Microsoft Office Project 2010

Octubre de 2011

Alejandro Ruiz MelgarInstructor

EXPERIENCIA PROFESIONALMicrosoft Office Project 2010

• ICIC Tuxtla Gutiérrez• CMIC Tuxtla Gutiérrez• CMIC Puebla• Universidad del Sur Cancún• Universidad del Sur Tuxtla Gutiérrez• IEU Tuxtla Gutiérrez• ICUM Puebla

CONTACTOMicrosoft Office Project 2010

alejandro.ruiz.melgar (skype)

lexoruiz@ovi.com

alejandroruizmtro.blogspot.com

OBJETIVO DEL CURSOMicrosoft Office Project 2010

• Definir los objetivos de un proyecto.• Comprender los conceptos y términos de

gestión de proyectos.• Manipular las herramientas básicas.

Microsoft Office Project 2010

• Es la décima versión basada en el sistema operativo Windows de una de las aplicaciones de administración de proyectos más utilizadas en todo el mundo.

• Esta aplicación representa un nuevo hito para la oferta de productos de administración de proyectos de Microsoft Corporation.

• La cantidad total de 15 millones de usuarios en todo el mundo, incluye una gran variedad de tipos, que van desde aquellos que lo utilizan para uso general hasta los administradores de proyectos profesionales.

FAMILIA DE PRODUCTOSMicrosoft Office Project 2010

• Microsoft Office Project Standard 2010, Microsoft Office Project Professional 2010 y Microsoft Office Project Server 2010 pueden usarse para construir tres soluciones diferentes de gestión de proyecto para usted y su organización.

• Solución óptima para usuario autónomo: como una aplicación autónoma Microsoft Office Project Standard 2010 incluye un conjunto amplio de características para apoyar los aspectos fundamentales de la gestión de proyectos, incluyendo la programación de tareas, la gestión de recursos, el seguimiento y la generación de informes.

• Solución para equipo de trabajo: Microsoft Office Project Professional 2010 proporciona a las organizaciones una solución de equipo de trabajo que permite a los miembros de un equipo de proyecto, así como a todos los involucrados, el acceso y colaboración sobre la información de proyecto.

• Solución para empresa: para una solución de gestión de proyectos empresaria, una organización precisará Microsoft Office Project Professional 2010 y Microsoft Office Project Server 2010. Mediante la nueva funcionalidad de estos productos, una compañía puede administrar, inspeccionar y analizar la cartera de proyectos completa de la organización.

INSTALACIÓNMicrosoft Office Project 2010

Se puede conseguir la versión de prueba en

http://technet.microsoft.com/en-us/evalcenter/ee404758.aspx

• Para realizar la instalación de Microsoft Office Project 2010, se debe realizar:

1. Iniciar Windows.2. Insertar el CD/DVD (o programa descargado)

y seguir las instrucciones, en caso de que no se ejecute el instalador, abrir el explorador de Windows y hacer doble clic en el archivo setup.exe.

BENEFICIOS Microsoft Office Project 2010

Administre y comprenda los

programas de los proyectos

efectivamente.

Sea productivo rápidamente.

Aproveche los datos existentes.

Cree gráficos y diagramas de

aspecto profesional.

Comunique la información

efectivamente.

Obtenga un mayor control de los recursos y las

finanzas.

Acceda rápidamente ala información que

necesita.

Realice un seguimiento de los

proyectos según sus necesidades.

Personalice Microsoft Office Project 2010

según sus necesidades.

Obtenga ayuda de Microsoft Office

Project 2010 cuando la necesite.

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Microsoft Office Project 2010

• Antes de comenzar un proyecto, es necesario definir el objetivo del proyecto y, luego, determinar las tareas que se necesitan realizar para alcanzar ese objetivo. Una vez definido el objetivo del proyecto y determinadas las tareas, el siguiente paso es identificar quién se encargará y cuándo comenzará cada una de ellas, así como cuánto se va a tardar en realizarlas.

• Una vez que el proyecto está en marcha, resulta adecuado seguir el progreso de cada tarea.

• Usando Microsoft Office Project 2010, se puede guardar, almacenar información sobre el proyecto y mantenerla actualizada e, incluso, crear escenarios de análisis de hipótesis para anticiparse a los efectos de los acontecimientos en su proyecto.

DINÁMICAMicrosoft Office Project 2010

Agruparse en equipos para las siguientes actividades.

¿Qué es un proyecto?

¿Qué es un proyecto?

