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Dirección General de Auditoría Interna

San José, 21 de setiembre del 2012INF-DGAI-024-2012

SeñorEdgar AyalesMinistro

ASUNTO: Servicios de Auditoría,Informe de Control Interno

Estimado señor Ministro:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-024-2012 sobre el proceso de cobro en el Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda.

En el estudio se determinó que el Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda ha realizado esfuerzos en la gestión cobratoria conforme con los objetivos y las funciones asignadas en la normativa vigente; sin embargo, se encontraron algunos aspectos que requieren ser fortalecidos como parte de la mejora continua del proceso de cobro que se detallan en el apartado de resultados de este informe.

Por lo anterior, se giran las recomendaciones correspondientes, las cuales están sujetas a lo que establece el artículo 37 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, por lo que agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo de 30 días establecido en el citado artículo; así como en un plazo razonable el plan de acción que se defina para la implantación efectiva de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

Adjunto CD con Anexos 1 a 3c. Estudio Nº 006-2012

Dirección: Avenida 2°, calle 1 y 3 San José • Tel 2284-5242 • www.hacienda.go.cr

Dirección General de Auditoría Interna“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

INFORME SOBRE EL PROCESO DE COBRO EN EL DEPARTAMENTO DE COBRO JUDICIAL

INF-DGAI-024-2012

SETIEMBRE, 2012


TABLA DE CONTENIDO

DGAI-000-2010 Pág. 2

Dirección General de Auditoría Interna“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

Resumen Ejecutivo.............................................................................................................................................ii

1. Introducción........................................................................................................................................1

1.1. Origen..................................................................................................................................................1

1.2. Objetivo del estudio............................................................................................................................1

1.3. Alcance................................................................................................................................................1

1.4. Comunicación oral de resultados........................................................................................................1

1.5. Normativa relacionada con Ley General de Control Interno..............................................................2

1.6. Aspectos Generales.............................................................................................................................2

2. Resultados...........................................................................................................................................4

2.1 Sobre los casos de deudores ilocalizables para notificación de nota del artículo 171 del Código

de Normas y Procedimientos Tributarios.....................................................................................................6

2.2 Sobre los casos pendientes de presentación de demanda en los Tribunales de Justicia.....................7

2.3 Sobre la situación de los casos prescritos...........................................................................................8

2.4 Expedientes que no fueron entregados durante la revisión.................................................................9

2.5 Necesidad de depurar la información sobre la gestión de cobros.....................................................10

3. Conclusiones.....................................................................................................................................12

4. Recomendaciones..............................................................................................................................13

DGAI-000-2010 Pág. 2



Resumen Ejecutivo

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del año 2012 y comprende la revisión de casos con certificado de adeudo y relacionados con la gestión de Cobro Judicial, de acuerdo con las funciones definidas en Decreto Nº 35366-H del 24 de junio del 2009 Reglamento de organización y funciones de la Dirección General de Hacienda, Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley 4755 de 29 de abril de 1971, Ley de creación de la oficina de cobros , Ley Nº 2393 del 11 de julio de 1959 reformada por Ley Nº 3493 del 29 de enero de 1965, Reglamento a la Ley de creación de la oficina de Cobros, Decreto Nº 15 del 2 de abril de 1968 publicado en el Diario oficial La Gaceta Nº 85 del 10 de abril de 1978. El periodo corresponde al año 2011 y 2012 extendiéndose cuando se consideró necesario.

Al Departamento de Cobro Judicial, le corresponde el cobro judicial y extrajudicial de toda clase de créditos a favor del Gobierno, dicha gestión de cobro se inicia con el ingreso de los certificados de adeudos tributarios o de deudas en general a favor del Estado provenientes de diversas dependencias, para luego presentar la demanda y continuar su gestión en sede judicial hasta obtenerse la sentencia y su eventual ejecución.

En ese sentido, pese a los esfuerzos realizados se determinó que esa gestión no siempre va orientada a que la recuperación de adeudos estatales se realice con oportunidad, eficiencia y eficacia, lo que genera el riesgo de que esos casos no se lleguen a cobrar, en detrimento de una efectiva recaudación, ya que al mes de marzo del 2012 existían 42.090 expedientes en trámite en el Departamento de Cobro Judicial, que representa una cartera morosa de ¢41.793.584.462,18; así mismo, existe el riesgo de que conforme las debilidades de control determinadas la información sobre la cartera morosa presente un estado no confiable de lo que realmente pueda cobrarse, así como dineros que dejó de percibir el Estado Costarricense por prescripción.

Del total de los 42.090 expedientes se procedió a seleccionar una muestra del total de 37.268 casos relacionados con: 13.441 casos sin notificar carta 171, 2.872 casos con carta 171 sin demanda, 9.390 casos con demanda, 111 casos con sentencia desestimatoria, 9.121 casos con liquidación de intereses aprobada y 2.333 casos con trámite de incobrabilidad, resultando una muestra de 2.324 casos que representa un 6.17%, en el cual se determinó lo siguiente a la fecha de revisión:

De los casos seleccionados, se determinó que 988 casos no presentan ninguna situación de especial, por lo que se procede a señalar las situaciones encontradas de 1336 casos.

