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Microsoft Word 2007 Basis

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Kapitel 4 – Dokumentvorlagen, Formatvorlagen

4.1 Die Standarddokumentvorlage Normal.dotm

4.1.1 Die Dokumentvorlage normal.dotm sichern

4.1.2 Standardschrift, Standardausrichtung und Standardseitenränder ändern

4.1.3 Dokumentvorlage Normal öffnen und ändern

4.2 Installierte Vorlagen und Online-Vorlagen

4.2.1 Dokument als Dokumentvorlage verwenden

4.2.2 Die installierten Vorlagen kennen lernen

4.2.3 Die Vorlagen von MS Office Online kennenlernen

4.3 Dokumentvorlagen erstellen und ändern

4.3.1 Einfache Dokumentvorlage erstellen und nutzen

4.3.2 Briefpapier als Dokumentvorlage einrichten

4.3.3 Text an fester Stelle positionieren

4.3.4 Infozeile als Schnellbaustein speichern

4.3.5 Vorlage für einen Brief nach DIN 5008 erstellen

4.3.6 Mit der Vorlage Stadtlupe DIN 5008 arbeiten

4.3.7 Dokumentvorlage ändern

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Lernorientierung

Nach Bearbeitung dieses Kapitels werden Sie:

Die Vorgehensweise für die Erstellung von Dokumentvorlagen kennen.Le

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4.1 Die Standarddokumentvorlage Normal.dotm

Jedes Word-Dokument basiert auf einer Dokumentvorlage. Eine Dokumentvorlage legt die Grundstrukturen eines Dokumentes fest und enthält Dokumenteinstellungen wie Zeichen-, Absatz- und Seitenformatierungen, Designs, Formatvorlagen, Schnellbausteine, Makros sowie individuelle Kurzbefehle. Darüber hinaus können Vorlagen auch Texte, Grafiken, Tabellen und Inhaltssteuerelemente enthalten.

Inhaltssteuerelemente können Hinweistexte für Benutzer enthalten und können so definiert werden, dass diese ausgeblendet werden, wenn Benutzer eigenen Text eingeben. Die Inhaltssteuerelemente finden Sie auf der Registerkarte Entwicklertools, die Sie über Word-Optionen, Register Häufig verwendet dauerhaft einblenden können. Folgende Inhaltssteuerelemente stehen zur Verfügung: Nur-Text, Bild, Kombinationsfeld, DropDown-Liste, Datum und Dokumentbaustein.

Abbildung 181 - Register Entwicklertools mit den Inhaltssteuerelemente

Dokumentvorlagen werden verwendet, wenn Dokumente gleiches Aussehen, gleiche Inhalte oder gleiche Tätigkeiten erfordern. Sie speichern dabei alle konstanten Elemente in einer Originaldatei, der Dokumentvorlage. Wenn Sie ein neues Dokument auf Basis dieser Vorlage erstellen, wird eine Kopie dieses Originals geöffnet.

Benutzervorlagen sind die von Ihnen selbst erstellten Vorlagen. Diese werden automatisch im Ordner TEMPLATES gespeichert. Eine Vielzahl von Dokumentvorlagen stellt Ihnen außerdem Wordstandardmäßig zur Verfügung.

Alle Dokumentvorlagen finden Sie nach OFFICE/NEU unterVORLAGEN: Leere und zuletzt verwendete Vorlagen, installierte Vorlagen, die von Ihnen erstellte Vorlagen sowie Online-Vorlagen. Mit Neu von vorhandenem können Sie eine bereits vorhandene Datei auswählen, auf der Ihr neues Dokument basieren soll.

Um Dokumentvorlagen von "normalen" Dokumentdateien unterscheiden zu können, erhalten sie die Endung .dotx oder .dotm. Diese Endung ersetzt das bisherige Suffix .dot. Es

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ermöglicht außerdem eine Unterscheidung zwischen Dokumentvorlagen mit ausführbaren Makros .dotm und Dokumentvorlagen, in denen die Ausführung von Makros nicht möglich ist .dotx. Beide Arten von Dokumentvorlagen finden Sie an folgendem Speicherort: ...\Anwendungsdaten\Microsoft\Templates.

In Formatvorlagen werden mehrere Formatierungseigenschaften wie Zeilenabstand, Tabulatoren, Ausrichtung und Schriftart von Absätzen und Zeichen gespeichert. Markierter Text kann dann mit den Formatvorlagen schnell gestaltet werden. Ändern Sie eine Formatvorlage, so werden alle Absätze bzw. Zeichen, denen diese Formatvorlage zugewiesen wurde, entsprechend geändert.

