrebno zagotoviti dodatne arhivske funkcije. V arhiv vneseno elektronsko podpisano dokumentacijo je potrebno validirati in časovno žigosati. Časovno žigosanje se lahko izvaja zgolj nad elektronskimi podpisi, v kolikor se ti že sami po sebi ne nanašajo na celoten digitalni objekt ali nad celotnimi elektronskimi zapisi. Poleg časovnega žigosanja se mora zagotoviti hranjenje vseh komplementiranih podatkov o pripadajočem elektronskem podpisu (digitalno potrdilo, verigo potrdil itd.) za kasnejšo validacijo oziroma dokazovanje veljavnosti žigov.

5.7. PRIMERI DOBRIH PRAKS

Zavarovalnica Triglav

V Zavarovalnici Triglav si že vrsto let prizadevajo za odpravo papirnih dokumentov in v tej smeri so izpeljali že kar nekaj projektov. Med drugimi so pripravili projekte, kot so e-dokumenti(sistem, ki pripravi dokumente v zapisu PDF/A. kjer je izvirnik v digitalni obliki) (Sušnik, 2012).

Zavarovalnica je uporabo elektronskega podpisa umestila v poslovni informacijski sistem zavarovalnice, kot del napredne storitve za sklepanje zavarovanj. Elektronsko sklepanje zavarovalnih pogodb zavarovalnici zagotavlja optimizacijo poslovnih procesov, operativno in materialno stroškovno optimizacijo ter vpliva na dvig kakovosti poslovanja. Zavarovalne police tako ostanejo izključno v elektronski obliki, pri čemer so v zavarovalnici izračunali, da na leto prihranijo približno 140 tisoč evrov že samo zaradi odprave izpisov na papir, pri tem pa porabo papirja zmanjša za okoli 18 ton. Naložba v storitev elektronskega podpisovanja in arhiviranja se je zavarovalnici povrnila v devetih mesecih (Realnost in konkurenčna prednost, 2012).

Simobil

V Simobilu letno »pridelajo« več sto tisoč strani naročniške dokumentacije (pogodbe, aneksi ipd.). Ko so v letu 2007 delali analizo prodajnega procesa so ugotovili, da je ta predolg. To je tudi največji razlog, da pri tem operaterju težijo k temu, da imajo brezpapirno poslovanje, kar pomeni, da so v papirni obliki le tisti dokumenti, ki so zakonsko predpisani. Prodajni proces je bilo potrebno nadgraditi z rešitvijo, ki na eni strani ne bi bistveno spremenila samega procesa ali uporabniške izkušnje prodajalcev, na drugi strani pa je morala omogočiti strankam izbiro(pogodba v elektronski ali fizični obliki). Kot odgovor temu, se je Simobil odločil za implementacijo rešitve elektronskega lastnoročnega podpisa v obstoječi CRM sistem. Na strani podpisnega mesta je nameščen dodatek za spletni brskalnik,



ki je sposoben zajeti lastnoročni podpis. Naloga slednjega je zagotavljanje dokumentov v PDF/A formatu, umeščanje lastnoročnega podpisa v dokument, varno elektronsko podpisovanje ter posredovanje dokumentov v elektronski hrambni sistem podjetja. Po uvedbi rešitve se sam proces ni spremenil in ostaja enako transparenten. Časovni prihranki so veliki, veliko pa podjetje prihrani pri stroških digitalizacije dokumentov, stroških hrambe in pošiljanja pogodb iz prodajnih mest v centralo. Glavna učinka projekta uvedbe lastnoročnega elektronskega poslovanja in elektronske hrambe sta zagotovo ta, da je poslovanje bolj prijazno do uporabnika, prodajalci pa imajo več časa za stranko(Sušnik, 2009 in Hvala, 2011).

Četudi prodajalec vpiše podatke v aplikacijo mora natisniti dokumente v ustreznem številu kopij in kupec mora potem vse te dokumente podpisati. V Simobilu so se zato odločili, da prenovijo prodajni proces in uvedejo elektronski lastnoročni podpis, ki je za uporabnika veliko bolj prijazen. Pred tem je prodajni proces zahteval, da se je morala stranka velikokrat podpisati, podpisati pa se je moral tudi prodajalec. Celoten proces je zato trajal kar nekaj časa, porabilo pa se je veliko papirja. Občasno je prišlo tudi do tega, da podatki na papirju niso bili več berljivi ali se je kak dokument založil, kar je povzročalo dodatne težave.

Tušmobil

Medtem, ko so rešitve za elektronsko podpisovanje med prvimi začeli uporabljati domači mobilni operaterji, ki so rešitev elektronskega lastnoročnega podpisa namestili v svoja poslovna okolja, so pri Tušmobilu ubrali drugačno pot. Odločili so se za poslovni najem storitve iz oblaka, saj jim je le-ta omogočala hitrejšo implementacijo in jim danes omogoča večjo prilagodljivost. Družba je rešitev e-podpisovanja in e-hrambe implementirala v le štirih tednih na sto podpisnih mestih – tako v družbi Tušmobil kot njenih pogodbenih partnerjih. Za omenjeno rešitev so se pri Tušmobilu odločili zaradi zagotavljanja kar največjega zadovoljstva uporabnikov in optimizacije poslovnih procesov, povezanih s papirnimi dokumenti. Tušmobilove stranke lahko tako na podpisnih mestih elektronsko podpišejo kar 30 različnih dokumentov. Za ta ekološki način poslovanja se je v prvih treh mesecih odločilo kar 85 odstotkov vseh strank(E-podpisovanje kot storitev, 2013).

Mobitel

Mobitel d.d. je največji slovenski ponudnik mobilne telefonije, ki ima preko milijon uporabnikov. Družba je prijazna do uporabnikov storitev, ter vedno zagotavlja najkakovostnejše storitve, zato posebno pozornost posveča upravljanju s prodajnimi in postprodajnimi procesi. Osnovno za urejanje naročniških razmerij predstavlja napreden informacijski sistem, ki ga družba Mobitel razvija ter vzdržuje sama. Družba je v letu 2008 identificirala možnost optimizacije prodajnih procesov in procesov povezanih z urejanjem naročniških razmerij na osnovi vpeljave elektronskega poslovanja z naročniki. Dotedanji procesi, ki so temeljili na urejanju naročniških razmerij prek tiskanih pogodb in aneksov so nadomestile elektronske različice dokumentov, ki jih naročniki sklepajo na vseh prodajnih mestih. Družba Mobitel je elektronsko podpisovanje uvedla vzporedno z



nadgradnjo sistemov za upravljanje s predlogami elektronskih naročniških obrazcev, zajem naročil in izdelavo naročniških dokumentov v elektronski obliki. V prvem koraku so bili digitalizirani obstoječi naročniški obrazci za pripravo pogodb in aneksov ter vzpostavljena povezava s sistemom elektronskega podpisovanja. Po vpeljavi rešitve elektronskega poslovanja lahko uporabniki Mobitelovih storitev na osnovi vpeljane rešitve sklepajo pogodbe in anekse na vseh prodajnih mestih popolnoma elektronsko. Podpisnik dokumenta z uporabo elektronskega peresa potrdi pogodbo ali aneks, ta pa se po zaključku procesa posreduje v elektronsko hrambo dokumentov ter preko elektronske pošte tudi naročniku storitev. Storitev elektronskega sklepanja naročniškega pogodbenega razmerja je hitra, učinkovita, varna in v celoti zakonsko skladna(Petrović Žargi, 2015).



6. MODELIRANJE POSLOVNIH PROCESOV V KONKRETNI BANKI

6.1. NAČIN PRIKAZA PROCESOV

Prvotno idejo, da bi kot način prikaza uporabili BPMN, smo po nasvetu odgovornih v konkretni banki opustili. Razlog je bil pomanjkanje izkušenj s to diagramsko tehniko in s tem povezano nelagodje, da bi bili diagrami formalno in vsebinsko nepopolni. Zato smo uporabili izključno diagram poteka. Diagram poteka opisuje način, kako se izvajajo aktivnosti. Jasno prikaže korake, ki se izvedejo, da se opravi neka naloga. Te glavne korake imenujemo aktivnosti. Pravokotniki predstavljajo aktivnosti, puščice, ki povezujejo pravokotnike pa predstavljajo smer pretoka informacij ali povezave med aktivnostmi. V pravokotnike vpišemo tekst, ki opisuje aktivnosti, ki se izvajajo. Simboli so različne oblike in vsak predstavlja različen tip aktivnosti. Primer znakov (simbolov) v diagramu poteka aktivnosti po standardu ANSI/ISO 5807:1985 prikazuje slika 3.

