Migliore colección 2014

MIGLIORE

Los Libertadores 250, San Isidro, Lima.

ANALISIS FUNCIONAL

MIGLIORE

Grupo QUETZAL

MIGLIORE


HISTORIAL DE REVISIONES

Ver. 1.0 mayo 2014 JIGV Análisis Funcional.

ÚLTIMA IMPRESIÓN el 04/07/2014 05:58:00 p.m.

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El presente documento es propiedad de MIGLIORE. Queda explícitamente prohibida cualquier

reproducción parcial o total del contenido del presente documento sin la expresa autorización

de su propietario.

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Contenido

Contenido ............................................................................................................................................ 3

0. PRESENTACIÓN ........................................................................................................................... 5 0.1. OBJETO ................................................................................................................................. 5 0.2. Toma de datos ........................................................................................................................ 6

1. SITUACIÓN ACTUAL..................................................................................................................... 7 1.1. Presentación ........................................................................................................................... 7 1.2. La estructura de Ventas ......................................................................................................... 7

1.2.1. El primer Cliente: la Consultora ................................................................................. 7 1.2.2. Consultoras activas e inactivas ............................................................................... 8 1.2.3. Las incorporaciones: el Grupo personal .................................................................... 8 1.2.4. Venta propia, directa e indirecta ................................................................................ 9 1.2.6. Los Gerentes ........................................................................................................... 10 1.2.7. Grupos Directos o Hijos ........................................................................................... 11 1.2.8. Grupos Indirectos o Nietos ...................................................................................... 12 1.2.9. El Plan de Carrera ................................................................................................... 12

1.3. Incorporaciones .................................................................................................................... 14 1.3.1. La Hoja de Incorporación......................................................................................... 14 1.3.2. Otros documentos ................................................................................................... 15 1.3.3. Grabación de la Incorporación. ............................................................................... 15 1.3.4. Grabación del Crédito .............................................................................................. 16 1.3.5. Archivo de las Hojas de Incorporación .................................................................... 16

1.4. La actual página Web ........................................................................................................... 17 1.4.1. Identificación ............................................................................................................ 18 1.4.2. Menú ........................................................................................................................ 18 1.4.3. Grabación de un Pedido .......................................................................................... 19 1.4.4. Ofertas ..................................................................................................................... 22 1.4.5. Lista Factura ............................................................................................................ 22 1.4.6. Pedidos en curso ..................................................................................................... 23 1.4.7. Equipo Directo ......................................................................................................... 23 1.4.8. Saldos Equipo Directo ............................................................................................. 24 1.4.9. Resultado Equipo Directo ........................................................................................ 24 1.4.10. Mis Compras ............................................................................................................ 25

1.5. Gestión del Crédito ............................................................................................................... 26 1.5.1. Grabación del Crédito .............................................................................................. 26

1.6. Cobros .................................................................................................................................. 27 1.6.1. Identificación de los Cobros .................................................................................... 27 1.6.2. Grabación del Cobro ................................................................................................ 27

1.7. Expedición y Facturación ..................................................................................................... 28

2. ANÁLISIS FUNCIONAL ............................................................................................................... 29 2.1. Incorporaciones .................................................................................................................... 29

2.1.1. La nueva Incorporación ........................................................................................... 30 2.1.2. Envío de documentación ......................................................................................... 31 2.1.3. Modificación de la Dirección de Envío ..................................................................... 31

2.2. La nueva página web ........................................................................................................... 32 2.2.1. Login ........................................................................................................................ 32 2.2.2. Menú de opciones ................................................................................................... 32 2.2.3. Mis Pedidos ............................................................................................................. 33 2.2.4. Grabación de un nuevo Pedido ............................................................................... 33 2.2.5. Grabación de Pagos ................................................................................................ 37 2.2.6. Estados de los Pedidos ........................................................................................... 39 2.2.7. Pedidos de mi Grupo Personal ................................................................................ 40 2.2.8. Deuda de mi Grupo Personal .................................................................................. 41 2.2.9. Mis Consultoras Directas ......................................................................................... 41

2.3. Gestión del Crédito ............................................................................................................... 43

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2.3.1. Crédito Concedido ................................................................................................... 43 2.3.2. Crédito Disponible ................................................................................................... 44

2.4. Identificación de Cobros ....................................................................................................... 45 2.5. Expedición y Facturación ..................................................................................................... 47

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0. PRESENTACIÓN

0.1. OBJETO

El presente estudio tiene por objetivo analizar las necesidades informáticas de la firma

MIGLIORE y ver en qué medida están o no resueltas con la actual informatización.

Para ello, será necesario desarrollar básicamente en tres fases:

Situación actual: Inicialmente, se analizará toda la problemática de la empresa para llegar

a conocer en detalle todas sus necesidades, a la vez que se estudia la implementación de la

actual solución informática de que dispone la firma con el ERP Dynamics NAV de la firma

Microsoft.

Análisis Funcional: Posteriormente, se irá construyendo un borrador de un Análisis

Funcional que determine las prestaciones que debería tener una solución informática para

que pudiera resolver todas las necesidades de la empresa y constituyera realmente un

elemento integrador de las distintas funciones operativas de la misma.

Diagnóstico: Finalmente, comparando lo que hay con lo que debería haber, llegar a un

diagnóstico sobre el nivel de satisfacción y adecuación de la actual solución informática

Dynamics NAV a las necesidades de la empresa.

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0.2. Toma de datos

La toma de datos se ha desarrollado en las diferentes reuniones que se relacionan:

Fecha Interlocutor Temas tratados

2 may 2014 Gerardo Gustavson Visión general de la empresa, Plan de Carrera.

5 may 2014 Héctor Villafuerte Incorporaciones de nuevos vendedores.

6 may 2014 Saulo Cotrina Grabación de Incorporaciones.

7 may 2014 Gerardo Gustavson Grupos Hijos.

15 may 2014 José María Quintana José Manuel Sarmiento Giuliana XXX (grupo) Erick XXX (Union Label Dec)

Conversión de Pedidos Web en Pedidos Venta, Generación e impresión de Guías y Boletas/Facturas, Gestión de Almacén.

16 may 2014 Nani Valencia Ana María Zabala José Manuel Sarmiento

Gestión de Ventas.

21 may 2014 Nani Valencia Pedidos web.

22 may 2014 José María Quintana Diego y Esteban

Gestión de Almacén.

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1. SITUACIÓN ACTUAL

1.1. Presentación

La firma MIGLIORE se dedica a la Venta por Catálogo, centrada en la actualidad en la

confección infantil.

Para la comercialización de sus productos cuenta básicamente con:

Un catálogo de productos con una vigencia determinada que se distribuye a los clientes.

Una red de Proveedores que suministran los artículos ofertados en el catálogo.

Una estructura de almacenamiento y distribución de los productos a los domicilios de los

clientes.

Y una red de Clientes estructurada de forma jerárquica y piramidal, que constituye su

mayor singularidad.

1.2. La estructura de Ventas

Se desarrolla en primer lugar la estructura de Clientes, por ser ésta la particularidad más

específica de la firma.

1.2.1. El primer Cliente: la Consultora

Una vez que ha sido ingresado en el sistema un nuevo Cliente, al que en lo sucesivo

denominaremos Consultora, ya puede realizar sus pedidos, con tal de que cumplan las

siguientes condiciones:

Que en la Campaña (en la actualidad las Campañas son de tres semanas) haya cursado, al

menos, un pedido, teniendo en cuenta que los pedidos deben superar un determinado

monto (150 S/. precio catálogo).

Que en su primer pedido se incluya el producto “Kit de Inicio”.

El beneficio que consigue la Consultora es que los precios que se le aplican en su pedido a los

productos solicitados no son los del catálogo, sino con un descuento (25%) sobre el precio

indicado en el mismo.