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a) 211 casos en los cuales los deudores no habían sido localizados para poder notificar la nota que indica el artículo 171 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, esta cantidad de casos representan un monto de ¢ 2.483.248.278,04.

b) 405 casos con carta 171 notificada que representa un 44,21%, y un monto de ¢520.312.671,55, que tienen pendiente la presentación de demanda ante los Tribunales de Justicia, situación que es relevante si consideramos que 2 casos fueron notificados hace aproximadamente 5 años, 51 casos hace 4 años, 132 casos hace 3 años y el resto tienen entre 2 y 1 año.

c) 277 casos que representa un 11.19% de los casos revisados por un total de ¢718.968.359,67, que se encuentran aparentemente prescritos o en trámite para declaratoria de incobrabilidad por prescripción.

d) 443 casos por un monto de ¢1.042.232.694,27, que no se pudo determinar en qué parte del trámite se encuentran, sean casos sin notificar con carta 171, casos con carta 171 sin demanda, casos con sentencia estimatoria, casos con tramite de incobrabilidad, entre otros, ya que de que no fueron suministrados los expedientes por parte de los abogados a cargo ni por la Jefatura del Departamento de Cobro Judicial.

e) Por otra parte, se determinó que aunque el Departamento de Cobro Judicial lleva el control de la gestión de cobros a través de una base de datos que le permite tener información sobre: el contribuyente, número de cédula, oficio de recepción, fecha de ingreso, número certificado, concepto, impuesto, periodo, monto, abogado asignado, entre otros, no se dispone de la práctica de conciliar y depurar periódicamente dicha información, ya que en revisión realizada de esta contra los expedientes, se encontraron algunas inconsistencias tales como: montos repetidos, montos diferentes al del certificado de adeudo, situación actual diferente a la indicada en la base de datos, casos repetidos, entre otros.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados del informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden.

Este informe está sujeto al artículo 37 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de treinta días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado.

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INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE COBRO EN EL DEPARTAMENTO DE COBRO JUDICIAL

1. Introducción

1.1. Origen

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del año 2012.

1.2. Objetivo del estudio

Evaluar el proceso de cobro en el Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda, a fin de determinar su oportunidad, eficiencia y eficacia en la recuperación de adeudos estatales.

1.3. Alcance

Comprende la revisión selectiva de 2.324 casos relacionadas con la gestión de cobro en el Departamento Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda que representa una muestra de alrededor de 6.17% de los 37.928 casos de seis grupos con el mayor número de situaciones, a saber: casos con carta 171 pendiente de notificar, casos con liquidación de intereses aprobada, casos con demanda presentada, casos con trámite de incobrabilidad, casos de carta notificada sin demanda, casos con sentencia desestimatoria.

Lo anterior, de acuerdo con las funciones definidas en Decreto Nº 35366-H del 24 de junio del 2009 Reglamento de organización y funciones de la Dirección General de Hacienda, Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley 4755 de 29 de abril de 1971, Ley de creación de la oficina de cobros, Ley Nº 2393 del 11 de julio de 1959 reformada por Ley Nº 3493 del 29 de enero de 1965, Reglamento a la Ley de creación de la oficina de Cobros, Decreto Nº 15 del 2 de abril de 1978 publicado en el Diario oficial La Gaceta Nº 85 del 10 de abril de 1978, para el periodo 2011 y 2012 extendiéndose cuando se consideró necesario.

En el desarrollo del estudio se observaron las normas aplicables al ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, en la medida en que las circunstancias permitieron su aplicación, y las disposiciones del Decreto N° 34573-H Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda.

1.4. Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el jueves 13 de setiembre del 2012, al Doctor Álvaro Ramos Chaves, Viceministro de Ingresos y quien en esa fecha fungía como Ministro a.i; Licda. Carole Quesada Ramírez, Subdirectora General de Hacienda; Licda. Darling Castro C., Jefe de la División de Adeudos Estatales; Licda. Martha Monge Salazar, Jefa del Departamento de Cobros; Lic. Juan Carlos Brenes, Jefe de la División de Incentivos Fiscales; Licda. Dulia Romero Jiménez, funcionaria del Despacho del Viceministro de Ingresos, quienes comentaros algunos aspectos relacionados con el sistema de expedientes del Departamento de Cobro Judicial y de algunas acciones que está realizando la Dirección General de Hacienda relacionadas con el cumplimiento de las recomendaciones 4.1 y 4.5 de este informe, y en términos generales manifestaron estar de acuerdo con la presentación de los resultados y las recomendaciones.

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Las observaciones realizadas por los participantes, en la medida de las circunstancias, fueron incorporadas en este informe.

1.5. Normativa relacionada con Ley General de Control Interno

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292, que regulan los deberes en materia de control interno, informes y los plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones.

Artículo 10.- Responsabilidad por el sistema de control interno. “Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

Artículo 17.- Seguimiento del sistema de control interno. “Entiéndase por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud”

Artículo 37.- Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.

Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. “El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6. Aspectos Generales

Con Decreto Nº 35366-H Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Hacienda del 24 de junio del 2009 1, se establece la organización y funciones del Departamento de Cobro Judicial, y en el artículo 25 se indica: “ Le corresponde al Departamento de Cobro Judicial: Gestionar en sede judicial y extrajudicial el cobro coactivo de deudas generadas a favor del Estado; disponer la cancelación de impuestos, tasas o créditos de cualquier clase a favor del Gobierno, cuando los plazos de prescripción correspondientes hubieren vencido y se trate de cuentas o créditos incobrables; ejecutar la función del cobro administrativo de los tributos e intereses determinados a partir de los Procedimientos Administrativos originados en los procedimientos de declaratoria de ineficacia de notas de exención; ejecutar los planes operativos dictados por la 1 Publicado en La Gaceta No. 136 del 15 de junio del 2009




División; representar al Estado en procesos ejecutivos relacionados con adeudos estatales; realizar las demás actividades relacionadas con el ejercicio de sus competencias otorgadas mediante Ley Nº 2393 del 11 de julio de 1959 reformada por Ley Nº 3493 del 29 de enero de 1965….”

Por su parte, el Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley 4755 de 29 de abril de 1971, establece sobre la oficina de Cobros: “Artículo 166.- Oficina de Cobros. La Oficina de Cobros del Ministerio de Hacienda debe cobrar los impuestos, tasas, contribuciones, derechos fiscales, rentas por arrendamiento de bienes del Poder Central no sujetos a leyes especiales, y de toda clase de créditos a favor de éste, mediante el procedimiento instituido por la ley Nº 2393 de 11 de julio de 1959, reformada por ley Nº 3493 de 29 de enero de 1965 y por las disposiciones de este Título.”