Wenn Ihre Dokumente aus Word, Arbeitsmappen aus Excel und Präsentationen aus PowerPoint in einheitlicher und anspruchsvoller Gestaltung vorliegen, hinterlassen sie einen positiven Eindruck. Jetzt können Sie Ihren Microsoft Office-Dokumenten schnell und einfach „Ihre persönliche Note“ verleihen: mit einem Dokumentdesign. Dies ist eine Kollektion von Farben, Schriften und anderen Formatierungsdetails, die gemeinsam dazu führen, dass Ihre Dokumente ein stilvolles, professionelles Design erhalten. MS Office 2007 bietet für Word, Excel und PowerPoint viele Dokumentdesigns, die Sie sogar nach Ihren Wünschen anpassen können. Die Designs helfen Ihnen für eine schnelle und einheitliche Gestaltung eines neuen Dokuments. Ein Design wird vom Farbdesign, Schriftartendesign und Effektdesign gebildet.

Jeder Text, den Sie in Word schreiben, hat eine Verbindung zu einer Dokumentvorlage. Es ist nicht möglich, ohne sie zu arbeiten. Beim Aufrufen von Microsoft Office Word 2007 wird immer die Dokumentvorlage Normal.dotm geöffnet. Diese Dokumentvorlage enthält Standardformatvorlagen und Anpassungen, die das wesentliche Erscheinungsbild eines Dokuments bestimmen. Falls Sie bisher nichts davon gemerkt haben, liegt dies daran, dass Word von sich aus automatisch die Standardvorlage mit dem Namen Normal.dotm verwendet (falls Sie keine spezielle Vorlage benutzen).

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In der Vorlage Normal.dotm sind folgende Informationen als Standardvorgaben vorhanden:

Seitenlayout Ränder: oben, rechts, links 2,5 cm; unten 2 cm; Größe 21 cm x 29,7 cm, einspaltig

Ausrichtung linksbündigStandardschrift Calibri, 11 PunktStandardtabstopp 1,25 cmTabelle 2 - Einstellungen in der Standardvorlage Normal.dotm

Bevor Sie Änderungen an der Standardvorlage vornehmen, ist es ratsam, die Normal.dotm unter einem anderen Namen zu sichern. Änderungen sollten wirklich nur sehr gezielt vorgenommen werden, denn eine relativ leere Vorlage ohne Ballast ist in vielen Fällen sehr nützlich.

Ganz einfach ist es, die Standardschrift und die Standard-Seitenränder, also die Schrift und die Seitenränder in der Dokumentvorlage Normal.dotm, zu ändern.

4.1.1 Die Dokumentvorlage normal.dotm sichern

1. Die Standard-Dokumentvorlage normal.dotm enthält nicht nur die Dokumenteinstellungen wie Zeichen-, Absatz- und Seitenformatierungen. In ihr werden auch die von Ihnen erstellten Formatvorlagen, Schnellbausteine und Makros gespeichert.

2. Wenn die Normal.dotm umbenannt, beschädigt oder verschoben wird, wird beim nächsten Aufrufen von Word automatisch eine neue Version mit den ursprünglichen Standardeinstellungen erstellt. Die von Ihnen erstellten Schnellbausteine, Formatvorlagen und Makros sind verloren.

3. Deshalb sollten Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Dokumentvorlage Normal.dotm unter einem anderen Namen abspeichern, um sie zu sichern.

4. Standardmäßig wird sie in ..\Anwendungsdaten \Microsoft\Templates abgelegt, aber weder die Vorlage noch der Ordner angezeigt. Hinweis: In neueren Vista-Versionen wird sie angezeigt.

5. Um diesen Ordner einzublenden, wählen SIe in Vista nach START/DOKUMENTE aus dem Listenfeld EXTRAS die Lese

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ORDNEROPTIONEN. Hinweis: In Windows XP starten Sie den Explorer und wählen dort aus dem Listenfeld EXTRASdie ORDNEROPTIONEN.

Abbildung 182 - Die Dialogbox Ordneroptionen wird aufgerufen

6. Wechseln Sie in das Register ANSICHT und scrollen Sie in den ERWEITERTEN EINSTELLUNGEN fast ganz nach unten.

7. Aktivieren Sie im Ordner Versteckte Dateien und Ordnerden Kontrollkreis ALLE DATEIEN UND ORDNER ANZEIGEN und bestätigen Sie mit OK.

Abbildung 183 - Dialogbox Ordneroptionen, Register Ansicht

8. Öffnen Sie in Word über OFFICE die Dialogbox ÖFFNENund wechseln Sie unter den LINKFAVORITEN in den Ordner Templates. Hinweis: Unter Windows XP wechseln Sie in den Ordner Vertrauenswürdige Vorlagen.