Znak: Pomen znaka:

Začetek / Zaključek

aktivnosti

Aktivnost

Odločitev

Arhiv

Pomen znaka:Znak:

Vhod v / Izhod iz

aktivnost / i

A, B,

...

Prekinitev diagrama

in nadaljevanje v

"A, B, ..."

Nadaljevanje

diagram "A, B, ..."

A, B,

...

Slika 3: Primer simbolov v diagramu poteka procesov(ANSI/ISO 5807:1985)

Poleg predstavljenih znakov se po potrebi, za podrobnejšo opredelitev procesa, uporabljajo še drugi znaki, a najbolje je uporabljati samo osnovne, ki so razširjeni povsod, da se izognemo zmedi.

Pri opisu procesa z diagramom poteka lahko uporabimo tabelaričen prikaz (slika 4).



KDO?(nosilec)

KAJ?(aktivnost)

KAKO?(dokument)

KOMU?(prejemnik)

Slika 4: Primer tabelaričnega prikaza diagrama toka podatkov

Obrazec ima štiri stolpce, v katere vpisujemo opise posameznih aktivnosti in druge podatke. Razlaga posameznega stolpca (Potkonjak, 2010):

- 1. stolpec je namenjen za vpis nosilca (lastnik procesa), ki je zadolžen za izvajanje aktivnosti.

- 2. stolpec je namenjen za opis aktivnosti, ki jo izvaja nosilec oziroma je zadolžen zanjo.

- 3. stolpec je namenjen za vpis tehnološke rešitve (kako?) potrebne za izvajanje aktivnosti (dokument, …).

- 4. stolpec je namenjen za vpis prejemnika rezultata prejšnje aktivnosti (izhod obravnavanega procesa tvori vhod v naslednji proces). Ko je prejemnik prejel rezultat prejšnjega procesa ga vpišemo v 1. stolpec, v 2. stolpec vpišemo aktivnost za katero je zadolžen itd. Do konca poteka diagrama pridemo takrat ko smo z opisom prišli do želenega rezultata našega procesa.

Koraki definiranja procesa

- Zberemo podatke o operacijah v procesu (makroposnetek).

- Določimo meje procesa, ki bo prikazan z diagramom poteka.

- Uporabimo preproste simbole (za vsako operacijo svojega).

- Zagotovimo, da ima vsaka procesna operacija en sam izhod. Če jih je več, uporabimo kretnico (simbol za odločitev).

- Zagotovimo, da imajo vse povratne zanke izhod.

- Analiziramo dokumentiran proces in ga primerjamo z dejanskim.



6.2. PROCES »OPREDELJEVANJE KREDITNE POLITIKE«

Vodstvo banke poskrbi za usposabljanje odgovornega osebja za dodeljevanje kredita strankam ter opredeli potrebne informacije o kreditu za trg-razpis, ki naj bi bile v klasični (brošure, reklamni letaki) in v elektronski obliki (spletna stran banke). Vodstvo banke prav tako opredeli in določi kreditno politiko, v okviru katere se določi:

- Vrsta kredita (potrošniški, stanovanjski, avtomobilski in podobno), - Postopek in navodila za odobritev kredita, kot so:

o Obrestna mera, o odplačilna doba, o višina kredita glede na zmožnost odplačevanja kreditojemalca, o zavarovanje kredita (zavarovalna premija, poroštvo, zastava

nepremičnin…), o stroški, o pogoji (npr. redna zaposlitev za nedoločen oz. določen čas, v

podjetju, ki ni v stečajnem postopku).

6.3. PROCES »POVPRAŠEVANJE PO KREDITU«

Bančno ponudbo sestavlja seznam produktov, ki jih banka trenutno trži. Potencialni uporabniki (v nadaljevanju: kreditojemalec) se lahko seznani oziroma pridobi informacije o kreditu na bančnem okencu, po telefonu preko kreditnega referenta, preko elektronske pošte in preko spletne strani banke. Pri vzpostavitvi kontakta s kreditnim referentom, slednji poda vse potrebne informacije o kreditu in opravi naslednje aktivnosti:

- Svetovanje / Ponudba – informativni izračun o Kreditni referent glede na potrebe kreditojemalca sestavi najbolj

primerno ponudbo in pripravi informativni izračun, kjer so zapisani vsi potrebni podatki kot jih določa Zakon o potrošniških kreditih.

- Seznanitev kreditojemalca o potrebni kreditni dokumentaciji o Kreditni referent seznani kreditojemalca z vrsto dokumentacije, ki

jo potrebuje pri oddaji vloge za pridobitev kredita. - Pridobivanje informacij o kreditojemalcu:

o Neposredno od kreditojemalca(osebni podatki, podatki o zaposlitvi…),

o javno dostopni podatki (GVIN, AJPES, ZKI), o pridobitev podatkov iz javnih zbirk SISBON, o iz dokumentacije, ki jo predloži stranka. o V primeru, da je kreditojemalec obstoječi komitent, podatke

preveri in po potrebi izpiše iz aplikacije (zaledje, TRR, kreditno/depozitni modul).

Na sliki 5 je prikazana povezava med obstoječima procesoma »Opredeljevanje kreditne politike« in »Povpraševanje po kreditu«



P

OV

PR

AŠ

EV

AN

JE

PO

KR

ED

ITU

KR

ED

ITN

A P

OL

ITIK

A

KDO?(nosilec)

KAJ?(aktivnost)

KAKO?(dokument)

KOMU?(prejemnik)

Začetek

Kreditojemalec

Zahtevek za kredit NE

Zanimanje za kredit(posvetovanje in poizvedovanje o dodatnih

informacijah)

Ali je vsa potrebna kreditna

dokumentacija na razpolago

- Obisk v banki

- Klasično – telefon

- Elektronsko – elektronska pošta

Kreditni referent

Posredovanje dodatih informacij- svetovanje / ponudba – inform. izračun

- seznanitev kreditojemalca o potrebni

kreditni dokumentaciji

Kreditni referent

Ko

nec

Kreditojemalec

NE

Kreditojemalec

NE

- Izročitev zahtevanih dokumetov

- Pregled zahtevane dokumetacije


DA

Opredelitev kreditne politike (vrsta kredita, postopek in navodila za

odobritev kredita, …)

Vodstvo banke- Postopki

- Navodila

Vodje odgovorih področjih

za dodelitev kredita

Usposabljanje odgovornega osebja za

dodeljevanje kredita strankam

Odgovorne osebe za

dodeljevanje kredita

strankam

Vodstvo banke

- Postopki

- Navodila

- Izobraževanje

- Klasično v obliki brošue

- Elektronsko – spletna stran banke

Opredelitev informacij o kreditu za trg

- razpis

Potencialni uporabniki

(V nadaljevanju:

kreditojemalec)

Vodstvo banke

- Obisk v banki



Kreditni referent

Kreditni referent

Kreditni referent

D

A

DA

Zbiranje dokumentacije ter

(potrebnih) podatkov o kreditojemalcu

- neposredno od kreditojemalca,

- javno dostopni podatki (AJPES, ZKI, ...)

- podatki iz javnih zbirk SISBON,

- ...

Kreditni referent

Kreditojemalec

Zahteva za dopolnitev dokumentacije

Dopolnitev dokumentacijeKreditojemalec

Kreditni referent KreditojemalecZahtevana dokumentacija

DA

Slika 5: Povezava med obstoječima procesoma »Opredeljevanje kreditne politike« in »Povpraševanje po kreditu« .



6.4. PROCES »ANALIZIRANJE KREDITNE SPOSOBNOSTI«

Pregled kreditne sposobnosti

Kreditni referent na podlagi kreditne dokumentacije in zbranih podatkov o kreditojemalcu oceni kreditno sposobnost in zmožnost odplačevanja kredita. Praviloma se kreditna sposobnost ugotavlja na podlagi osebnega prejemka kreditojemalca, izjemoma se lahko upoštevajo tudi drugi viri (najemnina, renta), vendar le, če so ti redni in dokazljivi.

Zavarovanje in ocena tveganja

Kreditni referent na podlagi kreditne sposobnosti ovrednoti vrsto oziroma obliko zavarovanja:

- Po pogojih zavarovalnice, - po pogojih zavarovanja kreditojemalca, - zavarovanje z depozitom, - zavarovanje z vrednostnimi papirji(pridobitev mnenja s strani službe

upravljanja s tveganji), - zavarovanje s hipoteko(v primeru morebitnih plomb, vknjiženih stvarnih

bremen ali neurejenega vpisa v zemljiško knjigo je potrebno predhodno pridobiti informacijo s strani pravne službe o možnostih zavarovanja s to nepremičnino).