La Ley de creación de la Oficina de Cobros, Ley 2393 del 11 de julio de 1959 y sus reformas, indica en el artículo 1º: “Para el cobro judicial o extra judicial de los impuestos, tasas, contribuciones, derechos fiscales, rentas de arrendamiento de bienes del Gobierno no sujetos a leyes especiales, y de toda clase de créditos a favor de éste, créase la Oficina de Cobros dependiente de la Dirección General de Hacienda.”

Además, el Reglamento a la Ley de creación de la oficina de Cobros, Decreto Nº 15 del 2 de abril de1968, señala: “Artículo 1º. La Oficina de Cobros de la Dirección General de Hacienda tendrá a su cargo el cobro judicial y extrajudicial de toda clase de créditos a favor del Gobierno.”

Según la información suministrada por el Departamento de Cobro Judicial, los funcionarios que participan en el proceso de cobro se encuentran ubicados de la siguiente manera

Un jefe del Departamento de Cobro Judicial Unidad Administrativa : 6 funcionarios (1 coordinador de Unidad y 5 colaboradores) Unidad Legal : 12 funcionarios (1 coordinador de unidad y 11 colaboradores)

Los 42.090 casos que tiene Departamento de Cobro Judicial a marzo del 2012, se encuentran asignados a 10 abogados, el que menos tiene son 2.727 y los que más tienen son 5.062 casos y hay 2.237 sin asignar.

En nuestro informe INF-DGAI-027-2011 del 17 de noviembre del 2011, sobre la evaluación de controles en la gestión de la División de Adeudos Estatales de la Dirección General de Hacienda, dirigido al Doctor Álvaro Ramos Chaves, entonces Director General de Hacienda, se mencionan algunos aspectos específicos relacionados con el Departamento de Cobro Judicial, referentes a la situación de directrices, procedimientos, expedientes y a las cargas de trabajo, cuyas recomendaciones están aún en proceso de cumplimiento.

Como parte de sus labores el Departamento de Cobro Judicial, remite a la Contabilidad Nacional un informe mensual sobre los casos en Cobro Judicial, que incluye los casos que ingresan y casos que salen de la cartera, así como el porcentaje de cálculo de incobrabilidad para reserva de incobrables, no obstante, conforme los aspectos determinados en este informe esa información podría no ser confiable.

La cantidad de casos que ha recibido el Departamento de Cobro Judicial en los últimos seis años, según la información brindada por este Departamento es la siguiente:




Ministerio de HaciendaDirección General de HaciendaDivisión de Adeudos Estatales

Resumen Casos Ingresados Nuevos2006 - 2012

Años Casos Monto en colones2006 6119 4.559.772.421,45 2007 5869 5.424.974.208,38 2008 6770 6.236.216.559,45 2009 5124 5.823.973.940,91 2010 4587 5.304.563.862,83 2011 5689 7.413.346.485,56 2012 1043 1.337.545.579,02

TOTAL 35201 0Fuente: Correo electrónico del Departamento de Cobros Judiciales del día 16 de marzo 2012

2. Resultados

El proceso de gestión de cobro inicia con el ingreso al Área Administrativa del Departamento de Cobros de los certificados de adeudos tributarios o de deudas en general a favor del Estado, estos certificados son remitidos por las distintas administraciones tributarias, Dirección General de Hacienda, Dirección General de Tributación, Dirección General de Aduanas y otras Instituciones públicas, lo anterior según el artículo 166 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

Una vez recibidos los certificados de adeudo para iniciar el trámite de cobro, se asigna al abogado para el respectivo trámite de la gestión cobratoria, quién verifica que cada caso recibido cumpla con los requisitos previamente establecidos y conforma el respectivo expediente, con los requisitos que indica la Directriz DAE-006-11 del 27 de Febrero de 2011 “Conformación de expedientes para el Departamento de Cobros Judiciales y las Subdirecciones que conforman la División de Adeudos Estatales”, seguidamente se realiza una única notificación sobre el adeudo antes de presentar la demanda2. Cumplido el plazo que se le otorga al contribuyente, se presenta la demanda y se continúa su gestión en sede judicial hasta obtenerse la sentencia y su eventual ejecución. Además, puede presentarse la solicitud de fraccionamiento de pago o de cancelación total del adeudo en cualquier momento del proceso, aún estando el mismo en sede judicial, lográndose un arreglo extrajudicial.

Según la información suministrada por el Departamento de Cobro Judicial, al 12 de marzo del 2012, existían 42.090 casos en trámite en dicho Departamento, lo que representa una cartera morosa de ¢41.793.584.462,18. Estos casos se encontraban en la siguiente situación o estado de trámite:

2 Artículo 171 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios




Cuadro 1Resumen de casos por situación en la base de datos

Al 12/03/2012

Situación del caso Cantidad de casosCasos sin notificar carta 171 13441Casos con carta 171 sin demanda 2872Casos con legalización de créditos 298Casos con demanda 9390Casos con oposición a la demanda 600Casos con sentencia estimatoria 2538Casos con sentencia desestimatoria 111Casos con sentencia parcial 69Casos con liquidación de intereses aprobada 9121Casos con tramite de incobrabilidad 2333Arreglo de pago tramitado en sede judicial 1317Total 42090

Fuente: Correos electrónicos del Departamento de Cobros Judiciales de los días 16 de marzo, 26 de marzo y 23 de abril 2012

Para efecto de la revisión, se seleccionaron los 6 grupos de situaciones con mayor cantidad de casos, que significan 37.268 casos relacionados con: 13.441 casos sin notificar carta 171, 2.872 casos con carta 171 sin demanda, 9.390 casos con demanda, 111 casos con sentencia desestimatoria3, 9.121 casos con liquidación de intereses aprobada y 2.333 casos con trámite de incobrabilidad. De ese total se seleccionó una muestra de 2.324 casos que representa un 6.17%desglosados de la siguiente manera:

Situación Casos revisadosCasos de carta 171 pendiente de notificar 207Casos con liquidación de intereses aprobada 145Casos con demanda presentada 156Casos con trámite de incobrabilidad 795Casos de carta 171 notificada sin demanda 916Casos con sentencia desestimatoria 105Total de casos revisados 2324

De la cifra anterior, se determinó que 988 casos no presentan ningún incumplimiento, por lo que se va proceder a señalar las situaciones encontradas de 1.336 casos.

