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Alexis Tchernoïvanoff Septembre 2010

Migration de Word 2003, 2007 vers Word 2010

Depuis 1989, date de la première version de Word, la version 1.0, plusieurs versions de l'outil

bureautique ont été proposées par la société Microsoft ; si toutes ont eu et ont toujours comme finalité le traitement de texte, les versions successives se sont vu enrichir de nouvelles fonctionnalités pour devenir dans la dernière version, Word 2010, en plus d’un simple outil de secrétariat, un outil performant dans la mise en forme automatisée de documents ; cette version apparaît comme un logiciel collaboratif de publication assistée par ordinateur (P.A.O.) très puissant.

Ce tutoriel s’adresse d’abord aux utilisateurs qui maîtrisent la version 2003 et secondairement à ceux

qui ont déjà travaillé sur la version 2007 sachant que les modifications les plus importantes ont été introduites entre les versions 2003 et 2007 et dans une moindre mesure entre les versions 2007 et 2010. Seront abordés les points suivants :

L’extension .docx

L’espace de travail

La barre d’outils d’accès rapide

Le ruban

Les nouveautés (par rapport à la version 2003 et 2007) Par convention, les fonctionnalités ajoutées :

A la version Word 2003 figureront comme suit : +Word 2003

A la version 2007 comme suit : +Word 2007

L’extension « .docx » (+Word 2003)

Au premier lancement de l’application Word 2010 une fenêtre de dialogue vous demande de choisir

parmi deux formats celui qui s’appliquera par défaut à vos documents : soit le format Office Open XML (format maison de Microsoft dont l’extension est .docx pour Word), soit le format « Open documents » (extension .odt) pour les logiciels libres (Open office par exemple).

L’extension .docx est le suffixe des fichiers du traitement de texte Microsoft Word à partir de la version Microsoft Office 2007. Office Open XML est une norme créée par Microsoft et destinée à répondre à la demande d’interopérabilité dans les environnements de bureautique et à concurrencer la solution d’interopérabilité Open Document. Ce format (dont les suffixes sont.docx, .xlsx, et .pptx) est utilisé par Microsoft Office 2007 ainsi que par Microsoft Office 2008 pour Mac, en remplacement des précédents formats Microsoft (reconnus à leurs suffixes tels que : .doc, .xls, .ppt).

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L’espace de travail Dans la version 2007 de Word, le bouton « Office » ① permettait d’accéder au « Backstage »

(coulisses) du document ; dans la version 2010 ce bouton a disparu et a été remplacé par l’onglet « Fichier » ②

① ②

Word 2007 Word 2010

La barre d'outils d’accès rapide (+Word 2003) Elle contient des outils par défaut et des outils que l'utilisateur peut ajouter, elle est personnalisable.

Vous pouvez la personnaliser assez rapidement en utilisant la petite flèche① située directement à droite de la barre d'outils. Par défaut trois outils sont présents : enregistrer④, annuler frappe② et répéter frappe③

② ③ ④

① La personnalisation de la barre d’outils s’effectue de trois façons : ① Avec la flèche située à droite de la barre d’accès rapide « Personnaliser la barre d’outils accès

rapide » puis en cochant les fonctions que l’on souhaite y voir figurer.

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② Avec l’onglet « Fichier » puis choix « Options »

Puis « Personnaliser »

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Regarder dans la colonne de gauche la liste des commandes que vous pouvez ajouter à la barre d'outils d’accès rapide.

Sélectionnez la commande de votre choix de la colonne de gauche et appuyez sur le bouton Ajouter ③ Après positionnement du pointeur de la souris sur l’onglet « Fichier », clic droit de la souris puis

choisir l’option « Personnaliser la barre d’outils accès rapide ».

Le ruban de Word 2010 (+Word 2003) Il reprend la nouveauté apparue dans Word 2007 c’est à dire le ruban constitué de 8 onglets, chacun

intégrant plusieurs groupes, eux-mêmes regroupant plusieurs boutons. Les onglets comme les groupes peuvent être modifiés par l’utilisateur, les exemples reproduits ne faisant apparaître que des choix possibles retenus par le concepteur de ce document.

①

Le ruban ②

① Barre d’outils d’accès rapide

②Le ruban

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Les onglets (+Word 2003)

Les sections de l’onglet « Accueil »

Presse-papier Police Paragraphe Style

Les boutons de l’onglet « Paragraphe »

Affiche la boîte de dialogue Liste à plusieurs niveaux

1. L’onglet « Fichier » ou « Backstage (coulisses) » (+Word 2003, +Word 2007)

Il donne accès à certaines informations sur le fichier et son auteur, à des commandes standards comme la sauvegarde et l'ouverture de documents, l'accès aux options de Word et à l’impression du document. Il remplace le bouton « Office de la version 2007 » et toutes les fonctions dédiées (enregistrer, imprimer etc.) et inclut toutes les options de l'application et celles spécifiques à Word 2007.