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9. Als DATEITYP wählen Sie Alle Word-Vorlagen.

10.Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die normal.dotm und wählen Sie aus dem Kontextmenü KOPIEREN.

11.Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste an eine freie Stelle im Ordner Templates und wählen EINFÜGEN.

Abbildung 184 - Die Dialogbox Öffnen, Ordner Templates mit der kopierten normal.dotm (unter WinXP)

12.Soeben haben Sie Ihre Standard-Dokumentvorlage Normal.dotm unter Kopie von Normal.dotm gesichert.

4.1.2 Standardschrift, Standardausrichtung und Standardseitenränder ändern

1. Ein neues leeres Dokument ist geöffnet.

2. Hinweis: Bevor Sie Änderungen an Ihrer Standardvorlage vornehmen, sollten Sie eine Kopie der Dokumentvorlage Normal.dotm gemacht haben. Den Speicherort Ihrer Dokumentvorlagen finden Sie nach OFFICE/WORD-OPTIONEN im Register ERWEITERT unter DATEISPEICHERORTE.

3. Öffnen Sie im Register START die Dialogbox SCHRIFTART und stellen Sie die gewünschte Schrift ein, beispielsweise Book Antiqua 12 pt.

4. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche STANDARD. Die Frage Sie sind im Begriff den Standard Schriftart in ....zu ändern, beantworten Sie mit JA.Lese

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Abbildung 185 – Sicherheitsabfrage

5. Öffnen Sie im Register START die Dialogbox ABSATZ und wählen Sie als AUSRICHTUNG Blocksatz.

6. Klicken Sie auf STANDARD und bejahen Sie die Sicherheitsabfrage.

7. Wechseln Sie in das Register SEITENLAYOUT und öffnen Sie die Dialogbox SEITE EINRICHTEN. Verändern Sie ebenso den Seitenrand OBEN auf 5 cm.

8. Immer dann, wenn Sie nach OFFICE/NEU direkt auf ERSTELLEN klicken bzw. wenn Sie (Strg)+n drücken, erhalten Sie ein leeres neues Dokument mit der eben eingestellten Schrift und Ausrichtung sowie den eingestellten Seitenrändern als Standardeinstellung.

4.1.3 Dokumentvorlage Normal öffnen und ändern

1. Sämtliche Änderungen, die Sie an der Dokumentvorlage Normal.dotm vornehmen, werden auf Dokumente angewendet, die Sie künftig erstellen.

2. Wenn die Dokumentvorlage Normal.dotm umbenannt, beschädigt oder verschoben wird, wird beim nächsten Aufrufen von Word automatisch eine neue Version mit den ursprünglichen Standardeinstellungen erstellt. Die von Ihnen vorgenommenen Anpassungen sind ebenso verloren wie die von Ihnen erstellten Schnellbausteine, Formatvorlagen und Makros.

3. Öffnen Sie über OFFICE die Dialogbox ÖFFNEN und wechseln Sie unter den LINKFAVORITEN in den Ordner Templates. Hinweis: Unter Windows XP wechseln Sie in den Ordner Vertrauenswürdige Vorlagen.

4. Als DATEITYP wählen Sie Alle Word-Vorlagen.

5. Doppelklicken Sie auf die Datei Normal, um sie zu öffnen. Um sicherzustellen, dass Sie in der Standarddokumentvorlage arbeiten, prüfen Sie, ob in der Titelleiste von Word Normal angezeigt wird.Le

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6. Wählen Sie als Schrift wieder Calibri, 11 Punkt und als Ausrichtung linksbündig.

7. Stellen Sie den oberen Seitenrand auf 2,5 cm ein.

8. Speichern und schließen Sie die Datei Normal.dotm

9. Immer dann, wenn Sie Word neu starten bzw. wenn Sie nach OFFICE/NEU direkt auf ERSTELLEN klicken, erhalten Sie ein leeres neues Dokument mit der eben eingestellten Schrift und Ausrichtung sowie den eingestellten Seitenrändern als Standardeinstellung.

4.2 Installierte Vorlagen und Online-Vorlagen

Word-Dokumentvorlagen für die meisten Arten von Dokumenten finden Sie auf Microsoft Office Online. Wenn Sie eine Internetverbindung hergestellt haben, wählen Sie in Word Office/Neu und klicken dann auf die gewünschte Vorlagenkategorie unter Microsoft Office Online.