A continuación se detallan las situaciones encontradas durante la revisión de los casos en el Departamento de Cobro Judicial

3 Se consideran estos casos para conocer las razones por las cuales hubo desestimación, en lugar de los casos con sentencia estimatoria que ya tienen una situación definida por los tribunales




2.1 Sobre los casos de deudores ilocalizables para notificación de nota del artículo 171 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios

En algunos casos el Departamento de Cobro Judicial no pueda llevar a cabo el proceso cobratorio y posible recuperación de sumas adeudadas al Estado, en razón de que existe dificultad para localizar a los deudores de acuerdo a la dirección que se dispone según la dirección señalada por la unidad que remitió el caso.

Lo anterior se evidencia en los 211 casos encontrados, que a la fecha de la revisión, los deudores no habían sido localizados para poder notificarles la nota que indica el artículo 171 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, esta cantidad de casos representa un monto de ¢ 2.483.248.278,04. (Ver detalle de los casos en el anexo No.1 que se suministra en medio digital). Esta condición genera el riesgo de que esos casos no se lleguen a cobrar, en detrimento de una efectiva recaudación, además, se presente en la cartera de morosos un monto superior al que realmente pueda cobrarse.

Algunos de estos casos ingresaron al Departamento de Cobro Judicial en años que van desde el 2000 al 2012, lo cual no resulta razonable por cuanto la normativa vigente señala que una vez que no se localice al deudor después de tres intentos de notificación, el deudor se constituye en ilocalizable, y de no existir bienes inscritos a su nombre en el Registro Nacional, el abogado deberá realizar una justificación para proponer una recomendación de incobrabilidad del caso y finalizar este procedimiento.

Es importante señalar que en el caso de la Dirección General de Tributación hay notificaciones que se dan por medio de edicto, según lo que señala el artículo 169 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios (CNPT), por lo que con solo la publicación se considera notificado al contribuyente, situación que origina que estos no puedan ser ubicados para notificación personal durante el proceso de cobro administrativo por lo que cuando se debe notificar personalmente la nota según el artículo 171 del mencionado Código, se presenten situaciones en las que es imposible localizar al contribuyente para notificarle su deuda.

El Departamento de Cobro Judicial al cumplir con el proceso de cobro realiza las gestiones necesarias para intentar localizar a los deudores y notificar la nota 171, estas gestiones incluyen investigar en otras fuentes tal como lo establece el Manual de Procedimientos de la División de Adeudos Estatales, en el procedimiento Gestión de cobro Judicial, que indica "2.6.En caso de que la primera notificación resulte fallida, se localiza una nueva dirección y se remite hasta 2 veces más el aviso de Cobro Judicial. Las instituciones que facilitan o permiten la ubicación de direcciones, sin perjuicio de otras fuentes de información que se puedan utilizar son: Dirección General de Migración y Extranjería, Tribunal Supremo de Elecciones (pagina web, Base de datos ICE celulares, Consulta telefónica (Base de datos de teléfonos residenciales y celulares administrada por Tributación, Departamento de Licencias del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, TELETEC. Una vez que no se localice una nueva dirección, el deudor se constituye en ilocalizable y el abogado recomendará la incobrabilidad del caso.// 2.7 En caso de que no se encuentre ninguna dirección distinta a la inicial y no existan bienes inscritos a nombre del deudor en el Registro Nacional, el abogado deberá realizar una justificación para proponer una recomendación de incobrabilidad del caso y finaliza este procedimiento."

Este proceso requiere horas de trabajo de los abogados y costos en viáticos y combustible, con resultados muchas veces infructuosos ante la imposibilidad de localizar a los deudores. Los abogados en muchas ocasiones y con los casos de sumas más elevadas intentan más de 3 notificaciones para poder así iniciar con el proceso de presentación de demanda en los Tribunales, en detrimento de los casos de otros deudores en que podría existir mayor posibilidad de recuperación de las deudas.




En el proceso de cobro es importante que el deudor sea localizado, porque por más que existan bienes inscritos a su nombre, esta situación no es garantía de que se pueda recuperar los montos adeudados, ya que según indicó la Licda. Martha Monge Salazar, Jefa del Departamento de Cobro Judicial4 la notificación personal es uno de los requisitos para la presentación de la demanda ante el Tribunal correspondiente, esto según lo indica el artículo 19 de la Ley de Notificaciones Judiciales, Ley Nº 8687 Publicada en La Gaceta nº 20 de 29 de enero de 2009 que señala:

"Las siguientes resoluciones se notificarán a las personas físicas en forma personal. Tendrán ese mismo efecto, las realizadas en el domicilio contractual, casa de habitación, domicilio real o registral...a) El traslado de la demanda o auto inicial en cualquier clase de proceso, salvo que la parte demandada o interesada ya haya hecho señalamiento para atender notificaciones en el mismo expediente..."

Entre las posibles causas de que la notificación no sea exitosa, es que inicialmente se realiza en la dirección que el contribuyente reporta a la Dirección General de Tributación u otra Dependencia, sin embargo, por el tiempo en que generalmente transcurre el proceso de cobro administrativo, el contribuyente cambia de domicilio sin hacer la notificación respectiva.

En la comunicación oral de resultados efectuada el jueves 13 de setiembre del 2012 la Licda. Carole Quesada Ramírez, señaló que se está trabajando sobre este tema y que para esos efectos se ha coordinando con las diferentes Administraciones Tributarias, lo que incluye un estudio sobre los tiempos de duración desde que la deuda es liquida y exigible hasta la notificación de la nota que señala el artículo 169 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

2.2 Sobre los casos pendientes de presentación de demanda en los Tribunales de Justicia

De los casos con carta 171 notificada, 405 lo que representa un 44,21% de los casos, por un monto de ¢520.312.671,55 tienen pendiente presentación de demanda ante los Tribunales de Justicia, situación que es relevante si consideramos que 2 casos fueron notificados hace aproximadamente 5 años, 51 casos hace 4 años, 132 casos hace 3 años y los restantes tienen entre 1 y 2año.

