Traveldoo ExpenseSimplifier et optimiser la gestion de vos frais professionnels.

Plus simpleTraveldoo Expense simplifie la création

et le traitement des notes de frais grâce

à l'intégration automatique de

vos dépenses et à des interfaces Web

et mobiles faciles à utiliser.

Plus soupleTraveldoo Expense s’adapte simplement

à vos processus de remboursement,

de contrôle des dépenses et de suivi

des budgets grâce à de nombreuses

possibilités de configuration.

Mieux intégréTraveldoo Expense intègre naturellement

les commandes passées sur la

plate-forme de réservation de Traveldoo

et s'interface en toute sécurité avec le

système d'information de votre entreprise.

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Politique de remboursement

Des instruments puissants pour une meilleure maîtrise

des dépenses

Traveldoo Expense offre de nombreuses possibilités de para-

métrage pour vous aider à optimiser vos dépenses, contrôler

leur conformité, faciliter le respect des budgets et améliorer le

temps de traitement des notes de frais. Avec la classification

personnalisée des natures de dépense, les formulaires person-

nalisables et les règles de ventilation, vous pourrez définir

votre propre typologie de dépenses et le niveau de détail que

vous souhaitez capter. Vous pourrez moduler votre typologie de

frais et vos règles de remboursement par catégorie de collabo-

rateurs et en fonction du motif de la dépense.

Un paramétrage granulaire pour une plus grande souplesse

d’évolution

Les configurations de service Traveldoo reposent sur l’héritage

hiérarchique et l’affectation ciblée d’ensembles de règles et de

ressources métiers, ce qui permet d’auditer et de faire évoluer

votre paramétrage plus facilement et plus rapidement.

Approbation & conformité

Des processus d’approbation et de contrôle qui s’adaptent

à votre organisation

Traveldoo Expense permet d’automatiser efficacement le

contrôle et la validation des notes de frais, y compris lorsqu’il

s’agit de processus multi-critères et multi-niveaux. Les rôles

d’approbation et de contrôle, le système de notification de

changement d’état d’une note de frais, les alertes de non-

conformité, le calcul automatique des montants à rembourser et

l’approbation sur smartphones ou tablettes permettent de s’as-

surer du bon déroulement des circuits d’approbation et de

contrôle.

Un respect renforcé de votre politique de voyages

et de remboursement

De nombreux outils et paramétrages vous permettront d’en-

courager le respect de la politique de voyages et de rembour-

sement de votre entreprise : identification et explication des

non-conformités, justification des dépenses hors politique,

blocage de la soumission ou du remboursement de certaines

dépenses, annotations interactives des lignes de dépense et

des notes de frais, et calcul automatique des montants à

rembourser.

Organisation & déclaration

Géolocalisation et enregistrement instantané

de vos dépenses

Avec Traveldoo Expense Checkout, vous pourrez localiser vos

achats et enregistrer instantanément vos dépenses dans votre

portefeuille électronique ou dans votre note de frais courante.

Faire une note de frais n’aura jamais été aussi simple et aussi

rapide.

Numérisation des justificatifs

Avec Traveldoo Expense Touch, vous pourrez utiliser votre

smartphone ou votre tablette pour numériser vos justificatifs

au fil de vos achats et les joindre directement à vos dépenses.

Vous pourrez également les enregistrer dans votre portefeuille

électronique et les joindre plus tard avant de soumettre votre

note de frais.

Création automatisée des notes de frais

Votre note de frais est créée automatiquement à partir de vos

commandes de voyages et des réservations Traveldoo. Vous, ou

une personne autorisée, pourrez la compléter rapidement avec

l’ajout des dépenses et des justificatifs enregistrés dans votre

portefeuille électronique, l’intégration des flux de paiement, la

création groupée de frais récurrents, et la saisie assistée des

lieux, des dates, des fournisseurs et des taux de conversion.

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Comptabilité et remboursement

Des outils performants pour faciliter vos traitements

et réduire les délais de remboursement

Traveldoo Expense vous permettra de vérifier rapidement la ven-

tilation des dépenses, leur imputation budgétaire et leur justifi-

cation. Vous disposerez d’outils faciles à utiliser pour rapprocher

les flux de commandes et les flux de dépenses ou de paiement,

pour traiter le remboursement des notes de frais selon les moda-

lités de votre entreprise et préparer la récupération de TVA.