Esta singularidad se debe a que nuestro cliente compra efectivamente para su propio uso;

pero también puede, a su vez, comprarnos para terceros, a los que re-vende el producto al

precio indicado en el catálogo. Por eso, nuestras Consultoras son ciertamente nuestros

clientes; pero, de manera ajena a nuestra empresa, también funcionan, a su vez, como

vendedoras.

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Existe, además, la posibilidad de Premios por Incorporaciones o por volumen de venta que

actúan como bonos de descuento en futuros pedidos.

1.2.2. Consultoras activas e inactivas

Si una Consultora ha hecho pedidos en una Campaña se dirá que está “Activa”; pero si

transcurre la Campaña sin realizar pedidos, se dirá que ha estado “Inactiva” en dicha Campaña.

1.2.3. Las incorporaciones: el Grupo personal

Uno de los mayores atractivos de esta estructura piramidal de ventas se produce cuando una

Consultora capta un nuevo Cliente y lo incorpora al sistema: a partir de este momento, el

nuevo Cliente queda asociado a la Consultora que lo incorporó de manera jerárquica o

piramidal como “hijo suyo”.

Consultora Líder

Consultora Incorporada

Esta situación puede repetirse de manera indefinida:

Consultora Líder

Consultoras Incorporadas directas

Consultoras Incorporadas indirectas

Grupo Personal de la líder

De esta forma, la líder inicial ha creado todo un equipo de Consultoras hijas, nietas, etc. que

denominaremos “Grupo Personal”

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1.2.4. Venta propia, directa e indirecta

Las compras que cada Consultora realiza en una Campaña se denominan “Venta Propia”.

Pero, teniendo en cuenta la estructura piramidal vista en el punto anterior, las ventas de las

Consultoras hijas se denominan “Ventas Directas” para su Consultora Líder, pues son las

ventas de sus incorporadas directas.

Y las ventas de sus Consultoras nietas, bisnietas, etc. serán “Ventas Indirectas” de la primitiva

Consultora Líder.

Líder Venta Propia

Consultoras hijas Venta Directa

Consultoras nietas, etc. Venta Indirecta

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1.2.6. Los Gerentes

Una Consultora es considerada Gerente en una Campaña si en esa Campaña ha conseguido:

Tener una Venta propia superior a un determinado monto (315 S/. precio catálogo).

Tener una Venta del Grupo personal (directa + indirecta) superior a un determinado monto

(6,000 S/. precio catálogo).

Que en la Campaña estén activas (hayan cursado pedido) al menos un determinado

número (3) de sus Consultoras Directas y otro número (7) de sus Consultoras Indirectas.

En ese caso, el beneficio que obtiene la Consultora al ser considerada como Gerente en una

Campaña es:

Que obtiene un porcentaje de Comisión (5%) sobre todas sus ventas Directas (las ventas de

sus Consultoras hijas) de esa Campaña.

y otra Comisión (3%) sobre sus ventas Indirectas (nietas, etc.) generadas en esa Campaña,

con independencia de su consabido descuento del 25% en sus Ventas Propias.

Todo lo anterior se puede representar esquemáticamente:

Gerente

Las comisiones anteriores se calculan en base a Precio Catálogo y sin considerar los montos

por flete.

Venta grupal

>6,000 S/.

Al menos

3 Consultoras

Directas activas

Al menos

7 Consultoras

Indirectas

activas

Venta propia

>150 S/.

25% descuento sobre

Venta Propia

5% de comisión

sobre sus

Ventas Directas

3% de comisión

sobre sus

Ventas Indirectas

Condiciones Beneficios

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1.2.7. Grupos Directos o Hijos

Cuando en una determinada Campaña una Consultora (Líder) tiene una Gerente Directa (hija),

a todo el Grupo Personal de la hija se denomina Grupo Directo o Hijo de su Líder.

Líder

Gerente

Este Grupo Directo se separa de la estructura de Consultoras Directas de su líder y ya no

acumula como Venta Directa sino como Grupo Directo.

Consecuentemente, el número de Consultoras Directas de su líder disminuye en una unidad,

aumentando el de Grupos Directos en la misma medida.

Grupo Directo o Hijo

de su Líder

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1.2.8. Grupos Indirectos o Nietos

De manera análoga, cuando en una determinada Campaña una Consultora (Líder A) tiene una

Gerente Indirecta (nieta, bisnieta, etc.), a todo el Grupo Personal de la nieta se denomina

Grupo Indirecto o Nieto de su Líder.

Líder A

Líder B

Gerente

Este Grupo Indirecto se separa de la estructura de Consultoras Indirectas de la líder de la

Gerente y ya no acumula como Venta Indirecta sino como Grupo Indirecto.

Consecuentemente, el número de Consultoras Indirectas de las líderes disminuye,

aumentando el de Grupos Indirectos en la misma medida.

1.2.9. El Plan de Carrera

Hasta ahora, se han explicado los conceptos básicos que determinan la estructura de ventas.

Pero el verdadero objetivo que se persigue es desarrollar el liderazgo de las Consultoras y

Gerentes para estimularlas e incentivarlas en conseguir nuevas incorporaciones y gestionar

proactivamente sus Grupos Personales.

Es por eso que se han desarrollado diez niveles acumulativos (de los que ya se han visto los dos

primeros) que determinan las condiciones y beneficios de cada Consultora a medida que va

creciendo su Grupo Personal. Todo ello se puede esquematizar en el siguiente gráfico:

Grupo Indirecto o Nieto de la líder A

y, a su vez,

Grupo Directo o Hijo de la líder B

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1.3. Incorporaciones

En el apartado “1.2.3 Las incorporaciones: el Grupo personal” visto en la página 8 ya se indicó

que la incorporación de un nuevo cliente al equipo es uno de los mayores atractivos de la

estructura piramidal de ventas. Es por eso que su correcta gestión tiene una especial

trascendencia.

Se exponen los procesos tal cual están implementados en la actualidad, así como la

problemática que conllevan.

1.3.1. La Hoja de Incorporación

El punto de partida es la recepción del documento “Hoja de Incorporación” en el que se

describen todos los datos del nuevo cliente, a saber:

Patrocinadora: Se refiere a la Consultora que presenta a la nueva consultora y que será su

líder. Los datos que recoge la Hoja son:

o Nombre completo.

o Número del DNI.

o Firma.

Es de hacer notar que, en ocasiones, estos datos de la Patrocinadora se reciben en blanco

y se recurre a otros mecanismos para identificar quién es la líder de la nueva Consultora.

Consultora nueva: Los datos que recoge la Hoja son:

o DNI de la nueva incorporación. Es importante resaltar que este número no incluye

ningún tipo de control, por lo que resulta trascendental su correcta digitación.

o Nombre completo, por separado (primeros y segundos nombres y apellidos).

o Dirección. Es muy importante comprobar que la dirección de entrega esté

completa y coincida con la de la copia del DNI o copia de recibo de luz, teléfono,

etc. pues dependerá de ello la correcta expedición del futuro envío.

o Dirección alternativa.

Solicitud de Crédito: Actualmente la Hoja de Inscripción incluye un apartado para

opcionalmente recoger los datos de solicitud de Crédito. Para ello especifica:

o Nombre completo de un familiar de la nueva Consultora.

o Su dirección completa, que debe ser diferente de la de la consultora.

o Relación familiar.

Aval: De la misma manera, la Hoja incluye los datos de un posible avalista:

o Nombre completo del Avalista.

o Su dirección completa.

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o Relación familiar o de amistad.

Pagaré: Al pie de la Hoja de Incorporación existe un Pagaré con los datos:

o Nombre y Apellidos, Domicilio y DNI de la nueva Consultora.

o Nombre y Apellidos, Domicilio y DNI del Avalista.

o Importe a pagar.