Dokumentacija – kompletiranje kreditne vloge, priprava predloga

Kreditni referent:

- Kompletira kreditno vlogo, - evidentira kredit in zavarovanje v aplikacijo, - pripravi predlog za obravnavo kreditne vloge, - izpiše kreditne pogodbe in ostale priloge(UIP, trajnik).

Vodja poslovne enote opravi kontrolo:

- Kreditne dokumentacije, - ocene kreditne sposobnosti, - vnosa kredita in zavarovanja.

Po opravljeni kontroli se povabi kreditojemalca na podpis dokumentacije, nato se kreditna mapa s predlogom posreduje v presojo/obravnavo na kreditni odbor oziroma kreditno komisijo.

Krediti zavarovani s hipoteko ali krediti, ki niso v skladu s pogoji zavarovalnice ali v skladu s pravili banke se v aplikacijo evidentirajo po potrditvi s strani naložbene koordinacije. Model obstoječega procesa »Analiziranje kreditne sposobnosti« je prikazan na sliki 6.



AN

AL

IZA

KDO?(nosilec)

KAJ?(aktivnost)

KAKO?(dokument)

KOMU?(prejemnik)

Posredovanje kreditne mape s

predlogom na presojo / obravnavo

A

Pregled kreditne sposobnosti- Kreditna dokumentacija

- Zbrani podatki o kreditojemalcuKreditni referent

Kreditno sposoben NE

DA

Kreditni referent

DA

Pravna služba

Pravna služba

Kreditna sposobnostKreditni referent

Kreditni referent Kompletiranje kreditne vloge in

priprava predloga kreditne pogodbe

- Kreditna vloga

- Evident. kredita in zavarov. v aplikacijo

- Predlog za obravnavo kreditne vloge

- Izpis kreditne pogodbe in ostalih prilog

Vodja poslovne enote (v

nadaljevanju: Vodja PE

Kontrola predhodih aktivnostiVodja PE

- Kreditna dokumentacija,

- Ocena kreditne sposobnosti,

- Vnos kredita in

- Oblika zavarovanja

Vabilo kreditojemalcu na podpis

dokumentacijeKreditojemalec

Kreditni referent

Kreditni referent

- Klasično po pošti

- Telefonsko


Podpis dokumentacijeKreditojemalecNE

DA

Kreditna mapa s predlogom

Kreditni referent

Kreditni referent Kreditni referent na sedežu

banke

Odpiranje/dopolnjevanje zahteve v

sistemu

Odpiraje kreditne mape

(vložitev dokumentov v mapo)

- Elektronsko Računalniški sistem

- Kreditna mapa

Kreditni referent

Kreditni referent

B

Ovrednotenje vrste oziroma oblike

zavarovanjaKreditni referent Kreditna sposobnost

Ali je potrebno predhodno

pridobiti mnenje s strani

pravne službe

Izdelava mnenja pravne službe

Kreditni referent

Mnenje v pisni obliki Kreditni referent

Ustreza NE

Ustreza

DA

NE

Kreditni referent NE

C

NE

DA

NE

D

Slika 6: Model obstoječega procesa »Analiziranje kreditne sposobnosti.



6.5. PROCES »OBRAVNAVANJE ODOBRITVE POSLA«

Pred obravnavo referent na sedežu banke, za potrebo koordinacije na kreditnem odboru oziroma kreditni komisiji preveri ali je kreditni predlog v skladu s pogoji zavarovalnice oz s pogoji banke (Pravilnik o potrošniških kreditih). Na sliki 7 je prikazan model obstoječega procesa »Obravnavanje odobritve posla«.

V primeru odobritve:

- Podpis predloga s strani članov kreditnega odbora oziroma kreditne komisije in s strani predstavnika uprave,

- kreditna mapa se posreduje v zaledno službo.

V primeru zavrnitve:

- Kreditna mapa se posreduje v enoto, kjer se izločijo dokumenti, ki so last kreditojemalca (originalne plačilne liste, originalni pokojninski odrezki,…), ostalo dokumentacijo pa se posreduje v arhiviranje na sedež banke.

- Kreditni referent pisno obvesti kreditojemalca o zavrnitvi.



PR

ES

OJ

A /

OB

RA

VN

AV

A

KDO?(nosilec)

KAJ?(aktivnost)

KAKO?(dokument)

KOMU?(prejemnik)

Zaledna služba

C

- Kreditni odbor

- Kreditna komisija

Kreditni referent na sedežu

banke

- Kreditna mapa s predlogom

- Pravilnik o PK

(pogoji zavarova. oz. pravila hranilnice)

Ali je kreditni predlog v

skladu z zahtevamiG

NE

DA

- Kreditni odbor

- Kreditna komisijaOdobritev kredita

DA - Kreditna mapa s predlogom

- Pravilnik o PK

NE

Podpis predloga Člsni:

- kreditnega odbora

- kreditne pogodbe s strani uprave

Predlog pogodbe

Dostava kredite mape v

poslovno enoto

Kr. referent na sedežu banke

Članii:

- kreditnega odbora

- kred. pogod. s strani uprave

Klasičo (pošta, kurir)Kreditni referent na sedežu

banke

Poslovna enota

(kreditni referent v PE)

Obvestilo kreditojemalca

o zavrnitvi in vrnitev

dokumentov

Kreditni referent v PE- Pisno obvestilo

- Dokumenti last kreditojemalca

Dostava kreditne mape v

zaledno službo Kreditna mapa

Kreditojemalec

Kreditni referent v PE

Konec

F

Referent v zaledni službi

Shranjevanje kreditne

mapeKreditna mapa Arhiv v zaledni službiReferent v zaledni službi

D

B

Presoja ustreznosti dokumentacijeKreditni referent na sedežu

banke

Presoja izpolnjevanja zahtev - Kreditni odbor

- Kreditna komisija


- Pravilnik o PK


Slika 7: Model obstoječega procesa »Obravnavanje odobritve posla«.



6.6. PROCES »OBDELOVANJE POSLA«

Avtorizacija

Kredit odobren na kreditnem odboru oziroma kreditni komisiji:

- Prvi referent v zaledni službi na podlagi kreditnega odbora preveri: o Potrditev predloga o vnos kredita v aplikacijo(obrestna mera, znesek, doba, vnos

stroškov,…), o podpise na pogodbah in ostalih prilogah.

V kolikor so pogoji izpolnjeni, se kredit avtorizira.

Izplačilo

Kredit odobren na kreditnem odboru oziroma kreditni komisiji:

- Prvi referent v zaledni službi: o Preveri excelovo specifikacijo in morebitna potrdila o stanju

obveznosti, o v aplikaciji uredi prenos v plačilni promet.

- Drugi referent v zaledni službi: o Potrdi prenos v plačilni promet oziroma avtorizira izplačilo.

Arhiviranje

Po izplačilu kredita je potrebno kreditno mapo arhivirati. Pred tem pa referent v zaledni službi:

- Pošlje delodajalcu v izvajanje UIP(upravno izplačilne prepovedi) ali samo obvestilo o odplačevanju mesečnih obveznosti preko trajnega naloga,

- kreditojemalcu in morebitnim drugim pogodbenim strankam pošlje kreditno pogodbo in ostalo dokumentacijo (originalne plačilne liste, originalne pokojninske odrezke,…),

- kreditno mapo arhivira in pospravi v arhivsko omaro.

Na sliki 8 je prikazan model obstoječega procesa »Obdelovanje posla«.



OB

DE

LA

VA

PO

SL

A

KDO?(nosilec)

KAJ?(aktivnost)

KAKO?(dokument)

KOMU?(prejemnik)

F

Potrdi prenos v plačilni promet oz.

avtorizira izplačilo

UstrezaNE

Konec

Preverjanje:

- potrditev Predloga

- Vnos kredita v aplikacijo


- podpise na pogodbah in ostalih

prilogah

- Aplikacija (OM, znesek, doba, vnos

stroškov, vnos dohodka, ...)

Ali so vsi pogoji izpolnjeni NE

DA


Avtorizacija kredita

- preveri excelovo specifikacijo in

morebitna potrdila o stanju obveznosti

- v aplikaciji uredi prenos v plačilni

promet (PP)

G



Drugi referent v zaledni službi

Drugi referent v zaledni

službi

Pregled / podpis

Pregled specifikacije in potrdil

Pregled / podpis

Klasični arhiv



Referent v zaledni službi KreditojemalecIzplačilo kredita

- Dostava delodajalcu v izvajanje UIP ali

samo obvestilo o odplačevanju mesečnih

obveznosti preko trajnega naloga

- kreditojemalcu in morebitnim drugim

pogodbenim strankam pošlje kreditno

pogodbo in ostalo dokumentacijo

- Kredit

- Kreditni dokumenti


- Kreditni dokumenti

Arhiv kreditne mape Kreditni dokumenti

- Delodajalec

- Kreditojemalec



DA

Slika 8: Model obstoječega procesa »Obdelovanje posla«.