Une intégration en toute sécurité avec votre environnement

Traveldoo propose des interfaces et des outils d’export de don-

nées pour intégrer en toute sécurité la plate-forme Traveldoo

Expense avec votre système de gestion des identités (LDAP, SSO)

ou l’application métier (RH, Comptabilité, Paiement…) de l’édi-

teur de votre choix.

Tableaux de bord & rapports

Un nouvel éclairage sur vos dépenses

Des modèles de rapports détaillés et organisés en huit domaines

d’analyse – activité, dépenses, conformité, prix, fournisseurs, éco-

nomies, collaborateurs, taxes – vous permettront de comprendre

précisément et rapidement la nature et l’évolution des frais profes-

sionnels de votre organisation, d’un département ou d’un projet.

Une plus grande visibilité sur l’efficacité de votre politique

de gestion des frais professionnels

Des tableaux de bord interactifs vous permettront de suivre

facilement l’état et l’évolution de vos indicateurs clés de perfor-

mance (KPIs) : consommation des budgets, taux de conformité,

délais de remboursement… En quelques clics vous pourrez

comprendre l’origine d’éventuels écarts et identifier de nou-

veaux potentiels d’économies.

Services mobiles

La déclaration de vos frais, simplement, à tout moment

Les applications Traveldoo Expense Touch et la géolocalisation

des achats avec Traveldoo Expense Checkout vous permettront

de déclarer et d’organiser vos frais professionnels n’importe où

et à tout moment, très simplement et très rapidement avec un

minimum d’informations à saisir.

La validation et le suivi des notes de frais plus simple,

plus rapide

Les approbateurs pourront utiliser leurs smartphones ou leurs

tablettes pour contrôler et valider en un instant et à tout

moment les notes de frais de leurs collaborateurs. De leur côté,

les collaborateurs pourront suivre l’état de validation et de

remboursement de leurs notes de frais en temps réel sur leurs

terminaux mobiles.

Expense_FR_oct2012_m_Mise en page 1 29/10/12 18:37 Page3

Fonctionnalités clés:: Automatisation de la création des notes de frais:: Intégration automatique des commandes de voyages Traveldoo:: Intégration des frais par géolocalisation avec Traveldoo

Expense Checkout:: Import des flux de paiement et rapprochement comptable:: Création et suivi des notes de frais sur smartphones et tablettes:: Centralisation des dépenses et des justificatifs dans

un portefeuille électronique:: Décomposition des achats par types de dépenses et de frais

ancillaires:: Gestion des notes de frais multidevises:: Annotation des dépenses et des notes de frais:: Délégation de la déclaration des notes de frais:: Validation multi-critère et multi-niveau:: Contrôle et audit de la conformité des dépenses:: Politique de remboursement par types de dépenses

et catégories de collaborateurs:: Classification personnalisée des natures de dépenses:: Formulaires de saisie personnalisables:: Vue et outils comptables:: Assistance à la récupération de TVA:: Intégration comptable:: Export des données pour le remboursement des notes de frais:: Tableaux de bord et rapports:: Synchronisation des données RH et comptables:: Single Sign-On (SSO)

Une gestion tout-en-un des déplacements et des fraisprofessionnels

Traveldoo est l’éditeur de plates-formes Web et mobiles pour la gestion des voyages d’affaires et des fraisprofessionnels. Nos solutions et nos services simplifient l’organisation, la réservation et le suivi desdéplacements professionnels, automatisent la gestion des notes de frais, permettent aux entreprisesd’optimiser et de mieux contrôler leurs achats de voyages et leurs dépenses professionnelles.

Plus de 4 000 organisations, grandes entreprises, services publics, PME et professionnels des voyagesd’affaires, utilisent les solutions de Traveldoo dans plus de 50 pays.

Copyright © 2012 Traveldoo SAS. Tous droits réservés. Traveldoo, le logo Traveldoo, Traveldoo Enterprise, Traveldoo Portal et Traveldoo Expense sont des marques déposées de Traveldoo SAS. Les autres marques appartiennent à leur propriétaire respectif.

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