1.3.2. Otros documentos

Junto con la Hoja de Incorporación deben recibirse otros documentos:

Copia del DNI de la nueva Consultora.

Copia de algún recibo de luz o teléfono en el que se pueda contrastar la dirección de

entrega indicada en la Hoja de Incorporación.

1.3.3. Grabación de la Incorporación.

En la actualidad, el proceso de Grabación de la Incorporación se ve sensiblemente dificultado

por la concurrencia de varias circunstancias:

Lo primero es el hecho de que no se recibe una simple Hoja de Incorporación, sino que, en

determinados casos, se puede llegar a recibir hasta tres ejemplares (por ejemplo:

inicialmente envían por mail una primera Hoja escaneada, luego se recibe una copia y

finalmente el original).

El proceso se puede complicar aún más si los datos de las sucesivas copias no coinciden

entre sí, por haber sido alterados en el tiempo. El proceso de comprobación y consecuente

archivo consume bastante tiempo del operador.

Otra circunstancia que dificulta la grabación es el hecho de que, como ya se ha adelantado,

los datos de la Patrocinadora o Líder pueden llegar en blanco. Esto obliga a realizar

consultas y procesos adicionales que también ralentizan la grabación.

Finalmente, en la actualidad todo este trabajo se realiza en la empresa y, debido al

crecimiento exponencial del número de Consultoras, podría llegar a colapsar los recursos.

La grabación en el sistema se realiza a partir de un documento físico y con ciertas limitaciones.

Los datos que se manejan son:

DNI: En la actualidad se están grabando los números del DNI sin ningún tipo de verificación

de redundancia, lo que puede ser causa de múltiples errores, duplicidades, etc. pues

muchas búsquedas se realizan a partir exclusivamente del número del DNI.

Nombre de la Consultora: En el sistema solamente se dispone de dos únicos campos,

denominados “Nombre” y “Nombre 2”.

Actualmente se está digitando en “Nombre” el nombre seguido de los apellidos y esto

condiciona los reportes alfabéticos (que deberían ordenarse por apellidos y nombre)

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Dirección alternativa: El sistema no permite grabar la dirección alternativa recogida en la

Hoja de Incorporación. Esta circunstancia limita en cierto modo la venta ya que en

ocasiones las Consultoras desearían que ciertos envíos se entregaran en dirección distinta

de la principal (por ejemplo: recoger en el propio courier, o en la dirección de su líder, o en

nuestras oficinas, etc.)

1.3.4. Grabación del Crédito

En el caso de que la Hoja de Incorporación incluya Solicitud de crédito, antes de proceder a

grabarlo se consulta en InfoCorp Express la situación financiera de la nueva Consultora y,

dependiendo del informe, se concede o no.

En la actualidad el crédito que se concede es de 250 S/. por Consultora.

Hay que recordar que, como quiera que en ocasiones se reciben varios ejemplares de la misma

solicitud, resulta relativamente fácil equivocarse y realizar la consulta en InfoCorp más de una

vez, con lo que se encarece innecesariamente el proceso (cada consulta cuesta 5.00 S/.).

Cuando se va a grabar esta información en el sistema, se observan las siguientes carencias:

Crédito: El sistema no recoge en absoluto los datos de la Hoja de Inscripción relativos al

familiar y tan sólo se está grabando el monto concedido.

Aval: Lo mismo ocurre con el Aval.

Consultas a InfoCorp: El sistema no lleva en absoluto un historial de las consultas a

InfoCorp realizadas por cada cliente (DNI). Si se pudiera grabar la fecha de consulta y un

resumen del resultado se evitarían los ya mencionados errores por repetición de consultas,

y se daría la posibilidad de gestionar los aumentos o disminuciones de crédito según

evoluciona favorable o desfavorablemente la situación financiera de la consultora a lo

largo del tiempo.

En conclusión: el sistema no gestiona en absoluto el crédito, sino que tan solo se limita a

grabar en la ficha del Cliente el monto concedido inicialmente. Tampoco controla la

información relativa al aval.

1.3.5. Archivo de las Hojas de Incorporación

Actualmente las Hojas de Incorporación están siendo archivadas de forma alfabética en “files”

diferentes por cada Directora de Ventas, separando, además, las que tienen crédito de las que

no lo tienen (que se denominan “contado”). Este sistema permite localizar la Hoja de

Incorporación a partir del nombre de la Consultora; pero, por el contrario, plantea diversos

problemas:

El crecimiento de los files con las nuevas incorporaciones obliga a desplazar las Hojas

cuando un file se llena.

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Para localizar una Hoja es imprescindible conocer a qué directora de Ventas pertenece y si

tiene o no crédito concedido.

1.4. La actual página Web

Las Consultoras realizan sus Pedidos usando para ello el Catálogo impreso y lo registran en el

sistema usando una aplicación web, que hasta la fecha está a nombre de “JOOS”.

En los casos en los que la Consultora tenga dificultades en acceder a la web, normalmente

acude a su líder para que lo grabe en su nombre.

La página inicial es de la forma:

Para la gestión de las Consultoras, la página cuenta con diferentes procesos:

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1.4.1. Identificación

Al entrar en la página web, la Consultora se identifica con un código y una contraseña. Como

ya se ha visto, actualmente se está utilizando el DNI (sin código de redundancia) y sus últimos

cuatro caracteres como contraseña.

Una vez que se ha identificado, se muestra el nombre de la Consultora:

1.4.2. Menú

A la izquierda de la pantalla hay un menú que permite las siguientes opciones:

Ver “1.4.4

Ver “1.4.3 Grabación de un Pedido” en la pág. 19.

Ver “1.4.5 Lista Factura” en la pág. 22.

Ver “1.4.6 Pedidos en curso” en la pág. 23.

Ver “1.4.7 Equipo Directo” en la pág. 23.

Ver “1.4.8 Saldos Equipo Directo” en la pág. 24.

Ver “1.4.10 Mis Compras” en la pág. 25.

Ver “1.4.9 Resultado Equipo Directo” pág. 24.

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1.4.3. Grabación de un Pedido

En la actualidad, para iniciar el proceso de grabar un Pedido se busca un Artículo, se elige la

talla y se añade al carrito de la compra. Veamos este proceso en detalle:

Se introduce el Código del Artículo en el cuadro de búsqueda y el sistema

muestra una primera Ficha:

Donde, tras comprobar que corresponde al artículo deseado, se elige la talla.

El sistema proporciona, además, una orientación sobre el stock disponible de cada talla

mediante colores (verde indica que hay stock, amarillo que hay poco -1- y rojo que no hay)

Al seleccionar la talla, se muestra la Ficha completa del Artículo:

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Y, al pulsar el botón “Añadir al carrito”, se añade finalmente al Carrito de la Compra.

Donde, si se desea, se puede buscar otro Artículo en el cuadro de búsqueda

para ser igualmente añadido al carrito, o bien dar por finalizado el pedido y pasar a ver el

Carrito pulsando el menú “Mi Carrito (1)”.

En el ejemplo mostrado, se añade otro Artículo y se pulsa el menú “Mi Carrito (2)”

Finalmente, se puede Confirmar el Pedido o anularlo.

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Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, así como las observaciones de las Consultoras

y Directoras de Venta respecto a todo este proceso, se pueden hacer las siguientes

consideraciones:

Antes de confirmar un Pedido sólo se permite añadirle líneas o eliminarlo totalmente, lo

que dificulta bastante la labor de las Consultoras que desearían poder corregir el pedido

(modificando las cantidades, por ejemplo o añadiendo o eliminando líneas).

Tras confirmar un Pedido ya no se permite editarlo en absoluto (en ciertos casos se podría

modificar, dependiendo de la situación en que se encuentre el pago, el envío o la factura)

El Carrito se vacía al cerrar sesión, de manera que el Pedido grabado desaparece sin previo

aviso, si no ha sido Confirmado con anterioridad.