Esta condición constituye un riesgo de prescripción y de que los deudores puedan realizar gestiones como adelantar el vencimiento del plazo social de las empresas, traslado de bienes y de fondos a otras cuentas, incluso el cambio de domicilio a fin de que no se pueda notificar la resolución intimatoria por parte del Tribunal respectivo, entre otros.

Entre esos casos, se detectaron deudores con montos significativos, algunos mayores a ¢5.000.000 no se ha presentado la demanda correspondiente ante los tribunales; lo anterior considerando la cuantía de la deuda y la importancia que se debe dar a los casos millonarios a fin de poder recuperar dichos montos, los que en esta muestra representan un total de ¢299.634.898,46. (Ver detalle en anexo No.2 que se suministra en forma digital)

Es necesario que se inicie el trámite de cobro judicial ante las instancias judiciales de forma inmediata sobre estos casos, a fin de que se puedan recuperar los montos adeudados al Estado a la brevedad posible, esto según lo que indica el artículo 171 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios "…Conforme la Oficina de Cobros reciba las certificaciones a que se refiere el artículo 169 de este Código, su Jefe las debe distribuir entre los abogados del cuerpo permanente respectivo y/o los Fiscales Específicos para que ejerzan la acción de

4 Según consta en minuta de entrevista del 6 de junio del 2012




cobro. Dichos profesionales deben gestionar el pago de los créditos que se les encomienden mediante los trámites a que se refiere este Título...En todo caso, están obligados a iniciar los trámites respectivos, a más tardar, dentro del mes siguiente al recibo de los documentos correspondientes",

En ese sentido, el manual de procedimientos de la División de Adeudos Estatales5, en el apartado “Procedimiento de Cobro Judicial punto 2.9, señala que el plazo máximo para presentar la demanda en sede judicial es de un mes a partir de la fecha en que es asignado el cobro al abogado, conforme con lo dispuesto en el mismo artículo 171, párrafo final.

No obstante, en la propuesta del plan operativo para el año 2012 de la División de Adeudos Estatales no se incluye ninguna actividad para cumplir con todas las presentaciones de las demandas pendientes ante los Tribunales, situación que ocasiona que el Departamento de Cobro Judicial no cuente con una herramienta adecuada de control que contribuyan a guiar las actividades prioritarias relacionadas con el proceso de cobro judicial, y en el que se puedan establecer indicadores o actividades prioritarias como lo son la presentación de la demanda en el plazo establecido por la normativa vigente, ya sea por el monto de la deuda o por la antigüedad de los saldos.

2.3 Sobre la situación de los casos prescritos.

En la revisión efectuada se encontró casos eventualmente prescritos o en trámite para declaratoria de incobrabilidad por prescripción, por un total de 277 casos por un total de ¢718.968.359,67 lo que representa un 11.19% de los casos revisados, dineros que dejó de percibir el Estado Costarricense por prescripción.

Según lo expuesto por funcionarios del Departamento de Cobro Judicial, algunas causas de esta situación obedecen a que el caso haya estado a cargo de dos o tres abogados en el periodo en que debieron realizarse las diligencias para su cobro judicial; olvido por parte del abogado a cargo del caso; la gran cantidad de casos que se debe atender; situaciones en que los casos se reciben prescritos de las dependencias que trasladan el caso al Departamento de Cobro Judicial, e incluso prescripción en los juzgados por no atenderse en el tiempo correspondiente.

Dentro de los 277 casos prescritos, se detectaron 9 casos en que los expedientes no tienen movimientos desde el año 2002, 2003, 2005, 2007 o 2008 según el caso, además, están asignados a abogados que no laboran para el Departamento de Cobro Judicial.

Los artículos del 51 al 56 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios señalan los términos de prescripción de las obligaciones tributarias, el artículo 74 señala las prescripciones para Infracciones y Sanciones Administrativas, además la prescripción de las Deudas del Estado también se fundamentan en el artículo 198 de la Ley General de Administración Pública, el cual señala que “ el derecho a reclamar la indemnización a la administración prescribe en cuatro años”; la Ley General de Aduanas en su artículo 62 , indica que prescribe en 4 años la facultad de la autoridad aduanera para exigir dicho pago.

De acuerdo con lo anterior, la suma de los casos con posible prescripción son dineros que dejó de percibir el Estado Costarricense al no atenderse oportunamente y según los plazos señalados en la normativa vigente, teniendo como consecuencia, de acuerdo con el estado reportado para esos casos y dada la antigüedad, la posibilidad de recuperar esos adeudos es prácticamente nula, no solo porque los deudores no se localizan, las sociedades se encuentran liquidadas o bien no tienen bienes que embargar, además también por la antigüedad de 5 autorizado por Álvaro Ramos Chaves, Director General de Hacienda, Enero 2012




muchos de estos casos que en apariencia se encuentran prescritos. Por lo anterior, es necesario revisar esta condición y proceder con la depuración de la información respectiva.

Esta cantidad de casos forman parte de los que el Departamento de Cobro Judicial presenta como en trámite y además, están incluidos en la cartera de morosos, pero la condición no está conforme con su estado real lo cual podría estar afectando la información que se remite a la Contabilidad Nacional.

2.4 Expedientes que no fueron entregados durante la revisión

Como parte de la muestra de los 2.324 casos seleccionados para revisión que se indica en el punto 2 de este informe, hay 443 que representan un 19.06% de la muestra seleccionada, por un monto de ¢1.042.232.694,27, que no se pudo determinar en qué parte del trámite se encuentran, sean casos sin notificar con carta 171, casos con carta 171 sin demanda, casos con sentencia estimatoria, casos con tramite de incobrabilidad, entre otros, ya que no fueron suministrados por parte de los abogados a cargo.