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Le ruban (+Word 2003)

C’est un bandeau qui remplace les menus et barres d'outils présents sur les versions antérieures à Word 2007 ; il contient 8 onglets dont l’onglet « Fichier ».

Quelques aspects et de cette interface pour mieux comprendre les terminologies que nous allons examiner dans ce module de formation. 3. Les onglets

①

② ③

1. Les onglets permettent d’exécuter des tâches : il y en a 8.

2. Les groupes (ici groupe « Police » de l’onglet « Accueil ») au sein de chaque onglet permettent de diviser une tâche en sous-tâches.

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3. Les boutons de commande au sein de chaque groupe permettent d’exécuter une commande ou d’afficher un menu de commandes.

③

Liste à plusieurs niveaux Affiche la boîte de dialogue « Paragraphe » Onglet « Accueil » : les groupes du ruban

- Presse-papier

- Police

- Paragraphe - Style - Modification

Onglet « Insertion » : les groupes du ruban

- Pages - Tableaux - Illustrations (Image, Formes) - Liens - En-tête et pied de page - Texte - Symboles

Onglet « Mise en page » : les groupes du ruban

- Thèmes

- Mise en page

- Arrière-plan page

- Paragraphe - Organiser

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Onglet « Référence » : les groupes du ruban

- Table des matières - Notes de bas de page - Citation et bibliographie - Légendes - Index

Onglet « Publipostage » : les groupes du ruban

- Créer - Démarrer la fusion et le publipostage - Champs d'écriture et d'insertion - Aperçu des résultats - Terminer

Onglet « Révision » : les groupes du ruban

- Vérification - Langue - Commentaires - Suivi - Modifications - Comparer - Protéger

Onglet « Affichage » : les groupes du ruban

- Affichages document - Afficher/Masquer - Zoom - Fenêtre - Macros

Le ruban est personnalisable (+Word 2007)

Mêmes procédures ② et ③ que pour la personnalisation de « la barre d’outils d’accès rapide »

présentée plus haut mais choix « Personnaliser le ruban »

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Les onglets comme les groupes peuvent être personnalisés : dans la partie gauche du volet sont présentées les commandes courantes ; dans la partie droite les onglets actifs (cochés) que vous pouvez désactiver en les décochant ; dans chaque onglet figurent les groupes actifs qui sont désactivables.

Vous pouvez ajouter ou supprimer un onglet et un groupe qui s’y rapporte.

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Les nouveautés

L’insertion automatique (+Word2007) Elle avait disparu dans Word 2007 et réapparaît dans celle de 2010.

L'utilisation est assez simple : 1. Passage par une sélection de texte à l'aide de la souris (surbrillance) 2. Dans « QuickPart » choisir « Insertion automatique » puis « Enregistrer la sélection dans la galerie

d’insertion automatique »

3. Une boîte de dialogue s’ouvre pour permettre l’identification de l’entrée :

4. Utilisation Choisir le bouton "Quick Part" du groupe "Texte" dans l'onglet "Insertion" puis « Insertion

automatique » dans le menu déroulant et cliquer sur le texte quia été mémorisé précédemment.

Aperçu en temps réel (+Word 2003) Une nouvelle commande vient de faire son apparition dans l'onglet Accueil et le groupe Police, la possibilité d'ajouter des effets au texte ; l’aperçu instantané sur le texte permet de voir immédiatement les modifications de police, de style et plus généralement pour toutes les commandes de mise en forme.

Capture d’écran (+Word 2003, +Word 2007)

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Autre nouveauté, dans l'onglet Insertion et le groupe Illustration, un bouton vous permet d'insérer une capture d'écran instantanée (screenshot) d'un autre programme en cours d'utilisation. Dans un premier temps, cette fonction vous propose une série de screenshot de vos fenêtres ouvertes générés à la volée visibles dans la partie supérieure de la boîte que vous venez de dérouler, vous propose d'intégrer facilement des captures de vos applications lancées.