Tras indicar la Talla deseada, aparece la Ficha del Artículo para confirmar y añadir al

carrito. Pero, curiosamente, en esta pantalla de confirmación previa, no se muestra la Talla

seleccionada.

No se gestiona en absoluto en Crédito disponible de la Consultora, con lo que la empresa

se ve obligada a llevar un control manual.

No debería mostrar el stock disponible (pues la Consultora no necesita ver esa información

ni conviene que la vea), ni siquiera mostrarlo en amarillo cuando queda “poco” (pues el

término “poco” depende de “cuántos” vaya a pedir)

Hasta el momento, tras confirmar un pedido no se retienen las unidades solicitadas, lo que

provoca constantes roturas de stock, ya que sigue disponible para posteriores pedidos,

hasta que, finalmente, sale del Almacén mediante una Guía.

El Pedido se graba con Catálogo en mano (razón por la que el Artículo se localiza mediante

su Código). Pero en ningún momento aparece el Precio de Catálogo, lo que dificulta su

identificación.

Durante la grabación del pedido aparecen en repetidas ocasiones los artículos

promocionados (en el ejemplo, unas lentes). Estas promociones deberían circunscribirse a

la pantalla de bienvenida y a otra especifica de Promociones.

El diseño de las páginas debería ser más intuitivo, dado que muchas Consultoras apenas

tienen práctica en el uso de computadoras.

Finalmente, existen errores en los textos (dice “Total sin IGV” cuando es “con IGV”),

errores tipográficos (“Tailla”), faltan tildes (“Numero”, “Almacen”), hay textos sin traducir

del inglés (“Location”) e, incluso, las tallas ni siquiera se muestran ordenadas.

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1.4.4. Ofertas

Seleccionando el menú “Ofertas” ubicado a la izquierda de la pantalla, aparece una página con

información relativa a Artículos marcados como “oferta” en el Sistema Dynamics Nav.

1.4.5. Lista Factura

Tras pulsar el menú “Lista Factura” aparece una pantalla con la relación de todas las Facturas

de la Consultora:

Pero lamentablemente no permite filtrar, por ejemplo, por fechas o por el estado de las

facturas (para ver el desglose del saldo), etc. ni tampoco indica el saldo pendiente de cobro de

cada factura.

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1.4.6. Pedidos en curso

De igual manera, se puede acceder a la relación de todos los Pedidos que actualmente están

en curso:

Aquí sí se indica el Saldo de la Consultora, pero no es fácil de identificarlo con las facturas

anteriormente relacionadas.

También sería deseable ver opcionalmente los pedidos que ya no están en curso.

1.4.7. Equipo Directo

Seleccionando esta opción en el menú de la izquierda visto en “1.4.2 Menú” se muestra la

relación de Consultoras Hijas:

Para poder desarrollar el liderazgo de la consultora, sería muy conveniente disponer de la

dirección completa y poder filtrar por Ciudad o Dirección, de cara a diseñar rutas.

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1.4.8. Saldos Equipo Directo

Esta opción muestra el saldo de las Consultoras hijas:

Lamentablemente no indica antigüedad del saldo, con lo que se desconoce si está o no vencido

y en qué medida.

Asimismo, sería deseable (se podría decir, imprescindible) disponer conjuntamente de la

información correspondiente al Equipo Indirecto (Consultoras nietas, bisnietas, etc.) y todo

mostrado en forma de “árbol”.

Esta disposición de árbol sería la más adecuada para reflejar la estructura piramidal (según se

ha visto en “1.2 La estructura de Ventas” en la página 7), y permitiría acumular la información

de los hijos en los padres de manera muy intuitiva.

1.4.9. Resultado Equipo Directo

Si en el menú de la izquierda visto en “1.4.2 Menú” se selecciona esta opción, se muestra la

siguiente información relativa a las Consultoras hijas:

El filtro por rango de fechas es muy útil, si bien debería contemplar el concepto de Campaña

(en la actualidad, la Campaña dura tres semanas)

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Es aplicable todo lo dicho en el punto anterior relativo a mostrar en un árbol la información del

Equipo Directo y del Indirecto, todo ello acumulado, pues esta información es imprescindible

para poder ejercer el liderazgo de cada Consultora con su Equipo Personal.

1.4.10. Mis Compras

Esta opción del menú permite ver el monto facturado en un determinado periodo.

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1.5. Gestión del Crédito

Tras grabar un Pedido, se plantean tres situaciones a la hora de cancelarlo, dependiendo del

monto del Pedido y del Crédito disponible de las Consultoras:

Si la Consultora no dispone de Crédito, el Pedido queda retenido hasta que abone el

monto total del Pedido. Una vez identificado el pago de la Consultora, se procede a servirlo

y facturarlo.

Si dispone de Crédito y el monto del Pedido no lo supera, el Pedido se sirve y factura de

forma inmediata; y finalmente la Consultora deberá abonar la cantidad aplazada (el monto

del Pedido) a su vencimiento. Durante todo este tiempo, el Crédito disponible se habrá

reducido en el monto del Pedido.

Cuando la Consultora dispone de Crédito pero el monto del Pedido lo supera en una

determinada cantidad, el Pedido queda retenido hasta que la Consultora abone esta

cantidad sobrante. Una vez identificado el pago, se sirve y se factura; finalmente, la

Consultora debe abonar la cantidad aplazada a su vencimiento. Durante todo este proceso,

la Consultora se habrá quedado sin crédito alguno.

Resumiendo, se podría decir que si hay fracción del monto del Pedido que supera el Crédito

disponible hay que abonarla de forma inmediata para poner en marcha el Pedido; y la parte

consumida del Crédito (el menor valor entre el Crédito disponible y el monto) hay que

abonarla a su vencimiento. Esta parte consumida se descuenta del Crédito Disponible al inicio

del proceso y se repone al final.

1.5.1. Grabación del Crédito

Como ya se ha mencionado, el sistema no controla el Crédito disponible de cada Consultora;

tan sólo memoriza su monto inicial y no lo altera ni con los pedidos ni con los cobros. Por lo

que su control se realiza totalmente a mano.

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1.6. Cobros

1.6.1. Identificación de los Cobros

En la actualidad, la identificación de los cobros resulta bastante laboriosa y no exenta de

posibles errores. Para ello, se dispone de:

la información bancaria (fecha, monto cobrado y, con cierta dificultad, oficina bancaria)

el estado de los pedidos web retenidos pendientes de cobro,

las boletas y facturas ya emitidas pendientes de cobro,

y la información procedente de las mismas Consultoras a través del teléfono o mail.

El cuadre no siempre es inmediato y seguro, ya que se producen situaciones como las que

siguen:

Con el monto cobrado hay más de un posible pedido o factura pendiente de cobro.

Debido a frecuentes roturas de stock (ya mencionadas en “1.4.3 Grabación de un Pedido”

en la página 19) se producen repetidas Notas de Crédito, que provocan cobros irregulares

y difíciles de identificar.

Si se identifica mal un cobro, los movimientos posteriores son aún más difíciles de

identificar; y, si esto se repite, se puede llegar a un colapso del sistema.

Finalmente, también las acciones de las propias Consultoras dificultan la identificación, al

cometer errores a la hora de realizar sus pagos.

Por todo ello, la identificación de los cobros consume una gran cantidad de tiempo laboral y la

incorrecta identificación puede llevar a situaciones delicadas que provocan descontento y

malestar entre las Consultoras.

1.6.2. Grabación del Cobro

El tratamiento es distinto en los dos tipos de cobros:

Cobros anticipados: En la actualidad, los cobros procedentes de pagos anticipados (al

contado) no se graban, por no estar aún facturados; y se mantienen en una hoja de Excel,

a la espera de que los Pedidos se facturen.