4.2.1 Dokument als Dokumentvorlage verwenden

1. Ein neues Dokument soll auf der Grundlage eines bereits vorhandenen Dokuments erstellt werden.

2. Öffnen Sie über OFFICE/NEU die Dialogbox NEUES DOKUMENT.

3. Klicken Sie im Bereich VORLAGEN auf NEU VON VORHANDENEM.

4. Wählen Sie aus dem Ordner ÜBUNGSDATEIEN die Datei Bildmaterial Dahlemer Domäne, Version 14 und klicken Sie auf NEU ERSTELLEN.

5. Sie erhalten ein neues Dokument. Es handelt sich um eine Kopie der ursprünglichen Datei. In der Titelleiste steht Dokument 1...

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Abbildung 186 - Vorhandene Datei als Vorlage verwenden

6. Speichern Sie das Dokument unter einem anderen Namen ab.

4.2.2 Die installierten Vorlagen kennen lernen

1. Word ist gestartet. Klicken Sie nach OFFICE/NEU auf INSTALLIERTE VORLAGEN, so werden diese angezeigt.

2. Vorlagen finden Sie für einen Blogbeitrag, für Faxe, Briefe, Serienbriefe und Berichte sowie für Lebensläufe. Alle Vorlagen

3. Markieren Sie die Vorlage Rhea-Brief, aktivieren Sie unten rechts den Kontrollkreis DOKUMENT und klicken Sie auf ERSTELLEN.

4. Sie erhalten ein neues Dokument mit Inhaltssteuerelementen und vorgegebenen Formateinstellungen, die auf der Vorlage Rhea-Brief basieren.

5. Im Register START erkennen Sie die Standardschrift für den Textkörper: Georgia, 10 Punkt.

6. Wechseln Sie ins Register ENTWICKLERTOOLS und klicken Sie auf Dokumentvorlage, wird der Name und der Speicherort der benutzten Dokumentvorlage angezeigt.

7. Hinweis: Dieses Register kann in den WORD-OPTIONEN, Register HÄUFIG VERWENDET ein- und ausgeblendet werden.

8. Wechseln Sie ins Register SEITENLAYOUT und halten Sie den Mauszeiger auf das Listensymbol

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DESIGNSCHRIFTARTEN. Das aktuelle Design basiert auf der Vorlage Urban und nutzt für den Textkörper die Schrift Georgia und für Überschriften Trebuchet.

Abbildung 187 - Listensymbol Designschriftarten

9. Öffnen Sie das Listensymbol, so ist das Design markiert, das von der Vorlage genutzt wird: das Design Rhea.

10.Klicken Sie oben rechts in das erste Steuerelement und geben Sie Ihren Namen ein.

11.Geben Sie darunter den Namen Ihrer Firma und die Firmenadresse ein.

12.Klicken Sie nun in das erste linke Inhaltssteuerelement und geben Sie die Adresse des Empfängers ein.

13.Wählen Sie ein Datum aus und geben Sie die Anrede ein.

Abbildung 188 - Datums-Inhaltssteuerelement

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14.Lesen Sie die Informationen im Steuerelement für den Text des Schreibens und überschreiben Sie diese dann mit dem Text für Ihren Brief. Mit Vorlagen haben Sie mehr Zeit zum Schreiben, das Sie diese Zeit beim Formatieren sparen.

4.2.3 Die Vorlagen von MS Office Online kennenlernen

1. Nach OFFICE/NEU finden Sie unter MICROSOFT OFFICE ONLINE Vorlagen für die verschiedensten Anlässe.

2. Wählen Sie aus BRIEFE Unternehmen, dann An Lieferanten und Verkäufer.

Abbildung 189 - Microsoft Office Online-Vorlagen Briefe

3. Sie können die Vorlagen sortieren nach Kundenbewertung oder nach Namen.

Abbildung 190 - Die Online-Vorlagen können sortiert werden

4. Markieren Sie eine Vorlage, erhalten Sie Informationen zur Größe des Downloads sowie eine Kundenbewertung der Vorlage. Markieren Sie Anfrage - neuer Lieferant und klicken Sie auf DOWNLOAD.

5. Online-Vorlagen sind nur für Kunden verfügbar, die eine Originalversion von MS Office ausführen. Klicken Sie auf WEITER.

6. Betrachten Sie die Vorlage und ändern Sie Text und Formatierung wunschgemäß.Le

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4.3 Dokumentvorlagen erstellen und ändern

Um eine Vorlage zu erstellen, verändern Sie ein leeres Dokument (Formate, Vorgabetexte, Autotexteinträge, Symbolleisten u. ä.), speichern es als Vorlage ab und schließen dann die Vorlage.

