MN-GTH-13-02 Manual de Induccion y Reinducción V3

8/16/2019 MN-GTH-13-02 Manual de Induccion y Reinducción V3

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MANUAL DE INDUCCIÓN YREINDUCCIÓN

Código: MN-GTH-13-02

Versión: 3

Fecha Aprobación: 22/09/2015

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Firma de Autorizaciones

Elaboró Revisó Aprobó

Profesional Especializado 222-03 Talento Humano

Subdirector Administrativo,Financiero y de Control

Disciplinario

Representante para la AltaDirección del SIG

Control de Cambios

Fecha Descripción

Mayo de 2011 Actualización del Manual de inducción y reinducción

Septiembre de 2015 Actualización del Manual en el marco del nuevo modelo de

gestión por procesos





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CONTENIDO

INTRODUCCION ............................................................................................................... 31. OBJETIVOS ................................................................................................................ 41.1 Objetivo General ......................................................................................................... 41.2 Objetivos Específicos .................................................................................................. 42. CONSIDERACIONES LEGALES ................................................................................ 43. RESEÑA INSTITUCIONAL ......................................................................................... 54. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ..................................................................... 64.1 Misión ......................................................................................................................... 64.2 Visión .......................................................................................................................... 64.3 Objetivos Estratégicos ................................................................................................ 64.4 Valores Institucionales ................................................................................................ 74.5 Estructura Organizacional ........................................................................................... 74.6 Mapa de Procesos ...................................................................................................... 84.7 Sede ........................................................................................................................... 94.8 Población .................................................................................................................... 95. TERMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................. 106. PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN ......................................................................... 106.1 Inducción a la Entidad ............................................................................................... 106.2 Inducción en el Puesto de Trabajo ............................................................................ 10

6.3 Objetivos de la Inducción .......................................................................................... 116.4 Concertación de compromisos laborales .................................................................. 126.5 Acompañamiento y seguimiento ............................................................................... 127. PROCESO DE REINDUCCIÓN ................................................................................ 127.1. Objetivos de la Reinducción ...................................................................................... 12





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INTRODUCCION

El contenido del presente manual, está basado en los lineamientos generales ofrecidos por elDepartamento Administrativo de Función Pública , en el sentido de retomar las recomendacionespara estructurar las etapas y los contenidos del procedimiento de inducción y reinducción delInstituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP, pero sobre todoretomar algunos componentes respecto de la prestación del servicio público, en tanto el proceso deacercamiento, conocimiento e integración a una entidad pública, está mediado por el conocimientoque el ciudadano que ingresa a ella tiene sobre el mismo, sobre los fines del estado y la

Administración Pública.

Es por ello que el fortalecimiento de la inducción, es una prioridad para contribuir al desarrolloinstitucional de las entidades, y al mismo tiempo, al desarrollo humano de los servidores públicosque harán parte del IDEP, en tanto que se constituye en un espacio de aprendizaje y formaciónprofesional, pero al mismo tiempo, en un espacio en el cual el funcionario puede desenvolver sus

capacidades personales y laborales. Lo anterior, al reconocernos como un Instituto humanista,solidario, incluyente, eficiente, eficaz y transparente, comprometido con la promoción y la garantíade los derechos humanos, la equidad de género, la diversidad étnica, sexual, cultural, del medioambiente y de los principios democráticos del Estado Social de Derecho.

El propósito de éste manual, es ofrecer algunas pautas y pasos a seguir, para llenar de sentido ycontenido en el marco del procedimiento PRO-GTH-13-08 Vinculación de servidores, pero querepresenta la puerta de entrada a la cultura organizacional de la entidad, considerada esta como elconjunto de pautas, hábitos y valores que caracterizan el que hacer de sus integrantes en el marcodel desarrollo institucional.





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1. OBJETIVOS

1.1 Objetivo General

Establecer disposiciones y directrices que orienten las actividades de inducción a todos losfuncionarios que ingresan a la Entidad y de reinducción para los funcionarios antiguos, en virtud delos cambios producidos en materia organizacional y/o necesidades de actualización y/ocapacitación que se den.