Attention : Pour que Word puisse générer automatiquement une capture de cette application, il faut que celle-ci soit maximisée, c'est-à-dire visible. Si elle est réduite dans la barre des tâches, aucune capture ne pourra être insérée automatiquement. Les miniatures que vous apercevez correspondent effectivement aux applications en cours d'utilisation sur votre ordinateur. La deuxième fonctionnalité correspond à la capture en elle-même et reprend le principe de l'outil Capture de Windows 7 connu sous le nom de Snipping Tool ; cet outil intégré à l'OS permet d'effectuer une capture d'écran en délimitant avec votre souris la zone à capturer. En cliquant sur « Capture d'écran », une couche transparente va recouvrir entièrement l’ écran, puis vous n'aurez alors qu'à dessiner la zone que vous souhaitez capturer avec votre souris. Ceci fait, Word intègrera directement la capture prise à votre document, et vous pourrez alors la modifier via les outils internes au logiciel dont son exportation au format image.

1. Le curseur «Zoom » (+Word2003) Variation de la taille du document par déplacement du curseur vers la droite ou vers la gauche.

2. L’icône « Brouillon »① L’affichage Brouillon supprime les marges. Il permet de travailler sur un texte plus gros mais pour cela il faut adapter l’affichage à la largeur de la page : onglet Affichage > dans la zone Zoom, cliquer sur l’icône Largeur de la page

①

3. Le copier-coller (+Word2003, +Word2007) Sur un plan fonctionnel, Word 2010 apporte des évolutions bienvenues concernant une des commandes les plus courantes : le copier-coller. Word comprend désormais un outil de prévisualisation de la commande « coller » qui donne le choix entre plusieurs options : conserver la

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mise en forme du document d’origine, ne copier que le texte ou bien adopter le format du document de destination. Le fait de pré-visualiser le résultat avant d’appliquer la commande évite les nombreuses annulations liées à l’emploi de ces commandes et permet donc de gagner du temps.

① ② ③

① Conserver la mise en forme source ② Fusionner la mise en forme ③ Ne conserver que le texte 4. SkyDrive (+ Word2003, +Word2007) SkyDrive c’est un espace gratuit sur Internet de 25 Go pour stocker et partager des photos, des documents, etc.

Vous pourrez visionnez et modifier vos fichiers Office (Word, Excel, PowerPoint) depuis n’importe quel ordinateur (Mac et PC) et sur la plupart des navigateurs (Internet Explorer, Safari, Firefox, Google Chrome, etc.). Pour obtenir un espace disque inscrivez-vous sur le site SkyDrive avec un Windows Live ID (identifiant)

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Le traducteur (+Word 2003, +Word 2007) Word en particulier, intègre un nouvel outil de traduction assez puissant. Enfin dans la mesure du

possible puisqu'aucun traducteur ne peut se targuer d'être vraiment fiable. Premier intérêt de l'outil : il traduit automatiquement, sur simple sélection du mot ou du passage

de texte en langue étrangère. Une fenêtre apparaît et reste transparente tant qu'on ne passe pas le curseur dessus. Il est obligatoire d’être connecté à l’Internet avec le navigateur Internet Explorer (IE).

Exemple : Soit la phrase : « Je viens chercher les clés de la maison de vacances pour y passer quelques jours avec

ma famille » que l’on souhaite traduire en italien.

On la sélectionne, puis clic droit sur la phrase et choisir : Traduire

Le volet « Office » s’ouvre à droite et on le configure puis sélectionner «Traduire tout le document ».

Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word, Excel et PowerPoint Microsoft propose un Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word,

Excel et PowerPoint 2007. Indispensable quand on dispose d'une version antérieur à Office 2007. Ouvrez, modifiez et enregistrez des documents, classeurs et présentations dans les nouveaux

formats de fichier Open XML de Microsoft Office Word, Excel et PowerPoint, depuis Office 2007 et avec Office 2010.

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=fr

Word viewer Si vous ne possédez pas Microsoft Word, ce logiciel vous sera très utile. En effet, il permet de

visionner les documents Word. Il prend en charge les documents conçu avec Word 2003 et les versions précédentes de Microsoft Word pour Windows® et Microsoft Word pour Macintosh. Outre les fichiers de document Word (.doc), vous pouvez ouvrir les fichiers enregistrés aux formats suivants : rtf (Rich Text Format), Texte (.txt), Page Web (.htm, .html, .mht, .mhtml), WordPerfect 5.x (.wpd), WordPerfect 6.x (.doc, .wpd), Works

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6.0 (.wps), Works 6.0 (.wps), Works 7.0 (.wps), XML (.xml). De plus, il permet d'imprimer les documents au format natif de Word, effectuer des zooms, afficher la mise en page ou les entêtes et les pieds de page, les notes de bas de page et les annotations.

Télécharger Word viewer : http://www.commentcamarche.net/download/telecharger-207-word-viewer