Um die Dokumentvorlage zu nutzen, doppelklicken Sie nach OFFICE/NEU auf diese Vorlage. Sie erhalten ein neues Dokument, das auf dieser Vorlage basiert. In der Titelleiste erscheint Dokument1. Schrift, Ausrichtung, Seitenränder u. ä. entsprechen den Werten aus der Vorlage.

Wenn Sie eine neue Datei erstellen möchten, die auf der Dokumentenvorlage Normal.dotm basiert, so klicken Sie nur auf das Symbol NEU. Ebenso wäre es praktisch, für die wichtigsten selbst erstellten Dokumentvorlagen ein Symbol auf der Symbolleiste zu haben. Mit einem kleinen Makro ist dies schnell geschehen.

Das Deutsche Institut für Normung (DIN) schreibt nach DIN 5008 für Briefe bestimmte Seitenmaße, Abstände und Schriftgrößen vor. In dieser Norm ist in zahlreichen Paragraphen genau festgelegt, wo was in welcher Größe zu stehen hat. Auch die Stadtlupe hat sich entschlossen, ihre Briefe entsprechend dieser Norm zu gestalten.

In Geschäftsbriefen nach DIN 5008 müssen Adressfeld, Infozeile und Betreffzeile an fest definierten Positionen platziert werden. Um Text an fester Stelle zu positionieren, benötigen Sie Kenntnisse über Positionsrahmen.

Um eine bestehende Dokumentvorlage zu ändern, wird sie geladen wie ein gewöhnlicher Text. Lediglich in der Dialogbox ÖFFNEN müssen Sie den Dateitypfilter ändern. Dann können Sie Änderungen vornehmen: Zeichen-, Absatz- oder Seitenformate, Formatvorlagen, Autotexte, Makros oder Texte.

Im Fortsetzungsbuch Word 2007 Professional erfahren Sie u. a., wie Dokumentvorlagen organisiert sowie Formulare erstellt werden.

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4.3.1 Einfache Dokumentvorlage erstellen und nutzen

1. Eine Dokumentvorlage mit veränderter Schrift, Ausrichtung und Seitenränder soll erstellt und unter Normaler Geschäftsbrief gespeichert werden.

2. Öffnen Sie über OFFICE/NEU ein neues leeres Dokument. In der Titelleiste von WORD erscheint Dokument1 (oder Dokument 2, 3,...).

3. Stellen Sie im Register SEITENLAYOUT die gewünschten SEITENRÄNDER ein. Geben Sie in OBEN 5,4 cm und in UNTEN, LINKS und RECHTS jeweils 2,5 cm ein.

4. Die Standardausrichtung der Absätze soll Blocksatz sein. Klicken Sie deshalb im Register START auf dieses Symbol.

5. Um die Schrift zu verändern, wählen Sie im Register START aus dem Listensymbol SCHRIFTART Arial und aus dem Listensymbol SCHRIFTGRAD 12.

6. Nach OFFICE/SPEICHERN UNTER wählen Sie Word-Vorlage. In der Dialogbox SPEICHERN UNTER erscheint automatisch der DATEITYP Word-Vorlage.

Abbildung 191 - Datei als Dokumentvorlage speichern

7. Wechseln Sie noch unter den LINKFAVORITEN in den Vorlagenordner Templates. Geben Sie als DATEINAMENormaler Geschäftsbrief ein und klicken Sie dann auf SPEICHERN. Le

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8. Hinweis: Die Dokumentvorlage wird automatisch in das Verzeichnis gespeichert, das über OFFICE/WORD-OPTIONEN, Registerkarte VERTRAUENSSTELLUNGSCENTER, EINSTELLUNGEN FÜR DAS VERTRAUENSSTELLUNGSCENTER, Registerkarte VERTRAUENSWÜRDIGE SPEICHERORTEfür die Benutzervorlagen eingestellt wurde.

9. Hinweis Sie können die Dokumentvorlage auch als Word-Vorlage mit Makros (DOTM-Datei) oder als Word 97-2003-Vorlage (DOT-Datei) speichern.

10.Schließen Sie die Vorlage mit OFFICE/SCHLIESSEN.

11.Wählen Sie OFFICE/NEU und klicken Sie auf MEINE VORLAGEN . Alle von Ihnen gespeicherten Dokumentvorlagen werden. Mit einem Doppelklick auf die Vorlage Normaler Geschäftsbrief öffnen Sie ein neues Dokument, das auf dieser Vorlage basiert. In der Titelleiste erscheint Dokument. Schrift, Ausrichtung und Seitenränder entsprechen den Werten aus der Vorlage.

Abbildung 192 - Ein Dokument mit der neuen Vorlage erstellen

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