Esto conlleva un inmenso riesgo, puede ser una fuente de grande de errores y evita poder

conciliar los bancos.

Además, en los cierres de mes, obliga a realizar asientos contables para ser considerados.

Cobros aplazados: Los cobros correspondientes a pagos aplazados (a crédito) se graban en

el sistema directamente al Diario Contable en el módulo de Contabilidad, lo que crea

ciertas incongruencias en los datos del sistema, pues las Facturas dicen siempre estar

pendientes de cobro.

MIGLIORE


1.7. Expedición y Facturación

<PENDIENTE>

MIGLIORE


2. ANÁLISIS FUNCIONAL

Una vez que se ha descrito en el punto anterior la situación actual de la empresa, se analiza a

continuación brevemente la funcionalidad que se debe implementar en el sistema para que

éste sea realmente un elemento integrador de las distintas áreas de la empresa.

Antes de ello, se exponen algunos puntos relativos a cambios en la operatividad de la empresa.

2.1. Incorporaciones

Conocida la problemática actual de la empresa y vistas las dificultades planteadas en “1.3

Incorporaciones” en la página 14, se proponen ciertos cambios que podrían facilitar los

procesos.

La primera medida a tomar sería separar la actual Hoja de Incorporación en dos

documentos independientes:

o Un documento relativo a la Incorporación,

o y otro documento con la Solicitud de Crédito.

Las razones son sencillas:

o Para habilitar el crédito es necesario recibir físicamente el documento original,

pues contiene las firmas de la Colaboradora y de su líder. Pero, por el contrario, la

incorporación se puede hacer a partir de una copia, fax, escaneo, etc. o, incluso,

vía web.

o Además, la Incorporación se realiza una única vez, al principio de la relación

comercial; pero Solicitudes de Crédito pueden recibirse varias a lo largo del

tiempo, según varíe la situación financiera de la Consultora.

La segunda modificación vendría justificada por la previsión de crecimiento de la firma:

En la actualidad, son los operadores de la empresa los que están grabando las

incorporaciones en el sistema; y ya se ha indicado la variedad de problemas que esto

supone, por duplicidades, inconsistencias, comprobaciones, etc. con su consiguiente costo

laboral (véase “1.3.3 Grabación de la Incorporación.” en la pág. 15).

Aún más: si se considera que el número de Consultoras va creciendo exponencialmente, el

problema, lejos de reducirse, será cada vez más grave.

Es por ello que se plantea que la Incorporación de una nueva Consultora sea grabada por

su propia Consultora Líder, en la página web de ésta.

MIGLIORE


2.1.1. La nueva Incorporación

En la página web de la Consultora líder se debe encontrar una opción para grabar los datos de

la nueva Consultora, donde se reflejan los siguientes campos:

Número del DNI de la nueva Consultora

En la actualidad se está usando el DNI como Código de Cliente. Este código debe

incorporar algún tipo de verificación, pues la gran mayoría de los restantes procesos del

sistema se basan en este número. Si la digitación no es verificada, se pueden producir

múltiples errores, como duplicidades (con sus consiguientes problemas a la hora de las

comisiones) etc.

Se propone usar el digito de verificación que incluyen los

actuales DNIs peruanos (que se encuentra en el Código

OACI en la parte inferior del DNI, tras el número del DNI

y el carácter “<”) En el ejemplo de la derecha, el DNI

07756532 tiene el digito de verificación 3.

Lógicamente, el sistema debe verificarlo (según el

algoritmo 7-3-1) como mínimo en las altas (al grabar una

nueva incorporación) y no debe permitir grabar un nuevo

DNI sin que este digito redundante sea el correcto.

Si se hace así, se evitaría duplicidades y garantizaría, en cierta forma, que se están

grabando los datos con el documento físico en la mano (pues nadie recuerda el digito de

su propio DNI)

Existen dos alternativas para implementarlo en las nuevas incorporaciones:

o Que esta verificación se realice en un campo independiente del actual código de

cliente:

Esto sería fácil de añadir al sistema y ayudaría; pero el resto de los procesos

quedarían igual que ahora, lo que está provocando ciertos errores por digitación

incorrecta.

o Que la verificación se realice en el mismo campo donde se graba el código de

cliente:

MIGLIORE


Si se hace así, el código de cliente incluiría el digito de control y de esa forma se

aumentaría el nivel de seguridad del sistema en todos sus procesos (el digito de

control se puede separar mediante el signo “<” o con un punto o un guion, etc.)

Nombre completo

Se debe grabar de manera normalizada, por separado los Apellidos del Nombre, para

facilitar las ordenaciones por Apellidos y Nombre, con independencia de los casos en los

que se muestre Nombre y Apellidos. El DNI peruano separa:

o Primer Apellido (paterno)

o Segundo Apellido (materno)

o Nombre

Dirección de Envío

La Dirección de la nueva Consultora: La Dirección debe grabarse de forma normalizada,

indicando al menos:

o La dirección completa: (Tipo de Vía, Nombre de la Vía, Número, Manzana, Lote,

etc.)

o El UBIGEO (Departamento, Provincia y Distrito)

No es necesario indicar nada acerca de su Consultora Líder pues es la que está grabando los

datos y se identificó en el Login inicial de la página web, por lo que el sistema la tiene

totalmente identificada.

2.1.2. Envío de documentación

La Consultora líder que ha grabado la incorporación de una nueva Consultora debe enviar por

algún medio la copia del documento del que ha tomado la Dirección de Envío a las oficinas de

la empresa, para su verificación.

Antes de producirse la expedición del primer envío a una nueva dirección, el sistema debe

avisar, para tomar las acciones oportunas. (podría considerarse la posibilidad de no realizar

envíos a nuevas direcciones antes de recibir la copia del documento relacionado)

2.1.3. Modificación de la Dirección de Envío

Aunque, según se ha visto, inicialmente la dirección de envío la graba la consultora líder, cada

Consultora podrá modificar su propia Dirección de Envío a través de su página web.

De la misma manera que en el punto anterior, la Consultora deberá enviar a las oficinas de la

empresa la copia del documento en el que figura dicha dirección, para su validación. También

en ese caso, el sistema lo tendrá en cuenta para avisar antes de la primera expedición a la

nueva Dirección.

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2.2. La nueva página web

Ante todo, hay que tener presente que las Consultoras pueden no estar perfectamente

capacitadas para desarrollar su cometido; ni siquiera se puede pensar en capacitarlas, debido

al crecimiento exponencial del número de Consultoras.

Es, por tanto, prioritario tener en cuenta este aspecto en el diseño, para que las páginas sean

sumamente intuitivas y fáciles de usar.

Asimismo, dado que determinadas páginas van a mostrar tablas con varias columnas, deberá

adaptarse a la anchura de la ventana del explorador, con el fin de optimizar la visualización en

pantallas con resolución amplia.

2.2.1. Login

La identificación inicial puede mantenerse en su estado actual, a través del Nombre de Usuario

y su Contraseña.

Si bien, la primera vez que se conecte una nueva Consultora debe necesariamente cambiar la

contraseña inicial proporcionada por su Líder. (Esta técnica está generalmente aceptada en la

mayoría de los sistemas; incluso existe una variante que permite entrar esta primera vez

mediante el Nombre de Usuario, sin contraseña y posteriormente obliga a introducir una

nueva Contraseña)

Una vez identificada la Consultora, se debe mostrar en todo momento en la cabecera de la

pantalla su nombre y la Campaña vigente.

2.2.2. Menú de opciones

El Menú con las diferentes opciones a las que puede acceder la Consultora podría plantearse a

dos únicos niveles, de manera que en todo momento quedara claramente indicado el nivel en

el que se encuentra. El esquema se puede representar:

Zona Cliente:

Promociones

Mi Perfil

Mis Pedidos

Mis Pagos

Mi Grupo:

Mis Directas

Pedidos

Deuda

Facturas

Histórico

Comisiones

Accede a las opciones propias de la Consultora.