En razón de lo anterior, se procedió a hacer varias gestiones con la Licda. Martha Monge, Jefe del Departamento de Cobro Judicial, desde el 3 de julio y la última fue el 14 de agosto del 2012, sin que a la fecha fueran localizados, y se nos indicó6 que se intentó ubicar los expedientes, pero debido a que ese Departamento está trabajando en un plan de depuración de las bases, con la finalidad de actualizar la base de datos, no fue posible localizarlos. La Licda. Martha Monge, Jefe del Departamento de Cobro Judicial, estima que una vez concluido este plan la ubicación de los expedientes será más fácil.

No obstante, se observó algunas situaciones que presenta el Departamento de Cobro Judicial y que podrían incidir en la custodia de los expedientes, las cuales se exponen a continuación a efecto de que se valoren y corrijan.

a) El Departamento de Cobro Judicial no cuenta con archivos con condiciones apropiadas para custodiar los expedientes de los casos que tiene a su cargo. En la revisión efectuada algunos de los abogados tuvieron dificultades para localizar los expedientes de los casos que se les solicitó para la revisión; además, no todos los archivos tienen llave y no hay alguna herramienta que les facilite la localización de los expedientes entre todos los archivos que tiene el Departamento de Cobro Judicial.

b) Las instalaciones físicas del Departamento de Cobro Judicial no cuenta con las condiciones adecuadas de seguridad y de espacio físico para custodiar adecuadamente los expedientes a cargo, esto debido a la gran cantidad de expedientes; además, existen espacios abiertos que facilita el acceso a personas no autorizadas; los archivos no dan a basto y debido a esto hay expedientes ubicados debajo de algunos escritorios, entre ellos, los expedientes que llegan con resoluciones firmadas por el Director General de Hacienda y que deben devolverse a los abogados y los casos terminados custodiados en cajas detrás de una columna.

c) En la recepción del Departamento de Cobro Judicial hay un mostrador que permanece abierto y no impide que cualquier persona pueda entrar cuando las puertas permanecen con llave a donde se encuentran los expedientes guardados. Además, hay una puerta de acceso al área que comparten Cobro Judicial y el Departamento de Avalúos que permanece abierta mientras hay personal laborando en dicho Departamento, esta puerta tiene acceso al ascensor y las gradas, por lo que cualquier persona podría entrar al Departamento y tener acceso a los expedientes en custodia.

6 Correo electrónico enviado por la Licda. Martha Monge Salazar, Jefe del Departamento de Cobro Judicial, del 14 de agosto 2012




d) Actualmente el Departamento de Cobro Judicial no cuenta con una herramienta que le permita tener control sobre cada uno de los expedientes a cargo y que permita dar seguimiento de su ubicación y estado, sobre todo considerando que es difícil mantener vigilancia sobre la gran cantidad de expedientes ubicados en distintas áreas y que por las condiciones físicas descritas podrían ser sustraídos por personas no autorizadas.

Lo anterior, constituye una condición de riesgo de pérdida de documentación imprescindible para brindar seguimiento a las gestiones que realiza el Departamento de Cobro Judicial, y también podría afectar la posibilidad de concretar acciones de recuperación de adeudas a favor del Estado.

2.5 Necesidad de depurar la información sobre la gestión de cobros.

El Departamento de Cobro Judicial lleva el control de la gestión de cobros a través de una base de datos de Microsoft Office Acces, que le permite tener información sobre: el contribuyente, número de cédula, oficio de recepción, fecha de ingreso, número certificado, concepto, impuesto, periodo, monto, abogado asignado, entre otros. Sin embargo, no se dispone de la práctica de depurar periódicamente dicha información, ya que en revisión de ésta con los expedientes, se encontraron algunas inconsistencias tales como: montos repetidos, montos diferentes al del certificado de adeudo, situación actual diferente a la indicada en la base de datos, casos repetidos, entre otros.

Además, se detectaron las diferentes situaciones que se indican a continuación:

Un caso en donde se indica que el monto es por 1649,79 sin señalar que el monto corresponde a una deuda en dólares. Un caso de registrado en la base de datos por ¢87.381.018,00 siendo el monto correcto ¢ 84.422.362,00. Un caso en que el monto registrado es por ¢ 130.211.668,00 siendo lo correcto $325.529,00. En el caso en que el expediente fue solicitado por esta Auditoría Interna como parte de los casos para revisión, al momento de que la Licda. Ramos revisó el expediente y detectó que aún cuando la información de la base de datos indicaba que el caso era por ¢200.069.326,00 el monto correcto es por ¢2.004.293,00, la situación fue corregida de inmediato. Se determinaron además, dos deudores en los que la información de los casos fue registrada dos veces, el total de los casos asciende a ¢ 113.734.773,42, siendo lo correcto ¢56.867.386,71 (Ver detalle en el anexo 3 que se suministra en medio digital). Se determinó que existe inconsistencia en cuanto al funcionario que se indica en la información del Departamento de Cobro Judicial como a cargo del caso, se encontraron 88 casos que están asignados a un abogado diferente al que se indica en la información del Departamento y 25 casos asignados a abogados que no laboran para ese Departamento.

Otra situación encontrada, es que muchos casos no están en la situación que se indicó en la información remitida por el Departamento de Cobro Judicial, tal como se detalla a continuación:

En los casos identificados con carta 171 pendiente de notificar, 64 están en una situación diferente ya sea con demanda presentada, con arreglo de pago, con sentencia entre otras situaciones. En el grupo de los casos identificados con liquidación de intereses, se encontraron que 16 de los 145 casos revisados, tienen como estado: terminados en tribunales, prescritos, pendientes de resolución. En el grupo de casos con demanda presentada 48 casos tienen la condición de una situación diferente, entre estas situaciones podemos mencionar casos prescritos, incobrables, casos terminados.