6.7. ČASOVNI PRIKAZ PRIDOBIVANJA KREDITA

Pretok dokumentacije pri trenutnem načinu lahko traja tudi do sedem dni. Na sliki 9 je prikazan časovni diagram, ki prikazuje vse udeležence, ki se pojavljajo v procesu pridobivanja kredita. Poleg tveganja za izgubo dokumentov je potrebno upoštevati tudi stroške, ki nastajajo pri pošiljanju iz poslovne enote v matično enoto in obratno (prvi dan: kreditni referent-pravna služba in peti dan: kreditni referent-kreditni referent na sedežu banke).

Slika 9: Prenos dokumentacije

Sedež banke Poslovna enota

Slabosti, ki jih v banki zaznavajo v obstoječih procesi pridobivanja kredita in hrambe dokumentacije v fizični obliki so:

- Prostorska stiska: o V banki sta trenutno dve hrambni skladišči, ki se nahajata na sedežu

banke in eno najeto skladišče na oddaljeni lokaciji. Skladišča so trenutno napolnjena 80%. V kolikor se banka ne odloči za elektronsko hrambo dokumentacije bo potreben premislek o najemu novih skladiščnih prostorov.

- zaradi nepreglednost in oddaljenosti hrambnega skladišča so postopki iskanja posameznega dokumenta zamudni in dolgotrajni,

- izguba, uničenje, pomešanje dokumentacije, - podvajanje dokumentacije,



- zaradi izmenjavanja dokumentacije med poslovnimi enotami in sedežem banke nastajajo veliko poštni stroški,

- stroški s transportom dokumentacije na oddaljeno lokacijo, - časovno in krajevno omejen dostop do dokumentacije, - nekontroliran dostop do dokumentacije(nepooblaščene osebe), - dolgotrajno izvajanje procesov(npr. pridobivanje kredita), zaradi

izmenjave dokumentacije preko poštne službe. - Stroški povezani s tiskom:

o Banka trenutno najema 24 barvnih tiskalnikov, prav toliko pa jih ima tudi v svoji lasti,

o v banki se mesečno v povprečju natisne 110000 strani.

6.8. POPIS DOKUMENTACIJE

Poleg pogodb, ki se podpišejo ob odobritvi kredita, se lahko v procesu pridobivanja ustvari še 22 drugih dokumentov. Le-te smo popisali in jih prikazali v spodnji tabeli(tabela 1). V konkretni banki temu rečejo »kvalifikacijski načrt«

Tabela 1: Seznam dokumentov v klasifikacijskem načrtu

1 Kreditna dokumentacija

101 Izpis rednih mesečnih prilivov na TRR iz naslova plače oz. pokojnine za zadnjih 6 mesecev (izpis kartice računa)

102

Vloga za posredovanje podatkov o prilivih iz naslova plače/pokojnine na račun pri drugi banki (hranilnici) ali originalna obvestila banke o prometu po TRR za zadnje 3 mesece

103 Izpis podatkov iz Sisbona

104 Načrt porabe skupnega gospodinjstva – družinski proračun

105 ZAPOSLENI

10501 Potrdilo delodajalca o zaposlitvi in višini rednih prejemkov

10502 Plačilne liste za zadnje 3 (6) mesece(v) pred mesecem odobritve

10503 Potrdilo pristojnega Centra za socialno delo o višini nadomestila za čas porodniškega dopusta

10504 Upravno-izplačilna prepoved

106 UPOKOJENCI

10601 Potrdilo ZPIZ-a o višini pokojnine

107 ŠTUDENTJE

10701 Potrdilo o statusu študenta

10702 Odločba o dodelitvi štipendije ali družinske pokojnine ali dokazilo o rednem mesečnih prejemkih

108 ZASEBNIKI



10801 potrdilo o plačanem prispevku za zdravstveno in pokojninsko zavarovanje za zadnjih 12 mesecev

10802 Potrdilo o plačilni sposobnosti oz. solventnosti podjetja

10803 Zadnji davčni obračun akontacije dohodnine od dohodka iz dejavnosti za zasebnik ali enoosebno družbo

10804 Oštevilčeno potrdilo pristojne izpostave Davčne uprave s podatki o neto / bruto zavarovalni osnovi za zadnjih 12 mesecev

10805 Potrdilo o plačanih davčnih obveznostih

10806 Izpis prometa transakcijskega računa s.p. za obdobje zadnjih 6 mesecev

109 KMETJE

10901 Izpis iz registra kmetijskih gospodarstev za KMG-MID

10902 Potrdilo o katastrskem dohodku, ki ga izda in overi pristojni davčni urad

10903 Potrdilo zadruge ali druge organizacije o vrednosti odkupa pridelkov kreditojemalca v zadnji dvanajstih mesecih,

10904 Izpis prometa na transakcijskem računu kreditojemalca pri zavarovancu po mesecih za zadnjih dvanajst mesecev

10905 Lastninški list ter ZK izpisek za stanovanjsko hišo in gospodarsko poslopje,

7. PREDLOGI ZA IZBOLŠAVO PROCESOV

Koncept izboljšav Informacijski tokovi potekajo izključno v elektronski obliki. Papirni obrazci se v celoti ukinejo, razen v primerih, ko nastaja zanemarljivo malo dokumentacije. Tak primer je proces »Opredeljavanje poslovne politike«. Ta se ne informatizira in ostane enak kot je bil doslej.

7.1. PREDLOG ZA PROCES »POVPRAŠEVANJE PO KREDITU«

Potek je identičen kot je prikazan na sliki 5. Kreditni referent odpre ali dopolni zahtevo za kredit (elektronsko) v informacijskem sistemu. V tej točki kreditni referent vnese vse potrebe zbrane podatke o kreditojemalcu. Podatki so opredeljeni v točki 6.3(»Pridobivanje informacij o kreditojemalcu«). Kreditni referent v obstoječem procesu vse podatke in dokumentacijo kreditojemalca hrani v fizični mapi, medtem ko se v predlagani rešitvi te informacije hranijo znotraj novo ustvarjenega ali dopolnjenega profila, odprtega v informacijskem sistemu. S



tem omogočimo hkratni vpogled v dokument več zaposlenim na različnih lokacijah ter pridobimo boljši nadzor ter sledljivost dokumentov. S tem je omogočena revizijska sled. Sistem avtomatsko določi pravice dostopa zaposlenim glede na funkcijo, ki jo opravljajo ter glede na poslovno enoto, kjer se ustvari profil kreditojemalca. Tako dopolnjeni model procesa je prikazan na sliki 10.

PO

VP

RA

ŠE

VA

NJE

PO

KR

ED

ITU

KR

ED

ITN

A P

OL

ITIK

A

KDO?(nosilec)

KAJ?(aktivnost)

KAKO?(dokument)

KOMU?(prejemnik)

Začetek

Kreditojemalec

Zahtevek za kredit NE

Zanimanje za kredit(posvetovanje in poizvedovanje o dodatnih

informacijah)

DA

Ali je vsa potrebna kreditna

dokumentacija na razpolago

- Obisk v banki



- Preko spletne strani

Kreditni referent

Posredovanje dodatih informacij- svetovanje / ponudba – inform. izračun

- seznanitev kreditojemalca o potrebni

kreditni dokumentaciji

Kreditni referent

Ko

nec

Kreditojemalec

NE

Kreditojemalec

NE


- Pregled zahtevane dokumetacije

DA

Opredelitev kreditne politike (vrsta kredita, postopek in navodila za

odobritev kredita, …)

Vodstvo banke- Postopki

- Navodila

Vodje odgovorih področjih

za dodelitev kredita

Usposabljanje odgovornega osebja za

dodeljevanje kredita strankam

Odgovorne osebe za

dodeljevanje kredita

strankam

Vodstvo banke

- Postopki

- Navodila

- Izobraževanje

- Klasično v obliki brošure

- Elektronsko – spletna stran banke

Opredelitev informacij o kreditu za trg

- razpis

Potencialni uporabniki

(V nadaljevanju:

kreditojemalec)

Vodstvo banke

Kreditni referent

Kreditni referent

Kreditni referent

A

DA

Zbiranje dokumentacije ter

(potrebnih) podatkov o kreditojemalcu

- neposredno od kreditojemalca,

- javno dostopni podatki (AJPES, ZKI, ...)

- podatki iz javnih zbirk SISBON,

- ...

Kreditni referent

Kreditojemalec

Zahteva za dopolnitev dokumentacije

Dopolnitev dokumentacijeKreditojemalec

Kreditni referent KreditojemalecZahtevana dokumentacija


D

- Obisk v banki



- Preko spletne strani

Odpiranje/dopolnjevanje zahteve v

informacijskem sistemu- Elektronsko preko aplikacije Informacijski sistemKreditni referent

Slika 10: Dopolnjeni model procesa »Povpraševanje po kreditu«.