Muestra una pantalla con Artículos promocionados actualmente.

Muestra los datos propios de la Consultora y permite editar algunos.

Permite ver y editar los pedidos propios de la Consultora. (Ver pág. 33)

Permite ver la deuda propia de la Consultora y grabar sus pagos. (Ver pág. 37)

Accede a las opciones como Líder de su Grupo Personal.

Muestra los datos de las Consultoras Directas y permite Incorporaciones. (Ver pág. 41)

Muestra el Árbol con los pedidos del Grupo Personal por Campaña. (Ver pág. 40)

Muestra el Árbol con la Deuda del Grupo Personal. (Ver pág. 41)

Muestra el Árbol con las facturas del Grupo Personal por Campaña.

Muestra el Árbol con la evolución de las ventas del Grupo Personal por Campañas.

Muestra el estado de las Comisiones del Grupo Personal por Campaña.

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2.2.3. Mis Pedidos

Al seleccionar esta opción en el menú, se muestra la relación de Pedidos propios de la

Consultora, con indicación de su estado. (Los posibles estados se indicarán después de ver con

detalle la Grabación de un Pedido).

Se permitirá filtrar los resultados mostrando “Sólo los Pedidos en curso” y dispondrá la

información en una grilla o tabla con la relación de pedidos filtrada, permitiendo Grabar un

nuevo Pedido o Visualizar la ficha de los existentes, de la forma:

Las opciones “Editar” y “Eliminar” sólo están disponibles en dos casos:

Si el Pedido está en el Estado “En espera de Grabar el Pago”

O bien si está en “Pendiente de Envío”, cuando no ha sido necesario el pago anticipado por

haber suficiente crédito.

2.2.4. Grabación de un nuevo Pedido

Para grabar un nuevo Pedido se pulsa la opción correspondiente en la relación de “Mis

Pedidos” anterior y aparece la Ficha de un nuevo Pedido, en la que se tendrán en cuenta las

siguientes consideraciones:

Deberá realizarse una retención del stock durante un determinado plazo de los artículos

solicitados en un pedido, con el fin de evitar las constantes roturas de stock actuales.

Transcurrido dicho plazo sin haberse confirmado el Pago, el Pedido se borra y los stocks se

restituyen.

Los Créditos disponibles deberán ser gestionados por el sistema, tanto a la hora de hacer

los Pedidos como, más adelante, al confirmar el Pago.

Las Consultoras deberán aportar información sobre sus Pagos, con la finalidad de facilitar a

la empresa la Identificación de los Cobros y su cuadre con la información bancaria.

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Veamos en detalle todo este proceso.

Al pulsar “Añadir Nuevo Pedido” en la relación anterior de “Mis Pedidos”, se muestran los

datos del nuevo Pedido (Número, Fecha y Campaña) y solicita el Código de Artículo de la

primera línea del Pedido:

Esta opción puede diseñarse a pantalla completa (como en el ejemplo) o bien en una ventana

emergente sobre la anterior Relación de Pedidos. En ese caso segundo caso, dispondría de la

botonera “Aceptar” y “Cancelar” para cerrarla y volver a la Relación de Pedidos.

El campo del Código puede ser un simple Campo de Texto o bien un “Combo” desplegable en

donde pueda escribirse o buscarse el articulo deseado. Si se introduce un Código incorrecto,

en la parte inferior se muestra el mensaje “CODIGO DE ARTÍCULO INCORRECTO”.

Tras introducir el Código, se muestra la Descripción, el Precio indicado en el Catálogo y el

Precio de Venta (con el 25% de descuento) y se solicita la Talla:

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Al indicar la Talla y la Cantidad se calcula y totaliza el monto:

Opcionalmente, pueden aparecer los mensajes correspondientes de “TALLA INCORRECTA” o

de “CANTIDAD SUPERIOR AL STOCK DISPONIBLE”, etc.

Finalmente, si se pulsa “Ok” queda grabada la línea:

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En cualquier momento se puede pulsar la opción “Ver” y aparece una ventana emergente con

el detalle de la línea:

También se puede “Editar” o “Eliminar” una determinada línea, así como “Añadir Nueva Línea”

pulsando las correspondientes opciones.

En el momento en el que el monto del Pedido supera al Crédito disponible aparece un mensaje

en la parte inferior indicando que el pedido queda retenido hasta que se abone el monto

sobrante y sólo por un determinado plazo (24 horas, por ejemplo), transcurrido el cual, se

procederá a marcarlo como “caducado” de forma automática.

Finalmente, tras grabar las líneas deseadas, el Pedido se muestra de la forma:

rabacion de Pagos

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2.2.5. Grabación de Pagos

Accediendo en el menú a la opción “Mis Pagos” aparece la relación de Pagos efectuados por la

Consultora:

Si se desea grabar un pago, tras pulsar “Añadir Nuevo Pago” aparece la pantalla:

La Consultora deberá seleccionar el Pedido que está cancelando (de la lista de Pedidos en

espera de Pago) así como los datos del “voucher” que le ha entregado el banco al realizar su

pago.

Cuando se selecciona el Banco (de la lista de Bancos concertados) se le muestra una pequeña

ayuda para facilitar el reconocimiento de los datos a grabar del “voucher”.

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La Consultora debe indicar los datos del voucher:

Y pulsar Aceptar, momento en el que vuelve a la Relación de Pagos y se encuentra con el

nuevo Pago ya grabado, pero pendiente de que la Administración lo verifique cuadrándolo con

los datos bancarios.

Los Pagos se pueden editar o incluso eliminar mientras permanezcan en Estado "Pendiente de

Verificar" o en estado “Verificación rechazada”.

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2.2.6. Estados de los Pedidos

Ahora que ya se ha expuesto la dinámica de los Pedidos y sus Pagos, se pueden ver los

distintos estados por los que pasan estos documentos en este esquema:

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2.2.7. Pedidos de mi Grupo Personal

Si se selecciona, la opción “Pedidos” de “Mi Grupo” en el menú visto en “2.2.2 Menú” en la

página 32, se muestra un árbol con la información acumulada de las Ventas de todo el grupo

Personal de la Consultora.

Esta información ha de calcularse de forma dinámica en el momento de solicitarla, dado que

las Consultoras necesitan ver los datos de forma inmediata para poder realizar su gestión del

Grupo Personal.

La acumulación se realiza de la siguiente manera:

El punto de partida es la Venta propia de cada Consultora, en base a las facturas de la

Campaña indicada.

Esta venta propia de cada Consultora se acumula en la Venta Directa de su líder (padre)

Y, de la misma manera, en la Venta Indirecta de sus sucesivos líderes (abuelo, bisabuelo,

etc.).

Si la Consultora es Gerente en esta Campaña (según lo indicado en “1.2.6 Los Gerentes” en

la página 10) todo el Grupo Personal de la Consultora Gerente se acumula, no en Venta

Directa o Indirecta, sino en Grupo Directo o Indirecto.

Como se puede deducir fácilmente, para poder realizar el cálculo de forma correcta hay

que recorrer el árbol de Consultoras desde los nodos más profundos a lo más elevados de

la pirámide.

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2.2.8. Deuda de mi Grupo Personal

Pulsando la opción “Deuda” en el menú “Grupo Personal” se muestra la deuda de todo el

Grupo Personal de la Consultora.

Se permite seleccionar si se desea ver la Deuda Propia, y/o la deuda Directa y/o la Indirecta.

Esta información resulta imprescindible para que la Consultora líder pueda gestionar a su

Grupo Personal, realizando las acciones pertinentes con sus Consultoras Directas según la

situación de la deuda.