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61 casos en condición de incobrabilidad no se encuentran en esa situación, debido a que tienen sentencia, están listos para presentación de demanda en los Tribunales, terminados en Tribunales, sociedades liquidadas, entre otras situaciones. En el grupo de casos que tienen como condición carta 171, sin presentación de demanda, 342 casos no cumplen con tal situación, debido a que corresponden a casos con sentencia, con demanda, sociedades liquidadas, en estudio por posible vencimiento, entre otros.

Considerando que la información de la base de datos antes citada, es la que actualmente se utiliza para brindar información de los casos que tiene el Departamento de Cobro Judicial, toma de decisiones, seguimiento por parte de la Coordinación Legal y la Jefatura del Departamento de Cobro Judicial a cada caso, información que se utiliza por los abogados para rendición de cuentas, entre otros usos, es necesario que se haga una revisión y depuración de dicha información para que la información contenida sea confiable y real de los casos en trámite.

Sobre la práctica de realizar conciliaciones periódicas las Normas de control interno para el Sector Público indican: “4.4.5 Verificaciones y conciliaciones periódicas. La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes."

Según la información brindada por el Departamento de Cobro Judicial en la segunda quincena del mes de mayo del 2012 entró en funcionamiento el Sistema de Expedientes Digitales de la División de Adeudos Estatales (SIED). En oficio DAE-048-2012 del 4 de junio del 2012, dirigido a la Licda. Darling Castro, Directora de la División de Adeudos, el funcionario Steve Carazo Chanto Administrador del proyecto SIED, señaló que los objetivos de este sistema son: Informatizar la gestión, mejorar la recaudación, facilitar la toma de decisiones y la elaboración de indicadores, mejorar el rendimiento de la gestión.

Debido a la implementación de esta nueva herramienta se solicitó información sobre la manera en que la información de los casos del Departamento de Cobro Judicial contenida en una base de datos va a ser trasladada al Sistema de Expedientes Digitales (SIED) y sobre el plan de trabajo que se ha elaborado para dicha labor.

En oficio DAE- 049-2012 04 de junio del 2012, firmado por el funcionario Steve Carazo Chanto, Administrador del proyecto SIED, indica a la Licda. Darling Castro: "...Se aclara que debido a que la información contenida en la base de datos antigua difiere en su formato de la del nuevo sistema SIED, y que además dicha información no se encuentra debidamente depurada, se hace muy difícil la migración...Aunado a lo anterior la empresa desarrolladora determinó que no iban a migrar la información de la base de datos anterior hacia el nuevo sistema. De haber insistido en este requerimiento inicial, los costos del sistema se hubieran elevado...Sin embargo, a largo plazo se pretende hacer una migración paulatina, pero dada la escasez de recursos tanto materiales, como humanos no es posible hacer una migración de la totalidad de los casos en un solo tracto, lo que se pretende es un proceso de migración paulatino iniciando por los casos más recientes e ir depurando la información más antigua de tal suerte que en algún momento se puede prescindir de la base de datos antigua .", además en dicho oficio se incluyó una tabla con el proceso de migración de información.

Si bien es cierto el administrador presentó una tabla con el proceso de migración de información, en la que se indica que solamente 2.246 casos van a ser trasladados al SIED, fechas en que se realizará la migración, horas y funcionarios responsables, esta información no corresponde a un plan formal que se haya realizado como parte de la implementación del nuevo sistema, más bien el oficio DAE-049-2012 del 4 de junio del 2012 se formula

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debido a la solicitud que hizo esta Auditoría Interna sobre el Plan y cronograma de migración de la información de la base de datos anterior a la herramienta nueva, así como el criterio técnico de porque se está incluyendo solo la información del último año en el nuevo sistema.

Debido a lo anterior, es necesario que el Departamento de Cobro Judicial elabore un plan y cronograma formal para la migración de la información al Sistema de Expedientes Digitales de la División de Adeudos Estatales, en el que se indiquen las actividades a realizar, fechas reales, funcionario a cargo del proceso, funcionarios que participarán en el proceso, justificación de los casos seleccionados para migrar la información, y además un plan especial para la depuración de la información, que se considera de gran importancia para poder trasladar la información real de los casos del Departamento de Cobro Judicial y corregir las situaciones encontradas en la revisión de los expedientes.

En la comunicación oral de resultados antes citada los funcionarios de la Dirección General de Hacienda señalaron, que están trabajando con un plan para que los abogados ingresen la información de los casos que tienen a su cargo al Sistema de Expedientes Digitales SIED, no obstante, no brindaron mayores detalles de este plan.

3. Conclusiones

Al Departamento de Cobro Judicial, le corresponde el cobro judicial y extrajudicial de toda clase de créditos a favor del Gobierno, dicha gestión de cobro se inicia con el ingreso de los certificados de adeudos tributarios o de deudas en general a favor del Estado, para luego presentar la demanda y continuar su gestión en sede judicial hasta obtenerse la sentencia y su eventual ejecución.

En ese sentido, se determinó que la gestión de ese Departamento no siempre se realiza con oportunidad, eficiencia y eficacia, lo que genera el riesgo de que esos casos no se lleguen a cobrar, en detrimento de una efectiva recaudación, ya que al mes de marzo del 2012 existían 42.090 casos en trámite en dicho Departamento, lo que representa una cartera morosa de ¢41.793.584.462,18. Así mismo, genera el riesgo de que la información que se genera sobre la cartera no sea confiable o presente un monto superior al que realmente pueda cobrarse, así como dineros que se dejan de percibir por el Estado Costarricense por la prescripción de casos. También existe el riesgo de que la información que se remite a la Contabilidad Nacional para su respectivo registro no sean cifras reales de la cartera morosa.