7.2. PREDLOG ZA PROCES »ANALIZIRANJE KREDITNE

SPOSOBNOSTI«

Ko kreditni referent ovrednoti vrsto zavarovanja, začne preko aplikacij z naslednjimi aktivnostmi:

- Skeniranje dokumentacije, - indeksiranje, določanje metapodatkov, digitalni podpis in časovna overitev

ter - preverjanje pravilnosti vnesenih podatkov.

S potrditvijo se digitalno podpisani dokumenti prenesejo na dokumentni strežnik. Ko kreditni referent potrdi vnesene podatke, se v aplikaciji oblikuje obvestilo o novi zahtevi za kredit. Aplikacija avtomatično obvesti vodjo poslovne enote (PE) in pravno službo (PS) o novi zahtevi za kredit po elektronski pošti. Po prejemu elektronskega obvestila:

- Vodja PE opravi kontrolo predhodnih aktivnosti, ki jih je opravil kreditni referent.

o V primeru, da ugotovi kake pomanjkljivosti zavrne predlog komercialnemu referentu z zahtevkom za dopolnitev (če je to možno).

o V primeru, da je zahteva za posojilo ustrezna, jo Vodja PE potrdi z digitalnim podpisom preko aplikacije.

- Pravna služba ugotovi status predmeta. Preko aplikacije posreduje mnenje

z digitalnim podpisom. o V primeru, da ugotovi kake pomanjkljivosti zavrne predlog

komercialnemu referentu z zahtevkom za dopolnitev (če je to možno).

o V primeru, da je zahteva za posojilo ustrezna, jo odgovorna oseba v pravni službi potrdi z digitalnim podpisom preko aplikacije.

Kreditni referent preko aplikacije ugotovi, da je postopek voden v redu in da ni nobenih pomanjkljivosti. Kreira pogodbo v digitalni obliki preko aplikacije. Obvesti kreditojemalca o odobritvi kredita ter pripravi vso dokumentacijo, ki je v fizični obliki od kreditojemalca. Ko se kreditojemalec oglasi pri kreditnem referentu na zadnje usklajevanje v zvezi s kreditom, se lahko premisli in ne sprejme kredita oziroma kreditnih pogojev. V tem primeru se zaključi postopek, vsa digitalna dokumentacija se prenese preko aplikacije na arhivski strežnik. V primeru, ko se kreditojemalec strinja s pogoji kredita, podpiše pogodbo preko podpisne tablice. Sistem mora zagotavljati, da se dokumentacija od kreiranja do vpogleda zaposlenega ne spremeni. Vsak uporabnik, ki dostopa do dokumentacije, se identificira z digitalnim potrdilom, pri tem pa sistem hrani revizijsko sled o vseh opravljenih aktivnostih.



V primeru strinjanja ali ne strinjanja s kreditnimi pogoji kreditojemalca je kreditni referent le-temu dolžan v obeh primerih izročiti dokumentacijo v fizični obliki. Predlog izboljšanega procesa »Analiziranje kreditne sposobnosti« je prikazan na slikah 10 in 11.

AN

AL

IZA

KDO?(nosilec)

KAJ?(aktivnost)

KAKO?(dokument)

KOMU?(prejemnik)

A

Pregled kreditne sposobnosti- Kreditna dokumentacija

- Zbrani podatki o kreditojemalcuKreditni referent

Kreditno sposoben NE

DA

Kreditni referent

Kreditni referent

B

Po

ZV

DA

GA

Skeniranje dokumentacije

Indeksiranje, določanje

metapodatkov, digitalni podpis in

časovna overitev.

Preverjanje pravilnosti podatkov.

(S potrditvijo se digitalno podpisani

dokumenti prenesejo na dokumentni

strežnik.)

Kreditni referent

Kreditni referent

- Kreditna dokumentacija

- Aplikacija Informacijski sistem

Kontrola predhodih aktivnostiVodja PE

- Kreditna dokumentacija,

- Ocena kreditne sposobnosti,

- Vnos kredita in

- Oblika zavarovanja

Kreditni referent

Ustreza

DA

NE

Obvestilo aplikacije o novi zahtevi

vodjo PE in pravno službo (PS)

Vodja PE

Aplikacija- Voda poslovne enote (PE)

- Pravna služba (PS)

Vodja PE D

PS

Potrditev z digitalnim podpisomVodja PE Z digitalnim potrdilom preko aplikacije

E

C

Ovrednotenje vrste oziroma oblike

zavarovanjaKreditni referent Kreditna sposobnost

Informacijski sistem

- Dokumentni strežnik- Aplikacija

- Aplikacija

- Elektronska pošta

Slika 11 Predlog izboljšanega procesa »Analiziranje kreditne sposobnosti« (1.del).



PR

ES

OJA

/ O

BR

AV

NA

VA

AN

AL

IZA

KDO?(nosilec)

KAJ?(aktivnost)

KAKO?(dokument)

KOMU?(prejemnik)

C

Pravna služba Mnenje v pisni, digitalni obliki

Informacijski sistem

DA

Ali je potrebno predhodno

pridobiti mnenje s strani

pravne službe

Kreditna sposobnostUstreza

DA

Pravna služba

Prenos mnenja preko aplikacije na

dokumentni strežnik ter podpis z

digitalnim podpisom

Pravna služba

Izdelava mnenja pravne službe

NE

Kreditni referent Ali so vse akivnosti zaključeneNE

DA

Kreditni referent

Vabilo kreditojemalcu na podpis

pogodbeKreditojemalecKreditni referent


- Telefonsko


Podpis pogodbe kreditojemalca preko

podpisne tablice

E

D

Kreditojemalec Podpis preko podpisne tablice

Obvestilo o zahtevi kreditnemu

referentu na sedežu banke

- Informacijski sistem

- Kreditni referent

- Informacijski sistem

- Kreditni referent


banke

Podpis pogodbeKreditojemalec

NE

DA

NE

Zaledna služba

Kreditni odborKreditni referent na sedežu

banke

- Kreditna dokumentacija

- Pravilnik o PK


Ali je kreditni predlog v

skladu z zahtevamiG

NE

DA

Kreditni odbor Odobritev kreditaDA - Kreditna mapa s predlogom

- Pravilnik o PK

NE

Podpis pogodbe z

digitalnim podpisom Člsni kreditnega odbora Preko aplikacije z digitalnim potrdilom

Obvestilo o zavrnjeni

zahtevi

Kr. referent na sedežu banke

Člsni kreditnega odbora

- Preko aplikacije

- Po elektronski pošti


bankeKreditni referent

Pisno obvestilo o

zavrnitvi Kreditni referent - Po klasični pošti

Zapiranje zahteve v

informacijskem sistemu

Kreditojemalec

Kreditni referent

KonecF

Prenos digitalne

dokumentacijeHrambni strežnikInformacijski sistem

D

Presoja ustreznosti dokumentacijeKreditni referent na sedežubanke

Presoja izpolnjevanja zahtevKreditni odbor


- Pravilnik o PK


NE

Mnenje v pisni, digitalni obliki

Kreiranje pogodbe Preko aplikacije v digitalni oblikiKreditni referent - Informacijski sistem

- Kreditni referent

- Aplikacija

- Elektronska pošta

B

Vračilo dokumentacijeKreditni referent Vsa dokumentacija v fizični obliki Kreditojemalec

- Elektronsko preko aplikacije Informacijski sistem

- Preko aplikacije

Slika 12: Predlog izboljšanega procesa »Analiziranje kreditne sposobnosti« (2.del).



7.3. PREDLOG ZA PROCES »OBRAVNAVANJE ODOBRITVE

POSLA«

Kreditojemalec podpiše pogodbo preko podpisne tablice. Podpis se shrani, sistem pa preko elektronske pošte obvesti kreditnega referenta na sedežu banke (KR na SB).

- KR na SB pregleda ustreznost dokumentacije za nadaljnji postopek za odobritev.

o V primeru, da kreditni predlog ni v skladu z zahtevami, se preko aplikacije zavrne dokumentacija in se jo vrne v dopolnitev kreditnemu referentu.

o V primeru, da kreditni predlog je v skladu z zahtevami, se preko aplikacije z digitalnim potrdilom pošlje članom kreditnega odbora v potrditev.

- Člani kreditnega odbora/kreditni komisije pregledajo in presodijo ali so

izpolnjene zahteve za odobritev kredita. o V primeru, da kreditni predlog ni v skladu z zahtevami, se preko

aplikacije zavrne dodelitev kredita, vsa digitalna dokumentacija se prenese preko aplikacije na arhivski strežnik.

o V primeru, da je kreditni predlog v skladu z zahtevami, se preko aplikacije z digitalnim potrdilom pošlje zaledni službi.