2.2.9. Mis Consultoras Directas

Si en el menú inicial se pulsa “Mis Directas” dentro de “Mi Grupo Personal” se muestra la

información de las Consultoras Directas de la actual líder de cara a gestionar proactivamente

las Ventas y la Morosidad.

La opción “Eliminar” sólo está disponible en Consultoras recién incorporadas sin Pedidos.

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La Incorporación de una nueva Consultora la realiza su Líder en su propia página web,

pulsando la opción “Añadir Nueva Consultora”

La información puede mostrarse como ventana emergente, incluyendo las opciones “Aceptar”

y “Cancelar”.

Como ya se indicó en “2.1.1 La nueva Incorporación”

en la página 30, en el caso de indicar Tipo de

documento DNI, el sistema debe comprobar el dígito

de verificación mediante el algoritmo 7-3-1 que es el

utilizado en los DNIs peruanos. En el ejemplo, el DNI

número 07756532 tiene el digito redundante 3.

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2.3. Gestión del Crédito

Como ya se ha dicho en “2.1 Incorporaciones” en la página 29, el sistema debe gestionar todo

lo relativo al crédito concedido y disponible de cada Consultora.

Crédito Concedido: Aumenta con las Concesiones de crédito o puede disminuir con las

Denegaciones de crédito.

Crédito Disponible: Aumenta con los Pagos y disminuye al realizar los Pedidos.

Es, por decirlo así, como una cuenta corriente de cada Consultora.

2.3.1. Crédito Concedido

En la Grabación de una Solicitud y Concesión de Crédito a una Consultora debe tenerse en

cuenta:

La persona que autoriza dicha Concesión u ordena la Denegación.

La referencia a la consulta realizada en el sistema InfoCorp, indicando, al menos:

o Fecha de la consulta a InfoCorp

o Un texto resumen del informe.

El nuevo Crédito concedido, que puede ser mayor o menor que el actual:

En caso de aumentar el Crédito concedido, el sistema debe tener en cuenta los pedidos que

pedidos que actualmente están en el estado “En espera de pago anticipado” y ver si pasarlos a

si pasarlos a “Pendiente de Envío”, todo según se ha visto en “0

MIGLIORE


o Estados de los Pedidos” en la página 39.

o Si el Crédito se disminuye, el sistema debe avisar al Usuario si la Consultora tiene

los pedidos en curso (los que no estén en estado “Enviado y Pagado”) pues a

todos ellos les afecta esta reducción del Crédito disponible, y se debe para tomar

acción de manera manual.

El incremento o disminución del Crédito concedido se aplica de igual forma al Crédito

disponible, por lo que la página web la Consultora deberá mostrar la nueva situación de los

Pedidos, tras la modificación del crédito disponible.

Los datos de la grabación, que se graban de forma automática, a saber:

o El Usuario que lo graba.

o Fecha y hora.

o Incluso, si fuera posible, alguna identificación del puesto desde donde lo graba.

MIGLIORE


Todo ello se podría gestionar en una única pantalla dividida en dos partes:

A la izquierda la lista de las Concesiones. Se puede desplazar de una a otra y pulsar

“Añadir” para una nueva.

A la derecha se muestra la ficha de la fila seleccionada en la lista de la izquierda, dividida, a

su vez, en Solicitud y Concesión.

Podría verse de la forma:

2.3.2. Crédito Disponible

El Crédito Disponible es la parte del Crédito Concedido que no se ha usado para aplazar pagos

de Pedidos. Como ya se ha indicado, disminuye al cursar Pedidos y se repone al Verificar los

Pagos.

Los programas de Grabación de Pedidos en la página web de la Consultora (que se ha visto en

“2.2.4 Grabación de un nuevo Pedido” en la página 33) y el de Identificación de los Cobros

(Verificación de Pagos) que se verá a continuación, gestionan este Disponible recalculando en

todo momento su valor.

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2.4. Cobros

Según se ha visto anteriormente en “1.6 Cobros” en la página 27, la Identificación de los

cobros actualmente es una tarea laboriosa e imposible en muchos casos. Es por eso que se ha

dispuesto que sea la propia Consultora la que nos grabe los datos del voucher bancario tras

efectuar su pago (visto en “2.2.5 Grabación de Pagos” en la página 37)

En un primer paso, se tratará de emparejar la mayor parte de los movimientos bancarios con la

información proporcionada por las propias Consultoras relativas al voucher de sus pagos.

Para ello se dispondrá de tres fuentes principales:

Por un lado, y principalmente, la información bancaria sobre los cobros recibidos en cada

cuenta de cada banco.

Por otro, la información que las Consultoras han grabado en su página web relativas a sus

pagos,

Y finalmente, la información de los Pedidos, Boletas y Facturas pendientes de cobro, que

ya se encuentra en el sistema.

2.4.1. Información bancaria

Los bancos proporcionan información sobre los cobros recibidos en sus cuentas, normalmente

a través de páginas web, con formatos distintos cada banco, pero básicamente de la forma:

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Esta información se puede fácilmente pasar a una Hoja de Cálculo, como Excel, donde pueda

ser manipulada, para eliminar los datos no deseados:

La información relativa a una determinada cuenta bancaria que en este primer

emparejamiento resulta necesaria es:

La Fecha del movimiento bancario,

El Importe cobrado,

El número identificativo del movimiento.

2.4.2. Importación de los datos bancarios

Los ERPs como el Microsoft Dynamics utilizan diferentes interfaces para la importación de

datos. Normalmente suelen estar disponibles:

Importación de archivos, como por ejemplo:

o Hojas de cálculo como Excel.

o Archivos planos separados por comas (CSV) u otro separador.

o Archivos planos de anchura fija (ya en desuso)

Copiado directo a tablas: La interfaz presenta una tabla con columnas pero vacía sin filas y

permite “pegar” en la tabla los datos “copiados” de otra fuente (por ejemplo, Excel).

En cualquier caso, la información anterior del banco es introducida en el sistema usando

alguna de estas interfaces.

El sistema debe intentar emparejar los movimientos bancarios con la información de los

voucher de pago y sacar un reporte con la información de los resultados.

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2.4.3. Grabación de Cobros

Se utilizará un Asistente o Wizard para securizar y facilitar la grabación automática de los

cobros a partir de la información bancaria en tres sencillos pasos.

Inicialmente el asistente muestra una página de presentación, que explica brevemente los

pasos a dar:

Pulsando siguiente aparece la primera página del Asistente:

En la que se debe introducir los datos de los movimientos bancarios que se desean importar.

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Se debe seleccionar un banco de entre los Bancos concertados y elegir un método de

importación de los movimientos bancarios (que deben estar a tres columnas: Fecha, Importe y

Número de voucher o movimiento.

Estos datos se pueden importar indicando el archivo (normalmente, de Excel, o CSV, etc.) o

bien copiando los datos en su origen y pegándolos aquí, para lo que se suministra un botón

adecuado.

Una vez indicados los movimientos a importar, los muestra en una pequeña vista previa de

confirmación:

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Al pulsar “Emparejar” el sistema intenta emparejar los movimientos bancarios suministrados

con la información de Pedidos en estado “Pendiente de verificar Pago”, tanto los

correspondientes a pagos iniciales (pagos al contado) como los pagos aplazados (de Pedidos

con Boleta o Factura ya emitida y pago a un vencimiento)

Tras unos segundos, muestra los resultados del cuadre:

Para que el sistema de emparejamiento se pueda considerar seguro, deben coincidir los cuatro

datos indicados por la Consultora en el voucher (véase “2.2.5 Grabación de Pagos” en la página

37), a saber:

o Banco

o Fecha del movimiento

o Importe pagado

o y número de voucher o movimiento bancario.