En línea con lo anterior, se procedió a seleccionar una muestra del total de 37.928 casos relacionados con: Casos sin notificar carta 171, casos con carta 171 sin demanda, casos con demanda, casos con sentencia desestimatoria, casos con liquidación de intereses aprobada y casos con trámite de incobrabilidad, resultando una muestra de 2.324 casos que representa un 6.17% de ese total, de los cuales 988 casos no presentan ninguna situación especial a reportar, mientras que 1.336 casos presentan la siguiente condición:

a) 211 casos encontrados, que a la fecha de la revisión, los deudores no habían sido localizados para poder notificar la nota que indica el artículo 171 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, esta cantidad de casos representan un monto de ¢ 2.483.248.278,04, según se presenta en el punto 2.1 del presente informe.

b) De los casos con carta 171 notificada, 405 por un monto de ¢520.312.671,55 tienen pendiente presentación de demanda ante los Tribunales, situación que es relevante si consideramos que 2 casos fueron notificados hace aproximadamente 5 años, 51 casos hace 4 años, 132 casos hace 3 años y el resto tienen entre 1y 2 años, según se presenta en el punto 2.2 del presente informe.

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c) 277 casos por un total de ¢718.968.359,67, se encuentran aparentemente prescritos o en trámite para declaratoria de incobrabilidad por prescripción, según se presenta en el punto 2.3 del presente informe.

d) 443 casos por un monto de ¢1.042.232.694,27, no se pudo determinar en qué parte del trámite se encuentran, sean casos sin notificar con carta 171, casos con carta 171 sin demanda, casos con sentencia estimatoria, casos con tramite de incobrabilidad, entre otros, ya que no fueron suministrados por parte de los abogados a cargo ni por la Jefatura del Departamento de Cobro Judicial, según se presenta en el punto 2.4 del presente informe.

Por otra parte, aunque el Departamento de Cobro Judicial lleva el control de la gestión de cobros a través de una base de datos que le permite tener información sobre: el contribuyente, número de cédula, oficio de recepción, fecha de ingreso, número certificado, concepto, impuesto, periodo, monto, abogado asignado, entre otros, no se dispone de la práctica de depurar periódicamente dicha información, ya que en revisión realizada de ésta con los expedientes, se encontraron algunas inconsistencias tales como: montos repetidos, montos diferentes al del certificado de adeudo, situación actual diferente a la indicada en la base de datos, casos repetidos, entre otros, según se presenta en el punto 2.4 del presente informe.

4. Recomendaciones

Al Señor Ministro

Ordenar a la Subdirectora General de Hacienda7 lo correspondiente para que se realicen las siguientes acciones relacionadas con el proceso de cobro en el Departamento de Cobro Judicial y la División de Adeudos Estatales de la Dirección General de Hacienda:

4.1 Efectuar una revisión de los casos que a la fecha no se ha podido notificar la nota que indica el artículo 171 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, a fin de que se analicen los casos y de corresponder se proceda con la justificación para proponer una recomendación de incobrabilidad según corresponda, lo anterior de conformidad con lo que establece el Manual de procedimiento de Adeudos Estatales aprobado en Enero del 2012, en el apartado 2.6 y 2.7 del Procedimiento "Gestión de Cobro Judicial". Para tales efectos es necesario que se elabore un plan y cronograma que permita establecer prioridades, actividades y fechas para solventar esta situación. Asimismo, se realice un diagnostico para identificar las diferentes razones que imposibilita notificar a los deudores, a fin de darle solución a las mismas en forma coordinada con las Dependencias que remiten los adeudos. Ver punto 2.1 de este informe

4.2 Elaborar un plan de trabajo y su respectivo cronograma para que los abogados del Departamento de Cobro Judicial presenten la demanda judicial de todos aquellos casos que se ha notificado la nota que señala el artículo 171 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y que aún están pendientes de ese trámite, considerando prioridades según su monto o riesgo de prescripción, a fin de evitar que los deudores puedan realizar gestiones como adelantar el vencimiento del plazo social de las empresas, traslado de bienes y de fondos a otras cuentas, incluso el cambio de domicilio a fin de que no se pueda notificar la resolución intimatoria por parte del Tribunal respectivo. Ver punto 2.2 de este informe.

7 En razón de que a la fecha no se ha nombrado al Director General de Hacienda

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4.3 Girar las instrucciones correspondientes para que se revise los casos que presuntamente se encuentran prescritos, tanto los que se encuentran en ese estado en la base de datos como los que encuentran en los Juzgados a efecto de establecer el estado real de los casos presentados por parte de los abogados del Departamento de Cobro Judicial, y tomar decisiones sobre el tratamiento de esas cuentas. Lo anterior, sin detrimento de que se lleven a cabo las acciones para determinar eventuales responsabilidades administrativas o civiles de corresponder, ante la ausencia del control de los expedientes y los casos que se hayan dejado sin más trámite por parte de los abogados asignados, causando un eventual perjuicio económico a la Institución y el erario público. Ver punto 2.3 de este informe.

4.4 Realizar las acciones para que se revise lo sucedido con los 443 casos de expedientes que no fue posible localizar y suministrar para la realización del estudio, a fin de que se determine la situación real y se tomen las medidas correctivas que proceden. Asimismo, se valore los aspectos de seguridad en el Departamento Cobro Judicial para mejorar la custodia y control de expedientes, que considere al menos, espacio físico para la adecuada custodia de expedientes, acceso restringido a personas no autorizadas, y contar con una herramienta que contribuya a fortalecer el control de los expedientes a cargo. Ver punto 2.4 de este informe.

4.5 Ordenar a la Directora de la División de Adeudos Estatales para se elabore un plan y cronograma formal para la depuración de la información de la base de datos actual previo a que sea migrada al nuevo sistema, en el que se indiquen las actividades a realizar, fechas reales, funcionario a cargo del proceso, funcionarios que participarán en el proceso, justificación de los casos seleccionados para migrar la información, entre otros. Ver punto 2.5 de este informe.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 37 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, dentro del plazo indicado, elevará el informe de auditoría al Ministro, quién deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles, ordenando la implantación de recomendaciones de la Auditoría Interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa.

Licda. Xinia R. López Corella Lic. Oldemar Murillo ArceProfesional de Auditoría Interna 3 Coordinador de Unidad Área de Ingresos

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