Na sliki 12 je prikazan predlog izboljšanega modela procesa »Obravnavanje odobritve posla«.



OB

DE

LA

VA

PO

SL

A

KDO?(nosilec)

KAJ?(aktivnost)

KAKO?(dokument)

KOMU?(prejemnik)

F

Potrditev prenosa v plačilni promet

oz. avtorizacija izplačila

UstrezaNE

Konec

Preverjanje:

- potrditev Predloga

- Vnos kredita v aplikacijo


- podpise na pogodbah in ostalih

prilogah

- Aplikacija (OM, znesek, doba, vnos

stroškov, vnos dohodka, ...)

Ali so vsi pogoji izpolnjeni NE

DA


Avtorizacija kredita

Prenos v plačilni promet

G




Drugi referent v zaledni

službi

Pregled / podpis

Pregled specifikacije in potrdil

Pregled / podpis

Hrambni strežnik



Referent v zaledni službi KreditojemalecIzplačilo kredita

Dostava delodajalcu v izvajanje

UIP(upravno izplačilne prepovedi) ali

samo obvestilo o odplačevanju mesečnih

obveznosti preko trajnega naloga

Kredit

Klasično po pošti

Prenos digitalne dokumentacije Preko aplikacije

Delodajalec



Zapiranje zahteve v informacijskem

sistemuReferent v zaledni službi Elektronsko preko aplikacije Informacijski sistem

Pošiljanje kreditne pogodbe KreditojemalecReferent v zaledni službi Po elektronski ali klasični pošti

Slika 13: Predlog izboljšanega modela procesa »Obravnavanje odobritve posla«.



8. ZAKLJUČEK

Naloga obravnava problem elektronskega arhiviranja v banki. Predstavljena je hramba dokumentov v papirni in elektronski obliki. Opisani so procesi v okviru elektronskega arhiviranja kot so: postavitev pravil in podpornih sistemov, kontroliranje izvajanja, ustvarjanje gradiva za predajo v hrambo, priprava gradiva za zajem in predaja v elektronsko hrambo, pretvarjanje v elektronsko obliko, zajemanje elektronskega gradiva, dolgoročno shranjevanje in zavarovanje gradiva pred izgubo, uporaba, odbiranje in izločanje ter uničenje elektronske dokumentacije. Predstavljena je vsa najpomembnejša zakonodaja, ki posega v elektronsko arhiviranje. Kratko so opisane tehnološke rešitve pri upravljanju digitalnih dokumentov. Podrobno smo modelirali pet obstoječih glavnih procesov: opredeljevanje kreditne politike, povpraševanje po kreditu, analiziranje kreditne sposobnosti, obravnavanje odobritve posla in obdelovanje posla. Vse smo kritično analizirali in pripravili predloge izboljšav.

V konkretni banki so zaznali probleme, povezane s papirno dokumentacijo. Z intervjuji so zaposleni najpogosteje izražali naslednje zaznave: nezadovoljstvo zaradi prepočasne obdelave papirnih dokumentov, realno tveganje, da se papirni dokumenti izgubijo, zavedanje, da je shranjevanje papirne dokumentacije povezano z velikimi stroški in s pomembnimi tveganji zaradi poplav, požarov in potresov, ter zaznava, da predolg čas arhiviranja papirnih dokumentov vpliva na učinkovitost poslovanja in zmanjšuje konkurenčno sposobnost banke.

Izdelali smo posnetek stanja procesov arhiviranja v konkretni banki. Glavni identificirani procesi so: opredeljevanje kreditne politike, povpraševanje po kreditu, analiziranje kreditne sposobnosti, obravnavanje odobritve posla in obdelovanje posla. Prvotno idejo, da bi procese modelirali z diagramsko tehniko BPMN smo po nasvetu odgovornih oseb v banki opustili in uporabili standardne diagrame poteka. Ti ne omogočajo avtomatskega generiranja procesnih elementov v programske artefakte, vendar pa imajo to prednost, da diagrame poteka zaposleni v banki razumejo. Vsekakor bo v prihodnosti smiselno uporabiti orodja za orkestriranje poslovnih procesov, ki omogočajo inženiring in obratni inženiring med modeli procesov in njihovo programsko implementacijo.

Proučili smo relevantno literaturo vključno z dokumentacijo o obstoječih bančnih procesih, internimi akti o arhiviranju, zakonodajo, primerih dobrih praks. Podali smo pregled IKT za arhiviranje.

V sklopu naloge je bil izdelan model elektronskega arhiviranja v banki. Podani predlogi temeljijo na IKT podpori in skoraj v celoti ukinjajo ogromne količine papirne dokumentacije, ki upočasnjuje procese ter povzroča velike stroške tako v logistiki kot v arhiviranju. Predlagani model elektronskega arhiviranja v banki vključuje preskušeno informacijsko in komunikacijsko tehnologijo. Na nek način lahko rečemo, da gre za konvencionalno, zrelo tehnologijo, kar je tipično za banke. V nalogi so podane smernice za uvajanje elektronskega arhiviranja, implementacija predlaganega modela pa bo povezana z znatnimi resursi tako človeškimi kot tudi tehnološkimi in finančnimi. Testiranje modela v laboratorijskih pogojih je eden od ciljev, ki ni v celoti izpolnjen. Razlog za to je obsežnost in



natančnost, ki je bila potrebna pri opredelitvi procesov, prav tako pa v širokem pravnem in tehnološkem okolju. Drugi razlog pa je bila sprememba diagramske tehnike (namesto BPMN diagram poteka), ki ne omogoča direktne preslikave v programsko okolje.



LITERATURA IN VIRI

Arhiv Republike Slovenije. (2006). Enotne tehnološke zahteve 1.0. Pridobljeno 19. 8. 2015 na http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/obrazci/ETZ.pdf

Berčič, B. (2004). Analiza pravnih vprašanj elektronskega podpisa, elektronskega

poslovanja in elektronskih arhivov po obstoječi slovenski in evropski zakonodaji. e-SLOG - e-podpis. Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.gzs.si/e-poslovanje/dokumentacija/e-slog_pravna_vprasanja_eposlovanja_1.4.pdf

Berčič, B. (2008). 12 zmot o elektronskem arhiviranju. MonitorPRO - priloga

Sistem. 01, str. 12-13. Pridobljeno 16. 9. 2015 na http://www.monitorpro.si/40877/praksa/12-zmot-o-elektronskem-arhiviranju/

CARNet, TLS protokol. cis.hr. Pridobljeno 25. 8. 2015 na

http://www.cis.hr/www.edicija/LinkedDocuments/CCERT-PUBDOC-2009-03-257.pdf

Cvelfar, B., Hajtnik, T., Novak, M., Vodopivec, B., Železnik, Ž., Domajnko, B.,

(2010). Strategija razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH za obdobje 2010-2015. Pridobljeno 23. 9. 2015 na http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/Predlog_str__e-ARH.si_1.5.pdf

Čižman, M. in Prusnik, M. (2010). Hramba računovodske dokumentacije pri pravnih

osebah. IKS, revija za računovodstvo in finance, št. 9/10, str. 94-103. Dečman, M. (2007). Slovenski zasebni sektor na začetku dolgoročne digitalne

hrambe. Zbornik Posvetovanja DOK_SIS 2007: Sistemi za upravljanje z dokumenti, str. 7–16. Kranjska Gora: Media.doc – Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev.

Digitalni podpis. sl.wikipedia.org. Pridobljeno 25. 9. 2015 na

https://sl.wikipedia.org/wiki/Digitalni_podpis E-podpisovanje kot storitev – reklamno besedilo (28. 3. 2013) . Finance-priloga IKT

informator, str. 23. E-uprava. (2015). Pridobitev digitalnega potrdila za elektronsko poslovanje.