• Es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados, que se centra en alcanzar un objetivo claro. la responsabilidad del director del proyecto es llevarlo hasta la meta basándose en unos parámetros establecidos, tales como tiempo, coste y recursos, manteniendo siempre el nivel de calidad especificado.

Un proyecto se diferencia de un proceso en que siempre hay un punto en el que un proyecto se

termina y se ha alcanzado el objetivo.

Fijación de los objetivos del proyecto

• Antes de comenzar un proyecto, hay que empezar determinar su objetivo. Hay que ser tan específico como se pueda, incluyendo información tal como fechas, números y elementos. Un objetivo específico clarifica el ámbito del proyecto, las personas afectadas y el período de tiempo. Esto facilita la planificación del proyecto, ya que se tienen más directrices sobre las que basar las decisiones.

Evaluar un proyecto y definir un objetivo

• Se deben completar los siguientes pasos, tanto en un proyecto que se está gestionando actualmente como en uno en el que se está preparando su gestión. Si actualmente no hay ningún proyecto en mente se podrá usar “planificación de unas vacaciones” como un ejemplo de proyecto.

Considerar la complejidad de su proyecto

Escribir los parámetros o restricciones dentro de los

que se deberá trabajar para llevar a cabo con éxito el

proyecto

Definir el objetivo del proyecto

Descripción de la función del director de proyecto

• Sea cual fuere la responsabilidad que se tenga o el puesto de trabajo que se ocupe, será útil utilizar técnicas de gestión de proyectos para alcanzar con éxito los objetivos.

• El director del proyecto es la columna vertebral de una larga red de información, ya que se encarga de coordinar, supervisar, estimar, planificar y evaluar el proyecto.

• Las principales responsabilidades del director de proyecto son la coordinación, recopilación y distribución de la información del proyecto.

Desarrollo de las partes de un proyecto

• Una vez definido el proyecto, el próximo trabajo es decidir cómo y cuándo se alcanzará ese objetivo.

• Todo proyecto de un tamaño considerable se puede dividir en una serie de elementos bien definidos. Cada uno de ellos requerirá un cierto tiempo de estudio, análisis y dedicación para llevar el proyecto a buen término.

• Un proyecto típico se compone de las siguientes partes o elementos:

Tareas Hitos Recursos

Definición de las tareas del proyecto

• Las tareas se requieren para completar un proyecto y definen el ámbito del objetivo del mismo. La identificación de las tareas es un paso importante en la planificación de un proyecto. Teniendo presente el objetivo, se comienza por identificar los elementos o fases principales de éste. Una vez identificados, se comienza a descomponer cada elemento o fase.

• Al identificar las tareas, se deben organizar en una jerarquía o esquema, también llamado Estructura de Descomposición del Trabajo, EDT (en inglés, Work Breakdown Structure, WBS).

• La EDT lista las tareas a realizar en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto.

• Algunas tareas se suceden de forma secuencial, mientras que otras se pueden realizar simultáneamente.

• El tiempo necesario para realizar una tarea es su duración. Al crear la lista de tareas, también hay que identificar las duraciones de éstas.

• El plan del proyecto es la lista de tareas y el tiempo necesario para la realización de cada una de ellas. El plan dice cuándo está programado que empiece y acabe cada tarea, así como cuánto tiempo va a emplear.

Identificación de los hitos del proyecto

• Un hito representa un evento o condición que marca la finalización de un grupo de tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto. Los hitos ayudan a organizar las tareas en grupos lógicos o secuencias, y se pueden usar para seguir el progreso del proyecto. Al completar un grupo de tareas, se alcanza un hito del proyecto.

• Cuando se hayan alcanzado todos los hitos del proyecto, el proyecto estará terminado.

• En la gestión de un proyecto, los hitos suelen tener una duración cero, ya que un hito marca un punto específico del plan que designa la finalización de una fase del proyecto.

Definición de las tareas y los hitos

• La identificación de las tareas del propio proyecto es una parte importante en el proceso de planificación. Una buena norma a seguir consiste en identificar las tareas clave y los hitos incluso antes de comenzar a introducir la información. Para ello, se deben tener presentes los siguientes puntos:

1. Listar varias tareas importantes de su proyecto.

2. Determinar qué tareas dependen de otras: ¿pueden llevarse a cabo simultáneamente algunas de ellas?; ¿ocurren regularmente algunas durante el proyecto?; ¿Hay alguna restricción, tal como fechas específicas en las que una tarea deba comenzar o finalizar?

3. Considerar si las tareas están o no relacionadas en algún sentido: ¿representan partes del mismo proceso o bien completan una fase del proyecto?

4. Identificar los puntos del proyecto que representan los hitos.