1.2 Objetivos Específicos

Proporcionar al Funcionario información referente al contexto general donde ingresa: suMisión, Visión, Principios, Valores, historia y funciones.

Dar a conocer a los Funcionarios las condiciones laborales y otros factores de Desarrollo

Organizacional de la Administración Distrital.

Contribuir a la identificación del funcionario con su situación de trabajo y todo lo que elloimplica.

Mantener informado a todo el personal de los cambios que se produzcan en la Administración,en cuanto a Políticas, Normas, Procedimientos y Cambios de Estructura.

Determinar un Procedimiento en donde se dé a conocer al nuevo funcionario de la Entidad suentorno laboral.

2. CONSIDERACIONES LEGALES

Teniendo en cuenta que los programas de inducción y re inducción se enmarcan bajo lospreceptos del Plan de Bienestar Laboral y del Plan Institucional de Capacitación (PIC) de acuerdocon el Departamento Administrativo de la Función Pública, el IDEP establece:

Que según el artículo 36 de la Ley 909 de 2004: “la capacitación y formación de los empleadospúblicos está orientada al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores ycompetencias fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal, y organizacional,de manera que posibilite el desarrollo profesional de los empelados y el mejoramiento en laprestación de los servicios”.

Que de acuerdo a lo señalado por el artículo 66 del Decreto Reglamentario 1227 de 2005 “(…) losprogramas de capacitación deberán orientarse al desarrollo de las competencias laborales

necesarias para el desempeño de los empelados públicos en niveles de excelencia”.

Que el literal h) del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, señala que la Comisión de Personal debeparticipar en la elaboración del Plan Institucional de Capacitación y en su seguimiento.

Que el artículo 7 del Decreto Ley 1567 de 1998, establece que los Planes Institucionales de cadaEntidad deben incluir obligatoriamente, además de Programas de Inducción, Programas deReinducción, los cuales deberán hacerse por lo menos cada dos años, o antes, en el momento enque se produzcan los cambios.





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3. RESEÑA INSTITUCIONAL

Los antecedentes de la creación del Instituto para la Investigación Educativa y el DesarrolloPedagógico - IDEP, se remiten a la existencia de la antigua Dirección de la Investigación para laEducación Centro Experimental Piloto - DIE - CEP, cuyas funciones enfatizaban en lo investigativomás que en la capacitación, pero que dada su doble vinculación, a lo nacional y a lo Distrital, nopermitía un marco de unidad, ni administrativa ni programática, por lo cual se buscó adecuar esaestructura a un establecimiento público del sector descentralizado del Distrito Capital, adscrito a laSecretaria de Educación con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonioindependiente, ampliando así el campo de acción y proyección del trabajo de la DIE - CEP.

El IDEP nació así con el propósito de convertirse en una entidad que dirigiera, coordinara ydesarrollara programas de investigación básica y aplicada con énfasis en lo socio-educativo ypedagógico, que diseñara y aplicara programas de evaluación del sistema evaluativo yperfeccionamiento profesional, promoviera las innovaciones educativas y las articulara con

procesos investigativos y de formación docente y produjera textos, documentos, periódicos,material audiovisual y ayudas educativas didácticas para que la Administración Distrital pudieragarantizar una mejor calidad de la educación.

En este contexto el IDEP emprendió diversos proyectos encaminados a facilitar la comprensión dela problemática educativa de la Ciudad y a aportar alternativas de solución a lo que se conoció enlos 90 como la "crisis de la calidad de la educación". Un proyecto fue el diseño y puesta en marchade una política de formación docente que estableció los PFPD - Programas de FormaciónPermanente de Docentes- trascendiendo el concepto de capacitación desarrollada a partir decursos cortos para dar lugar a una estructura formativa anualizada basada en la actualización, lainnovación y la investigación.

El IDEP ha apoyado, fomentado y realizado numerosas investigaciones sobre la educación en

Bogotá y ha materializado otras políticas que han orientado su accionar como la consolidación deuna comunidad académica facilitando el acercamiento entre la escuela y la universidad, desde laimplementación de diversas estrategias que van desde convocatorias de investigación einnovación en aula hasta la realización de encuentros como las socializaciones, seminarios, feriaspedagógicas y congresos.