Si coinciden tres de estos cuatro valores, lo considerará incorrecto y mostrará el mensaje

correspondiente (por ejemplo, “No coincide Importe”)

Además, el sistema debe comprobar que no exista con anterioridad el número de voucher

aplicado a otro cobro.

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Al pulsar Siguiente muestra la tercera página de comprobación:

Al pulsar Grabar, el sistema procesa los anteriores Pedidos realizando las siguientes funciones:

Actualiza el estado del Pedido y de la Factura, actualizando el monto cobrado (en la

actualidad dicho monto no se modifica nunca y todas las facturas están pendientes de

cobro)

Actualiza el estado del Pago correspondiente, poniéndolo en “Verificado”.

Genera los asientos contables necesarios. Resulta necesario detenerse un poco en este

punto, debido a la peculiaridad de las normativas vigentes en Perú. Veamos los posibles

casos:

o Cobro de una factura emitida con anterioridad: En este caso, el asiento contable

del Cobro es normal, cargando al Banco y abonando al Cliente. (en el ejemplo, se

supone una factura de 100+IGV)

Se obvia aquí la aplicación del Impuesto de Transacciones Financieras (ITF) del

0.005% que descontaría 0.01 S/. del saldo del Banco.

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o Cobro anticipado total: En este caso, aun no existe factura, por lo que debe

emitirse un Recibo, reteniendo el IGV y llevando la Venta a la cuenta de Anticipos

de Clientes.

Posteriormente, cuando se envíe la mercancía y se facture, se hará la aplicación

del Anticipo pasándolo a Ventas:

o Cobro anticipado parcial (contado) y posterior cobro (crédito). Este caso es

análogo a los anteriores, aunque más complicado: (en el ejemplo se supone una

factura de 300+IGV con un anticipo de 100+IGV)

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2.5. Expedición y Facturación

Para agilizar el proceso de Expedición y Facturación de los Pedidos Web, que en la actualidad

se realiza de uno en uno, según se vio en “1.7 Expedición y Facturación” en la página 28, se

debe desarrollar un proceso que permita expedir y facturar de una sola vez todo un lote de

Pedidos.

Para ello se propone utilizar un Asistente o “Wizard”, que es una herramienta sencilla y segura

de usar y que permite a los usuarios dar los pasos necesarios uno a uno en sucesivas páginas,

avanzando o retrocediendo hasta estar seguros y completar la acción.

El asistente se inicia con una página de presentación:

Ésta es una página que ofrece una pequeña explicación de los pasos a dar. La imagen sirve

para identificar el asistente y evitar errores cuando hay varios asistentes similares.

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Al pulsar “Siguiente” aparece la primera página del asistente:

Inicialmente pregunta si se van a imprimir y generar Guías, Boletas o Facturas. Dependiendo

de la opción seleccionada, se muestran los textos correspondientes:

En el caso de generar Guías, el campo fecha viene precedido del texto “Fecha expedición”.

Así mismo, pregunta el Almacén de salida y el Transportista.

Si se elige Boletas o Facturas, indica “Fecha de facturación”

El sistema debe proponer las respuestas recordándolas de la última ejecución de ese Usuario,

así como presentar la fecha del día.

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Una vez comprobado los datos introducidos se puede pulsar “Siguiente >” para seleccionar los

Pedidos a considerar:

La relación de Pedidos que muestra el sistema depende de que se vayan a imprimir y generar

Guías, Boletas o Facturas:

Si se ha indicado Guías, se muestran los Pedidos Web en estado “Pendiente de Envío”. El

asistente generará sus Pedidos de Venta y sus Guías.

Si se ha elegido Boletas o Facturas, se relacionan los Pedidos de Venta que han sido

expedidos pero no facturados. El asistente generará sus Boletas o Facturas.

Se pueden seleccionar o des-seleccionar los deseados o bien todos, pulsando la opción

“Seleccionar todos”.

Como quiera que el transportista se ha indicado en la página anterior, en esta se muestra el

destino (Departamento y Provincia) por si fuera necesario.

Una vez confirmado que los Pedidos seleccionados son los deseados, se prepara el papel en la

impresora y se pulsa “Imprimir”.

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Tras la impresión, se muestra la tercera pantalla del asistente, en la que hay que indicar los

números de Guía (o de Boleta o Factura, en cada caso) que han sido correctamente impresos.

EL usuario indica al sistema exactamente qué Pedidos se han impreso correctamente y en qué

Guías. Si algún Documento no ha sido correctamente impreso, se deja en blanco su número:

El sistema mostrará opcionalmente los mensajes “N° DOCUMENTO REPETIDO”, “N°

DOCUMENTO YA EXISTENTE”, “N° DOCUMENTO NO PERTENECE A LA SERIE INDICADA”, etc.

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Tras esta primera confirmación, se pulsa “Siguiente” para comprobar los documentos que van

a ser generados:

Al pulsar Generar, como ya se ha adelantado, el Asistente genera los documentos:

Si se imprimieron Guías, genera los Pedidos de Venta y Guías con los números indicados.

Si se imprimieron Boletas o Facturas, los genera tos con sus números correspondientes.

En cualquier caso, genera los documentos malogrados con cliente “Nulo” e Importe nulo.

Finalmente, y tras unos segundos durante los cuales el sistema genera los documentos,

muestra una pantalla de despedida:

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2.6. Informes y Reportes

El sistema ERP Microsoft Dynamics dispone de generosa información sobre el estado de los

clientes, documentos, etc. en forma de resúmenes y tablas que en todo momento se pueden

ver en pantalla o imprimir.

Pero al no tener en cuenta la estructura piramidal de la fuerza de Ventas, resultan insuficientes

para poder gestionar toda esta estructura comercial de una manera eficiente.

Es por eso que se mencionan a continuación unos cuantos informes que resultan

imprescindibles para el funcionamiento de la empresa.

2.6.1. Ventas en forma piramidal

Este informe relaciona y acumula la venta de cada Consultora en una determinada Campaña,

separando las ventas del Grupo Personal de las de los Grupos Directos e Indirectos.

Es similar al visto en “2.2.7 Pedidos de mi Grupo Personal” en la página 40, pero considerando

toda la estructura de Consultoras:

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2.6.2. Deuda en forma piramidal

Resulta también imprescindible, para la correcta gestión de la Deuda, poder verla en forma

piramidal.

Es también similar al ya visto en “2.2.8 Deuda de mi Grupo Personal” en la página 41 pero

separando en columnas la Deuda Propia (lo que debe cada Consultora) de la Deuda Directa (la

acumulada de sus hijas), de la Deuda Indirecta (la de sus nietas, bisnietas, etc.) y la Deuda

Total.

Y todas ellas dividiendo la deuda en No vencida, Vencida menos de 21 días, Vencida más de 21

días y Deuda Total.

Nota: La opción Más o Menos de 21 días podría cambiarse a Más o Menos de 30 días, que es

más común.

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2.6.3. Comisiones en forma piramidal

La empresa necesita obtener las Comisiones de cada Consultora en una Campaña de manera

inmediata, tanto al cierre de la Campaña (para su abono) como con anterioridad (para su

previsión)

Hay que tener en cuenta que, como ya se ha indicado en “1.2.6 Los Gerentes” en la página 10,

las Comisiones se calculan en base al Precio de Catálogo, no el de venta (que es un 25%

inferior) y, además, no se considera el monto por fletes.

Finalmente, según lo visto en “1.2.9 El Plan de Carrera” en la página 12, existen unos Bonos

por cada tipo de Gerente.

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2.6.4. Histórico de Campañas en forma piramidal

Este informe sirve para ver la evolución Campaña tras Campaña de las Ventas de cada

Consultora.

Permite seleccionar las Campañas a considerar y muestra la Venta Propia y/o la Directa y/o la

Indirecta:

Se resaltan las Campañas donde las Consultoras han llegado a ser Gerentes.

Migliore colección 2014

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