Pridobljeno 25. 9. 2015 na https://e-uprava.gov.si/e-uprava/dogodkiPrebivalci.euprava?zdid=780&sid=244

Folk, M. in Barkstrom R. B. (2003). Attributes of File Formats for Long-Term

Preservation of Scientific and Engineering Data in Digital Libraries. Pridobljeno

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/obrazci/ETZ.pdf

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/obrazci/ETZ.pdf

http://www.gzs.si/e-poslovanje/dokumentacija/e-slog_pravna_vprasanja_eposlovanja_1.4.pdf

http://www.gzs.si/e-poslovanje/dokumentacija/e-slog_pravna_vprasanja_eposlovanja_1.4.pdf

http://www.monitorpro.si/40877/praksa/12-zmot-o-elektronskem-arhiviranju/



http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/Predlog_str__e-ARH.si_1.5.pdf

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/Predlog_str__e-ARH.si_1.5.pdf

https://sl.wikipedia.org/wiki/Digitalni_podpis

https://e-uprava.gov.si/e-uprava/dogodkiPrebivalci.euprava?zdid=780&sid=244

https://e-uprava.gov.si/e-uprava/dogodkiPrebivalci.euprava?zdid=780&sid=244



25. 9. 2015 na http://www.hdfgroup.org/projects/nara/Sci_Formats_and_Archiving.pdf

Gaberc, B. in Rožman, A. (2008). Akreditirana programska oprema za elektronsko

arhiviranje in potrebni postopki za uskladitev z zakonodajo. Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike v Radencih. Pokrajinski muzej Maribor 7/2008, str. 453-456.

Hajtnik, T. (2006). Ureditev slovenskega gradiva in vloga preizkušenih revizorjev

informacijskih sistemov. E-hramba dokumentarnega gradiva. Arhiv Republike Slovenije. Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.isaca.si/datoteke/Elektronsko_arhiviranje.pdf

Hajtnik, T. (2008). Kje smo dve leti po sprejemu ZVDAGA. Tehnični in vsebinski

problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Zbornik referentov z dopolnilnega izobraževanja. Maribor 7/2008 , str. 33-40.

Hajtnik, T. (2011). Usposabljanje za delavce ponudnikov storitev: Zbornik

referatov dopolnilnega izobraževanja s področja arhivistike, dokumentalistike in informatike v Radencih. Pridobljeno 23. 9. 2013 na http://www.pokarh-mb.si/index.php?id=178

Hajtnik, T. (2012). Analiza primernosti formata PDF/A za dolgoročno hrambo

gradiva v digitalni obliki. Arhivi, letnik 35, št. 1, str. 157-182. Halas, H. in Jerman, Blažič, A. (2011). Dolgoročno zagotavljanje avtentičnosti in

vzdrževanje celovitosti elektronsko hranjenega gradiva. Revija za področje bibliotekarstva in informacijske znanosti, letnik 55, št. 1, str. 175-192.

Hölbl, M. (2014). Angel varuh podatkov in komunikacij. MonitorPro: nove

tehnologije za poslovni svet, letnik 5, št. 3, str. 32-34. Horjak, M. in Kovačič, A. (2011). Razvoj modela kriterijev za odločanje o uvedbi

elektronske hrambe dokumentov. Economic and Business Review, letnik 13, str. 41-63. Dostopno 25. 9. 2015 na http://www.ebrjournal.net/ojs/index.php/ebr/article/viewFile/100/pdf

Hvala, D. (2011). Uvajanje podpisnih tablic. MonitorPro: nove tehnologije za

poslovni svet, letnik 2, št. 4, str 30-31. International council on Archives. (2005). Elektronski dokumenti: Priročnik za

arhiviste. Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.ica.org/download.php?id=1617

Jedlovčnik, J. (2014). Hramba dokumentarnega gradiva v banki s poudarkom na

elektronskem arhiviranju. Neobjavljeno delo.

http://www.hdfgroup.org/projects/nara/Sci_Formats_and_Archiving.pdf

http://www.isaca.si/datoteke/Elektronsko_arhiviranje.pdf

http://www.pokarh-mb.si/index.php?id=178

http://www.pokarh-mb.si/index.php?id=178

http://www.ebrjournal.net/ojs/index.php/ebr/article/viewFile/100/pdf

http://www.ica.org/download.php?id=1617



Jerman Blažič, A. (2004). Informacijska varnost. Monitor, letnik 14, št. 5. str. 60-68. Jerman Blažič, B., Perše, Z., Klobučar, T. in Nedeljkovič, D. (2001). Elektronsko

poslovanje na internetu. Ljubljana: GV založba. Kodrič, T. (2010). Načrtovanje in uvajanje elektronskega poslovanja s poudarkom

na internetnem bančništvu (Diplomsko delo). Maribor: Ekonomsko-poslovna fakulteta.

Kuzic, J., Fisher, J. in Scollary, A. (2002). Electronic commerce benefits,

challenges and success factors in the Australian banking and finance industry. ECIS 2002 Proceedings. Pridobljeno 21. 1. 2015 na http://aisel.aisnet.org/cgi/viewcontent.cgi?article=1067&context=ecis2002

MoReq-Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov. (2001). Urad za

uradne publikacije evropskih skupnosti. Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/specifikacija.pdf

Mrdaševič, A. (2014). Arhivsko gradivo - določanje, odbiranje in izročanje. Arhiv

Republike Slovenije. Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/izobrazevanje/2014/Prezentacije/AMrdavsic_AG_4_14.pdf

Nahtigal, F. (2010). Elektronsko poslovanje. Pridobljeno 22. 9. 2015 na

http://www.mizs.gov.si/fileadmin/mizs.gov.si/pageuploads/podrocje/vs/Gradiva_ESS/Impletum/IMPLETUM_284POSLOVNI_Elektronsko_Nahtigal.pdf

Novak, M. (2004). Problem mobilnosti podatkov v arhivski teoriji in praksi. Sistemi

za upravljanje z dokumenti: Zbornik posvetovanja DOK_SIS 2004. Ljubljana, Media.doc

Oblak, B. (2015). Transport Layer Security. Abakus.si. Pridobljeno 25. 8. 2015 na

https://www.abakus.si/index.php?title=TLS/SSL_%28Transport_Layer_Security/Secure_Socket_Layer%29

Oblak, B. (2015). Vodenje revizijskih sledi brez posegov v aplikacije. arbiter.si.

Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.arbiter.si/downloads/misc/arbiter_prispevek.pdf

Peterson, O. M., Mwangi, M., Bitange Nyaoga, R., Gladys Monchari, O., Kagu, M.,

Kipngeno, M., Kilonzo, H. in Nthenya, P. (2011). E-Commerce Products and Services in the Banking Industry: The Adoption and Usage in Commercial Banks in Kenya. Jurnal. Pridobljeno 22. 5. 2015 na http://www.ibimapublishing.com/journals/JEBS/2011/678961/678961.pdf

Petrović Žargi, Vesna. (2015). ePero je zakon! Pridobljeno 18. 8. 2015 na

http://www.setcce.si/sites/default/files/case_study_telekom_slovenscina.pdf

http://aisel.aisnet.org/cgi/viewcontent.cgi?article=1067&context=ecis2002

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/specifikacija.pdf

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/specifikacija.pdf

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/izobrazevanje/2014/Prezentacije/AMrdavsic_AG_4_14.pdf

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/izobrazevanje/2014/Prezentacije/AMrdavsic_AG_4_14.pdf





http://www.arbiter.si/downloads/misc/arbiter_prispevek.pdf

http://www.ibimapublishing.com/journals/JEBS/2011/678961/678961.pdf

http://www.setcce.si/sites/default/files/case_study_telekom_slovenscina.pdf



Pičman Štefančič, P. in Štefančič, M. (2003). Elektronski arhiv - Konkurenčna

prednost sodobnega poslovanja. Zbornik posvetovanja. Dnevi slovenske informatike, str. 83-88. Ljubljana, Slovenski društvo Informatika.

Poberaj, M. (2015). Upravljanja identitet in dostopov uporabnikov ter beleženje

dostopov. Monitorpro-oglasna priloga, str. 8-15. Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.arbiter.si/downloads/misc/Monitor_pro_poslovni_programi_priloga.pdf

Potkonjak, P. (2010). Obvladovanje dokumentacijskega sistema. Neobjavljeno

delo

Predlog zakona o spremembah in dopolnitvi zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih-ZVDAGA-A. (2014). Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/Predpisi/ZVDAGA-A_pl.pdf

Projektna skupina projekta ETZ 2.0 Arhiva RS. (2011). Enotne tehnološke zahteve

za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki, različica 2.0. Arhiv RS, 382-3/2009/85. Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/ETZ_2_0_-_1_del_ver_0.51.pdf

Projektna skupina za ETZ 2.1 Arhiva RS. (2013). Enotne tehnološke zahteve za

zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki, različica 2.1. Arhiv RS, 382-6/2013/1. Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/ETZ_2_1/ETZ_-_II._del_razlicica_2.1_-_koncna.doc.pdf

Pukl, T. (2006). Elektronsko arhiviranje v luči nove zakonodaje. Finance: IKT

Informator, št. 195, str. 22. Pridobljeno 20. 8. 2015 na https://beta2.finance.si//files/2006-10-09/informator_mali.pdf

Razgoršek, J. in Potočar, Z. (2009). Elektronsko poslovanje. – El. Knjiga. –

Ljubljana: Zavod IRC. Pridobljeno 22. 5. 2015 na http://www.mizs.gov.si/fileadmin/mizs.gov.si/pageuploads/podrocje/vs/Gradiva_ESS/Impletum/IMPLETUM_285POSLOVNI_Elektronsko_Potocar.pdf

Realnost in konkurenčna prednost – reklamno besedilo (19. 4. 2012). Finance –

priloga IKT informator, str. 76.