Otro propósito central en las actividades del Instituto ha sido la configuración del maestro de laeducación básica como profesional e intelectual de la pedagogía que compromete variasintenciones, una de ellas es la de promover la formación docente implícita en el ejercicioinvestigativo desde principios que conjugan el saber y el saber - hacer y otra; la del mejoramientode sus prácticas pedagógicas como resultado de una acción reflexionada estimulada por el IDEPdesde las convocatorias para investigación en el aula, innovación pedagógica y sistematización deexperiencias realizadas por los mismos maestros y maestras.

La vinculación de la escuela con los medios de comunicación y las nuevas tecnologías de lainformación ha permitido producir material educativo audiovisual que aporta elementos para lareflexión sobre valores y convivencia, sobre la identidad del maestro y sobre procesos didácticospropios del aula de clase. Un ejemplo de ello es la serie televisiva "Francisco el Matemático", elmaterial didáctico "Aula Viva, Aula por dentro" y los documentales "Vida Maestra", "Vida Maestrade Maestro" y "Banderas en Marte".





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4.4 Valores Institucionales

Los valores institucionales se consolidan en el documento del ideario ético actualizado mediante laResolución N° 152 de 2015, alineados con los valores que rigen los comportamientos de losservidores públicos de Bogotá D.C.:

a. Respeto: Es el principio por el cual las servidor público y los funcionarios del IDEP expresanun trato humano a los ciudadanos y ciudadanas y hacia sus compañeros y compañeras detrabajo reconociéndolos como sujetos de derechos sin ninguna discriminación. Es laconsideración y aprecio por la dignidad de las personas, sin menoscabo de su imagen yestima.

b. Probidad: Es la virtud que deben tener las servidoras y servidores del IDEP, en su diarioactuar, teniendo en cuenta la integridad, honestidad, decencia, seriedad, moralidad,ecuanimidad, rectitud, justicia y equidad tanto en la ejecución de las tareas y obligaciones

como en el uso de los recursos.c. Responsabilidad: Principio por el cual las servidoras y los servidores del IDEP, se hacen cargo

de las consecuencias de sus acciones, decisiones, palabras, actuaciones y en general detodos los actos libres que realicen, no solamente cuando de ellos se deriven consecuenciasbuenas y gratificantes, sino también cuando éstas sean adversas e indeseables. Ello supone,responder por los propios actos y enmendar los errores cuando sea posible.

d. Equidad: Es ofrecer a las personas, independientemente de su género, raza, condición social,política, económica, el mismo trato para garantizar el acceso sus derechos, así como el uso desus bienes y servicios de la comunidad.

e. Solidaridad: Es la adhesión o apoyo incondicional a causas o intereses ajenos, especialmenteen situaciones comprometidas o difíciles, en tal sentido los servidores y servidoras del IDEP

comprenden el dolor, la pena y la desventura de los demás, por lo tanto su quehacer se dirigiráde manera especial a los grupos y personas más vulnerables y desprotegidas.

f. Trabajo en equipo: Todas y todos los funcionarios del IDEP encausarán sus esfuerzos yacciones, para obtener mayores niveles de productividad, lograr objetivos institucionales,mejorar la prestación del servicio y garantizar la materialización de los derechos de losciudadanos y ciudadanas de Bogotá, haciendo que el aprendizaje individual sea tambiéncolectivo e Institucional.

g. Vocación de Servicio: Es el valor por el cual los servidores y servidoras del IDEP facilitan elcumplimiento de las responsabilidades del Distrito, ofreciendo respuestas efectivas a losrequerimientos, necesidades, inquietudes y expectativas de la ciudadanía y facilitan elcumplimiento de los deberes y la realización efectiva de los derechos a todos los ciudadanos y

ciudadanas de la Capital.4.5 Estructura Organizacional

De conformidad con el artículo 1 de la Resolución 04 de 2007, expedida por el Consejo Directivodel IDEP, modificado por el artículo 1 de la Resolución 14 de este mismo órgano directivo, laestructura organizacional del Instituto es la siguiente:





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4.6 Mapa de Procesos





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4.7 Sede

El Instituto para la Investigación Educativa y Desarrollo Pedagógico -IDEP-, tiene su sede en la Avenida Calle 26 N° 69 D – 91, Centro Empresarial Arrecife Torre Peatonal Oficinas 402 A-402B y Oficinas 805 y 806.

