Hallinnon tietoympäristön muuttuminen ja sähköinen säilyttäminen

Valtio expo 20.5.2014 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto

Haaste:

• “Information Tsunami”: Gartner Says One Third of Fortune 100 Organizations Will Face an Information Crisis by 2017

• Puutteita keskeisen informaation hallinnassa, painotettu vain keräämistä, säilyttämistä ja työkaluja

• Informaatioähky, kaikkea ei kyetä analysoimaan ja hyödyntämään. • Huono informaation hallinta näkyy huonoina palveluina • Tarpeena hallita organisaation informaatiota kokonaisuutena, ei

vain yksittäisinä tietovarantoina

Julkinen hallinto: • Tiedon määrä kasvaa, mutta myös tietoon kohdistuvat

vaatimukset kasvavat • Tiedon pitää olla:

– yhteentoimivaa – avointa – standardisoitua – luotettavaa – ajantasaista

• Julkisen hallinnon resurssit eivät kasva…

Tieto ei ole sidoksissa

yksittäiseen tehtävään tai

organisaatioon

Tieto on prosessien keskeistä

”polttoainetta”

Tiedon yhteiskäyttöisyys

kasvaa

Tiedon tulee olla yhteentoimivaa

Prosessit ylittävät organisaatiorajat

Yhteentoimivuuden näkökulma • Huomio yhteentoimivuudessa tietoihin ja tietorakenteisiin.

• Tekninen yhteentoimivuus voi olla haastavaa, jos ei ole yhteisiä käsitteitä, tietorakenteita tai merkitsemistapoja – semanttinen yhteentoimivuus: vaihdettavan tiedon tarkka

merkitys, jonka kaikki osapuolet ymmärtävät samalla tavoin

• Tarvitaan julkisen hallinnon kattavaa standardisointia:

– käsitteistä – tietorakenteista – koodistoista – merkitsemistavoista – esittämistavoista

Avoimen datan näkökulma • Avoimen datan laaja hyödyntäminen edellyttää tietoa

datan alkuperästä, muutoksista ja laadusta • Tiedon avaaminen edellyttää, että käyttörajoituksia ja –

ehtoja koskevat merkinnät pitää olla kunnossa – Julkisuusluokka, salassapitoaika, salassapitoperuste – Henkilötietoluonne – Avoimen tiedon käyttöehdot

• Laadukkaat metatiedot ovat edellytys julkisen hallinnon tietovarantojen tehokkaalle avaamiselle jatkokäyttöön.

Säilyttämisen näkökulma

Miksi sähköinen säilyttäminen?

• Tietoa haetaan nykyisin ”googlettamalla”

• Tietoa ei siis enää haeta keltaisesta puhelinluettelosta?

• Miksi julkisen hallinnon tuottamia asiakirjatietoja pitäisi jatkossakin hakea paperilta?

Mitä tarkoittaa? • Syntyjään sähköisessä muodossa olevat tiedot

käsitellään sähköisesti ja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa.

• Informaation kompleksisuus kasvaa: viittaukset toisiin tietovarantoihin, käytetyt koodistot, kaavat, makrot, taulukot jne.

• Tietojen tulostaminen tai sähköisten ”tulosteiden” ottaminen tarkoittaa informaation häviämistä tai aineiston käytettävyyden menettämistä

Mitä edellyttää? • Suunnitelmallinen tiedon elinkaarenhallinta:

• Tiedolla on määritelty säilytysaika, ei ”tarpeen mukaan” • Suunnitelma mitä ratkaisuja ja järjestelmiä hyödynnetään tietojen

säilyttämisessä sen elinkaaren eri vaiheissa • Elinkaarenhallintaa tarkoitettujen metatietojen tuottaminen • Tiedon yhteentoimivuuden vaatimusten huomiointi palvelee myös

pitkäaikaista säilyttämistä

• Tiedon käsittelyn luotettavuus ja tiedon todistusvoimaisuus • Kuka muokannut ja käsitellyt tietoa ja milloin

• Säilyttämisen ja hävittämisen vastuut on määritelty • Huomioitava erityisesti tehtävissä, jotka jakaantuvat usealle eri

viranomaiselle

Sähköinen säilyttäminen

• Operatiivisettietojärjestelmät eivät ole arkistoja – Ei pitkäaikaista säilyttämistä tukevia ominaisuuksia – Tiedon eheyden tarkkailu? – Maantieteellinen hajautus? – Formaattien hallittu muuntaminen ja hallinta?

• Tietojärjestelmien elinkaari n. 10 vuotta – Ei selkeää migraatiosuunnitelmaa uusin

järjestelmäympäristöihin.

Säilyttämistä, ei arkistointia

• Ei ”arkistointia” työvaiheena – Tietojen siirto operatiivisesta tietojärjestelmästä

säilytysjärjestelmään on mahdollisimman automatisoitua – Siirto säilytysjärjestelmään ei edellytä valmistelua, jos tiedon

elinkaaren aikana on jo huomioitu säilyttämisen vaatimukset

• Ei ”päätearkistoa” – aineistot organisaation käytettävissä – Sähköisen säilyttämisen lähtökohtana on tietojen saatavuuden

ja käytettävyyden säilyttäminen – Myös passiivisempi tieto pitää olla ajasta ja paikasta riippumatta

saatavilla

Mitä hyötyjä? • Suorat kustannussäästöt:

tulostuksessa arkistotiloissa arkistoinnin prosesseissa

• Huomattavimmat hyödyt: Tieto on saatavissa ja käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta Tiedon saatavuus paranee Tiedon uudelleenkäyttö paranee Tiedon hyödyntäminen organisatiossa tehostuu

• Paperista eroon pääsy helpottaa arkea: Manuaalisten työvaiheiden väheneminen –> edellyttää, että ne

automatisoidaan tietojärjestelmissä Raportoinnin ja tilastoinnin tarpeet

Lopuksi

• Julkisessa hallinnossa on siirrytty sähköiseen säilyttämiseen hyvin erilaisin tavoin ja hyvin erilaisin aikatauluin

• Sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen ei ole vain investointia tekniikkaan – Toimintatapojen ja prosessien uudistaminen – Edellyttää suunnitelmallisuutta ja jossain määrin myös

pitkäjänteisyyttä – Vaatii asiantuntijoilta myös uudenlaista osaamista

Kiitos! mikko.erakaski@narc.fi