Setcce. (2003). Tehnično priporočilo za varno elektronsko arhiviranje. Pridobljeno 25. 9. 2015 na: http://www.gzs.si/e-poslovanje/dokumentacija/eSLOG-Elektronski_arhiv_0.99%28v_pripravi%29.pdf

Setcce. (2015). ePero – lasnoročno podpisovanje elektronskih dokumentov.

Pridobljeno 25. 9. 2015 na

http://www.arbiter.si/downloads/misc/Monitor_pro_poslovni_programi_priloga.pdf

http://www.arbiter.si/downloads/misc/Monitor_pro_poslovni_programi_priloga.pdf

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/Predpisi/ZVDAGA-A_pl.pdf

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/Predpisi/ZVDAGA-A_pl.pdf

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/ETZ_2_0_-_1_del_ver_0.51.pdf

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/ETZ_2_0_-_1_del_ver_0.51.pdf

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/ETZ_2_1/ETZ_-_II._del_razlicica_2.1_-_koncna.doc.pdf

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/ETZ_2_1/ETZ_-_II._del_razlicica_2.1_-_koncna.doc.pdf

https://beta2.finance.si/files/2006-10-09/informator_mali.pdf

http://www.mizs.gov.si/fileadmin/mizs.gov.si/pageuploads/podrocje/vs/Gradiva_ESS/Impletum/IMPLETUM_285POSLOVNI_Elektronsko_Potocar.pdf

http://www.mizs.gov.si/fileadmin/mizs.gov.si/pageuploads/podrocje/vs/Gradiva_ESS/Impletum/IMPLETUM_285POSLOVNI_Elektronsko_Potocar.pdf

http://www.gzs.si/e-poslovanje/dokumentacija/eSLOG-Elektronski_arhiv_0.99%28v_pripravi%29.pdf

http://www.gzs.si/e-poslovanje/dokumentacija/eSLOG-Elektronski_arhiv_0.99%28v_pripravi%29.pdf



http://www.epero.si/modules/uploader/uploads/standalone_text/file/Prospekt_ePero_SLO.pdf

Skrt, R. (2006). Elektronski zajem in arhiviranje dokumentov. Nasvet.si.

Pridobljeno 23. 9. 2015 na: http://www.nasvet.com/elektronsko-arhiviranje/ SI-CA. (1996). Uporaba kriptografije v internetu. si-ca.si. Pridobljeno 25. 9. 2015

http://www.si-ca.si/kripto/kr-osn.htm SIGEN-CA. (2015). Osnove varnih časovnih žigov. si.tsa.gov.si. Pridobljeno

23.9.2015 na http://www.si-tsa.gov.si/osnove.php .

Standard ANSI/ISO 5807:1985 - Information Processing--Documentation Symbols

and Conventions for Date, Program and System Flowcharts, Program Network

Charts, and System Resource Charts

Sušnik, M. (2009). Črno na… Zaslonu!. Monitor - priloga Sistem, str. 14-15. Sušnik, M. (2012). Dokončno brez papirja?. MonitorPro, št. 2, str. 46-47 Škofljanec, J. in Hajtnik, T. (2008). Priprava notranjih pravil v skladu z ZVDAGA.

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Ministrstvo za kulturo: Arhiv Republike Slovenije. Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/predstavitve/delavnica_NP.pdf

Trojar, U. (2010). Zagotavljanje revizijske sledi – priporočila za arhiviranje

projektne dokumentacije. Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.mgrt.gov.si/fileadmin/mgrt.gov.si/pageuploads/svlr/KOHEZIJA/CILJ_3/Arhiviranje_22.6.2010.pdf

Turban, E., McLean, E. in Wetherbe, J. (2001). Information Technology for

Management. Pridobljeno 22. 9. 2015 na http://smartelibrary.com/4554678746647392238475465748320123247645638329323948575745/files/13930115-information-technology-for-management-tra.pdf

Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje. (2000).

Uradni list RS, št. 77/2000. Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?sop=2000-01-3563

Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva-UVDAG. (2006). Uradni

list. Št. 86/2006. Pridobljeno 25. 9. 2015 na https://www.uradni-list.si/1/content?id=74975

Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu-ZEPEP. (2004). Uradni list RS, št. 98/2004. Pridobljeno 25. 9. 2015 na http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200498&stevilka=4284



http://www.nasvet.com/elektronsko-arhiviranje/

http://www.si-ca.si/kripto/kr-osn.htm

http://www.si-tsa.gov.si/osnove.php

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/predstavitve/delavnica_NP.pdf

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/predstavitve/delavnica_NP.pdf

http://www.mgrt.gov.si/fileadmin/mgrt.gov.si/pageuploads/svlr/KOHEZIJA/CILJ_3/Arhiviranje_22.6.2010.pdf

http://www.mgrt.gov.si/fileadmin/mgrt.gov.si/pageuploads/svlr/KOHEZIJA/CILJ_3/Arhiviranje_22.6.2010.pdf

http://smartelibrary.com/4554678746647392238475465748320123247645638329323948575745/files/13930115-information-technology-for-management-tra.pdf



http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?sop=2000-01-3563

https://www.uradni-list.si/1/content?id=74975




Zakon o elektronskem poslovanju na trgu-ZEPT. (2006). Uradni list RS, št. 61/2006. Pridobljeno 25. 9. 2015 na https://www.uradni-list.si/1/content?id=73791 Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih-ZVDAGA.

(2006). Uradni list RS, št. 30/2006. Pridobljeno 25. 9. 2015 na https://www.uradni-list.si/1/content?id=72425#!/Zakon-o-varstvu-dokumentarnega-in-arhivskega-gradiva-ter-arhivih-%28ZVDAGA%29

Žumer, V. (2001). Arhiviranje zapisov. Ljubljana: GV založba Žumer, V. (2008). Poslovanje z zapisi. Ljubljana: Planet GV.



https://www.uradni-list.si/1/content?id=72425#!/Zakon-o-varstvu-dokumentarnega-in-arhivskega-gradiva-ter-arhivih-%28ZVDAGA%29

https://www.uradni-list.si/1/content?id=72425#!/Zakon-o-varstvu-dokumentarnega-in-arhivskega-gradiva-ter-arhivih-%28ZVDAGA%29



KAZALO SLIK

Slika 1: Proces elektronske hrambe (Jedlovčnik, 2014) ................................ 14

Slika 2: Digitalizacija dokumentov(Skrt, 2006). ......................................... 18

Slika 3: Znaki v diagramu poteka procesov .............................................. 41

Slika 4: Primer tabelaričnega prikaza diagrama toka podatkov ....................... 42

Slika 5: Povezava med obstoječima procesoma »Opredeljevanje kreditne politike«

in »Povpraševanje po kreditu« . ........................................................... 44

Slika 6: Model obstoječega procesa »Analiziranje kreditne sposobnosti. ........... 46

Slika 7: Model obstoječega procesa »Obravnavanje odobritve posla«. .............. 48

Slika 8: Model obstoječega procesa »Obdelovanje posla«. ............................ 50

Slika 9: Prenos dokumentacije ............................................................ 51

Slika 10: Dopolnjeni model procesa »Povpraševanje po kreditu«. ................... 54

Slika 11 Predlog izboljšanega procesa »Analiziranje kreditne sposobnosti« (1.del).

................................................................................................. 56

Slika 12: Predlog izboljšanega procesa »Analiziranje kreditne sposobnosti« (2.del).

................................................................................................. 57

Slika 13: Predlog izboljšanega modela procesa »Obravnavanje odobritve posla«. . 59

KAZALO TABEL

Tabela 1: Seznam dokumentov v klasifikacijskem načrtu ............................. 52

SEZNAM OKRAJŠAV

- ETZ – enotne tehnološke zahteve

- ISUD – informacijski sistem za upravljanje dokumentov

- IKT – informacijsko-komunikacijska tehnologija

- ZBS – Združenje bank Slovenije

- SISBON – informacijski sistem , katerega namen je upravljanje s kreditnim tveganjem bank za zagotovitev odgovornega kreditiranja in preprečevanja prezadolženosti posameznika

MODEL ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA V BANKI · kontroliranje izvajanja, ustvarjanje gradiva za predajo...

Documents

Transcript of MODEL ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA V BANKI · kontroliranje izvajanja, ustvarjanje gradiva za predajo...