4.8 Población

El Instituto para la Investigación Educativa y Desarrollo Pedagógico -IDEP-, cuenta con una plantaglobal de 37 cargos, y una planta temporal de 16 cargos, para un total de 53 cargos distribuidos

así:

Cargos que conforman la planta global de personal del IDEP:

Dirección General 7 cargosOficina Asesora Jurídica 3 cargos

Oficina Asesora de Planeación 3 cargosOficina de Control Interno 2 cargos

Subdirección General Académica 10 cargosSubdirección Administrativa, Financiera y de

Control Disciplinario12 cargos

Total cargos 37 cargos

Cargos que conforman la Planta Temporal del IDEP:

Oficina Asesora de Planeación 4 cargosOficina de Control Interno 1 cargos

Subdirección General Académica 11 cargosTotal cargos 16 cargos





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5. TERMINOS Y DEFINICIONES

Compromisos Laborales: Son los productos, servicios o resultados susceptibles de sermedidos, cuantificados y verificados, que el evaluado deberá alcanzar durante el período deevaluación respectivo.

Inducción: Es un proceso dirigido a iniciar al nuevo funcionario en su integración a la culturaorganizacional, proporcionándole los medios necesarios para su adaptación a su nuevo rollaboral.

Puesto de Trabajo: Espacio que ocupa en una empresa, institución o entidad desarrollandoalgún tipo de actividad o empleo con la cual se recibe por ella un salario o sueldo específico.

Reinducción: Es un proceso dirigido a actualizar a los funcionarios en relación con lanormatividad, estructura, procedimientos, así como a reorientar su integración a la cultura

organizacional; se debe realizar.

Capacitación: Comprende la realización de estudios de educación no formal, o educaciónpara el trabajo y el desarrollo humano, a través de cursos, seminarios, talleres, congresos,simposios, foros y diplomados, solicitados por las respectivas dependencias y procesos de laEntidad, o por los servidores directamente.

6. PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN

Se inicia con la notificación del acto administrativo de nombramiento al aspirante, quien debeinformar si acepta o no el cargo por el cual ha sido nombrado. En caso de aceptar, el Área deTalento Humano informará al Jefe Inmediato sobre el ingreso del funcionario y le da lasindicaciones necesarias para la inducción en el puesto de trabajo.

El proceso de Inducción se desarrolla a través de las siguientes etapas, con el fin de lograr que elfuncionario se familiarice con la cultura organizacional de la Entidad y conozca las funciones de sudependencia.

6.1 Inducción a la Entidad

Consiste en mostrarle al nuevo funcionario los principales aspectos de la Entidad, los cuales leservirán para el normal desarrollo de las funciones asignadas. Para esta actividad, el Área deTalento Humano coordina con los responsables de las dependencias (Oficina Asesora dePlaneación, Oficina de Control Interno, Oficina Asesora Jurídica, Subdirección Administrativa,Financiera y de Control Disciplinario, Subdirección Académica) la información acerca de loscontenidos que se van a presentar. Para evidenciar este procedimiento, se debe diligenciar elformato FT-GD-07-11 Registro de Asistencia y el Formato FT-GTH-13-04 Evaluación satisfacción

de capacitación, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de inducción y reinduccion PRO-GTH-13-12.

6.2 Inducción en el Puesto de Trabajo

Consiste en facilitarle al nuevo funcionario su adaptación en el puesto de trabajo, incluyendoaspectos relacionados con su ubicación física, manejo de elementos y equipos, informaciónespecífica, procedimientos, entre otros aspectos propios del cargo, lo que se constituye en





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complemento de la inducción a la Entidad, toda vez que a través de éste, el servidor públicoadquirirá la preparación específica necesaria para el desempeño de sus funciones.

Es responsabilidad del jefe inmediato o de quien haga sus veces, realizar el entrenamiento oinducción en puesto de trabajo al servidor respectivo. Adicionalmente, el Jefe inmediato deberealizar las siguientes actividades:

Informar a su equipo de trabajo la llegada del nuevo servidor y motivarlo para que lo acojan y loreciban adecuadamente.

Prever el sitio físico donde va a quedar ubicado, así como los equipos y herramientas necesariaspara el cumplimiento de sus funciones.

Presentar al grupo de trabajo que va a interactuar con el nuevo funcionario, entregar la informaciónsobre los procesos y procedimientos en los que se espera va a participar, acompañado de la

documentación pertinente (Plan Operativo Anual, informes de gestión reciente, Plan Estratégico deDesarrollo Institucional, ejecución del presupuesto, informes de ejecución de proyectos, planes demejoramiento por procesos y otros).

Informar al nuevo funcionario su ámbito de acción y sus responsabilidades dentro de ladependencia en la cual se desempeñara, con el fin de evitar una posible extralimitación defunciones.

De las actividades de inducción en puesto de trabajo, el jefe inmediato o quien haga sus vecesdebe dejar constancia mediante acta de reunión, la cual deberá ser remitida al área de TalentoHumano, dentro de los quince (15) días siguientes a la realización del Entrenamiento, para suincorporación en la respectiva Historia Laboral. Lo anterior para dar cumplimiento al procedimiento“vinculación de servidores” PRO-GTH-13-08.

6.3 Objetivos de la Inducción

Iniciar su integración al sistema de valores deseado por la Entidad y fortalecer su formaciónética.

Familiarizarlo con el servicio público, con la entidad y con las funciones generales del Estado.

Instruirlo acerca de la misión de la entidad, las funciones de su dependencia, susresponsabilidades individuales, sus deberes y derechos.

Informarlo acerca de las normas y decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupción,así como sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos.

Crear identidad y sentido de pertenencia respecto a la Entidad.





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6.4 Concertación de compromisos laborales

Los funcionarios de carrera administrativa, en periodo de prueba o de libre nombramiento yremoción1 que no ostentan el carácter de gerente público, deben concertar con el jefe inmediato loscompromisos laborales en el marco de las indicaciones correspondientes a la evaluación deldesempeño laboral. (Ver procedimiento PRO-GTH-13-16 Evaluación del Desempeño y MN-GTH-13-02 Manual de Evaluación del Desempeño).

6.5 Acompañamiento y seguimiento

El Jefe inmediato podrá designar a alguno de los integrantes del grupo de trabajo, como “tutor” o“acompañante” en el proceso de adaptación e integración, de manera que oriente al nuevofuncionario en la forma cómo se adelantan los procesos y lo contextualice permanentemente en laslabores cotidianas.

7. PROCESO DE REINDUCCIÓN

Está dirigido a todos los funcionarios antiguos de la Entidad y consiste en reorientar su integracióna la nueva cultura organizacional, producto de los cambios producidos en materia de normatividad,procesos, valores y demás cambios importantes que puedan afectar el normal desarrollo de susfunciones.

La reinducción es un proceso que se realizará cada dos años, cada que ocurran los cambiosmencionados anteriormente, o a solicitud de un área o grupo de funcionarios que lo requieran,siguiendo el procedimiento de inducción y reinducción PRO-GTH-13-12.

El Área de Talento Humano coordina con las dependencias responsables de los cambios

organizacionales los temas que se van a presentar, y realiza la convocatoria a todos losfuncionarios.

7.1. Objetivos de la Reinducción

Informar a los empleados acerca de las reformas en la organización del Estado y de susfunciones.

Comunicar sobre la reorientación de la misión institucional y los cambios en las funciones delas dependencias y de su puesto de trabajo.

Ajustar el proceso de integración del empleado al sistema de valores deseado y afianzar suformación ética.

Fortalecer el sentido de pertenencia e identidad de los empleados con respecto a la Entidad.

Poner en conocimiento de los empleados a través de los procesos de actualización, las normasy las decisiones para la prevención y la supresión de la corrupción, así como informarlos de lasmodificaciones en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servidores públicos.

1 Para funcionarios de libre nombramiento y remoción que ostenten el carácter de Gerente Público se suscriben acuerdos de gestión.

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